Anda di halaman 1dari 10

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang


Sistem akuntansi penggajian adalah fungsi, organisasi, formulir, catatan, dan
laporan tentang penggajian pada karyawan yang dibayar tiap bulan yang dikoordinasi
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan dibutuhkan oleh manajemen
guna mempermudah pengelolaan perusahaan (Baridwan, 1990:373). Sistem akuntansi
penggajian adalah fungsi, dokumen, catatan, dan sistem pengendalian intern yang
digunakan untuk kepentingan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna
pengawasan biaya tenaga kerja (Mulyadi, 2001:373). Apabila perusahaan sudah ada
sistem akuntansi penggajian yang baik, maka diharapkan perusahaan memiliki praktek
yang sehat seperti, kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum
kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi tenaga kerja langsung, pembuatan
daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan oleh fungsi
akuntansi sebelum dilakukan pembayaran, perhitungan pajak penghasilan karyawan
direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan, catatan penghasilan karyawan
disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah (Mulyadi, 2001:387).
Gaji mempunyai arti penting bagi karyawan sebagai individu karena besarnya gaji
mencerminkan ukuran nilai karya mereka diantara para karyawan itu sendiri, keluarga
dan masyarakat. Tingkat pendapatan absolut karyawan akan menentukan skala
kehidupannya, dan pendapatan relatif mereka menunjukkan status, martabat dan
harganya. Akibatnya, apabila karyawan memandang gaji yang mereka terima tidak
memadai, maka prestasi kerja, semangat, dan motivasi mereka bisa menurun.

1.2.Rumusan Masalah
1. Apa itu sistem akuntansi penggajian dan pengupahan?
2. Bagaimana Sistem Penggajian dan Pengupahan?
3. Bagaimana bagan alir dokumen pada Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan?

1.3.Tujuan Masalah
1. Mengetahui sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.
2. Mengetahui sistem Pengajian dan Pengupahan
3. Mengetahui bagan alir dokumen pada Sistem Penggajian dan pengupahan

1
BAB II
PEMBAHASAN

2.1. SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN


Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Perusahaan manufaktur
melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi
kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan,
penetaoan tarif gajih dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan,
penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan
kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan
bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran dan gaji dan upah serta berbagai
tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan
biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga
pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

2.1.1. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen


Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan
adalah :
a. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode
akuntansi tertentu.
b. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggung jawaban
selama periode akuntansi tertentu.
c. Jumlah gaji dan upah yang di terima setiap karyawan selama periode akuntansi
tertentu.
d. Rincian unsure biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap
pusat pertanggungjawaban selama peride akuntansi tertentu.

2.1.2. Dokumen yang digunakan


Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan
adalah :
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa
surat-surat keputusan yang terkait dengan karyawan, seperti misalnya surat
keputusan pengangkatan karyawan baru, perubahan tarif upah, pemindahan, dsb.
b. Kartu jam hadir.
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan diperusahaan dapat berupa daftar hadir biasa, dapat berbentuk
kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
c. Kartu jam kerja.
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. dokumen ini diisi oleh
penyelia pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk

2
kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan oleh distribusi
biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.
d. Daftar gaji dan daftar upah.
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi
potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi,
dsb.
e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah.
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat
berdasarkan daftar gaji dan upah.
f. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari
pembuatan daftar gaji dan upah.
g. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah. Dihalaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini
berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan
jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
h. Bukti kas keluar.
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi daftar gaji dan upah yang
diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

2.1.3. Catatan akuntansi yang digunakan


Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah :
a. Jurnal umum.
Dalam pencatatan gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat
distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen didalam perusahaan.
b. Kartu harga pokok produk.
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan pesanan tertentu.
c. Kartu biaya.
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan
biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan.
d. Kartu penghasilan karyawan.
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya
yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai
sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
2.1.4. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sbb :
a. Fungsi kepegawaian.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon
karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif

3
gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan,
dan pemberhentian karyawan.
b. Fungsi pencatat waktu.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir
bagi semua karyawan perusahaan.
c. Fungi pembuat daftar gaji dan upah.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban
setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.
d. Fungsi akuntansi.
Dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi
bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya
dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani
system akuntansi penggajian dan pengupahan berada dibagian utang bagian kartu
biaya dan bagian jurnal.
 Bagian utang. Bagian ini memegang fungsi pencatatan utang yang dalam
system akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk
memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji
dan upah.
 Bagian kartu biaya. Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang
bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga
pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu
jam kerja.
 Bagian jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal yang
bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
e. Fungsi keuangan.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek bunga pembayaran gaji dan
upah dan menguangkan cek tsb ke bank. Uang tunai tsb kemudian dimasukkan ke
dalam Jaringan prosedur yang membentuk system fungsi keuangan.

2.2. PROSEDUR SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN


2.2.1. Prosedur System Penggajian
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
a. Prosedur pencatatan waktu hadir.
b. Prosedur pembuatan daftar gaji.
c. Prosedur distribusi biaya gaji.
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
e. Prosedur pembayaran gaji.

2.2.2. Prosedur System Pengupahan


Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
a. Prosedur pencatatan waktu hadir.
b. Prosedur pencatatan waktu kerja.
c. Prosedur pembuatan daftar upah.
4
d. Prosedur distribusi biaya upah.
e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
f. Prosedur pembayaran upah.

Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir
karyawan. Pencatatan waktu hadir harus ditandatangani oleh karyawan setiap hadir dan
pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir yang diisi secara otomatis
dengan menggunakan mesin pencatat waktu. Daftar hadir ini juga digunakan untuk
menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan sesuai dengan jam kerja yang biasa atau
bekerja pada jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah
karyawan akan menerima gaji saja atau juga menerima tunjangan lembur.
Prosedur pencatatan waktu kerja. dalam perusahaan manufaktur yang produksinya
berdasarkan pemesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja
difungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau
pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar
gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar
pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru,
kenaikan atau penurunan pangkat daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan
upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen yang menikmati manfaat dari
tenaga kerja. distribusi ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga
pokok produk.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan
fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian
menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah.

2.3. BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN


Latihan
Buatlah bagan alir dokumen system penggajian yang terdapat pada perusahaan untuk
bagian-bagian :
a. Bagian pencatat waktu
b. Bagian gaji dan upah
c. Bagian utang
d. Bagian jurnal
e. Bagian kartu biaya

5
Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah

Mulai 1 8
Kartu
Penghasilan
Karyawan

KJH 2 DG 2
Mencatat jam
hadir karyawan Daftar Hadir 1 Bukti Kas 3
Karyawan Keluar

Kartu Jam
Hadir T
Membuat
daftar gaji
T A

Membuat
daftar hadir Membuat
rekap gaji

KJH 2
SPG
Daftar Hadir 1
Karyawan 2
RDG 1
2
Daftar Gaji 1

Kartu
Penghasilan
Karyawan
2

Keterangan :
KJH : Kartu Jam Hadir
RDG : Rekap Daftar Gaji
SPG : Surat Pernyataan Gaji
DG : Daftar Gaji

6
Bagian Utang

2 7
Kartu
Penghasilan
Karyawan
SPG RDG 2
2 DG 1
RDG 1 Bukti Kas 1
Keluar
2
Daftar Gaji 1

Membuat bukti
kas keluar

Kartu
Penghasilan
Karyawan
SPG
2
RDG 1
2
Daftar Gaji 1
3 Mencatat nomor cek
2 pada register bukti
kas keluar
Bukti Kas 1
Keluar

3 4

Kartu
Penghasilan
Karyawan

7
Bagian Utang Lanjutan

4 6
Kartu Kartu
Penghasilan Penghasilan
Karyawan Karyawan
SPG SPG
RDG 2 RDG 2
2 2
Daftar Gaji 1 Daftar Gaji 1
3 3
Bukti Kas 1 Bukti Kas 1
Keluar Dimasukkan ke
Keluar dalam amplop
gaji bersama
dengan
pemasukkan
uang gaji
Mengisi cek &
memintakan tanda
tangan atas cek

7 8

Menguangkan cek ke
bank & memasukan
uang ke amplop gaji

Membayarkan gaji kepada


karyawan & meminta tanda
tangan atas kartu
penghasilan karyawan

Membubuhkan cap
lunas pada bukti dan
dokumen pendukungnya

Membubuhkan cap lunas


pada bukti dan dokumen
pendukungnya

6
8
Bagian Jurnal

4 9

BKK 2 RDG 2
RDG 1 DG 1
Bukti Kas 1
Keluar

Membuat bukti
memorial
Register
cek N

Selesai
BKK 2
RDG 1
Bukti
Memorial

Jurnal 5
Umum

Bagian Kartu Biaya

BKK 2
RDG 1
Bukti
Memorial

Kartu
Biaya N

9
BAB III
PENUTUP

3.1. KESIMPULAN

System akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas


penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer.
System akuntansi pengupahan digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas
penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana.

Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Perusahaan manufaktur


melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Dokumen yang
digunakan dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan adalah dokumen pendukung
perubahan gaji dan upah, kartu jam hadir, kartu jam kerja, daftar gaji dan daftar upah, rekap
daftar gaji dan rekap daftar upah, surat pernyataan gaji dan upah, amplop gaji dan upah, dan
bukti kas keluar. Fungsi yang terkait dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan
adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah,
fungsi akuntansi, fungsi keuangan.

10