Anda di halaman 1dari 7

EVALUASI KINERJA ASSEMBLING DALAM PENGENDALIAN KETIDAKLENGKAPAN

DOKUMEN REKAM MEDIS DI ASSEMBLING RSUD UNGARAN TAHUN 2015

Devi Ayu Kumalasari*),

Kriswiharsi Kun Saptorini, M.Kes **)

*) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang

**) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No 5 – 11


Semarang

Email :Deviayuparis@gmail.com

ABSTRACT

In-patient medical record documents can be used as a tool toassess the quality of
hospital services. Medical record documents must be completed and can be read by the
authority from time to time as a tool for continuous communication. Ungaran regional
hospital has only one officer. Based on observations, there were an accumulation of medical
record documents in assembling unit that have an impacton the process of coding and
Indexing. Therefore there searchers wanted to know the performance of assembling unit to
the control the medical record documents incompleteness at the Ungaran regional hospital
in 2015.

This was a descriptive study with cross sectional approach. The data were collected
by conducting observations of document and interviews to the assembling officer and chief
of medical records unit. The object of this research were 58 medical record documents in
assembling unit. Observation were made to see the characteristics of workers, duties and
functions of workers, knowing incompleteness medical records document based on
quantitative analysis, control incompleteness, the procedure of filling themedical records
document and policies of in-patient completeness medical records contents.

Based on there search findings, it was obtained the education factorsis not supported
the performance, Standard Operating Procedures and policy of filling themedical records
have not beenfully implemented by health workers at Ungaran regional hospital. The
implementation of quantitative analysis medical records obtained that the percentage review
of identity at RM1 and RM8 completenessis 100%. records Review at RM1 - 100% was not
good and RM8 88% was not good. Reporting Review on RM1 and RM8 are 79% of
incompleteness, review authentication at RM1 and RM8 is 100% incompleteness.

Based on the research result, it is suggested that there is aneed to providein-depth


understanding of medical records to physicians and health professionals to be more
responsible in filling outmedical records data.

Keywords : assembling officer, perfomance, analysis of incompleteness


Bibliography : 15 pieces (1994 to 2010)

1
2

PENDAHULUAN belum diisi yaitu diagnosa


Rekam medis adalah penyakit, penulisan yang kurang
berkas yang berisikan catatan dan jelas atau tidak bisa dibaca serta
dokumen tentang identitas pasien, pada pemeriksaan fisik tanggal
pemeriksaan, pengobatan, dan jam tidak diisi dan autentifikasi
tindakan, pelayanan lain yang tidak diisi tanda tangan dan nama
telah diberikan kepada pasien. terang penanggungjawab.
Setiap sarana kesehatan wajib RSUD Ungaran memiliki 1
membuat rekam medis. Hal ini petugas assembling yang bertugas
disebabkan karena catatan yang meneliti kelengkapan dokumen
terdapat dalam rekam medis rekam medis rawat inap, merakit
merupakan bukti dokumentasi dokumen rekam medis rawat inap,
tertulis berupa perkembangan mencatat pada buku register
penyakit dan pengobatan selama semua dokumen rekam medis
pasien mendapat pelayanan rawat inap dari bangsal yang
kesehatan di rumah sakit. Rekam masuk ke bagian assembling dan
medis harus berisi informasi tanggal pasien pulang, keliling
lengkap perihal proses pelayanan mengambil dokumen rekam medis
dimasa lalu, masa kini dan rawat inap di setiap bangsal.
perkiraan terjadi dimasa yang akan Banyaknya dokumen rekam medis
datang. (1) rawat inap yang kembali di bagian
Pengisian dokumen rekam assembling membuat pekerjaan
medis rawat inap dari bangsal petugas semakin menumpuk.
sering kali tidak lengkap sehingga Pengendalian ketidaklengkapan
menambah beban petugas dokumen rekam medis 1x24 jam
assembling. Petugas meneliti dengan menemui pihak yang
kelengkapan isi formulir rekam bertanggungjawab dalam
medis dan bila ditemukan masih pencatatan dokumen rekam
ada yang belum lengkap harus medis. Setiap hari dokumen rekam
dikembalikan ke unit pencatatan medis rawat inap yang kembali di
data untuk dilengkapi 2x24 jam. assembling kurang lebih 50
Bila pengisian kelengkapan dokumen rekam medis rawat inap,
dokumen rekam medis lebih dari sehingga menumpuknya dokumen
2x24 jam harus tetap dikembalikan di assembling berdampak pada
ke bagian assembling maksimal 14 bagian koding yang tidak bisa
hari. segera memberi kode diagnosa
Berdasarkan survei awal di utama. Selanjutnya, Hal ini
bagian assembling RSUD berdampak di bagian analisa
Ungaran, dari 20 dokumen rekam reporting yang laporannya tidak
medis rawat inap dijadikan sampel, bisa tepat waktu juga berdampak
terdapat 30% dokumen rekam pula di filling yang terlambat
medis rawat inap yang lengkap menyediakan dokumen rekam
dan 70% dokumen rekam medis medis untuk kebutuhan pelayanan
rawat inap yang tidak lengkap. rekam medis bila pasien akan
Dari 20 sampel dokumen rekam berobat kembali. Penyebab
medis rawat inap kemudian dicek ketidaklengkapan pengisian
kelengkapannya berdasarkan adalah tidak adanya kontrol dan
analisa kuantitatif yang terdiri dari : evaluasi dari panitia rekam medis.
review identitas, review pelaporan, Petugas assembling perlu
review pencatatan, review mengelola waktu agar pekerjaan
autentifikasi. Penyebab terjadinya menjadi lebih cepat dan efisien
dokumen yang kurang lengkap sehingga dokumen rekam medis
karena kurang telitinya petugas tidak menumpuk.
ruangan ataupun dokter yang Berdasarkan hal tersebut,
bertugas yakni pencatatan yang peneliti tertarik untuk meneliti
3

tentang evaluasi kinerja prosedur, kebijakan, pelaksanaan


assembling dalam pengendalian analisa kuantitatif dokumen rekam
ketidaklengkapan dokumen rekam medis rawat inap, pengendalian
medis di assembling RSUD ketidaklengkapan dokumen rekam
Ungaran Tahun 2015. medis rawat inap. Subjek adalah
petugas assembling dan kepala
unit rekam medis, objek adalah
TUJUAN PENELITIAN dokumen rekam medis rawat inap
1. Tujuan Umum di assembling sejumlah 58
Mendeskripsikan kinerja dokumen. Instrument penelitian
petugas assembling dalam menggunakan pedoman
pengendalian wawancara dan pedoman
ketidaklengkapan dokumen observasi. Data Analisis secara
rekam medis di Assembling deskriptif dan selanjutnya akan
RSUD Ungaran Tahun 2015. dibandingkan dengan teori.
2. Tujuan Khusus
a. Mendeskripsikan
karakteristik petugas HASIL DAN PEMBAHASAN
assembling meliputi: umur,
jenis kelamin, lama kerja, 1. Faktor karakteristik meliputi:
pendidikan. umur, jenis kelamin, lama
b. Mendeskripsikan tugas kerja, pendidikan.
pokok dan fungsi bagian Berdasarkan hasil wawancara
assembling. petugas assembling di RSUD
c. Mendeskripsikan prosedur Ungaran mengenai faktor
pengisian dokumen rekam karakteristik meliputi umur 42
medis. tahun, jenis kelamin
d. Mendeskripsikan kebijakan perempuan, lama kerja 21
tentang kelengkapan isi tahun dan pendidikan terakhir
dokumen rekam medis SMA. Berdasarkan
rawat inap. karakteristik petugas
e. Mendeskripsikan assembling variabel pendidikan
ketidaklengkapan dokumen kurang mendukung kinerja
rekam medis rawat inap petugas karena petugas
berdasarkan analisa berpendidikan SMA. Tingkat
kuantitatif. pendidikan yang sesuai adalah
f. Mendeskripsikan D3 RMIK, dimana analisa
pengendalian kelengkapan secara kuantitatif
ketidaklengkapan dokumen dan kualitatif dipelajari secara
rekam medis rawat inap. khusus.
2. Tugas pokok dan fungsi
petugas assembling.
Berdasarkan hasil
observasi di RSUD Ungaran
METODE PENELITIAN tugas pokok dan fungsi bagian
Penelitian ini menggunakan assembling antara lain:
deskriptif dengan menggunakan mengambil dokumen rekam
pendekatan cross sectional. medis dan sensus harian rawat
Dokumen diperoleh dari hasil inap setiap bangsal dengan
observasi dan wawancara kepada mendatangani buku ekspedisi.
petugas assembling dan kepala Meneliti kelengkapan isi
unit rekam medis. Variabel dokumen rekam medis dan
penelitian melihat karakteristik mencatat identitas pasien ke
petugas assembling, tugas pokok kartu kendali sambil merakit
dan fungsi petugas assembling, formulir sesuai urutan, bila
4

sudah lengkap DRM dan kartu lambatnya 2x24 jam harus


kendali diserahkan ke unit ditulis dalam formulir rekam
pengkodean dan medis, semua pencatatan
pengindeksan, bila belum harus ditandatangani oleh
lengkap dikembalikan ke dokter, tenaga kesehatan lain
bangsal dengan secarik kertas sesuai dengan
yang ditempel di DRM berisi kewenangannya yang ditulis
item yang tidak lengkap, nama terangnya serta diberi
mengambil kembali DRM tidak tanggal, dokter yang merawat
lengkap pada 2x24 jam setelah dapat memperbaiki kesalahan
waktu penyerahan. Petugas penulisan dan melakukannya
assembling sudah mengetahui pada saat itu juga serta
batasan penyerahan DRM dibubuhi paraf.
dalam waktu 2x24 jam. Pada kenyataan sering
Petugas assembling terjadi ketidaklengkapan dalam
mengatakan keterlambatan pengisian DRM rawat inap,
penyerahan DRM dikarenakan disebabkan karena kebijakan
belum lengkapnya item dari direktur tidak
pencatatan diagnosa dan item dilaksanakan.
autentifikasi. 5. Pelaksanaan Pelaksanaan
3. Prosedur tetap pengisian DRM Analisa Kuantitatif DRM Rawat
Berdasarkan hasil Inap
observasi dan wawancara di Berdasarkan pengamatan
RSUD Ungaran sudah terdapat peneliti terhadap analisa
protap pengisian DRM yaitu: kuantitatif DRM rawat inap oleh
setiap tindakan yang dilakukan bagian assembling, Jenis
terhadap pasien selambat- formulir – formulir DRM rawat
lambatnya dalam waktu 24 jam inap yang diamati antara lain
harus ditulis dalam formulir RM 1 ( lembar masuk dan
rekam medis, semua keluar ), RM 8 ( resume keluar
pencatatan harus ). Hasil penelitian selanjutnya
ditandatangani oleh dokter dianalisa kuantitatif meliputi:
atau tenaga kesehatan lainnya, review identitas didapat hasil
diagnosa masuk dan utama dari RM 1 dan RM 8 diperoleh
harus diisi secara lengkap dan 100% terisi lengkap, review
akurat, disertai tanda tangan pelaporan didapat hasil dari
dan nama terang penanggung RM 1 dan RM 8 diperoleh
jawab. Tetapi kenyataan yang ketidaklengkapan 79%
ada banyak DRM yang disebabkan karena diagnosa
menumpuk di bagian tidak terisi, review pencatatan
assembling karena tidak didapat hasil dari RM 1 dan
lengkap pengisiannya. RM 8 diperoleh
Pelaksanaan protap ketidaklengkapan 100% dan
pengisian DRM belum 88%, review otentifikasi
sepenuhnya dilakukan didapat hasil dari RM 1 dan
sehingga harus ada ketegasan RM 8 diperoleh
dari isi protap tersebut. ketidaklengkapan 100%.
4. Kebijakan Angka kepatuhan petugas
Berdasarkan hasil kesehatan yang bertanggung
observasi dan wawancara di jawab dalam melengkapi
RSUD Ungaran kebijakan formulir pengisian berkas
kelengkapan isi rekam medis rekam medis seharusnya
meliputi: Setiap tindakan atau mencapai 100%. Hal tersebut
konsultasi yang dilakukan bisa mempengaruhi mutu
terhadap pasien, selambat-
5

pelayanan rumah sakit di oleh petugas assembling.


masyarakat. Petugas assembling
6. Pengendalian mengetahui tentang batasan
ketidaklengkapan dokumen penyerahan dokumen rekam
rekam medis rawat inap medis dalam waktu kurang dari
Berdasarkan hasil 2x24 jam setelah pasien
wawancara dan observasi di pulang. Petugas assembling
RSUD Ungaran apabila juga mengatakan
dokumen rekam medis rawat keterlambatan penyerahan
inap yang diserahkan dari dokumen rekam medis
bangsal ke assembling tidak dikarenakan belum lengkapnya
lengkap maka petugas dokumen rekam medis pada
assembling mengembalikan item pencatatan diagnosa
dokumen rekam medis rawat masuk dan utama, dan pada
inap tidak lengkap ke bangsal item autentifikasi tanda tangan
yang bertanggungjawab dalam dan nama dokter.
melengkapi dokumen rekam 2. Terdapat protap tentang
medis tersebut dengan batas ketidaklengkapan dokumen
waktu pengembalian yang rekam medis.
ditentukan 2x24 jam. 3. Terdapat Kebijakan DRM rawat
Pengembalian dokumen rekam inap di RSUD Ungaran bahwa
medis yang tidak tepat waktu dokumen rekam medis harus
dapat menjadi beban petugas kembali dalam waktu 2x24 jam
dalam pengolahan data. dan apabila DRM belum
Karena data yang diperoleh dikembalikan maka akan diberi
sudah mengalami waktu selama 14 hari untuk
keterlambatan maka dalam dilengkapi dan segera
pengolahannya juga akan dikembalikan ke URM.
mengalami keterlambatan. Hal 4. Secara teori protap dan
ini akan mempengaruhi kebijakan rumah sakit sudah
informasi yang disampaikan sesuai namun para petugas,
kepada pimpinan rumah sakit dokter maupun perawat masih
menjadi tidak tersaji tepat belum menjalankan protap dan
waktu yang berguna sebagai kebijakan rumah sakit yang
pengambilan keputusan diberikan oleh direktur utama,
manajemen secara efektif. karena tidak dijalankannya
Sedangkan bagi pasien akan prosedur tetap dan kebijakan
mempengaruhi pengobatan sehingga sering terjadi
selanjutnya yang akan dijalani ketidaklengkapan DRM rawat
oleh pasien dan pasien inap, keterlambatan
terlambat dalam mendapatkan pengembalian DRM rawat inap
informasi yang seharusnya ke assembling.
dapat diperoleh dari data yang 5. Dari hasil analisa kuantitatif
ada didalam dokumen rekam didapat ketidaklengkapan
medis miliknya. 100% pada review pencatatan,
review pelaporan dan review
SIMPULAN autentifikasi.
Berdasarkan penelitian yang 6. Pengendalian ketidak
telah dilaksanakan di RSUD lengkapan dokumen rekam
Ungaran Semarang mengenai medis rawat inap apabila
pengendalian ketidaklengkapan dokumen rekam medis rawat
dokumen rekam medis rawat inap inap yang diserahkan dari
dapat disimpulkan bahwa : bangsal ke assembling tidak
1. Fungsi dan tugas pokok lengkap maka petugas
assembling sudah dilakukan assembling mengembalikan
6

dokumen rekam medis rawat 4. Perlu bagian rekam medis di


inap tidak lengkap ke bangsal ruangan – ruangan supaya
yang bertanggungjawab dalam melengkapi dokumen rekam
melengkapi dokumen rekam medis sebelum pasien pulang
medis tersebut dengan batas sehingga dokumen ketika
waktu pengembalian yang kembali ke unit rekam medis
ditentukan 2x24 jam. bisa langsung di koding.
7. Dari pelaksanaannya masih 5. Perlu analisa beban kerja di
banyak dokumen rekam medis unit rekam medis bagian
yang belum dilengkapi assembling dan filling.
terutama pada diagnosa dan
autentifikasi oleh dokter DAFTAR PUSTAKA
setelah 2x24 jam, sehingga 1. Haffman, Edna K, Head
DRM masih menumpuk di Informasi Management
bangsal dan di assembling. Physicans Record Company
8. Mutu dokumen rekam medis Beryn, Illions, 1994.
rawat inap kurang baik, dapat 2. Departemen kesehatan
dilihat seberapa banyak Republik Indonesia Permenkes
ketidaklengkapan pengisian No269/Menkes/PER/III/ 2008.
resume medis dan diagnosa 3. Departemen kesehatan
maka secara keseluruhan akan Republik Indonesia Dirjen
menyebabkan mutu rekam Pelayanan Medik. Pedoman
medis akan kurang baik dan Pengelolaan RM Rumah Sakit
diikuti dengan mutu rumah di Indonesia Revisi 1. Jakarta.
sakit yang kurang baik. 1997.
4. FK UI. Quality Assurance,
SARAN Pengertian Quality Assurance.
Berdasarkan hasil pengamatan Jakarta. 2002.
serta kesimpulan yang ada maka 5. Hastuti, Fitri. Sugiarsi, Sri.
peneliti memberikan saran sebagai Analisa Kuantitatif Dokumen
acuan dalam meningkatkan Rekam Medis Pasien Rawat
kinerja, sebagai berikut : Inap Triwulan II. Surakarta.
1. Perlu revisi prosedur tetap dan 2011. ( Karya Tulis Ilmiah )
kebijakan rumah sakit tentang 6. Departemen Kesehatan
pengendalian Republik Indonesia Direktorat
ketidaklengkapan dokumen Jendral Pelayanan Medik,
rekam medis. Pedoman Pengelolaan Rekam
2. Perlu memberikan pehaman Medis, Jakarta. 1998.
secara mendalam oleh komite 7. Tika, P, Budaya Organisasi
medis tentang rekam medis Dan Peningkatan Kinerja
kepada dokter dan tenaga Perusahaan.PT Bumi
kesehatan agar lebih Aksara.Jakarta.2006.
bertanggungjawab dalam 8. Prabu Mangkunegara, A.A.
pengisian data rekam medis. Anwar. Evaluasi Kinerja SDM.
3. Perlu dilakukan sosialisasi PT. Refika
tentang kepatuhan kepada Aditama.Bandung.2010.
dokter dan tenaga kesehatan 9. Gibson, James L. Rt al,
akan pentingnya kelengkapan Organisasi: Perilaku, Stuktur,
rekam medis dengan cara Proses, Jilid 1,terjemahan
diadakan rapat dengan unit Djarkosih. Jakarta: Penerbit
rekam medis atau dengan cara Erlangga.1996.
dibuatkan poster mengenai 10. Siagian Sondang P, Kiat
pentingnya kelengkapan Meningkatkan Produktivitas
berkas rekam medis supaya Kerja, Cetakan Pertama,
diisi dengan baik. PT.Rineka Cipta, Jakarta.2002.
7

11. Masruchan. Analisa Faktor-


faktor Keterlambatan
Penyerahan Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap Ke
Assembling. Semarang. 2008.
12. Notoatmodjo S. Ilmu
Kesehatan Masyarakat
(Prinsip-prinsip
Dasar).Jakarta:Rineka Citra.
2003.
13. Proseding Kongres Nasional I
dan Pertemuan Ilmiah Nasional
II, Ikatan Dokter Kesehatan
Kerja Indonesia(DKI)
Prigen(tretes), Jawa Timur 15-
17 Nopember 1995.
14. Punaji Setyosari. Metode
Penelitian Pendidikan dan
Pengembangan, Jakarta,
Kencana, 2010.
15. Suharsimi Arikunto, Dasar-
dasar Evaluasi Pendidikan. PT
Bumi Aksara. Jakarta.2010.