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Universidad de Sotavento

Auditoria II
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Antología

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría.


Enero del 2002
Universidad de Sotavento Auditoria II

Objetivo general de la asignatura, al término del curso el alumno:

1. Será capaz de aplicar las normas de control interno a las operaciones de la


empresa para mantener en condiciones óptimas el aprovechamiento de sus
recursos.

Evaluación de la asignatura.
1. Se realizará a través de un examen totalizador.

Actividades de aprendizaje:

1. Realización de investigaciones sobre los temas señalados por el docente.


2. Ejercicios de aplicación.
3. Técnica de hojas de trabajo.
4. Planteamiento y resolución de dudas.

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.

1. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.


1.1. Concepto................................................................................................. 6
1.2. Objetivos generales del control interno................................................... 6
1.2.1. Objetivos de la autorización.......................................................... 8
1.2.2. Objetivos de procedimientos y clasificación de transacciones..... 8
1.2.3. Objetivos de salvaguarda física.................................................... 10
1.2.4. Objetivos de verificación y evaluación.......................................... 11
1.3. Elementos de control interno.
1.3.1. Organización................................................................................. 11
1.3.2. Procedimientos............................................................................. 12
1.3.3. Personal........................................................................................ 14
1.3.4. Supervisión................................................................................... 14
1.3.5. Metodología para el estudio y evaluación del control interno por
ciclo de transacciones.................................................................. 15

2. GUIA PARA EL ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE


INGRESOS.
2.1. Generalidades......................................................................................... 17
2.2. Objetivos específicos del control interno................................................. 18
2.3. Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento.................. 18
2.3.1. Objetivos de autorización.............................................................. 18
2.3.2. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones...... 22
2.3.3. Objetivos de verificación y evaluación.......................................... 26
2.3.4. Objetivos de salvaguarda física.................................................... 27
2.4. Evaluación del control interno................................................................. 28

3. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE


COMPRAS.
3.1. Generalidades......................................................................................... 29
3.2. Objetivos específicos del control interno................................................. 30
3.3. Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento.................. 30
3.3.1. Objetivos de autorización............................................................. 31
3.3.2. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones...... 33
3.3.3. Objetivo de verificación y evaluación........................................... 38
3.3.4. Objetivos de salvaguarda física................................................... 38

4. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE


PRODUCCIÓN.
4.1. Generalidades......................................................................................... 39
4.2. Objetivos específicos del control interno................................................. 40
4.3. Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento.................. 41

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4.3.1. Objetivos de autorización............................................................. 41


4.3.2. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones...... 44
4.3.3. Objetivo de verificación y evaluación............................................ 51
4.3.4. Objetivos de salvaguarda física.................................................... 52

5. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE


NOMINAS.
5.1. Generalidades......................................................................................... 55
5.2. Objetivos específicos del control interno................................................. 56
5.3. Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimento.................. 56
5.3.1. Objetivos de autorización.............................................................. 56
5.3.2. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones...... 57
5.3.3. Objetivos de verificación y evaluación.......................................... 58
5.3.4. Objetivos de salvaguarda física.................................................... 58

6. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE


TESORERIA.
6.1. Generalidades........................................................................................ 58
. 60
6.2. Objetivos específicos del control 60
interno................................................. 60
6.3. Identificación de los objetivos con el riesgo de no 61
cumplimiento............ 62
6.3.1. Objetivos de autorización............................................................. 62
6.3.2. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.....
6.3.3. Objetivos de verificación y evaluación..........................................
6.3.4. Objetivos de salvaguarda física....................................................
63
7. GUIA PARA EL ESTUDIO DEL MUESTREO ESTADÍSTICO EN 63
AUDITORIA. 63
7.1. Generalidades........................................................................................... 65
7.2. Objetivo de la guía..................................................................................... 65
7.3. Muestreo estadístico..................................................................................
7.4. Métodos de aplicación...............................................................................
7.5. Metodología y Ejemplos............................................................................ 75
75
8. DICTAMEN SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONTABLE.
8.1. Objetivo.................................................................................................... 77
8.2. Pronunciamientos normativos.................................................................

Bibliografía............................................................................................................

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INTRODUCCION

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las


organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico
que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en
especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello
dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que
aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real
de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz
de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su
gestión.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en


todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad
de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia
en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la
gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman
una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar
en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la
organización.

Hoy en día la mayoría de las organizaciones se preocupan por conocer la


situación que impera en las operaciones y transacciones que llevan a cabo, es por
ello que la auditoria s ha convertido en una herramienta de suma importancia, ya que
consiste en el examen objetivo de la contabilidad, acompañado de un dictamen
competente acerca de la situación financiera y de los resultados de las operaciones
de la negociación.

El presente trabajo contiene información relacionada al estudio y evaluación


del control interno, el cual comprende el plan de organización y todos los métodos y
medidas coordinadas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus
bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables, promover la
eficiencia operante y estimular la adhesión a los métodos prescritos por la gerencia.

Se detallan los objetivos principales, las normas y los procedimientos para el


estudio y evaluación del control interno de los ciclos de ingresos, compras,
producción, nóminas y de tesorería, áreas principales dentro de toda organización y

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que sin duda alguna van ligadas en su ejecución para alcanzar los objetivos
propuestos por la organización.

1. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.

1.1. Concepto.

El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir


con la norma de ejecución del trabajo que requiere que: “El auditor debe efectuar un
estudio y evaluación adecuado del control interno existente, que le sirvan de base
para determinar el grado de confianza que va a depositar en él, asimismo, que le
permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los
procedimientos de auditoria”.

El conocimiento y evaluación del control interno deben permitir al auditor


establecer una relación específica entre la calidad del control interno de la entidad y
el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de auditoria. Por otra parte, el
auditor deberá comunicar las debilidades o desviaciones al control interno del cliente.

Todo trabajo de auditoria, ya sea esta externa o interna, comporta la


realización de numerosas comprobaciones, pruebas sustantivas o procedimientos de
auditoria, al objeto de verificar las cantidades que figuran en los estados financieros.

La evaluación del sistema de control interno contable concluye con un papel


de trabajo en el que se resumen los puntos fuertes y débiles del sistema. Este papel
de trabajo también contiene un resumen de las recomendaciones a formular al
cliente, para que refuerce los puntos débiles de su sistema de control. En función a
esas debilidades o puntos fuertes del sistema del control interno contable, se revisa
el sistema de trabajo de la auditoria, incrementando el número y grado de
exhaustividad de las pruebas sustantivas a realizar en aquellas áreas en las que el
control interno es más débil y reduciéndola en las restantes.

La forma habitual en que los auditores evalúan el sistema de control interno,


es por medio de un cuestionario confeccionado ad hoc, para que sea contestado por
la empresa o entidad que va hacer auditada. Este cuestionario suele estar dividido
por secciones, que se refieren a las diferentes áreas del balance y la cuenta de
resultados, y suele estar hecho de tal modo que una respuesta NO a una
determinada pregunta indica una debilidad en el sistema de control interno.

1.2. Objetivos generales del control interno.

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De acuerdo con la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria del


Instituto Mexicano de Contadores Públicos, la función y objetivos del control interno
son los siguientes:

 El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y


procedimientos que en forma coordinada se adopten en un negocio para
salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad de su información financiera,
promover eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas prescritas
por la administración.

 De lo anterior se desprende que los cuatro objetivos básicos del control interno
son:
a). La protección de los activos de la empresa.
b). La obtención de información veraz, confiable y oportuna.
c). La promoción de eficiencia en la operación del negocio.
d). Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas por
la administración de la empresa.

 Se ha definido que los primeros dos objetivos cubren el aspecto de controles


internos contables y los dos últimos se refieren a controles internos
administrativos.

 Todos los controles internos contables son el resultado de o pueden considerarse


como controles administrativos.

Además indican que las transacciones que se efectúen en una empresa


pueden agruparse en ciclos y que pueden definirse objetivos específicos de control
interno para cada ciclo, ya que un estudio por cuentas pierde de vista la dinámica de
las empresas.

El objetivo es definir los elementos de la estructura del control interno y


establecer los pronunciamientos normativos aplicables a su estudio y evaluación,
como un aspecto fundamental al establecer la estrategia de auditoria, así como
señalar los lineamientos que deben seguirse al informar sobre debilidades o
desviaciones al control interno.

El sistema de control interno contable habrá de estar diseñado de tal forma


que permita detectar errores, irregularidades y fraudes cometidos en el tratamiento
de la información contable. La finalidad última de todo sistema de control interno va
más allá de los cometidos anteriormente. Tienen la importante misión de recoger,
procesar y difundir adecuadamente la información contable, con el fin de que llegue
fidedigna y puntualmente a los centros de decisión de la empresa.

Sin una información contable y extracontable veraz ninguna decisión


económica racional puede ser tomada sobre bases seguras, ni tampoco podrá nunca
saberse si la política económica empresarial, concebida está como un conjunto de

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decisiones empresariales sin crónica y diacrónicamente interrelacionadas, se está


ejecutando correctamente.

La implantación de un sistema de control interno adecuado permite que la


organización logre alcanzar los objetivos planteados y detectar posibles errores en la
ejecución de los procedimientos y normas establecidos.

1.2.1. Objetivos de la autorización.

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben


establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios
establecidos por la administración y que éstos son adecuados.

 Realizar las actividades de acuerdo a los métodos y procedimientos establecidos


por la administración.
 Cada uno de los ciclos (producción, compra, nómina, tesorería, etc.) de la
organización, se ajustaran a las normas y procedimientos que emita la
administración, con la finalidad de mantener una información, clara, precisa y
oportuna de todas y cada una de las operaciones.
 Apegado al respeto de los niveles jerárquicos establecidos en la empresa con la
finalidad de mantener una información y los canales de comunicación abiertos
necesarios para alcanzar en cada una de las áreas de la organización los
objetivos planteados.

El auditor deberá verificar si el consejo de administración ha delegado alguna


e sus funciones en un consejo administrativo y si este es adecuado al tamaño y
naturaleza de la entidad. Para poder verificar el funcionamiento, el auditor evaluará la
experiencia y reputación de sus miembros para servir efectivamente si estos se
reúnen regularmente para establecer objetivos y políticas, también deberá revisar si
las funciones del comité o consejo con respecto a los estados financieros están
establecidas y si el comité tiene la suficiente autoridad y recursos para cumplir sus
funciones de vigilancia al proceso de información financiera.

1.2.2. Objetivos de procedimientos y clasificación de transacciones.

Desde el punto de vista de la dirección de una empresa, se ha considerado


conveniente llevar a cabo una clasificación en ciclos de las transacciones que se
desarrollan. De esta manera es más fácil evaluar la eficacia de los procedimientos
administrativos implantados.

Por otra parte, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos indica que el


propósito de agrupar las transacciones en ciclos tiene como objetivo facilitar al
auditor la identificación de transacciones similares que le permitan evaluar el control
interno. Cada ciclo de transacciones está compuesta de una o más funciones. Una

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función es una tarea importante que se ejecuta dentro de cada ciclo. A su vez, la
importancia de cada ciclo se centraliza en que el procedimiento administrativo sea el
correcto y exista un control apropiado de las transacciones que se efectúan.

De esta manera el evaluador del sistema identifica los tipos de actividades


comunes a la mayor parte de los negocios, tales como: ventas, compras y
producción. Asimismo, este enfoque permite a la gerencia evaluar los ciclos de las
transacciones en su conjunto, en vez de concretarse a un departamento en
particular. Tomar en cuenta las transacciones en lugar de los departamentos por
donde ésta transcurren, provee un medio más directo para evaluar si los
procedimientos establecidos son los adecuados y proporcionan seguridad en su
funcionamiento.

Por otra parte, y desde el punto de vista del auditor externo, la identificación
de los ciclos de las transacciones le permitirá programar en mejor forma su revisión y
evaluar los procedimientos administrativos implantados en la empresa.

Clasificación de los ciclos.

La clasificación de los ciclos de las operaciones que se realizan pueden variar


dependiendo de la índole de la empresa y del criterio que se aplique. La división de
ciclos que a continuación se presenta y que servirá para propósitos de nuestro
estudio, nos parece que podrá utilizarse en la mayoría de las empresas industriales
con las modificaciones que requieran las circunstancias:

1. Ciclo de tesorería.
2. Ciclo de ventas y cuentas por cobrar.
3. Ciclo de compras y cuentas por pagar.
4. Ciclo de sueldos y prestaciones.
5. Ciclo de producción.
6. Ciclo de informes financieros

 El ciclo de tesorería comprende las siguientes áreas: entradas y salidas de caja,


inversiones temporales, obligaciones a largo plazo y operaciones referentes al
capital social de la empresa. Aunque cada una de estas áreas representa una
función característica, todas ellas pertenecen al sistema financiero de cualquier
institución, el cual se dirige por el tesorero o algún otro funcionario responsable
de la asignación y utilización de los recursos financieros de una empresa.

 El ciclo de ventas y cuentas por cobrar se refiere a las funciones de: recibir y
aceptar pedidos por mercancías, autorización de créditos, envío de la mercancía,
facturación, registro de cuentas por cobrar, devoluciones de mercancías por los
clientes, autorización de rebajas y descuentos por pronto pago.

 El ciclo de compras y cuentas por pagar comprende las funciones de:


requisiciones tanto de materias primas como de diversos artículos, cotizaciones y
especificaciones de proveedores; colocación de órdenes de compra; recepción e

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inspección de artículos; registro de cuentas por pagar incluyendo fletes,


descuentos sobre compras y devoluciones.

 El ciclo de sueldos y prestaciones incluye las etapas siguientes: reclutamiento y


fijación de sueldos a empleados, compensaciones especiales y prestaciones,
reportes de trabajo efectuado y ausentismo, formulación de nóminas,
deducciones y otros conceptos.

 El ciclo de producción comprende la contabilidad de costos, el control de los


procedimientos de fabricación, la administración de inventarios y la contabilidad
de inmuebles, maquinaria y equipos.

 El ciclo de informes financieros se refiere a las funciones de preparación de


asientos de diario y pases de mayor no cubiertos en otros ciclo, criterios en
relación con principios de contabilidad adoptados por la empresa, recolección y
consolidación de la información necesaria para la preparación y revisión de los
estados financieros, así como de otros informes externos.

Como ya se ha dicho, la clasificación de ciclos que se presenta como ejemplo


no es necesariamente la única que puede encontrarse en una empresa industrial y
mucho menos podría aplicarse a empresas comerciales, de servicios o instituciones
bancarias o de seguros. La intención es mostrar los objetivos específicos que se
persiguen y facilitar, en el caso del auditor externo, la evaluación de los
procedimientos administrativos implantados.

Cada empresa, de acuerdo con sus características, podrá llevar a cabo la


clasificación de ciclos de transacciones que se adapte a sus necesidades. La
presentación de gráficas de flujo de transacciones con su correspondiente
memoranda descriptiva y el uso de cuestionarios, ayudará en gran manera a definir
los objetivos específicos para el control de operaciones.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse


para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e
informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a
éstas.

 El auditor en la revisión del control interno verificara la confiabilidad o grado de


razonabilidad de la información contable, generada por los diferentes niveles de la
organización.
 Para cada operación o transacción que realice la empresa hacia el interior
(producción, compras) o exterior (proveedores, acreedores), deberán realizarse
en apego a las normas y los procedimientos establecidos por la administración.
 Cada uno de los ciclos que integren la organización se realizaran y ejecutan en
función a los lineamientos establecidos tanto en tiempo como en forma y
presentación, por la administración.

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1.2.3. Objetivos de salvaguarda física.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,


registro, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.

 El control interno deberá estar estructurado de tal forma que proporcione una
custodio de los activo o elementos patrimoniales de la empresa.
 La salvaguarda de los datos y registros contables, para que las cuentas anuales o
estados contables de síntesis que se elaboren en base a los mismos sean
efectivamente representativos, y constituyan una imagen fiel de la realidad
económica-financiera de la empresa.
 El acceso a cada una de las áreas de la empresa estará diseñada por la
administración, buscando mantener una estrecha relación entre cada una de
ellas, pero identificando las actividades de cada área.
 Las formas y documentos de control, lugares y procedimientos de proceso, debe
permitirse únicamente de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la
administración.

1.2.4. Objetivos de verificación y evaluación.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y


evaluación periódica de las normas establecidas por la administración, así como de
la integridad de los sistemas de procesamiento y control administrativo.

 Verificarse de manera periódica el cumplimiento de los procedimientos y normas


establecidas por la administración para el desarrollo y ejecución de las
actividades de cada ciclo de la empresa.

 Revisión de los controles para la salvaguarda de los bienes y activos de la


organización que fueron establecidos por la administración, así como la
distribución de costos inventarios, y otras cuentas de costos diferidos.

 Verificar periódicamente y evaluarse las bases de datos de información relativas a


las operaciones que realiza la empresa, apegado a los lineamientos y normas
establecidas por la administración para tal fin.

1.3. Elementos del control interno.

1.3.1. Organización.

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Entre los elementos del control interno que intervienen en la organización se


señalan: la dirección, que es la que asume la responsabilidad de la política general
de la empresa; la coordinación, que interviene en la armonización de las partes
integrantes; la división de labores, para definir la independencia de las funciones de
operación, custodia y registro, con el fin de prever hasta donde sea posible errores y
fraudes y, por último, la asignación de responsabilidades, que establece los
nombramientos dentro de la empresa, su jerarquía, y delega facultades de
autorización congruentes con las responsabilidades asignadas.

 Fijación de autoridades y responsabilidades de los funcionarios y empleados.


 Implantación de los procedimientos de operación, de conformidad con los
organigramas e instructivos aprobados.
 Instalación de sistemas de información.

La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y


procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de podrá
logra los objetivos específicos de la entidad.

La estructura de organización de una entidad proporciona el marco general


para planear, dirigir y controlar las operaciones practicadas por las unidades
económicas. Una estructura adecuada incluye la forma y naturaleza de las áreas de
la entidad, incluyendo el procesamiento de datos y las relaciones jerárquicas
respectivas. Además, deberá asignar de manera adecuada la autoridad y
responsabilidad dentro de la entidad.

Dentro de la organización podemos observar los siguientes factores que


influyen de manera directa en el funcionamiento del control interno:

 Dirección, asume la responsabilidad de la política de la empresa.


1. coordinación de actividades.
2. manejo y motivación del elemento humano.
 Coordinación, interviene en la amortización de las partes.
 División de labores, para definir independencia de funciones de operación,
custodia y registro.
 Asignación de responsabilidades, que establece nombramientos, jerarquías y
delega facultades.

1.3.2. Procedimientos.

Se refieren a la adecuada organización que debe prevalece en la empresa, se


ocupan de la planeación y sistematización, consistente en la elaboración de
instructivos y manuales sobre funciones de dirección y coordinación, así como

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presupuestos e implantación de estándares de producción, distribución y servicios,


registros y formas para el registro adecuado de operaciones de los activos, pasivos,
ingresos y gastos, e informes, necesarios para la vigencia sobre las actividades y
personal de la empresa.

Los procedimientos incluyen:


 Planeación y sistematización, consistente en la elaboración de instructivos y
manuales, presupuestos e implantación de estándares de producción, distribución
y servicios.
1. Determinación de objetivos específicos.
2. Establecimiento de políticas como guías generales de acción y de
procedimientos, lo cual implica la elaboración de instructivos y manuales.
3. elaborar programas de acción apoyados en presupuestos financieros.

 Registro y formas para el registro de operaciones.


 Informes necesarios para la vigilancia de las actividades.

Al objeto de comprobar que el control interno cumple los cometidos para los
cuales fue diseñado, han de ser practicados, por parte de los auditores interno o una
oficina de control separada del departamento de contabilidad, determinados
procedimientos de control rutinarios, a saber:

1. Comprobación de que los documentos de base (notas de recepción, facturas de


ventas, etc.) están numerados correlativas. Todas las transacciones realizadas
habrán de estar correctamente registradas en los libros y contar, a su vez, con el
correspondiente soporte documental. Los documentos que hayan desaparecido
habrán de ser investigados. Una contabilidad correctamente llevada habrá de
responder a los tres principios básicos de validez, totalidad y exactitud.
2. La llevanza o mantenimiento de cuentas totalizadas (registros auxiliares) para
conciliar periódicamente con las cuentas del mayor, a fin de verificar la exactitud
matemática de éstas. Por ejemplo, las facturas de compra o de venta se van
anotando cronológicamente en dichos registros o cuentas auxiliares, cuyos
totales se comparan con los de las correspondientes cuentas del mayor al objeto
de detectar las posibles discrepancias. Puede que se cometa el mismo error en
unos y otros libros, pero la existencia de cuentas de control o cuentas testigo
reduce al mínimo esa posibilidad. Las anotaciones en las cuentas auxiliares
deberán hacerse en base a los documentos originales.
3. Comprobación de unos documentos con otros. En un cheque emitido en pago de
una factura, por ejemplo, si su montante coincide con el valor de esta y el que
figura en la nota de recepción de la mercancía, ello indicará que el pago es
correcto.
4. Todos los documentos habrán de estar autorizados por una persona responsable,
cuya firma deberá aparecer en los mismo o en las copias que pasan al archivo.

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5. Los documentos que todavía no hallan sido procesados se mantendrán


debidamente numerados y ordenados, en el archivo de pendientes.
6. Conciliación de las cuentas de bancos, proveedores y clientes.
7. Verificación o recuentos periódicos de la existencia y arqueos por sorpresa de
caja.
8. Inspección periódica de las partidas que figuran en el inmovilizado.
9. Realización del balance de comprobación, con el fin de comprobar la exactitud
matemática de la contabilidad.
1.3.3. Personal.

Los elementos de esta área son cuatro: entrenamiento, con sus programas
autoridad e información adecuada, personal capacitado y recursos suficientes para
llevar a cabo su función.

Personal incluye:
 Entrenamiento, con sus programas respectivos.
 Eficiencia, con la idea de alentar al desempeño del personal.
 Moralidad, base primordial sobre la que descansa el control interno.
 Retribución, adecuada a planes de incentivos, pensiones y prestaciones para
despertar cooperación y lealtad hacia la empresa.

Estas políticas y prácticas de personal afectan la capacidad de una entidad


para emplear personal competente que le permita lograr sus metas y objetivos.
Incluyendo los procedimientos y políticas para contratar, capacitar, evaluar, promover
y compensar a los empleados, así como para proporcionarles los recursos
necesarios para que puedan cumplir con sus responsabilidades asignadas.

1.3.4. Supervisión.

La supervisión considera la necesidad de verificar el buen funcionamiento de


los sistemas y procedimientos implantados y se ejerce por los funcionarios y
empleados en forma directa e indirecta.

También en negocios de mayor importancia se requiere la auditoria interna


como vigilante constante y elemento esencial del control interno.

Como mecanismo de control es necesario asegurarse de que los sistemas y


procedimientos implantados están funcionando de la manera prevista y el manejo de
las transacciones no sufra desviaciones. Para este efecto, la fijación de normas o
estándares junto con un sistema de información apropiado, serán los elementos
indispensables para ejercer la función de control.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 14


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La aplicación de una supervisión sistemática y debidamente programadas de


los procedimientos administrativos instituidos, de tal manera que los errores puedan
se detectados y corregidos a tiempo. Es importante vigilar que los informes,
conciliaciones de cuentas, verificación de inventarios físicos y contabilización de
transacciones, se efectúen oportunamente.

En un negocio pequeño las labores de supervisión se llevarán a cabo por el


mismo propietario o alguna persona de su confianza; en cambio, en una empresa de
regulares proporciones, las labores de supervisión y vigilancia deben recaer en un
departamento de auditoria interna. La auditoria interna funciona como instrumento de
la dirección para verificar que las políticas, sistemas y procedimientos implantados
para el manejo y control de las transacciones, se encuentran funcionando
eficientemente.

En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que un departamento


que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener
desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán
las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis
operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los
resultados de sus actividades.

1.3.5. Metodología para el estudio y evaluación del control interno por ciclo de
transacciones.

Cuando se efectúa un estudio y evaluación del sistema de control interno


contable para emitir un dictamen sobre el mismo a una fecha determinada o por un
periodo determinado, la metodología que el contador público deberá considerar es la
siguiente:

a). Planear el alcance de su trabajo y preparar el programa relativo.


b). Revisar el diseño del sistema de control interno contable, identificando los
objetivos específicos de control en cada ciclo sujeto a estudio y las técnicas de
control interno establecidas para cumplir con dichos objetivos.
c). Verificar mediante pruebas de cumplimiento el funcionamiento de las técnicas de
control interno establecidas.
d). Evaluar los resultados de la revisión y preparar el dictamen correspondiente.

Procedimiento recomendado.
Para el desarrollo de dicha metodología se recomiendan los procedimientos
generales que se detallan en los párrafos siguientes:

Planeación:

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 15


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 La naturaleza de las operaciones de la empresa, de sus activos, el grado de


riesgo de que dichos activos sean utilizados en forma incorrecta y desde luego el
volumen de las transacciones que se efectúan.
 El medio ambiente que rodea a la empresa, la reputación de la administración, la
calidad y rotación del personal con el cual trabaja, el medio ambiente en el que
desarrolla operaciones con terceros tales como clientes, proveedores, etc.
 La existencia de centros de proceso de transacciones en diferentes localidades.
 El alcance y calidad de la función de auditoria interna.
 Que los procedimientos de control interno establecidos hayan sido comunicados
claramente a todo el personal encargado de ponerlos en práctica de una manera
formal, o si existen más bien como resultado de la experiencia.

Revisión del diseño de sistemas.


 Una vez que el auditor ha planeado en forma general el alcance de su trabajo
para revisar el sistema de control interno de una empresa, pasará a la fase de
revisar el diseño del mismo sistema.

Con el objeto de llegar a esta conclusión preliminar el contador público deberá


adquirir un conocimiento adecuado de aspectos tales como:

a). Los ciclos de los cuales se pueden agruparse las transacciones de la entidad.
b). El flujo de las transacciones a través del sistema de contabilidad.
c). Los objetivos específicos de control que se relacionan con las áreas donde exista
riesgo de que ocurran errores o irregularidades, ya sea en el flujo de las
transacciones o en el manejo de los activos.
d). Los procedimientos o técnicas que se han establecido para alcanzar los objetivos
específicos de control.
Preparación del programa de trabajo.
 Cuando el contador público prepara el programa de trabajo con el objeto de
efectuar pruebas de cumplimiento que le permitan opinar sobre el sistema de
control interno contable, debe considerar que aunque la naturaleza de las
pruebas no varia respecto a las utilizadas en una auditoria de estados financieros,
el objetivo específico del trabajo s distinto y, por lo tanto, el alcance y oportunidad
de los procedimientos puede variar.

Evaluación de resultados.
Una vez llevado a cabo el trabajo descrito el contador público deberá aplicar
su juicio profesional con el objeto de evaluar los resultados de su revisión.

Como parte de este proceso es necesario identificar cualquier deficiencia


importante que pueda existir en el sistema de control interno contable, así como el

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 16


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efecto que dicha situación pueda tener en las operaciones de la empresa en


conjunto.

Papeles de trabajo.
Como parte del proceso de documentación de su trabajo, el auditor dejará
evidencia en sus papeles de la planeación efectuada, los programas de trabajo, las
pruebas llevadas a cabo, las conclusiones a las que llegó, etc., así como de las
afirmaciones de la administración mencionadas en párrafos anteriores, las cuales
normalmente deberán documentarse en una carta de declaraciones de la
administración que deberá contener los conceptos comentados anteriormente.
2. GUIA PARA EL ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO DEL
CICLO DE INGRESOS

2.1. Generalidades.

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se


requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o
servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque
de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la
empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el
efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el
derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de
ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos


importantes, etc., del ciclo de ingresos que se describen más adelante, son aquéllas
que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en
cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al
auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y
determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y
documentos importantes, etc., se deberán efectuar para cada caso en particular.

Funciones típicas. Destacan:


 Otorgamiento de crédito.
 Toma de pedidos.
 Entrega de embarque de mercancías y/o prestación del servicio.
 Facturación.
 Contabilización de comisiones.
 Contabilización de garantías.
 Cuentas por cobrar.
 Cobranza.
 Ingreso del efectivo.
 Ajuste a facturas y/o notas de crédito.
 Determinación del costo de venta.

Asientos contables comunes. Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los
siguientes asientos contables:

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 17


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Ventas.
 Costo de ventas.
 Ingresos de caja.
 Devoluciones y rebajas sobre ventas.
 Descuentos por pronto pago.
 Provisiones para cuentas de cobro dudoso.
 Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables.
 Gastos de comisiones.
 Creación de pasivos por el impuesto a las ventas.
 Provisiones para gatos de garantía.
Formas y documentos importantes:
 Pedidos de clientes.
 Ordenes de venta y embarque.
 Conocimiento de embarque.
 Facturas de venta.
 Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas.
 Avisos de remesas de clientes.
 Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.

Enlace con otros ciclos. Podemos distinguir los siguientes enlaces:


 Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería.
 Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de producción.
 Concentraciones de actividades (póliza de registro contable) que se enlazan
con el ciclo de informe financiero.

2.2. Objetivos específicos del control interno.

Para efectos del ciclo de ingresos se ha identificado 21 objetivos específicos de


control interno, los cuales de acuerdo con los lineamientos establecidos relativo al
estudio y evaluación del control interno, que han sido clasificados en cuatro clases
como sigue:

 De autorización.
 D procesamiento y clasificación de transacciones.
 De verificación y evaluación.
 De salvaguarda física.

2.3. Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento.

Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo
de ingresos, es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa
para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran
parcialmente estos objetivos.

Lo anterior como se menciona en el boletín sobre la metodología para el


estudio y evaluación del control interno, que tiene como objetivo determinar la

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 18


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naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar a


cabo el auditor.

2.3.1. Objetivos de autorización.

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben


establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios
establecidos por la administración y que éstos son adecuados. Estos objetivos para
el ciclo de ingresos son:
1. Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la
administración.

En los criterios de selección de clientes que utilizan las empresas, estas deben
especificar estándares para los clientes potenciales respecto a asuntos tales como
los siguientes:

 Situación financiera y estabilidad económica.


 Reputación.
 Historia anterior y antecedentes de crédito.
 Restricciones legales (ejemplos: limitaciones para efectuar exportaciones, control
de precios, etc).
 Las políticas que tenga la empresa en relación con transacciones que se celebren
con compañías afiliadas, conflictos de intereses, etc.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Políticas por escrito para la selección de clientes y aprobación de crédito.
 Bases de datos como: Lista de clientes aprobados o archivo maestro de clientes.
 Procedimientos específicos para añadir, cambiar o eliminar datos de las bases de
datos.
 Técnicas para probar la confiabilidad de la base de datos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden efectuarse embarques a clientes no autorizados, lo cual podría
resultar en posibles cuentas incobrables.
 Pueden efectuarse ventas a personas o empresas con las que exista conflicto
de intereses sin el conocimiento de la gerencia.

2. El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de


proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticas
adecuadas establecidas por la administración.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 19


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Las políticas para fijar precios y condiciones de las mercancías y servicios


ofrecidos por la empresa pueden especificar lo siguiente:
 Métodos a utilizar para establecer los precios de venta.
 Métodos a utilizar por la empresa para comunicar a los clientes
potenciales sus precios de venta.
 Condiciones para la venta que pueden ofrecer la empresa tales como:
a). Puntos y fechas de entrega.
b). Condiciones de crédito y pago.
c). Especificaciones de ingeniería y de calidad.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo:


 Políticas por escrito donde se expongan claramente los criterios a este respecto.
 Archivos maestros de precios de venta autorizados, condiciones para descuentos
y embarques, etc.
 Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar datos de la base de
datos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden aceptarse pedidos de clientes a precios o autorizados y condiciones
inaceptables para la gerencia.
 Pueden aceparse pedidos para productos y servicios con estándares de calidad
que la empresa no pueda cumplir.
 Pueden efectuarse entregas de mercancías, sin haberse considerado los costos
de entrega en los precios de venta.

3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costos de ventas,


gastos de ventas y cuentas de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con
políticas adecuadas establecidas por la administración.

Como ejemplos de ajustes tenemos:


 Corrección de facturaciones.
 Cancelación de cuentas incobrables.
 Facturaciones especiales (ejemplos: facturas preparadas a mano).
 Aplicaciones o reversiones de cargos por servicios o financiamiento.
 Bonificaciones especiales.
 Rebajas por volumen de compras.
 Mercancía devuelta.
 Corrección de errores de procesamiento.
 Descuentos por pronto pago.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 20


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 Correcciones de comisiones.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo.


 Exposiciones claras de los criterios y políticas de la empresa relativas a
devoluciones y rebajas sobre ventas, aprobación de notas de crédito, cancelación
de cuentas incobrables y autorización del pago de saldos acreedores de clientes.
 Uso y aprobación de formas prenumeradas estándar para llevar a cabo los
ajustes.
 Investigación de ajustes que excedan una cantidad predeterminada.
 Informes regulares y análisis periódico de las tendencias en las cantidades y
tipos de los ajustes.
 Autorización específica de ajustes cuando éstos no se ajustan a las políticas
establecidas por escrito.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo.


 Las cuentas por cobrar a clientes y las cuentas conexas pueden presentarse
incorrectamente como consecuencia de ajustes o clasificaciones incorrectas.
 Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la gerencia.
 Pueden cancelarse indebidamente cuentas de clientes que si son cobrables.
 Pueden manejarse con negligencia y registrarse incorrectamente la mercancía
devuelta.

4. Los procedimientos del proceso de ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con
políticas adecuadas establecidas por la administración.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo.


 Claras exposiciones de los procedimientos a través de: manuales de políticas,
procesamiento, rutinas de entrenamiento, requisitos de supervisión y
documentación de sistemas y programas.
 Verificación periódica de las aprobaciones que se requieren para transferir
responsabilidades, cambio en las formas, cambios en los sistemas de archivo,
etc.
 Estándares aprobados para desarrollo de sistemas manuales incluyendo
estándares de programación y documentación.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden existir organizaciones y cambios en las asignaciones del personal o de
los departamentos que originen se reduzca la segregación de funciones.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 21


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 Pueden llevarse a la práctica procedimientos que nulifiquen las técnicas de


control interno establecidas.
 Pueden efectuarse modificaciones a los programas para multiplicar controles,
cambiar las políticas contables o reducir la salvaguarda física sobre los archivos.
 Pueden perderse datos cuando se llevan a cabo conversiones a nuevos sistemas.
 En algunos casos pueden no procesarse transacciones.
2.3.2. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse


para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e
informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a
éstas. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

5. Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios


que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.

Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo.


 Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar pedidos
de clientes.
 Uso y control de formas prenumeradas (para pedidos telefónicos,
órdenes de embarque, etc).
 Archivo de firmas autorizadas para aprobar pedidos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los riesgos básicos de no lograr el objetivo 5, son los mismos de no lograr los
objetivos 1 y 2 mencionados anteriormente.

6. Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar


mercancías o servicios.

7. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 6.


 Acceso limitado a las mercancías que se tienen en ventas.
 Preparación de órdenes de embarque o entrega prenumerados, por una persona
independiente de la función de embarque.
 Autorización adecuada de las órdenes de embarque.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 22


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 Políticas y procedimientos por escrito que definan que documentos se requieren


para despachar embarques.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 7.


 Políticas y procedimientos documentados para programar los embarques.
 Procedimientos para informar e investigar oportunamente las mercancías no
embarcadas.
 Dobles conteos de los embarques.

Ejemplos de riesgo si no se logran los objetivos 6 y 7:


 Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios a quién no corresponde.
 Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios equivocados o bien pueden
embarcarse o prestarse una cantidad equivocada de mercancías o servicios.
 Pueden absorberse costos de embarque que debieron haber sido facturados.

8. Todos y únicamente los embarque efectuados y los servicios prestados deben


producir facturación.

Ejemplos de técnicas para lograr este objetivo.


 Conocimiento de embarque y órdenes de embarque prenumerados y controlados
de tal forma que posteriormente se pueda comprobar que los mismos se
facturaron.
 Proporcionar simultáneamente los datos de embarque o entrega a una función de
facturación y registro permanente de inventarios.
 Informes periódicos de los atrasos en el surtido de pedidos.

Ejemplo de riesgo si no se logra este objetivo:


 Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios que nunca se facturen.
 Pueden registrarse ingresos por mercancías no embarcadas o servicio no
prestados.

9. La factura debe presentarse correcta y oportunamente.


Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo:
 Verificación o validación de los datos contenidos en las facturas.
 Investigación oportuna y análisis periódicos de quejas de clientes por errores en
facturaciones.

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 Separación de funciones entre el personal que recibe quejas de clientes y el que


efectúa ajustes relativos a las facturas.

Ejemplo de riesgo si no se logra el objetivo.


 El riesgo básico que existe si no se logra este objetivo es pudieran emitirse
facturaciones incorrecta y/o extemporáneas.

10. Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito.


Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo:
 Cajeros centrales.
 Cajas registradoras.
 Preparar una conciliación diaria de los totales anotados en la cinta de la caja
registradora, con las fichas de depósito en bancos.
 Efectuar en su caso recolecciones frecuentes del efectivo que se encuentre en
caja.

Ejemplo de riesgos si no se logra el objetivo:


 Extravío y malversación de fondos.
 Pudiera existir no informarse de ventas de mercancías al contado e ingresos
misceláneos.

11. Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y


oportunamente.
12. Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos
relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y
oportunamente.
13. La información del efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e
informarse correcta y oportunamente.
14. Los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y cuentas de
clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y
oportunamente.

Los objetivos del 11 al 14 antes mencionados están íntimamente ligados


relacionados entre sí y por lo tanto, los riesgos, si no se logran los objetivos, son
iguales para los mismos.

Ejemplos de técnicas para lograr estos objetivos:


 Procedimiento documentados para el proceso, corte y cierre de periodo.
 Identificación y clasificación de las cuentas de clientes que están documentadas.

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 Comparación de los resultados reales con los presupuestos y análisis de las


variaciones.
 Conciliación de las formas utilizadas con las registradas.
 Contabilización simultánea del costo de venta y gastos relativos.

Ejemplos de riesgo si no se cumplen estos objetivos:


 Los asientos en las cuentas del mayor general pueden ser incompletos o
inexactos ocasionando diferencias entre éstos y los auxiliares respectivos.
 Se pueden registrar operaciones no autorizadas, duplicadas o erróneas.
 Pueden presentarse problemas de atraso par la obtención de información
contable y preparación de estados financieros.
15. Las facturas, cobros y ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las
cuentas apropiadas de cada cliente.

Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo:


 Efectuar una revisión minuciosa de los estados de cuentas que se envían a los
clientes y efectuar investigaciones de las facturas vencidas, créditos y cobros no
aplicados en forma oportuna, etc.
 Rotar las labores del personal de contabilidad.
 Conciliar en forma regular y periódica los saldos de auxiliares de clientes con los
saldos del mayor general u otros totales de control.

Ejemplo de riesgos si no se logra el objetivo.


 Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los
movimientos pasados al mayor general.
 Las operaciones con clientes pudieran pasarse incorrectamente a sus auxiliares.
 Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta que se
encuentra en un auxiliar o registro de un cliente.

16. En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para


facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las
ventas, efectivo recibido y ajustes relativos.
17. Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las
transacciones de cuerdo con las políticas establecidas por la gerencia.

Los objetivos 16 y 17 están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto,


los riesgos, si no se logran los objetivos, son iguales para los mismos.

Ejemplo de técnicas para lograr estos objetivos:

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 Preparación de un catálogo de cuentas conteniendo una descripción de cada


cuenta, así como instrucciones de por qué concepto se deben efectuar las
mismas.
 Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificación de
cuentas.
 Comparaciones de periodo a periodo del monto de asientos contables
recurrentes.

Ejemplo de riesgos si no se cumplen estos objetivos:


 Los estados financiero podrían no ser preparados en forma oportuna.
 Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente.
 Puede debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones.
18. La información para determinar bases de impuestos derivada de las
actividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente.

Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo:


 La existencia de procedimientos documentos para preparar, resumir e informar la
información de impuestos requerida.
 Revisiones por parte de auditores externos.
 Una clasificación de ventas, en un plan de codificación u otros criterios para
facilitar la clasificación, resumen y obtención automática de la información de
impuestos requerida.
 Revisión de las transacciones importantes por personal conocedor de los
requisitos fiscales.

Ejemplo de riesgo si no se logra el objetivo.


 Usar datos erróneos en los cálculos de los impuestos.
 Pagar multas y recargos.
 Pagar impuestos en exceso.

2.3.3. Objetivos de verificación y evaluación.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y


evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los
sistemas de procesamiento. Este objetivo para el ciclo de ingresos es:

19. Deben verificare y evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por
cobrar y las transacciones relativas.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo.

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 Manuales de procedimientos y políticas gráficas de organización y otra


documentación.
 Técnicas utilizadas para descubrir errores y omisiones.
 Técnicas usadas para proporcionar certeza razonable de que se valúan en forma
real los saldos registrados.

Ejemplo de riesgos si no se logra el objetivo.


 Los informes preparados para la gerencia pudieran presentar información
errónea.
 Las decisiones cruciales que pudieran tomar la gerencia podrían basarse en
información errónea.

2.3.4. Objetivos de salvaguarda física.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,


registro, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos
objetivos para el ciclo de ingreso son:

20. El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con


controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho
control al ciclo de tesorería.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo.


 Servicios externos (ejemplos: de carros blindados, buzones de depósito nocturno,
servicio de guarderías).
 Impedimentos físicos (puertas y gabinetes cerrados bajo llave y caja fuerte).
 Seguros y fianzas sobre las personas que manejan efectivo y valores.
 Control de llaves.
 Recolección periódica y almacenaje rápido del efectivo.

Ejemplo de riesgos si no se logra el objetivo:


 El riesgo básico que existe es de que el efectivo podría sustraerse definitivamente
o temporalmente, o bien perderse o destruirse.

21. El acceso a los registros de embarque, facturación, cobranza y cuentas por


cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procesamientos de proceso
debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por
la gerencia.

Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo.

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 Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, biblioteca segura de cintas de discos
magnéticos, almacenaje externo de reserva para registros de archivos de
computador, y para programas y otra documentación relativa.
 Custodia controlada y prenumeración de formas importantes.
 Segregación d responsabilidades y restricción de acceso.
 Auditorias internas periódicas de cumplimiento.
 Archivo de firmas del personal autorizado.

Ejemplo de riesgo si no se logra el objetivo:


 Los registros pueden destruirse o perderse.
 Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado en
detrimento la empresa o de sus clientes.
 Los programas del computador pudieran alterarse por personas no autorizadas.
2.4. Evaluación del Control Interno.

Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno del
ciclo de ingresos, deberá proceder como ya se mencionó anteriormente, a identificar
las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada
función y a preparar la documentación de los procedimientos de proceso de cada
función.

Una vez efectuado el trabajo anterior estará en posibilidad de determinar en su


caso las técnicas de control interno que está usando la empresa en cada una de las
funciones identificadas y si éstas logran total, parcialmente o no logran los objetivos
de control interno aplicables.

La forma en que el auditor podría llevar a cabo el estudio y evaluación del


control interno antes mencionado y establecer una clara relación entre su calidad y la
naturaleza, oportunidad y alcance de sus pruebas de auditoria, debe contener las
siguientes partes:

 Identificación de la compañía cuyo control interno se está revisando.


 Fecha de auditoria.
 Identificación del ciclo de transacciones que se está estudiando y evaluando.
 Identificación de la función que se está estudiando y evaluando.
 Identificación de los objetivos de control interno aplicables a dicha función (en
este caso de los 21 objetivos identificados para el ciclo de ingresos, solo los
objetivos 1,2 y 5 son aplicables a la función identificada).
 Diagrama del procesamiento de las transacciones en la función identificada (en
este caso se está utilizando un diagrama de flujo de operaciones, sin embargo, en
la práctica esta documentación también podría hacerse a través de memorandas
descriptivas o la utilización de cuestionarios).

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 28


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 Identificación de las técnicas de control interno que utiliza la empresa para os


objetivos 1, 2, y 5.
 Una sección especial de evaluaciones donde el auditor evaluará las técnicas de
control interno identificables para los objetivos 1, 2 y 5 para determinar si las
mismas logran total, parcialmente o si no logran el objetivo de control interno.
 Una columna adjunta a la selección de evaluación donde se indica el paso de
auditoria donde, de acuerdo a la evaluación efectuada por el auditor, se va a
realizar la prueba de cumplimiento sustantiva de auditoria, según el caso, que
responda a dicha evaluación. Con lo anterior, se puede establecer una clara
relación entre la evaluación del control interno y la naturaleza, oportunidad y
alcance de las pruebas de auditoria.

3. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO


DEL CICLO DE COMPRAS.

3.1. Generalidades.

Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la
nómina son distintas de las funciones de compra, esta comisión ha considerado
conveniente mostrar separadamente dichas funciones para facilitar la revisión del
control interno del ciclo de egresos.

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se


requieren llevar a cabo para:

 La adquisición de bienes, mercancías y servicios.


 El pago de las adquisiciones anteriores.
 Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pagó.

El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:


 Inventarios.
 Activos fijos.
 Servicios externos.
 Suministro o abastecimientos.

En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados


entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias
en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben
considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos
acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 29


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Consideraciones que debe tomar en cuenta el auditor en la ejecución de su


trabajo:

Funciones típicas: podrían ser:


 Selección de proveedores.
 Preparación de solicitudes de compra.
 Función específica de compras.
 Recepción de mercancías y suministros.
 Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos.
 Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados.
 Desembolso de efectivo.

Asientos contables. Dentro el ciclo de compras podemos distinguir los siguientes


asientos contables:
 Compras,
 Desembolso de efectivo.
 Pagos anticipados.
 Acumulaciones de pasivos.
 Ajustes de compras.

Formas y documentos importantes:


 Requisiciones de compra.
 Ordenes de compra y contratos.
 Documentación de recepción de mercancías.
 Facturas de proveedores.
 Notas de cargo y de crédito.
 Solicitudes de cheques.
 Recibos de servicios.
 Póliza de cheque.

Enlace con otros ciclos:


 Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.
 Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo de
producción.
 Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlace con el
ciclo de informes financieros.

3.2. Objetivos específicos del control interno.

Para efectos de este ciclo se han identificado 18 objetivos específicos de


control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:

 De autorización.
 Procesamiento y clasificación e transacciones.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 30


Universidad de Sotavento Auditoria II

 De verificación y evaluación.
 De salvaguarda física.

3.3. Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento.

Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo
de compras, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la empresa
para lograr dichos objetivos y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran
parcialmente estos objetivos.

Lo anterior tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y


oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar a cabo el auditor.

3.3.1. Objetivos de autorización.

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben


establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios
establecidos por la administración, estos objetivos para este ciclo son:

1. Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas


establecidas por la administración.

Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.


 Políticas por escrito para la selección de proveedores.
 Base de datos, como listas de proveedores aprobados o archivo maestro de
proveedores.
 Técnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos.
a). Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito por
personal autorizado.
b). Uso de formas estándar prenumeradas para documentar los cambios a las
bases de datos de proveedores, controles físicos sobre el acceso a dichas
formas y conciliación de las formas usadas con los cambios realmente
efectuados.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden efectuarse compras a proveedores no autorizados y asimismo, puede
pagarse a un proveedor que no suministre mercancías o servicios.
 Pueden efectuarse compras a personas o empresas con la que exista
conflictos de intereses sin el conocimiento de la administración.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 31


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 Pueden producirse problemas en la producción debido a embarques recibidos


con demora baja calidad de las mercancías recibidas o servicios a precios más
altos de los autorizados.

2. El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han de


proporcionar los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas
adecuadas establecidas por la administración.

Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.


 Bases de datos como archivos maestros de precios y condiciones de proveedores
aprobados y archivos maestros de existencia en almacenes con puntos de
reorden, plan maestro de materiales a comprar.
 Especificaciones de ingeniería y control de calidad.
 Comparación periódica de los precios que aparecen en las ordenes de compra
con la lista de precios autorizados por parte de personal independiente de la
función de compra.
 Preparación de análisis de informes sobre variaciones en los precios de compra,
así como informes relativos a excesos o falta de existencia en almacenes.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Puede comprarse mercancía con demasiada anticipación o muy tarde.
 Pueden comprarse mercancías que no reúnan los estándares de calidad que
requiere la empresa.
 Pueden efectuarse compras a personas o empresas con las que existan
conflictos de intereses, con precios o condiciones inaceptables por la
administración.

3. Las distribuciones d cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y


cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados
deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la
administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Usos y aprobación de formas prenumeradas para llevar a cabo los ajustes.
 Investigación de ajustes que exceda una cantidad determinada.
 Informes regulares de análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y
tipos de los ajustes.
 Autorización específica de ajustes, cuando estos no coinciden con las políticas
establecidas.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

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 Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administración.


 Las cuentas por pagar a proveedores y las cuentas conexas pueden
presentarse incorrectamente.
 Pueden emitirse notas de cargo o créditos no justificadas.
 Pueden efectuarse pagos duplicados.
 Pueden distraerse efectivo recibido de proveedores.

4. Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos deben efectuarse
de acuerdo a políticas adecuadas establecidas por la administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Conciliación del total de cheques firmados con los totales autorizados.
 Uso de firmas mancomunadas.
 Política para evitar la firma de cheques en blanco o al portador.
 Designación del personal autorizado por personal por parte del consejo de
administración.
 Utilización de cuentas bancarias de uso específico.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden hacerse pagos duplicados.
 Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta.
 Pueden efectuarse desembolso de efectivo por bienes, mercancías o servicios
no recibidos o bien antes de recibirlos.
 Pueden efectuarse desembolso de efectivo sin el conocimiento de la
administración.

5. Los procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdo


con políticas adecuadas establecidas por la administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Verificación periódica de las aprobaciones que se requieren para transferir
responsabilidades, cambios en las formas, cambio en los sistemas de archivo,
etc.
 Nuevos sistemas y procedimientos, y,
 Cambios en sistemas, procedimientos y programas.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden existir reorganizaciones y cambios en las asignaciones del personal
de los departamentos, que reduzcan la segregación de funciones.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 33


Universidad de Sotavento Auditoria II

 Pueden perderse datos cuando se llevan a cabo conversiones a nuevos


sistemas.
 Puede en algunos casos no procesarse transacciones.

3.3.2. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse


para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e
informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes éstas.
Estos objetivos para el ciclo de compra son:

6. Sólo deben aprobarse aquellas órdenes de compra a proveedores por bienes,


mercancías o servicios que s ajusten a las políticas establecidas por la
administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Procedimientos documentales para iniciar, revisar y aprobar ordenes de compra.
 Archivos de firmas autorizadas para aprobar ordenes de compra.
 Inspección periódica de las formas usadas para ver que estén completas y
autorizadas.
 Designación, por parte de la administración o consejo de la administración de
aquellas personas que pueden firmar ciertos documentos a nombre de la
empresa

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los riesgos para este grupo son iguales a los del grupo 1 y 2.

7. Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.

Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.


 Debe contarse con lugares centrales de recepción, estrictamente supervisados y
separados de las funciones de embarque, compra y almacenamiento.
 Comparación detallada de las mercancías recibidas contra copia de la orden de
compra.
 Revisión periódica de las ordenes de compra pendiente de surtir por los
proveedores.
 Supervisión del personal de recepción.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Mercancías o servicios no solicitados.

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Universidad de Sotavento Auditoria II

 Cantidades excesivas o partidas incorrectas.


 Ordenes de compras canceladas o repetidas.
 Pueden aceptarse mercancías o servicios que llegan demasiado pronto o
demasiado tarde.

8. Los bienes, mercancías y servicios recibidos deben informarse con exactitud y


en forma oportuna.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Documentos de recepción prenumerados y controlados.
 Mantenimiento de un registro cronológico de recepción en el que se anoten por su
orden cada documento de recepción.
 Información de los datos de recepción al área de cuentas por pagar y control de
inventarios.
 Totales de control e identificación de fechas encabezados en los informes.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden recibirse bienes, mercancías y servicios y no informarse, o informarse
inexactamente.
 Pueden efectuarse anotaciones incorrectas en los registros de inventarios
ocasionando problemas de operación.
 Las pruebas pueden no procesarse o procesarse incorrectamente.

9. Los montos adeudados a proveedores por bienes, mercancías y servicios


recibidos, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse
con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Verificación o validación de los datos contenidos en la factura.
 Conciliación de las formas utilizadas con las registradas.
 Análisis de diferencias entre los inventarios físicos y los registros contables.
 Control y registro oportuno sobre mercancías en tránsito y anticipo a proveedores.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden registrarse pasivos por mercancías o servicios facturados pero no
recibidos.
 Pueden registrarse pasivos por importes incorrectos.
 Pueden no registrarse pasivos por mercancías o servicios recibidos.

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Universidad de Sotavento Auditoria II

 La clasificación contable de los pasivos, sus pagos y las contracuentas


respectivas puede efectuarse en forma incorrecta.

10. Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos, deben basarse en
un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Procedimiento establecido para anular cheques.
 Uso de máquina protectora de cheques.
 Comprobación del importe de cheque contra la cuenta por pagar.
 Verificar que el importe del cheque coincida con documentación consistente entre
sí.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden hacerse pagos duplicados.
 Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta.
 Pueden efectuarse desembolso de efectivo por bienes, mercancías o servicios
no recibidos o bien antes de recibirlos.
11. Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse,
concentrarse e informarse correctamente y oportunamente.
12. Los pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e
informarse correcta y oportunamente.
Ejemplo de técnicas para lograr los objetivos 11 y 12.
 Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo.
 Comparación de resultados reales con los presupuestados y análisis de
variaciones.
 Investigación de las interrupciones en la secuencia numérica de formas
prenumeradas.
 Arqueos periódicos de formas prenumeradas y su conciliación con los controles
establecidos para tal efecto.

Ejemplos de riesgo si no se logran los objetivos 11 y 12.


 Pueden no procesarse intencionalmente o como resultados de errores
comprobantes pendientes de pagos o desembolso de efectivo.
 Pueden cometerse errores en los asientos contables.
 Pueden duplicarse la contabilización de comprobantes.
 Pueden ocasionarse serios problemas para cerrar oportunamente un periodo
de operaciones.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 36


Universidad de Sotavento Auditoria II

13. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben
aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada proveedor
y acreedor.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Revisión de la aplicación correcta de los códigos en los documentos fuentes.
 Revisión de la aplicación contable a las cuentas correctas de proveedores y
acreedores.
 Rotar las labores del personal de contabilidad.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con
los movimientos pasados al mayor general.
 Las operaciones con proveedores y acreedores pudieran pasarse
incorrectamente en sus auxiliares correspondientes.
 Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta que
se encuentre en un auxiliar o registro de un proveedor o acreedor.
14. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a
proveedores y acreedores, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos,
en cada periodo contable.
15. los asientos contables de las compras deben centrar y clasificar las
transacciones de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la
administración.
Ejemplo de técnicas para lograr los objetivos 14 y 15.
 Procedimiento escrito para solicitar y aprobar cambios en la clasificación de
cuentas.
 Procedimientos escritos de corte y cierre de periodo expresando por función las
fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables.
 Comparaciones de periodo a periodo de los montos de asientos contables
recurrentes.
 Revisión y aprobación de cada asiento contable por personal, supervisor que no
tenga participación activa en su preparación.

Ejemplos de riesgo si no se logran los objetivos 14 y 15.


 Los estados financieros podrían no ser preparados en forma oportuna.
 Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o
más de los siguientes factores: omisión en el registro de un asiento contable,
codificaciones incorrectas, asientos contables duplicados y cortes impropios.
 Puede debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones.

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16. La información para determinar bases de impuesto derivadas de las actividades


de compra debe producirse correcta y oportunamente.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 La existencia de procedimientos documentados para preparar, concentra y
reportar la información de impuestos requerida.
 Revisión de las transacciones importantes por personal conocedor de los
requisitos fiscales.
 Políticas por escrito relativas o documentación requerida fiscalmente para
justificar los gastos.
 Revisión por parte de auditores internos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Usar datos erróneos en el calculo de los impuestos.
 Pagar multas y recargos.
 Pagar impuestos en exceso.
3.3.3. Objetivos de verificación y evaluación.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y


evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los
sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compra son:

17. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de


cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas.

Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.


 Técnicas utilizadas para descubrir errores y omisiones:
a). Conciliación de saldos y movimientos realizados contra los saldos y
movimientos informados por terceros.
b). Actuación oportuna sobre las quejas de proveedores.
c). Conciliación de los saldos del mayor general con los auxiliares, ya sea
manualmente o a través del computador.
 Técnicas para evaluar los saldos:
a). Análisis de índices, tendencias y variaciones.
b). Comparación de resultados y análisis de la tendencia de la industria.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los informes preparados para la administración pudieran presentar
información errónea.
 Algunos errores y omisiones en la salvaguarda física, autorización y
procesamiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos y no ser corregidos.

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Universidad de Sotavento Auditoria II

 Las decisiones importantes que pudiera tomar la administración podrían


basarse en información errónea.

3.3.4. Objetivos de salvaguarda física.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,


registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.
Estos objetivos para este ciclo son:

18. El acceso a los registros de compras, recepción y pagos, así como a las formas
importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente
de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.


 Auditorias internas periódicas de cumplimiento.
 Seguros y fianzas de fidelidad, incluyendo la cobertura de pérdidas de registros y
documentos.
 Archivos de firmas de personal autorizado.
 Tomar precauciones para la protección razonable contra incendios, destrucción
de mala fe de los registros y las Instalaciones de procesamiento.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado,
en detrimento de la empresa o de sus proveedores.
 Los programas del computador pudieran alterarse por personas no
autorizadas.
 Los medios de información, particularmente lo de computador pudieran
perderse, destruirse o alterarse, lo cual podría resultar una incapacidad para
informar o una distorsión de las actividades informadas.

4. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL


CICLO DE PRODUCCIÓN.

4.1. Generalidades.

Muchos de los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, convierte,


procesan, montan o ensamblan o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de
producción manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipo

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 39


Universidad de Sotavento Auditoria II

depreciable, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros


activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.

En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad más


importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante
el uso de los recursos adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa
y elementos de costos indirectos. El ciclo de producción de una empresa de esa
clase, incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los
inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén
respectivo. Los embarques a clientes son parte del ciclo de ingresos.

Las industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo


de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas
sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en producción, los
artículos producidos y las mercancías vendidas.

Otros utilizan un sistema de mercancías generales, basado en la comparación


de inventarios físicos para determinar el costo producción y ventas.

Consideraciones que debe tomar en cuenta el auditor en la ejecución de su


trabajo:
Funciones típicas: podrían ser:
 Contabilidad de costos.
 Control de fabricación.
 Administración de inventarios.
 Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.

Asientos contables comunes. Dentro del ciclo de producción tenemos:


 Transferencia de inventarios (de materia prima a proceso y a producto
terminado).
 Aplicación del costo de mano de obra.
 Aplicación de gastos de fabricación.
 Depreciación y amortización de inmuebles maquinaria y equipo y otros costos
diferidos.
 Variaciones (incluyendo desperdicios).
 Cambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles, maquinaria, equipo y
otros costos diferidos.
 También se puede incluir como asiento contable común los retiros o venta de
inmuebles, maquinaría y equipo.

Formas y documentos importantes:


 Ordenes de producción.
 Requisiciones de materiales.
 Tarjetas de tiempo (de mano de obra).
 Informe de producción.
 Informe de desperdicios.
 Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 40


Universidad de Sotavento Auditoria II

 Hojas de costos.

Enlace con otros ciclos:


 Recepción de bienes, mercancías y servicios, con el ciclo de compras.
 Embarques de productos, con el ciclo de ingresos.
 Uso de mano de obra, con el ciclo de nóminas.
 Resúmenes de actividades (asientos de diario) con l ciclo de informe
financiero.
 Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras.

4.2. Objetivos específicos de control interno.

Para efectos del ciclo de producción se han identificado objetivos específicos de


control interno, los cuales han sido clasificados de la siguiente forma:

 De autorización.
 De procesamiento y clasificación de transacciones.
 De verificación y evaluación.
 De salvaguarda física.

4.3. Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento.

Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo
de producción, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la
empresa para lograr dichos objetivos y el riesgo que existe si dichas técnicas no
logran parcialmente estos objetivos.

Lo anterior tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y


oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar a cabo el auditor.

4.3.1. Objetivos de autorización.

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben


establecerse par asegurarse de que se estén cumpliendo políticas adecuadas
establecidas por la administración. Estos objetivos para el ciclo de producción son:

1. El plan de producción (qué, cuánto y cómo se fabrica y los niveles de inventarios


a mantenerse) debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas
por la administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Solo se mantendrán en inventarios aquellos productos terminados cuya venta se
estime sobre pase un mínimo prefijado.
 No se aprobará ninguna orden de producción sin un pedido previamente
aprobado.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 41


Universidad de Sotavento Auditoria II

 Los niveles de inventario no excederá un máximo prefijado.


 No se fabricaran productos en exceso de las ventas contratadas.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 La empresa puede producir productos no autorizados o en cantidades que
excedan los niveles autorizados.
 Puede incurrirse en costos excesivos o no previstos para mantener el
inventario.
 Los niveles de inventario pueden exceder la capacidad de financiamiento, esto
pudiera acarrear ventas forzadas de liquidación.
 Insuficiente utilización de la capacidad de la planta.

2. El método de valuación de inventarios y el sistema de costos a seguir debe


autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la
administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Establecer criterios de que se pretende lograr con el sistema de costos, tanto en
valuación del inventario como en los controles de producción.
 Exposición clara de los criterios para establecer costos estándares.
 Clara especificación de las cuentas y registros a utilizar y cómo se utilizarán.
 Especificación de los formatos de los informes que generará el sistema de costos,
a quien estarán dirigidos y quienes deben analizarlos y evaluarlos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los costos del inventario pueden ser irreales, distorsionando la situación
financiera.
 Los costos actuales de producción se desconocen y se ignora con que margen de
utilidad se está vendiendo.
 No existe un control de la eficiencia de producción a través del sistema de costos.

3. El método de valuación de inmuebles, maquinaría y equipo y el sistema de


actualización de valores debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas
establecidas por la administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Deben establecerse lineamientos de los costos que e considerarán como
capitalizables en las construcciones en proceso tales como costo integral de
financiamiento, honorarios de ingeniería, asistencia técnica, etc.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 42


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 Clara exposición de qué partidas son capitalizables tanto por su concepto como
por su importe, y periódicamente en que los mínimos para capitalización deben
modificarse.
 Establecimiento por escrito de los métodos de actualización del valor en libros de
los inmuebles, maquinaría y equipos.
 Especificación de los formatos de los informes que producirá el sistema y a quién
estarán dirigidos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden incluirse en el valor de los activos partidas que no son capitalizables y
viceversa, incluirse en resultados partidas que son capitalizables.
 La actualización de inmuebles, maquinaría y equipo pueden producir valores
irreales, tanto en exceso como en defecto, dictaminando la situación financiera y
los resultados de operación.
 Los registros de inmuebles, propiedades y equipos pueden ser deficientes o
no existir, no permitiendo un control de estos activos y su debida actualización.

4. Los métodos y periodos de depreciación de los inmuebles, maquinaria y equipo y


la amortización de otros costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con
políticas adecuadas establecidas por la administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Archivo maestro de inmuebles, maquinaría y equipo y procedimientos
establecidos para añadir, cambiar o eliminar datos del archivo.
 Requisito de que todas las solicitudes para desembolsos capitalizables incluyan la
vida útil y método de depreciación sugeridos y que tale solicitudes, si exceden de
una cantidad fijada, tengan aprobaciones múltiples.
 Revisiones periódicas por auditores internos de las vidas y métodos para
depreciar y amortizar el valor de los archivos y de las solicitudes para desembolso
capitalizables.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden estimarse inadecuadamente la vida que se espera para una
propiedad determinada al fijarse un periodo irrazonable durante el cual se
depreciará su valor, esto pudiera resultar en gastos de depreciación erróneos y
presentar los inmuebles, maquinaría y equipo con valores incorrectos.
 Pueden depreciarse inmuebles, maquinaría y equipos por el método de línea
recta aunque pierdan su utilidad más rápidamente en la primera parte de su vida
útil, o de lo contrario puede seleccionarse un método de depreciación acelerada
cuando se espera que la utilidad disminuya de manera uniforme durante la vida
útil estimada.

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Universidad de Sotavento Auditoria II

 Las primas de seguros pueden aplicarse erróneamente a gastos.

5. Las condiciones de la venta u otras disposiciones de inmuebles maquinaria y


equipo deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas y establecidas por
la administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Exposición clara de criterios.
 Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo y procedimientos
establecidos para dar de baja datos del archivo.
 Contratos escritos, incluso cláusulas de garantía deseadas, para todas las ventas
de inmuebles, maquinaria y equipo.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Puede venderse o retirarse activos sin el consentimiento de la administración;
esto pudiera crear cuentas de inmuebles, maquinaria y equipo sobrevaluados y
pérdidas de ingresos o de capacidad de producción o ambas cosas, en un
momento crucial.
 Puede disponerse de un activo o un precio que no es apropiado.
 Puede asumirse un riesgo de crédito impropio, esto pudiera producir una cuenta
incobrable.
 Pueden venderse activos que pudieran usarse en otras operaciones de la
empresa.

6. Los ajustes a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos


diferidos deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por
la administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Exposiciones claras de los criterios y políticas.
 Formas prenumeradas estándar y controladas para documentar los ajustes
debidamente aprobados.
 Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y
tipos de los ajustes.
 Personal asignado especialmente, para investigar la necesidad de los ajustes y
para proponerlos.
 Autorización de los ajustes por un ejecutivo determinado en caso de que no
existan, o se contradigan, las políticas establecidas por escrito.
 Conciliación de los totales manuales de los ajustes aprobados con totales de los
informes de ajustes preparados por la computadora.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 44


Universidad de Sotavento Auditoria II

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden presentarse incorrectamente el inventario, los inmuebles, maquinaria y
equipo y otras cuentas de costos diferidos debido a ajustes o reclasificaciones
erróneas.
 Los estados financieros de periodos intermedios pueden alterarse para que dejen
de reconocer oportunamente ajustes tales como mermas de inventario, cambios
en costos estándar y obsolescencia.
 Pueden registrarse ajustes para ocultar faltantes derivados del inventario físico.
 Pueden cambiarse los costos estándar sin el consentimiento de personal
supervisor correspondiente; esto pudiera producir que se lleven al inventario,
costos del periodo o limitar los esfuerzos de la administración para detectar las
variaciones de los costos estándar o ambos.

4.3.2. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controle que deben establecerse para
asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e
informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a
éstas. Los objetivos para el ciclo de producción son:
7. Establecer y mantener procedimientos de proceso del ciclo de producción de
acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.


 Claras exposiciones de los procedimientos a través de: manuales de políticas,
procedimientos, rutinas de entrenamiento, requisitos de supervisión,
documentación de sistemas y programas y versiones de producción de
programas de computadora.
 Verificación periódica de las aprobaciones de supervisiones que se requieren
para transferir responsabilidades, cambios en las formas, cambios en los
sistemas de archivo, etc.
 Estándares aprobados para desarrollo de sistemas manuales o de PED, incluso
estándares de programación y documentación.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los departamentos pueden ser reorganizados y cambiarse las asignaciones del
personal de tal forma que se reduzca la segregación de funciones.
 Pueden llevarse a la práctica procedimientos que eviten las técnicas de control
interno existentes.
 Pueden modificarse programas de computadoras para evitar los controles,
cambiar políticas contables o reducir salvaguardas sobre los activos.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 45


Universidad de Sotavento Auditoria II

 Pueden perderse datos durante las conversiones a nuevos sistemas.

8. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes para usar recursos que se ajusten a
políticas adecuadas establecidas por la administración.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Procedimiento documentados para indicar, revisar y aprobar solicitudes para usar
recursos.
 Formas importantes prenumeradas y la correspondiente rendición de cuenta de
tales formas.
 Archivos de firmas autorizadas.
 Inspección periódica de las formas usadas, para ver que estén debidamente
completadas y con firmas autorizadas.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los riesgos d no lograr el objetivo 8 son los mismos d no lograr el objetivo 1.

9. Sólo deben procesarse aquellas solicitudes de venta o disposición de activos


que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.

Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.


 Procedimientos documentales para iniciar, revisar y aprobar solicitudes para
vender o disponer de los activos.
 Formas importantes prenumeradas y la correspondiente rendición de cuentas de
tales formas.
 Archivos de firmas autorizadas.
 Inspección periódica de loas formas usadas para ver que estén debidamente
elaboradas y con firmas autorizadas.
 Limites de aprobación para cada una de ciertas clases de venta y otras
disposiciones.
 Informes por excepción que señalen ventas u otras disposiciones propuestas que
no satisfagan los criterios establecidos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden venderse o retirarse activos sin el consentimiento de la gerencia, esto
pudiera ocasionar cuentas de inmuebles, maquinaria y equipo sobrevaluadas y
pérdidas de ingresos o de capacidad de producción o ambas.
 Puede disponerse de un activo a un precio que no es apropiado.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 46


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 Puede crearse una obligación de garantía que no se tenía intención de crear,


sometiendo con ello a la empresa a un pasivo real o contingente.
 Puede asumirse un riesgo de crédito impropio, esto pudiera producir una cuenta
incobrable.

10. Los recursos utilizados en la producción deben informarse correcta y


oportunamente.
11. La producción terminada de be informarse correctamente y oportunamente.

Ejemplo de técnicas para lograr los objetivo 10 y 11.


 Acceso limitado a los inventarios, propiedades, residuos o desperdicios y formas
de control.
 Almacenes centrales y lugares centrales de recolección de residuos y chatarra.
 Formas prenumeradas y controladas de las que se rinde cuenta posteriormente.
 Preparación de formas importantes por una función independiente del control de
producción.
 Verificación del material que entra a los almacenes y que sale de estos.
 Mantenimiento de registros cronológicos de movimientos de entradas a los
almacenes centrales y de salida de éstos.

Ejemplos de riesgo si no se logran los objetivos 10 y 11.


 Pueden ponerse recursos en la producción, pero no registrarse hasta que se
tome un inventario físico y se compare con el importe según libros, esto pudiera
ocasionar una presentación incorrecta del inventario y del costo de ventas.
 Puede completarse producción pero no registrarse como disponible para la venta,
esto pudiera resultar en pérdida de ventas o en solicitud de producción adicional.
 Pueden anotarse en los registros de inventario permanente cantidades o
descripciones incorrectas, causando pérdidas de ventas o dificultades en las
operaciones.
 Pueden informarse salidas no autorizadas para ocultar faltantes, hurto, etc.

12. Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y


oportunamente.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Las técnicas que pueden usarse para lograr este objetivo son iguales a las que se
pueden emplear para lograr el objetivo 7.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Puede disponerse de propiedades y desechos sin registrarlos.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 47


Universidad de Sotavento Auditoria II

13. Los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la
producción así como su distribución contable deben calcularse correcta y
oportunamente.
14. Los costos de las mercancías compradas y la distribución contable de tales
costos deben calcularse correcta y oportunamente.
15. La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de otros
costos diferidos y la distribución contable correspondiente deben calcularse
correcta y oportunamente.
Ejemplo de técnicas para lograr los objetivos 13 y 14.
 Revisiones periódicas y actualizaciones de los costos estándar utilizados para
valuar el inventario y la producción.
 Validación en la computadora y/o técnicas para determinar si incluyen todos los
costos que se deben llevar al inventario en base uniforme con la del periodo
anterior.
 Archivos de costos estándar computarizados, que transfieren automáticamente
los costos de inventario de un lugar de trabajo a otro.
 Procedimiento estándar para los cortes diarios o de final del periodo.
 Sistema computarizado para el control de materia primas o producción en
proceso que esté totalmente integrado con los sistemas de cuentas por pagar y
nóminas, tales sistemas aplican automáticamente las compras o salidas de
materiales y de mano de obra órdenes de trabajo o a producción a medida que se
va incurriendo en el costo de materiales o de mano de obra.
 Procedimiento establecido para añadir, cambiar o eliminar información de las
bases de datos, y técnicas para proteger su integridad.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 15.


 Registros analíticos de propiedades (pueden utilizarse sistemas
computarizados para llevar los registros de propiedades, calcular la depreciación
y distribución a las cuentas apropiadas.
 Revisión y pruebas de los análisis de amortización y depreciación por los
auditores internos.

Ejemplos de riesgo si no se logran los objetivos 13, 14 y 15.


 Pudieran cargarse o acreditarse cantidades incorrectas a inventarios, inmuebles,
maquinaría y equipo y otras cuentas de costos diferidos presentando
incorrectamente la situación financiera y los resultados de las operaciones.
 Las distribuciones contables pudieran ser incorrectas.
 Los coeficientes de gastos de fabricación usados para valuar los inventarios
pueden ser incorrectos debido a:
 Agrupación incorrecta de los gastos de fabricación.

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Universidad de Sotavento Auditoria II

 Incluir en dicha agrupación gastos del periodo.


 Bases inexactas para las distribuciones de costos fijos.
 Los precios de venta pudieran establecerse en base a información incorrecta de
costos, afectando con ello adversamente los resultados de las operaciones.

16. El valor neto en libros de inmuebles, maquinaría y equipo vendido y el costo, y


otras disposiciones de bienes deben contabilizarse correcta y oportunamente.

Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.


 Conciliaciones periódicas de: las formas para disponer de equipo con las
facturaciones, el importe de la facturación por disposición de equipo con los
importes en los asientos contables.
 Conciliación periódica de las formas pera disponer de equipo con los incluidos en
los asientos contables relativos.
 Inventarios físicos periódicos del equipo y conciliaciones con el registro analítico
de propiedades para identificar cualquier disposición de equipo no informada.
 Conciliación periódica de las cantidades de residuos o desperdicios facturadas
con los informes de residuos o desperdicios general generado.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Las cuentas de propiedades pueden acreditarse con cantidades incorrectas, no
acreditarse por las bajas ocurridas y puede disponerse del desperdicio
indebidamente.

17. Los costos de materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la


producción y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse
correcta y oportunamente.
18. Los costos de mercancías producidas y los ajustes relativos deben clasificarse,
resumirse e informarse correcta y oportunamente.
19. La depreciación de inmuebles, maquinaría y equipo y la amortización de costos
diferidos y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse
correcta y oportunamente.
20. El costo de las operaciones relativas a ventas, retiros o bajas y otras
disposiciones de bienes y las utilidades o pérdidas relativas deben clasificarse,
resumirse e informarse correcta y oportunamente.
Ejemplo de técnicas para lograr los objetivos 17, 18, 19 y 20:
 Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo.
 Documentación adecuada de la clasificación de cuentas.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 49


Universidad de Sotavento Auditoria II

 Comparación de los resultados reales con los resultados planeados y análisis de


las variaciones.
 Sistemas de registros simultáneo o sistemas comparables basado en la
computadora en que se preparan al mismo tiempo, una forma de control.
 Verificación numérica y periódica de los registros diarios e informes.
 Totalizar los lotes, registrar los documentos de control y conciliar los totales de
lotes con el total resultante del registro, diario informe o archivo actualizado.
 El mantenimiento de registros cronológicos en los lugares de almacenaje.
 Investigación de las interrupciones en la secuencia numérica de las formas de
control presentadas para registro.
 Conciliación de las formas de control utilizadas con las anotadas.
 Inventarios físicos periódicos de la existencia de formas de control y su
conciliación con los controles.
 Revisión y seguimiento de los informes regulares de datos pendientes de
procesar.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los asientos en las cuentas del mayor general pueden ser incompletos.
 Los asientos en las cuentas del mayor general pueden ser inexactos.
 Datos no autorizados, duplicados, o erróneos pueden ser parte de un resumen.
 Pueden presentarse problemas de tiempo, un atraso de los informes de
producción puede crear una presentación incorrecta de los saldos de las cuentas
de inventario.
 Los informes pueden ser incorrectos con respecto a la clasificación de las
transacciones.
 Los importes de la depreciación y amortización, su clasificación o ambas, pueden
ser incorrectas, presentándose por ello incorrectamente los costos reales de
producción así como la situación financiera y los resultados de operaciones.

21. Los recursos utilizados, la producción terminada, embarques, ventas y otras


disposiciones de bienes y los ajustes relativos, deben aplicarse correctamente a
las cuentas apropiadas de inventarios y a los auxiliares y registros de
propiedades.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Pruebas de validación para comprobar los asientos.
 Formar lotes y conciliar los totales de entrada con los totales de procesamiento y
los nuevos saldos.
 Conciliación de los saldos de los auxiliares con los de mayor y otros totales de
control en forma regular y periódica.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 50


Universidad de Sotavento Auditoria II

 Controles de los programas para prevenir o detectar el registro de transacciones


duplicadas y omisión de transacciones aceptadas.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Que los saldos de auxiliares no coincidan con el mayor.
 Las transacciones pudieran registrarse incorrectamente en los auxiliares.
 Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta
derivada de los auxiliares.

22. En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para los costos
de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción,
los costos de las mercancías producidas; depreciación de inmuebles,
maquinaría, equipo y amortización de otros costos diferidos, ventas y otras
disposiciones de propiedades y ajustes relativos.
23. Los asientos contables de producción deben resumir y clasificar las
transacciones de cuerdo con el plan de la administración.
Ejemplo de técnicas para lograr los objetivos 22 y 23:
 Uso de un catálogo de cuentas que contenga una descripción de las
transacciones que deben afectar cada cuenta.
 Instrucciones escritas de codificación.
 Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificación de las
cuentas.
 Asignación de la responsabilidad de cada cuenta a un empleado en particular.
 Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificación de cuentas.
 Uso de pólizas fijas y verificación de su total elaboración en cada periodo.

Ejemplos de riesgo si no se logran los objetivos 22 y 23:


 Los estados financieros pueden no ser preparados oportunamente.
 Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a una o más
de las siguientes causas:
 Puede debilitar el control presupuestal sobre las operaciones.

4.3.3. Objetivos de verificación y evaluación.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y


evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los
sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de producción son:

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 51


Universidad de Sotavento Auditoria II

24. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades


de producción debe informarse correcta y oportunamente.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Procedimientos documentados para preparar, resumir y comunicar la información
requerida para cálculos de impuestos.
 Revisión de las transacciones importantes por personal conocedor de los
requisitos fiscales.
 Una clasificación de cuentas, un plan de codificación u otros criterios para facilitar
la clasificación, resumen y obtención automática de la información de impuestos
requerida.
 Revisiones por auditores internos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Pueden usarse datos erróneos en los cálculos del impuesto y resultar en pagos
en exceso o de menos de los impuestos.

25. Deben verificarse y evaluarse periódicamente las bases de datos, los saldos de
inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, y otros costos diferidos y las
actividades de transacciones relativas.

Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.


 Manual de procedimientos y políticas gráficas de organización y otra
documentación que enumeren, describan los registros y controles así como los
métodos de evaluación de las actividades.
 Técnicas usadas para descubrir errores y omisiones:
 Conciliación de saldos y movimientos registrados con lo formado por los
custodios.
 Confirmar con terceros, incluso custodios.
 Conciliación de los saldos del mayor con los saldos de auxiliar.
 Verificación periódica de los informes de actividad con documentación de
respaldo.
 Conteos periódicos de inventario y propiedades y conciliación con los importes
registrados en libros.
 Comparación de los importes contabilizados con transacciones posteriores o
con importes preestablecidos.
 Técnicas usadas para evaluar los saldos registrados:
 Análisis de índices, tendencias y variaciones (rotación del inventario, consumo
comparado con ventas esperadas).
 Comparación periódica de los valores registrados con los valores de mercado.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 52


Universidad de Sotavento Auditoria II

 Revisiones periódicas de los métodos y fórmulas utilizadas para las


realizaciones, acumulaciones, cancelaciones.
 Servicio de informes legales y económicos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los informes pudieran presentar datos erróneos.
 Las decisiones importantes pudieran basarse en información errónea.
 Algunos errores y omisiones en la salvaguarda física, autorización y
procesamiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos y sin corregirse.
 Aunque muestren con exactitud los hechos históricos, los saldos registrados
pueden no reflejar la situación real de acuerdo con las condiciones existentes en
una fecha de informe determinada.

4.3.4. Objetivos de salvaguarda física.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,


registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.
Estos objetivos para el ciclo de producción son.

26. Periódicamente debe revisarse la distribución de costos a inventarios,


propiedades y otras cuentas d costos diferidos.
Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.
 Procedimientos documentados para la capitalización de los costos.
 Revisiones periódicas mediante auditoria interna de las cantidades capitalizadas.
 Limites específicos de autorización para partidas que han de capitalizarse.
 Evaluación de las variaciones en la fabricación y modificación de los costos
estándares según sea necesario.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los costos de mantenimiento y reparaciones pudieran capitalizarse
indebidamente.
 Pueden llevarse a inventarios o diferirse cargos que deben llevarse a gastos del
periodo.

27. El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse únicamente de


acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.


 Servicio externos (guardias).
 Impedimentos físicos (puertas y gabinetes cerrados bajo llave, cercas, etc.)

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 Restricciones de acceso.
 Dispositivos de detección y prevención.
 Investigación inicial y periódica de los custodios.
 Seguro y fianza de fidelidad.
 Archivos de firmas del personal autorizado.
 Almacenaje oportuno de bienes.
 Personal independiente para control de faltantes.
 Control de llaves.
 Procedimientos sistemáticos de almacenamiento
 Examen de los materiales de desperdicio y residuos antes de disponer de ellos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los activos pudieran sustraerse, perderse o destruirse.

28. El acceso a los registros de producción, contabilidad de costos, de inventarios y


de propiedad, así como a las formas y documentos de control, lugares y
procedimientos de proceso, debe permitirse únicamente de acuerdo con
políticas adecuadas establecidas por la administración.

Ejemplo de técnicas para lograr este objetivo.


 Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, biblioteca de seguridad de cintas y
discos magnéticos, almacenaje externo de reserva para registro y archivos de
computadora y para programas y documentación relativa.
 Custodia controlada y prenumeración de las formas de control.
 Segregación de responsabilidad y restricción al acceso.
 Auditorias internas periódicamente.
 Seguros y fianzas de fidelidad.
 Disposición de lugares de trabajo que permitan la visibilidad máxima a los
supervisores, guardias y auditores.
 Archivos de firmas del personal autorizado.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.


 Los registros pueden destruirse o perderse.
 Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado en
detrimento de la entidad, sus empleados, sus dueños o acreedores o de sus
proveedores o clientes.
 Los programas de computadora pudieran alterarse por personas no autorizadas.

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 Las facultades de procesar, particularmente las de procesamiento con


computadora, pudieran perderse, destruirse o alterarse por personas no
autorizadas y pudiera resultar en:
 Una incapacidad para informar.
 Una distorsión de las actividades informadas.

5. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL


CICLO DE NOMINA.

5.1. Generalidades.

El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se


requiere llevar a cabo para:

 La contratación y utilización de mano de obra.


 El pago de mano de obra.
 Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra.

El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios


personales, como por ejemplo: nóminas de mano de obra directa, mano de obra
indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.

En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los


servicios del personal y el pago de los mismos, están relacionados como parte de
este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de
dichos recursos.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 55


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Funciones típicas. Estas podrían ser:


 Reclutamiento y selección de personal.
 Contratación de personal.
 Llevar las relaciones laborales.
 Preparar informes de asistencia.
 Registro, información y control de la nómina.
 Desembolso de efectivo.
 Promoción y evaluación de personal.

Asientos contables comunes, destacan:


 Pago de nóminas.
 Anticipo de sueldos y préstamos al personal.
 Distribuciones de mano de obra.
 Oras prestaciones al personal.
 Ajustes de nóminas.

Formas y documentos importantes:


 Solicitud de empleo.
 Contratos de trabajo.
 Informes de tiempo.
 Tarjetas de reloj.
 Autorización de ajustes de nóminas.
 Autorización de pagos especiales.
 Recibos de pago.
 Cheques.

Enlace con otros ciclos. Podemos distinguir los siguientes enlaces con otros ciclos:
 Desembolso de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.

 Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de


producción.
 Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el
ciclo de informe financiero.

5.2. Objetivos específicos del control interno.

Para efectos de este ciclo se han identificado 17 objetivos específicos de


control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases:

 De autorización.
 De procesamiento y clasificación de transacciones.
 De verificación y evaluación.
 De salvaguarda física.

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5.3. identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento.

Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo
de nóminas, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la empresa
para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran
parcialmente estos objetivos.

Lo anterior, tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y


oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar a cabo el auditor.

5.3.1. Objetivos de autorización.

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben


establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios
establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a
las características y necesidades de cada empresa mismas que deberán ser
evaluadas por el auditor. Estos objetivos para este ciclo son:

1. El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la


administración.
2. Los tipos de retribución y las deducciones de nóminas deben autorizarse de
acuerdo con políticas establecidas por la administración.
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y
cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse
de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
4. Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas
establecidas por la administración.
5. Los procedimientos del ciclo de nóminas deben de estar de acuerdo con políticas
establecidas por la administración.

5.3.2. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse


para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de
las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas. Estos
objetivos para el ciclo de nóminas son:

6. Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de autorización de mano de obra que


se ajusten a las políticas establecidas por la administración.
7. La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.

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Universidad de Sotavento Auditoria II

8. Los montos adecuados al personal, así como la distribución contable de dichos


adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma
oportuna.
9. Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo
reconocido y prepararse con exactitud.
10. Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e
informarse con exactitud y en forma oportuna.
11. Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificarse, concentrarse e
informarse con exactitud y en forma oportuna.
12. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben
aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.
13. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal,
por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.
14. Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las
transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
15. La información para determinar bases de impuestos derivados de las
actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.

5.3.3. Objetivos de verificación y evaluación.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y


evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los
sistemas de procesamiento. Estos objetivos son:

16. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de


cuentas de nóminas y las transacciones relativas.

5.3.4. Objetivos de salvaguarda física.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,


registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimiento de proceso. Los
objetivos para este ciclo son:

17. El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos


importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con
políticas establecidas por la administración.

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Universidad de Sotavento Auditoria II

6. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DEL


CICLO DE TESORERIA.

6.1. Generalidades.

El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan


sobre la estructura y rendimiento del capital.

Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de las


necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las
operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a
los inversionistas y a los acreedores.

La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorería


pueden efectuarse en la Tesorería de la empresa, sin embargo, la Dirección
Financiera, la Contraloría, Personal, por ejemplo, también pueden tener participación.
Es frecuente que algunas de las funciones de la alta dirección estén encaminadas a
la planeación y control financiero.

Funciones típicas.
 Relaciones con sociedades financieras y de crédito.
 Relaciones con accionistas.
 Administración del efectivo y las inversiones.
 Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos.
 Custodia física del efectivo y los valores.
 Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.
 Administración y vigilancia de duda (principal e intereses).
 Operaciones de inversión y financiamiento.
 Administración financiera de planes de beneficio a empleados.
 Administración de seguros.

Asientos contables comunes:


 Obtención y pago de financiamientos.
 Emisión y retiro de accionistas.
 Compra y venta de inversiones en valores.
 Acumulación, cobros y pagos de intereses y dividendos.
 Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos, en relación con
deudas e inversiones.
 Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda.
 Compra y venta de moneda extranjera.

Formas y documentos importantes.


 Certificados provisionales de acciones.
 Acciones emitidas.

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 Obligaciones, bonos, papel comercial.


 Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones.
 Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito, etc.
 Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura.
 Fideicomiso o convenios para el plan de beneficios a empleados.
 Pólizas de seguro.

Enlace con otros ciclos.


Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones
del ciclo de Tesorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o
desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de Tesorería, pero la
entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso
de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello, surge una duda sobre si
la función de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de Tesorería, del
ciclo de ingresos o del ciclo de compras.

Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo


y otra función de desembolsos de efectivo. En algún momento, tanto los ingresos del
ciclo de tesorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. También, de
modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de tesorería y del ciclo de compras
van unidos.

Dentro del ciclo de tesorería podríamos distinguir los siguientes enlaces:


 Desembolso de efectivo con el ciclo de compras.
 Ingresos de efe3ctivo con el ciclo de ingresos.
 Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos.
 Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de
nóminas.

6.2. Objetivos específicos del control interno.

Para efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos específicos de


control interno, los cuales se clasifican en cuatro clases como sigue:
 De autorización.
 De procesamiento y clasificación de transacciones.
 De verificación y evaluación.
 De salvaguarda física.

6.3. Identificación de los objetivos con el riesgo de no cumplimiento.

Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo
de tesorería, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la
empresa para lograr dichos objetivos y el riesgo que existe si dichas técnicas no
logran parcialmente estos objetivos.

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Universidad de Sotavento Auditoria II

Lo anterior tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y


oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar a cabo el auditor.

6.3.1. Objetivos de autorización.

Los objetivos de autorización tratan todos aquellos controles que deben


establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios
establecidos por la administración. Estos objetivos para este ciclo son:

1. Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con


políticas establecidas por la administración.
2. Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital
deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
3. Los importes, momento, entidades en que se invierte y las condiciones de las
inversiones en valores deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas
por la administración.
4. Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses
por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos y primas diferidos y la
distribución contable deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por
la administración.
5. Los procedimientos de proceso del ciclo de tesorería deben de estar de acuerdo
con políticas establecidas por la administración.
6.3.2. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse


para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e
informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así los ajustes a éstas.
Estos objetivos para el ciclo de tesorería son:

6. Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega de recursos


que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.
7. Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de compraventa de inversiones que
se ajusten a las políticas establecidas por la administración.
8. Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con
exactitud y en forma oportuna.
9. Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a
inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma
oportuna.
10. Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en
forma oportuna.

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11. Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y
en forma oportuna.
12. Las cantidades adecuadas a, o por inversionistas y acreedores, así como la
distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y
registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.
13. Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que
se efectúen cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben
calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna.
14. Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se
invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse,
concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
15. Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores,
entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben
clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente.
16. Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y
dividendos), las entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse
correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y
acreedor.
17. Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los
ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas
apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte.
18. Deben preparase asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a
cobrar de inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y
otros y por los ajustes relativos.
19. Los asientos contables de tesorería deben concentrar y clasificar las
transacciones, de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
20. La información para determinar bases de impuestos derivados de las
actividades de tesorería deben producirse correcta y oportunamente.

6.3.3. Objetivos de verificación y evaluación.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y


evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los
sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de tesorería son:

21. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de


efectivo, inversiones, financiamiento y capital y las actividades de transacciones
relativas.

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Universidad de Sotavento Auditoria II

6.3.4. Objetivos de salvaguarda física.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,


registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.
Estos objetivos para el ciclo son:

22. El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con
políticas establecidas por la administración.
23. El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de
inversionistas, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de
proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por
la administración.

7. GUIA PARA EL MUESTREO ESTADÍSTICO EN AUDITORIA.

7.1. Generalidades.

La Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria ha emitido boletines


relativos al muestreo en auditoria que comprende los principales aspectos aplicables
tanto a métodos de muestreo estadístico como no estadístico, con el objeto de que el
auditor pueda aplicar sus procedimientos de auditoria a una muestra representativa
de las transacciones o partidas sujetas a examen, que le permitan obtener la
evidencia suficiente y competente para soportar su opinión sobre ellas.

7.2. Objetivos de la guía.

Esta guía tiene como objetivos orientar al auditor al utilizar el muestreo


estadístico para planear y determinar el tamaño de la muestra, seleccionar las
partidas de la muestra de auditoria y evaluar los resultados en términos de muestreo
estadístico.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 63


Universidad de Sotavento Auditoria II

7.3. Muestreo Estadístico.

El muestreo estadístico es aquel en el que la determinación del tamaño de la


muestra, la selección de las partidas que la integran y la evaluación de los resultados
se hace por métodos matemáticos basados en el cálculo de probabilidades.

Tipos de muestreo estadístico.


Existen dos tipos fundamentales de muestreo estadístico aplicables a la
auditoria y son:

 Muestreo de atributos.
 Muestreo de variables.

 Muestreo de atributos.
El muestreo de atributos es aquel cuyo objetivo es estimar la frecuencia (en
porcentaje) conque ciertas características se presentan en el universo, teniendo
como base la frecuencia que se observe en la muestra examinada.

El resultado de la aplicación de este tipo de muestreo se expresa


generalmente en porcientos y para su obtención se utilizan tablas estadísticas
elaboradas específicamente para ello. En algunos casos los cálculos
correspondientes se realizan a través de un programa de computador.

Además existe la posibilidad de practicar este muestreo en varios atributos o


varios procedimientos de auditoria como son: autorización, soporte documental,
registro, etc., el cual se conoce como muestreo de atributos múltiples.

Por su enfoque y cualidades, este tipo de muestreo se usa fundamentalmente


en pruebas de cumplimiento para probar la efectividad del control interno contable.

 Muestreo de variables o valores.


La aplicación del muestreo estadístico sobre universos expresados en
importes monetarios es conocido como muestreo de variables, y, en términos
generales, consiste en determinar en que grado una muestra seleccionada, o bien el
universo de partidas, es distinto o se aleja del importe considerado como real o
razonable.

La aplicación de este muestreo no necesariamente se limita a importes


monetarios, sino que existe la posibilidad de aplicarlo a universos expresados
también en unidades, por ejemplo: unidades de producción, unidades de existencia
en inventarios, etc., su aplicación dentro de la auditoria a estados financieros es
frecuente en la elaboración de pruebas sustantivas.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 64


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Los tipos de muestreo de variables más usuales son los siguientes:

Muestreo de unidad monetaria. Este tipo de muestreo está diseñado para


estimar en forma estadística el importe máximo de error en relación al valor real,
utilizando muestras con un tamaño relativamente pequeño ya que se enfoca sobre
partidas del universo con valores altos. Los resultados expresan la cantidad máxima
de errores de presentación excesiva en el universo. Por ejemplo: se estima que los
errores no excedan de $500,000 sobre un nivel de confianza dado. En caso de existir
errores de menos en el universo, es necesaria su evaluación en una prueba por
separado.

Estimación de la media por unidad. Sirve para estimar el valor real de un


universo con base en un promedio determinado examinando las partidas de una
muestra, es decir, multiplicando la media por unidad de la muestra por el número de
partidas del universo.

Estimación de la diferencia y de la razón. Estos dos métodos se desprenden


de la estimación de la media por unidad y son aplicables a universos en los cuales se
espera exista un margen de error mayor al 10% y la única diferencia con el método
de estimación de la media por unidad des que arroja un tamaño de muestra menor.

La estimación de la diferencia consiste en determinar el margen de error en el


universo multiplicando la diferencia promedio de la muestra por el número de
partidas del universo. La diferencia promedio se obtiene del total de la diferencia de
la muestra entre el número de partidas examinadas.
La estimación de la razón, consiste en determinar el porcentaje de error
observado en la muestra, proyectándolo al universo.

En la práctica, el muestreo por unidad monetaria es el más utilizado en la


auditoria ya que permite evaluar en forma más simple que los otros métodos, las
posibles valuaciones en exceso de los renglones de los estados financieros, lo cual
generalmente es el aspecto de mayor interés para el auditor como es en los casos de
inventarios y cuentas por cobrar.

7.4. Métodos de aplicación en muestreo de atributos y variables.

A continuación se incluyen ejemplos simplificados de aplicación de los


métodos de muestreo estadístico más frecuentemente utilizados en la práctica. Las
soluciones a este ejemplo no deben considerarse como indicativas de la preferencia
de la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria por variantes concretas de
aplicación dentro de cada uno de los métodos señalados. El auditor deberá
considerar a su juicio las soluciones dependiendo de cada caso en particular.

Muestreo de atributos.
Datos generales del ejemplo:

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 65


Universidad de Sotavento Auditoria II

Los egresos de la compañía efectuados del 1º de enero al 31 de octubre de


1985 se integran como sigue:

Primero emitido Cheques ultimo emitido Universo


1,525 4,621 3,096

Metodología.
Los pasos a seguir para la aplicación del muestreo de atributos con base en el
ejemplo anterior, son los siguientes:

Definir los objetivos de la auditoria. El primer paso en la planeación del


muestreo es identificar los objetivos globales de auditoria con los que se relacionará
la aplicación del muestreo, que en este caso sería el obtener evidencia de que los
egresos de la compañía se encuentran amparados por documentación autorizada y
registrados de acuerdo con los criterios de la gerencia.

Definir el universo. El universo se define como la totalidad de unidades de


muestreo y debe precisarse de tal forma que todas las partidas posibles de ser
seleccionadas estén disponibles para su inclusión en la muestra.

En la determinación del universo en algunos casos se puede practicar una


estratificación del mismo, que consiste en agrupar las partidas de naturaleza
similar, es decir, en grupos homogéneos para aumentar la eficiencia y asimismo,
para reducir el tamaño de la muestra para mayor facilidad de aplicación. En caso de
realizar una estratificación es necesario extraer muestras de cada estrato
determinado.

Dentro del universo se debe definir la unidad de muestreo, la cual estaría


representada por una partida individual que puede ser seleccionada del universo y
examinada mediante la aplicación de procedimientos de auditoria. En el ejemplo
seria el número de cheques.

Determinación del universo de cheques del ejemplo:

Primero emitido Cheques ultimo emitido Universo


1,525 4,621 3,096

Determinar el error esperado y el error tolerable.

Error esperado en el universo. Es el porcentaje de los errores que se espera


encontrar en el universo, el cual se determina por el auditor con base en experiencias
de ejercicios anteriores o bien en una evaluación preliminar.

Definición de errores en el ejemplo:

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 66


Universidad de Sotavento Auditoria II

Los errores en la prueba de procedimientos de egresos se definen como


sigue:

 Documentación insuficiente (factura, orden de compra, etc).


 Falta de automatización del egreso.
 Registro contable incorrecto.

Para efectos de nuestro ejemplo tomamos la experiencia del ejercicio anterior


como sigue:

En el ejercicio anterior se observaron errores en las muestras examinadas, los


cuales, proyectados en un universo de 2,570 cheques, fueron para cada atributo
como sigue:

 Cheques con falta dela orden de compra autorizada los cuales representan el 3%
del universo.
 Cheques que carecían de la factura original que representan el 1% del universo.
 Cheques que no incluían entrada al almacén que representa el 1% del universo.
 Cheques con problemas de distribución y registro contable que representan el
0.5% del universo.

Error tolerable. Es el error máximo en un universo que el auditor estaría


dispuesto a aceptar. Este límite normalmente se determina a juicio tomando como
base la importancia relativa del efecto del error en cuestión sobre los estados
financieros, así como experiencias de años anteriores (cuidando condiciones
cambiantes), el estudio de control interno y parámetros como el volumen de
transacciones efectuadas. Con base en lo anterior, para nuestro ejemplo los errores
tolerables son como sigue:

 Orden de compra autorizada 6%.


 Factura original 3%
 Entrada de almacén 3%
 Distribución y registro contable 2%

Determinación del intervalo de precisión. Representa la cantidad o por ciento


que el auditor acepta que se desvíe el valor obtenido en su examen del verdadero
promedio del universo y se determina por la diferencia entre el error esperado en el
universo y el error tolerable.

En nuestro ejemplo sería como sigue:


Atributos
1 2 3 4
Error esperado en el universo 3 1 1 .5
Error tolerable 6 3 3 2
Intervalo de precisión. 3 2 2 1.5

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 67


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Definir el análisis de errores en la muestra. En todas las aplicaciones de


muestreo estadístico es indispensable estimar que condiciones representan errores
que pueden influir en la apreciación del universo, y asimismo proyectar los errores
observados en la muestra examinada con relación al universo.

Determinar la técnica de selección de la muestra. En el muestreo estadístico


debe usarse una técnica de selección aleatoria o de selección sistemática.

En el caso concreto del ejemplo, utilizaremos la selección sistemática.

Determinar el nivel de confianza. Nivel de confianza, es la probabilidad que se


establece de que la muestra sea representativa del universo y generalmente se
expresa en porcientos, por ejemplo un nivel de confianza del 95% implica que hay 95
posibilidades de cada 100 de que la muestra obtenida representa las condiciones del
universo. El 5% restante indica el riesgo de que no sea así.

Para muestreo de atributos, el nivel de confianza debe establecerse


dependiendo de la confianza que se tenga en una técnica de control. En este caso
los niveles más comunes van del 90% al 95% pero también podrían ser entre el 95%
y 99%, lo cual sucede cuando se requiere que la muestra sea altamente
representativa o se está depositando amplia confianza en el control interno. Sin
embargo, podría ser apropiado un nivel más bajo de confianza del 80% al 90% si se
deposita menos confianza en la aplicación del muestreo. Para efectos de nuestro
ejemplo se determinó el 95%.
Estimación del tamaño de la muestra. El tamaño de la muestra se determina
utilizando la “tabla de estimaciones del tamaño de la muestra” incluida en el apéndice
1 u otras tablas similares y el uso del computador, considerando el error esperado en
el universo, nivel de confianza y error tolerable.

En el caso de atributos múltiples, normalmente cada atributo debe tratarse y


evaluarse separadamente, por lo tanto debe estimarse un tamaño de muestra por
cada atributo. El número mayor resultante de estos cálculos indica el número de
partidas de la muestra que debe ser seleccionado para probar todos los atributos.

Estimación del tamaño de la muestra para el ejemplo:

Utilizando la tabla de estimación del tamaño de la muestra que se presenta en


el apéndice 1 y parcialmente en el cuado 1 el tamaño estimado de la muestra resulta
como sigue:

Se identifica la columna con el porcentaje de error esperado que en el caso


del primer atributo es del 3%. En esa columna se localiza el porcentaje más cercano
al error tolerable (5.9 el cual es el más cercano a 6). En el mismo renglón localice en
la ultima columna el tamaño la muestra o sea 200. siguiendo el mismo procedimiento
en los demás atributo, se obtiene el tamaño estimado de la muestra y el numero de
comprobantes requeridos, de la siguiente manera.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 68


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Cuadro 1
Estimación del tamaño de la muestra
Nivel de confianza de 95%

Porcentaje de .0 .5 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 Tamaño de
error esperado la muestra
5.9 9.2 12.1 14.8 17.4 19.9 50
3.0 4.7 6.2 7.6 9.0 10.3 11.5 12.8 14.0 15.2 16.4 100
2.0 5.1 7.8 10.3 12.7 15.0 150
1.5 2.4 3.2 4.6 5.9 7.2 8.4 9.6 10.8 11.9 13.1 14.2 200
Error tolerable 1.2 4.2 6.7 9.1 11.5 13.7 250
1.0 2.6 4.0 5.2 6.5 7.6 8.8 10.0 11.1 12.2 13.4 300
.9 3.8 6.2 8.6 10.9 13.1 350
.8 1.6 2.3 3.6 4.9 6.1 7.2 8.4 9.5 10.6 11.8 12.9 400
.7 3.5 5.9 8.2 10.5 12.7 450
.6 2.1 3.4 4.6 5.8 7.0 8.1 9.2 10.3 11.4 1.25 500
.6 3.3 5.7 8.0 10.2 12.4 550

Con base en la estimación del tamaño de la muestra se determina el número de


comprobantes requeridos de la siguiente manera:
1 2 3 4
Porcentaje de Tamaño estimado Tamaño estimado Número de
la aparición del del universo de la muestra comprobantes
atributo* (columna 1 x requeridos (col. 3/col.
universo) 1
1. Orden de compra autorizada. 98% 3,034 200 204
2. Factura original. 99% 3,065 200 202
3. Entrada de almacén. 97% 3,003 200 206
4. Distribución y registro contable. 100% 3,096 200 200

* Este porcentaje se usa para ajustar el tamaño estimado de la muestra y representa


las unidades de muestreo que podrán probarse para cada atributo, y son
determinados también de acuerdo con la experiencia; en el caso del ejemplo se
determinaron los porcentajes con base en el resultado de la prueba de egresos del
ejercicio anterior el cual permitió determinar lo siguiente:

 De total de egresos, el 98% requiere orden de compra autorizada.


 El 99% de los egresos incluyen factura original y el resto es por reposiciones de
caja, traspasos, pagos de impuestos, etc.
 El 97% de los egresos corresponde a compras de mercancías los cuales deben
incluir entrada al almacén.
 El 100% de los egresos debe contener una distribución contable y deben ser
registrados en la contabilidad.

Nota: el número de comprobantes que han de seleccionarse es el número mayor de


la columna 4, o sea 206.

Seleccionar la muestra. Este paso es únicamente llevar a cabo la selección de


partidas del universo determinado. Al utilizar una selección sistemática, debemos
determinar un intervalo de selección, que en nuestro ejemplo se calcula como sigue:

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Universo 3096 = 15.2 = 15


Muestra 206

Para obtener cada cheque seleccionar uno de cada 15 partidas empezando


por el primer número al azar (puede ser determinado seleccionando los números de
un billete o cualquier otra técnica al azar).

Para efectos del ejemplo se consideró como el primer cheque el séptimo. Los
primeros 5 cheques serían: 1531, 1546, 1561, 1576 y 1591 de los cuales mostramos
la cédula de revisión más adelante.

Después de realiza los pasos que se mencionan, lo único que restaría por
hacer sería la aplicación de procedimientos de auditoria a la muestra, determinar los
errores y evaluar los resultados obtenidos, como se muestra en el cuado 2.

Cuadro 2
Revisión de atributos de los cheques
seleccionados

Distribución.
No. De registro Fecha Concepto Importe Orden de Factura Registro Y
cheque contable compra original contable
autorizada
1531 3-I-X5 Compra de materia prima. 1,500,000 / / / /
1546 4-I-X5 Atención a clientes. 25,000 n/a X n/a /
1561 6-I-X5 Energía eléctrica. 370,000 n/a / n/a X
1576 8-I-X5 Compra de gas. 4,257,375 X / n/a /
1591 10-I-X5 Gastos de importación. 870,400 / / n/a /
No. De errores en cada atributo 6 2 - 1

/ = cumple con el atributo.


X = no cumple con el atributo.
48 * *

Proyección y evaluación de errores. La evaluación de los resultados


representa la información estadística resultante del muestreo y que permite respaldar
una conclusión de que el valor o característica sujeto a evaluación no contiene
errores de importancia.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 70


Universidad de Sotavento Auditoria II

Cuando los resultados son favorables y van de acuerdo alo previamente


establecido, en este caso se expresa el resultado del trabajo en la conclusión global
de auditoria, relativa al renglón revisado.

Cuando los resultados son desfavorables, es decir, el máximo de errores


posibles en el universo es mayor que el máximo de error tolerable, es necesario
realizar una investigación para determinar el origen de errores. Si los errores
observados no son importantes con relación al límite de errores establecidos y los
resultados de otras pruebas de auditoria relacionadas con el renglón examinado, no
revelan asuntos que puedan motivar preocupación, el equipo de auditoria pudiera
aceptar los resultados y no efectuar trabajo adicional. En dado caso, se
documentarían las razones que se consideraron para tomar esa decisión.

En caso contrario de lo anterior, debe realizarse trabajo adicional para poder


asegurarse de los objetivos de auditoria correspondientes, por ejemplo:

Si la investigación del origen de errores se observa que puede ser por fallas
en control interno podrían existir la necesidad de ampliar las pruebas sustantivas
para determinar correctamente el ajuste necesario.

Proyección de errores para el ejemplo.


Datos utilizados:
Utilizando los datos del ejemplo, así como la tabla de evaluación de los
resultados mostrada en el cuadro 3 y en el apéndice 2 los resultados de la muestra
se determinan como sigue:
Se obtiene el número de errores encontrados en cada atributo, se identifican
en la primera columna y se localiza el error tolerable de la muestra en la columna que
se acerque al tamaño de la muestra.

Para mayor claridad se muestra la evaluación de los resultados en el siguiente


cuadro:

Orden de compra Factura original Distribución y registro


autorizada contable
Tamaño de la muestra 206 206 206
Número de errores encontrados 6 1 1
Errores proyectados en el universo 5.83% 2.35% 2.35%

Evaluación de los errores en el ejemplo.

Para llevar a cabo este paso comparamos el porcentaje de error proyectado


en el universo con el error tolerable de la siguiente forma:

Orden de compra Factura original Distribución y registro


autorizada contable
Errores proyectados en el universo 5.83% 2.35% 2.35%
Error tolerable 6.00% 3.00% 2.00%

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 71


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Como conclusión, podremos indicar lo siguiente:

 En el atributo de órdenes de compra, el error proyectado en el universo es muy


cercano al error tolerable, por lo que considerando el riesgo de muestreo se
recomendaría estudiar las causas que originaron dichos errores (ya que si fuera
más grande la muestra podría exceder el limite de error tolerable) y después de
esto, evaluar si no afecta en la conclusión global de auditoria.
 En el atributo de facturas originales no se excede el error tolerable y es un
resultado satisfactorio por lo cual no se requiere ampliar las pruebas de auditoria.
 En la distribución y registro contable se determinó porcentaje mayor de errores
proyectados en el universo al error tolerable, por lo cual se consideraría la
posibilidad de desarrollo de pruebas sustantivas específicas para poder evaluar
los efectos de los errores observados lo cual puede llevarse a cabo mediante la
aplicación del muestreo de variable.

Cuadro 3
Evaluación de los resultados nivel de confianza de 95%.

núm. de Tamaño de la muestra


errores 25 50 75 100 125 150 175 200
0 11.29 5.82 3.92 2.95 2.37 1.98 1.70 1.49
1 17.61 9.14 6.17 4.66 3.74 3.12 2.68 2.35
2 23.10 12.06 8.16 6.16 4.95 4.14 3.55 3.11
3 28.17 14.78 10.01 7.57 6.09 5.09 4.37 3.83
4 32.96 17.38 11.79 8.92 7.17 6.00 5.15 4.52
5 19.88 13.51 10.23 8.23 6.88 5.91 5.18
Error tolerable 6 22.32 15.18 11.50 9.25 7.74 6.65 5.83
7 16.82 12.75 10.26 8.59 7.38 6.47
8 18.42 13.97 11.25 9.42 8.10 7.10
9 15.18 12.23 10.24 8.80 7.72
10 16.37 13.19 11.05 9.50 8.33
11 17.55 14.15 11.85 10.19 8.94
12 15.09 12.64 10.87 9.54
13 16.03 13.43 11.55 10.14
14 14.21 12.22 10.73
15 14.98 12.89 11.31
16 15.75 13.55 11.90
17 14.21 12.48
18 14.87 13.05
19 13.63

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 72


Universidad de Sotavento Auditoria II

Muestreo de variables. (Método de unidad monetaria).

Datos generales del ejemplo.


Valor de los inventarios $25,000,000
Nivel de confianza 95%
Error tolerable $500,000 $500,000
Número de errores esperados 2

Metodología.
Los pasos a seguir en la auditoria del renglón de inventarios con base en los
datos anteriores serían los siguientes:

Definir los objetivos de la auditoria. El primer paso en la planeación del


muestreo es identificar los objetivos globales de auditoria con los que se relacionará
la aplicación del muestreo, que en este caso sería el obtener evidencia de que los
egresos de la compañía se encuentran amparados por documentación autorizada y
registrados de acuerdo con los criterios de la gerencia.

Para efectos del ejemplo, el objetivo de la auditoria seria obtener evidencia de


que el renglón de inventarios no exceda el valor neto de reposición.

Definir el universo. Son los mismos conceptos que el muestreo de atributos,


definido anteriormente. El universo para efectos del ejemplo es el valor de los
inventarios compuestos por partidas homogéneas, el cual asciende a $25,000,000

Determinar el error esperado en el universo y el error tolerable. Son los


mismos conceptos que el muestreo de atributos, definidos anteriormente. El error
correspondiente al ejemplo representaría el exceso de los inventarios sobre el error
tolerable de 500,000 y el número de errores esperados es 2.

Determinar el nivel de confianza e intervalo de precisión. Son los mismos


conceptos que el muestreo de atributos, definidos anteriormente. Para efectos del
ejemplo el nivel de confianza es del 95% y la precisión 500,000 considerando que
ambos se determinaron de acuerdo con la importancia relativa, muestras
preliminares, riesgos de auditoria en general y experiencias anteriores.

Estimar el tamaño de la muestra.


Los factores utilizados para estimar el tamaño de la muestra son el nivel de
confianza, el intervalo de precisión y el número equivalente de errores que se espera
encontrar en la muestra y el valor del universo. Una vez determinados, se obtiene

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 73


Universidad de Sotavento Auditoria II

para este ejemplo el factor de Poisson (es el factor que representa la probabilidad
que ocurra un número de veces un evento en forma aleatoria en un intervalo) y con
base en la tabla mostrada en el apéndice III se resuelve en la siguiente formula:

n= universo x factor de Poisson


Precisión

n = 25,000,000 x 6.30
500,000

n = 315

Seleccionar la muestra y proyectar los errores en el universo.


Este paso es únicamente llevar a cabo la selección de partidas del universo
determinando un intervalo de selección que en el caso del ejemplo se determinaría
como sigue:

25,000,000 = 79,365
315

Para obtener los importes a probar se empieza con una partida seleccionada
al azar (puede ser seleccionando los números de un billete o cualquier otra técnica al
azar) y posteriormente se va adicionando el intervalo.

Para efectos del ejemplo no se muestran todas las partidas seleccionadas,


sino únicamente tres partidas con error.
Después de realizar los pasos que se mencionan, lo único que restaría por
hacer sería estimar el error equivalente, el cual consiste en determinar el porcentaje
que representa el valor en libros con relación al valor de auditoria examinado de cada
partida de la muestra.

La proyección de errores en el universo correspondiente al ejemplo se calcula


de la siguiente forma:

Error 1 2 3 4 5 6
Valor en libros Valor según (1-2) (3+1) * (4x5)
auditoria Dif. (-) error factor de Contribución de
equivalente Poisson error
0 1.00 3.00 3.00
1 120,000 110,000 10,000 .08 1.74 .139
2 70,000 30,000 40,000 .57 1.74 .992
3 300,000 500,000 (200,000)
4
5

Tamaño de la muestra 4.131


+315 _
factor _ .0131
valor en libros x25,000,000

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 74


Universidad de Sotavento Auditoria II

exceso probable del universo (+)327,857


error tolerable 500,000

* Obtenido del apéndice 4 en la columna con un nivel de confianza del 95% y en


los renglones que aparece cada error. El factor para el error cero representa el
riegos mínimo de error de muestreo inherente en la muestra).
(+) En caso de resultar un exceso probable del universo superior al intervalo de
precisión, debe esperarse trabajo complementario.
(*) La diferencia de menos debe ser valuada aplicando otras pruebas
complementarias.
Evaluar los resultados. La evaluación de los resultados representa la
información estadística del muestreo y que permite respaldar una conclusión de que
el valor o característica sujeta a evaluación no contiene errores de importancia.

Cuando los resultados son favorables y van de acuerdo a lo previamente


establecido, en este caso se expresa el resultado del trabajo en la conclusión global
de auditoria, relativa a l renglón revisado.

Cuando los resultados son desfavorables, es necesario realizar una


investigación para determinar el origen de los errores. Si los errores observados no
son importantes con relación al límite de errores establecidos y los resultados de
otras pruebas de auditoria relacionadas con el renglón examinado, no revelan
asuntos que puedan motivar preocupación, el auditor pudiera aceptar los resultados
y no efectuar trabajo adicional. En dado caso, se documentarían las razones que se
consideraron para tomar esa decisión.
En caso contrario de lo anterior, debe realizarse trabajo adicional para poder
asegurarnos de los objetivos de auditoria correspondientes.

Evaluación de resultados del ejemplo:

El exceso probablemente en el universo obtenido asciende a 327,857, lo cual


no excede al límite de error tolerable de 500,000 por lo que se puede considerar el
universo como aceptable.

8. DICTAMEN SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO


CONTABLE.

8.1. Objetivo.

Establecer las normas de información aplicables al dictamen que el contador


público emite cuando es contratado para efectuar una revisión del sistema de control
interno contable de una empresa.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 75


Universidad de Sotavento Auditoria II

Con el objeto de poder determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de


los procedimientos de auditoria que va a realizar, el auditor deberá efectuar un
estudio y evaluación del control interno contable.

El cumplimiento de esta norma ha dado al contador público una experiencia


profesional muy valiosa y por otra parte, ha permitido a los usuarios apreciar la
ayuda que el contador público puede proporcionarles, cuando están interesados en
obtener una opinión independiente en relación con el control interno contable
existente en una empresa.

8.2. Pronunciamientos normativos.

 Con base en las consideraciones anteriores y tomando en cuenta la naturaleza y


limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno contable de una
empresa, como se describe en el “estudio y evaluación del control interno y sobre
“la responsabilidad del auditor en el descubrimiento de errores e irregularidades”.
Por lo que el sistema de control interno contable debe contener lo siguiente:

a). Alcance del trabajo y fecha o período al cual se refiere la opinión.


b). Mención de que el estudio y evaluación del sistema de control interno contable se
llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas.
c). La indicación de que el diseño y mantenimiento del sistema de control interno
contable es una responsabilidad de la administración y una descripción de los
objetivos que el mismo persigue.

d). La advertencia al lector de las limitaciones inherentes a cualquier sistema de


control interno, que pueden permitir que existan errores o irregularidades y no ser
detectadas y de que cualquier sistema está sujeto al deterioro por cambios en las
circunstancias o incumplimiento de las técnicas de control.
e). La opinión respecto a si el sistema en conjunto cumple con los objetivos del
control interno contable, diseñado para prevenir o detectar errores o
irregularidades que afecten en forma importante las cifras que muestran los
estados financieros. En su caso, descripción de las excepciones encontradas.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 76


Universidad de Sotavento Auditoria II

Bibliografía

INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS.


Normas y Procedimientos de Auditoria, Tomo I y II.
México, IMCP 1996.

GOMEZ Morfin, Joaquín.


El Control en la Administración de Empresas.
México, Diana 1994.

LAZCANO Seres, Juan Manuel.


El Manejo de las Organizaciones y su Auditoria Interna.
México, McGraw Hill 1995.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 77


Universidad de Sotavento Auditoria II

Directorio

Dr. Juan Manuel Rodríguez García


Rector de la Universidad de Sotavento.

6to Semestre. Licenciatura en Contaduría 78


Universidad de Sotavento Auditoria II

Ing. Alberto Juárez Fernández.


Coordinador General.

LCP. María Dolores Rodríguez Hernández.


Coordinador Académico Sistema Semiescolarizado Villahermosa.

Elaborado por:
L.C.P. Mario Hernández de la Cruz
Docente de la Universidad de Sotavento.
Sistema Semiescolarizado Villahermosa.

Villahermosa, Tab., Enero del 2002

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