CÉDULA DE OBSERVACIONES
ENTE Procuraduría Social del Estado OBSERVACIONES TOTALES 8
CONTRALORÍA DEL ESTADO OFICIO DE COMISIÓN N° 3427/DGDE /2013 del 23 de Agosto 2013 OBSERVACIONES NO RELEVANTES 5 (1, 2, 5, 7 y 8)
DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL Y
EXPEDIENTE N° 05/N-10/2013 OBSERVACIONES RELEVANTES 3 (3, 4 y 6)
EVALUACIÓN A DEPENDENCIAS DEL
ACTA N° N° 012/DGDE/2013 del 20 de septiembre de 2013 AUDITADO OBSERVADO
EJECUTIVO MONTOS
PERIODO 01 de Enero al 15 de Agosto de 2013. 625,398.95 $ 158,454.85
Respuesta Pendiente de
SEGUIMIENTO N° Solventadas
En el transcurso de Insuficiente Solventación
la auditoría
Nº OFICIO DEL ENTE
SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES
DETERMINADAS EN AUDITORÍA 1).- Control Interno, 2).- Arqueo Fondo Revolvente, 3).-
EVALUACIÓN I
Arqueo a Fondos Fijos, 4).- Bancos, 5).- Expedientes de
PROGRAMAS AUDITADOS Personal, 6).- Deudores Diversos, (Viajes al Extranjero),
7).- Parque Vehicular, 8).- Reparación y Mantenimiento de EVALUACIÓN II
Equipo de Trasporte y 9).- Muebles de Oficina y Estantería.
ANTECEDENTES:
Oficio de comisión 3427/DGDE/2013 de fecha 23 de agosto de En respuesta a las observaciones realizadas en el acta de inicio
2013. 012/DGDE/2013, del 20 de Septiembre de 2013, señalaremos
Acta de Inicio 012/DGDE/2013 del 20 septiembre 2013. lo procedente en los párrafos adecuados a cada observación:
CONTROL INTERNO:
Del Estudio General, Análisis, Investigación, Declaración,
Observación e Inspección del Control Interno establecido en la
Dirección Administrativa de la Procuraduría Social; se
comprobó la existencia de Reglamentos, Manuales y Políticas
Internas, las cuales permitieron evaluar su aplicación, con la
finalidad de constatar que los controles internos, procesos y
sistemas utilizados para llevar a cabo la administración de los
Recursos Financieros, aseguren la calidad en la Gestión
Pública Gubernamental y brinden un marco de transparencia,
honestidad y legalidad en la aplicación de los recursos;
sobresaliendo el hecho de que la Dependencia se apega
totalmente a estos preceptos, en virtud de no haber detectado
observaciones que pudieran afectar al Erario Público.
Procuraduría Social.- Rubros: 1).- Control Interno, 2).- Arqueo Fondo Revolvente, 3).- Arqueo a Fondos Fijos, 4).- Bancos, 5).- Expedientes de Personal 6).- Deudores Diversos, (Viajes al Extranjero), 7).- Parque Vehicular, 8).- Reparación y Mantenimiento de Equipo de
Trasporte y 9).- Muebles de Oficina y Estantería. Por el periodo del 1° de enero al 15 de agosto de 2013.
Elaborado con fecha 22 de agosto de 2014.
OBSERVACIÓN (NR)
2.- Derivado del análisis realizado a la documentación soporte El Fondo Revolvente lo respalda la Titular de la Dependencia,
del Fondo Revolvente, se detectó que la identificación Dra. Felicitas Velázquez Serrano, es quien soporta mediante un
presentada en la Subsecretaría de Finanzas de la C.P. Carmen pagaré por la cantidad de $350,000.00 (Trescientos cincuenta
Rocío Solórzano del Rio, Director de Recursos Financieros y mil pesos 00/100M.N.) por lo que la C.P.A. CARMEN
Materiales está vencida, pudiendo ocasionar la invalides del SOLÓRZANO del RÍO Directora en ese tiempo de Recursos
cheque expedido. Financieros y Materiales no es responsable de la liberación de
Procuraduría Social.- Rubros: 1).- Control Interno, 2).- Arqueo Fondo Revolvente, 3).- Arqueo a Fondos Fijos, 4).- Bancos, 5).- Expedientes de Personal 6).- Deudores Diversos, (Viajes al Extranjero), 7).- Parque Vehicular, 8).- Reparación y Mantenimiento de Equipo de
Trasporte y 9).- Muebles de Oficina y Estantería. Por el periodo del 1° de enero al 15 de agosto de 2013.
Elaborado con fecha 22 de agosto de 2014.
OBSERVACIÓN (R)
3.- La cantidad de $ 61,624.30 correspondiente a anticipos de El permiso de salida fuera del país del Lic. Arturo Silahua
Procuraduría Social.- Rubros: 1).- Control Interno, 2).- Arqueo Fondo Revolvente, 3).- Arqueo a Fondos Fijos, 4).- Bancos, 5).- Expedientes de Personal 6).- Deudores Diversos, (Viajes al Extranjero), 7).- Parque Vehicular, 8).- Reparación y Mantenimiento de Equipo de
Trasporte y 9).- Muebles de Oficina y Estantería. Por el periodo del 1° de enero al 15 de agosto de 2013.
Elaborado con fecha 22 de agosto de 2014.
RECOMENDACIÓN PREVENTIVA
La Directora General Administrativa emite oficio No.
3.- La Titular de la Dirección General Administrativa deberá
PS/DGA/112/2014, que dice: exigir la comprobación de los
emitir instrucciones a la Titular de la Dirección de Recursos
recursos otorgados en tiempo y forma, inclusive no se deberán
Financieros y Materiales para que en lo sucesivo incremente
proporcionar nuevamente recursos por estos conceptos a los
medidas de control que permitan exigir la comprobación de los
servidores públicos que no hayan comprobado o reintegren
recursos otorgados en tiempo y forma, inclusive deberán de
oportunamente los fondos suministrados con anterioridad.
abstenerse de proporcionar nuevamente recursos por estos
conceptos a los Servidores Públicos que no comprueben y/o
reintegren oportunamente los suministrados con anterioridad,
vigilando su cumplimiento a través de una constante y estrecha
supervisión al personal del tramo de control responsable de
realizar dichas actividades, de manera que se evite la
Procuraduría Social.- Rubros: 1).- Control Interno, 2).- Arqueo Fondo Revolvente, 3).- Arqueo a Fondos Fijos, 4).- Bancos, 5).- Expedientes de Personal 6).- Deudores Diversos, (Viajes al Extranjero), 7).- Parque Vehicular, 8).- Reparación y Mantenimiento de Equipo de
Trasporte y 9).- Muebles de Oficina y Estantería. Por el periodo del 1° de enero al 15 de agosto de 2013.
Elaborado con fecha 22 de agosto de 2014.
BANCOS
Alcance:
Se efectuó la revisión a la Cuenta Bancaria No.-1557035905 de
BBVA Bancomer, en la cual se depositaron los recursos del
Fondo Revolvente de los meses de Junio a Septiembre de
2013, dentro de las técnicas de la Auditoría se aplicó la revisión
a las Conciliaciones Bancarias, los Cheques en Circulación,
Cheques Expedidos, Depósitos por Devoluciones debido a
sobrantes de los Viáticos otorgados.
Se analizaron 32 cheques que fueron expedidos durante el
periodo revisado por un importe de $260,398.95 que se detallan
a continuación:
PARQUE VEHICULAR
PLANTILLA
Se realizó el Análisis a la Plantilla de Personal, comprobando
que ésta y el Dictamen Técnico de Estructuras y Plantilla de la
Procuraduría Social, publicada en el Periódico Oficial del
Estado de Jalisco, contienen las mismas áreas y el mismo
número de Servidores Públicos, no se encontró diferencia
alguna.
Altas
Se verificó la inclusión del personal de nuevo ingreso del 1
marzo al 15 agosto en la plantilla, se cotejo en el
expediente la documentación entregada considerada como
Procuraduría Social.- Rubros: 1).- Control Interno, 2).- Arqueo Fondo Revolvente, 3).- Arqueo a Fondos Fijos, 4).- Bancos, 5).- Expedientes de Personal 6).- Deudores Diversos, (Viajes al Extranjero), 7).- Parque Vehicular, 8).- Reparación y Mantenimiento de Equipo de
Trasporte y 9).- Muebles de Oficina y Estantería. Por el periodo del 1° de enero al 15 de agosto de 2013.
Elaborado con fecha 22 de agosto de 2014.
Bajas.
Se solicitó la relación de personal que dejo de prestar
servicios en la Dependencia del 1 marzo al 15 de agosto
2013, se dieron de baja 39 Servidores Públicos,
verificándose que ya no se hayan incluido en la nómina
siguiente a la fecha de baja.
Licencias
Se verificaron los documentos que en su momento
autorizaron las licencias sin goce de sueldo.
EXPEDIENTES DE PERSONAL
Se verificó el total de expedientes (85) del personal que labora
en las oficinas de 9 Regiones adscritas a la Procuraduría
Social, lo que representa el 28% del total de la nómina, las
observaciones detectadas son las siguientes: De acuerdo a la presente observación donde se detectaron 25
casos, en que los oficios de comisión estaban prescritos, en 24
OBSERVACIÓN (NR) casos su vencimiento fue al 31 de diciembre de 2012. (Anexo
7.- En la revisión de expedientes (84) del personal que labora 4), se realizo la revisión correspondiente detectando que en la
en las oficinas de Diversas Regiones del Estado de Jalisco, se mayoría A partir del 16 de Agosto del 2012 el servidor público
detectaron 25 casos, en que los oficios de comisión estaban se encuentra adscrito a la Coordinación General de Regiones,
prescritos, en 24 casos su vencimiento fue al 31 de diciembre por tal motivo su situación de adscripción es regular; se anexan
de 2012. (Anexo 4) y 1 caso con vencimiento a febrero de copias de los nombramientos correspondientes para su
2013; además, se observó en 35 casos a personal que realizó validación, mediante oficio PS/DGA/111/2014.
comisiones o actividades oficiales fuera del lugar de su
adscripción y no contenían oficio de comisión. Anexo 5.
Incumpliendo lo que señala la Ley de Incompatibilidades para
los Servidores Públicos, Reglamentaria del Artículo 112 de la
Constitución Política del Estado de Jalisco, artículo 15 que
Procuraduría Social.- Rubros: 1).- Control Interno, 2).- Arqueo Fondo Revolvente, 3).- Arqueo a Fondos Fijos, 4).- Bancos, 5).- Expedientes de Personal 6).- Deudores Diversos, (Viajes al Extranjero), 7).- Parque Vehicular, 8).- Reparación y Mantenimiento de Equipo de
Trasporte y 9).- Muebles de Oficina y Estantería. Por el periodo del 1° de enero al 15 de agosto de 2013.
Elaborado con fecha 22 de agosto de 2014.
“El presente documento tiene información Clasificada como RESERVADA, de conformidad a lo establecido en la Ley de Trasparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios y demás ordenamientos de
la materia aplicables.”
L.C.P. Efrén González Aguirre L.A.E. María de Lourdes Avilés Solís C.P.A. Mario Luis López García Lic. Luz Minerva Ortega Novoa
Auditor Coordinador de Auditoría Director de Recursos Financieros y Materiales Director General Administrativo
Procuraduría Social.- Rubros: 1).- Control Interno, 2).- Arqueo Fondo Revolvente, 3).- Arqueo a Fondos Fijos, 4).- Bancos, 5).- Expedientes de Personal 6).- Deudores Diversos, (Viajes al Extranjero), 7).- Parque Vehicular, 8).- Reparación y Mantenimiento de Equipo de
Trasporte y 9).- Muebles de Oficina y Estantería. Por el periodo del 1° de enero al 15 de agosto de 2013.
Elaborado con fecha 22 de agosto de 2014.