TINJAUAN PENGELOLAAN

DOKUMEN REKAM MEDIS DI BAGIAN FILING

RUMAH SAKIT BHAKTI WIRA TAMTAMA
SEMARANG TAHUN 2015

KARYA TULIS ILMIAH

Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar

Diploma (Amd,RMIK) dari Program Studi DII RMIK

Oleh :
IMANIAR NURUL IFFAH
D22.2012.01303

PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2015
i
 HALAMAN HAK CIPTA

© 2016
Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada Pada Peneliti

ii
iii
iv
v
vi
 HALAMAN PERSEMBAHAN

Karya Tulis Ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada :

Terima Kasih Kepada Alloh SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah
NYA kepada kita semua.
 Bapak Nuryanto dan Ibu Woro Semi Lestari terima kasih atas dukungan
dan doa nya.
 Kakak dan adek2 ku tersayang terima kasih selalu memberikan doa dan
dukungan nya.
 Keluarga Besar Seomadi terima kasih atas doa dan dukungan nya. Kapan
piknik bareng2 lagi hehe
 Kakak jafna dan dek Qafisha makasih yah sudah menghibur tante dengan
cerewetan kalian berdua. Peluk cium dari tante :*
 Kepada Dosen Pembimbing Bu Retno Astuti S,SS,MM terima kasih telah
sabar membimbing dalam pembuatan karya tulis ini.
 Teman-teman ku yang selalu klowor di manapun Devita, Atika, juti Yay,
juti Fita, CS maen GAME ku Tria & Hening (semoga tetep kompak maen
GAMEnya),mamas reno dan mamas pa’i, Adwin, Nanda, Rani, Mitha,
Molek, best partai fangirlku Eonni Eka, the best partner wifian&fangirl
ever Tiffany Dea Safira, teman SMP ku yg masih setia mendukungku
walau jarang ketemu faiq & novi. terima kasih semua sudah meghibur dan
memberi dukungan. Sayang kalian semua :*
 Almamater tercinta Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
Semarang.
Terima Kasih

vii
 RIWAYAT HIDUP

Nama : Imaniar Nurul Iffah

Tempat Tanggal Lahir : Semarang, 15 Februari 1994

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Alamat : Jl. Dr Sutomo Kp Wonosari III No 64E

RT 08 RW 04 Kel. Randusari Kec. Semarang

Selatan Kota Semarang

Riwayat Pedidikan :

1. SD Kartika IV – I Semarang tahun 2000-2003

2. SDN Barusari 03 Semarang tahun 2003-2006
3. SMPN 40 Semarang tahun 2006-2009
4. SMU Teuku Umar Semarang 2009-2012

viii
 PRAKATA

Dengan Mengucap puji syukur Alhamdulillah atas Kehadirat Allah SWT

yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya, sehingga peneliti dapat

menyelesaikan karya tulis ilmiah dengan judul “Tinjauan Penglolaan Dokumen

Rekam Medis di Bagian Filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang

Tahun 2015” ini tepat pada waktunya. Karya tulis ini merupakan syarat dalam

menyelesaiakn pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

Peneliti sangat menyadari bahwa selesainya penyususnan Karya Tulis

Ilmiah ini tidak terlepas dari bantuan dan dorongan berbagai pihak. Oleh karena

itu, peneliti mengucapkan terimakasih kepada :

1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian

Nuswantoro Semarang.

2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan

Universitas Dian Nuswantoro Semarang.

3. Arif Kurniadi, M.Kom, Selaku Ketua Program Studi DIII Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.

4. Retno Asturi Setijaningsih, SS, MM, Selaku Pembimbing Akademik.

5. Kapten CKM, Bambang Suprapto, selaku Kepala Rumah Sakit Bhakti Wira

Tamtama Semarang.

6. Letkol CKM (K) dr. Hendratni Dewanti, selaku Wakil Kepala Rumah Sakit

Bhakti Wira Tamtama Semarang.

ix
7. Serma Suseno, Amd.PK selaku Ketua Rekam Medis Rumah Sakit Bhakti

Wira Tamtama Semarang.

8. Seluruh Staf Karyawan dan Karyawati Bagian Rekam Medis di Rumah Sakit

Bhakti Wira Tamtama Semarang, yang telah membantu dalam penyelesaian

penelitian ini.

Semoga bantuan yang telah diberikan mendapatkan balasan dari Allah

SWT. Peneliti menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini masih jauh dari

kesempurnaan. Kritik dan saran yang membangun diharapkan dari pembaca

demi perbaikan menjadi masukan untuk peningkatan pelayanan di rumah sakit

agar lebih baik.

Semarang, Januari 2016

Penulis

x
 PROGRAM STUDI D-III REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
FAKULTAS KESEHATAN
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2016
ABSTRAK
IMANIAR NURUL IFFAH
TINJAUAN PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI BAGIAN FILING
RUMAH SAKIT BHAKTI WIRA TAMTAMA SEMARANG TAHUN 2015
XIX Hal + 66 Hal + 6 Tabel + 2 Gambar + 15 Singkatan + 14 Lampiran

Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama

Semarang terhadap pengelolaan dokumen rekam medis pada 10 sub rak secara
acak, terdapat 6930 dokumen rekam medis dimana ditemukan 102 dokumen
rekam medis yang mengalami misfile. Sering terjadi DRM yang tidak ditemukan,
maka untuk mempercepat pelayanan, petugas membuatkan DRM baru untuk
pasien lama. Hal ini mengakibatkan tejadinya duplikasi penggunaan nomor
rekam medis dan DRM. Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi
pengelolaan DRM di bagian Filing RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif. Metode penelitian adalah observasi
dan wawancara. Variabel penelitian adalah sarana pengelolaan dokumen rekam
medis di Filling, Standar Operasional Prosedur, pengetahuan petugas Filling, dan
pengelolaan dokumen rekam medis di Filling. Subyek ialah 3 orang petugas
filing, obyek adalah sarana pengelolaan dokumen rekam medis di Filling, Standar
Operasional Prosedur, pengetahuan petugas Filing, dan pengelolaan dokumen
rekam medis di Filling. Instrumen penelitian menggunakan pedoman observasi
dan pedoman wawancara. Metode pengolahan data melalui tahap pengumpulan,
pemeriksaan, dan penyusunan data. Data dianalisis secara deskriptif dan
selanjutnya dibandingkan dengan teori.
Berdasarkan hasil penelitian di unit filing Rumah Sakit Bhakti Wira
Tamtama masih sering terjadi misfile. Dalam peminjaman dokumen rekam medis
belum menggunakan tracer, bon pinjam dan kode warna . Selama ini hanya
menggunakan buku ekspedisi. Penyimpanan DRM menggunakan sistem
sentralisasi dan sistem penjajaran yang dipakai adalah TDF (terminal digit filing).
RS Bhakti Wira Tamtama belum mempunyai Standar Operasional Prosedur
tentang pengelolaan dokumen rekam medis. Terdapat 3 petugas filing dan ada
tugas pokok yang masih belum dilaksanakan yaitu dalam hal melacak dokumen
rekam medis yang salah letak, melakukan retensi dan memindahkan DRM aktif
ke inaktif.
Saran bagi RS Bhakti Wira Tamtama Semarang adalah membuat tracer
dan bon pinjam, menerapkan kode warna sehingga folder perlu diganti, membuat
Standar Operasional Prosedur tentang pengelolaan dokumen rekam medis,
melakukan pelacakan dokumen rekam medis yang salah letak (missfile) di waktu
senggang pelayanan pasien atau menugaskan staf shift malam.

Kata Kunci : Filing, Sarana Pengelolaan, Standar Operasional Prosedur,

Pengetahuan

Kepustakaan : 24 (1989 – 2015)

xi
 THE DIPLOMA PROGRAM ON MEDICAL RECORDS AND HEALTH
INFORMATION
FACULTY OF HEALTH
DIAN NUSWANTORO UNIVERSITY
SEMARANG
2016
ABSTRACT
IMANIAR NURUL IFFAH
REVIEW ON MANAGEMENT OF MEDICAL RECORD DOCUMENT IN FILING
BHAKTI WIRA TAMTAMA HOSPITAL SEMARANG IN 2015
XIX Pages +66 Pages + 6 Table + 2 Figure+ 15 Singkatan + 14 Appendicies

Based on observations in Tamtama Wira Bhakti Hospital Semarang on the

management of medical record documents in 10 sub rack randomly, there are
6930 of medical record documents that was found 102 misfile document. It often
happened medical record documents were not found, then to speed up service,
the officer made a new medical record documents for old patients. This resulted
the duplication of medical record number and medical record documents. The
purpose of this study was to identify the management of medical record
documents in Filing Bhakti Wira Tamtama Semarang.
This type of research was descriptive. Research methods were observation
and interviews. Variable research were facility the management of medical
records document in Filing, Standard Operating Procedures, knowledge the filing
officer, and management of medical records document in Filing. The subject
were three filing officer, the object were facility the management of medical
records document in filing, Standard Operating Procedures, knowledge the filing
officer, and management of medical records document in filing. The research
instrument used were observation and interview guidance. Methods of data
processing through the stages of collection, collation and compilation of data.
Data were analyzed descriptively and then compared with the theory.
Based on the research in the filing Bhakti Wira Tamtama hospital, missfile
were still common. There was no tracer to borrow the medical records document,
borrowing card and color codes. During this time only using books expedition.
Storage of medical record documents was centralized and juxtaposition system
was TDF (terminal digit filing). Bhakti Wira Tamtama Hospital does not have
Standard Operating Procedure on management of medical record documents.
There were 3 filing officer that the main duty have not been implemented, in
terms of tracking missfile medical records, perform the retention and transfer of
medical records document active to inactive.
Suggestions for Bhakti Wira Tamtama Hospital Semarang to make tracer
and card borrowing, to apply color coded so that the folder needs to be changed,
to make Standard Operating Procedures on management medical records, to
track missfile medical records in spare time of patient care or assigning a night
shift staff .

Keywords : Filing, facility the management of medical records document,

Standard Operating Procedures, knowledge

Bibliography : 24 (1989 – 2015)

xii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................. i

HALAMAN HAK CIPTA ....................................................................... ii

PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR ......................................... iii

PENGESAHAN DEWAN PENGUJI ....................................................... iv

KEASLIAN PENELITIAN ....................................................................... v

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ......................................... vi

HALAMAN PERSEMBAHAN ................................................................ vii

HALAMAN RIWAYAT HIDUP .............................................................. viii

PRAKATA ......................................................................................... ix

ABSTRAK ............................................................................................ xi

DAFTAR ISI ......................................................................................... xiii

DAFTAR TABEL ................................................................................... xvi

DAFTAR GAMBAR .............................................................................. xvii

DAFTAR SINGKATAN .......................................................................... xviii

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................ xix

BAB I : PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ....................................................................... 1

B. Rumusan Masalah .................................................................. 4

xiii
 C. Tujuan Penelitian ..................................................................... 4

D. Manfaat Penelitian .................................................................. 5

E. Keaslian Penelitian .................................................................. 6

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

A. Rekam Medis ........................................................................... 7

B. Filing ....................................................................................... 8

C. Pencegahan Salah Letak DRM ............................................... 8

D. Faktor – faktor yang Mempengatuhi Pengelolaan DRM .......... 9

E. Kegunaan Rekam Medis .......................................................... 11

F. Mutu Pelayanan Kesehatan .................................................... 13

G. Sistem Penyimpanan Rekam Medis ....................................... 17

H. Sistem Penjajaran Rekam Medis ............................................ 19

I. Sistem Penomoran .................................................................. 24

J. Sumber Daya Manusia ........................................................... 27

K. Sarana .................................................................................... 27

L. Standar Operasional Prosedur ................................................ 28

M. Kerangka Teori ....................................................................... 29

N. Kerangka Konsep ................................................................... 30

xiv
BAB III : METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian dan Rancangan Penelitian ............................ 31

B. Variabel Penelitian .................................................................. 31

C. Definisi Operasional ................................................................ 32

D. Subjek dan Objek ................................................................... 33

E. Instrumen Penelitian ................................................................ 33

F. Pengumpulan Data .................................................................. 34

G. Pengolahan Data .................................................................... 34

H. Analisis Data ............................................................................ 35

BAB IV : HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit .............................................. 36

B. Hasil Penelitian ........................................................................ 48

C. Pembahasan ........................................................................... 53

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ................................................................................. 64

B. Saran ........................................................................................... 66

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

xv
 DAFTAR TABEL

1.1 Tabel Kejadian Missfile RS Bhakti Wira Tamtama Tahun 2015 ........ 3

1.2 Tabel Keaslian Penelitian ................................................................ 6

2.1 Tabel Kode Warna ............................................................................ 9

3.1 Tabel Definisi Operasional ................................................................ 32

4.1 Tabel Karakteristik Petugas .............................................................. 51

4.2 Tabel Kode Warna ............................................................................ 58

xvi
 DAFTAR GAMBAR

2.1 Gambar Kerangka Teori .................................................................... 29

2.2 Gambar Kerangka Konsep ............................................................... 30

xvii
 DAFTAR SINGKATAN

1. RS : Rumah Sakit

2. DRM : Dokumen Rekam Medis

3. SOP : Standar Operasional Prosedur

4. TDF : Terminal Digit Filing

5. MDF : Middle Digit Filing

6. SNF : Straight Numerical Filing

7. TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

8. TPPRI : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap

9. TPPGD : Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat

10. UGD : Unit Gawat Darurat

11. URJ : Unit Rawat Jalan

12. URI : Unit Rawat Inap

13. SNS : Serial Numbering Sistem

14. UNS : Unit Numbering Sistem

15. SUNS : Serial Unit Numbering Sistem

xviii
 DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Izin Survei Awal Penelitian

2. Surat Balasan Izin Survei Awal Penelitian

3. Surat Balasan Izin Penelitian.

4. Pedoman Wawancara.

5. Hasil Wawancara.

6. Pedoman Observasi.

7. Hasil Obsevasi.

8. SOP Penyimpanan dan Pengambilan Dokumen Rekam Medis.

9. SOP Peminjaman Dokumen Rekam Medis.

10. Gambar Buku Ekspedisi

11. Gambar Rak File

12. Usulan Tracer

13. Usulan Bon Pinjam

14. Usulan SOP Pengelolaan Dokumen Rekam Medis.

xix
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit adalah sarana kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan secara merata, dengan mengutamakan upaya

penyembuhan penyakit dan pemuliahan kesehatan, yang dilaksanakan

secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan kesehatan dan

pencegahan penyakit dalam suatu tatanan rujukan, serta dapat

dimanfaatkan untuk pendidikan tenaga dan penelitian.(1)

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) RI Nomor

269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis disebutkan bahwa rekam

medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan,

serta tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Pasien

adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah kesehatannya

untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan, baik secara

langsung maupun tidak langsung dari dokter atau dokter gigi dan atau

tenaga kesehatan tertentu, laporan hasil pemeriksaan penunjang, catatan

observasi dan pengobatan harian dan semua rekaman, baik berupa foto

radiologi, gambar pencitraan (imaging) dan rekaman elektrodiagnostik.(2)

Pelayanan perawatan medis tidak dapat dijalankan dengan efektif

bilamana dokumen rekam medis (DRM) rusak atau hilang karena tidak

adanya kesinambungan informasi medis. Fungsi dari dokumen bagi

1
rumah sakit adalah sebagai sumber ingatan dan sumber informasi dalam

rangka melaksanakan perencanaan, penganalisaan, pengambilan

keputusan, penilaian dan dipertanggung jawabkan dengan sebaik-

baiknya, untuk mendukung terciptanya keberhasilan penyimpanan,

pengamanan, dan pemliharaan DRM.(3) Arti penting dari penelitian ini

karena 1 DRM missfile berisi riwayat kesehatan pasien yang menjamin

keselamatan pasien sebagai tujuan utama pelayanan kesehatan dan dari

hasil survei yang menjadi dugaan masalah terkait sarana, SOP

penyelolaan dan pengetahuan petugas filing.

Di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang RS tipe C telah

melaksanakan pengelolaan DRM namun sering terjadi DRM yang tidak

ditemukan, maka untuk mempercepat pelayanan, petugas membuatkan

DRMbaru untuk pasien lama.Hal ini mengakibatkan tejadinya duplikasi

penggunaan DRM, sedangkan DRM berisi riwayat kesehatan pasien

untuk dasar pengobatan selanjutnya dan apabila dibutuhkan sewaktu-

waktu bisa di temukan. Hal yang mengakibatkan terjadinya masalah

tersebut dari faktor manusia yang dilihat dari keterampilan, pengalaman,

beban kerja petugas, faktor kedua yaitu tidak adanya tracer dan kode

warna pada map DRM.

Dari survei awal yang dilakukan di RS Bhakti Wira Tamtama

Semarang saat ini, tidak ada kode warna di folder/map yaitu dari DRM

rawat jalan dan rawat inap. Folder/map DRM dibedakan menurut warna

yaitu :

1. warna hijau untuk pasien dinas

2
 2. warna pink untuk pasien BPJS

3. warna biru untuk pasien persalinan dengan jaminan (Jampersal)

4. warna kuning untuk pasien swasta dan pasien jamsostek

5. warna orange untuk pasien inhealt dan jamkesmaskot.

Peneliti menemukan tidak adanya traceruntuk DRM yang sedang di

pinjam.Pendistribusian DRM ke bagian rawat jalan, rawat inap atau UGD

sering terlambat hal ini karena ruang filing yang terlalu sempit dan

banyaknya dokumen yang salah letak (missfile).Di RS Bhakti Wira

Tamtama Semarang belum terdapar standar operasinal prosedur (SOP)

pengelolaan DRM hanya ada SOP penyimpanan, pemusnahan rekam

medis, peminjaman DRM dan pengambilan RM.

Tabel 1.1

Kejadian Missfile RS Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun 2015

No Sub
No Jumlah Missfile Tidak Missfile Prosentase
Rak
1 00 10 DRM 683 DRM 1,4%
2 43 15 DRM 678 DRM 2,1%
3 64 6 DRM 687 DRM 0,8%
4 70 11 DRM 682 DRM 1,6%
5 02 9 DRM 684 DRM 1,4%
6 10 15 DRM 678 DRM 2,1%
7 06 7 DRM 686 DRM 1,0%
8 89 13 DRM 680 DRM 1,4%
9 12 5 DRM 688 DRM 0,7%
10 27 11 DRM 682 DRM 1,6%
Jumlah 102 DRM 6828 DRM 1,4%

3
 Berdasarkan dari hasil survei awal terdapat dari 100 sub rak file di

ambil sebanyak 10 sub rak secara acak terdapat DRM 6930 ditemukan

102DRM yang misfile / salah letak. Atas dasar tersebut, maka peneliti

tertarik untuk melakukan penelitian tentang Tinjuan Pengelolaan DRM di

Bagian Filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun 2015.

B. Rumusan Masalah

Bagaimana pengelolaan DRM di Bagian FilingRS Bhakti Wira

Tamtama Semarang tahun 2015?

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengidentifikasi pengelolan DRM di bagian Filing RS Bhakti Wira

Tamtama Semarang tahun 2015.

2. Tujuan Khusus

a. Mengidentifikasi sarana pengelolaan rekam medis di filing RS

Bhakti Wira Tamtama Semarang.

b. Mengidentifikasi Standar Operasional Prosedur (SOP)

pengelolaan rekam medis di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.

c. Mengidentifikasi pengetahuan petugas filing tentang pengelolaan

DRMdi RS Bhakti Wira Tamatam Semarang.

d. Mengidentifikasi pengelolaan rekam medis di filing RS Bhakti Wira

Tamtama Semarang.

4
D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Peneliti

Menambah wawasan, pengalaman tentang penerapan

pengelolaan dokumen rekam medis sebagai sarana menerepakan ilmu

yang di peroleh selama kuliah dengan yang ada di lapangan,

khususnya di bagian Filing Unit Rekam Medis.

2. Bagi Rumah Sakit

Penelitian ini juga sangat bermanfaat bagi rumah sakit karena

penelitian ini bisa di jadikan sumber data atau pertimbangan dalam

pengambilan keputusan guna meningkatkan pelayanan kesehatan

yang ada di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.

3. Bagi Akademik

Penelitian ini bisa digunakan sebagai referensi/bahan bacaan

untuk menambah wawasan lagi bagi mahasiswa khususnya

masyarakat umum juga sebagai bukti bahwa penulis

telahmenyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan

pendidikan Program DIII Perekam Medis.

5
 E. Keaslian Penelitian

Tabel 1.2

Keaslian Penelitian

No Penelitian Judul Penelitian Metode Hasil

1 Istiqomah Tinjauan Penelitian Dari hasil penelitian

Pengelolaan DRM deskriptif, diketahui bahwa

Rawat Inap dengan pelaksanaan retensi

Nonaktif Di RSUD metode di RSUD DR. M

DR. M ASHARI obsevasi Ashari tidak terdapat

Kabupaten dan jadwal retensi, tidak

Pemalang wawancara menggunakan

pendekatan dokumen

cross pendukung, tidak

sectional terdapat tata cara

pelaksanaan.

2 Heru Wahyunto Tinjauan Penelitian Dari hasil penelitian

Pengelolaan deskriptif, diketahui bahwa

Dokumen Rekam dengan untuk mendukung

Medis (DRM) metode kegiatan pengelolaan

Rawat Jalan di observasi DRM di filing BKPM

Bagian Filing dan Wilayan

BKPM Wilayah wawancara Semarangdibutuhkan

Semarang Tahun pelatihan untuk

2014 petugas rekam

medis.

6
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rekam Medis

1. Pengertian Rekam Medis

Menurut Huffman EK menyampaikan batasan rekam medis adalah

rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan

bagaimana pelayanan yang di berikan kepada pasien selama masa

perawatan yangmemuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan

yang di peroleh serta informasi yang cukup untuk menemukenali

(mengidentifikasi) pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta

rekam hasilnya.(5)

Rekam medis adalah fakta tentang ciri-ciri dan kondisi pasien,

permintaan diagnosis dan pengobatan, hasil pemeriksaan dan kemajuan

yang dicapai dan persetujuan pasien atas tindakan-tindakan.(6)

2. Tujuan Rekam Medis

Tujuan utama rekam medis di rumah sakit adalah untuk menunjang

tercapainya tertib administrasi dalam upaya mengupayakan peningkatan

pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa adanya dukungan suatu

sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tertib administrasi

di rumah sakit tidak akan berhasil sesuai yang diharapkan. Tertib

administrasi merupakan salah satu factor yang menentukan dalam upaya

pelayanan kesehatan di rumah sakit.(7-8)

7
B. Filing

Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang

mempunyai tugas pokok :

1. Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan

penyimpanan penyimpanan DRM.

2. Mengambil kembali (retrive) DRM untuk berbagai keperluan.

3. Menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang

ditetapkan sarana pelyanan kesehatan.

4. Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari aktif.

5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.

6. Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan).

7. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis.

Fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai :

1. Penyimpanan DRM.

2. Penyedia DRM untuk berbagai keperluan.

3. Perlindungan arsip-arsip DRM terhadap kerahasian isi data rekam

medis .(4)

C. Pencegahan Salah Letak DRM

Pencegahan salah letak dapat diminimalisir dengan pemberian

kode warna. Pemberian kode warna dapat dilakukan pada metode

penomoran angka akhir dan metode penomoran angka tengah, dengan

cara member warna 2 angka kelompok terakhir untuk TDF (Terminal Digit

Filing) dan kelompok tengah untuk MDF (Middle Digit Filing).

8
 Kode warna yang dimaksud adalah setiap angka diberi tanda

warna tertentu :

Tabel 2.1 Kode Warna DRM

Angka Warna

1 Ungu

2 Kuning

3 Hijau tua

4 Oranye

5 Biru muda

6 Coklat

7 Kemerahan/magenta

8 Hijau muda

9 Merah

0 Biru tua

Sumber dari (Depkes RI, 1991 : 27).

D. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan DRM di Rumah Sakit

Bhakti Wira Tamtama Semarang

Ada enam sumber daya pokok dari manajemen, yaitu :

1. Man (Manusia)

Faktor terpenting dari suatu pelaksanaan sistem untuk mencapai

pelayanan kesehatan yang optimal adalah manusia. Dalam

pengelolaan DRM sumber daya manusia adalah faktor yang sangat

penting. Semua petugas harus mempunyai kesempatan untuk

9
 mengikuti pendidikan berkelanjutan yang berguna untuk

meningkatkan ilmu pengetahuan tentang rekam medis.Kejadian

missfiledan duplikasi DRM yang dapat terjadi akibat dari faktor

manusia diantaranya :

a. Tingkat pendidikan petugas, tingkat pendidikan petuga filling di

RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sangat berpengaruh

terhadap tingkat kejadian

2. Money (Uang)

Dana adalah salah satu hal yang paling berperan untuk

mencapai pelaksanaan suatu sistem di rumah sakit agar terciptanya

pelayanan yang baik dan cepat sesuai dengan yang diharapkan

pasien. Apabila dana di rumah sakit tidak memenuhi dalam

pengadaan pendukung maka tingkat terjadinya missfile semakin

tinggi. Begitu pula sebaliknya.

3. Materials (Materi)

Bahan adalah suatu produk atau fasilitas yang digunakan untuk

menunjang tujuan dalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan

yang di butuhkan rumah sakit. Apabila bahan tidak memnuhi

persyaratan maka tingkat kejadian missfile semakin tinggi.

4. Methode (Metode)

Metode yang tepat dapat sangat membantu tugas tugas seorang

petugas filling, sehingga akan lebih cepat dalam pelaksanaan sistem

10
 pelayanan yang ada di rumah sakit. Beberapa hal yang ada pada

metode adalah :

a. Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem penyimpanan

sentralisasi dan desentralisasi.

b. Sistem penomoran yang digunakan adalah SNF (Serial

numberingsystem), UNS (Unit numberingsystem), SUNS (Serial

unit numberingsystem).

c. Sistem penjajaran yang digunakan adalah SNF (Straight numerical

filling), TDF (Terminal digit filling), MDF (middle digit filling).

d. Dalam penyimpanan dokumen menggunkan kode warna atau

tidak.

e. Dalam ruang filling menggunakan tracer apa tidak.

5. Machine (Mesin)

Alat yang digunakan manusia untuk melakukan sesuatu

pekerjaan agar lebih cepat selesai dan sebagai penunjang

pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit

yang diantaranya adalah komputer (yang digunakan untuk membantu

pencarian dokumen).(13)

E. Kegunaan Rekam Medis

Untuk lebih memudahkan atau manfaat, dari rekam medis sering

disingkat menjadi ALFRED, yaitu :

1. Administrative value (Adminitrasi) : Rekam Medis merupakan

rekaman data administrative pelayanan kesehatan.

11
2. Legal value (Legal/Hukum): Rekam Medis dapat dijadikan bahan

pembukaan di pengadilan.

3. Financial value (Dana/Uang): Rekam Medis dapat dijadikan dasar

untuk perincian biaya pelayanan kesehatan yang harus dibayar oleh

pasien.

4. Research value (Penelitian): Data Rekam Mediis dijadikan bahan

untuk penelitian dalam lapangan kedokteran, keperawatan dan

kesehatan.

Kegunaan Rekam Medis menurut Dirjen Pelayanan Medik Depkes RI No.

78 tahun 1991, dapar digunakan sebagai :

a. Sumber informasi dari pasien yang berobat ke rumah sakit untuk

keperluan pengobatan dan pemeliharaan kesehatan pasien.

b. Alat komunikasi antar dokter satu dengan yang lain, antara dokter

dengan paramedik dalam usaha memberikan pelayanan pengobatan

dan perawatan.

c. Bukti tertulis tentang pelayanan yang telah diberikan rumah sakit dan

keperluan lain.

d. Alat untuk analisis, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas

pelayanan yang diberikan rumah sakit.

e. Alat bukti hukum yang dapat melindungi kepentingan hukum bagi

pasien, dokumen tenaga kesehatan lainya di rumah sakit.

f. Menyediakan data-data khusus untuk penelitian dan pendidikan.

g. Perencanaan dan pemanfaatan sumber daya.

h. Keperluan lain yang ada kaitanya dengan rekam medis.

12
 Fungsi rekam medis adalah untuk menyimpan data dan informasi

pelayanan pasien. Agar fungsi itu tercapai, beragam metode

dikembangkan secara efektif seperti dengan melaksanakan ataupun

mengembangkan sejumlah sistem, kebijakan, dan proses

pengumpulan termasuk dengan penyimpanan secara mudah diakses

disertai dengan keamanan baik.(9)

F. Mutu Pelayanan Kesehatan

Ketika pihak manajemen suatu organisasi mengerti definesi mutu dari

konsumen dan berniat untuk dimengerti sebagai produsen barang atau

jasa yang bermutu, semua karyawan harus mengerti dan

mengimplementasikan konsep bahwa :

1. Mutu harus direncanakan, dirancang dan dibangun kedalam suatu

produk atau jasa yang mana mutu tidak dapat diinspeksikan produk

atau jasa.

2. Mutu adalah mengenai pencegahan bukan mendeteksi kesalahan,

oleh karena itu harus memulai dengan benar sejak tahapan awal dari

suatu operasi bisnis untuk menjamin bahwa proses akan menambah

nilai bukan biaya. Pencegahan akan melibatkan perencanaan,

training, kalibrasi inspeksi/uji, control terhadap, ketidaksesuaian, audit

mutu internal dan tindakan perbaikan.

3. Mutu adalah mengenai peningkatan yang berkelanjutan dan

organisasi harus secara konstan menyadari adanya perubahan/

perkembangan baru dan peningkatan secara terus – menerus untuk

13
 memenuhi kebutuhan dan permintaan pelanggan yang selalu

berubah.

4. Hanya dapat dijamin melalui perencanaan yang matang dan kerja

keras dari seluruh staf di dalam organisasi.

5. Adalah tanggung jawab dari semua karyawan, tidak hanya staf mutu

dan pimpinan, untuk mutu harus datang dari pihak manajemen

puncak.

Dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dilakukan

dengan pendekatan sistem, artinya memperhatikan proses manajemen

mutu sejak input/struktur, prosess, dan outcome.

1. Input atau Struktur

“Karakteristik yang relative stabil dari penyedia pelayanan kesehatan,

alat dan sumber daya yang diperhunakan, fisik dan pengaturan

organisasi di lingkungan kerja.Konsep struktur termasuk manusia,

fisik, dan sumber keuangan yang dibutuhkan untuk memberikan

pelayanan medis”.Struktur digunakan sebagai pengikuran tidak

langsung dari kualitas pelayanan.Hubungan antara sturuktu dan

kualitas pelayanan adalah hal yang penting dalam merencanakan,

mendesain, dan melaksanakan sistem yang dikehendaki untuk

memberikan pelayanan kesehatan.

2. Prosess

Beberapa pengertian tentang proses : interaksi professional antara

pemberian pelayanan dengan konsumen (pasien/masyarakat). Suatu

bentuk kegiatan yang berjalan dengan antara dokter dan pasien.

14
 Semua kegiatan dokter dan tenaga profesi lainnya yang mengadakan

interaksi secara professional dengan pasienya. Baik tidaknya

pelaksanaan proses pelayanan di RS dapat diukur dari tiga aspek,

yaitu relevan tidak proses itu bagi pasien, efektivitas prosesnya, dan

kualitas transakasi asuhan terhadap pasien. Proses yaitu semua

kegiatan sistem. Melalui proses akan mengubah input menjadi

output. Pengubahan/Transformasi berbagai masukan oleh kegiatan

operasi/produksi menjadi keluaran yang berbentuk produk dan jasa.

3. Output/Outcome

Tentang Output/OutcomeI, Donabedian memberikan penjelasan

bahwa Outcome secara tidak langsung dapat digunakan sebagai

pendekatan untuk menilai pelayanan kesehatan. Dalam menialai

apakah hasilnya bermutu atau tidak, diukur dengan standar hasil

(yang diharapkan) dari pelayanan medis yang telah ditelah

dikerjakan.

Mengukur mutu pelayanan kesehatan dimaksudkan untuk dapat

menjawab pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut :

1. Dapatkah mutu jasa pelayanan kesehatan diukur ?

2. Apanya yang diukur ?

3. Bagaimana mutu jasa pelayanan diukur ?

Untuk dapat memahami hal tersebut diatas perlu diketahui tentang

pengertian indikator, kriteria dan standar.

1. Indikator : Indikator adalah petunjuk atau tolak ukur. Contoh :

petunjuk indikatot atau tolak ukur status kesehatan antara lain adalah

15
 angka kematian ibu, angka kematian bayi, status gizi. Petunjuk atau

indicator ini (angka kematian ibu) dapat diukur. Jadi indicator adalah

fenomena yang dapat diukur. Indikator mutu asuhan kesehatan atau

pelayanan kesehatan dapat mengacu pada indikator yang relevan

berkaitan dengan struktur, proses dan outcome.

2. Indikator struktur : Tenaga kesehatan professional (dokter,

paramedis, dan sebagainya). Anggaran biaya yang tersedia untuk

operasional dan lain – lain. Perlengkapan dan peralatan kedokteran

termasuk obat – obatan. Dan metode (adanya standar opersional

prosedur masing – masing unit, dan sebagainya).

3. Indikator proses : Memberikan petunjuk tentang pelaksanaan

kegiatan pelayanan kesehatan, prosedur asuhan yang ditempuh oleh

tenaga kesehatan dalam menjalankan tugasnya. Apakah telah

sebagaimana mestinya sesuai dengan prosedur, diagnose,

pengobatan dan penanganan seperti yang seharusnya sesuai

standar.

4. Indikator outcome : Merupakan indikator hasil daripada keadaan

sebelumnya, yaitu Input dan Proses seperti BOR, LOS, TOI dan

indikator klinis lain seperti : Angka Kesembuhan Penyakit Angka

Kematian 48 jam, Angka Infeksi Nosokomial, Komplikasi Perawatan,

dan sebagainya.

16
 5. Kriteria : Indikator dispesifikasikan dalam berbagai criteria. Sebagai

contoh : indikator status gizi dapat lebih dispesifikasikan lagi menjadi

kriteria : tinggi badan, berat badan anak. Untuk pelayanan kesehatan

kriteria ini adalah fenomena yang dapat dihitung.

6. Standar : Selanjutnya setelah kriteria ditentukan dibuat standar –

standar yang eksak dan dapat dihitung kuantitatif, yang biasanya

mencakup hal - hal yang standar baik. Misalnya : panjang badan bayi

baru lahir yang sehat rata – rata (standarnya) adalah 50 cm.

7. Berat badan bayi baru lahir yang sehat standar adalah 3kg. Mutu

asuhan kesehatan suatu organisasi pelayanan kesehatan dapat

diukur dengan memperhatikan atau memantau dan menilai indikator,

criteria, dan standar yang diasumsikan relevan dan berlaku sesuai

dengan aspek – aspek struktur, proses, dan outcome dari organisasi

pelayanan kesehatan tersebut.(19)

G. Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Sebelum menentukan sistem penyimpanan yang akan dipakai,

perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang

diselenggrakan di dalam pengelolaan instalasi rekam medis.

17
 Ada 2 cara penyimpanan berkas di dalam penyelenggaraan rekam

medis yaitu :

1. Sentralisasi

Sentralisasi di artikan penyimpanan berkas rekam medis seorang

pasien dalam satu kesatuan baik catatan – catatan kunjungan

poliklinik maupun catatan – catatan selama seorang dirawat.

Penggunaan sistem ini memliki kelebihan dan kekurangannya.

Kelebihannya :

a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan

penyimpanan DRM

b. Mengurangi jumlah biaya yang dikeluarkan untuk peralatan dan

ruangan.

c. Tata kerja dan pengaturan mengenai kegiatan pencatatan medis

mudah distandarisasikan.

d. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.

e. Mudah untuk menerapkan sistem unit record.

Kekurangan :

a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat

jalan dan rawat inap.

b. Tempat penerimaan pasien harus bertenaga selama 24 jam.

2. Desentralisasi

Denan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis

poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Berkas rekam

18
 medis rawat jalan dan rawat inap disimpan di tempat penyimpanan

yang tepisah.

Kelebihan :

a. Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.

b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.

Kekurangan :

a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.

b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih panjang.

Secara teori cara sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi, tetapi

pada pelaksanaannya tergantung pada situasi dan kondisi masing –

masing rumah sakit. Hal yang berkaitan dengan situasi dan kondisi

tersebut antara lain :

a. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menagani

pengelolaan rekam medis.

b. Kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola

oleh pemerintah daerah.

Penggunaan sistem sentralisasi merupakan sistem yang paling

tepat untuk dipilih mengingat pelayanan akan mudah diberikan kepada

pasien.(18)

H. Sistem Penjajaran Rekam Medis

1. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing System)

Dalam sistem angka akhir, file tersebut terbagi menjadi 100

bagian utama, dimulai dengan 00 akhir diakhiri dengan 99.Untuk itu

pertama kita ke bagian rekam medis yang berkaitan dengan digit

19
utama dalam jumlah pasien yang terlihat pada bagian rekam medis

yang cocok dengan angka sekunder dalam jumlah. Maka file catatan

numerik sesuai dengan digit.(17)

60 60 60

Angka Ketiga Angka Kedua Angka Pertama

Pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka – angka

pertama dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak

penyimpanan untuk kelompok angka – angka pertama yang

bersangkutan.Pada kelompok angka pertama ini rekam medis –

rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua,

kemudian rekam medis disimpan di dalam urutan sesuai dengan

kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok

penyimpanan nomor – nomor pada kelompok angka ketiga (tertiary

digits) yang selalu berlainan.

Sistem penomoran dengan menggunkan angka kahir lebih banyak

dipilih karena secara umum dipakai lebih mudah, efektif dan efisien.

Lihat contoh berikut ini :

46-52-02 98-05-26 98-99-30

47-52-02 99-05-26 99-99-30

48-52-02 00-06-26 00-00-31

49-52-02 01-06-26 01-00-31

20
 Banyaknya keuntungan dan kebaikan daripada sistem

penyimpanan angka seperti ini :

a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata

ke 100 kelompok (bagian atau wilayah) di dalam rak penyimpanan.

Petugas – petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak –

desakan disatu tempat (bagian atau wilayah). Di mana rekam

medis harus di simpan di rak.

b. Petugas – petugas dapat diserahi tanggung jawab unukk sejumlah

section tertentu, misalnya ada empat petugas masing – masing

diserahi : bagian 00-24, bagian 25-49, bagian 50-74, bagian 75-99.

c. Pekerjaan terbagi rata mengingat setiap petugas rata – rata

mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap

harinya untuk setiap bagian.

d. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan

dari setiap section, dapat saat ditambahnya rekam medis baru di

bagian tersebut.

e. Jumlah rekam medis untuk tiap – tiap section terkontrol dan bisa di

hindarkan timbulnya rak – rak kosong.

f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu

memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).

g. Kekeliruan penyimpanan atau (missfile) dapat dicegah, karena

petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja

dalam memasukkan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang

terjadi kekeliruan membaca angka.

21
2. Sistem Angka Tengah (Midle Digit Filing System)

Sistem angka tengah menggunakan enam digit, di mana tiga

nomor bagian yang sama dengan pengajuan terminal digit.

Perbedaannya adalah dalam posisiprimer, sekunder, dan

tersier.Pasangan sistem angka terakhir adalah yang utama,

pasangan kiri sekunder dan tersier pasangan kanan.

Misalkan :

04 89 23

Sekunder primer tersier

Lihat contoh di bawah ini :

58-78-98 99-78-96

58-78-97 99-78-97

58-78-98 99-78-98

58-78-99 99-78-99

59-78-00 00-79-00

59-78-01 00-79-00

Pada contoh ini melihat bahwa kelompok 100 buah rekam medis

(58-78-00 sampai dengan 58-78-99) berada dalam urutan langsung.

Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem ini :

a. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang

nomornya berurutan.

22
 b. Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah

lebih mudah daripada penggantian sistem angka langsung ke

sistem angka akhir.

c. Kelompok 10 buah rekam medis yang nomornya berurutan, pada

sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok 100

buah rekam medis untuk sistem angka tengah.

d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor telah merata pasa

rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor

langsung, tetapi masih tidak sama sistem angka akhir.

e. Petugas – petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk petugas

pada sesi penyimpanan tertentu, dengan demikian kekeliruan

penyimpanan dapat dicegah.

Beberapa kekurangan sistem penyimpanan angka tengah adalah :

a. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama.

b. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik untuk

nomor – nomor yang lebih dari angka.

3. Sistem Angka Langsung (Straight Numerical Filing System)

Bentuk yang paling sederhana yaitu sistem angka langsung.

Setiap nomor diajuakan berurutan tergantung pada nomor

yangditetapkan.(16) Urutan dalam sistem angka langsung yaitu

sebagai berikut : 46-50-23, 46-50-24, 46-50-25

Dengan demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50 buah

rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu yang

23
 diminta untuk keperluan pendidikan, maupun pengambilan rekam

medis yang tidak aktif.

Mungkin satu hal yang memungkinkan dari sistem ini adalah

mudahnya melatih tugas – tugas yang harus melaksanakan

pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai

kelemahan – kelemahan yang tidak dapat dihindarkan.(17)

I. Sistem Penomoran

Sistem pemberian nomor rekam medis dalam pengelolaan rekam

medis yaitu tata cara penulisan dan pemberian nomor rekam medis yang

diberikan kepada pasien yang datang berobat dan setiap formulir rekam

medis serta folder rekam medis atas nama pasien yang bersangkutan.

Nomor rekam medis memiliki berbagai kegunaan atau tujuan yaitu:

1. Sebagai pedoman dalam tata cara pendaftaran pasien di admission

office.

2. Sebagai petunjuk folder DRM pasien yang bersangkutan.

3. Sebagai pedoman dalam tata cara penyimpanan (penjajaran) DRM.

4. Sebagai petunjuk dalam pencarian DRM yang telah tersimpan di rak

file.

Ada 3 sistem pemberian nomor rekam medis pasien untuk

penderita masuk :

1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)

Pemberian nomor secara seri atau dikenal dengan Serial

Numbering System adalah suatu sistem pemberian nomor rekam

medis kepada setiap pasien yang datang berobat baik pasien yang

24
 baru datang maupun berobat ulang. Selain itu pemberian nomor

rekam medis itu, dibuatkan pula dokumen rekam medis atas nama

pasien tersebut.

Keuntungannya : bagi pasien yang mendaftar untuk berobat ulang

(kunjungan berikutnya) akan lebih cepat dilayani karena pasien

langsung memperileh nomor rekam medis berikut DRMnya dan

petugas tidak perlu mencari DRM lamanya. Selain itu, pasien tidak

perlu membawa KIB serta petugas tidak perlu mencatat dan

mengelola KIUP.

Kerugianya sebagai berikut

a. Terhadap Pasien yang pernah datang berobat, informasi medis

yang tercatat di dalam dikumen rekam medis pada kunjungan

yang lalu tidak dapat dibaca pada kunjungan berikutnya.

b. Terhadap penyimpanan DRM, sehubungan dengan setiap pasien

yang datang berobat memperoleh DRM baru akibatnya tempat

penyimpanan DRM akan cepat bertambah sehingga beban

penyimpanan cepat penuh.

2. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)

Pemberian nomor cara unit atau dkenal dengan Unit Numbering

System adalah suatu sistem pemberian nomor rekam medis bagi

pasien yang datang mendaftar untuk berobat dan nomor rekam

medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya bila

pasien datang mendaftar untuk berobat ulang. Untuk mempermudah

pengertian, 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan DRM

25
 hanya 1 kali seumur hidup selama menjalankan pelayanan di sarana

kesehatan yang bersangkutan.

Kelebihan pada unit numbering system adalah bagi pasien yaitu

informasi yang dihasilkan hasil – hasil pelayanan medis dapat

berkesinambungan dari waktu ke waktu dan dari tempat pelayanan

lain karena semua data dan informasi mengenai pasien dan

pelayanan diberikan terdapat dalam satu folder DRM.

Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang

pernah berkunjung berobat atau sebagai pasien lama akan lebih

lama dibandingkan dengan cara Serial Numbering System.

3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)

Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal dengan Serial Unit

Numbeing System adalah suatu sistem pemberian nomor tengah

dengan menggabungkan sistem seri dan sistem unit, yaitu setiap

pasien datang berkunjung untuk mendaftar berobat diberikan nomor

rekam medis baru dengan DRM baru.

Kelebihan dari sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat

karena tidak memilah antara pasien baru atau lama semua pasien

yang datang seolah-olah dianggap sebagai pasien baru.

Kekuranganya yaitu :

a. Petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan.

b. Infomasi medis pada saat pelayanan dilakukan tidak ada

kesinambungan (kesinambungannya terjadi pada pelayanan

berikutnya lagi.(20)

26
J. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah seluruh kemampuan atau potensi

penduduk yang berada didalam suatu wilayan tertentu beserta

karakteristik ataupun cirri demografis, social maupun ekonominya yang

dapat dimanfaatkan untuk keperluan pembangunan. Jadi membahas

sumber daya manusia berarti membahas penduduk dengan segala

potensi atau kemampuannya.(10)

K. Sarana

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat

dalam mencapai maksud atau tujuan. Sarana juga sebagai alat

penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang dilakukan didalam

publik, karena apabila dilakukan tidak tersedia akan mencapai hasil yang

diharapkan sesuai dengan rencana.(15)

L. Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar operasional proseduradalah pedoman standar operasinal

dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang

terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan.Monitoring dan evalusai

berfungsi untuk selalu memonitori dan mengevaluasi kualitas, kelancaran

operasional dan pemanfaatan dari komponen siklus. Melalui monitoring

dan evaluasi diharapkan dinamika proses dalam siklus dapat diikuti dan

pemanfaatan sistem dapat optimal.(14)

27
 M. Kerangka Teori

Man

Money

Mutu
Pelayanan Mutu
Matherial Pengelolaan Pelayanan
DRM Rekam
Medis Medis

Methods

Machines

Gambar 2.1 Kerangka Teori

Sumber : modifikasi antara teori Syahu Sugian O dalam bukunya Kamus

Manajemen Mutu dengan teori George R. Terry dalam bukunya Principle of

ManagementdanHatta, Gemala R. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di

sarana pelayanan kesehatan.

28
 N. Kerangka Konsep

Sarana
Pengelolaan
Rekam Medis di
Filing

Standar Missfile
Operasional Pengelolaan
Prosedur (SOP) DRM di Filing
Pengelolaan
Rekam Medis di Retrievable
Filing

Pengetahuan
Petugas Filing

Gambar 2.2 Kerangka Konsep

Keterangan :

: variable yang diteliti

:variable yang tidak diteliti

29
 BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Jenis Penelitian dan Rancangan Penelitian

Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan meninjau pengelolaan

DRM di bagian filing di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. Metode

penelitian deskriptif adalah suatu metode penelitian yang dilakukan

dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskripsi tentang

suatu keadaan secara objek.(13-14)

B. Variabel Penelitian

Variabel adalah suatu yang digunankan sebagai ciri, sifat, atau

ukuran yang dimilika atau didapakan oleh satuan penelitian tentang suatu

konsep pengertian tertentu.(13-14)

Variabel penelitian sebagai berikut :

1. Sarana Pengelolaan DRM di Filing

2. SOP

3. Pengetahuan Petugas Filing

4. Pengelolaan DRM di Filing

30
C. Definisi Operasional

Tabel 3.1

Definisi Operasional

No Variabel Definisi Operasional

1 Sarana Pengelolaan DRM di filing Alat yang digunakan untuk

menunjang proses pengelolaan

DRM di filing.

2 SOP Standar Operasional Prosedur

yang digunakan sebagai acuan

dalam pelaksanaan

pengelolaan DRM di bagian

filing RS Bhakti Wira Tamtama

Semarang

3 Pengetahuan Petugas Filing Pengetahuan petugas filing

tentang pengelolaan DRM di

filing

4 Pengelolaan DRM di Filing Tata cara pengelolaan DRM di

fiing.

31
D. Subjek dan Objek

1. Subjek

Subjek pada penelitian ini yaitu 3 petugas filing dan kepala Unit

Rekam Medis RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.

2. Objek

Objek pada penelitian ini adalah proses pengelolaan DRM difiling

RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.

E. Instrumen Penelitian

1. Pedoman wawancara

Membuat daftar pertanyaan yangakan di ajukan kepada petugas

filing agar mengetahui secara detail bagaimana cara pengelolaan

dokumen rekam medis di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.

2. Pedoman Observasi

Observasi di lakukan secara langsung pada unit filing di RS Bhakti

Wira Tamtama dengan objek penelitian pengelolaan dokumen rekam

medis, dan hal akan di teliti yaitu sarana pengelolaan DRM, Standar

Operasional Prosedur (SOP) penglolaan rekam medis dan

pengetahuan petugas filing.

32
F. Pengumpulan Data

Jenis data dalam penelitian ini adalah :

1. Data Primer

Data Primer adalah data yang diperoleh dari hasil obesevasi,

dalam penelitian ini data primernya yaitu sarana dan prasaran

pengelolaan dokumen rekam medis, SOP dan pengetahuan petugas

filing di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.

2. Data Sekunder

Wawancara yaitu mengajukan beberapa pertanyaan secara

langsung kepada petugas filing di RS Bhakti Wira Tamtama

Semarang, mengenai pengelolaan DRM.

G. Pengolahan Data

1. Editing

Editing adalah meneliti atau melakukan pengecekkan tentang

kelengkapan data yang telah diperoleh sehingga bisa menjadi

informasi yang mempunyai arti.

2. Tabulating

Tabulating yaitu mengumpulkan data-data yang telah diperoleh

dan di urutkan berdasarkan jenis data agar mempermudah dalam

proses penyajian data.

33
H. Analisis Data

Data yang sudah diperoleh dari penelitian akan dianalisis dengan

mengolahnya secara deskriptif yaitu dengan menguraikan data tentang

pengelolaan dokumen rekam medis kemudian data tersebut akan di

bandingkan dengan teori yang ada untuk didapatkan kesimpulan dari

penelitian ini.

34
 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum RS Bhakti Wira Tamtama Semarang

1. Profil RS Bhakti Wira Tamtama Semarang

Pada tanggal 8 Desember 1949 telah tersusun organisasi Divisi

III/Gubernur III dengan Panglima Devisi dijabat oleh Kolonel Gatot

Subroto Kepala Kesehatan (DK Devisi III) dijabat oleh Letkol.

Dr.Suhardi dibantu staf administrasi Lettu Adam Saleh, kantor yang

berlokasi di Hotel Dibya Puti Semarang. Mayor Dr. Sumartono

diperintahkan oleh Kepala DKT III untuk menerima penyerahan Militer

Hospital yang berkedudukan di jalan Bojong 150 Semarang, serah

terima dilaksanakan pada tanggal 14 Desember 1949 dimana Mayor

Dr.Sumartono didampingi oleh Lettu Adam Saleh dan Lettu Ismaun.

Penyerahan dilaksanakan secara bertahap dimana tahap pertama

baru diserahkan Territorial Militair Gezondheids Dienst (TMGD).

Rumah sakit yang berlokasi di jalan Bojong 150, dan yang dijalan HOS

Cokroaminoto 10 masih dipergunakan untuk merawat tentara Belanda

yang luka-luka akibat pertempuran sebagai penanggung jawab Rumah

Sakit yang terletak di jalan Bojong 150 ditunjuk Lettu Ismaun dibantu

Zr. Sumartini serta beberapa orang tenaga tambahan dari DKT Solo.

Penyerahan dilaksanakan secara bertahap dimana tahap

pertama baru diserahkan Territorial Millitair Gezzondheids Dients

35
(TMGD). Rumah sakit yang berlokasi di Jalan Bojong 150, sedang

yang di Jalan HOS Cokroaminoto 1 masih dipergunakan untuk

merawat tentara Belanda yang luka-luka akibat pertempuran sebagai

penanggung jawab Rumah Sakit di Jalan Bojong 150 ditunjuk Lettu

Ismaun dibantu Zr. Sumartini serta beberapa orang tenaga tambahan

dari DKT Solo. DKT divisi III yang semula berkedudukan di Hotel Puri

kemudian bergbaung dengan Rummah Sakit di Jalan Bojong 150.

Pada bulan Juni 1950 Mayor Dr. Sumartono ditarik dijakarta dan

sebagai penggantinya ditunjuk Letkol. Dr. Suwondo. Pada bulan

Agustus 1950 Militer Hospital Yuliana Jalan HOS Cokroaminoto 10

daerah diserah terimakan kepada RI dan di beri nama Rumah Sakit

Devisi III / Tentara dan Teritorium Jawa Tengah. Setelah serah terima

dilanjutkan pemisahan personil antara yang bergabung dengan APRIS

dengan tetep bernaung dibawah KNIL/KL.

RS Bhakti Wira Tamtama Semrang merupakan rumah sakit

tingkat III 04.06.02 atau setara dengan rumah sakit Depkes tipe C.

Berdasarkan surat keputusan Pangdam IV/Dipoegoro No.

Skep/283.04/X/1993 sejak tanggal 30 Oktober 1993, rumah sakit ini

memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien dinas yang terdiri

dari TNI (AD, AL, AU), PNS, Askes, Jamsostek beserta keluargnya

serta melayani masyarakat umum atau swasta.

36
2. Visi, Misi, Motto dan Falsafah RS Bhakti Wira Tamtama

a. Visi

Menjadi sumber informasi rumah sakit yang akurat.

b. Misi

Meningkatkan mutu pelayanan dan administrasi kesehatan

Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang.

c. Motto

Cepat, Tepat, Akurat

d. Falsafah

Rekam Medis bersifat Rahasia, Aman, dan Akurat serta dapat

dipertanggung jawabkan.

3. Jenis Pelayanan di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang

a. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)

Tugas pokok dan fungsi TPPRJ yaitu melaksanakan

pendaftaran pasien rawat jalan baru maupun pasien lama agar

semua pasien rawat jalan dicatat dan dilayani sesuai dengan

ketentuan.

b. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)

Tugas pokok dan fungsi TPPRI yaitu agar pasien rawat inap

dan petugas TPPRI dapat memahami dan menjaga aturan

pendaftaran rawat ina di RS Bhakti Wira Tamtaa Semarang dan

menjaga kelengkapan data pasien sehingga tertib administrasi akan

menghasilkan data yang akurat.

37
c. Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD)

Tugas pokok dan fungsi TPPGD yaitu melayani pasien selama

24 jam dalam keadaan gawat darurat atau darurat dan untuk tertib

administrasi pasien yang dirawat di UGD (unit gawat darurat).

d. Unit Filing

Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis

yang mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

1) Menerima DRM yang sudah lengkap diberi kode dari bagian

koding / indeksing.

2) Menyimpan DRM yang sudah lengkap ke dalam rak

penyimpanan sesuai dengan metode yang digunakan dan

sesuai dengan kode warna pada nomor rekam medis.

3) Menyediakan DRM yang akan dipinjam.

4) Melakukan penyisiran untuk mengembalikan DRM yang salah

letak.

5) Melakukan retensi DRM.

6) Menyimpan DRM inaktif berdasarkan jenis penyakitnya.

7) Bersama tim pemusnahan rekam medis melaksanakan

kegiatan pemusnahan.

8) Setiap bulan melaporkan tingkat ketidaklengkapan DRM pada

Sub Komite Rekam Medis untuk ditindaklanjuti.

38
e. Unit Gawat Darurat (UGD)

Melayani pasien dengan keadaan gawat darurat di RS Bhakti

Wira Tamtama Semarang dilakukan selama 24 Jam. Terdapat

beberapa unit medis untuk gawat darurat meliputi :

1) Gawat Darurat Medis

Pemeriksaan pasien yang ditangani oleh dokter jaga UGD

dalam melakukan tindakan sesuai dengan tingkat keparahan

pasien dengan cepat.

2) Gawat Darurat Bedah

Pemeriksaan pasien dengan tingkat keparahan perlunya

dilakukan tindakan bedah oleh dokter sehingga pasien tidak

mengalami pendarahan.

3) Rujukan atau evakuasi pasien

Merupakan suatu keputusan akhir pelayanan UGD rumah sakit

dalam menindaklanjuti pelayanan dirumah sakit apakah pasien

UGD perlu dirujuk ke rumah sakit lain atau dirawat inap.

f. Unit Rawat Jalan (URJ)

Merupakan tempat pelayanan pasien yang berobat di unit rawat

jalan, ataupun sebagai penentu apakah pasien perlu dirawat inap

atau perlu dirujuk ke rumah sakit lainnya. Jenis pelayanan rawat

jalan di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang meliputi :

1) Poliklinik Umum

2) Poliklinik Gigi

3) Poliklinik Anak

39
 4) Poliklinik THT

5) Poliklinik Obsgyn (Kandungan)

6) Poliklinik Kulit dan Kelamin

7) Poliklinik Penyakit Dalam

8) Poliklinik Syaraf

9) Poliklinik Mata

10) Poliklinik Rehabilitasi Medik / Fisioterapi

11) Kamar Operasi / Poliklinik Bedah

12) Radiologi

13) VK / Kamar Bersalin (dalam tahap pembangunan)

g. Unit Rawat inap (URI)

Merupakan inti dari kegiatan rumah sakit, sebagai pengobatan

pasien rawat inap Unit rawat inap juga dibedakan atas kelas

perawatan, seperti sebagai berikut :

1) Paviliun Nusa Indah

Digunakan untuk melayani pasien dinas beserta keluarga serta

pasien umum yang tersedia dalam fasilitas kelas I dan II

dengan kasus penyakit yang kompleks.

2) Bangsal Melati

Digunakan untuk melayani pasien dinas terdiri dari Militer

golongan pangkat perwira tinggi dan perwira menengah beserta

keluarganya, sedangkan PNS (Pegawai Negri Sipil) yang terdiri

dari golongan III dan IV beserta keluarganya dan pasien umum.

40
3) Bangsal Anggrek

Dipergunakan untuk bangsal anak yang terdiri dari anak

keluarga pasien dinas (Pegawai Negeri Sipil, Tentara Umum,

BPJS, dsb) yang tersedia dalam kelas 1 dan II.

4) Bangsal Bougnville

Digunakan untuk perawatan kebidanan dan pasien nifas

setelah melahirkan bagi pasien dinas dan umumyang tersedia

dalam kelas II.

5) Bangsal Flamboyan

Digunakan untuk bangsal spesialis penyakit dalam, untuk

melayani pasien dinas beserta keluargannya maupun pasien

umum dan BPJS yang tersedia dalam kelas I, II, dan III.

6) Bangsal Dahlia

Digunakan untuk bangsal kasus penyakit bedah, untuk

melayani pasien dinas bserta keluarganya maumun pasien

umum dan BPJS yang tersedia dalam kelas II dan III.

7) ICU

Digunakan untuk melayani pasien dinas maupun umum yang

membutuhkan perawatan kritis dan pelayanan yang intensif.

41
4. Gambaran Umum Unit Rekam Medis Rumah Sakit

a. Visi, Misi dan Tujuan Unit Rekam Medis

1) Visi

Menjadi sumber informasi rumah sakit yang akurat.

2) Misi

Berperan serta dalam peningkatan mutu pelayanan dan

administrasi kesehatan Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama.

3) Tujuan

Menunjang tercapainya tertip tentang administrasi dan

peningkatan mutu pelayanan rumah sakit.

b. Bagian Unit Rekam Medis

1) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)

Pelayanan rekam medis dibagian pendaftaran pasien rawat

jalan, yang bertujuan untuk melayani pendaftaran pasin lama

maupun baru untuk dilakukan pencatatan identitas pasien yang

akan datang berobat.

Alur dan Prosedur Pelayanaan di TPPRJ

a) Pasien Baru

(1) Dibuatkan KIB, KIUP, dan dokumen Rekam Medis

Rawat jalan.

(2) Pasien dinas menunjukan kartu anggota.

(3) Pasien Askes menyerahkan fotocopy Askes.

(4) Untuk pasien umum atau swasta menunjukan identitas

pasien dan membayar karcis pendaftaran.

42
 (5) KIB diserahkan kembali ke pasien, dengan berpesan

apabila datang berobat kembali kartu harap dibawa,

setelah itu pasien dipersilahkan untuk menunggu di

poliklinik yang dituju.

(6) Kemudian dokumen Rekam Medis dicatat pada buku

register Pendaftaran Pasien Rawat Jalan.

(7) Dokumen Rekam Medis dipisahkan sesuai dengan

poliklinik yang dituju dan dicatat di buku ekspedisi ke

poliklinik.

(8) Dokumen Rekam Medis di antar oleh petugas rekam

medsi ke poliklinik.

b) Pasien Lama

(1) Pasien mendaftar, apabila membawa surat rujukan

maka surat rujukan bisa ditunjukkan pada petugas

pendaftaran.

(2) Petugas pendaftaran menanyakan KIB, apabila pasien

lupa membawa KIB, maka petugas akan mencari

nomor rekam medis berdasarkan nama pasien melalui

KIUP.

(3) Setelah mencari nomor rekam medis di KIUP, maka

kemudian petugas mencarikan dan mengambilkan

berkas rekam medis di filing.

(4) Pasien dipersilahkan untuk menunggu di poliklinik

yang dituju.untuk pasien umum atau swasta

dipersilahkan untuk membayar karcis.

43
 (5) Petugas mencatat tanggal dan poliklinik yang dituju

pada dokumen Rekam Medis, apabila lembaran

dokumen Rekam Medis habis maka petugas akan

menambah lembaran baru.

(6) Data dokumen Rekam Medis dicatat di buku register

pasien.

(7) Dokumen Rekam Medis dipisah-pisahkan sesuai

dengan tujuan poliklinik yang dituju dan dicatat di buku

ekspedisi pengiriman.

2) Assembling

Assembling merupakan bagian pengolahan data di unit

rekam medis yang memiliki tugas pokok sebagai berikut :

a) Menerima berkas rekam medis rawat inap dari ruang

perawatan.

b) Merakit dokumen rawat inap sesuai dengan urutan nomor

formulir.

c) Mengidentifikasi kelengkapan isi dokumen rekam medis

rawat inap.

d) Merancang desain formulir.

3) Koding dan Indeksing

Koding dan Indeksing merupakan bagian pengolahan data

di unit rekam medis yang memiliki tugas pokok sebagai berikut :

a) Menetapkan diagnose penyakit berdsarkan ICD-10.

b) Menetapkan diagnose tindakan berdasarkan ICD-9 CM.

44
 c) Menganalisa dokumen rekam medis untuk menentukan

kode penyakit dan kode tindakan yang paling tepat.

d) Memasukan kode diagnosa penyakit ke dalam program

SIM RS.

4) Analising Reporting

Analising Reporting merupakan bagian pengolahan data di

unit rekam medis yang memiliki tugas pokok sebagai berikut :

a) Sensus harian rawat jalan, rawat inap dimasukan ke dalam

Rekapitulasi 1direkap dan dihitung.

b) Data klasifikasi 10 macam penyakit terbanyak rawat jalan

dan rawat inap.

c) Jumlah kunjungan pasien rawat jalan baru dan lama.

d) Jumlah pasien askes dan non askes.

e) Jenis-jenis tindakan dan operasi yang dilakukan.

f) Sebab-sebab kematian.

g) Jumlah hari perawatan.

h) Jumlah pasien keluar.

i) Tingkat efisien ruang dari Rumah Sakit (berdasarkan BOR,

LOS, TOI, dan BTO).

j) Gross death Rate (GDR)

k) Net Death Rate (NDR)

l) Grafik Barber Jonshon

45
5) Filing

Filing merupakan bagian pengolahan data di unit rekam

medis yang memiliki tugas pokok sebagai berikut :

a) Menerima DRM yang sudah lengkap dan sudah diberi kode

pada bagian koding dan indeksing.

b) Memasukan dokumen rekam medis yang telah lengkap ke

dalam rak.

c) Memberi kode warna folder dokumen rekam medis.

d) Memasukan atau menyimpan dokumen rekam medis ke

ruang penyimpanan dokumen rekam medis.

e) Melakukan penyisiran dokumen yang salah letak.

f) Melakukan retensi.

g) Menyimpan DRM inaktif berdasarkan tanggal terakhir

berobat dan dikelompokan berdasarkan jenis penyakitnya.

h) Bersama tim pemusnahan rekam medis melaksanakan

kegiatan pemusnahan.(21)

46
B. Hasil Penelitian

1. Sarana Pengelolaan DRM di Bagian Filing

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di bagian filing RS

Bhakti Wira Tamtama Semarang didapatkan hasil sebagai berikut:

a. Tidak menggunakan Tracer

b. Buku ekspedisi

c. Tidak ada bon peminjaman DRM

d. Rak file

e. Tidak ada kode warna

f. Tidak ada AC tetapi ada kipas angin

g. DRM menggunakan map folder

Berdasarkan hasil wawancara kepada 3 orang petugas filing di RS

Bhakti Wira Tamtama Semarang sarana pengelolaan DRM yang

digunakan sebagai berikut :

a. Buku Ekspedisi

RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sudah menggunakan

buku ekspedisi untuk distribusi DRM, agar mudah melacak DRM

yang belum kembali ke filing setelah digunakan untuk

pemeriksaan pasien.

b. Rak file

RS Bhakti Wira Tamtama Semarang memiliki 13 rak file. Dari

13 rak file 10 diantaranya untuk penyimpanan DRM pasien swasta

dan sisa 3 untuk penyimpanan DRM pasien dengan jaminan

asuransi kesehatan.

47
 c. Map folder

Map folder digunakan untuk menyimpan formulir – formulir

berkas pemeriksaan pasien.

2. SOP Pengelolaan DRM di Bagian Filing

Berdasarkan hasil wawancara RS Bhakti Wira Tamtama

Semarang belum mempunyai SOP yang mengatur tentang

pengelolaan. SOP yang digunakan sebagai panduan petugas dalam

melaksanakan kegiatan pengelolaan DRM yaitu :

a. SOP Penyimpanan dan Pengambilan DRM

Penyimpanan :

1) Dilaksanakan hanya oleh petugas rekam medis terutama

yang ditugaskan sebagai petugas penyimpanan.

2) Petugas harus mengerti sistem penomoran yang berlaku

yaitu terminal digit filing (sistem angka akhir).

3) Berkas yang kembali keruangan rekam medis dipisahkan /

disortir sesuai kelompok nomor aktif, masukkan dalam kotak

sortir penyimpanan.

4) Petugas menyimpan berkas pada rak penyimpanan sesuai

kelompok nomor secara urut.

5) Untuk berkas yang terletak pada rak penjajaran bagian atas

penyimpanan dilakukan dengan tangga, tidak diperkanankan

menginjak ambalan rak.

48
 Pengambilan:

1) Untuk keprluan berobat ulang, petugas mencatat bon pinjam

dari perawat tentang identitas pasien yang rawat ulang.

2) Cari berkas yang sesuai dengan nomor rekam medis pasien,

ambil berkas yang diminta.

3) Berkas ditulis pada bon pinjam oleh petugas yang meminjam

pada buku bon pinjam yang telah disediakan.

b. SOP Peminjaman DRM

1) Peminjam datang langsung ke ruang rekam medis dengan

membawa identitas pasien yang akan dipinjam serta mengisi

blanko bon pinjam.

2) Petugas rekam medis urusan filing mencari DRM yang

dimaksud.

3) Dokumen diberikan peminjam.

4) Dokumen dibuka diruang urusan rekam medis, tidak boleh

dibawa keluar (untuk riset), kecuali untuk follow up atau her

opname untuk tindak lanjut perawatan.

5) Peminjaman bertanggung jawab atas keutuhan dan urutan

lembar dokumen dan tidak bolek terjadi kerusakan.

49
3. Pengetahuan Petugas Filing

Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing didapatkan

hasil sebagai berikut :

a. Karakteristik petugas filing

Tabel 4.1

Karakteristik Petugas Filing

No Nama Umur Pendidikan terakhir

1 A 26 DIII RMIK

2 B 26 DIII RMIK

3 C 50 SMA

Sumber : hasil wawancara petugas filing

b. Pengetahuan sebagai petugas filing

Berdasarkan hasil obsevasi yang dilakukan kepada petugas filing

di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang didapatkan tugas pokok

sebagai petugas filing yaitu :

1) Menerima DRM pasien rawat jalan yang sudah selesai

berobat dari poliklinik dan menerima DRM dari assembling

yang sudah rakit / diurutkan kembali dan di koding

indeksing.

2) Mensortir DRM untuk memudahkan petugas saat

memasukan DRM ke dalam rak file dengan sistem Terminal

Digit Filing.

50
 3) Menyediakan DRM yang akan dipinjam.

4) Melakukan penyisiran DRM yang salah letak.

5) Melakukan retensi.

6) Menyimpan DRM inaktif berdasarkan tanggal terakhir

berobat dan dikelompokan berdasarkan jenis penyakit.

7) Melakasanakan pemusahan DRM.

8) Menjaga kerahasiaan DRM.

9) Melakukan pemeliharaan DRM denga baik dan benar.

4. Pengelolaan DRM di Filing

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing. Pengelolaan

DRM dapat dilakukan dengan cara berikut :

a. Menyimpan DRM dengan sistem penyimpanan sentralisasi

b. DRM disimpan pada rak file dengan sistem penjajaran Terminal

Digit Filing.

c. Memberi map folder untuk DRM pasien baru / DRM pasien lama

yang map folder nya sudah rusak.

d. Pengendalian DRM yang salah letak dengan menggunakan buku

ekspedisi.

e. Meretensi DRM sudah mencapai masa penyimpanan 5 tahun dari

tanggal kunjungan terakhir.

Berdasarkan hasil observasi di RS Bhakti Wira Tamtama

Semarang. Untuk pelaksanaan kegiatan pengelolaan DRM dilakukan

dengan cara sebagai berikut :

a. DRM disimpan dengan cara sentralisasi.

51
 b. DRM disimpan pada rak dengan metode TDF (terminal digit filing)

c. Member map folder untuk DRM pasien baru / DRM pasien lama

yang map foldernya sudah rusak.

d. Pengendalian DRM salah letak menggunakan buku ekspedisi.

C. Pembahasan

1. Sarana Pengelolaan DRM

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat

dalam mencapai maksud atau tujuan. Sarana yang digunakan dalam

melaksanakan kegiatan pengelolaan DRM di bagian filing RS Bhakti

Wira Tamtama Semarang belum sesuai dengan teori, karena hanya

ada buku ekspedisi, rak file dan map folder.(15)

a. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti serah terima DRM,

untuk mengetahui unit mana yang meminjam DRM dan untuk

mengetahui kapan DRM tersebut akan dikembalikan pada unit

filing.(23)

Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing bahwa

petugas mengetahui fungsi buku ekspedisi.Gunanya untuk

melacak DRM yang sedang dipinjam untuk keperluan

pemeriksaan pasien, DRM tersebut sudah kembali ke filing atau

belum. Jadi, pengetahuan petugas filing tentang fungsi buku

ekspedisi sama dengan teori tetapi belum diterapkan secara

maksimal. Saran dari peneliti agar buku ekspedisi digunakan

52
 dengan maksimal dan sesuai dengan fungsinya agar dapat

memudahkan petugas melacak keberadaan DRM.

b. Rak File

Rak file adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan file yang

disusun secara portrait / landscape. File – file yang akan disimpan

di dalam rak terlabih dahulu dimasukkan ke dalam map folder

yang ukurannya lebih lebar dari ukuran file sehingga tampak

punggung map folder dari rak file, yang berguna menempatkan

label / judul file yang ada di dalamnya. (24)

Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing bahwa

petugas mengetahui rak file digunakan untuk menyimpan DRM

pasien, agar saat dibutuhkan bisa dicari dengan mudah. Rak file

terubat dari besi dengan sekat kayu. DRM di RS Bhakti Wira

Tamtama Semarang di simpan dengan sistem TDF (terminal digit

filing). Dari 20 rak file terdapat 100 subrak dengan no sub rak 00

sampai 99. Saran dari peneliti yang menyediakan rak file baru

karena rak file sekarang sudah penuh dan tidak cukup

menampung DRM dan penataan degan TDF dilakukan secara

berkala.

c. Map Folder

Map folder adalah lipatan yang dibuat dari karton / kertas tebal

atau dari plastik yang digunakan untuk menyimpan file / berkas.

File yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1 – 50 lembar.

53
 Sebaiknya file jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga

map sulit ditutup. (24)

Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing, petugas

mengetahui fungsi map folder untuk meyimpan dan melindungi

formulir – formulir rekam medis. Map folder disimpan ke dalam rak

file dengan posisi portrait. Bahan map folder terbuat dari kertas

karton. Map folder dengan bahan kertas rentan sekali dengan

kerusakan. Dan di RS Bhakti Wira Tamtama sering ditemukan

DRM yang map foldernya sudah rusak atau tidak layak. Peneliti

menyarankan map folder diganti dengan bahan kertas yang lebih

tebal atau diganti dengan bahan plastik yang lebih tahan lama,

dan untuk map folder yang baru sudah diberikan kode warna.

d. Tracer

Tracer adalah kartu yang digunakan sebagai petunjuk

keluarnya DRM dari rak filing. Fungsi tracer yaitu sebagai petunjuk

keberdaan DRM, menghitung tingkat penggunaan DRM pada

periode waktu dan sebagai pengganti DRM yang

keluar.Sedangkan manfaat tracer yaitu mengurangi terjadinya

missfile dan kemudian dalam pencarian DRM. Setiap DRM yang

diambil, pada tracer harus dicatat :

1) Nomor rekam medis.

2) Tanggal pengambilan / peminjaman.

3) Nama penerima / peminjam.

4) Tujuan peminjaman.

54
5) Dimana dokumen dipinjam (unit pelayanan apa).

6) Digunakan oleh.

7) No. surat ijin (bila diperlukan).

Setelah dilakukan pencatatan pada tracer, tracer diselipkan

diantara DRM yang akan diambil dengan nomor rekam medis

tampak diluar. Selanjutnya DRM yang diperlukan dapat diambil.

Dengan demikian mak DRM yang sedang digunakan (keluar dari

rak) dapat diketahui untuk keperluan apa, siapa penggunanya dan

mulai kapan digunakan. Tracer juga dapat membantu petugas

mempermudah petugas ketika mengembalikan DRM ke dalam rak

file.(7)

Di unit rekam medis bagian filing rumah sakit Bhakti Wira

Tamtama Semarang belum menggunakan tracer sebagai sarana

untuk mencegah terjadinya missfile, membantu petugas dalam

mengambil dan mengembalikan dokumen dan melacak keberdaan

DRM. Peneliti menyarankan supaya menggunakan tracer agar

dapat meminimalisir terjadinya missfile, petugas juga lebih

dimudahkan dalam mengambil, mengembalikan DRM dan

melacak keberadaan DRM dan tracer supaya tidak manual

sehingga dapat mempercepat pelayanan dengan memaksimalkan

sistem informasi pendaftaran sehingga tracer bisa langsung di

print out nomor rekam medis dan peminjam DRM (unit pelayanan

kesehatan), kemudian tracer diselipkan terlebih dahulu baru

kemudian DRM diambil.

55
e. Bon Pinjam

Bon pinjam (out slip) adalah sehelai kertas yang berisi

keterangan-keterangan yang dapat digunakan sebagai pengganti

arsip yang dipinjam. Oleh karena itu bon pinjam harus ditempatkan

pada tempat arsip yang dikeluarkan atau dipinjam.(4)

Berdasarkan hasil wawancara dan obsevasi di bagian filing

tidak menggunakan bon peminjaman DRM dikarenakan tidak

waktu untuk menulis data pasien ke dalam bon pinjam karena

akan memperlambat proses pelayanan. Peneliti menyarankan

untuk menggunakan bon pinjam agar petugas mudah melacak

keberadaan dokumen dan supaya tidak manual sehingga dapat

mempercepat pelayanan dengan memaksimalkan sistem informasi

pendaftaran sehingga bisa langsung di print out nomor rekam

medis dan peminjam DRM (unit pelayanan terkait),

f. Kode Warna

Kode Warna adalah kode yang dimaksudkan untuk memberi

warna tertentu pada sampul rekam medis untuk mencegah kelliru

simpan dan memudahkan mencari berkas rekam medis yang

salah simpan.(6)

Pemberian kode warna dapat dilakukan pada metode

penomoran angka akhir dan metode penomoran angka tengah,

dengan cara member warna 2 angka kelompok terakhir untuk TDF

dan kelompok tengah untuk MDF.

56
Kode warna yang dimaksud adalah setiap angka diberi tanda

warna tertentu :

Tabel 4.2

Kode Warna DRM

Angka Warna

1 Ungu

2 Kuning

3 Hijau tua

4 Oranye

5 Biru muda

6 Coklat

7 Kemerahan/magenta

8 Hijau muda

9 Merah

0 Biru tua

Berdasarkan hasil wawancara kode warna belum digunakan

pada DRM yang ada di RS Bhakti Wira Tamtama.Digunakanya

kode warna juga sangat berpengaruh untuk mengedalikan

kejadian missfile.Peneliti memberi saran agar menggunakan kode

warna, sehingga dapat meminimalisir kejadian missfile.

Misal : Karena di RS Bhakti Wira Tamtama menggunakan

sistem penjajaran TDF (terminal digit filing) jadi kode warna

terdapat pada 2 (dua) angka terakhir. Yaitu :

57
 90 – 28 – 06 Biru tua / Coklat

55 – 77 – 52 Biru muda / Kuning

Warna – warna tersebut akan ditempelkan pada DRM pasien

sehingga memudahkan petugas dalam mencari sub rak DRM

dengan melihat kode warna.

2. SOP Pengelolaan DRM dibagian Filing

SOP dibuat untuk melaksanakan kegiatan pokok yang ditetapkan

untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap kegiatan

yang terjadi berulang-ulang.(22) SOP digunakan sebagai acuan

pelaksanaan kegiatan pengelolaan DRM dan disesuaikan dengan

fungsi dan kerjanya. Berdasarkan hasil wawancara di RS Bhakti Wira

Tamtama Semarang belum ada SOP yang mengatur tentang

pengelolaan DRM dibagian Filing.

Adapun beberapa SOP yang digunakan petugas sebagai

pedoman dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan DRM yaitu :

a. SOP Penyimpanan dan Pengembalian DRM

b. SOP Peminjaman DRM

Tetapi dalam isi SOP yang digunakan sebagai pedoman terebut

terdapat butir yang tidak sesuai dengan kenyataanya yaitu

menggunakan blangko bon peminjaman DRM.Sedangkan pada

kenyataannya bon peminjaman DRM tidak digunakan. Hal ini

membuktikan bahwa SOP yang digunakan sebagai pedoman

pelaksanaan pengelolaan DRM masih belum rinci dan masih ada

kekurangan.

58
 Peneliti menyarankan agar RS Bhakti Wira Tamtama

mensosialisasikan isi SOP kepada seluruh petugas rekam medis

agar petugas mengerti akan fungsi dan tugas pokoknya masing-

masing, mengadakan briefing dan secara terlulis melalui selabaran

foto copian agar isi SOP dilaksanakan oleh petugas.

3. Pengetahuan Petugas Filing

Petugas rekam medis adalah orang yang sangat berpengaruh

terhadap kegiatan rekam medis disetiap rumah sakit, petugas rekam

medis mempunyai tanggung jawab dan tugas besar dalam

mejalankan tugas seperti menjaga dan memelihara DRM, agar

informasi yang tidak jatuh pada orang banyak serta untuk menjaga

mutu pelayanan disetiap rumah sakit, oleh karena itu diharapkan

petugas rekam medis harus benar-benar orang yang berkompeten

dalam bidang rekam medis.(23)

Berdasarkan hasil wawancara terkait tugas pokok di bagian filing

sebagai berikut :

a. Petugas A dan Petugas B :

1) Menyimpan DRM kedalam rak dengan metode TDF

(Terminal Digit Filing).

2) Mengambil kembali DRM untuk pemeriksaan pasien.

3) Mecatat DRM yang dipinjam di buku ekspedisi.

4) Melacak dokumen yang salah letak (missfile).

5) Melakukan penyusutan DRM .

6) Memindahkan DRM dari aktif ke inaktif.

59
 7) Melaksanakan pemusnahan DRM.

8) Menjaga DRM dari kerahasiannya maupun kerusakan fisik.

b. Petugas C

1) Menerima DRM rawat inap dari fungsi koding dan DRM

rawat jalan dari pelayanan pasien.

2) Mengembalikan DRM ke dalam rak file dengan metode TDF

(Terminal Digit Filing).

3) Melacak DRM yang salah letak (missfile).

4) Melakukan retensi.

5) Melaksankan pemusnahan DRM.

6) Menjaga DRM dari kerahasianya maupun dari kerusakan

fisik.

Ada beberapa tugas pokok yang belum dilaksanakan oleh ke-3

petugas filing yaitu :

a. Melacak DRM yang salah letak (missfile).

b. Melakukan retensi.

c. Memindahkan DRM aktif ke inaktif.

Dari salah satu uraian di atas tugas pokok di bagian filing yang

belum dilaksanakan oleh petugas filing yaitu karena tidak adanya

waktu untuk melaksanakan melacak DRM missfile. Untuk mencegah

terjadinya misfile yaitu dengan cara penerapan penggunaan tracer,

bon pinjam dan kode warna.

Saran dari peneliti seharus nya petugas bisa melakcak DRM yang

missfile, melakukan retensi dan memindahkan DRM aktif ke inaktif di

60
 sela waktu pelayanan pasien, atau bisa dilakukan kepada petugas

yang bertugas pada sift malam karena saat sift malam pasien yang

datang tidak terlaku banyak jadi petugas bisa melacak DRM missfile

dan melakukan retensi secara bergilir.

4. Pengelolaan DRM dibagian Filing

Berdasarkan hasil wawancara pada ke–3 petugas filing

pengelolaan DRM dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a. Menyimpan DRM dengan sistem penyimpanan sentralisasi

b. DRM disimpan pada rak file dengan metode penjajaran Terminal

Digit Filing.

c. Memberi map folder untuk DRM pasien baru / DRM pasien lama

yang map folder nya sudah rusak.

d. Pengendalian DRM yang salah letak dengan menggunakan buku

ekspedisi.

e. Meretensi DRM sudah mencapai masa penyimpanan 5 tahun dari

tanggal kunjungan terakhir.

Berdasarkan hasil observasi di RS Bhakti Wira Tamtama

Semarang. Untuk pelaksanaan kegiatan pengelolaan DRM dilakukan

dengan cara sebagai berikut :

a. DRM disimpan dengan cara sentralisasi.

b. DRM disimpan pada rak dengan metode TDF (terminal digit filing)

c. Memberi map folder untuk DRM pasien baru / DRM pasien lama

yang map foldernya sudah rusak.

d. Pengendalian DRM salah letak menggunakan buku ekspedisi.

61
 Dengan menggunakan sistem sentralisasi seharusnya lebih

mempermudah petugas dalam melaksanakan pengelolaan karena

DRM yang disimpan menjadi satu yaitu DRM rawat inap dan rawat

jalan.Tetapi masih ada kejadian missfile.

Peneliti menyarankan, agar antar per kelompok section diberi skat

supaya DRM bisa berdiri, dilakukan retensi periodic dengan cara

menyortir dan mengurangi beban rak file dan penataan penjajaran

dilakukan secara bertahap, per pasien lama yang datang berobat

kembali DRM dijajarkan kembali di rak file yang baru dengan sistem

penjajaran TDF dan diberi folder baru dengan kode warna dan nomor

rekam medis yang digunakan nomor rekam medis yang lama.

62
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai

pengelolaan DRM dan faktor yang menyebabkan kejadian missfile,

diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

1. Sarana – sarana yang digunakan untuk pengelolaan DRM adalah rak

file, map folder dan buku ekspedisi sedangkan bon pinjam, tracer dan

kode warna belum digunakan.

2. RS Bhakti Wira Tamtama Semarang belum memiliki SOP tentang

pengelolaan DRM, jadi untuk melaksanakan fungsi dan tugas

sebagai petugas filing berpedoman pada SOP peminjaman, SOP

penyimpanan dan pengembalian.

3. RS Bhakti Wira Tamtama memiliki 3 petugas di bagian filing.

4. Pengelolaan DRM di filing RS Bhakti Wira Tamtama Semarang di

mulai dari menyimpan DRM dengan sistem penyimpanan

sentralisasi, sistem penjajaran menggunakan metode TDF (terminal

digit filing), mengganti map DRM yang sudah rusak, melacak DRM

yang salah tepat (missfile).

63
B. Saran

1. Mengganti map folder dengan kertas yang lebih tebal atau dengan

bahan plastik yang lebih tahan lama.

2. Menyediakan rak file baru karena rak file yang sekarang sudah penuh

dan tidak cukup menampung DRM.

3. Mengganti map folder dengan kertas yang lebih tebal atau dengan

bahan plastic yang lebih tahan lama dan untuk map folder yang baru

sudah diberikan kode warna.

4. Menggunakan tracer, supaya tidak manual untuk mempercepat

pelayanan rekam medis dan dimaksimalkan dari sistem informasi

pendaftaran agar bisa di print out nomor rekam medis dan peminjam

(unit pelayanan terkait), kemudian tracer diselipkan terlebih dahulu

baru kemudian DRM diambil.

5. Menggunakan bon pinjam, , supaya tidak manual untuk mempercepat

pelayanan rekam medis dan dimaksimalkan dari sistem informasi

pendaftaran agar bisa di print out nomor rekam medis dan peminjam

(unit pelayanan terkait).

6. Menerapkan penggunaan kode warna sehingga dapat meminimalisir

kejadian missfile.

Misal :

Karena di RS Bhakti Wira Tamtama menggunakan sistem penjajaran

TDF (terminal digit filing) jadi kode warna terdapat pada 2 (dua) angka

terakhir. Yaitu :

90 – 28 – 06 Biru tua / Coklat

64
 55 – 77 – 52 Biru muda / Kuning

Warna – warna tersebut akan ditempelkan pada DRM pasien

sehingga memudahkan petugas dalam mencari sub rak DRM dengan

melihat kode warna.

7. Mensosialisasikan isi SOP kepada seluruh petugas rekam medis

supaya petugas, mengadakan briefing dan secara tertulis selebaran

foto copian.

8. Petugas bisa melakcak DRM yang missfile, melakukan retensi dan

memindahkan DRM aktif ke inaktif di sela waktu pelayanan pasien,

atau bisa dilakukan kepada petugas yang bertugas pada sift malam

karena saat sift malam pasien yang datang tidak terlaku banyak jadi

petugas bisa melacak DRM missfile dan melakukan retensi secara

bergilir.

9. Untuk pengelolaan DRM disarankan agar antar per kelompok section

diberi skat supaya DRM bisa berdiri.

10. Dilakukan retensi periodic dengan cara menyortir dan mengurangi

beban rak file aktif dan penataan penjajaran dilakukan secara

bertahap, per pasien lama yang datang berobat kembali DRM

dijajarkan kembali di rak file baru dengan sistem penjajaran TDF dan

diberi folder baru dengan kode warna dan nomor rekam medis yang

digunakan nomor rekam medis yang lama.

65
 DAFTAR PUSTAKA

1. Hartono, Bambang. Manajemen Pemasaran Rumah Sakit. Rineka Cipta.

Jakarta. 2010
2. Permenkes 269/Menkes/III mengenai Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan. 2008
3. Wursanto, Kearsipan 1 Kanisius, Yogyakarta. 1989
4. Basir, Barthos. Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara. Jakarta. 2000
5. Huffman, EK, Health Information Management, Physician Record
Company, Berwyn, Illions, 1994.
6. Huffman, EK, Health Information Management, Physician Record
Company, Berwyn, Illions, 1994.
7. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pedoman Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia Revisi I. Dirjen Pelayanan Medik. Jakarta.1997
8. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Petunjuk Teknis
Penyelenggaraan Rekam Medis/ Medical Record Rumah Sakit. Jakarta.
1991.
9. Hatta, Gemala R. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di sarana
pelayanan kesehatan. UI. Jakarta. 2009
10. Dharmanti, Inge. Analisis Faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu
Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan (Studi di RM Rawat Jalan di RSU
Haji Surabaya). Penelitian Ilmiah. Universitas Airlangga. 2003
11. Notoatmodjo, S. Metologi Penelitian Kesehatan.Rineka Cipta.Jakarta.
2010
12. Notoatmodjo, S. Kesehatan Masyarakat Ilmu & Seni.Rineka
Cipta.Jakarta. 2010
13. GR Terry & LW Rue, Dasar-Dasar Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta.
2010
14. Marimin, Tanjung Hendri & Prabowo Haryo, Sistem Informasi Manajemen
Sumber Daya Manusia, Grasindo. 2012
15. Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan
Nasional) No. 24 tahun 2007

66
16. Murdiani, Eti. Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Rawat
Jalan Untuk Mendukung Evaluasi Pelayanan di RSUD Bina Kasih
Ambarawa.Tesis. Universitas Diponegoro Semarang.2007.
17. Miller, K. Being A Medical Record Clerk. Prentice Hall Health Medical
Clerical Series.2000.
18. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Pedoman Pengelolaan
Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta. 1997.
19. Prosedur di Bagian Rekam Medis. http://rekammedis-
dafi.blogspot.com/2012/12/prosedur-di-bagian-rekam-medis.html. 15
September 2015.
20. Aldilah, Bagas. Sistem Penomoran. Tugas Praktek PSRM II. http://aldilah-
bagas-d.blog.ugm.ac.id/2012/07/15/tugas-praktek-psrm-ii/ 15 September
2015.
21. Buku Profile Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang.2009.
22. Standar Operasional Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Bhakti Wira
Tamatama Semarang, 2009.
23. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Direktorat Pelayanan Rekam
Medis Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonensia No
269/Menkes/per/III/2008. Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah
Sakit.
24. Daryan, Yayan dkk. Pemeliharaan dan pengamanan arsip. Universitas
Terbuka. Jakarta.2007.

67
LAMPIRAN
1

68
69
LAMPIRAN
2

70
71
LAMPIRAN
3

72
73
LAMPIRAN
4

74
 PEDOMAN WAWANCARA

KEPADA PETUGAS BAGIAN FILING

A. Identifikasi Subjek Penelitian

Nama :

Umur :

Bagian :

Pendidikan Terakhir :

B. Pertanyaan Penelitian

1. Sarana Pengelolaan DRM

a. Apakah petugas mengetahui sarana pengelolaan DRM?

b. Jika iya, apasaja yang petugas ketahui. Sebutkan ?

c. Apa sarana tersebut digunakan dalam melaksanakan tugas di

filing?

d. Jika iya, apakah petugas dapat memahami ?

2. SOP Pengelolaan DRM

a. Apa di Rumah Sakit ini terdapat SOP tentang pengelolaan DRM?

b. Jika ada, apa isi dari SOP tersebut?

c. Apakah sudah di terapkan dalam melaksanakan tugas di bagian

filing?

d. Jika sudah, apakah petugas dapat memahami?

e. Jika paham, apakah dapat mengerjakannya dengan

pemahamannya?

75
 3. Pengetahuan Petugas Filing

a. Apakah petugas mengetahui fungsi sebagai petugas filing?

b. Jika melakukan, apa saja yang dilakukan petugas dalam

pelaksanaan fungsi sebagai petugas filing?

4. Pengelolaan DRM di bagian Filing

a. Adakah tatacara pengelolaan DRM di bagian Filing ?

b. Jika ada, sebutkan tata cara pengelolaan DRM di bagian Filing?

c. Apakah sudah diterapkan dalam melaksanakan fungsi filing?

d. Jika sudah, apakah petugas dapat memahami ?

Jika paham, apakah petugas dapat mengerjakanya dengan pemahamanya ?

76
LAMPIRAN
5

77
 HASIL WAWANCARA

A. Identifikasi Subjek Penelitian

Nama : Petugas A

Umur : 26 Tahun

Pendidikan Terakhir : DIII RMIK

B. Jawaban

1. Sarana Pengelolaan DRM

a. Iya

b. Buku Ekspedisi, Rak File dan Map Folder

c. Iya

d. Paham

2. SOP Pengelolaan DRM

a. Tidak, tetapi petugas berpedoman pada SOP Penyimpanan DRM

dan SOP Peminjaman dan Pengembalian DRM.

3. Pengetahuan Petugas Filing

a. Tahu

b. Yaitu :

9) Menyimpan DRM kedalam rak dengan metode TDF

(Terminal Digit Filing).

10) Mengambil kembali DRM untuk pemeriksaan pasien.

11) Mecatat DRM yang dipinjam di buku ekspedisi.

12) Melacak dokumen yang salah letak (missfile).

13) Melakukan penyusutan DRM .

14) Memindahkan DRM dari aktif ke inaktif.

78
 15) Melaksanakan pemusnahan DRM.

16) Menjaga DRM dari kerahasiannya maupun kerusakan fisik.

4. Pengelolaan DRM di Bagian Filing

a. Ada

b. Belum Semua dilaksankan oleh petugas filing.

HASIL WAWANCARA

A. Identifikasi Subjek Penelitian

Nama : Petugas B

Umur : 26 Tahun

Pendidikan Terakhir : DIII RMIK

B. Jawaban

1. Sarana Pengelolaan DRM

a. Iya

b. Buku Ekspedisi, Rak File dan Map Folder

c. Iya

d. Paham

2. SOP Pengelolaan DRM

a. Tidak, tetapi petugas berpedoman pada SOP Penyimpanan DRM

dan SOP Peminjaman dan Pengembalian DRM.

3. Pengetahuan Petugas Filing

a. Tahu

b. Yaitu :

79
 1) Menyimpan DRM kedalam rak dengan metode TDF (Terminal

Digit Filing).

2) Mengambil kembali DRM untuk pemeriksaan pasien.

3) Mecatat DRM yang dipinjam di buku ekspedisi.

4) Melacak dokumen yang salah letak (missfile).

5) Melakukan penyusutan DRM .

6) Memindahkan DRM dari aktif ke inaktif.

7) Melaksanakan pemusnahan DRM.

8) Menjaga DRM dari kerahasiannya maupun kerusakan fisik.

4. Pengelolaan DRM di Bagian Filing

a. Ada

b. Belum Semua dilaksankan oleh petugas filing.

HASIL WAWANCARA

A. Identifikasi Subjek Penelitian

Nama : Petugas C

Umur : 50 Tahun

Pendidikan Terakhir : SMA

B. Jawaban

1. Sarana Pengelolaan DRM

a. Iya

b. Buku Ekspedisi, Rak File dan Map Folder

c. Iya

d. Paham

80
2. SOP Pengelolaan DRM

a. Tidak, tetapi petugas berpedoman pada SOP Penyimpanan DRM

dan SOP Peminjaman dan Pengembalian DRM.

3. Pengetahuan Petugas Filing

c. Tahu

d. Yaitu :

1) Menerima DRM rawat inap dari fungsi koding dan DRM rawat

jalan dari pelayanan pasien.

2) Mengembalikan DRM ke dalam rak file dengan metode TDF

(Terminal Digit Filing).

3) Melacak DRM yang salah letak (missfile).

4) Melakukan retensi.

5) Melaksankan pemusnahan DRM.

6) Menjaga DRM dari kerahasianya maupun dari kerusakan fisik.

4. Pengelolaan DRM di Bagian Filing

a. Ada

b. Belum Semua dilaksankan oleh petugas filing.

81
LAMPIRAN
6

82
 PEDOMAN OBSERVASI

1. Mengamati ruang penyimpanan DRM

Hasil pengamatan :

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

……………………………........………………………………………………

……………

2. Mengamatialat yang digunakan untuk pengelolaan DRM

Hasil pengamatan :

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

……………………………........………………………………………………

……………

3. Mengamati standar operasional prosedur (SOP) tentang pengelolaan DRM

Hasil pengamatan :

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

……………………………........………………………………………………

……………

4. Mengetahui cara penataan DRM

Hasil pengamatan :

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

83
 ……………………………........………………………………………………

……………

5. Mengidentifikasi dan mendeskripsikan pengetahuan petugas filing

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………

84
LAMPIRAN
7

85
 HASIL OBSERVASI

1. Ruang Penyimpanan DRM di RS Bhakti Wira Tamtama tidak terlalu

luas. Ada 20 rak file yang terbuat dari besi baja dengan sekat dari

papan kayu. Belum ada ruang untuk penyimpanan DRM inaktif.

2. Tidak menggunakan tracer, ada buku Ekspedisi, tidak ada bon

peminjaman DRM, rak file, tidak ada kode warna, tidak ada ac tetapi

ada kipas angin dan DRM menggunakan map folder dari bahan kertas.

3. Belum ada SOP yang mengatur tentang pengelolaan DRM, tetapi

petugas perpedoman pada SOP Penyimpanan DRM dan SOP

Peminjaman dan Pengembalian DRM.

4. DRM disimpan dengan sistem penyimpanan sentralisasi dan sistem

penjajarannya TDF (terminal digit filing).

5. Ada 3 orang yang bertugas sebagai petugas filing, 2 diantaranya

berumur 26 tahun dan berpendidikan terakhir DIII RMIK, sedangkan 1

petugas berumur 50 Tahun dan pendidikan terakhirnya SMA.

86
LAMPIRAN
8

87
 KESDAM IV/DIPONEGORO PENYIMPANAN / PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS
RS BHAKTI WIRA TAMTAMA

Jl.Dr.Sutomo No.17 - Semarang No. Dokumen No. Revisi Halaman

Telp. (024) 3555744, 3555944
Fax. (024) 3567717 RM / 1.1.21 0 1 dari 2

Ditetapkan,
Tanggal Terbit
Ws. Kepala
PROSEDUR TETAP 01 Januari 2015
dr. Hendratni Dewanti
Letnan Kolonel Ckm (K) NRP 34099

Pengertian
Melaksanakan penyimpanan rekam medis dan pengambilan kembali bila
dibutuhkan sesuai dengan sistem yang telah ditetapkian.

Tujuan Rekam medis tersimpan secara aman dalam ruang penyimpanan dan dapat
dengan mudah diambil kembali bila dibutuhkan untuk berobat ulang atau riset
medis.

Kebijakan 1. Penyimpanan dokumen rekam medis aktif rawat jalan dan dokumen
rekam medis rawat inap dilakukan secara sentralisasi.
2. Penyimpanan dokumen rekam medis non aktif dilakukan secara
terpisah (digudang tersendiri).
3. Penyimpanan dokumen rekam medis sesuai dengan terminal digit
filling.
4. Petugas harus memelihara kerapian dan tersusunnya dokumen secara
benar.
5. Peminjaman harus dicatat di buku peminjaman.
Prosedur A. PENYIMPANAN
1. Dilaksanakan hanya oleh petugas rekam medis, terutama yang
ditugaskan sebagai petugas penyimpanan.
2. Petugas harus mengerti sistem penomoran yang berlaku yaitu
terminal digit filling ( sistem angka akhir ).
3. Berkas yang kembali keruangan rekam medis dipisahkan / disortir
sesuai kelompok nomor akhir, masukkan dalam kotak sortir
penyimpanan.
4. Petugas menyimpan berkas pada rak penyimpanan sesuai kelompok
nomor secara urut.
5. Untuk berkas yang terletak pada rak penjajaran begian atas,
penyimpanan dilakukan dengan tangga,, tidak diperkenankan
menginjak ambalan rak.
Catatan :
Sistem penomoran angka akhir :
 Terdiri dari 6 angka yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok,
masing – masing terdiri dari 2 angka.
 Kelompok angka pertama terletak paling kanan, kelompok angka
kedua terdapat di tengah, dan kelompok angka ketiga terletak dikiri.

88
 PENYIMPANAN / PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS
KESDAM IV/DIPONEGORO

RS BHAKTI WIRA TAMTAMA

No. Dokumen No. Revisi Halaman
Jl.Dr.Sutomo No.17 - Semarang
Telp. (024) 3555744, 3555944 RM / 1.1.21 0 2 dari 2
Fax. (024) 3567717
Prosedur Contoh : Nomor rekam medis 03 – 04 – 06

03 = angka ketiga ( tertiary digits )

04 = angka kedua ( secondary digits )

05 = angka pertama ( primary digits )

 Kelompok angka pertama terdiri dari kelompok nomor “ 00 “ sampai “

99 “
 Pada saat penyimpanan berkas, yang menjadi pedoman adalah
kelompok angka pertama. Berkas dibawa ke rak penyimpanan dari
kelompok angka yang bersangkutan.
 Pada kelompok angka pertama, berkas disesuaikan urutannya
dengan kelompok angka kedua dan selanjutnya disesuaikan dengan
urutan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok
penyimpanan, nomor pada kelompok ketiga ( tersiary digits ) yang
selalu berlainan.
B. PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS
1. Untuk keperluan berobat ulang, petugas mencatat bon pinjam dari
bagian perawat tentang identitas pasien yang rawat ulang.
2. Cari berkas yang sesuai dengan nomor rekam medis pasien, ambil
berkas yang diminta.
3. Berkas ditulis pada bon pinjam oleh petugas yang meminjam pada
buku bon pinjam yang telah disediakan.
Unit Terkait 1. Petugas Rekam Medis Urusan Filling
2. Perawat / Petugas Ruangan

89
LAMPIRAN
9

90
 PEMINJAMAN REKAM MEDIS
KESDAM IV/DIPONEGORO

RS BHAKTI WIRA TAMTAMA

No. Dokumen No. Revisi Halaman
Jl.Dr.Sutomo No.17 - Semarang
Telp. (024) 3555744, 3555944
RM / 1.1.42 0 1 dari 1
Fax. (024) 3567717
Tanggal Terbit Ditetapkan,
PROSEDUR TETAP 01 Januari 2015 Ws. Kepala

dr. Hendratni Dewanti

Letnan Kolonel Ckm (K) NRP 34099

Pengertian
Suatu kegiatan peminjaman rekam medis lama yang dilakukan oleh pihak medis
atau non medis untuk keperluan tindak lanjut perawatan atau penelitian.
Tujuan Agar informasi dalam rekam medis tidak hilang, rusak atau dipergunakan oleh
orang yang tidak berhak.
Kebijakan Rekam medis hanya boleh dipinjam oleh :
1. Dokter ruangan / dokter poliklinik dan dokter yang merawat pasien.
2. Dokter dari rumah sakit lain yang meminta penjelasan tentang riwayat
penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan diagnosa, dari orang pasien yang
berobat / dirawat di rumah sakit, dengan menunjukkan surat permohonan
dari dokter medis.
3. Para mahasiswa yang sedang mengadakan penelitian, pembuatan
makalah dan lain – lain yang membutuhkan rekam medis dalam jumlah
yang banyak dengan medaftarkan sehari sebelumnya.
Prosedur 1. Peminjam datang langsung ke ruang rekam medis dengan membawa
identitas pasien yang akan dipinjam serta mengisi blanko bon pinjam.
2. Petugas rekam medis urusan filling mencari dokumen rekam medis yang
dimaksud.
3. Dokumen diberikan peminjam.
4. Dokumen dibuka diruang urusan rekam medis, tidak boleh dibawa keluar (
untuk riset ), kecuali untuk follow up atau her opname untuk tindak lanjut
perawatan.
5. Peminjam bertanggung jawab atas keutuhan dan urutan lembar dokumen
dan tidak boleh terjadi kerusakan.
Unit Terkait 1. Petugas Rekam Medis Urusan Filling
2. Perawat
3. Dokter
4. Mahasiswa

91
LAMPIRAN
10

92
93
LAMPIRAN
11

94
95
LAMPIRAN
12

96
 USULAN TRACER

TRACER RS BHAKTI WIRA TAMTAMA

NO Tanggal Pinjam Nama Pasien No RM

97
LAMPIRAN
13

98
 BON PINJAM

Tanggal Tanggal
NO Nama Peminjam Bagian Paraf
Pinjam Kembali

99
LAMPIRAN
14

100
 KESDAM IV/DIPONEGORO
PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS
RS BHAKTI WIRA TAMTAMA

Jl.Dr.Sutomo No.17 - Semarang

Telp. (024) 3555744, 3555944
No. Dokumen No. Revisi Halaman
Fax. (024) 3567717

Tanggal Terbit Ditetapkan,

Standar Operasional
Prosedur

Pengertian
Melaksanakan pengelolaan dokumen rekam medis sesuai dengan
sistem yang telah ditetapkian.

Tujuan Pengelolaan dokumen rekam medis adalah salah satu cara untuk
menjaga dan memelihara dokumen rekam medis agar dokumen
tertata dengan rapi dan terjaga keamanannya.

Kebijakan 1. DRM disimpan dengan sistem penyimpanan Sentralisasi.

2. Sistem Penjajaran DRM yaitu TDF (Terminal Digit Filing).
3. Petugas harus memelihara kerapian dan tersusunya DRM
secara benar.
4. Menyelipkan Tracer saat pengambilan DRM.
5. DRM yang dipinjam harus dicatat di buku peminjaman dan bon
pinjam.
Prosedur 1. Dokumen rekam medis disimpan dengan sistem penyimpanan
sentralisasi.
2. Dokumen rekam medis yang sudah kembali dari unit
pelayanan pasien dan koding/indeksing di sortir untuk
memudahkan memasukkan ke dalam rak file.
3. Dokumen rekam medis di simpan dengan TDF (Terminal Digit
Filing).
4. Saat memasukkan dokumen ke dalam rak file petugas
mengambil tracer, kemudian tracer di simpan agar bisa
digunakan kembali.
5. Petugas mengganti map folder dokumen rekam medis pasien
lama yang sudah rusak atau tidak layak lagi, dan memberi map
folder untuk dokumen rekam medis pasien baru.
6. Melasanakan retensi setiap hari, agar tidak terjadi penumpukan
dokumen rekam medis.
7. Menyimpan dokumen rekam medis in aktif pada rak file yang
berbeda atau disimpan di dalam gudang.

Unit Terkait 3. Petugas Rekam Medis Urusan Filling

4. Perawat / Petugas Ruangan

101