Anda di halaman 1dari 25

Memahami Standar Operasional Prosedur

Kementerian Pedayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi


PENDAHULUAN
Latar Belakang

Salah satu unsur perbaikan kinerja institusi/organisasi pemerintah adalah


memperbaiki proses/prosedur kinerja. Mengapa ini penting, karena seluruh
aktivitas organisasi merupakan suatu sistem, saling berkaitan dan saling
mempengaruhi antar unit dari organisasi tersebut. Proses/prosedur kerja suatu
organisasi tersebut akan melibatkan banyak manusia/pegawai yang dibutuhkan
untuk mengubah input berupa material atau informasi menjadi produk/output.
Menyadari betapa pentingnya unsur proses atau prosedur kerja
dalam menghasilkan suatu ouput yang tentunya akan
mempengaruhi pencapaian misi dan visi dari suatu organisasi
pemerintah, maka sangat mendesak untuk menyusun Standar
Operasional Prosedur (SOP) pada masing-masing
organisasi/instansi pemerintah dan pemerintah daerah.
Pengertian Umum SOP

• Instruksi tertulis sederhana, untuk menyelesaikan tugas rutin dengan


cara yang paling efektif dalam rangka memenuhi persyaratan
operasional.
• Serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas rutin
dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi.
• Penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana
dan oleh siapa.

Jadi SOP adalah:


“serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana
dan oleh siapa dilakukan”.
Pengertian SOP
 Serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan administrasi
pemerintahan
 Bagaimana?
 Kapan? Proses
dilakukan
 Dimana?
 Oleh Siapa?
PENDAHULUAN

DASAR HUKUM
1. Undang-undang No. 30 tentang Administrasi Pemerintahan.
2. PermenPAN Nomor: PER/35/M.PAN/2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan (Pedoman ini di tetapkan sebagai acuan bagi K/L/
Pemerintah Daerah untuk menyusun Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan di lingkungan K/L/Pemda masing-
masing).
3. Peraturan Presiden RI Nomor 81 Tahun 2010 Ttg Grand Design RB;
4. Peraturan MenPAN dan RB Nomor 20 Tahun 2010 Ttg Road Map RB;
5. Peraturan MenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2011 Ttg Pedoman
Penataan Tatalaksana (Business Process).
PENDAHULUAN
SOPs (STANDARD OPERATING PROCEDURES)
“WRITE WHAT YOU DO, DO WHAT YOU WRITE”
(TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG TERTULIS)

VOPs (VARIATION OPERATING PROCEDURES)


(STANDAR OPERASIONAL YANG BERVARIASI)

SOGs
(STANDARD OPERATING GUIDELINES)
(STANDAR OPERASIONAL KEDARURATAN)

RE-ENGINEERING
(PERERKAYASAAN)

SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR)


ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
PERISTILAHAN
 SOP : Standard (Standing) Operating Procedures
(Istilah yang diadopsi dari Bahasa Inggris)
 SPO : Standar Prosedur Operasi
(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang perkebunan)
 POS : Prosedur Operasional Standar
(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan)
 SOB : Standar Operasional Baku
(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang industri)
 Protap : Prosedur Tetap
(Istilah umum dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di kalangan militer dan kepolisian)
 Istilah lain:
Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures,
Prosedur Operasional yang Baku.
 SOP AP: Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan
(Istilah yang biasa dipergunakan dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:
PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan)
PENGANTAR KE SOP
 Hakekat SOP adalah untuk menghindari miskomunikasi,
konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.
 SOP merupakan petunjuk tertulis yang menggambarkan
dengan tepat cara melaksanakan tugas/pekerjaan.
 SOP berisi mekanisme mengkomunikasikan peraturan dan
persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan
perencanaan strategis bagi pegawai/pekerja. Atau dengan istilah
“semua orang membaca irama musik yang sama”.
TUJUAN dan SASARAN

TUJUAN
Memberikan pedoman bagi bagi seluruh K/L/Pemerintah
Daerah dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun,
mengembangkan, memonitor dan mengevalusi SOP
Administrasi Pemerintahan sesuai dengan tugas dan
fungsi masing-masing K/L/Pemda.

SASARAN
Setiap K/L/Pemda memiliki SOP Administrasi
Pemerintahan sampai unit terkecil;
Penyempurnaan prosese penyelenggaraan
pemerintahan; Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan;
Peningkatan kualitas pelayanan publik.
Manfaat SOP
 Standarisasi cara  Menjamin konsistensi
 Mengurangi kesalahan  Informasi kualifikasi
 Meningkatkan efesiensi dan kompetensi
efektifitas  Informasi peningkatan
 Pegawai lebih mandiri kompetensi
 Meningkatkan akuntabilitas  Informasi beban tugas
 Menciptakan ukuran  Instrumen pelindung
kinerja  Menghindari tumpang
 Tugas dapat berlangsung tindih
dalam berbagai situasi  Informasi peyusunan
 Penelusuran kesalahan standar pelayanan
Penyusunan Pelaksanaan

 Mudah dan jelas  Konsisten


 Efisien dan efektif  Komitmen
 Keselarasan  Perbaikan berkelanjutan
 Keterukuran  Mengikat
 Dinamis  Peran penting seluruh
 Orientasi pengguna unsur
 Kepatuhan Hukum  Terdokumentasi dengan
baik
 Kepastian Hukum

Prinsip SOP
SOP dalam Reformasi Birokrasi

SOP
SOP adalah pekerjaan besar
JENIS SOP

SOP TEKNIS
SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat
rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan
dengan sangat teliti sehingga tidak ada
kemungkinan-kemungkinan variasi lain.

SOP ADMINISTRATIF
SOP administratif adalah standar prosedur yang
diperuntukkan bagi jenis-jenis aktivitas yang
bersifat administratif.
Siklus SOP
Persiapan
Penilaian Kebutuhan
 Bagi organisasi yang telah memiliki SOP,
penilaian kebutuhan mengacu dari SOP
yang sudah ada
 Bagi organisasi yang belum memiliki SOP,
penilaian kebutuhan dapat dilakukan
dengan mempelajari tugas dan fungsi
organisasi, menentukan prioritas SOP
yang harus dibuat
Pengembangan SOP
 Identifikasi SOP (menggunakan tugas
dan fungsi)
 Analisis dan Alternatif SOP yang akan
disusun
 Penulisan (penyusunan) SOP AP
menggunakan format branching flowchart
 Pengujian dan riviu SOP ( Simulasi dan
Uji Coba)
 Pengesahan SOP
Penerapan SOP
 Merencanakan penerapan (secara
bertahap atau sekaligus)
 Pemberitahuan (penyebarluasan informasi)
 Distribusi dan Aksesibilitas (SOP
diperbanyak untuk pegawai)
 Pelatihan Pemahaman
Monitoring dan Evaluasi SOP
 Selama penerapan, monitoring dan
evaluasi bisa dilakukan secara berkala
sesuai kebutuhan organisasi, misal: setiap 6
bulan;
 Hasil monitoring dan evaluasi digunakan
untuk menyempurnakan SOP pada
tahapan siklus selanjutnya.
KALAU BISA DIPERMUDAH
JANGAN DIBUAT SUSAH
Kontak Person
Adrinal SE, AK.
Kepala Bidang Penyusunan Sistem dan Prosedur
Pemerintahan
Kementerian PAN & RB
Hp. 0813-806 97 225
Email: adrin_ilham@yahoo.com
TERIMA KASIH