Anda di halaman 1dari 7

KAJIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DI KUD GETASAN KABUPATEN SEMARANG

Dani Listyorini, Tri Anna, Umi Nur Hasana, Siti Nurlaila


Jurusan Sosial Ekonomi Pertanian, Universitas Sebelas Maret, Surakarta

ABSTRAK
Perkembangan Koperasi Unit Desa (KUD) ke depan dipengaruhi oleh
kemampuannya dalam menganalisis situasi (eksternal dan internal). Melihat hal
tersebut, KUD harus mempunyai Sistem Informasi Manajemen yang baik agar
selanjutnya dapat dijadikan sebagai bahan analisis untuk mengetahui peluang
usaha yang prospektif sehingga dapat mendatangkan profit/keuntungan bagi
koperasi. Hal tersebut dibutuhkan agar KUD mampu bersaing dengan pihak
swasta dan dapat meningkatkan kesejahteraan para anggotanya. Kegiatan ini
bertujuan untuk meneliti tentang sistem informasi manajemen yang diterapkan
KUD Getasan. Manfaat dari penelitian ini adalah menambah wawasan bagi
mahasiswa dan diharapkan dapat memberi masukan bagi pengembangan KUD
Getasan sebagai subyek penelitian. Penentuan lokasi dlakukan dengan cara
sengaja (purposive). Metode dasar yang digunakan dalam penelitian ini adalah
metode deskriptif analitis. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah
teknik wawancara dengan menggunakan daftar pertanyaan yang sudah
dipersiapkan. Data yang telah terkumpul dianalisis menggunakan pendekatan
sistem. Sistem Informasi Manajemen di KUD Getasan menggunakan dua sistem
pendekatan yaitu komputer dan manual (dengan tatap muka). Penyampaian
informasi berjalan dua arah yaitu dari anggota ke pengurus berupa aspirasi
anggota dan informasi perkembangan usaha, dan dari pengurus ke anggota
berupa hasil kinerja KUD dalam menjalankan amanat RAT sebelumnya. Contoh
kasus (topik kajian) yang diteliti adalah sistem pengambilan keputusan
pembangunan Pabrik Makanan Ternak (PMT) dan pendirian Kandang Koloni.
Pembuatan kedua fasilitas tersebut muncul sebagai kekhawatiran apabila tidak
mampu menjamin ketersediaan pakan ternak dan kualitas pemeliharaan yang
baik, maka kualitas susu yang dihasilkan tidak memenuhi standar IPS (Industri
Pengolahan Susu). Apabila kekhawatiran ini dibiarkan, maka dapat
mengakibatkan KUD Getasan gulung tikar. Oleh karena itu KUD Getasan
membuat keputusan untuk mendirikan PMT dan kandang koloni. Hambatan yang
dihadapi dalam penyampaian informasi pada anggota koperasi yaitu rendahnya
pengetahuan anggota, untuk itu perlu peningkatan intensitas komunikasi
pengurus dengan anggota melalui pemberdayaan dan peningkatan keterlibatan
anggota koperasi.
Kata kunci : Sistem Informasi, Manajemen, Pengambilan keputusan

PENDAHULUAN
Keberadaan koperasi saat ini sedang mengalami kelesuan karena kalah
bersaing dengan badan usaha yang lain seperti BUMD/BUMN dan swasta yang
lebih menekankan pada “profit oriented” sedangkan koperasi tidak begitu
menekankan pada hal tersebut. Koperasi perlu mendapatkan kebijakan dan
perhatian yang lebih berpihak kepadanya untuk menjaga kelangsungan hidupnya.
Di negara kita, yang dianggap sebagai golongan rakyat kecil adalah petani, buruh,
dan nelayan. Koperasi pertanian sebagai salah satu wadah penampung aspirasi
dan kegiatan para anggota, sehingga menjadi lebih produktif. Prioritas kegiatan
koperasi tersebut adalah usaha-usaha yang berhubungan dengan penyediaan
kebutuhan pertanian dan penjualan hasil pertanian.
Pendirian suatu organisasi yang baik harus menggunakan prinsip-prinsip
manajemen. Dengan manajemen yang baik diharapkan dapat mendukung
pengembangan koperasi. Perkembangan koperasi saat ini, disebut Koperasi Unit
Desa (KUD) dipengaruhi oleh kemampuan koperasi dalam membuata analisis
situasi eksternal dan internal. Melihat hal tersebut, maka KUD harus mempunyai
Sistem Informasi Manajemen yang baik agar dapat mengetahui peluang usaha
yang prospektif sehingga dapat mendatangkan keuntungan bagi koperasi. Hal
tersebut dibutuhkan agar KUD mampu bersaing dengan pihak swasta demi
kesejahteraan seluruh anggotanya.
Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem manusia atau mesin
yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi koperasi,
manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Gagasan suatu
sistem informasi/keputusan berdasarkan sistem komputer tidak berarti
automatisasi total. Konsep sistem manusia atau mesin menyiratkan bahwa
sebagian tugas sebaiknya dilakukan oleh manusia dan lainnya dikerjakan oleh
mesin. Metode pengembangan Sistem Informasi Manajemen dasarnya adalah
coba dan ralat (trial and error) yang mengakibatkan beberapa keberhasilan dan
kegagalan yang mahal (Gordon, 1997).
Kriteria bagi Sistem Informasi Manajemen yang efektif adalah bahwa
sistem tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat waktu, dan mempunyai
arti penting bagi perencanaan, analisis, dan pengendalian manajemen untuk
mengoptimalkan pertumbuhan organisasi (Coleman dan Ripley, 1973).
Sistem Informasi Manajemen mempunyai arti penting bagi koperasi.
Sistem Informasi Manajemen mempunyai tujuan meningkatkan manajemen dari
tingkat “guess work intuitif” sehingga mempunyai sifat “problem solving”
dimana memberi pertimbangan manajer dalam memecahkan masalah dan
mengambil keputusan (Murdick dan Ross, 1984)

Tujuan/objek Kriteria keputusan dan


peraturan keputusan

Pilihan tindakan alternatif ?

TINDAKAN

Kemungkinan Hasil penelitian


keadaan (Indikator keadaan)

Gambar 1. Alur Pengambilan Keputusan


Dari Gambar 1 dapat diketahui bahwa tindakan yang diambil dipengaruhi
oleh dua arus. Arus pertama yaitu tujuan/obyek yang diteruskan dengan kriteria
keputusan dan prosedur keputusan. Arus kedua adalah kemungkinan keadaan dan
hasil penelitian/indikator keadaan. Pertemuan dari dua arus tersebut menghasilkan
alternatif tindakan dan apabila nanti sudah melalui proses pemilihan akan
dihasilkan kebijakan yang diteruskan pada tindakan (Ametembun, 1984).
Permasalahan yang ada dalam bidang kajian Sistem Informasi Manajemen
adalah bagaimana pengelolaan informasi pada KUD Getasan, bagaimana cara
memperoleh dan menyalurkan informasi tersebut, hambatan-hambatan yang
dihadapi dalam penyampaian informasi kepada anggota, baik informasi yang
berasal dari dalam maupun dari luar.
Kegiatan penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem informasi
manajemen yang diterapkan KUD Getasan. Manfaat dari penelitian ini adalah
menambah wawasan bagi mahasiswa dan memberi masukan bagi pengembangan
KUD Getasan di masa-masa yang akan datang.

BAHAN DAN METODE


Penelitian ini dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 26 Mei 2005 di KUD
Getasan yang berlokasi di Dusun Pendingan, Desa Sumogawe, Kecamatan
Getasan, Kabupaten Semarang. Penentuan lokasi penelitian dilakukan secara
sengaja (purposive), yang diambil berdasarkan pertimbangan-pertimbangan
tertentu sesuai dengan tujuan penelitian (Singarimbun dan Effendi, 1995). Metode
dasar yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif analitis yang
memusatkan perhatian pada pemecahan masalah yang aktual. Data yang
dikumpulkan mula-mula disusun, dianalisis, dan kemudian dijelaskan (Narbuko
dan Achmari, 1999). Metode pengumpulan data yang digunakan adalah teknik
wawancara dengan menggunakan daftar pertanyaan yang sudah dipersiapkan.
Data yang telah terkumpul, disusun, kemudian dianalisis dengan
menggunakan pendekatan sistem untuk dipahami maknanya, dibahas melalui
diskusi kelompok (sesama peneliti) dengan mengkaitkan teori-teori yang sesuai
kemudian dipadukan dengan realita di lapangan (KUD Getasan).

HASIL PENELITIAN
Kondisi Umum
KUD Getasan adalah koperasi yang beranggotakan para petani susu yang
terbagi dalam 13 wilayah kerja di Kecamatan Getasan. KUD ini sudah berbadan
hukum dengan No. Badan Hukum 8724/BH/VI/75 dan terakreditasi A. Struktur
organisasi KUD Getasan terdiri dari anggota sebagai pemegang kekuasaan
tertinggi, pengurus sebagai pembuat kebijakan dan pelaksana kebijakan
organisasi, serta badan pengawas yang bertugas untuk mengevaluasi kegiatan dan
manajemen Pengurus KUD Getasan, sedangkan yang mengevaluasi keuangan
adalah Badan Audit Keuangan (independen) dimana hasil audit ini akan
dilaporkan dalam rapat anggota tahunan (RAT). Organisasi kepengurusan
koperasi pada periode 2004-2008 terdiri dari ketua, wakil ketua, sekretaris,
bendahara, pembantu umum, dan 1 orang manager. Keanggotaan terdiri dari dua
jenis yaitu anggota aktif dan pasif. Bidang usaha yang dijalankan yaitu Unit Usaha
Persusuan, Makanan Ternak, Listrik, Simpan Pinjam, Kredit Sapi Perah, Listrik
Gangguan, Inseminasi Buatan. Unit usaha yang paling berkembang adalah unit
usaha persusuan.

Sistem Informasi Manajemen KUD Getasan


Sistem informasi manajemen KUD tersebut menggunakan sistem
komputer dan manual. KUD sudah mempunyai dua unit komputer untuk
mengolah data baik masalah pembukuan dan keuangan. Informasi bersumber dari
dalam dan luar koperasi. Di era globalisasi seperti sekarang ini, informasi dari luar
koperasi sangat mudah didapatkan melalui berbagai media massa seperti internet,
surat kabar maupun media elektronik (Televisi). Informasi dari dalam berasal dari
anggota dan pengurus. Selain itu, juga terdapat fasilitas telepon dan faximile.
Akses internet dalam KUD ini belum ada.
Setiap wilayah kerja KUD terdapat ketua kelompok yang
mengkoordinasikan antara anggota dengan pengurus KUD Getasan. Penyampaian
maupun penerimaan informasi dilakukan secara tatap muka antara anggota dan
pengurus, anggota dan ketua kelompok, serta ketua kelompok dan manajer
koperasi. Informasi yang didapatkan oleh ketua kelompok dari para anggota
dilaporkan kepada manajer koperasi, kemudian manajer koperasi menyusun dan
menganalisis informasi dari tiap unit yang dilaporkan sehingga informasi yang
diterima tidak lepas dari konteksnya.
Setiap satu bulan sekali, koperasi mengadakan evaluasi. Dalam rapat
evaluasi tersebut, setiap informasi yang disampaikan anggota kepada manajer
koperasi didiskusikan kepada seluruh pengurus. Hasil dari rapat evaluasi tersebut
dikoreksi kembali oleh jasa audit dari propinsi. Pengkoreksian dilakukan setiap
satu tahun sekali. Rapat Anggota Tahunan (RAT) yang diadakan tiap akhir tahun
kerja membahas semua informasi bersama dengan anggota, pengurus, dan Badan
Pengawas.
Sistem penyampaian informasi kepada para anggota sering dijumpai
kesulitan karena sebagian besar yang menjadi anggota koperasi adalah para
petani/peternak yang memiliki pendidikan rendah sehingga informasi yang
disampaikan tidak dapat optimal diterima para anggota koperasi.

PEMBAHASAN
Informasi yang diperoleh KUD Getasan berasal dari analisis situasi
(eksternal dan internal). Informasi internal berupa informasi tentang unit usaha
yang dikembangkan KUD Getasan dan implikasinya bagi kesejahteraan anggota,
informasi keuangan KUD, serta dinamika anggota dan masalahnya. Informasi ini
bermanfaat untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan koperasi, dengan
demikian dapat dijadikan rencana strategi untuk memaksimalkan kekuatan dan
mengurangi dampak negatif dari kelemahan yang dimiliki.
Informasi eksternal sangat diperlukan untuk menilai kinerja koperasi dan
pengembangan koperasi agar dapat memantau perkembangan kompetitornya
(koperasi sejenis dan swasta) sehingga koperasi mempunyai kemampuan
bersaing. Informasi eksternal berupa informasi standar kualitas susu yang
ditetapkan GKSI (Gabungan Koperasi Susu Indonesia), informasi-informasi lain
yang dapat menunjang peningkatan kinerja koperasi. Fasilitas informasi yang
digunakan untuk mempermudah networking ke dalam dan keluar digunakan
telepon dan faximile.
Munculnya Sistem Informasi Manajemen seiring dengan kemajuan
teknologi khususnya teknologi informasi, seperti sistem komputerisasi di semua
bidang dan jenis pekerjaan sudah menjadi tuntutan yang mau tidak mau harus
dilakukan secepatnya untuk dapat memperoleh data yang cepat dan akurat
sehingga pengambilan keputusan data dilaksanakan dengan benar dan tertib.
Penggunaan komputer telah diterapkan oleh KUD Getasan sehingga dalam Sistem
Informasi Manajemen tersebut sudah menggunakan perpaduan antara kekuatan
manusia dan mesin yang diharapkan saling mengisi dan membantu. Komputer
digunakan untuk kegiatan pembukuan dan keuangan. Kelebihan penggunaan
komputer adalah hasil lebih cepat, akurat, dan dapat dipercaya. Untuk menjamin
validitas informasi yang akan dijadikan sebagai data (sebelum entry data), KUD
Getasan memiliki sistem tersendiri, yaitu sistem penyampaian informasi tatap
muka (face to face). Sistem ini dilakukan untuk memahami informasi sesuai
konteksnya dan mengurangi risiko salah tafsir. Untuk perkembangan ke depan,
KUD Getasan sebaiknya menggunakan akses internet karena informasi yang
diperoleh sangat membantu perkembangan usaha koperasi. Hal ini diperlukan
untuk meningkatkan kompetensi KUD Getasan sehingga memiliki keunggulan
kompetitif atas pesaing-pesaingnya.
Penyampaian informasi berjalan dua arah yaitu dari anggota ke pengurus
berupa aspirasi anggota dan masalah-masalah yang dihadapi anggota, serta dari
pengurus ke anggota berupa hasil kinerja KUD dalam menjalankan amanat RAT
sebelumnya. Terminal informasi KUD ini adalah manajer.
Dengan peran seorang manajer sebagai pengatur kegiatan koperasi dan
sebagai pusat penerima informasi maka kecil kemungkinan terjadinya salah
sasaran informasi. Informasi-informasi tersebut untuk selanjutnya diambil sebagai
bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah di
lingkungan KUD tersebut. Walaupun semua informasi disampaikan kepada
manajer, bukan berarti manajer bertanggung jawab penuh terhadap setiap
informasi yang ada, tetapi semua pengurus juga ikut bertanggung jawab terhadap
segala informasi, karena sebelum melaksanakan programnya manajer
berkonsultasi dengan Pengurus Koperasi.
Ada 13 wilayah KUD Getasan, masing-masing wilayah kerja terdiri dari
satu kelompok petani susu. Petani susu ini sebagai supplier susu segar di KUD
Getasan. KUD Getasan telah menetapkan standar kualitas susu berdasarkan
standar IPS. Kualitas susu yang tidak memenuhi standar IPS akan ditolak. Susu
yang memenuhi standar IPS akan diterima oleh KUD kemudian KUD membayar
sesuai dengan kualitas susu yang disetorkan. Susu yang telah diterima kemudian
diproses secara pasteurisasi. Susu ini kemudian dikirim ke GKSI yang
memproduksi susu murni nasional.
Salah satu contoh alur pengambilan keputusan KUD Getasan yang sesuai
dengan teori Ametembun pada gambar 1 yaitu apabila permasalahan makanan
ternak tidak cepat diantisipasi, akan mengakibatkan beban biaya meningkat atau
keuntungan petani sangat rendah. Oleh karena itu, KUD memutuskan untuk
meminjam uang dari CV. Cita Nasional sebesar Rp. 365.000.000. Pinjaman
tersebut direalisasikan untuk pembangunan Pabrik Makanan Ternak (PMT).
Tujuan dari meminjam uang tersebut adalah pembangunan PMT untuk membantu
meringankan beban anggota peternak sapi perah dalam hal makanan tambahan
sapi perah yang nota bene dapat pula menghasilkan produksi susu sapi berkualitas
sesuai dengan standar IPS. Keuntungan yang diperoleh yaitu beban anggota
menjadi berkurang dan dipihak lain koperasi mendapat keuntungan dengan hasil
susunya yang sesuai dengan standar kualitas IPS sehingga dapat dipasarkan.
Contoh yang lainnya adalah kebijakan yang diambil KUD Getasan dalam
pendirian kandang koloni. Pendirian kandang ini sangat perlu disosialisasikan
pada anggota. Hal ini disebabkan kandang koloni dapat membantu anggota untuk
memelihara sapi-sapi agar menghasilkan susu kualitas yang sama dan sesuai
dengan standar IPS kemudian susu ini dapat disetor ke GKSI dan CV. Cita
Nasional yang memproduksi susu murni nasional. Selain itu, pendirian kandang
ini juga bertujuan agar anggota peternak sapi tidak menyetorkan susunya ke KUD
lain. Kondisi ini sangat rawan bagi stabilitas koperasi sehingga muncul alternatif
tindakan antara lain membiarkan hal tersebut terjadi tanpa adanya tindakan
kepedulian dari koperasi dengan risiko para peternak sapi menyerahkan susu
perahnya pada KUD yang tidak menggunakan standar kualitas susu daripada
susunya dibuang begitu saja atau mendirikan kandang koloni yang memerlukan
biaya cukup besar. Akhirnya diputuskan untuk mendirikan kandang koloni.
Tindakan tersebut disamping terbukti menjaga stabilitas koperasi juga
memberikan nama baik bagi koperasi bahwa koperasi tersebut mempunyai tingkat
kepeduliaan terhadap kesejahteraan anggota.
Rapat Anggota Tahunan (RAT) diadakan setiap akhir tahun. RAT
membahas semua informasi bersama dengan anggota, pengurus, dan Badan
Pengawas. Informasi yang menghasilkan output positif akan dijadikan sebagai
pengungkit dalam membuat sebuah pengambilan keputusan yang berhubungan
dengan pemecahan masalah koperasi tersebut. Informasi yang menghasilkan
output negatif dievaluasi lagi, apabila masih bisa diperbaiki maka ada tindak
lanjut perbaikan, namun apabila sudah tidak bisa dilakukan langkah-langkah
perbaikan perlu didivestasi. Dalam melakukan keputusan ini, selalu mempertim-
bangkan berapa besarnya modal yang diinvestasikan, besar-kecilnya efek kepada
anggota, serta melihat tren dari unit usaha yang ditanam tersebut.
Hambatan-hambatan dalam penyampaian informasi harus ditemukan agar
manajemen koperasi dapat merencanakan langkah-langkah perbaikan. Jika
hambatan tidak ditemukan, maka manajemen akan kesulitan dalam mengambil
langkah-langkah perbaikan. Hambatan fundamental yang ditemukan dalam arus
informasi pada KUD Getasan adalah tidak optimalnya informasi dari dan untuk
anggota. Faktor kunci dari ketidak optimalan arus informasi tersebut adalah
keterbatasan pengetahuan dari anggota. Oleh karena itu, pengurus harus merespon
hambatan tersebut melalui kegiatan pemberdayaan dan pelibatan anggota dalam
kegiatan koperasi, sehingga anggota merasa memperoleh manfaat dari
keanggotaannya, yang pada akhirnya kinerja KUD Getasan juga mengalami
peningkatan.

KESIMPULAN
Sistem Informasi Manajemen KUD Getasan menggunakan dua sistem
yaitu komputer dan manual. Komputer digunakan untuk mengolah data baik
masalah pembukuan maupun keuangan. Untuk penyampaian informasi dari kedua
sistem tersebut menggunakan model tatap muka (face to face), hal ini
dimaksudkan supaya informasi yang diperoleh tidak terlepas dari konteksnya.
Penyampaian informasi tersebut berjalan dua arah yaitu dari anggota ke
pengurus berupa aspirasi anggota dan dinamika anggota koperasi, serta dari
pengurus ke anggota berupa hasil kinerja amanat RAT sebelumnya.
Terminal informasi di KUD Getasan adalah seorang manajer. Peran
seorang manajer adalah sebagai pengatur kegiatan koperasi dan sebagai pusat
penerima informasi. Hal ini dilakukan untuk memastikan informasi supaya tidak
bermakna ganda.
Pengambilan keputusan koperasi dalam pembangunan Pabrik Makanan
Ternak (PMT) dan pembuatan kandang koloni dimaksudkan untuk menjamin
mutu produksi susu petani.
Hambatan yang dihadapi dalam penyampaian informasi pada anggota
koperasi yaitu pendidikan dan keterlibatan anggota yang rendah sehingga
informasi yang disampaikan dan diterima kurang optimal.

DAFTAR PUSTAKA
Ametembun, NA. 1984. Sistem Informasi Manajemen Bagi Manajemen Modern.
Grafika. Bandung.
Coleman and Ripley. 1973. Data Processing for Bussines. Hardcourt Brace
Javanovich Inc. New York.
Gordon, D. 1997. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 2
Struktur dan Pengembangan. Pustaka Binaan Pressindo. Jakarta.
Murdick, RG and JE Ross. 1984. Information System for Modern Managemen.
Mc Graw Hill. New York
Narbuko, C dan A. Achmari. 1999. Metode Penelitian. Bumi Aksara. Jakarta
Singarimbun, M dan Sofian E. 1995. Metode Penelitian Survei. LP3ES. Jakarta.