Anda di halaman 1dari 20

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales


Escuela de Administración y Contaduría
Auditoria II

MANTEX, S.A
CICLO DE COMPRAS
INTRODUCCIÓN
MANTEX, S.A es una empresa de inicios muy arraigados en Venezuela.
Entre sus objetivos principales se encuentran, elaborar, manufacturar, comprar y
celebrar toda clase de transacciones relativas a sustancias químicas.
Siendo una de las corporaciones más relevantes del país, presenta un gran
número de productos destinados a una gama variada de clientes, que le permiten
colocarse en los primeros puestos de competitividad en Venezuela.
Así mismo, un punto a su favor es la cultura y estructura organizacional, que
estando bajo los lineamientos de la Superintendencia Nacional de Valores (antes
Comisión Nacional de Valores) y cotiza sus acciones en la Bolsa de Valores de
Caracas por lo que también se rige por la Ley de Mercado de Valores.
Es por ello que, a continuación, se realizará un análisis de los riesgos
evidenciados en conjunto con las mitigaciones de los mismos, con la finalidad de
determinar las posibles áreas sensibles a riesgo y asi lograr de forma razonable
librar de posibles errores materiales los Estados Financieros
Por consiguiente, se indagarán las principales acciones y estrategias a nivel
operativo de la Entidad se consideró, empleando para ello información y datos
relevantes que se relacionen al entorno económico en diferentes ámbitos, para
lograr correlacionarlos con la información financiera suministrada en los estados
financieros y sus respectivas notas, con el objetivo de poder concluir
razonablemente el resultado de la gestión en virtud a los hechos y circunstancias
que pudieron influir en sus actividades, y a partir de este punto, derivar los riesgos
a los que se enfrentan, sus fortalezas y debilidades, enmarcando las
recomendaciones más adecuadas y oportunas para lograr el éxito en la sección
operativa de su actividad productiva y comercial.
MANTEX, S.A.
• Conocimiento del entorno de la entidad
Fundada en 1951 con el nombre de Celanese Venezolana, S.A.. En 1952 se
convierte en empresa de capital abierto, al inscribirse en la Bolsa de Valores de
Caracas, representadas también sus acciones en el mercado secundario de Nueva
York a través de un programa de American Depositary Receipts (ADR´s), siendo
el banco depositario The Bank of New York..
En 1982 cambia su nombre a MANTEX, S.A. Por más de 40 años, Mantex
se desempeña con gran éxito en el sector industrial manufacturero, específicamente
en el área química y textil. En 1983 inicia la fabricación y exportación de filtros de
cigarrillos, y firma un Joint Venture con Rhodia Acetco y Petpack.
A mediados de los años 90, Mantex, inicia un plan estratégico que le permita
adecuarse a las realidades del momento, y de esta manera, aprovechando el gran
potencial de terrenos del parque industrial de Valencia, desarrolla, una master plan
para acometer su desarrollo. Así se crea Metropolis Valencia, Centro Comercial,
inaugurado en una primera fase en Junio del 2001, y que cuenta con 3 etapas más
de desarrollo, de las cuales se inauguró la segunda, el pasado año. A finales del
2005, ya con la solidez de su producto de Valencia, Mantex inicia un proceso de
expansión, con el desarrollo de METROPOLIS BARQUISIMETO, el cual fue
inaugurado en Marzo de este año, y que ya constituye una referencia obligada
comercial en la ciudad de Barquisimeto y el Estado Lara.
Conociendo el entorno de la entidad pudimos conocer que la misma es una
empresa bien posicionada en el mercado pero que sin embargo las misma tiene un
fuerte competidor que sería la constructora Sambil, cuya solida trayectoria hace
que la misma tenga en sus haberes mas de 100 edificaciones y conjuntos
residenciales, además de las obras comerciales entre las que destacan el Centro
Lido y el centro comercial Sambil con sus distintas localidades. Por todo esto la
constructora Sambil es considerada por muchos la compañía mas grande y solida
del país.

• Matriz DOFA
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
• Susceptibilidad ante cambios en la • Los ingresos de la empresa
actividad económica, ya que ellos anualizados experimentan un
tiempo atrás realizaron un cambio importante crecimiento del 163%.
de rama importante. • Su gran reconocimiento en
• El incremento del PIB ha sido Valencia y Barquisimeto, por la
estimulado por el aumento en el construcción de los centros
consumo del sector privado, el comerciales metrópolis.
cual ha venido creciendo desde el • El estudio de la población que
año 2003. ellos realizan antes de proceder a
hacer cualquier construcción.
FORTALEZAS AMENAZAS
• Poseen un sólido posicionamiento • Volatilidad del ambiente
en el mercado venezolano. operativo en Venezuela, es decir,
• Alto conocimiento de la gerencia la inseguridad económica que se
en cuanto a las mejores vive actualmente en el país.
estratégicas del mercado. • El negocio inmobiliario en
• Fusión con la empresa Tunel Venezuela, principalmente los
GET, una empresa con gran arrendamientos, han sido objeto
experiencia en la construcción de de diversas regulaciones a lo largo
centros comerciales. de la historia, tanto a nivel de
requerimientos técnicos como a
• Los ingresos de la entidad nivel de precios
provienen principalmente del
arrendamiento de los locales • Su principal y fuerte competidor
comerciales, pero sin embargo la constructora Sambil.
también realizan la venta de
algunos locales comerciales.

• Programa de auditoría para el ciclo de compras


Lo primero a evaluar debe ser el entorno de la entidad, esto para conocer el
ambiente en el que se desenvuelve la misma.
Luego se deben examinar los riesgos inherentes del negocio, entre ellos los
de posibles fraudes. Muchos de estos riesgos provienen del propio negocio,
logrando diseñar respuestas adecuadas ante los riesgos identificados y ante
cualquier riesgo de error material.
Posteriormente se deben evaluar el control interno que posee la entidad en
los pasivos correspondientes a este ciclo:
1. Conocer el control interno: básicamente en este momento se busca
familiarizarse, entender y comprender los procedimientos bajo los cuales la
entidad mantiene el control sobre los pasivos, verificando la correcta
operatividad de los mismos. En este punto se observan e investigan la
separación de las funciones de compras y de desembolsos de efectivo; se
debe verificar que se lleven conciliaciones de estados de cuentas mensuales
de los proveedores, examinar los desembolsos de efectivos y la realización
de seguimientos de las variaciones en concordancia con las cantidades
presupuestadas de desembolso.

2. Evaluar el riesgo de control y diseñar pruebas de controles: se diseñaran


de acuerdo a los niveles y controles para las afirmaciones referentes al ciclo
de compras, la evaluación del control en conjunto con el riesgo servirá para
planear la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de control.

3. Diseñar más pruebas de controles: esto se realiza para asegurar o afianzar


lo ya evaluado y diseñado anteriormente.

4. Revaluar el riesgo de control: realizar una evaluación final sobre los


riesgos de control ya identificados, aquí es donde se determina si el riesgo de
control es bajo (esto quiere decir que la mayoría de los controles
implementados por Mantex son cumplidos cabalmente) o alto (esto es
cuando se descubre que Mantex no se encuentra operando bajo los controles
que ellos mismos diseñaron).

• Esquema del ciclo de compras de una empresa constructora


✔ Riesgos y controles inherente al ciclo de compras, estudiado con la
aseveración correspondiente
Aseveración Riesgo Control
Integridad Que las partidas no se Realizar un presupuesto mas
encuentren contempladas en acorde con la operatividad
el presupuesto inicial. Que de la empresa evaluando las
la mercancía recibida no variables que se puedan
concuerde con la orden de controlar y las variables que
compra de Mantex. no puedan ser controladas.
Tener un área o
departamento encargado
exclusivamente de la
verificación en cuanto a
recepción de mercancía.

Corte Las transacciones no se Poseer un monitoreo sobre


encuentren registradas en el el registro oportuno de las
periodo que les transacciones en el periodo
corresponda. correcto.

Exactitud Que los montos de las El auditor debe evaluar que


transacciones se vean los saldos estén registrados
reflejados con montos que acorde a los soportes de los
no correspondan al mismo. mismos y se hayan realizado
de manera apropiada.

Valuación Cuando las compras se El auditor debe evaluar si las


realicen en el exterior al compras realizadas se han
momento del registro no se registrados por los montos
tome el tipo de cambio apropiados, y que cualquier
vigente a la fecha. ajuste que podría darse esté
registrados apropiadamente.

Existencia Que la mercancía en físico Hacer un cotejo de la


no concuerde con los saldos mercancía que posee la
registrados. entidad contra los soportes,
para verificar que lo
registrado concuerde con lo
que posee la entidad.

Derechos y Que la entidad registre una El auditor deberá evaluar


obligaciones mercancía que se encuentra que Mantex efectivamente
en tránsito y donde la tiene el derecho sobre las
empresa todavía no posee el compras y los pasivos
derecho y uso de la asociados a la mismo.
mercancía. Por lo que
todavía no es el momento
de registrar ni la mercancía
ni el pasivo.

Ocurrencia El registro de mercancía o Evaluar que todas las


pasivos que no son propias transacciones registradas
de las operaciones de la han ocurrido efectivamente
entidad. y se atañen a la entidad.

1. Presupuesto

• Políticas y pasos que sigue Mantex al momento de hacer el presupuesto

Principalmente lo que busca Mantex con la elaboración del presupuesto es la


determinación de los ingresos que se obtendrán, así como de los gastos que se van
a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.
Mantex también debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de
operación, es decir, determinar los ingresos que se esperan obtener, así como de los
gastos que se esperan producir. Esta información debe elaborarse en la forma más
detallada posible.
El periodo conveniente para la elaboración de un presupuesto es un año La
compañía Mantex realiza su presupuesto de manera anual pero a su vez el mismo
se divide por meses. El mes constituye el periodo básico para ir comparando lo real
y lo presupuestado. Dentro del presupuesto también existen otros factores como lo
son la elaboración de informes de desempeño, que es un instrumento de control
utilizado por la entidad, en el cual se clasificaran las areas de la empresa ya que el
presupuesto debe estar estructurado de acuerdo a la organización, luego se evalúan
las variables controlables y las no controlables, para asi observar como se pueden
intervenir las variables controlables y como se pueden aprovechar las variables no
controlables y por ultimo dicho informe debe ser oportuno para que sea útil a la
entidad.
Al momento de realizar el presupuesto Mantex debe tomar en cuenta todas las
áreas y actividades de la empresa, es decir, el presupuesto es una vista de la
empresa como un todo, pero también está dirigido a cada una de las áreas, de
forma que contribuya al logro del objetivo global. Los planes para varios de los
departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si
estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro no puede ser igual a la
suma de las partes, creando por tanto confusión y error.
El procedimiento para realizar el presupuesto de compras es el siguiente:
✔ Primero se toman en cuenta los subperiodos (mensual, bimensual,
trimestral, etc), en el caso de Mantex se realiza mensual.
✔ Luego se toma el Plan de ventas en unidades correspondiente a cada mes
del año.
✔ Luego se evalúa el inventario final, el inventario final y el plan de
compras (este de acuerdo a la política de lote económico de compras)
✔ Luego se toma el costo unitario presupuestado para cada periodo.
✔ Y por ultimo se multiplica el plan de compras por los costos unitarios
para asi obtener el presupuesto de compras en unidades monetarias.

• Riesgos
El riesgo mas latente es que la ejecución del presupuesto no es automática:
necesitamos hacer que el elemento humano de la organización de Mantex
comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos los integrantes
de la empresa sientan que los primeros beneficiados por el uso del presupuesto son
ellos, ya que de otra forma serán infructuosos todos los esfuerzos para llevarlo a
cabo. En este momento el auditor debe evaluar el riesgo de que efectivamente cada
departamento de la entidad tenga en cuenta que su ejecución no es automática y
que todos los departamentos deben ir de la mano en su elaboración. Por lo que el
primer control que debe considerar Mantex es tener un comité de presupuestos, el
cual estará constituido por miembros de la gerencia. Este comité fijará las pautas
generales que la organización deberá seguir y coordinará los presupuestos que por
separado preparan las diversas unidades de la organización, resolviendo las
diferencias que surjan entre ellas, para luego someter el presupuesto final a la
consideración del director general y del consejo. Una vez determinado el periodo
presupuestario, el comité de presupuestos se dedicará a la elaboración del
instrumento. Solicitará formalmente a todos los otros integrantes de la
organización que presenten sus objetivos y expectativas, haciendo hincapié en las
ventajas que derivan de una buena elaboración presupuestal.
Otro riesgo podría ser que la elaboración del presupuesto toma tiempo y costo,
por lo que el auditor corre el riesgo de que tal vez la persona que realiza el
presupuesto no es el personal mas ideneo para elaborarlo.
Un riesgo de auditoría presente es que las estimaciones que se hagan no estén
en concordancia con la realidad, por lo que el auditor debe evaluar muy bien lo
antes mencionado.
Otro riesgo que se considera que siempre esta presente es que el presupuesto es
elaborado en estimaciones: esta limitación obliga a que la administración de
Mantex trate de utilizar determinadas herramientas estadísticas para lograr que la
incertidumbre se reduzca al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de
la confiabilidad de los datos que estemos manejando. Este presupuesto a su vez
debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia que surjan; esto
significa que es una herramienta dinámica, pues si surge algún inconveniente que
la afecte, el presupuesto debe adaptarse, ya que de otra manera se perdería su
sentido.
Es necesario que Mantex elabore por escrito las políticas, los métodos y los
procedimientos que regirán el presupuesto; esto se logra mediante la elaboración
de un manual de presupuesto adecuado. Dicho manual debe contener los siguientes
requisitos:
○ Los objetivos, finalidades y funcionalidad de todo el plan
presupuestal, así como la responsabilidad que tendrá cada uno de los
ejecutivos o miembros del personal que tiene asignada un área de
responsabilidad presupuestal.
○ El periodo que incluirá el presupuesto, como la periodicidad con que
se generaron los informes de actuación.
○ Toda la organización que se pondrá en funcionamiento para su
perfecto desarrollo y administración.
○ Las instrucciones para el desarrollo de todos los anexos y formas en
que estará elaborado el presupuesto.

1. Compras

Políticas del Departamento de Compras de Mantex.


✔ Producir o comprar. Mantex debe decidir si lo que se compra se puede
producir dentro de la misma empresa.
✔ Compras a instancias, ordenar pequeñas cantidades a intervalos frecuentes,
esta política aplica cuando los precios de mercado cambian constantemente.
✔ Compras para más adelante, comprar cantidades mayores menos frecuentes.
Esta política aplica cuando los precios de mercado se mantienen constantes.
✔ Compras por contrato. Acuerdo con el vendedor para proveer de materiales
durante un período determinado, esta política aplica cuando exista alguna
amenaza de escasez de algún rubro importante de materiales de construcción
en el mercado.
Riesgos

✔ Falta de inventarios de materiales para la producción, ya que esto podría


disminuir una operación y ser extremadamente costosa en términos de
retraso de producción.

✔ Producir una obra con materiales de mala calidad, ya que el costo de


reconstrucción o reparación será más elevado que el aparente ahorro
obtenido en la compra. Sin mencionar al daño al prestigio de la empresa,
esto es un riesgo muy importante para Mantex, ya que como se dedica a la
construcción debe construir con materiales de alta calidad que perduren en el
tiempo.
El principal objetivo del departamento de compras de Mantex, es la reducción de
costos y obtención de utilidades y eficiencia en el servicio, en tal sentido los
objetivos específicos del departamento de compras son los siguientes:
1. Formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el
período, teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la
empresa.

2. Crear y actualizar un registro de proveedores, estableciendo sus condiciones,


precios, servicios, información general y demás informaciones necesarias.

3. Coordinar el funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su


operación y recurso humano necesario.

4. Tramitar las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y


servicios que se requieren en las diversas áreas.

5. Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las áreas o
secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas,
así como su calidad y presentación.

6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo


de la mercancía o servicio.

7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.

8. Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad,


mejor precio y agilidad en el despacho del producto.

9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas,


tesorería, almacén, etc.

10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o
secciones de la empresa hacen, así como el proceso de devolución.

11. Para aquella mercancía especializada hay necesidad del cerciorarse de su


recibo total en almacén, calidad, cantidad y servicios por parte del
departamento de control de calidad.
12. Para efectos de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los
materiales o servicios pedidos.

Controles aplicados a la gestión de compras y su departamento

1. Existe un organigrama funcional del departamento compras, en el cual se


define con claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el
mando.

2. Los objetivos del departamento, sus procedimientos, funciones políticas,


organización, ubicación, recurso humano, documentos y flujo de documentos
están claramente establecidos. Con este control se trata de dejar establecido
sus objetivos así como los documentos y manuales de procesos y
procedimientos necesarios para un efectivo funcionamiento del
departamento.

3. Los analistas de compras deben comprobar los precios, datos y calidad de la


mercancía y servicios que nos ofrecen de forma periódica.

4. El jefe de compras conjuntamente con el gerente de administración, elabora


el presupuesto anual de compras, analizado por meses y su verificación de
cumplimiento de periodos anteriores.

5. Toda compra inferior o igual a 50 UT, debe ser autorizada por el Directivo
encargado del departamento solicitante.

6. Toda compra entre 51 y 500 UT, será autorizada por el gerente de


Administración y Gerente de Operaciones, previo estudio de la exposición de
motivos de la necesidad.

7. Todas las compras superiores a 500 UT, serán remitidas al comité de


Compras, el cual estará conformado por un miembro de la Junta Directiva de
Mantex, los Gerentes de operaciones, Administración, Presupuesto y el Jefe
de Compras.

8. Las requisiciones de materiales deben haber sido registradas en el sistema de


pedidos, ya que el sistema lleva un registro único correlativo, las
requisiciones no incluidas en el sistema no serán procesadas.
9. Los analistas de compras, procesan los requerimientos y de acuerdo al nivel
de autorización que le corresponda, solicitan los presupuestos, e invitan a los
proveedores a participar en el proceso, para que estos envíen la
documentación solicitada y documentar el expediente de compras.

10.Una vez elegido el proveedor, se procede a la emisión de la orden de compra,


la cual estará firmada de acuerdo a los mismos criterios de autorización
establecidos en los puntos 5, 6 y 7. La misma es enviada al departamento de
contabilidad, para realizar el registro contable correspondiente.

11.La orden de compra de Mantex deben contener lo siguiente: Fecha en que se


colocó el pedido, Nombre del proveedor, Cantidad del material, Precio
unitario, Valor total, Porcentaje de impuesto y su valor, Valor total con
impuesto, Descripción de la forma de pago, Fecha de entrega.

12.El Jefe del departamento de compras debe darle seguimiento a la compra. Es


conveniente que se archiven todas las órdenes de compra que se colocan y se
tenga un registro que indique la fecha en que el proveedor debe entregar los
materiales.

13. Notificara través de un memorándum al departamento de recepción de


materiales acerca de los materiales que van a llegar en el futuro, mas no se le
debe dar información acerca de la cantidad que va a llegar.

14. Notificar
a través de un memorándum al departamento de presupuesto que se
ha colocado el pedido.

15.Al recibir los materiales, el jefe de compras coteja contra la orden de compra
el material recibido, si esta conforme, remite la nota de entrega al
departamento de tesorería conjuntamente con la factura, para que se emita el
pago. En caso de no conformidad, los materiales no son recibidos.

16.Tesorería emite el pago y remite el expediente del cheque a contabilidad para


su respectivo registro y control.

1. Almacenamiento

• Políticas y pasos que debe seguir Mantex al momento de realizar el


almacenamiento de las compras
Dentro de Mantex, el almacén es el departamento responsable de surtir los
pedidos hechos por el departamento de producción, de solicitar al
departamento de compras, materiales cuando estos llegan a su punto mínimo;
y recibir, verificar, almacenar y salvaguardar los materiales que
posteriormente serán utilizados en producción.

✔ Surtir en tiempo las requisiciones de materiales enviadas por el


departamento de producción, previamente autorizadas.
✔ Procurar evitar la falta de material solicitando al departamento de compras
nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de re-orden.
✔ Mantener registros actualizados de las unidades en existencia de los
materiales.
✔ Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas para así evitar robos o
extravíos, exposición a factores ambientales y deterioros en general.
✔ Recibir y verificar los pedidos de materiales que ingresarán al almacén
✔ Responsabilidad de recibir los envíos autorizados, inspeccionar el contenido,
llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes.
✔ Recibe e inspecciona los artículos y verifica las cantidades con la orden de
compra y la boleta de empaquetamiento.
✔ Prepara informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y
devoluciones a los vendedores.
✔ Prepara una guía de recepción para distribución a varios departamentos.
✔ Entrega la mercadería a los almacenes.
✔ El documento principal que se prepara en el departamento de recepción es
una guía de recepción. Generalmente esta guía contiene un espacio destinado
a comentarios acerca de la condición del envío.

• Riesgos

Las pérdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros,


roturas, hurtos o incapacidad para encontrar los artículos cuando se les
necesita. Estas pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de
almacenes eficientes. Normalmente, el almacén se divide en secciones, sub-
secciones y depósitos. Se mantienen etiquetas de depósitos que indican la
cantidad y ubicación de cada artículo en el almacén. La ubicación, grado de
control que se ejerce y asignación de espacio a los artículos especificados,
dependen de sus características, como por ejemplo, frecuencia de uso, costo,
tamaño, etc.
• Controles que debe llevar Mantex para mitigar los riesgos antes
mencionados

✔ La guía de recepción es un documento básico para el sistema de control


interno de Mantex. La copia que se envía al departamento de contabilidad
general sirve para hacer una comparación entre las cantidades reales
recibidas y las que aparecen en la factura del proveedor. También se envían
copias de la guía de recepción al almacén (para asignar el espacio adecuado
y asentar los datos en el inventario) y al departamento de compras
✔ Es conveniente durante un ejercicio, hacer recuentos periódicos de
existencias, hasta lograr que puedan comprobarse, un gran volumen de
existencias, sino es que todas, y al fin del ejercicio se hará un recuento físico
general (con paro de actividades de la empresa) tomándose ciertas medidas
como las siguientes:
✔ Planeación de la toma de inventario físico.
✔ Que no existan entradas de almacén pendientes de registrarse.
✔ Que no existan salidas de almacén pendientes de registrarse.
✔ Listados con los nombres de materias primas, materiales y artículos
terminados escritos a máquina, o en computadora.
✔ Separar las materias primas, materiales y artículos terminados a vistas, en
depósito, en comisión, etc.
✔ No recibir materias primas, materiales y artículos terminados de
proveedores, y en caso de hacerlo, integrarlos al inventario.
✔ No despachar materias primas, materiales y artículos terminados y en caso
de hacerlo controlar su salida por medio de vales.
✔ Es recomendable usar tarjetas marbete para la toma de inventarios
normalmente con tres secciones, una para el primer recuento, otra para el
segundo recuento, una sección para el departamento de contabilidad.

1. Departamento de Finanzas.

• Políticas y pasos que debe seguir Mantex al momento de realizar los pagos
Políticas del Departamento de Finanzas de Mantex.

• Posterior a la colocación del pedido de materiales, el departamento de


compras debe enviar documentos que sirvan de soporte de la compra al
departamento de Finanzas para que éste programe su pago. Los documentos
que el departamento de Compras envía son generalmente Las facturas de
todo lo que se compra deben archivarse en orden para su fácil localización y
contener la siguiente información:
○ Fecha de la factura.
○ Cantidad.
○ Precio unitario.
○ Valor total (multiplicación del precio unitario por cantidad).
○ Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho descuento (si lo
hay)
○ Porcentaje de impuesto y valor del mismo.
○ Descripción de cargos adicionales y su valor (si los hay)
○ Valor de la factura en número y letra.
• Siempre de acuerdo con lo negociado, la factura se puede pagar de las
siguientes formas:
○ Al contado: El material o producto se entrega junto con la factura y
en ese momento el comprador paga el importe de la misma.
○ A crédito:
• El material o producto se entrega junto con la factura.
• El comprador entrega al vendedor un contra recibo.
• La factura queda en manos del comprador, pero no la
paga.
• Vence la fecha de pago.
• El vendedor entrega al comprador el contra recibo, y se le
paga el valor de la factura que ampara dicho contra
recibo.
○ Pago por anticipado:
 El comprador paga al vendedor una parte o el total del valor del
material (según negociación) antes de recibirlo.
 El vendedor entrega al comprador un recibo por el valor del
monto anticipado.
 El vendedor entrega al comprador el material junto con la
factura.
 Si falta algo de pagar, se sigue el procedimiento pactado al
realizar la compra.
• Las facturas de todo lo que se compra deben permanecer en la entidad, por si
es necesario hacer una aclaración después de que se pagó.
Se pueden archivar por:
✔ Proveedor.
✔ Fecha
✔ Material
✔ Cualquier forma que facilite su búsqueda.
✔ Los contra recibos y recibos que el proveedor devuelve a la empresa
cuando se le paga, también deben ser archivados, porque desde el
momento en que están de nuevo en manos de la empresa (comprador)
constituyen una forma de controlar y comprobar que facturas están
pagadas.
✔ Los contra recibos y recibos se pueden archivar junto con la factura a
la cual amparan.
✔ copia de la orden de compra y original o copia de la factura.

Riesgos

Los Inadecuados niveles de Autorización y segregación de funciones, así


como el registro contable erróneo de los pasivos asociados a las compras, son
algunos de los riesgos que enfrenta Mantex en este nivel de operaciones.

• Controles que debe llevar Mantex para mitigar los riesgos antes
mencionados

✔ Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje y


consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas, debidamente
autorizadas por un funcionario responsable.
✔ Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la cantidad y costo de cada
clase de material en existencia.
✔ Todo el material que no se necesite inmediatamente en los procesos de
fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión
apropiada.
✔ Debe poderse determinar fácilmente la clase y cantidad de material usado en
la producción.
✔ Todas las cuentas de inventario de materiales deben poderse comprobar en
cuanto a su exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor
general.
✔ Cuando menos dos personas deben operar todos los movimientos de
materiales, para evitar fraudes o robos, excepto en un caso de colusión entre
ambas
CONCLUSION

A manera de conclusión es importante destacar que al verificar los gastos por


medio de pruebas de detalle, siempre será deseable que obtengamos la evidencia
que se genera de manera externa que la que se genera internamente. Deberemos,
por lo tanto, solicitar ver la factura del proveedor para cada partida de gastos que
deseamos probar.
Cuando se presenta dicha factura del proveedor, deberá examinarse para
satisfacernos de que el gasto se incurrió válidamente en beneficio del cliente.
Resulta difícil precisar las circunstancias en las cuales una partida de gasto pudiera
no ser válida
Cuando se identifica alguno de dichos asuntos, se deberá comunicar a la persona
encargada de la gerencia de campo. Puede suceder que exista una explicación
inocente. Las Guías de Auditoría no requieren que establezcamos la autenticidad
de los documentos originales, pero deberemos probarlos adicionalmente para
determinar si la partida es un gasto incurrido genuinamente en beneficio del
cliente.
La validez, el registro, la valuación y el corte son aseveraciones importantes a ser
identificadas y probadas en la auditoria pues demuestran y nos permiten confirmar
el posible riesgo de determinada área específicamente en el ciclo de compras.
MANTEX, S.A., presenta ciertas prioridades a resolver, más sin embargo los
indicadores que los representan son adecuados y aún más se le añade el mérito de
desenvolverse en un ambiente , íntimamente relacionado a la probable estatización,
con una economía en evidente deterioro con el crecimiento inflacionario y la
inseguridad jurídica que cierra cada vez más el mercado de inversión.
MATEX, S.A, han sabido mantenerse en el mercado a niveles competitivos,
obteniendo por los momentos un nivel de ingresos adecuado con su estructura de
costos, logrando alcanzar ganancias, aun cuando se enfrentan a fuertes
competidores en diversos niveles. Sin embargo, hay que destacar que los puntos
álgidos que presenta, específicamente en sus compras que mantienen un alto
posicionamiento y solo una gran competidora a nivel Nacional.
Por ende Productos MANTEX, S.A., es una empresa que se ha destacado en el
período en estudio en su gestión operativa, a pesar de que las acciones políticas y
económicas de las autoridades ejecutivas nacionales favorezcan la inestabilidad
industrial y comercial, influyendo en el incremento de los costos de producción y
gastos operativos necesarios para lograr mantener un óptimo nivel de calidad y
seguir prestando una adecuada gestión en virtud de las grandes expropiaciones, en
conjunto con políticas y medidas relacionadas con las propiedades, arrendamientos
e inmuebles que afectan de manera significativa a MANTEX, S.A.
RECOMENDACIONES

Lo siguiente son sugerencias para la persona encargada del trabajo en cuanto


a la manera en que deberemos proceder:
1. Si existe falta de evidencia de soporte, deberemos acercarnos al alto
directivo de la gerencia del cliente que no haya estado involucrado en el
procesamiento o la aprobación del gasto y pedirle que investigue.

2. Si la factura se paga con cheque, deberemos preguntar si el cliente tiene


el “cheque pagado” para respaldar el pago. Si el cliente destruyó el
“cheque pagado” o no puede encontrarlo, el problema debe ser
comunicado al gerente. Si el cliente no obtiene los cheques pagados de
sus banqueros, deberemos solicitar al cliente que escriba al banco y le
pida que nos envíe directamente el cheque relevante.
Si, como parte de nuestra verificación de los gastos, decidimos examinar los
cheques pagados, deberemos:
✔ Asegurar que el monto y el beneficiario corresponden a los detalles
registrados en los registros contables.
✔ Asegurar que las firmas aparentan ser las registradas en el banco.
✔ Investigar cualquier alteración aparente y endosos inusuales (por ejemplo,
partes relacionadas tales como directores, empleados, compañías del grupo).

1. Las debilidades en los sistemas del cliente deberán observarse de tal


manera que puedan incluirse en nuestro informe a la gerencia. También
necesitaremos reconsiderar cualquier confianza que depositemos en el
sistema de control del cliente sobre los gastos.