¿Cuáles son los pasos para elaborar un Plan Operativo Institucional (POI)?

Fecha: 2-dic-11 (Tenga en cuenta esta fecha para verificar la vigencia de la base legal de la información
presentada a continuación)

Respuesta
Es recomendable antes de iniciar el proceso de formulación del POI, que se tenga claro los objetivos y
prioridades institucionales a largo y mediano plazo. La efectividad del POI se medirá en función a su
aporte al cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales y la construcción del desarrollo que
significa mayor calidad de vida y bienestar de los ciudadanos. En la actualidad todos los instrumentos de
gestión deben apuntar a colocar en el centro de la acción del estado en sus tres niveles de
gobierno, a los ciudadanos y el logro de su bienestar.
Explicación
Por ello, si no es posible que se formule en primer lugar el Plan de Desarrollo Concertado (PDC) y el Plan
Estratégico Institucional (PEI), por lo menos será necesario que se elabore los objetivos estratégicos
institucionales, antes de la formulación del POI, lo que permitirá orientar correctamente su formulación.

El POI se elabora siguiendo algunos pasos previos como:

1. La constitución de una Comisión de planificación de la formulación del POI
2. Se realice una movilización institucional para involucrar al alcalde, funcionarios y servidores al proceso
de formulación del POI
3. Se conozca las actividades y proyectos a ejecutarse en el ejercicio presupuestario para cumplir los
objetivos institucionales y las prioridades de gestión
4. Se diagnostique las necesidad de la entidad municipal en términos de recursos.

El POI, y es un instrumento de gestión de carácter anual que se elabora tomando como base las
Directiva Nº 002-94 del INAP y de acuerdo a los lineamientos generales Ley Nº 28411, que en su artículo
71º, inciso 71.1, señala que su elaboración deberá tener en cuenta el Presupuesto Institucional
(programación de ingresos y gastos), el PEI)que debe ser concordante a su vez, con el PDC.

Asimismo los Planes Operativos Institucionales- POI, reflejan las Metas Presupuestarias que se espera
alcanzar para cada año fiscal y constituyen instrumentos administrativos que contienen los procesos a
desarrollar en el corto plazo, precisando las tareas necesarias para cumplir las Metas Presupuestarias
establecidas para dicho período, así como la oportunidad de su ejecución, a nivel de cada dependencia
orgánica.

El POI de acuerdo a las normas respectiva, puede tener la siguiente estructura:

1. Presentación
2. Visión y Misión Institucional
3. Diagnostico
4. Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
5. Lineamientos de Política Institucional (Objetivos Generales, Líneas prioritarias de Gestión)
6. Actividades (De acuerdo a Funcional Programatico/Unidades Orgánicas)
a. Objetivo Especifico
b. Centro de Costos/Unidad Orgánica
c. Actividad
d. Metas: Unidad de Medida/Cantidad
e. Resultados
f. Indicador (Desempeño) Monitoreo
7. Proyectos (Programas de Inversiones/Fichas de Proyectos)
8. Conclusiones y Recomendaciones

Al respecto el artículo 8° de la Ley N° 28411, el Presupuesto constituye el instrumento de gestión del

Estado que permite a las entidades lograr sus objetivos y metas contenidas en su POI. Asimismo, es la
expresión cuantificada, conjunta y sistemática de los gastos a atender durante el año fiscal, por cada una
de las Entidades que forman parte del Sector Público y refleja los ingresos que financian dichos gastos.
Esta misma norma señala que el Titular de la Entidad es responsable de lograr que los Objetivos y las
Metas establecidas en el POI y Presupuesto Institucional se reflejen en las Funciones, Programas,
Subprogramas, Actividades y Proyectos a su cargo.
Base legal
Resolución Jefatural Nº 003-94-INAP/DNR que aprueba la Directiva Nº 002-94-INAP/DNR
Ley general del Sistema Nacional de Presupuesto, ley Nº 28411.
Calificación

¿Cuál es el procedimiento y dispositivos legales para declarar en

reestructuración o reorganización a una municipalidad?

Fecha: 23-mar-08 (Tenga en cuenta esta fecha para verificar la vigencia de la base legal de la información
presentada a continuación)

Respuesta
Los pasos a seguir para un proceso de reestructuración de una entidad pública son los siguientes:

1. Declarar en reestructuración a la Municipalidad mediante Resolución de Alcaldía en cumplimiento

de un acuerdo de Concejo. En la misma resolución se debe conformar la correspondiente
comisión de reestructuración.
2. La comisión de reestructuración municipal elaborará su plan de trabajo, el mismo que tiene que
ser aprobado por el titular del pliego (Alcalde) o quien este designe.
3. Elaboración de un diagnóstico institucional
4. Elaboración de la nueva estructura orgánica y su respectiva fundamentación
5. En base al organigrama se elabora el nuevo Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y
Cuadro de Asignación de Personal (CAP)

Base legal
Artículo 28º de Ley Orgánica de Municipalidades Ley Nº 27972
La estructura orgánica básica de la municipalidad comprende en el ámbito administrativo, a la gerencia
municipal, el órgano de auditoria interna, la procuraduría pública municipal, la oficina de asesoría jurídica
y la oficina de planeamiento y presupuesto; ella está de acuerdo a su disponibilidad económica y los
límites presupuestales para gastos corrientes.

Los demás órganos de línea, apoyo y asesoría se establecen conforme lo determina cada gobierno local.
Este artículo debe ser concordado con el inciso 3 del artículo 9 de la misma ley, sobre las atribuciones del
Concejo Municipal relacionado a “aprobar el régimen de organización interior y funcionamiento del
gobierno local”.

Cabe destacar que si bien la LOM propone una estructura básica de organización interna, ésta se sujeta a
la disponibilidad presupuestal de la municipalidad, en particular a la disponibilidad de recursos que se
destinan a gastos corrientes. Deja luego al libre criterio de los Concejos municipales aprobar la
organización interna.

Otra norma de referencia para la elaboración de las estructuras organizacionales en las municipalidades es
el Instructivo Técnico Nº 001-93-INAP/ DNR Criterios Técnicos para la reorganización administrativa y
reestructuración orgánica de las municipalidades publicada el 13 de mayo del año 1993. El modelo que
propone ésta norma es el siguiente:
TIPOLOGIA DE UNIDADES ORGANICAS
ORGANOS DE ASESORIA
Se refieren a aquellas unidades orgánicas que tienen funciones de asesoría o staff, asociados a aspectos
especializados, como el legal, la planificación, métodos y otros.

ORGANOS DE APOYO
Corresponde a unidades orgánicas con funciones relacionadas a servicios internos: contabilidad, tesorería,
personal, logística, rentas, informática y otros.

ORGANOS DE LINEA
Son las unidades orgánicas claves de la gestión institucional. Les corresponde funciones de producción de
los bienes y servicios; concretan acciones relacionadas a los objetivos institucionales.

NIVEL DE GERENCIA
OFICINA DIRECCION

SUBGERENCIAS
UNIDAD DIVISION
OPERATIVAS
AREA DEPARTAMENTO

La denominación “Dirección” ha sido modificada por la de “Gerencia” en la Ley Orgánica de

Municipalidades. El instructivo técnico presentado es referencial; sin embargo ayuda a uniformizar las
denominaciones de las unidades orgánicas en las municipalidades del país.

El Decreto Supremo Nº 043-2004-PCM del 18 de junio del 2004. Esta norma está relacionada a la
elaboración del Cuadro para Asignación de Personal.

Otra norma es el Decreto Supremo 043-2006-PCM, publicada el 26 de Julio del 2006, relacionada a la
elaboración del ROF, que contiene los siguientes aspectos sobre el diseño organizacional:

Artículo 10º, inciso g)

La estructura orgánica de una entidad debe guardar equilibrio entre las necesidades de jerarquización de
la autoridad y de coordinación entre órganos. Para ello, los niveles organizacionales y jerárquicos de la
entidad deben desarrollarse considerando los órganos que se encuentren debidamente justificados
conforme al informe técnico sustentatorio que elabore la entidad y hasta el tercer nivel organizacional sólo
en los casos en que esto fuera necesario; tal como se establece a continuación:
NIVELES
NIVELES
JERARQUICOS
ORGANIZACIONALES
ÓRGANOS DE
1º NIVEL ALTA
ASESORAMIENTO
DIRECCIÓN
Y
ÓRGANOS DE
2º NIVEL ÓRGANOS DE
APOYO
LÍNEA
Unidades Orgánicas
3º NIVEL Unidades
de Órganos
Orgánicas de Órganos de
de Asesoramiento y de
Línea
Apoyo
Las unidades orgánicas de tercer nivel deber ser excepcionales y siempre que se encuentren debidamente
justificadas conforme al Informe Técnico Sustentatorio que elabore la entidad de acuerdo a lo establecido
en el Artículo 29º .
En el caso de las municipalidades pequeñas, no es necesario llegar al tercer nivel y lo más razonable es
que se queden solo en segundo nivel, encargando funciones a las personas que estén encargadas de las
oficinas respectivas.
Artículo 12º Del contenido del ROF, inciso b)
En este Título se desarrollará la estructura orgánica de las entidades, incluyendo los casos en que se ha
previsto por excepción el tercer nivel organizacional, indicando los siguientes tipos de órganos:

 Órganos de Alta Dirección

 Órganos Consultivos
 Órgano de Control Institucional
 Órganos de Asesoramiento
 Órganos de Apoyo
 Órganos de Línea
 Órganos desconcentrados

Artículo 22º Criterios para la creación de unidades orgánicas.- Los criterios que justifican la creación de
unidades orgánicas son alternativa o concurrentemente los siguientes:

1. Si un órgano de la entidad cuenta con más de 15 personas

2. Si la carga administrativa que conlleva la función que generó la creación de uno de los órganos
de la entidad justifica la creación de una unidad orgánica.
3. Si se establece, por la naturaleza de las funciones a desarrollar, la necesidad de independizar
ciertos servicios o tareas.

La ocurrencia de al menos uno de estos factores es necesaria para la creación de unidades orgánicas. Sin
embargo, será asimismo necesario evaluar las circunstancias del caso específico así como la justificación
incluida en el Informe Técnico Sustentatorio a que se refiere el artículo 29º.

Otras normas a tener en cuenta son las que contienen los sistemas administrativos. Los sistemas
administrativos son de cumplimiento obligatorio para todas las municipalidades. Sin embargo no todas
ellas implican la creación de unidades orgánicas para su funcionamiento, pues algunas se pueden agrupar
en una unidad orgánica específica y otras pueden ser materia de delegación a la municipalidad provincial o
incluso a la región. Muchas municipalidades no pueden hacerse cargo del sistema informático debido a
que no cuentan con los equipos y profesionales competentes, pueden convenir con la municipalidad
provincial para que se encargue de procesar su información, lo mismo podría suceder con el SNIP y el
SIAF. A modo de sugerencia, es mejor que cada uno de los sistemas administrativos tenga un responsable
al interior de la estructura orgánica y por ende en el Reglamento de Organización y Funciones, es decir
recaigan en algún funcionario o trabajador. Esto no quita que los sistemas administrativos (contabilidad,
presupuesto, etc.), puedan ser contratados y realizados por consultores externos, pero la responsabilidad
directa recaería en aquél que en la municipalidad tiene como responsabilidad; de lo contrario la
responsabilidad recaería solamente en el titular del pliego, es decir, el Alcalde.