CAPITULO 4

Procesos y Procedimientos.
¿Cuántos hay en mi empresa?
Herramientas de normalización

1. El trabajo sistemático: planificación.

2. Representación gráfica de los procesos.
3. Normalización de los procesos: Herramientas
4. ¿Cuántos procesos formalizar?

By Blas y Nieva

1. EL TRABAJAO SISTEMATICO Ayuda a mejorar la gestión e
PLANIFICADO incrementar la capacidad de gestión
Existe una serie de símbolos
normalizados (normas ANSI) para la
presentación formal de diagramas
2. REPRESENTACION GRAFICA
DE LOS PROCESOS
Dado que los diagramas no son mas
que una herramienta grafica que
facilita la comunicación, ejecución y
análisis de procesos.
Ventajas del uso de los diagramas
a) ASIGANACION DE OBJETIVOS DE LA EMPRESA:
- Calidad
- Clientes PUEDEN SER (ANUAL, MENSUAL O DIARIO)
- Eficiencia
b) LA DIFERENCIA ENTRE LOS OBJETIVOS:
- Personal
- Profesional
- Empresarial
* El personal es el primero es indispensable para poder alcanzar los demás
c) HACER LO PLANIFICADO: Evitar lo improvisado que induce riesgos e impredecibi-
lidad del resultado del trabajo (calidad, retrasos y extra costes del producto)
d) CONOCER LOS RESULTADOS: Evaluar, medir el nivel de consecución de los objetivos
- revisar la planificación aprovechando el enfoque causa (planes de acción) y efecto
(resultados).
VENTAJA: Permite una comunicación en un perímetro amplio con una única
interpretación
INCONVENIENTE: Se requiere que todo el mundo este familiarizado con su
significado
Representa Actividad
Representa decisión
Input y Output
- Facilita su comprensión global y proporciona “Impacto global”
- Potencia la capacidad personal para comprender situaciones complejas.
- Facilita la normalización y sistematización de los procesos.
* Define una secuencia precisa
* Ayuda a establecer Puntos de control
- Ayuda a analizar la efectividad de las diferentes actividades bajo la óptica
del valor añadido ala cliente
- Proporciona Inputs para racionalizar la organización
- Amina a los empleados a tomar la iniciativa y coordinar ellos mismos sus
acciones, descargando la estructura de mando
 SE DEBE TENER EN CUENTA:
- Las necesidades especificas de la empresa
1. EXTENSION DE LA - Mercado al que sirve
DOCUMENTACIÓN - Requisitos reglamentarios
- El tamaño y complejidad de la organización
- Las características de los productos y los procesos
- Y sobre todo: la competencias del personal.

SIEMPRE ES UN MECANISMO DE COORDINACION, QUE PROYECTARA TODA SU

EFICACIA EN LOS SIGUIENTES CASOS:
2. NORMALIZACION DE - Cuando el producto final sea repetitivo
PROCESOS Y ENTORNO - Cuando el entorno externo(TECNOLOGIA, CLIENTES COMPETIDORES), sea bastante
predecible, asi mismo las tareas deben ser simples.

3. NORMALIZACION DE PROCESOS:
HERRAMIENTAS

“Forma esfecifica para llevar a cabo un procesos”

ES EL PROCESOS DOCUMENTADO COMUNMENTE MÁS UTILIZADA PARA RESPONDER

3. NORMALIZACION DE A LOS REQUISITOS DEL ISO 9001:1994. ESTE DOCUMENTO CONSTA DE LAS
PROCESOS: La SIGUIENTES PARTES:
“HOJA DE PROCESOS”
1. Encabezamiento (Titulo del proceso y su código), objetivos y alcance.
2. Diagrama de flujo del procesos.
3. Breve descripción de las actividades operativas y de control de procesos, si
necesaria para entender su contenido
4. Ejecutor de la actividad.
 - Objetivo
- alcance

Hoja de proceso Diagrama de flujo: actividades y proceso conectado

Descripción: todas las características

Ejecutor: responsables

Diagrama de - Adecuado para procesos largos: ejemplo – emisión de pedidos(cobro)

flujo funciona - No es requisito de ISO 9001:2000 (recomendación)
- Contribuye a solucionar: repetitivos problemas

Mapa de - Para procesos mas simples, sin embargo existan muchos datos
Planificación
ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

Planing del - Para procesos de ejecución periódica y con fechas (diagrama de Gantt)
Proceso
ACTIVIDADES RESPONSABLE FECHAS

- Estandarización
Herramientas para la normalización
de procesos
HERRAMIENTAS CARACTERÍSTICAS USO

Documentación: según niveles

4. ¿CUÁNTOS PROCESOS FORMALIZAR? - depende del tamaño de la empresa

- Macro proceso
- Proceso
- Subproceso
- Actividad
- tarea

Output, input, herramientas, actividades, valor añadido, control y decisión, actividades criticas, aseguramiento,
Diseño de proceso: check list medidas de resultados e indicadores, seguimiento y medición, registro, mejora, plan de implementación