KARYA TULIS UJIAN PENYESUAIAN KENAIKAN PANGKAT (UPKP)TINGKAT III

RENCANA KERJA PENINGKATAN PELAKSANAAN TUGAS PENGELOLAAN

SURAT KELUAR PADA KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA UIN SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA

OLEH

MOHAMMAD HUSNI THAMRIN

NIP. 19750703 2009101001

DIAJUKAN UNTUK PERSYARATAN UJIAN PENYESUAIANKENAIKAN PANGKAT

TIINGKAT III TAHUN 2013
KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Tuhan yang telah menolong hamba-Nya dalam menyelesaikan kertas kerja inidengan
penuh kemudahan, tanpa pertolongan-Nya penulis mungkin tidak akan sanggupmenyelesaikannya
dengan baik.Kertas kerja ini disusun agar pembaca dapat mengetahui seberapa be

sar “Rencana Kerja

Peningkatan Tugas Pengelolaan Surat Keluar Pada Kepala Sub Bagian Tata Usaha UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta”, yang kami sajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber. Kertas kerja

ini disusun oleh penyusun dengan berbagai rintangan, baik itu yang datang dari diri penyusun
sendirimaupun yang datang dari luar, namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari-
Nyakertas kerja ini dapat terselesaikan.Kertas kerja ini memuat tentang Rencana Kerja Peningkatan
Tugas Pengelolaan Surat KeluarPada Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Dan sengaja dipilih karena menarik
perhatian penulis untuk dicermati dan perlu mendapatkan dukungan dari semua pihak, penyusun juga
menyampaikan terimakasih kepada Bapak/Ibu, istri tercinta yang senan tia

sa berdo’a dan senantiasa memberikan bantuan

baik moril maupun materil, tidak lupa kawan-kawan karyawan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yangtelah
banyak membantu penyusun dalam menyelesaikan kertas kerja ini.Semoga kertas kerja ini dapat
memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca,khususnya bagi penyusun sendiri. Walaupun
kertas kerja ini masih banyak kekeurangannya, penyusunmengucapkan. Terima kasih.Penulis
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................. i

DAFTAR ISI ................................................................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................................. 1B.

Tugas Pokok dan Fungsi Satuan kerja ........................................................... 3C.

Identifikasi Masalah ....................................................................................... 3D.

Rumusan Masalah .......................................................................................... 3E.

Pokok Masalah ............................................................................................... 4F.

Kerangka Berpikir .......................................................................................... 4G.

Sistematika Penulisan .................................................................................... 5BAB II FAKTA DAN

MASALAH ............................................................................................. 6A.

Keadaan Sekarang .......................................................................................... 6B.

Keadaan yang Diinginkan .............................................................................. 10BAB III PEMBAHASAN

............................................................................................................ 12A.

Analisis .......................................................................................................... 12B.

Pemecahan Masalah ....................................................................................... 16BAB IV PENUTUP
..................................................................................................................... 18A.

Kesimpulan .................................................................................................... 18B.

Saran .............................................................................................................. 19C.

Implikasi ........................................................................................................ 19D.

Daftar Pusaka ................................................................................................. 20

 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Organisasi dan tata laksana Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta telahditetapkan dalam
keputusan Menteri Agama RI Nomor: 414 Tahun 2002 tentang organisasi dantata cara kerja. Keputsan
Menteri Agama RI tersebut merupakan, pelaksanaan lebih lanjut ataskeputusan Presiden Nomor 031
Tahun 2002 tentang perubahan Institut Agama Islam Negeri(IAIN) menjadi UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.

Dalam keputusan Menteri Agama RI telah ditetapkan kedudukan, tugas pokok, danfungsi Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai perguruan tingggidilingkungan Kementerian Agama
yang dipimpin oleh Rektor yang dibawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agama.

Tugas yang diemban Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta adalahmenyelenggarakan
program pendidikan Akademik dan professional dalam ilmu agama Islamyang terpadu dengan ilmu
pengetahuan umum. Dalam melaksakan tugas perumusan visi, misidan kebijakan teknis,
penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdiankepada masyarakan dalam
bidang ilmu pengentahuan agama islam, ilmu pengetahuan umum,pembinaan civitas akademika dan
kerjasama dengan perguruan tinggi atau lembaga-lembagalain serta penyelenggaraan manajemen
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Perguruan tinggi merupakan salah satu bentuk institusi atau lembaga yang bergerak dalam bidang
pendidikan, dimana dalam kegiatan sehari-hari maupun kegiatan secara historistidak akan terlepas dari
aktifitas penciptaan arsip baik itu arsip dinamis aktif, arsip dinamis in-aktif dan arsip statis. Karena itu
keberadaan Unit Kearsipan sangat diperlukan. Dengan adanyakegiatan diperguruan tinggi sebagai suatu
organisasi akan terekam memiliki multifungsi yangsangat penting untuk menunjang proses kegiatan
administrasi negara dan manajemen, arsipakan tersu tumbuh dan berkembang secara akumulatif sesuai
dengan semakin kompleksnyafungsi dan tugas organisasi. Salah satu komponen paling pentingdalam
managemen kearsipanadalah tata persuratan dan pengurusan surat.

Surat dapat diartikan sebagai sumber informasi yang penting sehingga dapat dijadikanbukti otentik.
Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti programmanajemen kearsipan. Dengan
melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akanmempercepat proses pelaksanaan
kerja.Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka penulis ingin mengkaji dan meneliti

lebih dalam tentang “Rencana Kerja Peningkatan Pelaksanaan Tugas Pengelolaan Surat Keluar Pada
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta”.
B. Tugas Pokok dan Fungsi Satuan Kerja

Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok:

a. Melakukan pengelolaan tata persuratan dan kearsipan

b. Melakukan pelayanan pengadaan dan pemeliharaan, perlengkapan dan administrasi
kerumahtanggan.

Sub Bagian Tata Usaha mempunyai Fungsi:

a. Melakukan kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat dan didistribusikanke unit
pengolah dan sejak surat ditandatangani dari unit pengolah kemudian dikirim kealamat yang dituju.
b. Melakukan pengolaan informasi tertulis yang mencangkup pengaturan jenis format,penyiapan,
pengaman, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yangdigunakan dalam
komunikasi kedinasan.

C. Identifikasi Masalah

1. Apakah pelaksanaan pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha UniversitasIslam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta berjalan dengan baik ?
2. Bagaimana pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha Universitas Islam NegeriSyarif
Hidayatullah Jakarta ?
3. Kendala apa aja yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan Surat Keluar ?
4. Bagaimana cara mengatasi permasalahan yang ada ?

D. Perumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah diatas dan dengan pertimbangan agar terarah padapenyelesaian
masalahnya, maka perlu dituliskan mengenai perumusan masalah. Adapunperumusan masalah dalam
rencana penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Pelaksanaan tugas pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha Universitas IslamNegeri
Syarif Hidayatullah Jakarta
2. Faktro-faktor yang mendukung peningkatan pelaksanaan tugas pengelolaan surat keluar diKepala
Subbag Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

E.Pokok Masalah

Berkaitan dengan perumusan masalah diatas, maka pokok masalah dalam penulisan laporanini adalah:
bagaimana peningkatan pelaksanaan tugas pengelolaan surat keluar di KepalaSubbag Tata Usaha
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
F. Kerangka berpikir

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta tampaknya belum mampumengantisipasi banjir
kertas, indikasi tersebut dapat terlihat pada berbagai ruangan kantor yangpenuh dengan tumpukan
arsip. Arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera,tersitanya ruang kerja dan ruangan
perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip.Pada kenyataannya tidak semua arsip yang
disimpan masih bernilai guna primer maupunsekunder.Persoalan tersebut tidak seharusnya terjadi
apabila instansi mampu mengelola arsipsecara benar menurut kaidah manajemen kearsipan.
Manajemen kearsipan pada tahap prosesdidefinisikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan seluruh daur
hidup arsip, dari prosespenciptaan, penggunaan, pemelihraan sampai dengan arsip tersebut
disusutkan.Dari pengelolaan unsur-unsur ersebut diharapkan dapat menghasilkan manajemen
tatapersuratan yang dapat membantu tugas pimpinan seara cepat dan tepat.

Berikut ini adalah gambar dari kerangka pemikiran penelitian ini:

Gambar 1. Kerangka Pemikiran

G. Sistematika PenulisanBAB I PENDAHULUAN

Bab ini memuat tentang latar belakang pengelolaan persuratan Kepala Subbagian TataUsaha Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

BAB II FAKTA DAN MASALAH

Bab ini menggambarkan keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini memuat manajemen serta pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Berisi kesimpulan, saran, implikasi dan Daftar Isi.

BAB II FAKTA DAN MASALAH

A.Keadaan Sekarang

Penelitian ilmiah adalah suatu bentuk penelitian dengan cara berpikir dan bertindak secara sistematis,
oleh karena itu kajiannya perlu didukung oleh suatu landasan teori ataulandasan teori atau dasar
rujukan dalam menganalisis permasalahan serta memberikan kejelasanarah dalam melakukan penelitian
dan untuk mempermudah langkah-langkah penelitianselanjutnya, maka akan diuraikan tentang
kerangka teori yang berkaitan dengan aspek-aspek dalam penulisan ini.Membicarakan persuratan dan
kearsipan yang memiliki daya dukung di UniversitasIslam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta adalah topik
yang terkait dengan bagaimanamengelola arsip secara benar dalam artian logis dan sistematis. Pada
masing-masingkompomem tidak bisa dibicarakan secara parsial karena merupakan suatu totalitas yang
utuhdan berkelanjutan. Oleh karena itu pengelolaan arsip yang baik diawali semestinya dimulai
daritahap awal.

1.Tata Persuratan

Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan apapun medianya. Tatapersuratan
merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup arsip. Kegiatan tata persuratanmenyangkut materi yang
lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputipenentuan jenis surat, sifat, format surat
yang menampung bentuk redaksional serta penggunaansarana pengamanan surat, serta kewenangan
penandatanganan.Pembakuan elemen-elemen dalam tata peraturan tersebut apabila dilaksanakan
denganbenar dan konsisten maka efesiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata
persuratanyang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan.

Adapun tujuan dari tata persuratan adalah:

1.Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.

2.Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna berhasil guna.

3.Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalianpelaksanaannya.

4.Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalamtugas-
tugas kedinasan.Keadaan tata persuratan di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakartasebelumnya adaah sulitnya menentukan keseragaman dalam format surat dan pekerja
yangmenerima tugas tidak percaya diri karena tidak bisa memutuskan format yang mana yang
harusdipergunakan. Sebuah perguruan tinggi memiliki sistem yang kompleks. Organisasi
tersebutmencakup banyak bagian, yaitu terdiri dari fakultas-fakultas, biro dan jurusan-jurusan
difakultas. Sementara itu, otonomi yang diberikan kepada masing-masing fakultas membentuk kondisi
yang mandiri dalam setiap pekerjaan kantor. Tidak terkecuali kemandirian dalam tatapersuratan.
Dengan demikian, dapat dibayangkan bahwa setiap jurusan, unit terkecil di fakultasmemiliki format yang
berbeda-beda, dibawah kop surat yang seragam.
2.Pengurusan Surat

Pengurusan surat merupakan salah satu kegiatan dari pengelolaan informasi yangmempunyai dampak
langsung yang luas, untuk menunjang kelangsungan suatu informasi.Pengurusan surat tidak terbatas
menerima dan mengirimkan surat, tetap juga termasuk kegiatanmengarahkan maupun
mendistribusikan surat ke unit-unit pengolah dalam suati organisasi.Tujuan pengurusan surat adalah
agar surat sampai pada pihak tertentu dengan cepat dan tepat.Secara garis besar kegiatan dalam
pengurusan surat meliputi:

a.Menerima surat masuk

b.Mensortir surat masuk

c.Menetapkan dan menentukan arah surat

d.Mengklasifikasi dan mengindeks surat

e.Mencatat surat

f.Mendisitribusikan surat

g.Mengirimkan surat keluar

Pengurusan surat di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta terkadangterjadi keterlambatan
penyampaian surat yang mengakibatkan keterlambatan dalam pelaksanaantindakan sesuai dengan
informasi yang terkandung di dalamnya dan kesalahan dalampengarahan surat, dalam artian
pendistribusian surat ke unit pengolah masing-masing.

Untuk menyikapi hal tersebut perlu diterbitkan Pedoman Tata Persuratan DinasUniversitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai panduan dalam pelaksanaanproses pengurusan surat dilingkuingan
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.Munculnya permasalahan tersebut pada umumnya
disebabkan:

a. Pengorganisasian surat
Terkadang tidak diketahui unit organisasi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaansurat
secara menyeluruh, tidak jarang keluar masuknya surat tidak melalui satu pintusehingga
menyulitkan pengendaliannya.
b. Tenaga
Secara kualitatif sumber daya manusia dibidang kearsipan belum memadai untuk melaksanakan
kegiatan pengelolaan surat. Pada umumnya tenaga yang tersedia tidak memiliki bekal dibidang
kearsipan, bahkan pengetahuan tentang tugas dan fungsiorganisasipun belum memadai.
c. Prosedur kerja
Pimpinan harus membaca terlebih dahulu semua surat sebelum disampaikan kepada stafnya,hal
ini berarti tidak efesien karena pimpinan juga melaksanakan tugas pengarah.
 Pengorganisasian pengurusan surat dalam pelaksanaannyta ada beberapa hal yangdiketahui
terutama yang terkait dengan unit kerja. Dalam kaitannya dengan kaersipan danunit
pengolah.Unit kearsipan adalah suatu unit suatu organisasi yang bertugas untuk
melaksanakankegiatan penerimaan, pengarahhan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan
arsip.Dalam pengurusan surat ada 2 azas pengendalian yaitu:

1) Sentralisasi (pengendalian secara terpusa)

Pengendalian secara terpusat yang dimaksud adalah seluru kegiatan pengelolaan suratdibebankan dan
dipertanggungjawabkan kepada satu unit organisasi. Dengan cara inimemungkinkan adanya
keseragaman sistem dan prosedur maupun peralatan. Selain itu,kemudahan pengendalian terhadap
pelaksanaanya lebih terjamin karena kegiatanpengurusan dilakukan dan diawasi oleh satu unit
kerja.Untuk melaksanakan pengelolaan surat yang menggunakan azas ini perlu disediakantenga-tenaga
yang cukup memadai.

B. Keadaan Yang Diinginkan

Setiap kegiatan diperlukan bantuan data, demikian juga dalam pengambilan keputusanyang lebih
popular dengan Sistem Informasi Manajemen. Tersedianya data yang lengkap akanmenghasilkan
keputusan secara efektif dan efesien. Sistem disini diartikan sebagai suatumekanisme yang mengatur
data mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali, penyajian,
pendistribusian kepada manajemen atau pengambilan keputusan.Informasi adalah data yang sudah
diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilankeputusan. Manajemen dalam konteks ini adalah para
pimpinan yang bertugas membuatmasing-masing fungsi yang ada disuatu organisasi.Arsip dalam
berbagai bentuk, jenis dan tingkat fungsionalnya, merupakan salah satusumber data. Efektifitas arsip
dalam peran dan fungsinya sangat tergantung dari manajemenkearsipan yang diterapkan.Yang
diharapkan dalam pengelolaan tata persuratan di Kepala Subbagian Tata usahaUniversitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta adalah:

a. Dalam pengurusan surat, masuk-keluarnya surat harus melalui satu pintu apapun azas
yangdigunakan dalam suatu organisasi.
b. Agar surat tepat sasaran dan lebih mudah dalam penyelesaiannya sebaiknya petugas yangdiberikan
tugas menyampaikan surat harus staf yang mengetahui serta menguasai keadaanruang dan latak
kantor yang akan dituju.
c. Tidak semua surat harus dikehui pimpinan, dalam hal ini berarti tidak semua surat naik kepimpinan,
hanya surat yang mengandung informasi strategis, kebijakan atau yangmenyangkut permasalahan
pimpinan. Sedangkan surat yang berisi hal-hal yang bersifatteknis langsung diarahkan dan
didistribusikan ke unit teknis.
d. Arus informasi pada pimpinan dapat ditempuh melalui mekanisme pelaporan, rapatpimpinan atau
setidak-tidaknya alasan surat masuk yang mendasari tindak lanjut disertakanpada waktu yang
dimintakan tandatangan.
e. Setiap surat dikendalikan menggunakan buku agenda dan kartu kendali
f. Tidak menghapus arsip bermedia kertas walau berkembangnya teknologi informasi, karenahal ini
terkait dengan otentista dan kebuktian dari informasi yang terkandung didalam arsip.
g. Secara berkala dilakukan penyusutan arsip sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku
h. Secara berkala dan bergantian diadakan pelatihan kepada karyawan tentang pengelolaan
tatapersuratan.
i. Sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk
berkasarsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat.
j. Membangun pusat penyimpanan arsip, sehingga dalam dilakukan seperti pengolaan,penyimpanan,
penyusutan, pemeliharaan dan jasa lanyanan referensi.
k. Buku pedoman tata persuratan dinasi sebaiknya menjadi acuan dalam pengelolaan tatapersuratan
seluruh lingkungan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta agarlebih meningkatkan
tertip administrasi dan pelayanan prima dalam rangka menunjangkeancaran tugas, serta
meningkatkan kinerja para pejabat atau petugas yang menaganipengurusan surat.Terciptanya
pengelolaan yang lebih baik harus didukung berbagai elemen dalamorganisasi. Selain itu juga harus
didukung sumber daya manusia yang profesional, anggaranyang memadai, saran dan prasarana
yang standar, serta sistem yang baku, aplikatif dan efesien.Selain itu perkembangan teknologi
informasi merupakan tantang yang harus diikuti oleh bidang kearsipan.
BAB IIIPEMBAHASAN

A. Analisis

Model analisis yang akan dilakukan dalam tahap penelitian ini adalah model salingterjalin atau model
interaktif yang dimulai dari tahap pengumpulan data, reduksi data, penyajiandata dan penarikan
kesimpulan, aktifitasnya dilakukan dalam bentuk interaktif dengan prosespengumpulan data sebagai
salah satu proses siklus.

1. Pengurusan Surat Masuk

Kegiatan pengurusan surat masuk di Kepala Subbagian Tata Usaha Universitas IslamNegeri Syarif
Hidayatullah Jakarta dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Azas

Semua surat masuk di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dilkukandengan azas satu
pintu melalui Sub Tata Usaha Bagian Umum Biro Administrasi dankepegawaian Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dengan tujuanberikut:
- Memudahkan pengawasan
- Menghemat biaya dan pemakaian alat-alat kantor yang diperlukan
- Memperolah data akurat dalam penyusunan statstik surat pada akhir tahunSelain itu, juga
mengadopsi asas-asas sebagai berikut:
a. Asas efesiensiPada pelaksanaan persuratan dinas atau tata naskah dinas perlu
memperhatikanpenulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi
maupunpenggunaan bahasa secara baik, benar dan lugas.
b. Asas pembakuanSurat dinas atau naskah dinas pada waktu diproses dan disusun menurut
tata cara sertabentuk yang sudah ditetapkan. Didalam petunjuk teknis yang diterbitkan oleh
masing-masing instansi perlu diadakan pembakuan untuk instansi yang bersangkutan,
denganmemperhitungkan kegiatan yang bersifat khusus dan khas bagi instansi
yangbersangkutan, agar diperoleh efesiensi dan efektifitas.
c. Asas pertanggungjawabanSecara administrasi surat harus dipertanggungjawabkan baik dari
segi format maupunprosedurnya. Asas ini mendasari pemikiran sesuai dengan kaidah format
tata persuratandinas, terkait dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatangani
suratberdasarkan ketentuan yang berlaku di instansi yang bersangkutan bobot informasi
suratdinas.
d. Asas keterkaitanPada umumnya tata persuratan mempunyai keterkaitan dengan
administrasi kearsipan.Oleh karena itu sebuah kegiatannya sebagai bagian integral dari tata
laksana perkantorandan tata laksana kearsipan instansi yang bersangkutan.
e. Asas kecepatan dan ketepatanAgar mendukung kelancaran tugas semua kegiatan tata
persuratan dinas harusmenyelesaikan surat tepat waktu dan sasaran. Tingkat ketepatan dan
kecepatanpemprosesan surat dinas dinyatakan dalam kejelasan redaksional, kekuatan
proseduraldan ketepatan pendistribusian.
 f. Asas keamananPada dasarnya semua surat dinas memiliki tingkat keamanan tertentu yang
dinyatakandengan klasifikasi. Perlakuan terhadap surat dinas harus disesuaikan dengan
tingkatkeamanan tersebut dan tanpa adanya wewenang yang sah, tidak
dibenarkanmenyampaikan isi surat dinas kepada yang tidak berhak.

2. Langkah-langkah surat masuk

a. Penerimaan surat
Penerimaan surat dikeolal oleh Sub Bagian Tata Usaha yang dilakukan olehpengadministrasi surat
masuk dengan kegiatan sebagai berikut:
- Menerima surat-surat (Surat dinas biasa/rahasia dan surat pribadi) dari Kantor posdan Giro
maupun kurir.
- Memeriksa kebenaran surat. Dinas, pribadi dan surat salah alamat.
- Menggolongkan surat rahasia/tertutup dan surat terbuka.
- Menyortir surat-surat sesuai uni pengolahannya.
- Meneliti kembali surat apakah sudah sesuai dengan catatan yang tertera pada amploptermasuk
juga tentang kelengkapan surat antara lain lampiran-lampirannya.
- Menyerahkan surat rahasia/tertutup kepada pendistribusian surat masuk danmenyerahkan
surat terbuka kepada pengarah surat.
b. Pengarah surat
Pengarah surat melakukan kegiatan sebagai berikut:
- Menerima surat dari pengadministrasi surat.
- Membaca semua isi surat yang mau diarahkan, kemudian menentukan apakah surattermasuk
surat dinas penting atau surat dinas biasa.
- Mengelompokkan ke dalam surat dinas penting dan surat dinas biasa.
- Memberikan tanda pada sudut kanan atas dengan huruf P, untuk surat dinas pentingdan B
untuk surat dinas biasa.
- Memberikan nomor sesuai dengan jenis surat.
- Menyerahkan surat yang telah diarahkan kepada pencatat surat masuk.

c. Pencatatan surat
Melakukan kegiatan sebagai berikut:
- Menerima surat dari pengarah surat.
- Surat dinas penting dicatat dengan menggunakan kartu kendali.
- Surat dinas biasa dicatat menggunakan Lembar Pengantar Surat Biasa (LPSB).
- Surat dinas rahasia atau penting dicatat dengan menggunakan Lembar PengantarSurat Rahasia
(LPSR).
- Menyerahkan surat biasa, penting dan rahasia ke pendistribusian surat.
d. Pendistribusian surat
Melakukan kegiatan sebagai berikut:
- Menerima surat dari petugas pencatat surat masuk (KK,LPSB,LPSR).
- Mencocokkan surat dengan lembar pengantar surat.
- Mengantar surat disertai kartu kendali I,II,III kesatuan unit pengolah.
- Menyerahkan LPSB kepada penata KK.
- Mengantar surat dinas rahasia kesatuan unit pengolah.
- Menyerahkan lembar I (warna putih) kepada penata KK pada Subbag Kearsipan danpengurusan
surat.
e. Pengentri data kartu kendali
Melakukan tugas sebagai berikut:
- Menerima lembar ke I kartu kendali dan pendistribusian surat masuk.
- Mengentri data kartu kendali kedalam komputer.
- Menyerahkan lembar I ke Penata kartu kendali.
f. Penata kartu kendali
- Menerima bukti tanda terima surat dari pendistribusian surat
- Mengelompokkan bukti tanda terima surat LPSB, KK dan LPSR.
- Menyimpan bukti tanda terima surat kedalam arsip.
- Menata bukti tanda terima surat penting kedalam kartu kendali (KK)
- Menerima lembar I kartu kendali dari pengentri data kartu kendali untuk disimpan.
B.Pemecahan masalah

Berbicara tentang persuratan merupakan bagian dari pembicaraan tentang kearsipan. Suratdalam
segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari arsip. Hal yang paling merisaukan adalaharsip
belum mampu memainkan fungsi dan perannya secara optimal sebagai bahan dasarmanajemen baik
dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Tidak jarangtingkat keamanan
arsip yang memiliki informasi yang sangat penting bocor. Kebijakan pimpinanterhadap suatu kasus
kadang sudah diketahui oleh pihak yang tidak memiliki otoritas. Sisilain, yangsering terjadi kesulitan
dalam menemukan kembali arsip ketika dibutuhkan.

1. Pengelolaan pengurusan surat

Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efesien, diperguruan tinggidalam hal ini
di fakultas sebaiknya mengambil kebijakan pengorganisasian pengurusan suratsecara sentralisasi.
Pertimbangan asas ini diambil dengan mempertimbangkan:
1. Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan.
2. Beban kerja serta volume surat.
3. Jumlah pegawai di Fakultas yang mengurusi surat rata-rata berkisar maksimal 2 orang.
4. Bangunan fisik dalam satu atap.
Keuntungan:
a. Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatan.
b. Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan penerusan
suratdilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja yakni Subba Umum.
Kegunaan:
a. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian dilaksanakan
olehsepenuhnya oleh unit kearsipan.
b. Penggunaan saran pencatatan surat lebih efesien.
2. Faktor-Faktor Yang Mendukung Pelaksanaan Pengelolaan Surat Keluar Kepala Sub bagian Tata Usaha
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
a. Adanya ruangan atau gedung yang dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan.
b. Adanya sumber daya manusia yang professional dalam Tata Persuratan.
c. Adanya petugas yang menyelenggarakan dan melayani Tata Persuratan.
d. Adanya sarana dan prasarana yang diperlukan.
e. Adanya buku pedoman yang dapat dipergunakan untuk manajemen tata persuratan.

Untuk dapat meningkatkan pelaksanaan tugas pengelolaan tata persuratan di kepalasubbagian tata
usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dilakukanpengelolalaan surat yang baik
dan benar, sehingga pelaksanaan tugas tersebut menjadi sebuahproses kegiatan pengelolaan unsur-
unsur yang ada dilingkungan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang saling terkait
satu sama lain.
BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

saat ini informasi merupakan tolak ukur kemajuan peradaban suatu bangsa. Ketersediaaninformasi
sangat menentukan kelancaran majemen, salah satu sumber informasi penting adalaharsip, arsip
memiliki berbagai bentuk yang secara prinsip merupakan informasi terekam.

Dalam rangka mengoptimalkan daya dukung terhadap manajemen, khususnya dalampengambilan

keputusan, perlu pengelolaan arsip secara sistematis yang dilakukan sejak tahappenciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan dan tahap penyimpanan dan tahap penyusutan. Arsip yang dikelola
secara baik, benar dan sistematis akan memungkinkan teredianya informasi yanglengkap dalam waktu
cepat, serta pengguna maupun informasi yang tepat.

Terciptanya pengelolaan yang baik harus didukung oleh berbagai elemen dalam suatuorganisasi, selain
itu juga harus didukung oleh sumber daya manusia yang memilikikemampuan professional dalam bidang
kerjanya masing-masing, anggaran yang memadai,sarana dan prasana yang standar, serta system yang
baku, aplikatif dan efesien. Selain ituperkembangan teknologi informasi merupakan tantangan yang
harus diikuti oleh bidangkearsipan tanpa meninggalkan aspek otentisitas dan keabsahan secara yuridis.

B.Saran-saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan maka ada beberapa saran yang diharapkan
dapatmenjadi bahan masukan untuk perbaikan dalam pengelolaan manajemen tata persuratan, yaitu:

1. Untuk menghadapi kecanggihan teknologi sebaiknya segera membuat langkah

mengantisipasipermasalah dilapangan dengan:
a. Meningkatkan penanganan pengurusan surat.
b. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan sumbe daya manusia.
c. Meningkatkan pelayanan peungurusan surat, baik secara manual maupun secarakomputerisasi.
d. Mengentri data surat masuk dan surat keluar ke dalam komputer.
2. Membangun pusat penyimpanan arsip, sehingga dalam dilakukan seperti pengolahan,penyimpanan,
penyusutan, pemeliharaan dan jasa layanan referensi.

C.Implikasi

Berdasarkan dari hasil penelitian sebagaimana telah dikemukakan diatas, maka dapatdikemukakan
beberapa implikasi sebagai berikut:

1. Pengelolaan tata persuratan yang baik terhadap unsur-unsur pelayanan dan daya dukung
kinerjapimpinan dengan melaksanakan manajemen tata persuratan yang baik ialah membentuk
 satukesatuan yang saling terkait dan dapat menghasillkan suatu pelayanan yang baik
sehinggamemberikan implikasi positif terhadap terciptanya suasana yang kondusif.
2. Dengan adanya kelancaran yang tepat sasaran dan penyelesaian tata persuratan yang baik,secepat
dan tepat maka mempunyai implikasi yang positif terhadap peningkatan pelaksanaantugas dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan.
3. Dengan adanya peningkatan pelaksanaan tugas mempunyai implikasi positif terhadap
perluasanwawasan lingkungan kerja sehingga melalui wawasan yang luas lingkungan pekerjaan
menjadilebih aktif, kreatif inovatif sehingga meningkatkan kualitas kehidupannya.
Daftar Pusaka

Pedoman Tata Persuratan Dinas UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2013

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2007 Pedoman Akademik 2007-2008. Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Sejarah Singkat Universitas.

Keputusan Menteri Agama Nomor 414 tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.

Peraturan Menteri Agama nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan
ArsipDinamis.

Peraturan Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas.

Internet

Burhanuddin dr. Peranan dan Fungsi Tata Persuratan dan Kearsipan dalam mendukung Tugas-
tugasPimpinan. Diakses tanggal 29 Juni
2012http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/bur.fungsikearsipan.pdf