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Código IGT-01 v.

05
Radicación, Distribución y Control de
Documentos
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1. Objetivo y Alcance

Normalizar las actividades para la prestación del servicio de radicación, distribución


control de documentos en la Universidad de Pamplona.

Aplica desde la recolección de documentos, hasta el archivo de guías y formatos


diligenciados.

2. Responsable

El responsable de la aplicación y ejecución del presente documento es el (la) Líder del


Proceso de Gestión Documental.

3. Definiciones

3.1 Mensajería

Son las diligencias que se realizan para apoyar a las unidades administrativas o
unidades de gestión académicas en la distribución y recolección documental, desde
adentro o hacia fuera de la institución, tales como: realización de trámites varios, cobro
o pago de obligaciones, entre otros.

3.2 Diligencias

Corresponden a trámites que deben hacerse personalmente el mismo día de la


solicitud, por ejemplo: hacer consignaciones, compras de papelería, repuestos y otros
suministros urgentes; reclamar y entregar cheques, correspondencia y documentos
varios -normativos, afiliaciones a EPS, derechos de petición, citaciones a Consejos
Directivo y Académico, encomiendas para los centros regionales-; sacar fotocopias en
la Gobernación y juzgados; autenticar documentos; pagar facturas, servicios y EPS;
llevar correspondencia a empresas de mensajería; revisar y recoger correspondencia
del apartado aéreo; tramitar títulos valores y demás transacciones; cobrar y entregar
facturas; hacer firmar actas y otros documentos; y entregar respuestas a derechos de
petición local.

3.3 Recorridos Ordinarios

Son los que se hacen diariamente entre horas así: 8:00 a.m., 12:00 m., 2:00 p.m. y
6:00 p.m., en todas las oficinas de la Institución. Los recorridos establecidos son los
siguientes: Recorrido Bloque Administrativo y demás dependencias. Cuando los
recorridos no se pueden cumplir por la realización de otras diligencias urgentes,
reuniones del grupo de mejoramiento del Proceso de Gestión Documental o por
circunstancias de fuerza mayor, se analiza la documentación para distribuir y se
prioriza la entrega según criterios establecidos para tal fin.
Elaboró Aprobó Validó

Firma Firma Firma


Martha Helena Cañas Camargo Rosalba Omaña de Restrepo María Victoria Bautista Bochagá
Fecha 5 de septiembre de 2013 Fecha 5 de septiembre de 2013 Fecha 6 de septiembre de 2013
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3.4 Recorridos Especiales

Son recorridos personalizados y que por la trascendencia de la información se les da un


tratamiento especial y diferente a los ordinarios como: prioridad en la entrega, control en
una bitácora especial y el envío de copia a la unidades administrativas o unidades de
gestión académicas de origen para garantizar la entrega y la transparencia del proceso.

3.5 Clasificación

Actividad de identificación y agrupación de los documentos enviados y recibidos.

3.6 Radicación de Documentos

Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a
los documentos recibidos o producidos, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos
de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos empiezan a contar a partir del
día siguiente de radicado el documento.

3.7 Registro de Documentos

Anotación de los datos del documento en los modelos de control.

Las demás definiciones que aplican para el presente Documento se encuentran


contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.

4. Contenido

Responsable: Mensajero – Auxiliar


4.1 Recolección de Documentos
Administrativo
4.1.1 Documentos Internos

Recoge la información en el horario de 8.00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 a 6:00 p.m., en


los diferentes procesos, los entrega en la oficina de Administración de Documentos al
auxiliar administrativo quien se encarga de clasificarlos según los recorridos
establecidos para el personal de mensajería, diligenciando el FGT-01 “Radicación,
Distribución y Control de Documentos Internos”.

4.1.2 Documentos Externos

Recoge la información en el horario de 8.00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 a 6:00 p.m., en


los diferentes procesos, los entrega en la oficina de Administración de Documentos al
auxiliar administrativo quien se encarga de clasificarlos según los recorridos
establecidos para el personal de mensajería, diligenciando el FGT-02 “Radicación,
Distribución y Control de Documentos Externos”.
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Revisa el recorrido del día para priorizar la realización de las diligencias externas y
envíos de correo, según requerimientos.

4.2 Recepción y Radicación de Responsable: Auxiliar de Gestión


Documentos Documental
4.2.1 Internos y Externos:
Recibe los documentos oficiales por medio de mensajería interna, correo ordinario, o
entrega personal; verifica que el nombre del destinatario (s) al igual que la
documentación corresponda a la Universidad, si hay duda se consulta con la oficina
de Talento Humano y se procede al recibido colocando el sello (hora y fecha de quien
recibe), se diligencia, según corresponda, el FGT-01 “Radicación, Distribución y
Control de Documentos Internos”, el FGT-02 “Radicación, Distribución y
Control de Documentos Externos”, el FGT-03 “Radicación, Distribución y
Control de Documentos CRESC” y/o el FGT-04 “Radicación, Distribución
y Control de Documentos Correo Certificado”; si no corresponde el nombre
del destinatario o del proceso, se realiza la devolución en la misma guía del correo;
cuando no existe guía, se hace a través del FGT-14 “Carta”.

4.2.2 Para la rectoría, Consejos y dependencias que recepcionan tutelas,


demandas, derechos de petición, conciliaciones, solicitudes, etc.

La personas particulares, docentes o estudiantes, interesados en hacer llegar algún


documento a las instancias mencionadas, se dirigen al Proceso de Gestión
Documental con el documento y una copia, se verifica que el documento esté dirigido al
destinatario y al ente que corresponda, se ingresa al sistema por medio del Software
de Radicación de Correspondencia de la Universidad de Pamplona, se les hace
entrega de una copia con el sello de recibido de Administración de Documentos y se
hace firmar la devolución del recibido en el FGT-16 “Registro, Distribución y Control
de Documentos que pasan por el Sello de Radicación”, en la cual se registra para
luego hacer entrega de la documentación y la firma de recibido en el proceso
correspondiente.

4.3 Clasificación y Distribución de Responsable: Auxiliar de Gestión


Documentos Internos y Externos Documental y Mensajero

Se debe garantizar la llegada oportuna a su destinatario, sin importar el flujo o


circulación al interior y exterior de la entidad o proceso. Se requiere contar con
mecanismos de control y verificación diligenciando, según sea el caso, los FGT-01
“Radicación, Distribución y Control de Documentos Internos”, FGT-02
“Radicación, Distribución y Control de Documentos Externos”, FGT-03
“Radicación, Distribución y Control de Documentos CRESC”, el FGT-04
“Radicación, Distribución y Control de Documentos Correo Certificado”, y el
FGT-16 “Registro, Distribución y Control de Documentos que Pasan por el Sello
de Radicación”.
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4.3.1 Clasificación (auxiliar administrativo)


Seleccionan la documentación recibida y la distribuyen en las diferentes carpetas:

 Certificados: documentos que competen únicamente al Rector (a).

 Interna: documentos dirigidos entre las diferentes dependencias


 CRESC: documentos de las distintas sedes para las dependencias de la
Universidad.

 Externa: Documentos recibidos de otras entidades o personas.

Luego de distribuidos se procede a diligenciar los FGT-01 “Radicación, Distribución y


Control de Documentos Internos”, FGT-02 “Radicación, Distribución y Control de
Documentos Externos”, FGT-03 “Radicación, Distribución y Control de
Documentos CRESC” y/o el FGT-04 “Radicación, Distribución y Control de
Documentos Correo Certificado”, y el FGT-16 “Registro, Distribución y Control de
Documentos que pasan por el Sello de Radicación” según corresponda.

4.3.2 Distribución de Documentos Internos (mensajero)

El mensajero procede a la distribución de los documentos internos una vez se haya


diligenciado el FGT-01 “Radicación, Distribución y Control de Documentos
Internos”.

4.3.3 Distribución de Documentos Externos

Cada proceso hace llegar los documentos o paquetes al Proceso de Gestión


Documental en los horarios de 8:00 a 11:00 a.m. y de 2:00 a 5:00 p.m.; donde se
diligencia el FGT-11 ”Envíos Nacionales e Internacionales”; seguidamente, se
diligencia la guía de la empresa de envíos que se va a utilizar (contratada por la
universidad) para su envío. Luego se notifica a los respectivos procesos mediante
copia de la comunicación enviada que tiene impreso el sello de Administración de
Documentos con el día la hora y el número de guía asignado, devolviéndolo en el FGT-
01 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Internos”.

4.4 Archivo de Guías y Formatos Responsable: Auxiliar de Gestión


Diligenciados Documental
4.4.1 Almacenar y legajar los registros generados por los FGT-01 “Radicación,
Distribución y Control de Documentos Internos”, FGT-02 “Radicación,
Distribución y Control de Documentos Externos”, FGT-03 “Radicación,
Distribución y Control de Documentos CRESC” y/o el FGT-04 “Radicación,
Distribución y Control de Documentos Correo Certificado”, y el FGT-16
“Registro, Distribución y Control de Documentos que pasan por el Sello de
Radicación”, completamente diligenciados, en carpetas con su respectiva codificación,
para permitir la conservación y recuperación adecuadas.
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4.4.2 Las guías se archivan en carpetas clasificadas por empresas, en orden


cronológico y consecutivo de los números de las guías con el fin de facilitar su
ubicación y tener mayor soporte.

5. Documentos de Referencia

- NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.


- NTC GP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público
- Modelo Estándar de Control Interno
- Ley 962 de 2005 Antitrámites

6. Historia de Modificaciones

Naturaleza del Fecha de Fecha de


Versión
Cambio Aprobación Validación
5 de septiembre de 8 de septiembre de
00 Técnica
2008 2008
Modificación de las
01 actividades del 29 de julio de 2010 13 de agosto de 2010
instructivo
Actualización del
documento acorde a lo
14 de octubre de
02 definido en el acta 7 de octubre de 2011
2011
N°011 del 7 de octubre
de 2011
Actualización del
documento acorde a lo
14 de octubre de 20 de octubre de
03 definido en el Acta 012
2011 2011
del 14 de octubre de
2011
Actualización del
documento según lo 5 de septiembre de 6 de septiembre de
04
descrito en el Acta N° 2013 2013
004

7. Administración de Formatos

Tiempo de
Código Nombre Responsable Ubicación Acceso Disposición Final
Retención
Radicación,
Gestión
Distribución Auxiliar
Documental / Personal
FGT-01 y Control de Administrativo y Según las TRD Archivo Central
Centro Autorizado
Documentos Mensajero
Interactivo
Internos
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Radicación ,
Gestión
Distribución Auxiliar
Documental / Personal
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Documentos Mensajero
Interactivo
Externos
Radicación,
Gestión
Distribución Auxiliar
Documental / Personal
FGT-03 y Control de Administrativo y Según las TRD Archivo Central
Centro Autorizado
Documentos Mensajero
Interactivo
CRESC
Radicación,
Distribución Gestión
y Control de Documental / Personal
FGT-04 Auxiliar Según las TRD Archivo Central
Documentos Centro Autorizado
Administrativo y
Correo Interactivo
Mensajero
Certificado
Envíos Gestión
Auxiliar
Nacionales e Documental / Personal
FGT-11 Administrativo y Según las TRD Archivo Central
Internacional Centro Autorizado
Mensajero
es Interactivo
Registro,
Distribución
y Control de Gestión
Auxiliar
Documentos Documental / Personal
FGT-16 Administrativo y Según las TRD Archivo Central
que pasan Centro Autorizado
Mensajero
por el Sello Interactivo
de
Radicación
Gestión
Auxiliar
Documental / Personal
FGT-14 Carta Administrativo y Según las TRD Archivo Central
Centro Autorizado
Mensajero
Interactivo

8. Anexos.

“No Aplica”