8/24/2015 Confuse on PR & PO data migration approach ...

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7 Replies  Latest reply: Apr 7, 2014 5:02 AM by John Tan  

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John Tan Apr 3, 2014 1:41 PM

Confuse on PR & PO data migration approach
new to MM module
This question has been Answered.

Hi All,
 
I'm pretty confuse with the PO data migration approach when it comes to PO is GR or partial GR or
GR&IR. I'm hoping that someone can enlighten me. i understand that we typically don't migrate PO
when it is GR & IR, FI team usually will bring over to the new system as an vendor open item in AP.
How about the PR or PO which have gone through or half release strategy? What is the follow up
process?  I have created a criteria table below. How Could someone point me in the right direction?
Thanks in advance.
 
 
PR Criteria Data migration required Notes
Open and Released Y
Open and not Released Y
Flag for Deletion N
Flag for Block Y
 
 
PO Criteria Data migration required Notes
Open and Released Y
Open and not Released Y
GR but no IR
GR & IR N AP will bring over as open item
Flag for Deletion N
Flag for Block Y
Partial Y For partial GR to recreate PO only with
missing GR quantity

Regards,
John

Correct Answer 
by vivek singh  on Apr 3, 2014 2:03 PM

hi John
The approach has to be as simple as possible so that things dont mess up later.
In the migration experience that i have had, i would like to answer your query from it
Please dont move any PO which is GRed but not invoiced
If there is a partial GR done in the PO, please invoice that partial quantity in the old system itself, so
that no GR IR mess occurs.
The remaining quantity can be moved as  new PO in the new system
Eg
Old system
PO quantity 100

http://scn.sap.com/thread/3531513 1/4
8/24/2015 Confuse on PR & PO data migration approach ... | SCN
GR 50
invoice nill
First invoice the 50quantity in old system
and decrease quantity in old system to 50
Now create new PO of quantity 50 in the new system, and proceed like normal PO
Same for PR and PO relation. If the PR is not completely converted to PO, reduce the quantity to
the quantity converted and make the new PR of remaining quantity in new system.
you dont have to worry for release as the new POs/ PRs in the new system will again have to pass
through release process.
Regards
Vivek Singh

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vivek singh  Apr 3, 2014 2:03 PM  (in response to John Tan)

Correct Answer Re: Confuse on PR & PO data migration approach new to MM module

hi John
The approach has to be as simple as possible so that things dont mess up later.
In the migration experience that i have had, i would like to answer your query from it
Please dont move any PO which is GRed but not invoiced
If there is a partial GR done in the PO, please invoice that partial quantity in the old system itself, so
that no GR IR mess occurs.
The remaining quantity can be moved as  new PO in the new system
Eg
Old system
PO quantity 100
GR 50
invoice nill
First invoice the 50quantity in old system
and decrease quantity in old system to 50
Now create new PO of quantity 50 in the new system, and proceed like normal PO
Same for PR and PO relation. If the PR is not completely converted to PO, reduce the quantity to the
quantity converted and make the new PR of remaining quantity in new system.
you dont have to worry for release as the new POs/ PRs in the new system will again have to pass
through release process.
Regards
Vivek Singh

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Bijay Kumar Barik  Apr 3, 2014 8:57 PM  (in response to John Tan)

Re: Confuse on PR & PO data migration approach new to MM module

Hi,
Based on your team size and your business requirement in each stage of purchasing documents for
PR and PO,you need to have find status of each purchasing document and go for LSMW or any
uploading tools to upload into system.
 
Refer a thread for Open Purchase Order migration approach
http://scn.sap.com/thread/3348498
 
Regards,
Biju K

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ANIL KUMAR GOLLAPUDI  Apr 4, 2014 12:20 AM  (in response to John Tan)

Re: Confuse on PR & PO data migration approach new to MM module

http://scn.sap.com/thread/3531513 2/4
8/24/2015 Confuse on PR & PO data migration approach ... | SCN
Dont  confuse  yourself  by  indicating  the  Y  or   N
 
Normally  We  cant  do the  GRN (Suggestion) .Because  all the  inventory will  be uploaded 
through  initial  entry of  stock .So  pending GRNs  complete  in the  old  system .

 
Only  Open PO and  PR can  be  uploaded  through LSMW  and  other  tools  .

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akash mhowwala  Apr 4, 2014 10:43 PM  (in response to John Tan)

Re: Confuse on PR & PO data migration approach new to MM module

Hi John,
 
The approach that i have followed recently is that we have considered PO as the base document and
converted other documents based on the PO condition. This means you first need to see if the PO is to
be converted or not. Then you can proceed to convert the related documents like PR, Agreement, Info
record, Source list, etc.
 
Also open qty for PO should be considered for Material and Service line items both.
 
Once a GR/SES is created, it gets updated in the PO history table EKBE with its related
transaction/event type.i.e. EKBE­VGABE = 1 for GR and 9 for SES. Quantity and value also gets
updated in case of material and services. You can compare this consumed quantities with PO
quantity.
 
Please see below from SCN and let me know if you need more info on PR or PO conversion.
Purchase Requisition Conversion Strategy
 
Thanks,
Akash

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PRASOON AK  Apr 5, 2014 6:24 AM  (in response to John Tan)

Re: Confuse on PR & PO data migration approach new to MM module

Hi,
   You may check the following points:
1. If the PO / PR  is half released and delivery completed flag is not flagged, then the PO is like open
PO. You have to upload the PR / PO to new system. New release may be triggered based on your
configuration in the new system.
2. If the partial GR is done, you can find the open quantity in the PO and upload only the open quantity
in new system. Same applies if partial GR is done and IR not done. The IR for the quantity for which
the GR is done can be completed in the old system itself or FB60 in new system ­ you may check the
same with FI team.
3. If GR and IR is completed, the item is closed and DONT upload the PO to new system. If the stock
exist for the material, the stock has to be uploaded separately.
 
Regards,
AKPT

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Rashid Imam  Apr 5, 2014 6:48 AM  (in response to John Tan)

Re: Confuse on PR & PO data migration approach new to MM module

Hi John,
 
When you go for data migration the things depends on your client requirement, what exactly they want
to migrate. At the same time you have to consider system limitations & feasibility.
 
The general approach is to upload open valid PR / PO (Released / Unreleased) documents. The
same should also be discussed with client.
 
Regards
Rashid Imam

http://scn.sap.com/thread/3531513 3/4
8/24/2015 Confuse on PR & PO data migration approach ... | SCN

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John Tan  Apr 7, 2014 5:02 AM  (in response to John Tan)

Re: Confuse on PR & PO data migration approach new to MM module

Thank you everyone. Will be closing the discussion.

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