PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CÓDIGO:

FECHA: 07-09-2016
PROCESO PARA CREAR TOPOLOGÍAS VERSIÓN: 1
DIGITALES CATEGORIA:
PAGINA: 1

1. OBJETIVO
Dar a conocer el correcto uso de la macro desarrollada en la herramienta Microsoft Visio, para evitar inconvenientes y/o
problemas durante la ejecución de la misma.
2. ALCANCE
Desde: La actualización de las biblias o runbook de los clientes.
Hasta: Diagrama final de la topología en PDF.
3. DEFINICIONES
Microsoft Visio: Herramienta de Microsoft para realizar diagramas.
Biblia o Runbook: Archivo Excel donde se almacenan los datos del cliente y los equipos del canal.

4. REGLAS
 La biblia o runbook del cliente se debe trabajar siempre sobre la misma versión que se encuentra en la carpeta del
código de Topologías.
 En el runbook el nombre del cliente siempre debe ir en mayúsculas, ejemplo: “BANCO DE BOGOTA”.
 En el runbook la nomenclatura de las ciudades debe ir en mayúsculas y será de la siguiente manera:
-Deben ser las primeras 4 letras de cada ciudad, ejemplo: “BOGOTA” será “BOGO”
-A excepciones de “BARRANQUILLA” y “BARRANCABERMEJA” que serán de la siguiente manera:
* BARRANQUILLA -- “BRQL”
* BARRANCABERMEJA -- “BRCB”
 En el runbook en la columna de la DS-DSR deberán ir solo los números, ejemplo:
Antes: Ahora:

-
 En la última columna del runbook se establecerá el tipo de la topología, de acuerdo a los diagramas que se han tipificado
y sus pantallazos se encuentran dentro de la misma carpeta del código Topologías; en el campo solo se escribe el
número de la tipificación.
-Observación: Si la topología no se encuentra en los diagramas ya tipificados dejar el campo vacío y hacer sus
respectivo diagrama por aparte.

 El runbook del cliente a utilizar siempre debe estar dentro de la carpeta del código Topologías y el respectivo nombre
del archivo debe ser “Base.xlsx”.
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5. ENTRADAS
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. Runbook del cliente actualizado de acuerdo a los criterios CGPS/LÍDERES
establecidos.
6. PROCEDIMIENTO
No. DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE E A C I CO
Electrónico
/ físico
Copiar runbook a la carpeta “Topologías” de acuerdo Correo
a las reglas establecidas. Electrónico
1.
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Abrir el archivo de Microsoft Visio con el nombre de

2. “Topologías”

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Vincular datos Excel al archivo Microsoft Visio.

 Dar click en la pestaña “Datos” en la parte
superior.
 Dar click en el icono “Actualizar todo”.

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Nota: Si la carpeta “Topologías” no se

encuentra en el escritorio que es su ruta por
defecto ver “paso 3.1” y luego retomar este
3. paso.


 En la parte derecha seleccionamos la casilla
“DATOS DE DS”

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Y a continuación click en “Si”.

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Y luego aceptar

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 Automáticamente volveremos a la primera

ventana donde daremos click en “Actualizar
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PAGINA: 3

todo”

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 Observaremos que se actualizarán los datos,

daremos click en “Cerrar” para salir de la
ventana.

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Paso para identificar la nueva ruta de datos.

 Dar click en “Actualizar todo”, no en el icono
sin no en la frase.

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 Daremos click en “Cambiar origen de datos”.

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 Se abrirá una nueva ventana dónde

simplemente daremos click en “Siguiente >”

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 Procedemos a dar click en “Examinar…” y

buscar el directorio donde se guardó la
carpeta “Topologías” y buscar el archivo
Excel “Base”.
3.1.
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 Nuevamente daremos click en “Siguiente >”.

Ver imagen

 Nuevamente daremos click en “Siguiente >”.

Ver imagen

 Nuevamente daremos click en “Siguiente >”.

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 Por último click en “Finalizar”

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 Volvemos al paso 3, en el punto que nos salió

la nota.
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PAGINA: 4

Ejecutar la Macro.
 Nos dirigimos a las pestaña
“DESARROLLADOR” en la parte superior.
 Luego dar click en el icono “Macros”.

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 Se abrirá una ventana donde daremos click

en “Ejecutar”

Ver imagen
4.
 La macro comenzará a ejecutarse hasta que
nos envía un mensaje que dice “Topologías
creadas” y le daremos aceptar.

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 Las topologías quedarán guardas por defecto

en el escritorio con el nombre del cliente.

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7. SALIDAS
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE E A C I CO
1. Diagrama de Topologías en PDF.  
8. SOPORTE TECNOLÓGICO RESPONSABLES
1.
2.
9. POSIBLES FALLAS (RIESGOS POR TRANSACCIÓN)
No. FALLA ACCIÓN RESPONSABLE
1. No se actualizan los datos en el Revisar la ruta del origen de datos y paso 3 del
archivo Topologías Microsoft Visio. manual.
2. No se ejecuta la macro. Contactar al desarrollador del código.
10. CONTROLES
1. RIESGO ASOCIADO Perdida código de Topologías; por factor humano o falla del equipo donde esté
almacenado.
COMO SE CONTROLA Generando diferentes Backups sobre el personal autorizado.
FRECUENCIA
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
ACCIONES A TOMAR Solicitar el Backup al personal autorizado.
EVIDENCIA
RESPONSABLES
11. FORMATOS / REPORTES

1.
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PAGINA: 5

12. CONTROL DE VERSIONES

No. Fecha Cambio /Modificación Aprobado por Validado Por
1. 08-09-2016 Primera versión del documento.
13.METRICAS
Indicador de proceso Nombre del indicador Descripción de Indicador
(que busca medir)
Verificación de OT Este indicador se refiere a la
cantidad de OT que son
verificadas en el tiempo estipulado
(5 días hábiles), respecto de la
cantidad de OT que son enviadas
por la Jefatura de Implantación de
Soluciones.
Cómo se mide (Formulación) Frecuencia de seguimiento Meta (target)
(# de OT verificadas en el tiempo Mensual 90%
estipulado/ # Total de OT 85% - 95% Límites
ejecutadas) *100
Responsable: dueño del Profesional Gestión Técnica
indicador

Indicador de proceso Nombre del indicador Descripción de Indicador

(que busca medir)
Validación de Instalaciones Garantizar la correcta instalación
de los servicios.
Cómo se mide (Formulación) Frecuencia de seguimiento Meta (target)

(# de OT aprobadas / # Total de OT Mensual 90%

verificadas) *100 85% - 95% Límites
Responsable: dueño del Jefe de Implantación de Soluciones
indicador