Anda di halaman 1dari 17

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Merencanakan Pesan Persuasif


Persuasi merupakan suatu usaha untuk mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan
audiens untuk mencapai suatu tujuan. Persuasi juga dapat diartikan sebagai tindakan
seseorang (komunikator) untuk meyakinkan dan mempengaruhi orang lain (audiens) dengan
cara-cara tertentu sehingga orang lain tersebut bersedia melakukan sesuatu sebagaimana yang
diharapkan oleh orang yang melakukan persuasi. Di dalam suatu organisasi, pesan-pesan
persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar
prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu,
dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu. Berikut ini adalah
urutan dalam proses perencanaan pesan persuasif.
2.1.1 Menganalisis Pihak Penerima
Pesan persuasif terbaik berkaitan erat dengan keinginan dan minat penerima. Untuk
mengakomodasikan perbedaan individu ini, analisis penerima dan kemudian susun pesan
yang mempertimbangkan kebutuhan mereka. Mulai dengan memperhatikan pertanyaan
penting seperti: Siapa penerima? Apa yang saya ingin mereka lakukan? Bagaimana
kemungkinan mereka menolak? Apa kebutuhan mereka? Posisi alternatif apa yang harus saya
pelajari? Bagaimana kredebilitas saya mempengaruhi pesan? Apa yang dianggap paling
penting oleh pengambilan keputusan? serta Bagaimana budaya organisasi dapat
mempengaruhi pemilihan strategi?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut harus dicari jawabannya untuk mempelajari kebutuhan
audiens, karena penyampaian pesan persuasif yang terbaik adalah dengan menghubungkan
suatu pesan dengan minat dan kebutuhan audiens. Abraham Maslow dalam teorinya yang
berjudul Kebutuhan Hierarki menyatakan bahwa manusia pada dasarnya memiliki lima
tingkatan kebutuhan, antara lain:
1. Kebutuhan fisiologis, yaitu kebutuhan untuk mempertahankan hidup dan kehidupan
manusia, yang merupakan kebutuhan mendasar.
2. Kebutuhan keamanan, yaitu kebutuhan akan rasa selamat dan aman dari segala
macam bahaya.
3. Kebutuhan sosial, yaitu kebutuhan yang berkaitan dengan kegiatan kemasyarakatan,
bagaimana seseorang berinteraksi dengan orang lain dalam kehidupan bermasyarakat.
4. Kebutuhan status, yaitu kebutuhan manusia akan status yang berkaitan dengan
pengakuan, penghargaan, kedudukan, dan tindakan sosial di masyarakat.
5. Kebutuhan aktualisasi diri, yaitu bagaimana seseorang mengaktualisasikan dirinya
dalam berbagai kegiatan yang menumbuhkan suatu kreativitas, inovasi-inovasi baru,
serta mampu menunjukkan sikap arif dan bijaksana dalam mengambil suatu
keputusan penting dalam suatu organisasi.
2.1.2 Mempertimbangkan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada tidak hanya akan membantu seseorang
sebagai komunikator dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu
bagaimana mereka memandang sang komunikator. Hal ini dikarenakan cara memberikan
persuasi untuk suatu budaya tentunya akan berbeda dengan cara terhadap budaya yang
lainnya.
Seperti halnya dengan individu, budaya atau subbudaya suatu organisasi amat
mempengaruhi jenis pesan yang dianggap efektif. Semua pesan terdahulu dalam organisasi
membentuk tradisi yang menentukan tulisan persuasif dalam budaya itu. Bila Anda menerima
dan menggunakan tradisi ini, Anda pada dasarnya membentuk suatu tipe dasar yang sama
dengan penerima, dan Anda akan mendapat imbalan dengan diterima dalam budaya
perusahaan. Bila Anda tidak pernah mempelajari tradisi ini atau bila menolaknya, Anda akan
mengalami kesulitan mencapai dasar yang sama, dan usaha persuasi Anda akan gagal.
2.1.3 Memilih Pendekatan Organisasional
Sebagaimana dengan penyampaian pesan-pesan rutin dan badnews, anda perlu memilih
pendekatan organisasional yang tepat berdasarkan kemungkinan reaksi audiens terhadap
pesan yang anda sampaikan. Hakikat persuasi adalah untuk meyakinkan audiens anda atau
mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan mereka.
Dalam hal ini, seseorang sebagai komunikator dapat menggunakan pendekatan tak
langsung (indirect approach) dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan tetapi, jika
audiens dari komunikator tersebut objektif, atau jika komunikator mengetahui bahwa audiens
lebih memilih untuk mendengar pesan-pesan disampaikan secara segera, pendekatan
organisasional yang tepat adalah pendekatan langsung (direct approach).

2.2 Mengembangkan Pesan Persuasif


Apakah menggunakan pendekatan langsung atau tak langsung, Anda harus
meyakinkan pembaca bahwa permintaan atau gagasan Anda beralasan. Persuasi yang efektif
menyertakan empat komponen berbeda dan penting: membangun kredibilitas, membatasi
argumentasi dengan cara yang mengidentifikasikan persamaan dengan penerima,
berhubungan dengan penerima menggunakan pertimbangan pada logika atau emosi, dan
memperkuat posisi Anda dengan bahasa yang jelas dan bukti tak terbantah.

2.2.1 Membangun Kredibilitas


Kredibilitas Anda adalah kemampuan untuk dipercaya karena Anda dapat diandalkan
dan percaya diri. Tanpa kredibilitas seperti itu, usaha Anda untuk membujuk akan tampak
manipulatif. Salah satu cara terbaik untuk memperoleh kredibilitas adalah mendukung pesan
Anda dengan fakta, sumber, bukti. Cara lain untuk memperoleh kredibilitas termasuk:
 Menjadi seorang ahli. Pengetahuan Anda dalam bidang subyek yang Anda bicarakan
(atau bahkan bidang lain) membantu memberikan informasi bermutu yang diperlukan
penerima untuk membuat keputusan.
 Bersikap antusias. Kegairahan Anda pada suatu subyek dari pesan Anda dapat
menular pada penerima.
 Bersikap objektif. Pemahaman dan kesediaan Anda untuk mengakui semua sisi dari
suatu masalah membantu Anda menyajikan argumen yang adil dan logis dalam pesan
persuasif.
 Bersikap jujur. Kejujuran, keaslian, maksud baik, dan kecermatan Anda membantu
memfokuskan pada kebutuhan penerima.
 Bersikap dapat dipercaya. Kejujuran dan sifat yang dapat diandalkan membantu
Anda memperoleh respek penerima.
 Mempunyai niat baik. Kesediaan untuk tetap mengingat penerima membantu Anda
menciptakan pesan persuasif yang etis.
 Menetapkan pijakan yang sama. Persamaan keyakinan, sikap, dan pengalaman yang
Anda miliki dengan anggota penerima akan membantu mereka beranggapan bahwa
Anda merupakan bagian dari mereka.

2.2.2 Membatasi Argumen


Setelah Anda mengumpulkan fakta, bukti, dan sumber yang cukup untuk membangun
kredibilitas, Anda sipa untuk membuat kerangka argumen. Kebanyakan pesan persuasif
mengikuti ancangan organisasi AIDA, yang mempunyai empat fase: (1) attention (perhatian),
(2) interest (minat), (3) desire (keinginan), dan (4) action (tindakan).
 Attention (Perhatian): Mendapat perhatian pembaca dengan manfaat yang benar-benar
menarik atau bernilai.
 Interest (Minat): Membangun minat pembaca dengan menjelaskan manfaat lebih jauh
dan menarik logika atau emosinya.
 Desire (Keinginan): Membangun keinginan dengan menunjukkan bagaimana tawaran
Anda dapat membantu pembaca.
 Action (Tindakan): Memberikan imbauan tindakan yang kuat dan sederhana serta
menyediakan cara mudah bagi pembaca untuk mengambil langkah berikutnya.

2.2.3 Memilih Imbauan


Kebanyakan pesan persuasif menyertakan imbauan emosional dan logis. Digunakan
bersama-sama, kedua unsur ini mempunyai peluang yang baik membujuk penerima
melakukan tindakan.
 Imbauan Emosional. Untuk membujuk penerima, Anda dapat menyentuh emosi
manusia dengan mendasarkan argument Anda pada kebutuhan atau simpati penerima.
 Imbauan Logis. Imbauan logis memerlukan alasan manusia. Kalau mengimbau logika
penerima, Anda mungkin menggunakan tiga jenis alasan:
 Analogi. Yaitu memberi alasan dari bukti spesifik untuk bukti spesifik. Untuk
membujuk karyawan agar hadir dalam pertemuan perencanaan, Anda mungkin
menggunakan analogi rapat kota, membandingkan perusahaan Anda dengan
masyarakat kecil dan karyawan Anda dengan anggota bernilai dari masyarakat
itu.
 Induksi. Yaitu alasan dari bukti spesifik kepada kesimpulan umum. Untuk
meyakinkan pelanggan potensial bahwa produk Anda adalah yang terbaik,
Anda dapat melaporkan hasil uji pemasaran dimana individu lebih meyukai
produk Anda dibandingkan dengan yang lain. Oleh karena itu, bila beberapa
individu menyukainya, yang lain juga demikian.
 Deduksi. Yaitu alasan dari generalisasi kepada kesimpulan spesifik. Untuk
membujuk atasan agar menyetujui karyawan tambahan, Anda mungkin
membeberkan proyeksi seluruh industri dan menjelaskan bahwa aktivitas
industri (dan juga bisnis perusahaan) akan meningkat dengan cepat dalam tiga
bulan mendatang. Oleh karena itu, Anda akan membutuhkan lebih banyak
karyawan untuk menangani kenaikan dalam bisnis.
2.2.4 Memperkuat Posisi
Setelah membina kredibilitas, memberi kerangka argumen, dan memilih imbauan, Anda
dapat memusatkan perhatian untuk memperkuat pesan dengan beberapa alat persuasif
penting.

 Semantik: Menggunakan arti dari kata dan simbol yang lain untuk menyampaikan apa
yang Anda maksudkan. Contoh:
Gantikan Ini DenganYang Ini
Bagi saya tampaknya bahwa… Saya yakin…
Rencana ini dapat bekerja bila kita Dengan dukungan kita, rencana ini akan
benar-benar mendukungnya. berjalan.
 Alat-alat Lain
 Fokuskan pada sasaran Anda. Pesan Anda akan menjadi paling jelas bila Anda
mengalihkan fokus dari mengubah pikiran ke menekankan tindakan penerima
yang Anda inginkan.
 Antisipasi penentangan. Pikirkan setiap penolakan yang mungkin terlebih
dahulu.
 Tetapkan waktu bagi pesan Anda dengan tepat. Waktu menjual atap yang tepat
adalah setelah tornado melanda. Penetapan waktu amat penting dalam pesan
persuasif.

2.3 Menulis Permintaan Persuasif


Yang paling penting untuk diingat ketika menyusun permintaan persuasif untuk suatu
tindakan adalah tetap menjaga batas-batas permintaannya. Oleh karena itu, dalam membuat
suatu permintaan persuasif perlu perhatiaan khusus terhadap manfaat yang didapat baik
secara langsung atau tak langsung dalam memenuhi permintaan tersebut.

Manfaat langsung permintaan persuasif meliputi pengurangan beban kerja seorang


supervisor atau memberikan premi kepada seseorang yang memberikan tanggapan atau
survei. Adapun menfaat tak langsung permintaan persuasif meliputi peningkatan/ perbaikan
moral karyawan dan peningkata pretise atau tanggapan untuk membuat kontribusi yang
berarti bagi perusahaan.
1. Permintaan Persuasif untuk Tindakan
Apakah anda sedang mengajukan surat permintaan peningkatan anggaran atau sesuatu
yang menyenangkan, sebaiknya gunakanlah perencanaan organisasional AIDA untuk
merencanakan penulisan pesan-pesan persuasif anda.

Pada kalimat pembuka mulailah dengan kalimat yang mampu mengundang perhatian
pembaca yang menunjukkan bahwa anda mengetahui sesuatu yang sengat diharapkan
pembaca. Bahkan pesan persuasif yang sifatnya memuji atau menyanjung tentang
pembaca juga dapat dibenarkan.

Selanjutnya pada bagian pertengahan, gunakan kalimat yang mampu menarik minat
dan harapan pembaca yang mencakup apa yang sebenarnya mereka ketahui tentang
situasi yang anda harapkan untuk suatu tindakan tertentu seperti fakta yang ada, manfaat
bantuan, dan pengalaman yang mampu mendorong minat anda tersebut.

Apabila anda sudah betul-betul yakin bahwa pesan-pesan yang ingin anda sampaikan
relevan dengan pembaca anda, akhiri tulisan dengan suatu permintaan atau tindakan
spesifik.

2. Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian


Meskipun surat pengaduan persuasif dan surat permintaan penyesuaian kadang kala
merujuk pada surat keluhan (complaint letters), tujuan anda adalah melakukan persuasi
kepada orang lain untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan. Untuk
mencapai tujuan tersebut, perlu ditunjukkan perbedaan antara apa yang sebenarnya anda
harapkan dengan apa yang sebenarnya telah anda terima.

Kebanyakan surat pengaduan (claim letters) dimulai dengan penyampaian pesan-


pesan rutin. Namun demikian, anda juga dapat menulis surat pengaduan persuasif dengan
menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik perhatian
pembaca.

2.4 Menulis Pesan Penjualan dan Pengumpulan Dana


Terdapat dua jenis pesan-pesan persuasif, yakni surat penjualan (sales letter) dan surat
permohonan bantuan dana (fundraising letters).
Perbedaan antara pesan penjualan dan pesan pengumpulan dana:
 Pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi yang mencari laba untuk membujuk
pembaca membelanjakan uangnya bagi produk mereka sendiri

 Pesan pengumpulan dana biasanya dikirimkan oleh organisasi nirlaba yang membujuk
pembaca untuk menyumbangkan uang atau waktu kepada orang lain.

Persamaan antara pesan penjualan dan pesan pengumpulan dana: Kedua pesan ini
sama-sama bersaing untuk dan kepentingan publik. Selain itu, keduanya juga dimaksudkan
untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar mereka mengeluarkan uang atau waktu
untuk menghasilkan suatu nilai tertentu yang ditawarkan.

1. Perencanaan Pesan-Pesan Penjualan


Salah satu tujuan dalam perencanaan pesan-pesan penjualan adalah untuk memperoleh
pemahaman secara menyeluruh tentang produk yang telah dihasilkan perusahaan. Ketika
merencanakan pesan penjualan, hal yang paling dasar yang harus dilakukan adalah:
a. Mengenali Produk
Perusahaan secara spesifik harus mengetahui apa jenis produk, bagaimana kualitas
produk, bagaimana cara kerja dan manfaat produk, berapa harga produk, berapa diskon
produk, bagaimana pengiriman produk, bagaimana pengepakan produk, dan berbagai atribut
produk lainnya. Dengan menggunakan data produk yang telah dikumpulkan, perusahaan
dapat membentuk citra tentang produk yang ingin dijual tersebut.
b. Mengenali Penerima Pesan
Selanjutnya perusahaan juga perlu menganalisis keadaan audiens atau calon pembeli.
Dengan kata lain dalam penyampaian pesan-pesan persuasif mulailah dengan melakukan
analisis audiens dan memfokuskan pada bagaimana kebutuhan, minat dan emosional mereka.
c. Mengenali Sasaran Penjualan
Langkah selanjutnya adalah memilih poin penjualan produk atau manfaat yang paling
menarik bagi audiens. Fokuskan komposisi pesan pada poin penjualan produk yang mampu
menjadi daya pikat bagi audiens. Sebagai contoh, bagaimana masalah harga, kualitas, dan
pelayanan atas penjualan produk sering kali menjadi perhatian audiens.
d. Memutuskan Tipe Penjualan
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan,
diantaranya melalui pengiriman surat, brosur, sampel, kartu telepon, surat elektronik, dan
iklan media massa dan elektronik.
2. Mengorganisasikan dan Menyusun Pesan Penjualan
Kebanyakan surat-surat penjualan disusun berdasarkan perencanaan organisasional
AIDA, yaitu sebagai berikut:
a. Menarik perhatian
Penulisan surat-surat penjualan pada umumnya dimulai dengan bagaimana cara
menarik perhatian pembaca. Salah satu teknik yang umum digunakan untuk menarik
perhatian pembaca adalah dengan menggunakan kalimat tanya pada permulaan paragraf.
Disamping itu cara lain untuk menarik perhatian pembaca adalah dengan menekankan contoh
produk terbaru, memberikan ilustrasi, dan memberikan solusi atas suatu masalah.
b. Membangun minat
Dalam pesan untuk membangkitkan minat, anda menonjolkan sifat utama dari
produk. Untuk menetapkan sifat sentral dari produk yang dijual, perlu diperhatikan hal-hal
berikut:
 Apa yang ditawarkan pesaing?
 Apa yang khusus dari produk saya?
 Apa yang sebenarnya dicari oleh pembeli potensial?
c. Meningkatkan Hasrat
Untuk meningkatkan keinginan, perusahaan dapat mengungkapkan beberapa manfaat
terbaik yang akan diterima pembaca ketika membeli produk. Dalam menjelaskan manfaat
suatu produk atau jasa kepada pembaca cukup dalam garis besarnya saja dan tidak perlu
terlalu rinci karena penulisan surat penjualan yang baik diupayakan agar singkat, sederhana,
dan jelas.
d. Memotivasi Tindakan
Usahakan mendorong pembaca untuk mengambil tindakan sesegera mungkin. Dalam
memotivasi pembaca untuk melakukan tindakan (pembelian) dengan segera, salah satunya
adalah dengan memilih media penyampaian surat penjualan yang memungkinkan pembaca
memberikan tanggapan atas surat tersebut. Selain itu dapat juga dicantumkan pemberian
diskon, pemberian penawaran khusus, pemberian hadiah, memberikan kesempatan uji
produk, dan memberikan garansi atas produk dalam menulis surat penjualan.
· Tujuan surat penawaran adalah membuat pembaca melakukan sesuatu. Banyak produk
konsumen yang dijual lewat pos hanya meminta pembaca yang memberikan tanda untuk
pemesanan – dengan kata lain, meminta keputusan segera untuk membeli.
Perencanaan Pesan-Pesan Permohonan Bantuan Dana
Teknik yang digunakan dalam penulisan surat permohonan dana (fundraising letters)
sama dengan teknik yang digunakan dalam dalam penulisan surat penjualan. Satu hal yang
tidak boleh dilupakan adalah perusahaan perlu meyakinkan pembaca betapa penting dan
mulianya orang yang memberikan bantuan dana ( donasi ) bagi orang lain yang sangat
membutuhkan. Sebelum menulis surat permohonan dana perlu membuat persiapan yang baik,
dengan cara memahami siapa pembaca, apa bahasa yang digunakan, apa manfaatnya, dan
bagaimana latar belakang pembaca pada umumnya.

Hal-hal tersebut diperlukan untuk lebih memahami apa sebenarnya yang dikehendaki
oleh pembaca. Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat
permohonan bantuan dana, yaitu :
a. Surat harus dapat menjelaskan kebutuhan secara spesifik
b. Surat dapat menunjukkan kepada pembaca arti pentingnya donasi yang akan
disumbangkan kepada pihak lain
c. Surat dapat mengemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang
dibutuhkan.
d. Surat dapat menjelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang telah
diberikan pembaca.

2.5 Menulis Pesan Tagihan


Pesan tagihan adalah pesan peringatan yang dikirim oleh kreditur (penjual) kepada
debitur (pembeli) agar ia melunasi utangnya sesuai dengan yang telah dijanjikan.
Tujuan proses penagihan adalah mempertahankan niat baik sementara menagih haknya.
Penagihan merupakan masalah peka, ini juga diatur secara ketat oleh undang- undang federal
dan Negara bagian. Dair Debt Collection Practices tahun 1978 yang menggariskan sejumlah
pembatasan prosedur penagihan. Praktik berikut ini dilarang:
a. Berbohong bahwa telah mengajukan tuntutan ke pengadilan
b. Memberi tahu pemberi kerja atau keluarga orang yang berutang mengenai hutang
c. Menyampaikan kepada orang lain bahwa orang tersebut berhutang
d. Mengganggu pengutang (walaupun definisi gangguan mungkin bervariasi)
e. Menggunakan bahasa yang kasar dan cabul
f. Menggunakan bahasa yang mencemarkan nama baik (seperti menyebut orang itu
pemalas atau penipu)
g. Mengirimkan komunikasi surat tagihan anonym
h. Menyalahgunakan status hukum dari utang
i. Berkomunikasi sedemikian rupa sehingga membuat penerima sakit secara fisik
j. Memberikan kesan palsu, seperti memberi label “Informasi Pajak” pada sampul
k. Memberikan keterangan yang salah sebagai dokumen pemerintah atau pengadilan.

Pelanggan yang teliti akan merasa malu karena hutang yang sudah jatuh tempo. Dalam
keadaan emosional seperti itu, mereka mungkin secara sadar atau tak sadar menyalahkan
Anda akan masalah, menunda, menghindari situasi itu sama sekali, atau bereaksi secara
agresif. Tugas anda adalah menetralkan perasaan dengan imbauan positif dengan
menekankan manfaat membayar sesuai dengan permintaan Anda. Bilai imbauan positif gagal,
Anda harus mempertimbangkan imbauan negatif yng menekankan konsekuensi yang tidak
menyenangkan bila tidak bertindak dan bukannya manfaat karena bertindak. Tentuntu saja,
menggunakan bahasa yang kasar atau mengancam dan mengganggu pelanggan tidak efektif
dan illegal. Membujuk adalah kebalikan dari memaksa, jadi teruskan untuk bersikap bosan
dan menggunakan nada bisnis ketika menunjuk beberapa tindakan ang legal yang tersedia
bagi Anda.

Teknik yang digunakan dalam penulisan pesan tagihan adalah sama dengan teknik yang
digunakan dalam penulisan surat penjualan maupun surat permohonan dana. Satu hal yang
menjadi hal penting adalah surat ini bertujuan untuk mengingatkan pembaca akan
pembayaran atau tagihan baik itu berupa iuran, tagihan angsuran kredit, tarif pembayaran,
bunga pinjaman, atau utang yang belum dilunasi. Ada empat hal yang perlu diperhatikan
dalam penulisan surat tagihan, yaitu:

a. Anda harus mampu menjelaskan tagihan secara spesifik.


b. Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya pembayaran tagihan tepat waktu untuk
menghindari pengenaan sanksi berupa denda
c. Kemukakan secara jelas berapa jumlah tagihan yang belum dibayar atau dilunasi
d. Jelaskan manfaat pembayaran tagihan yang tepat waktu guna menjaga etikat baik
yang dimiliki.
Syarat membuat pesan atau surat tagihan dari penjual kepada pembeli :

1. Mempergunakan kata-kata yang sopan dan hormat


2. Membuat catatan yang teratur dalam pembukuan, terutama mengenai:
- Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi pembayarannya
- Jumlah uang yang belum dilunasi
- Waktu atau tanggal kesanggupan pembeli akan melunasi pembayaran faktur
tersebut yang biasanya telah tercantum dalam surat perjanjian jual beli.
3. Satu minggu sebelum waktu pelunasan, penjual membuat pesan atau surat tagihan
pertama yang sifatnya mengingatkan kepada pembeli karena kemungkinan pembeli
lupa atas kesibukan-kesibukan lainnya.
4. Apabila surat tagihan pertama belum mendapat jawaban, maka penjual akan
mengirimkan surat tagihan kedua dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama
dengan maksud mengantisipasi kemungkinan bahwa surat tagihan pertama itu tidak
sampai atau ada unsur kesengajaan terlupakan.
5. Apabila surat tagihan kedua belum mendapat jawaban yang memuaskan, maka
penjual akan membuat surat tagihan ketiga dengan melampirkan fotokopi surat
tagihan pertama dan kedua yang merupakan penegasan mengenai sanggup atau
tidaknya pembeli dalam melunasi kekurangan pembayaran faktur tersebut.

Apabila surat tagihan ketiga belum mendapat jawaban sebagaimana mestinya, maka
penjual mengirim surat tagihan ke empat dengan nada terpaksa menyerahkan persoalan ini
kepada pengadilan setempat, dengan membuat surat gugatan/tuntutan menagih utang atau
cara inkaso, yaitu menagih kepada bankernya pembeli dimana pembeli mempunyai simpanan
di bank tersebut dengan memberikan faktur yang belum di lunasi.
Contoh surat penagihan pembayaran barang

PT. LESTARI SUBUR


Jl. Anomali No.102
Jakarta Pusat
=============================================================
Jakarta, 26 Mei 2016

Nomor : 740/LS/SPP/IV/2016
Lamp. : -
Perihal : Penagihan Pembayaran

Yth. Kepala CV. MANDIRI JAYA


Jalan Mon Ie, No. 45
Banda Aceh

Dengan hormat,
Menurut catatan kami, nyatanya Saudara belum melunasi faktur kami dengan No.
120/LS/IV/2016 tanggal 12 April 2016 sebesar Rp. 13. 230.000 (tiga belas juta dua ratus tiga
puluh ribu rupiah), yang seharusnya diselesaikan tanggal 12 Mei 2016.

Berhubung waktu pembayaran telah lewat empat belas hari, kita mengingatkan supaya
Saudara segera membayar faktur tersebut melalui Bank Rakyat Indonesia cabang setempat.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Mulyadi
Manager Keuangan
Contoh surat tagihan

PT. SURAT SURAT

Jl. Surat surat Usaha No. 1


Jakarta Barat , Indonesia 12345
Telp. 012 345 6789

No: 06/ST-PTSS/I/2020 Jakarta,1 Januari 2020

Kepada
Yth. Bapak Syarat Surat
Manajer Keuangan
PT Surat Kertas
Jl. Surat Sakti-No. 1 A
Bogor-Jawa Barat 123456

Dengan Hormat

Setelah beberapa kali kami mengirimkan surat peringatan mengenai rekening yang
melebihi batas waktu sejumlah Rp 50 juta, kami terpaksa mengambil langkah drastis dalam
penagihan. Saat ini, rekening perusahaan Anda sedang dilimpahkan kepada pengacara kami,
yang selanjutnya akan menyelesaikannya secara hukum.

Sesudah tanggal 1 Januari 2020, rekening perusahaan Anda akan ditangani oleh Bpk.
Surati, Bpk. Surata, dan Bpk. Suratu. Apabila pada tanggal tersebut kami belum menerima
pembayaran maka segala bentuk komunikasi dalam masalah ini dialihkan kepada ketiga
orang bersangkutan, yang akan bertanggung jawab dalam tindakan hukum terhadap
perusahaan Anda.
Terima kasih untuk perhatiannya.

Hormat kami,

(Suratman)
Direktur Keuangan
2.5.1 Langkah- langkah dalam menulis pesan tagihan :
1. Pemberitahuan dan Pengingat
Pemberitahuan standar merupakan tanda kepercayaan kepada penerima pesan, umumnya
berupa selembar formulir yang berisi, jenis dan jumlah hutang, tanggal jatuh tempo, denda
keterlambatan pembayaran dan sisa hutang yang harus dibayar. Sebagian besar kreditor
mengirimkan tagihan kepada pelanggan dengan jadwal teratur, tergantung pada persyaratan
persetujuan kredit. Pada umumnya, pemberitahuan standar ini adalah sepucuk formulir surat
atau pernyataan, seringkali menggunakan komputer, menyatakan dengan jelas jumlah hutang,
tanggal jatuh tempo, dan denda untuk pembayaran yang terlambat, dan sisa hutang yang
masih harus dibayar.

Dan pengingat dilakukan bila penerima pesan belum melakukan pembayaran, pesan ini
masih berasumsi terdapat masalah kecil, mungkin berbentuk pesan informal. Perusahaan
masih yakin bahwa pelanggan mempunyai niat untuk membayar hutangnya dan hanya perlu
diingatkan. Jadi nadanya tidak terlalu serius.

Contoh:
Catatan kami menunjukkan bahwa pembayaran Anda untuk bulan September terlambat lebih
dari seminggu. Bila baru- baru ini mengirimkan cek Anda sebesar Rp1.500.000, kami
mengucapkan terima kasih. Bila belum, tolong kirimkan segera.

2. Permintaan informasi
Merasa frustasi karena sudah mengirimkan pengingat dan masih tidak mendapatkan
respons, jangan beranggapan bahwa pelanggan Anda merencakan untuk mengingkari hutang,
terutama bila pelanggan telah membayar tagihan tepat waktu di masa lalu. Jadi jangan
menyalakan pelanggan dalam surat yang menanyakan informasi. Akan tetapi, waktu telah
lewat untuk menganggap bahwa keterlambatan hanya kelalaian. Jadi, Anda dapat
menganggap bahwa beberapa keadaan luar biasa menyebabkan pembayaran tertunda.

Contoh:
Menurut catatan, kami belum menerima pembayaran Anda untuk bulan September sebesar
Rp1.500.000. Karena pembayaran ini sudah terlambat empat minggu, kami amat prihatin.
Selama ini Anda selalu membayar tagihan tepat waktu, jadi kami harus menyimpulkan
bahwa ada masalah. Tolong hubungi kami di nomor (0361) 222-345 untuk membahas
pembayaran ini, atau segera kirimkan kepada kamu cek sebesar Rp1.500.000. Kami ingin
membantu Anda mengoreksi situasi ini secepat mungkin.
Surat ini menekankan kewajban pembaca untuk berkomunikasi mengenai masalah dan
kemauan kreditor untuk membahasnya. Menyertakan nama dan nomor telepon penulis
membantu memotivasi respons pada tahap ini.

3. Peringatan mendesak
Tahap peringatan yang mendesak menunjukkan peringatan yang signifikan. Sampaikan
keinginan Anda untuk segera menagih pembayaran yang sudah terlambat dan kemauan Anda
untuk bersikap serius, tetapi hindari Ancaman berlebihan. Untuk menyampaikan rasa
mendesakan, Anda boleh mengandalkan surat yang ditandatangani oleh pejabat puncak
dalam perusahaan atau pada konsekuensi negatif. Akan tetapi, peringatan yang mendesak
masih memberi kesempatan kepada pengutang untuk membayar tanpa kehilangan muka.

Contoh:
Saya amat terkejut pagi ini ketika file Anda sampai di meja saya dengan tulisan besar
TERLAMBAT. Biasanya saya menerima file pelanggan hanya jika ada masalah serius.

Membaca file Anda, saya menemukan fakta sebagai berikut. Pesanan Anda sebanyak lima
kotak nampan Panza telah dikirimkan enam bulan yang lalu. Tetapi kami masih belum
menerima pembayaran sebesar Rp2.000.000. Anda juga berbisnis, Pak Dodo, jadi Anda pasti
menyadari bahwa utang ini perlu segera dibayar. Bila Anda mempunyai pelanggan yang
demikian terlambat membayar, Anda pasti juga prihatin.

Tolong pastikan bahwa cek sebesar Rp2.000.000 segera dikirimkan kepada kami. Bila Anda
perlu memikirkan rencana alternatif pembayaran, telepon saya sekrang di nomor (0361)
222-345.

Hormat saya,
Risa Cantika
Wakil Direktur

4. Ultimatum
Dengan menyebutkan satu per satu konsekuensi tidak membayar tagihan, Anda dapat
mendorong penghutang mengevaluasi ulang prioritasnya. Anda tidak lagi tertarik untuk
mendengar mengapa mereka demikian lama memberi tanggapan. Nada dari ultimatum tidak
harus personal atau dibuat individual seperti permintaan informasi atau peringatan yang
mendesak. Dalam tahap ini, Anda berada dalam posisi pihak berwenang yang sah dan tidak
lagi bersedia untuk kembali ke tahap komunikasi dengan negosiasi sebelumnya.

Contoh:
Tanggal 12 Desember 2015, Anda memesan dari katalog Karting Kothers tas kain
beroda ukuran ekstra besar, dan Anda meminta kredit kepada kami. Kami menyetujui
permintaan Anda, dan tanggal 17 Desember kami mengirimkan tas pesanan Anda dengan
tagihan sebesar Rp900.000. Menurut aplikasi kredit kami, yang Anda tanda tangani,
pembayaran harus dilakukan dalam periode 20 hari. Tanggal 1 Februari, pembayaran Anda
sudah melewati masa jatuh tempo.
Karting Klothers mengirimkan pengingat kepada Anda tanggal 2 Januari dan sekali
lagi tanggal 2 Februari. Dalam kedua surat, kami meminta menghubungi kami untuk
membahas pembayaran Anda. Kami juga meminta Anda untuk membayar sebagian untuk
menunjukkan niat baik Anda. Namun, Anda tidak lagi menanggapi.

Karting Klothers telah membatalkan kredit Anda dan akan menyerahkan utang Anda
pada agen penagihan bila kami tidak menerima pembayaran Anda sebesar Rp900.000 pada
tanggal 10 Maret. Untuk mengembalikan posisi utang Anda dan menghindari masalah yang
berkaitan dengan penilaian kredit buruk, segera kirimkan cek Anda.

Bila surat seperti ini tidak membuahkan hasil, satu- satunya cara yang tersisa adalah
benar- benar memulai prosedur penagihan utang secara legal. Sebagai kesopanan terakhir
Anda mungkin ingin mengirimkan pemberitahuan tentang tindakan yang akan Anda ambil
kepada penghutang. Dengan mempertahankan respek kepada pelanggan sampai akhir yang
pahit. Anda mungkin masih menyelamatkan sedikit niat baik.
DAFTAR PUSTAKA

Bovée, Courtland L. dan Thill, John V. 2002. Komunikasi Bisnis, Buku Pertama. Edisi

Bahasa Indonesia, Edisi Keenam. Jakarta: PT Prenhallindo.

Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga.

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Anda mungkin juga menyukai