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ARQUIDIOCESIS DE CALI

FUNDACIONES EDUCATIVAS ARQUIDIOCESANAS


DISEÑO CURRICULAR COLEGIOS ARQUIDIOCESANOS
AREA TECNICA CONTABLE
GESTION SECRETARIAL GRADO 10º
SEGUNDO PERIODO
PERIODO LECTIVO 2010 - 2011

LA EXCELENCIA EN LA
GESTION
SECRETARIAL
2
2.1

2.1.1 PROPOSITO AFECTIVO:


Que los estudiantes muestren mucho interés en:

 Comprender los enfoques propios de la


administración y aplicarlos a la oficina de hoy en
día..

 la construcción y modelación de instrumentos del


conocimiento.

Para que se aproximen a los componentes de un enfoque


moderno de la planeación estratégica

2.1.2 PROPOSITO COGNITIVO:


Que comprehendan:

 Los enfoques modernos de la administración para


aplicarlos en la oficina de hoy en día.

 La construcción y graficación de mentefactos


proposicionales, conceptuales y precategoriales.

Y tengan claridad cognitiva sobre cada uno de los ejes


temáticos y adquiera habilidad en el manejo de cada uno de
ellos
2.1.3 PROPOSITO EXPRESIVO:

Que:

 Aplique los enfoques de la administración tales como


la planeación estratégica y liderazgo.

 construyan mentefactos proposicionales,


conceptuales y precategoriales

Demostrando sus avances en el desarrollo del pensamiento


de la Gestión Secretarial y planeación estratégica

2.2

2.2.1

Aplico las normas para los enfoques


modernos de la administración en la
oficina de hoy en día.

Realizo ejercicios sobre planeación


estratégica y manejo del tiempo en
situaciones empresariales
2.2.2

 LIDERAZGO
 PLANEACION
ESTRATEGICA
 TOMA DE
DECISIONES
 ORGANIZACIÓN
DEL TIEMPO
 PLANEACION DEL
TRABAJO

2.3

Encontrar la palabra escondida:


ZGDREAOIL ZNCOAINRGAOI

____________________ _____________________
(LIDERAZGO) (ORGANIZACIÓN)

NONILPCAEA TTEGSATRIA

____________________ _____________________

(PLANEACION) (ESTRATEGIA)

DNCIEISOES MEOPIT

_____________________ _____________________
(DECISIONES) (TIEMPO)
SITUACION SIGNIFICATIVA DEL

APRENDIZAJE

El liderazgo es un tema crucial que actualmente está


abierto de manera global donde las organizaciones y
empresas permanentemente se encuentran en una
constante lucha por ser cada vez más competitivas lo que
ha generado que las personas que las conforman sean
eficientes y capaces de dar mucho de sí para el bienestar
de la organización o empresa. Al hablar de
organizaciones y personas es indispensable mencionar a
los conductores, los líderes de hoy, aquellos que logran
el éxito de sus organizaciones y que orientan a sus
subordinados a conseguirlo.

El líder como toda persona posee muchos defectos y


virtudes que debe conocer, esto implica mirar primero
dentro de uno mismo, conocerse para luego entender a
los demás y reflejar lo que quiere lograr, lo que busca
alcanzar con los demás para conseguir el éxito. Este
análisis nos llevara a entendernos para luego conocer a
los demás y de esta forma mejorar nuestro desempeño
como líderes que somos, sea para nuestro beneficio
personal y/o el de la organización.
3 FASE COGNITIVA
3.1 CLARIDAD COGNITIVA DE LA HABILIDAD

DIRECCIÓN

PERSONAS
Liderazgo es el arte o proceso de
influir en las personas para que se
esfuercen voluntaria y Impositivo
entusiastamente en el cumplimiento
LIDERAZGO Condicionamiento
de metas grupales.
Manipulación
 Orientado a resultados Soborno
 Orientado a tareas
Autoritario
 Objetividad e integridad De acuerdo a los estilos de
liderazgo

Define e impone objetivos


Asume toda la autoridad Estilo
Estilo liberal
Toma todas las decisiones Autoritario Comparte objetivos.
Exige Obediencia. Es un dictador Estilo Responsabilidades Estilo democrático
Agentes de cambio Carismático Delega autoridad.
Personas de acciones
Incansables y llenas de energía Participativo, involucrador, Agentes de libertad, responsabilidad
toma decisiones en individual y grupal, y deja a la persona
Insatisfechos con el estado
consenso con sus tomar sus propias decisiones, que de
actual de las cosas acuerdo a su criterio sean las más
Diestros en Formar subordinados.
acertadas para el fin común.
Herramienta Administrativa

Es un proceso y está Organización de empresa


basado en la convicción de
que una organización debe
 Plan de empresa
verificar en forma continua
los hechos y las tendencias PLANEACION
internas y externas que
ESTRATEGICA  Planeación táctica
afectan el logro de sus
propósitos

Según tipo de planes

Planes que comprenden objetivos,


Lineamientos de
políticas, estrategias y las acciones Servicio especial Políticas
necesarias para alcanzar los objetivos,
Programas carácter general, que
que una Misión indican el marco
estableciendo el tiempo necesario empresa se
Estrategias dentro del cual
propone lograr empleados de una
hacia el largo empresa pueden
plazo tomar decisiones.

Capacidad
Cursos de acción, preparados Señalan una serie de Visión Fines más
administrativa
para enfrentarse a las labores concatenadas específicos que
situaciones cambiantes del
Procedimientos de ubicar a la Metas
que deben realizarse de integran el
empresa en el
medio interno y externo, a fin acuerdo a una secuencia objetivo de la
futuro.
de alcanzar sus objetivos cronológica, para empresa
alcanzar los objetivos
preestablecidos. Normas precisas
Reglas
que regulan una
situación en Resultado que se espera obtener, y Objetivos
particular. hacia el cual se encaminan los
esfuerzos conjuntos
Un buen líder se caracteriza por su eficiencia y capacidad en la De acuerdo a las herramientas que protegen el éxito de la
toma de decisiones a diferencia de un empleado introvertido que organización, La planeación estratégica es un proceso competitivo
no cuenta con la capacidad de liderar situaciones. Este es el el cual permite continuamente la revisión de tendencias que son
planteamiento según estudios realizado por algunas internas y externas afectando en ocasiones el logro de los
organizaciones multinacionales. propósitos de la organización.
Que se caracteriza por su Que no cuenta con la Que son internas y externas,
eficiencia y capacidad en la capacidad de liderar Que es un proceso afectando en ocasiones el logro
toma de decisiones. situaciones. competitivo de los propósitos de la
Continuamente organización.

Líder Empleado
Diferir Permitir
introvertido Planeación Revisión de
estratégica tendencias

Según estudios realizados por algunas organizaciones multinacionales. De acuerdo a las herramientas que protegen el éxito de la organización.
3.2

TIPS PARA UNA BUENA GESTION SECRETARIAL

@ Para aplicar un buen proceso de Gestión en la Empresa es indispensable reconocer


las fortalezas y limitaciones, asumir que usted no se las sabe todas; se deben
aceptar las sugerencias de otras personas denotando que solo así nos
enriquecemos asumiendo siempre una actitud abierta.

@ No espere que las cosas se den sin esfuerzo de su parte. Una actitud de este tipo
hace quedar mal y dificulta el logro de las metas propuestas.

@ Asegúrese de que sus mensajes sean claros y de que aporten al avance del trabajo y
a la toma de decisiones. Sea concreto (a) y maneje un lenguaje comprensible para
todas las personas del equipo. De este modo se ahorra tiempo y esfuerzo.

@ Desarrolle sus habilidades interpersonales como por ejemplo tener buen sentido del
humor o poseer un temperamento conciliador o emprendedor, busque las formas de
utilizar esas ventajas para optimizar el trabajo en equipo.

@ Utilice la empatía para lidiar con las personas conflictivas. Lo que puede parecerle
un defecto, si se sabe utilizar bien y en la circunstancia precisa, puede convertirse en
una fortaleza.

@ Aproveche lo que aprende del trabajo en equipo en su vida laboral, para aplicarlo en
su vida familiar y social.

@ No se vanaglorie ni presuma logros por encima de los demás; reconozca los éxitos
obtenidos por otras personas.
4 FASE EXPRESIVA
4.1 PROCEDIMIENTO PARA ALCANZAR LA HABILIDAD
PROCEDIMIENTO PARA
INTERPRETAR UN TEXTO DE
PLANEACION ESTRATEGICA

FLUJOGRAMA 1
1. Leer detenidamente el texto.

2. Separar el texto por párrafos.

3. Delimitar las oraciones de cada


párrafo.

4. Subrayar las palabras desconocidas.

Aplique
5. Definir las palabras desconocidas. contextualizació
n, sinonimia, o
radicación.

¿Fueron definidas
las palabras NO 5.1 Utilizar diccionario.
desconocidas?

SI

6. Identificar elementos estructurales del


texto: Unidad, Coherencia y Énfasis

7. Responder las preguntas formuladas en


la actividad.

8. Socializar respuestas.

TEXTO DE PLANEACION
ESTRATEGICA INTERPRETADO
FLUJOGRAMA 2
PROCEDIMIENTO PARA APLICAR
PLANEACION ESTRATEGICA CON
LIDERAZGO

1. Identificar los problemas que se presentan.

2. Realizar el procedimiento de análisis de cada uno.

Organice
3. Ordenar por orden de prioridades o nivel de cuidadosamente todas
las situaciones
importancia. presentadas.

4. Realizar una primera solución de cada problema.


Utilice estrategias
inmediatas con las
herramientas
básicas que posee.

6. Examinar la posible primera solución o respuesta Comprobar que


inmediata a la situación. no se abandone
ninguna
problemática
suscitada.

7. Aplicar la solución o alternativa al problema.

Planeación estratégica aplicada con


liderazgo
4.2

DE LA VIDA REAL
Diana y Julián hablan por teléfono:

 Diana: Hola, por fin te consigo


 Julián: Si, por fin estas últimas dos semanas he estado super ocupado.
 Diana: Bueno, cuéntamelo todo ahora que tenemos tiempo.
 Julián: Como te parece que estuve encargado de la logística de un evento
para cuatrocientas personas.
 Diana: Como así, tu solo?
 Julián: No era un trabajo en equipo con la gente del departamento de
mercadeo al cual pertenezco. Estoy feliz porque aquí encontré lo que
quería: relacionarme con la gente pues sabes que antes trabajaba muy solo
y eso no va conmigo.
 Diana: Y como te ha ido estrenando trabajo?
 Julián: Pues te cuento que el primer día la timidez me iba ganando, pero
afortunadamente mis compañeros me ayudaron. Estuve todo el día con
Andrea, mi Jefe conociendo la gente y mirando los procesos de cada área.
 Diana: Y que tal es ella?
 Julián: Andrea es una mujer de pocas palabras, pero muy eficiente. Ha sido
muy buena guía para mí y es excelente con el equipo.
 Diana: Te felicito, tener un buen jefe es clave ¿Y tus compañeros?
 Julián: Increíbles, durante los primeros días Don Carlos me ayudo bastante
ya que es un señor que lleva mucho tiempo en la empresa y siempre está
dispuesto a colaborar. Mi equipo es de ocho personas: cuatro mujeres y
cuatro hombres, nos hemos ido conociendo y cada día me siento mejor con
ellos. Son muy diferentes entre sí y cada uno aporta algo distinto al trabajo.
 Diana: Bueno ahora cuéntame del famoso evento.
 Julián: Como a las dos semanas de haber llegado, se distribuyeron las
tareas y yo quede encargado de la logística, que es algo complejo, pero que
conozco bien y además me encanta.
 Diana: Si es cierto siempre fuiste bueno para eso.
 Julián: Todo iba bien pero como no faltan los problemas, a dos de mis
compañeros que son Gilberto y Consuelo se les fueron enredando la cosas,
ellos debían confirmar la asistencia de los invitados mientras que yo
manejaba a los proveedores, Consuelo no me daba los datos y el le ponía
peros a todo.
 Diana: Y que hiciste?
 Julián: La jefe se dio cuenta y convoco a una reunión. Para mi sorpresa no
regaño a los conflictivos sino que les asigno tareas puntuales, acordes con
sus habilidades. A Gilberto que es tan suspicaz le correspondió llamar a los
clientes que estaban excusando e indagar sus razones. Con esto Andrea le
planteó soluciones para concretarlos. Consuelo, que domina el
computador, corrigió toda la base de datos para poder pasarme la
información que yo necesitaba.
 Diana: Que rico trabajar así!! De ese modo nadie se siente mal.
 Julián: Es verdad. El evento fue un éxito y nos felicitaron a todos. Me
siento muy contento con esa primera experiencia. Me gusta el equipo y sé
que voy a aprender de todos.
 Diana: Te felicito! Trabajar en equipo es un desafío que hay que
aprovechar.

TEST:
 Que tan dispuesto está usted a trabajar en equipo?
 Los lideres siempre deben vigilar a los subalternos para lograr los
objetivos que se buscan?
 Uno debe buscar ayuda si no sabe algo o cree que no es capaz de
cumplir con una tarea?
 Cuando alguien se equivoca es mejor quedarse callado que ganarse
un enemigo?
 Los comentarios sobre el trabajo se deben hacer sobre las labores y
no sobre las personas?
 Cada vez que se pueda uno debe ayudar?
 Quien tiene mucha experiencia no se equivoca?
 El trabajo es de todos y sirve a propósitos empresariales y no
individuales?
 El trabajo en equipo brinda la posibilidad de aprender cosas nuevas?
 Las personas que conforman un equipo de trabajo deben quererse y
llevarse bien?
 Solo es posible trabajar en equipo en la oficina?
4.3

PREGUNTAS DE COMPREHENSIÓN

1. El trabajo realizado por Julián cumplió los objetivos esperados?

a. No completamente
b. Completamente
c. Algo
d. Nada

2. Julián fue responsable en un evento de la:

a. Logística.
b. Base de datos.
c. Llamar a los proveedores.
d. Digitar.

3. La amiga de Julián a quien le cuenta todo se llama:

a. Diana
b. Víctor
c. Estrella
d. Cecilia

4. El jefe llamo la atención a los compañeros conflictivos que tenia Julián:

a. Si
b. No
c. Un poco
d. Para nada

5. Diana trabaja en la empresa de Julián:


a. Si
b. No
4.4

TEXTO PEDAGOGIZADO

TITULO:_______________________________________________________________

Las necesidades de información requeridas dentro de la organización varían de


acuerdo al nivel dentro de la estructura organizacional. Las decisiones de los
ejecutivos o directores son menos estructuradas donde no existen situaciones
repetitivas y por ende no pueden aplicarse recetas únicas de solución; por el
contrario deben establecerse criterios de evaluación y puntos de vistas para cada
situación donde muchos de los datos deben provenir de fuentes externas y
subjetivas en entornos con riesgos e incertidumbre. Debido a que es imposible
determinar y controlar todas las variables o factores que inciden en una
situación es que se busca a través de modelos representar la realidad para su
análisis en él se espera que las decisiones tomadas sean decisiones satisfactorias
y no óptimas dentro del contexto de racionalidad de quiénes deben tomar
decisiones. Las decisiones que los ejecutivos efectúen se desplegarán en todos
los niveles de la organización traducidas en objetivos y acciones más específicas
y concretas en cada nivel hacia abajo. La información requerida en estas
decisiones representan el punto de partida para llevar a cabo acciones que
finalmente afectarán el desempeño de la organización.

Información -> Decisiones -> Acciones -> Desempeño Organizacional

El objetivo general del desempeño de toda organización es el de Crear Valor


Económico, y es por lo tanto el objetivo último global que debe lograr toda
decisión gerencial. Las malas decisiones destruyen valor y es más notorio es
organizaciones pequeñas que cuentan con menos capacidades acumuladas para
soportar un perdida en el valor económico. Los buenos negocios que crean valor
son el resultado de buenas decisiones y el uso eficiente y efectivo de los recursos
y capacidades de cada uno de los integrantes de la organización.

Buenos Negocios = Buenas Decisiones + Recursos y Capacidades

Debido al vertiginoso entorno globalizado con clientes más exigentes y mayores


competencias, las buenas decisiones no pueden asegurar buenos resultados a
futuro, pero son una protección posible contra los malos resultados.

Como objetivos intermedios para crear valor se encuentran lograr competencias


sostenibles en el tiempo y en el aspecto funcional fomentar competencias
esenciales en las actividades internas.
Con esto se desecha la idea tradicional de evaluar el desempeño en términos
netamente financieros que es de mayor interés para los dueños, la rentabilidad
es un resultado retrospectivo que comunica lo que se ha hecho en el pasado. Las
nuevas decisiones deben ser el resultado de un proceso que debe considerar una
perspectiva hacia el futuro y el entorno atendiendo no sólo los intereses de los
dueños sino que además considerar los intereses presentes de los clientes, el
aprendizaje dentro de la organización y los procesos internos orientados al
cliente. De esta forma se estará atendiendo los factores que inciden en el
resultado financiero hasta alcanzar la meta planteada.

Las decisiones que un ejecutivo lleva a cabo en las distintas unidades de una
organización se denominarán Decisiones Gerenciales.

Las Decisiones Gerenciales puede ser clasificas desde el punto de vista de la


gestión en dos tipos: Decisiones de Planificación y Decisiones de Control de
Gestión. Esto se debe a que un director o ejecutivo desempeña mayoritariamente
decisiones en cuanto a la planificación (¿Qué se va hacer?) y un poco menos en el
control dentro del proceso administrativo (¿Se está haciendo lo previsto?). Las
funciones de planificación y control están estrechamente ligadas en la actualidad
debido al carácter cíclico del proceso, dinámico del entorno y adaptativo de la
organización. Las Decisiones de Control de Gestión están en un punto intermedio
entre las Decisiones de Planificación y las del Control de Operaciones, ya que éste
último debe asegurar la eficiencia y eficacia de las tareas individuales de acuerdo
a la implantación de la estrategia. De aquí en adelante las decisiones de control
de gestión se denominarán Decisiones de Control como forma de simplificar su
nombre, ya que las decisiones de control de operaciones están orientadas a las
transacciones que requieren muy poca participación de los directores debido a
que son mayoritariamente sistemáticas, con datos exactos y específicos donde es
posible automatizar y utilizar herramientas científicas (Ejemplo: el control
numérico para optimización como un código de barras).

Debido a la importancia de la estrategia y los compromisos emanados de ésta en


toda la organización, las decisiones de planificación están circunscritas
principalmente en el proceso que se denomina Planificación Estratégica que es
un proceso sistemático donde se definen los objetivos y se formulan las
estrategias para conseguirlo (¿Qué hacer?); se especifican los programas de
acción a largo plazo con la correspondiente asignación de recursos (¿Cómo
implementarlas?). Las decisiones de planificación se denominarán Decisiones
Estratégicas cuando se determinan en el proceso de Formulación de Estrategia
donde se definen los objetivos para la organización y de las estrategias para
lograrlas, éstas tienen la propiedad de ser mayoritariamente decisiones
proactivas, tendientes a delinear el futuro o establecer una situación deseada; en
cambio las Decisiones de Control son más bien de carácter reactivo y tendientes
anticipar un problema futuro señalado por un indicador de referencia o en el
peor caso tomar acciones correctivas ante un problema ya ocurrido. En las
decisiones de control existe un detector (Medida) que estimula a un evaluador
(Ejecutivo) a llevar a cabo una acción. Las Decisiones de Control también se
denominarán de Control Estratégico en la medida que exista una estrategia
ligada a él.

Sin embargo, las Decisiones Estratégicas también pueden tener un carácter


reactivo, en especial cuando surgen de cambios imprevistos en el entorno.
Cuando esto ocurre y se efectúa una planificación para enfrentar los cambios se
le denomina Planificación Oportunista. El caso normal cuando es programado y
se efectúa con cierta periodicidad se le denomina Planificación Formal. Ambas
son necesarias para mantener la viabilidad de la organización ya que la
planificación oportunista aparece cuando los problemas no han sido anticipados
por la planificación formal.

Las decisiones tomadas en ambos ámbitos derivan distintos resultados y


acciones. Las decisiones estratégicas no son sistemáticas, más a largo plazo, con
datos más inexactos del futuro, están representadas en un Plan Estratégico que
describe el cómo se va implantar la estrategia, estos están expresados además en
forma cuantitativa a través de un Presupuesto.

La formulación de estrategias requiere para el ejecutivo un carácter creativo e


innovador (Hay que competir menos, se debe ganar antes la batalla), no es
sistemática deriva de la conclusión del análisis de las amenazas y oportunidades
del entorno, por lo tanto puede provenir de cualquier fuente y en cualquier
momento.
Las decisiones de control de gestión están representadas en un plan de acción
que tiene menor alcance, ya que es más específico donde debe solucionar un
problema puntual con un tiempo de respuesta más breve. Un plan de acción
correctivo como respuesta a un problema requiere de la especificación para cada
objetivo de indicadores y metas donde es necesario medir, analizar y
diagnosticar la causa del problema y posteriormente seleccionar dentro de
alternativas una acción correctiva adecuada.

Diferencias entre las Decisiones Estratégicas y de Control de Gestión

Perspectiva Decisiones Decisiones de


Estratégicas Control
Proceso Planificación Control de
relacionado Estratégica Gestión
Objetivo Especificar Implantar los
objetivos y objetivos y
estrategias estrategias
Propósito Anticipar Corregir
(Proactivas) (Reactivas)
Horizonte Largo Plazo Corto Plazo
Alcance Toda la Unidades de la
organización organización
Representación Plan Estratégico Plan de Acción
No estructuradas Más
(Situaciones estructuradas
Distintas)
Fuentes de
Cuantitativas y Cuantitativas
datos
Cualitativas (Medidas-
Metas)
Más Inexactos Más Exactos
Criterios de Subjetivos Objetivos
evaluación
HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PARA LAS DECISIONES GERENCIALES

Las herramientas Administrativas para apoyar ambos tipos de decisiones están


relacionadas con un Sistema de Control de Gestión (SCG) para apoyar a los
ejecutivos en las Decisiones de Control y con la Planificación Estratégica para
apoyarlos en las Decisiones Estratégicas.

El conjunto de decisiones resultantes de la planificación estratégica y de un


sistema de control gestión es lo que se enmarca en el proceso de Dirección
Estratégica.

La Dirección Estratégica es un proceso global de toma de decisiones que debe


asegurar la viabilidad de la organización a través de la correcta formulación de la
estrategia, su implementación y control; para esto utiliza no sólo el Sistema de
Control de Gestión como forma de implantación y control sino que además
considera los cambios a la estructura de la organización, la administración de
recursos humanos y los factores propios de la cultura de la organización.

La estructura es donde se especifican las responsabilidades y relaciones de


dependencias; La administración de recursos humanos centrados en las
personas como el principal activo (difíciles de sustituir con un Know-How
propio donde el saber supera al tener); y por último, la cultura que está
relacionada con los valores y creencias comunes que incide y que está afecta a la
forma de dirección y en el comportamiento de los dirigidos considerando
además los aspectos no formales. Todo lo anterior es lo que se denomina
Arquitectura de la Organización y engloba los medios integrales de implantación
de la estrategia y sustenta al sistema de control de gestión.

Se solicita:

Aplicar el M.L.O.
Diseño de Mentefactos conceptuales y proposicionales
Diseño de Mentefactos precategoriales

EJERCICIOS ELABORADOS POR EL DOCENTE DEL AREA TECNICA