MANUAL DE USUARIO Sistema de información estudiantil (SIE)

Manual de usuario
Sistema de información estudiantil (SIE)

INTEGRANTES
Omar Loyola
Alexander Marval

ÍNDICE

p.

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MANUAL DE USUARIO Sistema de información estudiantil (SIE)

ÍNDICE………………….…………………………..…………………..…………… i

INTRODUCCIÓN……………….……………………..…………………..……… ii

CAPÍTULO 1. Confección……..…………………………………………………. 4

CAPÍTULO 2. Presentación…….……………………………………………..….6

CAPÍTULO 3. Organización de este manual ….………………………………8

CAPÍTULO 4. Generalidades del Sistema………………………………………

10

CAPÍTULO 5. Requerimientos técnicos del sistema….………………………

14

CAPÍTULO 6. Entrada y salida del sistema….…………………………………16

CAPÍTULO 7. Manejo de Errores….………………………………………..……19

CAPÍTULO 8. Contingencias y soporte técnico….……………………………

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INTRODUCCIÓN

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El sistema de información estudiantil está ideado con la finalidad de automatizar

los procesos administrativos del colegio “Américo Vespucio”. Al acceder al sistema
se encontrará con una pantalla de inicio de sesión el cual deberá ingresar los
datos que le proporciono el personal académico. Entre sus funcionas se encuentra
que permite registrar estudiantes y profesores, existen dos niveles administrativos
para los profesores estos depende del cargo académico que este ejerciendo, entre
otras de sus funciones permite la búsqueda de estudiantes para emitir constancias
o modificar algunos datos personales también se pueden realizar consultas de
búsquedas de profesores por sección, consultas de búsquedas para las notas de
los estudiantes por sección.

Este manual está orientado a usuarios de cualquier nivel no se requiere de un

gran conocimiento para el uso del sistema o su instalación. Este sistema está
diseñado de manera gráfica dado que cada evento que se desee realizar, ya sea
registrar un nuevo estudiante o usar otra de sus funciones se le presentara al lado
de cada uno de los botones o casillas para ingresar sus datos un icono el cual
representa la acción o función que desee realizar.

Aquí se le presentara una guía paso a paso la finalidad de explicar de manera

detallada el funcionamiento de cada uno de las secciones del sistema, con el fin
de orientas a cada persona a darle el uso adecuado.

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SIE CAPÍTULO 1. CONFECCIÓN

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CONFECCIÓN

1. Nombre del Sistema: Sistema de información Estudiantil (SIE).

2. Versión de Sistema: El sistema se encuentra en su fase preliminar
V 1.0.
3. Tipo de Manual: Manual gráfico.
4. Fecha de elaboración: Fue desarrollado el 10 de abril 2018.
5. Área donde fue elaborado: UNEFA.

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SIE CAPÍTULO 2. PRECENTACIÓN

PRECENTACION

Antecedentes

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En el estado Nueva Esparta se encuentra ubicado el colegio “Américo

Vespucio”, que brinda educación primaria a niños y niñas del municipio García y
aunque cuenta con el personal capacitado, aun en la actualidad, los procesos
relacionados con el manejo de datos de los estudiantes se realizan de manera no
automatizada y aunque el personal se relaciona bien con el uso de computadoras
aun realizan procesos burocráticos y repetitivos en hojas de cálculo o formatos
preestablecidos, por lo que la problemática es la carencia de un sistema de
información que automatice los procesos académicos que se realizan en esta
unidad educativa, que permita optimizar los procesos administrativos para su
manejo y a la vez generar reportes administrativos de los datos almacenados de
manera tal que se mejore el servicio educativo brindado.

La carencia de un sistema de información dificulta llevar el control de los

procesos académicos de la comunidad estudiantil, genera desordenes en el
registro y acceso a los archivos, con alta probabilidad de inconsistencia en su
estructura organizativa, lo que se traduce en un manejo ineficiente de los datos
académicos de los estudiantes.

Objetivo del sistema

 Optimizar los procesos que se realizan en el colegio “Américo Vespucio”.

 Generar reportes administrativos de los datos almacenados de manera
tal que se mejore el servicio.
 Evitar el desorden en el registro y acceso a los archivos

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CAPITULO 3 ORGANIZACIÓN DE
SIE ESTE MANUAL

ORGANIZACIÓN DE ESTE MANUAL

Este manual está organizado en cuatro partes.

GENERALIDADES
Capítulo 1 Confección
Capítulo 2 Presentación
Capítulo 3 Organización de este manual
Capítulo 4 Generalidades del Sistema
INSTALACIÓN
Capítulo 5 Requerimientos técnicos del sistema
OPERACIÓN

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Capítulo 6 Entrada y salida del sistema

Capítulo 7 Manejo de Errores
Capítulo 8 Contingencias y soporte técnico
ANEXO

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CAPITULO 4 GENERALIDADES
SIE DEL SISTEMA

GENERALIDADES DEL SISTEMA

Botones Generales

Una vez escrito el nombre de usuario y contraseña correspondiente, se

debe presionar uno de los dos botones de la pantalla de inicio de sesión
(Imagen 1) los cuales se encuentran en la esquina inferior derecha de la
pantalla. El botón “Entrar” verifica si el nombre de usuario y contraseña son
correctos. Si son correctos permite al usuario ingresar al sistema, si no
saldrá un mensaje de error. El botón cancelar cierra el programa.

Imagen 1. Botones de Entrar y Cancelar

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Si el proceso de inicio de sesión es correcto, se accederá a la página

principal (Imagen 2). En la parte izquierda de la pantalla aparece el menú el
cual tiene varias pestañas para el funcionamiento del programa. Al hacer
click en la a pestaña de inicio se muestra la pantalla de bienvenida al
usuario en la parte derecha.

Imagen 2. Página principal

Al hacer click en la pestaña “Estudiante” se muestra la pantalla de

herramientas de edición y consulta de los estudiantes (Imagen 3). Dicha
presenta 4 botones: Nuevo, Editar, Buscar y Consultar.

Imagen 3. Pantalla de herramientas de edición y consulta de los estudiantes

Al pulsar el botón “Nuevo” de la pantalla de herramientas de edición y

consulta de los estudiantes aparecerá la pantalla de registro de un
estudiante (Imagen 4) la cual permite registrar los datos del estudiante
mediante los siguientes campos: Nombre, Apellido, Fecha nacimiento, País

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de Nacimiento, Fecha de ingreso, Grado y Observaciones. También tiene 2

botones: Cargar foto y Agregar estudiante.

Imagen 4. Pantalla de registro de un estudiante

Al pulsar el botón “Editar” de la pantalla de herramientas de edición y

consulta de los estudiantes aparecerá la pantalla de modificación de datos
de un estudiante (Imagen 5) la cual permite modificar los datos los datos del
estudiante mediante los siguientes campos: Nombre, Apellido, Fecha
nacimiento, País de Nacimiento, Fecha de ingreso, Grado Observaciones,
son datos personales del alumno.

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Imagen 5

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CAPITULO 5 REQUERIMIENTOS
SIE TÉCNICOS DEL SISTEMA
Para el buen funcionamiento del sistema de información estudiantil (SIE), es
necesario que el equipo o los equipos donde se va a ejecutar cuenten con una
serie de requerimientos.

 Sistema operativo Windows, Mac OS, Ubuntu.

 Se requiere de uso de Java 8 en adelante.
 El uso de una base datos (MySQL).

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 Servidor que se ejecute en la maquina central (Wamp o XAMPP).

 Red local entre los equipos (Router o switch).

Instalación

El programa no requiere de una instalación muy compleja tan solo con

copiar y pegar el archivo en cualquier carpeta que desee dentro de su
equipo.

Configuración

Dado que la instalación es muy sencilla su configuración no se requiere

de una configuración.

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CAPITULO 6 ENTRADA Y
SIE SALIDA
Al ejecutar la aplicación del sistema aparecerá el inicio de sesión
(Imagen 6) el cual es una pantalla de seguridad que le permite a la
institución proteger los datos del sistema.

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Imagen 6: Pantalla de inicio de sesión

La pantalla de inicio de sesión tiene un campo de texto (Imagen 7)

permite capturar el nombre de usuario que desee ingresar al sistema.
Asimismo, tiene un campo de contraseña (Imagen 8) el cual permite
capturar la contraseña, esta debe pertenecer al usuario, cuyo nombre de
usuario ha sido escrito en el campo de texto.

Imagen 7: Campo de texto de nombre de usuario

Imagen 8: Campo de texto de la contraseña

Salida del sistema

En el sistema se encontrará con un menú lateral el cual posee varias

opciones al final de ese menú se encuentra un botón (Imagen no. 9 y 10)

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Imagen no. 9

Imagen no. 10 – Botón cerrar sesión

permitirá salir del sistema y regresándolo a la pantalla de inicio de

sesión donde tendrán que presionar el botón (X) que se encuentra en la
esquina superior derecha este permitirá cerrar la aplicación. I
Cerrar Aplicación

Imagen no. 11 – Botón cerrar Aplicación

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CAPITULO 7 MANEJO DE
ERRORES
CAPITULO 7 MANEJO DE
SIE ERRORES

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MANEJO DE ERRORES

1. Una vez designado el lugar en el cual se instaló el sistema este no deberá

de moverse de ese lugar o podrá ocasionar erres en la carga de imágenes
del personal estudiantil.

2. Si el lugar en el que se encuentra ocurre apagones puede ocasionar la

pérdida del último registro insertado en ese momento.

3. Sobre carga del sistema, al ser ideado para un ser usado por poco
personal permitir que más personas interactúen con el más de lo idóneo.

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CAPITULO 8 CONTINGENCIA Y
SIE SOPORTE TÉCNICO

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CONTINGENCIAS Y SOPORTE TÉCNICO

Se debe de realizar un respaldo de la información almacenada en la

base de datos, por lo menos semanalmente para evitar cualquier problema
que puedan presentar.

Las personas encargadas del desarrollo de este sistema y son los

encargados para de brindar un soporte adecuado a fallos que presente el
sistema son:

Nombre

1. Omar Loyola
2. Alexander Marval

Correo

1. Alexander.marval25@gmail.com
2. Omarernesto96@gmail.com

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