Deskripsi Tugas

A. Identifikasi Jabatan
Job Name : Sekretaris Program Studi Diperiksa :

Job Level : Sub bagian

Atasan Langsung : Ka. Program Studi (HRD)

B. Tujuan Jabatan
Membantu tugas – tugas ketua program studi, penyelenggaraan administrasi program studi yang berkaitan
dengan staf/ pengajaran, mahasiswa, kegiatan perkuliahan dan pelaksanaan kegiatan Tri Dharma Perguruan
Tinggi.

C. Uraian Tugas Jabatan

1. Menyusun kalender akademik dan memantau kelancaran pelaksanaan kegiatan;
2. Menyiapkan kurikulum dan pengembangan kurikulum;
3. Merencanakan kegiatan tiap semester : kontrak program, perkuliahan, ujian semester dan yudisium;
4. Mengkoordinasikan dosen pengampu, distribusi mata kuliah dan beban kerja dosen;
5. Mengkoordinasikan pembuatan silabus, SAP, handout/ modul;
6. Mengkoordinasikan kegiatan ujian akhir program dan uji kompetensi;
7. Mengkoordinasikan pelaksanaan praktik klinik dan komunitas;
8. Menyusun dosen pembimbing akademik/ praktik dan tugas akhir;
9. Melakukan pengadministrasian dan pengendalian nilai mata kuliah mahasiswa;
10. Melaksanakan evaluasi kegiatan perkuliahan, ujian , cuti, drop out;
11. Memonitor kegiatan pembinaan kesejahteraan mahasiswa;
12. Menyelesaikan permasalahan mahasiswa terkait dengan akademik;
13. Mengimplementasikan system penjaminan mutu internal kampus dilingkungan program studi;
14. Menyusun laporan akademik per semester;
15. Melaporkan aktivitas sekretaris program studi kepada ketua program studi;
16. Membuat laporan evaluasi diri tiap tahun.

D. Wewenang Jabatan
1. Menegur staf/ pengajar dan pegawai administrasi yang lalai dalam melaksanakan tugasnya;
2. Menentukan Prioritas pekerjaan pada program studi;
3. Menjamin kelancaran pekerjaan pada lingkup program studi;
4. Memaraf surat – surat dinas sesuai ketentuan sebelum ditandatangani ketua program studi;
5. Menjamin Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas;
6. Menjaga Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi;
7. Melaksanakan tugas dan wewenang ketua program studi atas perintah ketua bila ketua berhalangan.
E. Hubungan Kerja
Internal :
1. Ka. Program Studi
2. Antar Program Studi
3. Wakil Ketua I
4. Mahasiswa
5. Dosen
6. Karyawan
Eksternal :
1. Orang Tua Mahasiswa
2. Instansi Kesehatan
3. Instansi Pemerintah
4. Instansi lainnya

F. Struktur Organisasi

G. Spesifikasi Jabatan
1. Pendidikan : Minimal S2 sesuai program studi
2. Pengalaman : pernah menjadi staf administrasi akademik
3. Usia : 25 tahun (Minimal) – 50 tahun (Minimal)
4. Kompetensi:
a. Menguasai aplikasi sistem informasi akademik
b. Menguasai Ms office atau open source
c. Memiliki ketrampilan manajerial
d. Mampu bekerja dalam tekanan termasuk tugas dengan tenggat waktu
e. Teliti dan memiliki daya tahan kerja yang tinggi
f. Memiliki jiwa kepemimpinan
g. Mampu bekerja mandiri dan dengan tim
5. Kondisi Fisik : Sehat jasmani dan rohani
H. Kebutuhan Pelatihan
1. Pelatihan Pelayanan Prima
2. Pelatihan Administrasi Perkantoran
3. Pelatihan Aplikasi sistem informasi akademik
4. Pelatihan Team Building

I. Peralatan Kerja
1. Ruangan dilengkapi meja dan kursi kerja
2. Komputer atau Laptop terkoneksi jaringan
3. Alat Cetak ( Risso)
4. Printer
5. Telepon
6. Whiteboard

J. Indikator Keberhasilan Tugas

1. Tersusun kalender akademik dan memantau kelancaran pelaksanaan kegiatan;
2. Tersusun kurikulum dan pengembangan kurikulum;
3. Tersusun kegiatan tiap semester : kontrak program, perkuliahan, ujian semester dan yudisium;
4. Terselenggara proses pembelajaran dengan baik dan tertib;
5. Tersusun silabus, SAP, handout/ modul;
6. Terselenggara kegiatan ujian akhir program dan uji kompetensi;
7. Terlaksana praktik klinik dan komunitas dengan baik dan tertib;
8. Terselenggara proses bimbingan mahasiswa baik di kelas maupun di klinik serta tugas akhir dengan
baik dan lancer;
9. Tersusun pengadministrasian dan pengendalian nilai mata kuliah mahasiswa;
10. Tersusun evaluasi kegiatan akademik secara keseluruhan dalam bentuk laporan akademik per
semester;
11. Terlaksananya kegiatan pembinaan kesejahteraan mahasiswa;
12. Terselesaikannya setiap permasalahan mahasiswa terkait dengan akademik;
13. Terlaksananya system penjaminan mutu internal kampus dilingkungan program studi;
14. Tersusunya laporan evaluasi diri tiap tahun.

K. Kondisi Kerja
1. Dilengkapi alat pendukung seperti komputer yang terkoneksi jaringan
2. Ruangan ber-AC
3. Aktivitas kerja sebagian duduk dan sebagian berdiri serta berjalan
4. Rentan mengalami gangguan mata dan penyakit lain akibat radiasi komputer
5. Dilengkapi alat pendukung seperti komputer yang terkoneksi jaringan
6. Aktivitas kerja sebagian duduk dan sebagian berdiri serta berjalan