RFID Mendorong Sistem Manajemen Perpustakaan Angkasa

STUDI KASUS
RFID (identifikasi frekuensi radio) dapat memainkan peran kunci dalam
pengelolaan perpustakaan. Keuntungan utama penggunaan RFID adalah memastikan
ketertelusuran dan keamanan. Selain itu, RFID menyederhanakan proses transaksional di
perpustakaan dan dapat membantu mengurangi biaya dan menghemat waktu. Di seluruh
dunia, perpustakaan menyiapkan infrastruktur untuk RFID sebagai pengganti pengelolaan
manual atau barcode. Tag RFID dapat disematkan di dalam buku, dan tidak seperti bentuk
pelabelan lainnya, tag ini dapat menyimpan informasi tambahan, seperti penulis dan judul.
Menggunakan sistem ini juga mempercepat proses pengecekan buku masuk dan keluar,
mencegah pencurian dan penggunaan dalam manajemen persediaan. Allianze University
College of Medical Sciences (AUMCS) telah berhasil membuat tag RFID sebagai bagian dari
sistem pengelolaan perpustakaannya. AUCMS adalah lembaga terkemuka yang menawarkan
kursus kedokteran dan ilmu kesehatan terapan di Penang, Malaysia. Lembaga ini memiliki
beragam sumber daya, termasuk buku, jurnal, surat kabar, dan e-book, dan perpustakaan
tersebut melayani populasi siswa dan staf yang besar. AUCMS bermitra dengan sains Group,
yang merupakan solusi perangkat lunak dan layanan TI yang terkenal secara global, untuk
menginstal dan menerapkan sistem Manajemen Perpustakaan Angkasa perusahaan. Sistem ini
mengelola banyak fungsi utama perpustakaan, termasuk akuisisi, pembuatan katalog,
peredaran, langganan ke jurnal, dan pengelolaan katalog akses terbuka yang tersedia bagi
anggota di web.
Modul Akuisisi mengelola proses perolehan buku, majalah, jurnal, dan materi
lainnya untuk perpustakaan. Ini mengotomatisasi keseluruhan proses akuisisi, mulai dari
persetujuan pesanan untuk menempatkannya, pencatatan kuitansi dan faktur, dan bahkan
mengelola pengeluaran dan mempertahankan anggaran. Contoh yang khas, daftar bahan
bacaan yang dibutuhkan dikirim ke kepala perpustakaan, daftar akhir ditentukan, semua
informasi penting dicatat pada sistem (nomor faktur, nama pemasok, dan sebagainya). Sistem
ini menyediakan formulir pemesanan yang dapat dicetak, yang kemudian ditandatangani oleh
kepala perpustakaan dan dikirim ke pemasok.
Informasi tentang buku yang baru diperoleh dimasukkan ke dalam sistem melalui
Modul Katalog yang memberikan nomor klasifikasi ke setiap buku. Data dimasukkan dalam
format yang dapat dibaca mesin standar, departemen teknis memasukkan rincian ke dalam
sistem, yang kemudian menghasilkan kartu indeks dalam format yang sama. Kartu ini
berfungsi sebagai indeks untuk pencarian, dan membuat impor / ekspor data bibliografi
dalam format pertukaran standar. Modul Sirkulasi melakukan semua fungsi yang berkaitan
dengan sirkulasi, memberikan pemeriksaan yang sesuai pada setiap tahap. Karena buku dapat
diedarkan karena berbagai alasan seperti pengikatan dan tampilan buku, selain dikeluarkan
untuk anggota, modul ini mencatat status perpustakaan item yang beredar saat ini. Modul
Manajemen Serials mengendalikan langganan perpustakaan ke majalah berkala dan
memantau kedatangan masing-masing masalah yang dijadwalkan, selain mencatat informasi
anggaran.
Bagian penting dari sistem manajemen perpustakaan adalah Olline Public Access
Catalog (OPAC), yang menyediakan akses online ke sumber perpustakaan. Modul OPAC
mendukung pencarian kata kunci dalam banyak bahasa, dan navigasi halaman user-friendly.
Karena katalognya adalah Web-enabled, ini membuat sangat mudah untuk menyimpan
informasi tentang ketersediaan bahan-bahan di perpustakaan yang up-to-date. Modul
anggota-sentris lainnya adalah modul Manajemen Anggota, yang menyimpan profil untuk
semua anggota perpustakaan dan menyertakan foto dan nomor registrasi. Modul ini
mengirimkan pengingat kepada anggota untuk mengembalikan buku mereka tepat waktu, dan
juga mencatat denda jika item tidak dikembalikan.
Langkah pertama menuju pengaturan sistem komprehensif ini di perpustakaan
AUCMS adalah pemberian tag pada buku-buku tersebut. Tag RFID adalah aspek yang paling
penting dari sistem karena tag menetapkan indentasi unik untuk setiap aset perpustakaan,
mulai dari buku hingga maganizines, dan berfungsi sebagai identitas item di sistem. Tag
berisi informasi yang tersimpan secara elektronik yang dapat dibaca dari beberapa meter.
Tidak seperti kode bar, tag RFID tidak perlu berada di garis pandang pembaca barcode.
Semua perpustakaan mengeluarkan dan mengembalikan counter memiliki layar sentuh
dengan sensor kaca RFID. Pembaca genggam juga diharuskan memindai kartu anggota.
Peminjam hanya menempatkan buku dan materi lain yang ingin mereka pinjam di layar
sentuh, dan menyerahkan kartu mereka ke staf perpustakaan. Layar membaca tag RFID,
sementara pembaca kartu membuka profil anggota pada sistem. Anggota staf memberikan
materi kepada peminjam yang bersangkutan, dan tanda terima diterbitkan dihasilkan, dengan
tanggal pengembalian ditandai dengan jelas. Sistem ini menghilangkan kebutuhan akan
catatan fisik, stamping, dan aktivitas lain yang memakan waktu yang terlibat dalam proses
pengecekan buku dari perpustakaan. Selain itu, sistem juga meminimalkan kesalahan
manusia.
Mengembalikan buku juga jauh lebih mudah, anggota hanya menjatuhkan buku
mereka setiap saat ke mesin "drop box" yang dirancang khusus di perpustakaan. Anggota
menjatuhkan buku-buku itu untuk dikembalikan di kotak satu per satu.. Status barang yang
dikembalikan segera diupdate, yang berarti anggota lain yang sedang menunggu barang
tertentu bisa mendapatkannya sekaligus.
Tugas utama lain yang selalu diduduki staf perpustakaan adalah manajemen rak..
Sistem manajemen rak di tempat di perpustakaan AUCMS terdiri dari pemindai portabel dan
stasiun pangkalan. Solusinya dirancang untuk mencakup tiga operasi utama: mencari buku
individual, cek inventaris saham perpustakaan, dan menemukan dan mengganti buku-buku
yang telah disimpan dengan benar. Setiap buku memiliki sebuah rak ID, yang merupakan
kode identifikasi lokasi (kode ini memungkinkan identifikasi buku dari sudut pandang dan
rack-wise). Informasi ini disimpan dalam database pusat terhadap informasi buku dan tag
RFID, serta dikaitkan dengan OPAC. Pemindai portabel mengambil informasi yang
tersimpan dalam tag RFID buku, dan menggunakan informasi penyimpanan juga tersimpan
dalam database, staf perpustakaan dapat memindahkan buku kembali ke tempat mereka.
Demikian pula, buku yang hilang juga dapat diidentifikasi, dengan pemindai portabel
menarik catatan semua buku yang dimaksudkan berada di rak tertentu. Informasi yang
dikumpulkan dibandingkan dengan database perpustakaan untuk menghasilkan laporan
tentang buku yang hilang.
Namun salah satu masalah yang paling sering terjadi di perpustakaan manapun
adalah pencurian. Penandaan RFID sangat berguna dalam mencegah pencurian melalui
pemasangan gerbang Electronic Article Surveillance (EAS) di perpustakaan. Pintu EAS
terhubung ke stasiun pengawas perpustakaan. Ketika seseorang lewat dengan barang yang
tidak beres, alarm dibunyikan dan gerbangnya dinaikkan, alarm berbunyi, dan kamera di
gerbang mengambil foto orang tersebut dan mengirimkannya ke stasiun pengawas. Deteksi
pencurian adalah teknologi yang berdiri sendiri yang beroperasi secara independen dari
database perpustakaan, namun merupakan bagian integral dari pengelolaan perpustakaan di
AUCMS.
 PERTANYAAN

a. Bagaimana teknologi RFID menyederhanakan proses perpustakaan dasar

seperti pemberian pinjaman dan pengembalian buku?

Jawab:
Pemberian pinjaman: Peminjam hanya menempatkan buku dan materi lain yang ingin
mereka pinjam di layar sentuh, dan menyerahkan kartu mereka ke staf perpustakaan. Layar
membaca tag RFID, sementara pembaca kartu membuka profil anggota pada sistem. Anggota
staf memberikan materi kepada peminjam yang bersangkutan, dan tanda terima diterbitkan
dihasilkan, dengan tanggal pengembalian ditandai dengan jelas. Sistem ini menghilangkan
kebutuhan akan catatan fisik, stamping, dan aktivitas lain yang memakan waktu yang terlibat
dalam proses pengecekan buku dari perpustakaan. Selain itu, sistem juga meminimalkan
kesalahan manusia.
Pengembalian buku: Anggota hanya menjatuhkan buku mereka setiap saat ke mesin "drop
box" yang dirancang khusus di perpustakaan. Anggota menjatuhkan buku-buku itu untuk
dikembalikan di kotak satu per satu. Pemindai di dalam kotak drop memindai tag RFID dari
buku yang telah jatuh dan menandainya sebagai dikembalikan ke sistem. Rekening anggota
diperbarui sesuai dan slip proof-of-return dikeluarkan secara otomatis. Seluruh proses
dilakukan melalui hubungan antara sistem RFID dan komputer tuan rumah perpustakaan.

b. Teknologi apa yang digunakan perpustakaan sekolah atau universitas Anda?

Apakah TI memainkan peran penting dalam mengelola operasi?
Jawab:
Teknologi yang digunakan yaitu teknologi informasi dan komunikasi atau
information and communication technology (ICT based) yang mencakup outomasi
perpustakaan (sistem informasi manajemen) dan perpustakaan digital. www.digilib.unp.ac.id
sebagai penerapan ICT di perpustakaan UNP merupakan perpustakaan digital berbasis Web.
Ya,tentunya TI memainkan peranan penting dalam mengelola operasi perpustakaan.
Karena dengan adanya pemanfaatan TI sebagai sarana dalam meningkatkan kualitas layanan
dan operasional telah membawa pengaruh yang sangat positif dalam pelayanan perpustakaan,
dimana seluruh pihak yang membutuhkan pelayanan pada perpustakaan dapat dilayani
dengan efektif.
 c. Bagaimana teknologi RFID membantu perpustakaan Allianze University College
of Medical Sciences untuk mendeteksi dan mencegah pencurian buku?
Jawab:
Cara mendeteksi buku yang hilang: dapat diidentifikasi dengan pemindai portabel
menarik catatan semua buku berada di rak tertentu. Informasi yang dikumpulkan
dibandingkan dengan database perpustakaan untuk menghasilkan laporan tentang buku yang
hilang. Sistem ini telah meningkatkan akurasi dan memungkinkan rak lebih cepat (20 buku
per menit).
Mencegah pencurian: melalui pemasangan gerbang Electronic Article Surveillance (EAS)
di perpustakaan. Sama seperti sistem alarm yang tersimpan, anggota perpustakaan yang
berusaha pergi dengan barang yang tidak rusak akan memicu alarm, karena gerbang tersebut
dapat merasakan tag RFID buku tersebut dalam jarak 1 meter tanpa gangguan barang
magnetik. Pintu EAS terhubung ke stasiun pengawas perpustakaan. Ketika seseorang lewat
dengan barang yang tidak beres, alarm dibunyikan dan gerbangnya dinaikkan, alarm
berbunyi, dan kamera di gerbang mengambil foto orang tersebut dan mengirimkannya ke
stasiun pengawas. Deteksi pencurian adalah teknologi yang berdiri sendiri yang beroperasi
secara independen dari database perpustakaan, namun merupakan bagian integral dari
pengelolaan perpustakaan di AUCMS.