• Programación de recursos:
Permite el uso óptimo de los recursos disponibles para cada proyecto y,
tomando juntos todos los proyectos que se pudieran tener, para la administración de
estos como un todo en una organización.
• Coordinación y control:
La idea es proporcionar una base de datos para coordinar el trabajo de las
partes involucradas en el proyecto, y proporcionar una base de referencia para predecir
y controlar el tiempo, calidad y los costos del proyecto.
• Recopilación de datos:
Para formar una base de datos de planificación para su uso en la preparación
de futuros planes de trabajo en nuevos proyectos.
Ciclo de la planificación
La planificación: se lleva a cabo dentro de un ciclo que se va repitiendo durante todo el
desarrollo del proyecto. Este ciclo incluye 4 acciones relevantes, La planificación
propiamente tal y las actividades necesarias para llevar a cabo el proyecto.
La ejecución:
La etapa de ejecución comienza siempre guiada por la planificación,
indudablemente durante la ejecución, el proyecto debe enfrentar la realidad, la cuál,
debido a la ocurrencia de imprevistos, puede producir variaciones respecto de lo
planeado.
El seguimiento:
Por la razón anterior es necesario llevar a cabo el seguimiento de la ejecución
del proyecto de modo de contar de forma oportuna con la información de lo que
realmente está pasando en el proyecto.
El Control y toma de decisiones:
Con la información entregada por el seguimiento se realiza el control, que
corresponde al análisis de la situación y la toma de decisiones necesarias para actuar
sobre el proyecto de modo de asegurar permanentemente que se logren los objetivos del
mismo.
Entre las acciones resultantes en esta etapa pueden incluirse las siguientes:
• Staff.
• En comité.
2.6 Organización en lineal o jerárquica.
Un organigrama es un gráfico en la que se expresa las unidades organizativas y las
relaciones que existen entre ellos, se grafican de modo vertical ubicándose las unidades
que tienen mayor autoridad en las posiciones más elevadas y bajo estas las
subordinadas.
Organigrama típico en faena
Ventajas:
Desventajas:
• Estructuras y comunicación muy lentas
• Inelasticidad o excesiva estabilidad que lleva a decisiones arbitrarias y dictatoriales
Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer sus
decisiones.
Por lo general este tipo de organización no se da por sí sola, sino que existe combinado
con los tipos de organización anteriormente mencionados y, por lo general, en empresas
de mediana y gran magnitud.
Ventajas:
• Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los
problemas de dirección.
• Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de
un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.
• Proceso de construcción.
• Proceso de producción.
• Proceso administrativo.
• Etc.
Datos utilizados para realizar una carta Gantt
Como en todo sistema de programación es necesario tener en cuenta las siguientes
elementos y características antes de confeccionar una:
Desventajas:
• No enseña relaciones entre las actividades.
• Es estimativa.
• No ofrece la opción de mejorar el desarrollo de una tarea.
• No separa acciones por su importancia o complicación.
Confección de una carta Gantt
Actividades:
En primer lugar, previo a la confección de la carta, es necesario poder definir las
actividades que se incluirán y la duración de estas.
4. Método CPM
• El método CPM, equivalente a la sigla en inglés Critical Path Metod es
frecuentemente utilizado en el desarrollo y control de proyectos. El objetivo principal
es determinar la duración de un proyecto, entendiendo éste como una secuencia de
actividades relacionadas entre sí, donde cada una de las actividades tiene una
duración estimada.
• En este sentido el principal supuesto de CPM es que las actividades y sus tiempos
de duración son conocidos, es decir, no existe incertidumbre. Este supuesto
simplificador hace que esta metodología sea fácil de utilizar y en la medida que se
quiera ver el impacto de la incertidumbre en la duración de un proyecto, se puede
utilizar un método complementario como lo es la malla PERT.
• Una ruta es una trayectoria desde el inicio hasta el final de un proyecto. En este
sentido, la longitud de la ruta crítica es igual a la trayectoria más grande del proyecto.
Cabe destacar que la duración de un proyecto es igual a la ruta crítica.
Etapas para el CPM.
Para utilizar el método CPM o de Ruta Crítica se necesita seguir los siguientes pasos:
Donde:
IC : Inicio más cercano, lo más pronto que puede comenzar la actividad.
TC : Término más cercano, lo más pronto que puede terminar la actividad.
IL : Inicio más lejano, lo más tarde que puede comenzar la actividad sin retrasar el término del
proyecto.
TL : Término más lejano, lo más tarde que puede terminar la actividad sin retrasar el término del
proyecto.
Adicionalmente se define el término Holgura para cada actividad que consiste en el
tiempo máximo que se puede retrasar el comienzo de una actividad sin que esto retrase
la finalización del proyecto. La holgura de una actividad se puede obtener con la
siguiente fórmula:
Holgura = IL - IC = TL – TC
EJEMPLO:
Se presenta resumen de actividades que requiere un proyecto para completarse
ACT.
ACTIVIDAD DUR. SEMANAS PREDECESORA
A 6 -
B 8 -
C 12 A-B
D 4 C
E 6 C
F 15 D-E
G 12 E
H 8 F-G
4.1 Se deben graficar en malla las actividades, escribiendo la actividad y el día de
duración de cada una, de acuerdo al cuadro resumen de actividades, se debe partir
siempre de izquierda a derecha y verificar las actividades predecesoras.
4.2 Luego se debe ir sumando la duración de cada actividad con la duración de la
actividad anterior, siempre de izquierda a derecha, cuando en una actividad converjan
más de una se debe considerar el tiempo mas largo de las actividades.
4.3 Una vez determinado el tiempo de duración máxima del proyecto debemos comenzar
restando de derecha a izquierda las duraciones de las actividades y en este caso
debemos considerar el tiempo mas corto de las actividades que converjan.
4.4 Una vez determinado el tiempo de inicio y termino más cercano, el inicio más lejano
y termino mas lejano debemos determinar:
H=2
DURACIÓN: 49 SEMANAS
5. Método PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Todos los sistemas PERT emplean una red de proyecto para visualizar gráficamente la
relación entre sus elementos, cada nodo representa un evento, las flechas indican la
secuencia en que deben ocurrir cada uno de los nodos.
Una vez terminada la red del proyecto se deben incluir la estimación de tiempos que se
requieren para cada actividad.
Este sistema incorpora el análisis estadístico en su evaluación, para ello se considera
que cualquier actividad tendrá tres estimadores de tiempo.
• El Tiempo Más Probable (TM): Corresponde al tiempo que se requiere para ejecutar
las actividades bajo condiciones normales.
• El Tiempo Pesimista (TP): Corresponde al tiempo máximo que será necesario para
finalizar la actividad si sucedieran demoras considerables en el desarrollo del
proyecto
• Tiempo Optimista (TO): Corresponde al mínimo tiempo que se requiera para finalizar
la actividad si todo se da de forma ideal.
Utilizando estas tres estimaciones puede calcularse un tiempo esperado (Te) para la
duración de una actividad según la siguiente formula:
Te = (To + 4 Tm + Tp)
6
• El valor que resulte será el que se aplicara en la programación a cada actividad, el
tiempo promedio es el valor más representativo, no el más frecuente de todas las
estimaciones.
Comprobación =
Actividad
Tpo. Esperado (Te) Predecesoras
A 8 -
B 8 A
C 26 -
D 9 A
E 6 B-C
F 2 E-D
RUTA CRÍTICA = C – E - F
PASO 4: Se calcula la variación de cada actividad:
C 9
E 1
F 0,12
Varianza 10,12
Por lo tanto el tiempo más probable que se tarde en terminar el proyecto es de 39 días y
no en 34 como se determino inicialmente.
6. Presupuesto
Es el estudio detallado del costo de una obra. Para el cuál se deben estudiar varios
elementos que deben ser considerados.
6.1 Costos directos: Como su nombre lo indica se refiere al costo directo de las partidas
que considera la obra donde se deben considerar los ítems de:
• Costo de materiales.
• Mano de obra.
• Equipos.
6.2 Gastos Generales: Son todos aquellos en que se incurren para la materialización
directa de un proyecto, estos gastos se pueden dividir en 3 grupos:
• Personal, que no ejecuta la obra directamente, personal de dirección, administración
y apoyo. (Profesionales, administrativos, laboratoristas, topógrafos, supervisores,
bodegueros, serenos, junior, etc.)
• Instalaciones, instalación de faena principal, pasajes y gastos de funcionamiento de
la obra (agua, luz, gas, costos de elementos de seguridad, letreros, combustibles,
material de oficina)
• Equipamiento, vehículos, fletes, equipos de laboratorio y de topografía, computación,
comunicaciones, despachos, herramientas de uso general.
6.3 Gastos generales indirectos: Son todos aquellos gastos que se incurren por la
materialización del proyecto pero no directamente por su construcción, como son oficina
central, costos financieros e indirectos, varios e imprevistos.
• Oficina central, la oficina central de la empresa debe ser pagada por todas las
obras que se están ejecutando en un determinado momento, normalmente se usa
estimar un porcentaje del costo directo como costo de oficina central, este porcentaje
se determina haciendo el cociente entre el costo mensual de oficina y la facturación
mensual promedio de la empresa.
• Costos indirectos varios, son los gastos que se incurre por efectos del proyecto,
asesoría y aspectos legales. Algunos de ellos son:
– Gastos de propuestas, estudios, viajes.
– Garantías, boletas de seriedad de la oferta, garantía fiel cumplimiento, garantía correcta
ejecución de las obras.
– Costos notariales, , tramites varios, contratos, etc.
6.4 Utilidad: Es la ganancia por haber realizado el proyecto, descontando todos los
gastos enumerados anteriormente.
6.5 Total presupuesto: Es el valor total de la obra que el mandante deberá cancelar
según los EP pactados.