NOMOR SOP :

TANGGAL PEMBUATAN :
TANGGAL REVISI 1 :
TANGGAL REVISI 2 :
TANGGAL REVISI 3 :
TANGGAL EFEKTIF :
DISAHKAN OLEH :
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
DIREKTORAT RISET DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

NAMA SOP :
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tanggal 30 April 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 1. SMA/D3/S1

2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 2. Menguasai operasional komputer

3. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan 3. Berkopetensi bidang tata persuratan
Pengelolaan Perguruan Tinggi;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 80 Tahun 2014 tentang Penetapan Universitas Padjadjaran sebagai
Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2015 tentang Statuta Universitas Padjadjaran;
6. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 70 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Pengelola Universitas Padjadjaran, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Rektor Universitas
Padjadjaran Nomor 102 Tahun 2015 tentang Perubahan Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran
Nomor 70 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Universitas Padjadjaran;

7. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 1 Tahun 2016 tentang Sistem Perkantoran Elektronik;

8. Peraturan Rektor univeristas Padjadjaran Nomor 2 Tahun 2016 tentang Penggunaan Kode
Surat/Naskah Dinas di lingkungan Universitas Padjadjaran;
9. Surat Keputusan Rektor 2912/UN6.RKT/KP/2015 tentang Pengangkatan Wakil Rektor Bidang Riset,
Pengabdian kepada Masyarakat, Kerja sama, Inovasi dan Usaha di Unpad;
10. Surat Keputusan Rektor Nonor 2791/UN6.RKT/KP/2015 tentang Pengangkatan Direktur Riset dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
KETERKAITAN DENGAN SOP LAIN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP Surat Masuk; 1. Komputer;
2. SOP Pengarsipan Dokumen. 2. USB;
3. Printer;
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Jika SOP ini tidak dilaksanakan, mengakibatkan terhambatnya proses surat balasan dan proses pelaksanaan 1. Dokumen surat/
proses dalam menindaklanjutinya disposisi;
 DRPM/14-SOP
4 Januarai 2016
20 Januari 2016
18 Pebruari 2016

25 Pebruari 2016
DIREKTUR RISET DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Dr. Ayi Bahtiar, M.Si

NIP 197010291997021002
PENGELOLAAN SURAT KELUAR
KUALIFIKASI PELAKSANA
1. SMA/D3/S1

2. Menguasai operasional komputer

3. Berkopetensi bidang tata persuratan

PERALATAN/PERLENGKAPAN
4. ATK;
5. Email.

PENCATATAN DAN PENDATAAN

2. Pengarsipan.
TUJUAN
Menyelenggarakan kegiatan pengelolaan surat agar setiap informasi yang a.
masuk dapat diterima, didokumentasikan, disampaikan dan ditindak lanjuti
dengan cepat dan tepat serta memastikan bahwa proses kegiatan pengelolaan
surat keluar dapat berjalan dengan efektif, konsisten, memenuhi standar baku
dan sistematis. Dalam pengelolaan surat masuk diharapkan dapat pula
memenuhi ketentuan dengan mengakomodasi kepentingan Direktorat Riset b.
dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Padjadjaran, memenuhi
ketentuan yang berlaku dan dapat dijadikan alat bukti yang sah dikemudian
hari.
DEFINISI
Surat Keluar adalah informasi yang diciptakan atau disampaikan melalui surat
baik kepada pihak internal maupun eksternal;
b. Buku Agenda Surat Keluar adalah buku catatan surat keluar yang berisi
nomor urut, tanggal terima, identitas pengirim, unit kerja tujuan, nama tujuan
dan jasa pengiriman serta daftar dalam buku catatan keluar masuk disusun
berdasarkan urutan nomor dan tanggal pengiriman.

INDIKATOR KINERJA FLOWCHART SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK

Kegiatan pengelolaan surat keluar dilakukan dengan sistematis, akurat dan Prosedur operasional Pengelolaan Surat Keluar pada Direktorat Riset dan
dapat dipertanggung jawabkan serta dengan tetap memperhatikan efektivitas Pengabdian Kepada Masyarakat dapat dilihat dalam flowchart berikut, terlampir :
dan efisiensi dalam proses pelaksanaan kegiatan pengelolaan surat keluar.
SOP PENGELOLAAN SURAT KELUAR

PELAKSANA MUTU BAKU

NO URAIAN KEGIATAN WAKTU
DIREKTUR KABAG KASUBBAG PELAKSANA ADM JASA EKSPEDISI KELENGKAPAN (dalam
menit)
1 Draft surat sesuai dengan perihalnya; Komputer, printer 30
dan ATK

2 Koreksi draft surat; Draf surat 15

3 Draft surat dikonsulkan untuk mendapat Surat final 10

persetujuan;

4 Penandatangan surat; Surat yang sudah 10

diparaf

5 Pencatatan di buku surat keluar dan Komputer, buku 15

pengarsipan; ekspedisi dan
buku arsip
6 Distribusi surat. Surat Disesuaikan
MUTU BAKU

OUTPUT KET

Draf surat

Surat final

Surat diparaf

Surat yang
ditanda tangani

Disposisi surat

Tanda terima