NORMAS GTC 185

INTRODUCCIÓN
Este trabajo tiene como propósito aplicar la NORMA GTC 185 para la gestión de
documentos formales en nuestra compañía, en esta se establecen los lineamientos para
la gestión de documentos organizacionales, basados en normas ICONTEC; la cual
contiene diferentes herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor
presentación y formalidad. Esto con el fin de facilitar las comunicaciones escritas y
tecnológicas en Trabajando Juntos SAS optimizando así los recursos y el tiempo, teniendo
en cuenta la calidad en cada uno de los procesos internos en las áreas de trabajo. Estas
orientaciones permiten el desarrollo y comprensión de la información que se transmite en
la compañía, de una manera organizada y completa.
Que es la Norma GTC 185
Este documento se plantea como una guía, lo cual se adapta a cualquier necesidad o
ambiente. Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores, asistentes
administrativos y secretarios y todas aquellas personas que estén involucradas con el
documento.
Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación
(ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.
El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos
generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen
corporativa.
Objetivo de la Norma GTC 185
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos
generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen
corporativa.
Tiene una cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta un orden para las
partes de cada tipo de documentos , con base en el estilo y la presentación que demanda
los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimiento de
cada organización , para la producción de documentos.
Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos,
secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para
facilitar su elaboración y presentación.
REFERENCIA NORMATIVA
Las siguientes son las normas que están involucran en la guía GTC185:
NTC1001, Papel formatos
NTC1075, Guía de numeración
NTC4436, Presentación de tesis, trabajos de grados y otros proyectos de investigación
NTC5613, Referencias bibliográfica. Contenido forma y estructura.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Anexos
Abreviatura
Acta
Asuntos
Bibliográfica
Carta
Certificado
Circular
Cita
Código
LA GUÍA GTC 185 SIRVE
Para la realización de:
Cartas
Memorandos
Circulares
Actas
Informes
Certificados y constancia
Hoja de vida corporativa
Mensajes electrónicos
MARGENES
Los márgenes de Word son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una
página. Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en el área de impresión situada
entre los márgenes. No obstante, algunos elementos pueden colocarse en los márgenes:
por ejemplo, los encabezados, pies de página y los números de página.
Carta
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En
algunas entidades se denomina oficio.
Ejemplo
DC-4-05
Cali 03 de mayo de 2018
Señor
Freither Aguilar Rivas
Coordinador Área Bienestar
Capacitación empresarial S.A
Calle 34 45-80
Asunto: modelo estilo bloque
Cordial saludo, señora nidia:
El estilo bloque consiste en que las líneas del código, la fecha, la firma y el cargo se ubica
partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la despedida y las líneas
especiales se ubican contra los márgenes izquierdos.
Agradecemos la aplicación de la guía
Freither Aguilar Rivas
Orientador de capacitación
Anexos: uno (un folio)
Copia: recursos educativos
Transcrito: Freither Aguilar
MEMORANDO
Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para
transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. Regionales,
nacionales, o internacionales.
Ejemplo
DC – 6 – 0156
Cali., 26 de mayo de 2018
PARA: Ingeniera Amalia Mora Rodríguez, Instructora
DE: Freither Aguilar Rivas
ASUNTO: Información sobre memorando
Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicación escrita que utiliza
para transcribir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de una
organización.
Es aconsejable que se conserven las normas de cortesía y protocolo usadas en la
comunicación y se tengan en cuenta los parámetros anteriores
Atentamente,
Firmante,
Copia: Coordinación Instructores
Transcriptor: Freither Aguilar

CIRCULAR
Circular tiene su origen en el vocablo latino circulares y permite nombrar a aquello
perteneciente o relativo al círculo. Como adjetivo, se utiliza para hacer referencia a cualquier
objeto que tenga forma redondeada, incluso aquellos que no sean perfectamente circulares,
ya que principalmente sirve para hacer alusión a la falta de esquinas o ángulos.
Ejemplo
DG- 1 059
Cali, 11 de abril de 2018
PARA: COORDINADORES DE CAPACITACION
ASUNTO: Compendio actualizado
Cordial saludo, señores coordinadores. Les comunicamos que la edición actualizada sobre
documentación organizacional será publicada en el presente año. Así mismo, informamos
que para obtener ejemplar original lo pueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las
librerías autorizadas.
El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Técnicas es presentar recomendaciones
para la elaboración de diferentes tipos de documentos que se generan en las
organizaciones y proyectar una adecuada imagen corporativa.
Su actualización se hace periódicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de
evitar la adquisición de: plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados.
Hasta nueva comunicación.
PEDRO VARGAS GOMEZ
Director General
Transcriptor: Martha Ramírez
ACTAS
Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona
presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido
tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego
de dicha reunión.
Ejemplo
REUNION ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO
ACTA 01

FECHA: Ibagué, 20 de junio de 2009

HORA: De las 17:00 a las 19:00 horas
LUGAR: Sala de juntas
ASISTENTES: Julio Cubillos Gómez, Presidente
Raúl Benítez Flórez, Vicepresidente
Hernando Tobón Hoyos, Tesorero
Graciela Urrea Jara, Secretaria
Vocales:
Jorge Sepúlveda Ospina
INVITADOS: Santiago Londoño Escobar, Asesor
AUSENTES: Carlos García Muñoz, Vocal (sin excusa)
ORDEN DEL DIA
1. Verificación del quórum
2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Estudio y solicitudes de préstamo
4. Proposiciones y varios
DESARROLLO
1. Verificación del quórum
El presidente dio comienzo a la reunión al verificar, que se contaba con el quórum
reglamentario para deliberar
2. Lectura y aprobación del acta anterior
La secretaria leyó el Acta 010 de la reunión del 2 de abril de 2009, la cual fue aprobada sin
modificaciones.
Acta 011
Reunión ordinaria Consejo de Administración
3. Estudio solicitudes de préstamos
La secretaria informo que solo había una solicitud, la del socio Javier
Martínez Mejía, por quince mil pesos ($15.000).
El socio Carlos Meneses Ruiz Solicito aclaraciones sobre el monto de los
Aportes y saldo a cargo del solicitante. Como se constató que si había
Cupo, se aprobó el préstamo mencionado
4. Proposiciones y varios
La secretaria, Graciela Urrea Jara, leyó la carta enviada por el señor
Alberto Borda San clemente, en la cual solicita retiro de la cooperativa.
Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo tanto fue
Aceptado dicho retiro.
Se estudió la solicitud de ingreso del señor Rubén González a la
Cooperativa, la cual fue aceptada por unanimidad
CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la sala de juntas, el
27 de julio de 2009, a las 10:00 horas.
JULIO CUBILLOS GOMEZ GRACIELA URREA JARA
Presidente Secretaria
Anexos: Dos (dos folios)
Transcriptor: Carolina Duarte
INFORME
El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un texto o una
declaración que describe las cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El
informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de informar (difundir,
anoticiar).
Ejemplo
CAPACITACIÓN CON BASEEN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Fecha: Medellín, 30 septiembre de 2018

ELABORADO POR: Freither Aguilar

Juan Gonzalo donado Perea

1. OBJETIVOS
1.1cumplir con requisito exigido para la terminación del contrato como facilitador de
acompañamiento.
1.2elaborar resumen sobre el proceso, desdé su inicio hasta el final.
1.3 presentar conclusiones
1.4hacer las recomendaciones
2. RESUMEN
Después de firmar el contrato por presentación de servicios como facilitadores y siguiendo
instrucciones del director ejecutivo de cendal, se desarrollaron las siguientes actividades:
Julio 18 del 2018: inicio del contrato, se concertó reunión para el 22 de enero y confirmar
las fechas de las capacitaciones en cada ciudad.
Julio 22 de 2009: reunión de gestión humana con el psicólogo Juan Pérez Ruiz para enviar
convocatorias el 25 de enero reconfirmando fechas y horarios
Las capacitaciones se llevaran a cabo entre el 1 de julio y el 15 de agosto de 2009.
Cada entidad facilitara las aulas requeridas, confirmando antes del primero de julio.
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
Documento de carácter probatorio, público o privado. Que asegura la adversidad y la
legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades
necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)
CONSTANCIA:
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no
requieren solemnidad
D 102 código (opcional)
Barranquilla, 5 de octubre del 2009
Ejemplo
LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES
HACE CONSTAR:
Que la ingeniera DORIS BUITRAGO BOTERO, identificada con cedula de ciudadanía
34.527.143 de Bucaramanga, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 2004 y
desempeña el cargo de asistente en talento humano.
Esta constancia se expide para trámite de visa en el consulado de los Estados Unidos de
América.
Freither Aguilar
Transcriptor: Gloria Uribe Restrepo