Truco 28.

Sustituciones en Controlling(CO), Finanzas

(FI) , Proyectos(PS).
Después de un tiempo sin publicar (casi 5 meses), ya iba siendo hora de retomar
el blog y ofreceros nuevos contenidos. En esta entrada y en la próxima voy a
hablaros sobre las sustituciones y validaciones. Son una funcionalidad Sap
sobre la que he recibido muchas consultas y creo que puede ser un tema de
interes.
Las sustituciones son un mecanismo que nos permiten, en los módulos de
Finanzas, Controlling o Proyectos (ademas de en otros componentes) realizar la
sustitución de valores en el momento de realizar la contabilización de apuntes
contables, las imputaciones de costes o en la definición de los datos maestros
que componen la estructura de los proyectos y los elementos que los estructuran
(Peps).
 Sustitucion en Finanzas

Las transacciones para parametrizar las sustituciones son las siguientes:

1. Controlling: transacción OKC9. Se transportan con la transacción OKE9.

2. Finanzas: transacción OBBH. Se transportan con la transacción GCT0.
3. Proyectos: transacción OPSN. Se transportan con la transacción GCT0
4. Todos los modulos: desde la transacción GGB4 también podemos acceder de
forma global a las sustituciones, además de las disponibles en otros
componentes de Sap diferentes a los mencionados.
Basicamente, a las sustituciones las podriamos definir como reglas
de reemplazo de valores que se completan cuando se
cumplen determinadas condiciones. Las sustituciones se componen de
diferentes pasos (seria cada una de las secuencias de cambio de valores
definidas dentro de la sustitución) en los que podemos realizar la sustitución de
un valor (campo) por una constante, una asignación campo-campo o bien una
exit, donde realizar la logica de programación necesaria para determinar los
valores a sustituir. Ademas, a cada uno de estos pasos se le pueden indicar
condiciones, de forma que solo se realizara si se cumplen estas.
Dentro de las sustituciones se pueden reemplazar los valores de determinados
campos (los que el estandar determina), no todos. Como ejemplos básicos de
sustituciones, podemos señalar:

1. Controlling: modificar la lógica de imputación al realizar

contabilizaciones. Por ejemplo, obligar a que cuando se realiza un
movimiento desde determinada transacción siempre se impute a un centro
de coste determinado, o bien cuando se contabilice contra una determinada
cuenta contable. O forzar a que el centro de beneficio sea un valor
determinado en condiciones concretas, etc.
2. Finanzas: modificar determinados valores cuando estamos
creando apuntes contables (valores en cabecera o posicion del asiento).
Por ejemplo, valores en los campos de texto, clase de coste, cebe, asignación,
etc. Para sustituciones más complejas deberemos utilizar las Business
Transactions Events (BTE), que se acceden desde la transaccion FIBF.
3. Proyectos: cuando estamos trabajando con el modulo de
proyecto, y creamos la estructura de un proyecto, las
sustituciones nos pueden permitir heredar valores de los nodos
superiores de un proyecto a los inferiores (Peps), por ejemplo. O
desde el nodo del proyecto al nodo de los peps.
El funcionamiento de las sustituciones es similar en todos los módulos, aunque
con alguna peculariadad no demasiado destacable. En nuestro caso, vamos a ver
un ejemplo sencillo de sustitución en el módulo de Controlling.

Ejemplo de sustitución en Controlling.

Accedemos a la funcionalidad bien desde la ruta de customizing (Controlling –>
Controlling General –> Logica de imputacion –> Definir sustitución ) o desde
la transacción OKC9. Los pasos para crear una nueva sustitución son los
siguientes:

1) Crear una entrada en la pantalla inicial para la sociedad CO donde

vayamos a definir la sustitución. Es importante definir el evento con el que
estamos trabajando, ya que este determinara el objeto que se esta tratando y los
campos disponibles para la sustitución. Por ejemplo, tenemos disponibles los
valores:
0001 Posición de documento
0010 Orden
0060 Ledger reconciliación: Determ.ctas.
0100 Cabecera documento
0500 Imputación: Emisor-Receptor
0510 Imputación: Emisor
0520 Imputación: Receptor
En nuestro caso, vamos a realizar una sustitución por posición del documento
de CO, y seleccionaremos el valor 0001.

2) Creación de la sustitucion propiamente dicha: una vez creada la

entrada en el punto 1, accederemos a la pantalla de detalle de la sustitución,
donde seleccionaremos el icono para crear la sustitución. Le asignaremos un
nombre y una descripción y grabaremos los valores.
3) Asignación de la sustitución creada a la sociedad CO y activación:
volvemos a la pantalla inicial. Indicaremos para nuestra sociedad CO en el
campo Sustitución el valor de la que acabamos de crear. Igualmente, para que
una vez definida este activa, indicaremos en el campo Activo el valor 1.
Grabamos los valores y ya podremos continuar con la definición de los pasos de
sustitución.
4) Creación de los pasos que componen la sustitución: accedemos de
nuevo al detalle de la sustitución, seleccionando el icono Paso para crear una
nueva secuencia de reemplazo de valores. En nuestro ejemplo, queremos que en
determinada operación contable se sustituya el centro de coste por uno
determinado. En concreto, cuando se este contabilizando contra una cuenta
contable especifica en una sociedad determinada. Por tanto, al crear el paso
seleccionare el campo COBL-KOSTL que representa al centro de coste. La
sustitución sera siempre con un valor constante, seleccionando por tanto dicho
metodo de sustitucion (pudiendo ser también la sustitución por el valor de otro
campo o bien una exit de programación).
En el paso de la sustitución podemos indicar también una condición,
que determinará que, en el caso de cumplirse, se llevara a cabo la
sustitución. Al crear la condición tenemos disponibles todos los campos que
intervienen en la imputación, con un asistente para ir construyendo la condición
lógica (campos, operadores, AND, OR, parentesis, etc).
En la definición de condiciones se pueden utilizar valores individuales o bien
conjuntos de datos (SETS, que se pueden definir desde la transacción GS02). EL
uso de Sets nos puede facilitar la vida, ya que con modificar el set estaremos
cambiando el comportamiento de la sustitución sin necesidad de tocarla y
transportarla a todos los sistemas (Desarrollo, Calidad, Producción).

5) Transporte de la sustitución: desde la transacción OKE9 realizaremos el

transporte de la sustitución, incluyendola en una orden de transporte para
llevarla a los sistemas productivos.
Con unos sencillos pasos hemos conseguido personalizar el comportamiento del
sistema en la lógica de imputación del modulo de Costes. Es algo muy útil y por
mi experiencia os digo que se ha utilizado en todos los proyectos de
implantación y de mantenimiento de Sap donde he participado. ¿Que
experiencias habeis tenido en vuestras empresas utilizando las sustituciones?.