De que forma realiza o controlo de documentos

externos na sua empresa?

Diariamente grande parte das
empresas recebe/emite
documentos considerados
externos, sejam eles de clientes,
fornecedores, órgãos de
licenciamento e certificação,
entre outros.

São tantas finalidades diferentes que muitas vezes torna difícil e

exaustivo o processo de atualização e/ou controle de prazos e essa
é uma tarefa de fundamental importância, pois envolve não
somente a organização das informações, mas também
responsabilidades contratuais e civis.

De acordo com a ISO 9001: “a organização deve ter cuidado com a

propriedade pertencente ao cliente ou provedores externos,
enquanto estiver sob o controle da organização ou sendo usada pela
organização”.
A organização deve identificar, verificar, proteger e salvaguardar a
propriedade do cliente ou do provedor externo, para uso ou
incorporação nos produtos e serviços”.
Essas propriedades dos clientes ou provedores externos,
mencionadas pela ISO 9001, podem ser:
 Dados (técnicos, propriedade intelectual)

 Manuais de produto e/ou instalações e ferramentas

(fornecedores e clientes)
 Maquinários (temporários na empresa ou não)

Assim como o controle de documentos internos é fundamental

para a execução das atividades de forma padronizada, a fim de
reduzir erros de processo, o controle de documentos externos é de
grande importância tanto para a parametrização
de requisitos de clientes e fornecedores quanto para a adequação
e melhoria contínua dos sistemas de gestão da empresa.

 Responsabilidades
Um fator importante relacionado aos documentos externos são as
responsabilidades envolvidas com a retenção e manutenção dos
mesmos.
Documentos relacionados à
órgãos de controle
de SGI (ambiental, saúde e
segurança, qualidade e
responsabilidade social) são de
extrema importância para a
empresa, pois são normativas fundamentais para a operação dos
processos e entrega dos produtos e serviços.
Os controles de alterações são fundamentais nestes casos, pois o
não atendimento e/ou divergências desses requisitos podem
impactar um atraso no processo.

Já os documentos relacionados aos clientes e fornecedores, que

definirem os métodos e processos de produção e/ou entrega de
produtos, são de fundamental importância para a sustentabilidade
do negócio da empresa, pois permitem que a empresa esteja
alinhada com as diretrizes e prioridades do cliente, bem como
atualizada com as melhores práticas de utilização da matéria prima
e equipamentos, nos casos de informações de fornecedores.
É de suma importância que todos esses documentos estejam
salvaguardados em locais adequados e de acordo com a
confidencialidade de cada um, pois envolvem desde não
conformidades internas à responsabilidades civis e contratuais.

 Controle de prazos
Outro fator de grande
importância é o controle de
prazos relacionados a
esses documentos. Da mesma
forma que os internos esses
documentos externos podem
se tornar obsoletos, devido a
novas atualizações e/ou alterações das informações de processo.
Com isso, se faz necessária a comunicação com os responsáveis
pela informação e também o controle dos períodos dessa
verificação.
Outra forma fácil de controlar essas informações é mencionar
sempre esses documentos nos fluxos de processo (mapeamento
de processos), pois é possível verificar exatamente os processos
que são influenciados por determinado documento e, com isso,
manter os envolvidos informados sobre as alterações.