Subsistema de Compras: Se encarga de la obtención de los recursos necesarios para el

desenvolvimiento normal de la empresa en los mejores términos, esto es, mínimo costo, en la calidad
adecuada y en el momento oportuno.

Alcance: Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento, pudiéndose

fijar la recepción y contabilización provisoria de los bienes como límite superior
En el caso de los bienes, es el sector de almacén quien debe detectar la falta de un producto o material,
mientras que el sector de ingeniería establece las especificaciones técnicas cuando corresponda.
El departamento de compras es quien debe procurar la mejor cotización del proveedor y asegurar que las
mercaderías sean recibidas en el momento oportuno.

Modalidades:
 Compras menores: Se refiere a bienes de escaso valor y cuya necesidad puede ser circunstancial,
se detecta sobre la marcha, lo que hace que no sean previsibles. Estas compras son abonadas en
efectivo mediante la utilización de un fondo fijo.
Resulta práctico que no se centralicen en un departamento sino que los responsables de los
sectores puedan decidir y autorizar la adquisición., los bienes no pasan por almacén.
 Compra de bienes de uso: bienes que no requieren una reposición permanente.
Debido a la significación requiere la autorización de niveles de decisión más alto.
 Compras normales: se refieren a compras de bienes de consumo repetitivo y necesario para El
desenvolvimiento normal de la empresa y que es susceptible de presupuestación. son bienes
sobre los que se conoce el punto de pedido, stock mínimo y máximo. este tipo de adquisiciones
suelen realizarse un departamento específico.
 Importaciones: compras a un proveedor extranjero, el proveedor normalmente exige la apertura de
un crédito documentario irrevocable, lo que requiere la intermediación de una institución bancaria.

Normas específicas de control interno:

 Separación de funciones: la compra debe estar separada del manejo físico de los bienes y de la
registración de Lo mismos, compras por lo tanto debe estar separada de recepción, cuentas a
pagar, almacenes y contabilidad.
 Iniciación del trámite de compra: debe iniciarse con el respaldo de un pedido formal por parte de
un funcionario responsable, es conveniente, que como mínimo, los materiales que entran en
virtud de especificaciones o muestra para ayudar a la persona responsable de las compras a
conocer detalles de lo que compra.
 obtención de un número determinado de cotización: para todas las compras superiores a un
determinado monto deben pedir varias cotizaciones (lo usual es pedir por lo menos 3) Evitando de
esta manera la discrecionalidad del responsable del sector, los pedidos y las cotizaciones se
realizan por escrito, en el caso de compras menores podría efectuarse la compra en forma directa.
 Autorización de la compra: La decisión de cerrar contrato se debe tomar en función de las ofertas
recibidas. Esta decisión debe ser tomada por un funcionario responsable, quien la tomó debe
intervenir con su firma la cotización del proveedor.
 Punto de pedido y lote de compra: Es recomendable que la cantidad de productos que se soliciten
sean acordes con las necesidades de consumo. Para ello la empresa suele fijar puntos de pedido,
la cantidad en existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artículo.
 Control de la mercadería recibida: Es importante el control de la cantidad y calidad de los productos
recibidos y la confección de reportes escritos con esta información.
 Constitución de seguros sobre mercaderías en tránsito: Se recomienda la contratación de seguros
para cubrir el riesgo de traslado de los productos que viajan por cuenta y riesgo de la empresa.
 Prenumeración de formularios: Los formularios que transcienden a terceros, obligando a la
organización, así como aquellos que sin salir de la misma avalan el movimiento de bienes, deben
ser numerados correlativamente y en forma preimpresa.

Información gerencial: Los datos referidos a las operaciones de compra y que se encuentran
disponibles en registros y archivos constituyen la base de información que se prepara para uso de la
gerencia.
Salvo especificación en contrario, estos informes se refieren a períodos semanales o mensuales,
según los requerimientos de la gerencia.
Descripción del subsistema:
 Módulo 1: Detección de la necesidad de compra: si se trata de la compra repetitiva, tiene lugar
cuando el responsable de almacenes despacha un pedido y determina que ha llegado al punto de
pedido o stock mínimo. En ese momento confecciona la solicitud de compras (SC) y la envía al
departamento respectivo. Es recomendable emitirlo por duplicado. El original se envía a compras
mientras que el duplicado es mantenido en almacenes en un archivo de pendientes para realizar el
seguimiento de la gestión de compras y efectuar los reclamos en caso de demoras.
 Módulo 2: Selección de proveedores y pedido de cotización: Tiene lugar cundo compras, luego de
recibir la SC, verifica las firmas autorizadas y consulta el registro de proveedores a fin de
seleccionar aquellos más afines al pedido y solicitarles cotización.
 Las decisiones asociadas con este módulo incluyen el establecimiento de modalidades de compra
y la selección de proveedores que se consultaran de acuerdo con las características del producto
solicitado. Es recomendable el pedido de cotización a un determinado número de proveedores.
 Módulo 3: Adjudicación: La selección de ofertas no es una tarea sencilla, es aconsejable tener un
cuenta no sólo los precios cotizados, sino otra calidad ofrecida, financiación, plazo de entrega, etc.
 Para loa selección de la mejor oferta suele resultar conveniente confeccionar una planilla de
análisis de cotizaciones, en la misma o por separado, se indicará la adjudicación, con la firma del
funcionario responsable.
 Módulo 4: Colocación de la Orden de compra (OC): La adjudicación se formaliza mediante la
emisión de la OC, este comprobante representa la demanda efectuada en un proveedor para que
suministre los materiales específicos en la misma, el número de copias que se emiten puede variar,
pero es aconsejable notificar a los sectores que efectuarán la recepción y la liquidación para el
pago.
 Módulo 5: Recepción: En este momento la acción pasa al sector de reposición, donde se produce
el ingreso de las mercaderías acompañada por el original y copia del remito del proveedor. La
copia se devuelve conformada. En la recepción se decide aceptar o rechazar los efectos recibidos,
luego de efectuar los controles de cantidad y calidad, y se emite el informe de recepción (IR), este
formulario permite que el sector de contabilidad de la empresa tenga la certeza de que la
mercadería ingreso, conozca la cantidad de unidades recibidas y cuente con la aprobación de
calidad.
Al recibir almacenes las mercaderías con el IR controla ambos elementos y devuelve a recepción
una copia del informe con su conforme, compras por su parte con la copia de IR da por cumplida su
gestión y contaduría integra la copia unto con el remito del proveedor al legajo de compras.
 Módulo 6: Contabilización: Contabilidad debe realizar la registración en el momento dl ingreso de
las mercaderías reflejando el aumento del inventario en una cuenta del A y acreditando una cuenta
del P. El importe es el de la OC, excluido el IVA, luego al recibir la factura del proveedor se cancela
la cuenta a pagar, debitando además la cuenta del IVA contra la cuenta proveedores por el monto
total de la factura.
 Subsistema de Pagos: Se encarga de la cancelación de las obligaciones contraídas por la
empresa. Esta obligación tiene su origen en una compra efectuada a un proveedor, ya sea de
bienes o servicios.

Alcance: Empalma con el de compras, comprende desde el momento en que se controla la

obligación pendiente de cancelación hasta que el pago se hace efectivo mediante la entrega de los
valores al acreedor, se recibe la constancia del pago y se efectúa la contabilización
correspondiente.
El sector cuentas a pagar es quien reúne la documentación referida a las compras, la controla y
conforma para su pago en término. El sector tesorería es quien confecciona el instrumento de pago
y efectúa la cancelación.

Modalidades:
 Pago en sede del acreedor: El pago se efectúa directamente en el domicilio del acreedor y en el
mismo momento se obtiene el recibo correspondiente.
 Pago a un cobrador: En este caso se avisa al acreedor cuando está el cheque disponible y se lo
retira en tesorería.
 Pago a repartidores: cuando se recién los productos, es el mismo repartidor el que efectúa la
cobranza y confecciona el recibo.
 Pago por correspondencia: El deudor envía por correo un cheque para que se aplique a la
cancelación de su deuda y a vuelta de correo le envían el recibo correspondiente.
 Pago a través de un banco: el deudor deposita en la cuenta del acreedor el importe adeudado y le
queda una copia de la boleta de depósito como constancia de haber efectuado el pago
 Pago en efectivo por fondo fijo o caja chica: cuando se trata de compras menores, los pagos
podrán efectuarse en efectivo mediante la utilización de un fondo fijo.

Normas de control interno generales para el movimiento de fondos:

 Separación de funciones: El manejo de los fondos no debe estar a cargo de la misma persona que
realiza la registración. En el caso particular delos pagos, la liquidación y autorización debe ser
realizada por una persona responsable ajena a tesorería.
 Concentración de la responsabilidad: una sola persona será la responsable de la custodia y del
manejo de fondos, suele ser el tesorero.
 Separación total de los fondos: para un control eficaz de los fondos es recomendable que los
provenientes de cobranzas estén separados de los destinados a pagos. Para los pagos menores
que se realizan en efectivo se puede crear un fondo fijo o caja chica.
 Rotación del personal: es conveniente que el personal que maneja fondos rote periódicamente, de,
manera que se puedan detectar posibles errores en el sistema.
 Contabilización de las operaciones: Las operaciones relacionadas con el movimiento de fondos se
registraran contablemente de manera que permitan el control de las mismas y la consistencia con
la información de otros sectores.
 Arqueos sorpresivos: Se realizan para verificar si los valores en existencia coinciden con los que
surgen de la registración contable. El arqueo debe ser sorpresivo y realizado por personas ajenas a
tesorería.
 Conciliación bancaria: es un elemento de control muy efectivo, tanto para la organización como
para el banco, teniendo en cuenta que las cobranzas tienen que ser depositadas en su totalidad y
que los pagos deben efectuarse con cheque contra la misma cuenta. Es conveniente que la
practique personal ajeno al sector.

Normas de control interno específicas del subsistema de pagos:

 Uso del cheque: todos los pagos deben efectuarse mediante la emisión de cheque, pudiendo ser
una excepción el pago de gastos menores. Esta medida permite, por un lado, disminuir el riesgo
que implica la tenencia de dinero en efectivo en la organización y, por otro lado, ejercer un mejor
control sobre los pagos debido a que se podrán conciliar con el resumen bancario todas las
operaciones inherentes al movimiento de fondos. Con esta norma se persiguen dos finalidades, en
primer lugar que exista un control recíproco entre los firmantes y de esta manera detectar errores
antes de que el pago se haga efectivo, en segundo lugar, se evita que una sola persona pueda
disponer del uso indiscriminado de los fondos, con el consecuente riesgo que ello implica. Los
cheques que se anulen deben quedar adheridos a la libreta de cheques.
 Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulación de los mismos: en el momento de
confeccionarse el cheque, la persona responsable tendrá a la vista la documentación respaldatoría
que le da origen, quienes firmen el cheque deberán controlar que se cumpla con estos aspectos.
 Existencia de fondo fijo o caja chica: Tendrá un monto estipulado previamente para realizar los
pagos menores en efectivo, estará a cargo de una persona responsable.

Información gerencial: Los registros y archivos utilizados en dicho subsistema contienen los datos
referidos a las operaciones de pago y constituyen la base de la información que se prepara para
uno gerencial.

Descripción del subsistema:

 Módulo 1: Recepción de la factura del proveedor: Tiene lugar cuando el sector de cuentas a pagar
recibe la factura del proveedor y procede a su verificación mediante la comparación de la misma
con el remito, el IR, la OC, documentación esta última disponible en archivo. Una vez efectuado el
control, se registra la factura en la cuenta del proveedor, así como el crédito por IVA, cancelando la
registración provisoria efectuada al ingresar las mercaderías.
 Módulo 2: Liquidación del pago Tiene lugar cuando el sector cuentas a pagar, en oportunidad del
vencimiento de las facturas de los proveedores, procede a emitir la orden de pago (OP) y, de
corresponder, a efectuar las retenciones impositivas pertinentes. La OP es el comprobante
mediante el cual se comunica al departamento tesorería que prepare el pago correspondiente de
las facturas del proveedor.
 Módulo 3: Emisión del cheque: Tiene lugar cuando el departamento tesorería en función de la OP
autorizada y la documentación respaldatoría, procede a emitir el cheque correspondiente. El
cheque debe ser emitido respetando las normas vigentes. Toda la documentación junto con el
cheque vuelve a tesorería.
 Módulo 4: Pago: tiene lugar cuando el departamento de tesorería entrega o remite los valores al
proveedor y, de corresponder, los comprobantes de retención de impuestos, contra ello, el
proveedor emite y entrega el recibo de pago pertinente. Tesorería precede a archivar el duplicado
de la OP y entrega el original junto con la documentación respaldatoría y el recibo a contaduría.
 Módulo 5: Registración: sobre la base de la OP, contaduría debita el pago de la cuenta del
proveedor y acredita la cuenta de banco y retención de impuestos si corresponde.
 Subsistema de producción: se encarga del desarrollo e implementación de métodos y planes
para la fabricación de productos, y del conjunto de trabajos necesarios para concretar la
elaboración de un bien nuevo a partir de los insumos.

Alcance: Abarca desde el planeamiento hasta la obtención del producto terminado y su entrega a
almacenes y su contabilización.

Modalidades:
 Producción continua: el producto terminado es el resultado de una sucesión de operaciones sobre
un material original y homogéneo, es el resultante de un solo material o de un conjunto de
productos provenientes de una única materia prima, tiende a ser muy automatizado y el personal
que trabaja en él es poco calificado
 Producción por montaje: El producto terminado está constituido por una cantidad de partes que se
ensamblan para lograr el artículo, cada una de las partes que forman el producto tiene un proceso
productivo particular que puede afectar a distintos departamentos.
 Producción intermitente o por órdenes: Se incluye aquellas industrias en las que la producción se
lleva a cabo cuando existe un pedido específico del cliente, se utilizan equipos diseñados para
fines generales y la mano de obra es altamente calificada.
 Producción por proyectos: Consiste en un conjunto de actividades que, en general, tiene una
identidad propia, se trata de obras de considerable magnitud, confecciona una red compleja de
tareas vinculadas entre sí a través de múltiples interrelaciones de precedencia y su duración suele
prolongarse en el tiempo. Un problema significativo en la administración de proyectos se refiere a la
planificación, secuencia y control de las tareas necesarias para la conclusión del proyecto.

Normas específicas de control interno:

 Existencia de inventario permanente o registros contables apropiados: Es recomendable que el
control de las existencias de bienes de cambio se realice mediante el registro permanente de las
mismas. Esto permite tener actualizado el valor y volumen de las existencias permanente.
 Realización de recuentos físicos periódicos: Es importante esta norma con la finalidad de ajustar o
conciliar. Para que los inventarios físicos sean eficaces es conveniente que los mismos sean
sorpresivos y realizados por personas ajenas a quienes registran los movimientos. Si no se llevan
inventarios permanentes se deberá efectuar un inventario físico total a fin de año.
 Ajustes del inventario: Los ajustes deberán estar válidamente justificados, analizados y autorizados
por un funcionario responsable que sea ajeno a la custodia de los bienes.
 Custodia de existencias: debe recaer sobre una sola persona a quien se le deberán asegurar todas
las facilidades de control.
 Documentación de todo movimiento de existencia: Debe estar amparado por un comprobante.
 Fijación de stock mínimo y lote óptimo: se recomienda la fijación de stock mínimo o punto óptimo
de reposición, así como la determinación del lote óptimo que se debe producir.
 Contratación de seguros eficientes: Es aconsejable una adecuada cobertura de posibles siniestros
mediante la contratación de seguros para los bienes de cambio.

Información gerencial: Los datos referidos a las operaciones de producción que se encuentran
disponibles en registros y archivos constituyen la base de la información que se prepara para uso
de la gerencia.

Descripción del subsistemas:

 Módulo 1: Planeamiento y programación de la producción: se realiza con el objetivo de optimizar la
mezcla producto-mercado. La programación en la asignación de recursos y la sincronización de las
operaciones se tiene en cuenta la información proveniente del plan de producción, las
especificaciones de productos, de tiempos y movimientos.
A partir de la información mencionad, el departamento emite la OP. Es conveniente el armado de
dispositivos de registro idóneo para lograr que a medida que una orden pasa de un sector a otro se
vayan anotando los consumos.
 Módulo 2: Fabricación: dependerá del tipo de producto, del tipo de proceso y del tipo de industria
que se considere (continua, intermitente o por montaje). Los distintos sectores productivos solicitan
los materiales necesarios a través del pedido de materiales (PM)
 Módulo 3: Seguimiento: Comprende el control cuantitativo de la producción, es decir, el control del
avance de las actividades productivas. Se emite el parte diario de producción (PD) donde constan
 las características y las cantidades de los productos terminados. Puede realizarse por sector, al
concluir el proceso productivo, o en ambas instancias.
 Módulo 4: Control de calidad: Comprende el control cualitativo de la producción, esto es, el control
del cumplimiento de las especificaciones de calidad de diseño del producto elaborado. Aunque en
algunas organizaciones se emite el parte de control de calidad, este comprobante puede obviarse
cuando el parte diario de producción prevé un espacio para registrar la conformidad de control de
calidad.
 Módulo 5: Entrega de productos terminados a almacenes: Finalizado el proceso de control de
calidad, la mercadería se remite a almacenes junto con el duplicado del parte de producción donde
se actualiza el stock y se lo archiva en forma definitiva.
 Subsistema de ventas: Comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa
llega a sus compradores, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus
productos y servicios.

Alcance: Abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido, hasta la entrega del bien o la
presentación del servicio y la registración en los libros de la empresa pasando previamente por el
control de pedido y del crédito, así como la facturación.

Modalidades:
 Según las características del cliente: Podemos distinguir entre ventas locales y exportaciones,
también atendiendo a la condición del cliente, podríamos distinguir ventas mayoristas de
minoristas. en ambos casos habrá diferencia en cuanto a las cantidades mínimas que se comprará
y a las condiciones de venta y tipo de crédito disponible.
 Según la recepción del pedido:
o Ventas en salón, cuando el vendedor atiende a los clientes en su local de venta, donde
generalmente expone sus productos o muestras de ellos.
o Venta por corredores, aquí, vendedores de la empresa visitan directamente al cliente o a
potenciales adquirientes.
o Ventas por teléfono o correo, en este caso el comprador se dirige directamente al vendedor
para solicitarle precios y condiciones y luego concretar la operación.
 Según las condiciones de pago convenidas: Tenemos ventas al contado y ventas a crédito.

Normas específicas de control interno:

 Separación de funciones: Es un recaudo básico que la persona que vende no tenga acceso a los
registros de stock y de cuentas de los clientes, pues esto evita que quien realiza la operación de
ventas intervenga también en el circuito de control.
 Aprobación de la venta: Tienen que fijase políticas referentes a condiciones de venta, otorgamiento
de créditos, determinación de precios.
 Bonificaciones: Tienen que estar autorizadas por un funcionario que tenga las atribuciones
necesarias según su nivel jerárquico.
 Movimiento de bienes: La circulación de mercaderías tendrá que estar respaldada por
comprobantes firmados por el responsable del sector que recibe. En el remito constará el detalle de
cantidad y calidad de las mercaderías entregadas. Otro aspecto para considerar es la cobertura por
el riesgo de traslado de la mercadería fuera de la empresa, salvo que esta viaja por cuenta y riesgo
del comprador.
 Documentación: Las notas de pedido, remitos y facturas estarán pre numeradas, se archivarán por
orden numérico, y en caso de que se anulen, se conservarán todos los ejemplares del documento
juntos.
 Control de la facturación: Es conveniente que un sector ajeno a almacenes y a facturación efectúe
un control cruzado, correlacionando remitos y facturas y, asimismo, realice comprobaciones
selectivas sobre cálculos y precios, contaduría sería el sector más apropiado.

Información gerencial: Los datos referidos a las operaciones de ventas se encuentran en los registros y
archivos y son la base de la información que se prepara para uso de la gerencia.

Descripción del subsistema:

 Módulo 1: Recepción del pedido: Existe un requerimiento de los productos o servicios
comercializados por la organización, este es captado por el vendedor mediante una nota de pedido
(NP) y que luego será valorizado en administración de ventas, con las condiciones de venta
vigentes. La NP es el comprobante que emite la parte vendedora al recibir los pedidos por el
cliente, con sus correspondientes condiciones de pago.
 Módulo 2: Aprobación del crédito: El departamento créditos recibe la NP, con el objetivo de
determinar el otorgamiento o no del crédito al cliente.
 Módulo 3: Preparación del pedido: En el departamento almacenes reciben la NP, con el objeto de
controlar si hay existencia para preparar las mercaderías y los remitos que enviarán a expedición.
Si no hay existencias, se solicita a producción la reposición de los artículos, y si son mercaderías
de reventa se efectuará el pedido a compras. El remito es el comprobante que emite la parte
vendedora para entregar lo vendido, es importante para las partes que intervienen en la venta, a la
parte vendedora le permite controlar las salidas de mercaderías de almacén, al encargado del
 transporte le permite organizar y controlar las entregas y, una vez conformado, es la prueba de
haber entregado lo vendido y del derecho de cobrarlo, mediante le emisión de la factura.
 Módulo 4: Despacho: Tiene lugar cuando el departamento de expedición recibe las mercaderías
pendientes de entrega junto con el remito correspondiente y procede a efectuar las entregas de las
mercaderías a los clientes. Se utiliza un formulario denominado hoja de ruta (HR)
 Módulo 5: Facturación: Tiene lugar cuando el sector de facturación, o directamente contaduría, a
partir de la copia del remito, procede a confeccionar las facturas, la FC es el comprobante de la
venta, que emite la parte vendedora cuando entrega las mercaderías o luego de su envió con el
correspondiente remito, sirve de base para registrar contablemente la venta y, en el caso de ser a
crédito, para actualizar la ficha de cuenta corriente del cliente.
 Módulo 6: Registración: está a cargo de contaduría, comprende dos procesos: uno diario de pase
de las operaciones al sub-diario de ventas (con el detalle exigido por la legislación vigente) y de
actualización de la cuenta corriente del cliente; y otro, mensual, consistente en el asiento resumen
de ventas.
 Subsistema de cobranzas: Se integran todas las acciones necesarias para la percepción efectiva
de los derechos adquiridos por la empresa. Estos derechos tienen su origen en las ventas
efectuadas y están representados por una cuenta o documento a cobrar según se trate de una
venta en cuenta corriente o documentada.

Alcance: Comprende desde el momento en que se detecta que un crédito está en condiciones de
ser cobrado y hasta que los valores percibidos ingresan en la empresa, por los cuales se entrega al
cliente el comprobante respectivo. Luego se efectuará la contabilización correspondiente.

Modalidades: Los distintos tipos de cobranzas son la contrapartida de las formas de pago vistas en
el subsistema de pagos.
 Cobranza en caja: El cliente se traslada para realizar el pago de su deuda. Esta modalidad es
común en los comercios minoristas donde el cliente puede cancelar su deuda.
 Cobranza por cobradores: Un empleado de la empresa efectúa el cobro directamente en el
domicilio del cliente. Este recibe los valores y extiende un recibo, provisorio o definitivo, según la
modalidad del procedimiento.
 Cobranza por repartidores o prestadores del servicio: De acuerdo con las características del
producto vendido o del servicio prestado, puede ser el mismo repartidor o prestador del servicio
quien efectúe la cobranza en el momento de entregar las mercaderías o prestar el servicio.
 Cobranza por correspondencia: El cliente envía por correo un cheque para aplicar al saldo de su
cuenta y a vuelta de correo le envían el recibo correspondiente.
 Cobranza a través de un banco: En la cuenta bancaria de la empresa se recauda el importe
adeudado. El deudor deposita y le queda una copia o talón de la boleta como constancia de haber
realizado el pago.
 Descuento de documentos: Si bien esta operación tiene características que la diferencian de las
operaciones de cobranza, puede considerársela como tal ya que permite a la empresa transferir el
crédito a un tercero (banco) y, de esta manera disponer anticipadamente del dinero a cobrar,
excepto por los intereses y gastos que debe abonar al banco por el servicio que está prestando.
 Cobro de exportaciones: También participa una entidad bancaria donde el comprador efectúa la
apertura de un crédito documentario a favor del vendedor y que oportunamente será cancelado a
través del banco.

Normas de control interno generales para el movimiento de fondos:

 Separación de funciones
 Concentración de la responsabilidad
 Rotación del personal
 Separación total de los fondos
 Contabilización de las operaciones
 Arqueos sorpresivos
 Conciliación bancaria

Normas de control interno específicas del subsistema de cobranzas.

 Control de los recibos: El recibo es la constancia otorgada por los valores percibidos, los recibos
provisorios o definitivos deben estar encuadernados en talonarios, prenumerados, utilizarse en
forma correlativa y quedar una copia adherida al talonario. Al concluirse la utilización de un
talonario, debe verificarse la correlatividad de los recibos o constatar la misma automáticamente al
registrar las cobranzas rendidas. También es importante el control de los talonarios recibidos de la
imprenta y que se encuentren bajo custodia de un responsable que podría ser el tesorero.
 Rendición diaria de la cobranza: Cuando las cobranzas son realizadas mediante una gestión
externa, esta norma tiene por objeto evitar que los valores recaudados sean utilizados para fines
ajenos a los de la empresa y, además, permitir la pronta disponibilidad de los fondos. Los
cobradores deben rendir diariamente sus cobranzas o, en su defecto, depositar directamente en la
cuenta bancaria de la empresa.
 Apertura de la correspondencia: Por la seguridad de los valores e información recibida, debe ser
abierta por un funcionario responsable o su secretaria.
 Control sobre los valores recibidos: Para evitar que alguien pueda apoderarse de un cheque, es
importante que, al momento de su recepción, se le coloque al dorso una leyenda que restrinja su
utilización, tal como “únicamente para depositar en la cuenta de (nombre de la empresa)”.
 Concesión de descuentos por pronto pago: Con el objeto de evitar posibles fraudes que pudieran
cometerse mediante el ingreso a la empresa de importes inferiores a los realmente cobrados,
 justificando la diferencia con un descuento concedido, la concesión de este tipo de descuento debe
estar autorizada por un funcionario que
Pueda hacer uso de esta atribución.

Información gerencial: Los registros de cobranzas y los archivos respectivos constituyen la base de
la información de cobranza que se eleva al nivel gerencial. De acuerdo con las particularidades de
cada empresa, esta información puede desagregarse por línea de producto o servicio, por
cobranza, por zona geográfica, por tipo de cliente, etc.

Descripción del subsistema:

 Módulo 1: Organización de la cobranza: Tiene lugar cuando el departamento de cobranza realiza
diariamente el control de vencimientos de las facturas pendientes de cobro y de los documentos a
cobrar, o recibe un detalle de los vencimientos del día siguiente. Sobre la base de esta información
emite el listado de cobranzas (LC) es el formulario en el cual el departamento de cobranza detalla a
los cobradores las cobranzas que deben gestionar.
 Módulo 2: Cobro: Tiene lugar cuando el cobrador visita a los clientes para gestionar el cobro de las
facturas y/o documentos. En caso de que el cliente no abone, el cobrador deberá asentar tal
circunstancia en el LC en el espacio reservado a tal efecto. Si el cliente abona, el cobrador
procederá a emitir el recibo, efectuando, de corresponder, el cálculo del descuento concedido. El
recibo es el comprobante mediante el cual se deja constancia de la cobranza realizada. En este
formulario el cobrador consignará el concepto cancelado por el cliente, el descuento efectuado, si
lo hubiera, y los valores recibidos junto con la mención de las retenciones impositivas realizadas
por el cliente.
 Módulo 3: Rendición de la cobranza: Comprende básicamente los pasos siguientes:
1) Finalizada su gestión de cobro, el cobrador asentará en el LC
2) Cumplimentado el paso anterior, el cobrador entregará los valores recibidos en
tesorería junto con el duplicado de los recibos y el LC
3) Con el LC firmado y sellado por tesorería el cobrador deberá rendir su gestión ante
el departamento de cobranzas. A tal efecto, entregará el LC, las facturas cobradas y
no cobradas, las retenciones impositivas practicadas por los clientes y el triplicado
de los recibos.
 Módulo 4: Registración y control: Sobre la base del triplicado del recibo, contaduría acredita el
importe de la cuenta corriente del cliente. Asimismo, con el comprobante remitido por el
departamento de cobranzas por los documentos cobrados acredita el importe en la cuenta de
documentos a cobrar del cliente. La contabilización de las operaciones llevadas a cabo en este
subsistema dependerá del sistema contable que posea cada empresa.