ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

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Sesión No. 10
Nombre: Administración del proyecto. Segunda parte.

Objetivo de la sesión: Al final de la sesión, los estudiantes tendrán

conocimiento sobre la programación de los proyectos y las técnicas de
administración de los mismos.

Contextualización
Una vez que la planeación del proyecto se ha llevado a cabo hay que buscar dar
el primer paso para la implementación. Se puede hablar de la programación
propiamente, aunque la frontera de ésta con planeación podemos desaparecerla
o marcarla a nuestra conveniencia.

Los puristas dirán que planeación consiste en definir el alcance del proyecto y
organizar a los equipos de trabajo, mientras que en la etapa de programación se
asignan los recursos y se definen las rutas para llevar a cabo las actividades del
mismo.

En lo personal considero que podemos considerar la programación como

parte del proceso de planeación. Programar es un pasito adelante de
planeación, pero no lo suficientemente grande para considerar que la
implementación en sí ha comenzado, por lo que una distinción tan marcada no
sería necesaria. Lo importante a considerar es que durante esta etapa se deben
responder a las siguientes preguntas:

¿Qué actividades hay que hacer en el proyecto?

¿Cuáles son los recursos y cómo se van a administrar?

¿Cuáles son las técnicas para la administración de los proyectos?

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Introducción al Tema

El poder programar un proyecto depende de variables muy específicas:

¿Cuáles son las actividades a llevar a cabo?

¿Con qué contamos y con qué no contamos para llevarlas a cabo?

Para poder contestar estas preguntas existen herramientas de la administración

de proyectos y la administración de operaciones. Algunas ya vistas en la sesión
anterior. Pero para estar listos a implementar, hay que dar un último paso:
seleccionar la metodología a utilizar para la administración del mismo.

Entonces, para ser claros, podemos establecer las etapas previas a la

implementación:

Planeación. Se establecen los objetivos, alcances y los equipos de

trabajo.
Programación. Se establecen las actividades a llevar a cabo y se
consideran los recursos de tiempo, humanos y de activos con los que
contamos. Aquí contamos básicamente con herramientas como PERT,
Gráficas de Gantt, rutas críticas. A éstas es lo que se le conoce como
“técnicas de administración”.
Metodologías de administración. Veremos que existen básicamente
dos tipos: “rígidas” y “ágiles o flexibles”.

Una metodología es una serie de pasos o “recetario” para llevar a cabo algo.
Para las gestiones de proyectos, se tienen identificados pasos dentro del Project
Management Institute (PMI), en lo concerniente a su Project Management Body
of Knowledge (PMBOK). La PMBOK es el clásico ejemplo de una metodología
“rígida”.
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Pero existen otras. De hecho, existen metodologías con puntos de vista

contrapuestos sobre cómo se deben hacer las cosas. La metodología SCRUM
es el ejemplo. La metodología es opuesta en su filosofía a la de PMBOK en PMI.

¿Por qué se dice que son opuestas?

¿De qué maneras las tecnologías, sobre todo la de cómputo, son usadas
para apoyar estas metodologías?
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Explicación

Programación del proyecto

En la sesión pasada vimos como parte de la planeación las metodologías más
utilizadas para programar un proyecto. Es lógico debido a cómo algo se va a
hacer, forma parte de cualquier proceso de planeación. A la vez, eso mismo
conlleva el concepto de programación. Entonces, programar actividades y
recursos forma parte de la planeación, ya que aún no pasamos a la ejecución.

Las herramientas vistas para programar, recordemos, son:

Listar las actividades,

Utilizar PERT (Program Evaluation and Review Technique). El diagrama

PERT es una representación gráfica de las distintas conexiones entre las
diferentes actividades. Sirve para calcular tiempos de iniciación y
terminación de cada actividad al identificar si alguna actividad es pre-
requisito para comenzar otra o no. También indica tiempos de holgura o
“colchón de tiempo” que cada actividad pueda tener.

Gráfica Gantt. En forma visual se representan las diferentes actividades

siguiendo un calendario. Ahí se pueden visualizar retrasos, si los hay, o
cumplimiento preciso de los tiempos.
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Técnicas de administración de proyectos

Administrar un proyecto cae, ahora sí, dentro del umbral de implementación y la
misma implementación en sí. Las mismas técnicas vistas anteriormente para
programar debe mantenerse, pero cuidadas dentro del seguimiento de una
metodología.

El Project Management Institute (PMI) es un organismo internacional que a

través de su comité de estándares y colaboradores, obtuvieron los estándares
de la “Dirección de Proyectos” del PMI. Esta compilación de estándares es el
Project Management Body of Knowledge (PMBOK.)

El PMI engloba los conocimientos en procesos dentro de un sistema total de

administración de nueve áreas: alcance, tiempo, costo, calidad, comunicación,
recursos humanos, riesgos, abastecimiento e integración.

La PMBOK es la metodología más representativa de un concepto “rígido o serio”

dentro de la administración de proyectos. Los métodos se caracterizan por tener
una planeación muy cuidada y un seguimiento escrupuloso de la misma en
cuanto a los logros de los entregables planeados.

Pero cuando se está en la situación donde los proyectos requieren de resultados

rápidos, donde los requerimientos cambian constantemente y donde la
innovación y la competitividad son altas, entonces es recomendable voltear a
métodos llamados “ágiles”.
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El más representativo es el llamado “Scrum”. La metodología también es

utilizada cuando no se está entregando al cliente lo que está necesitando en los
tiempos marcados, cuando los costos se están elevando o cuando se tienen
problemas de calidad. Se ejecuta en iteraciones que pueden durar en promedio
dos semanas a un mes. Cada una de estas iteraciones tiene que proporcionar
un resultado completo que pueda ser entregado a cliente (un “entregable”.)

La iteración:

http://proyectosagiles.org/que-es-scrum/

1. Planificación de la iteración. Consisten en selección y comunicación de

requisitos por el cliente y planificación de las tareas acordes.
2. Ejecución de la iteración. Cada día el equipo se reúne para revisar el
avance de acuerdo a lo planeado. Las reuniones son rápidas y tienen
como objetivo resolver los problemas que impiden cerrar los requisitos
puestos por el cliente. Se busca eliminar obstáculos y ayudarse dentro del
equipo para obtener lo buscado. Se requiere que el administrador del
proyecto sea capaz de cerrar “gaps” o diferencias entre lo que se
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esperaba del proyecto contra lo que se está obteniendo. Esto debe

suceder a diario.
3. Inspección y adaptación. El último día de la iteración se entregan
resultados, se demuestra el “entregable” al cliente y se hace una
retrospectiva para ver en qué se puede mejorar para la siguiente iteración.

Como puedes observar, los dos extremos de las metodologías presentan por un
lado, una planeación detallada con herramientas como PERT y Gantt para
controlar los avances en forma minuciosa, mientras que por el otro lado, se
busca rapidez en logros y mostrar avances a cliente en forma rápida y modular.
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Conclusión

Planeación, programación y metodología a utilizar. Son los pasos previos a la

implementación de un proyecto, aunque en sí, todo lo que podamos abarcar en estos
pasos será lo mismo que se pondrá en funcionamiento al momento de llevar a cabo el
proyecto. La línea entre planeación e implementación es muy delgada porque el
proyecto en sí es un sistema y tratar de separarlo estrictamente por fases solamente
resta eficiencia en su administración.

Al planear en sí, lo que se busca es definir objetivos, alcances y equipos de trabajo.

También se comienzan a definir los presupuestos y tiempos. Éstos son importantes en
la programación. Las actividades y su ruta crítica son establecidas con la ayuda de
herramientas como la gráfica de Gantt y el PERT. Ahí se verán dependencias de
actividades entre sí, recursos que se requieren para llevarlas a cabo, colchones de
tiempo para cada actividad y los tiempos totales.

Y entonces, a continuación se tendrá que acordar cómo se controlará o administrará lo

ya establecido una vez que se proceda al desarrollo o implementación en sí. Existen
metodologías “rígidas” y “flexibles”. Ambas presentan pros y contras entre sí. Pero,
básicamente las “rígidas” se enfocan en honrar la planeación extensiva hecha con
anterioridad, mientras que las “ágiles” o “flexibles” presentan ciclos más cortos de
planeación y realización.

Un método “rígido” clásico es el PMBOK de PMI, mientras que uno clásico de las
metodologías “ágiles” es SCRUM.
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Para aprender más

• Gray, C., Larson, E. (s/f). Administración de Proyectos. USA: McGraw Hill.

• Diseño de un Proyecto IV (s/f). Consultado el 7 de enero de

2016: http://www.biblioteca.org.ar/libros/150399.pdf
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:

Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de la sesión,

elige una empresa para llevar a cabo la actividad. Ésta puede ser donde trabajas
o alguna otra. Se te pide la siguiente información:
Nombre de la empresa.
Giro de la misma y productos que manufactura o comercializa.
Datos varios: Dirección, número de empleados, fecha de
establecimiento.
Para el proyecto descrito en la sesión anterior:
1. Describe la programación del proyecto:
a) ¿Qué actividades se llevaron a cabo?
b) Plantea un PERT y una gráfica de Gantt utilizada para programar
dichas actividades. Puede ser las utilizadas o unas nuevas
desarrolladas por ti. Asegura indicar fechas: de iniciación, de
terminación y de holguras para cada actividad y para el proyecto
total.
2. Indica la metodología utilizada para administrar el proyecto. Puede ser la
utilizada o una nueva desarrollada.

La actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo

siguiente:
Tus datos generales
Título
Trabajo:
∗ Introducción
∗ Contenido
∗ Conclusiones
∗ Ortografía y calidad de redacción
Contundencia en tus aseveraciones.
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Cibergrafía

El método PERT. (s/f). Consultado el 7 de enero de 2016: http://ocw.uc3m.es/economia-

financiera-y-contabilidad/economia-de-la-empresa/material-de-clase-1/PERT.pdf

El Ring de PM. (2010). Las 9 (¡10!) áreas de conocimiento de PM. Consultado el 7 de

noviembre de 2015:

https://elringdepm.wordpress.com/2010/11/10/las-9-areas-de-conocimiento-de-pm/

Proyectos ágiles. (s/f). Qué es SCRUM. Consultado el 7 de enero de

2016: http://proyectosagiles.org/que-es-scrum/