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72 PROCESO adminiStRativO

• Principio de oportunidad. El plan presupuestal debe contemplar el periodo a


realizarse para alcanzar la efectividad que se persigue.
• De contabilidad por áreas de responsabilidad. Todas las áreas de la empresa
deben incluirse en el sistema contable como parte de la planeación.
• La contabilidad debe modificarse de manera que cumpla los principios de
contabilidad y sirva de planeación y control.
• De orden. El presupuesto como parte básica de planeacion y control debe tam­
bién ser parte de la organización y dirección de la empresa, es decir, del proceso
administrativo.
• Principio de comunicación. Debe aplicarse el proceso de comunicación en
su tipo y forma, es decir, una comunicación integral.
• Principio de autoridad. Toda autoridad tiene sinergia con la responsabilidad, es
decir, hay que delegar, pero la autoridad se compartirá siempre con quien se delega.
• Principio de coordinación. El interés general debe prevalecer sobre el interés
particular.
• Principio de reconocimiento. Reconocer e incentivar al ser humano por sus
logros y educarlo para su mejor desarrollo.
• Principio de excepciones. Dedicar tiempo necesario a los problemas excepcio­
nales y preocuparse menos por el trabajo bien hecho.
• Principio de normas. El establecimiento de normas claras y precisas en la em­
presa deben ser una base que contribuya a un mejor desarrollo.
• Principio de conciencia de costos. Todo recurso humano debe ponderar el
impacto de sus decisiones sobre los costos, para lograr la efectividad en la empresa.
Los presupuestos que se planean en la empresa son en general los siguientes:
• Presupuesto de ventas.
• Presupuesto de producción.
• Presupuesto de materias primas y materiales.
• Presupuesto de compras.
• Presupuesto de mano de obra directa.
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• Presupuesto de costo e inventario.


• Presupuesto de gastos de operación.
• Presupuesto de efectivo (flujo de cajas).
• Presupuesto de cargos indirectos de fabricación.
• Presupuesto de costos de distribución.
• Presupuesto de administración.
• Presupuesto de gastos y productos financieros.
• Presupuesto de resultados extraordinarios y previsión de ISR y PTU.
• Presupuesto de estados financieros presupuestados.
• Presupuesto de inversiones.
Organización
La palabra organización proviene del griego organon que significa instrumento. La orga­
nización es un grupo de personas con una meta común, unidos por un conjunto de rela­
ciones de responsabilidad­autoridad. Una de las responsabilidades de la administración es
organizar los recursos de la empresa disponibles para realizar operaciones efectivas.
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PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 73

IndICadorEs ClavE

La investigación, las estrategias, los procedimientos y los presupuestos son elementos fun-
damentales del proceso de planeación.
• La investigación que, aplicada a la planeación consistente en la determinación de todos
los factores que influyen en la determinación de la misión, visión, valores, objetivos y es-
trategias, así como los medios adecuados para conseguirla.
• Las estrategias, que son los cursos de acción general o alternativas, que muestran la di-
rección y el uso general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las con-
diciones más favorables.
• Procedimientos son aquellos que establecen el orden cronológico y las secuencias de
actividades que deben seguir en el desarrollo de un trabajo.
• Presupuestos es un plan expresado en términos económicos financieros junto con la
aprobación de la autoridad correspondiente.

La organización es una función que persigue obtener un fin, que fue previamente
definido a través de la planeación. Busca efectuar una serie de actividades y después
coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actúe como una sola, para lo­
grar propósitos comunes.
El proceso de organizar es básico para todos los tipos de empresas. Una vez formu­
lados los objetivos y planes, la administración debe crear una manera ordenada de reunir
recursos físicos y humanos efectivos para alcanzar las metas de la empresa.

Concepto
Se revisaron algunas definiciones más nombradas de tratadistas relevantes sobre el tema:
Koontz–O’Donnell–Weihrich
La organización consiste en la identificación y clasificación de las actividades requeri­
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das, la agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos, la


asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de capacidad nece­
saria para supervisarlo y la estipulación de coordinación horizontal y vertical en la es­
tructura organizacional.
Montana/Charnov
Organización es la entidad que hace posible que un grupo o equipo trabajen juntos
con más eficiencia de la que lograrían solos para alcanzar las metas.
Organización es un grupo de individuos con una meta común unidos por un con­
junto de relaciones de responsabilidad­autoridad.
Munch
Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización
racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correla­
ción y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones
del grupo social.
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Para efectos de este libro la definiré de la siguiente manera:


Organización es agrupar, estructurar y ordenar con base en el tamaño y giro de
la empresa, el trabajo, la departamentalización, la autoridad­responsabilidad, los
equipos y grupos, para que se cumplan con eficacia y eficiencia los planes defi­
nidos.

Importancia de la organización
La organización es importante porque:
• Define la estructura correcta de las empresas.
• Determina los niveles jerárquicos indicados para el funcionamiento eficiente de
sus integrantes.
• Elimina la duplicidad de funciones en la departamentalización.
• Es un medio para lograr lo planeado.
• Coordina la división del trabajo para que se dé un orden.
• Determina la estructura, para que las fases de dirección y control tengan bases
confiables.

Principios de la organización
Los principios de la organización a observar y cumplir son:
• Especialización. Dividir y asignar el trabajo de acuerdo con la actitud de cada
persona, es decir, tomando como base su perfil.
• Unidad de mando. Para cada función, actividad o trabajo habrá un solo jefe a
quien se deberán de reportar los resultados.
• Jerarquía. Es importante definir el nivel jerárquico de autoridad para que de ahí
se desprendan las órdenes necesarias para lograr los planes, de esta forma, la auto­
ridad y la responsabilidad deben de seguir una línea clara desde el más alto ejecu­
tivo hasta el nivel operativo.
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• Del objetivo. Todas las funciones y actividades de la organización deben rela­


cionarse sinérgicamente con los objetivos y propósitos del grupo social.
• Paridad de autoridad y responsabilidad. A toda autoridad le corresponde
una responsabilidad para que se cumpla la misma. No es correcto hacer respon­
sable a las personas por determinada función si no se le confía la autoridad nece­
saria para llevarla a cabo.
• Difusión. Este principio nos dice que se debe aplicar en forma escrita las obli­
gaciones de cada puesto para que se cumpla la responsabilidad y autoridad.
• Amplitud o tramo de control. El tramo de control funcionará correctamen­
te cuando además de integrar el curso humano a la empresa, debe de adiestrarlo,
capacitarlo o actualizarlo según sea el caso y realizando esto se tendrá la certeza
de que los colaboradores cumplirán en forma correcta su responsabilidad.
• De la coordinación. La coordinación de las partes de una organización debe
estar equilibrada en su departamentalización de sus recursos para cumplir con los
objetivos.
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PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 75

Tipos, etapas o procesos de la organización


La organización trae como resultado una estructura formal que debe considerarse
como marco que integra todas las funciones de acuerdo con el modelo elegido por los
dirigentes, el cual sugiere orden, arreglo lógico y relación armónica. Los lineamientos
generales de la organización de una empresa les sugiere esa estructura, ubicando el mar­
co dentro del cual las personas pueden trabajar motivadas y en forma efectiva.
Organización formal
Una definición de lo que es organización formal se ubica en textos de Administración,
pero para este libro enunciaremos algunas de ellas.
• Henry Fayol dice: organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para
su funcionamiento, materias, herramientas, capital y personal. (Puede hacerse en
este conjunto dos grandes divisiones, el organismo material y el organismo social.)
• Money y Riley dicen que: organización, en el sentido formal, significa orden
y corolario, un procedimiento ordenado y organizado.
• H. Koontz y C. O´Donell afirman al respecto: la organización se considera
aquí como un establecimiento de relaciones de autoridad con medidas encami­
nadas a lograr una coordinación estructural, tanto vertical como horizontal, entre
los cargos a quienes se han asignado tareas especializadas para la consecución
de los objetivos de la empresa.Así pues, consiste en las relaciones estructurales por
medio de las cuales la empresa llega a obtener la cohesión y el armazón en el que
se coordina el esfuerzo individual.
En la organización formal generalmente se presenta en cartas de organización u orga­
nigramas, que son formas objetivas por medio de las cuales se presenta la estructura
autorizada de la empresa, también son parte los “manuales de la organización”, que de­
finen por escrito la organización de la empresa para asegurarse que las responsabilidades
de todos son comprendidas por los interesados.
Organización informal
La organización informal se puede definir como redes de alianzas o esferas de influen­
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cia, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formal.


En todas las empresas, las organizaciones informales definen sus propias reglas y tra­
diciones, que nunca se definen por escrito porque se cumplen habitualmente.
Este tipo de organización cuenta con sus objetivos, que pueden estar en contra de
los objetivos de la empresa, o bien estar de acuerdo con ellos. La organización informal
es lo que resulta de las relaciones individuales colectivas de los individuos ante la orga­
nización formal.
En la organización informal existen influencias por medio de presiones informales.
Es frecuente que una organización esté integrada por pequeños grupos o camarillas,
formadas por amistad, proximidad, tipo de trabajo, similitud de objetivos, y otras. Estas
estructuras individuales suelen no coincidir con los grupos que se han establecido de
manera formal.
La organización informal se puede observar en cinco niveles diferentes:
1. La organización informal total, considera como un sistema de grupos relaciona­
dos entre sí.
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2. La organización informal constituida en grupos mayores de opinión o de presión


sobre algún asunto particular de la política de la empresa (personal eventual).
3. Grupos informales creados en la similitud de labores y que tienen una relación
generalmente íntima, por ejemplo, las camarillas o palomillas.
4. Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados íntimamente y miem­
bros a su vez de palomillas y camarillas.
5. Individuos aislados que es muy raro participen en actividades sociales.
La organización informal, cuando se integra con fines positivos, viene a favorecer enor­
memente al buen desarrollo de la organización formal, en caso contrario, perjudica a la
misma.
Analizando la definición de tipología de las organizaciones, debemos de entender
qué es tipología. Según la Real Academia tipo quiere decir “ejemplar, modelo, símbolo
que significa un caso figurado”, y logos “estudio o tratado”, en otras palabras, tipología
se refiere al estudio de los modelos a través de los cuales puede desarrollarse
un sistema de organización. Por lo anterior, tipología de las organizaciones es el
medio por el cual se puede definir la estructura más correcta para el logro
de los objetivos o metas de cualquier empresa.

Fases de la organización
Las partes que integran la organización de una empresa son:
División del trabajo
La división del trabajo es un proceso elemental que se realiza en la organización. En
todo tipo de empresa el trabajo se puede dividir en forma vertical y horizontal. La di­
visión del trabajo vertical se sustenta en la fijación de las líneas de autoridad y establece
los niveles que integran la estructura organizacional vertical, facilitando también el sen­
tido de la comunicación.
La división del trabajo horizontal se fundamenta en la especialización; de esta forma
se puede generar más trabajo con el mismo esfuerzo al elevar la efectividad.
La división del trabajo es repartir y limitar las actividades en forma vertical y hori­
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zontal, con el propósito de realizar una función con efectividad.


Departamentalización
El método que más se utiliza para realizar la división del trabajo es la departamen­
talización.
La departamentalización es la separación y agrupamiento de las funciones y opera­
ciones en áreas específicas. La departamentalización contempla actividades de grupo en
unidades de trabajo sinérgicas, como pueden ser: funcionales, por producto, geográficas
o por territorio, técnicas o tiempo.
Departamentalización funcional
La departamentalización funcional se utiliza cuando las unidades de la organización se
forman por la naturaleza del trabajo. En las empresas industriales, por ejemplo, tienen
cuatro funciones básicas: producción, finanzas, mercadotecnia y recursos humanos.
Cada una de las funciones básicas anteriores se agrupa para lograr la especialización,
y con esto una mejor efectividad de personal; lo anterior se observa en el cuadro 3­3.
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Cuadro 3-3. departamentalización funcional

director general

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de


mercadotecnia finanzas producción recursos humanos

Departamentalización por productos


La departamentalización por productos o servicios se realiza con base en un producto
o grupo de productos que se relacionan entre sí, por ejemplo, en una empresa del giro
alimenticio, el área de producción sería: frutas, legumbres, chiles; lo anterior se observa
en el cuadro 3­4.

Cuadro 3-4. departamentalización por productos

producción
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Frutas legumbres Chiles

Departamentalización geográfica o por territorios


La departamentalización geográfica es más probable que se aplique en organizaciones
que tienen operaciones u oficinas dispersas y autónomas físicamente. Se aplica princi­
palmente en el área de ventas. Por ejemplo, una empresa que realiza ventas a nivel na­
cional, su división sería: zona norte, zona sur, zona oriente y zona poniente.
Lo anterior se observa en el cuadro 3­5.
Departamentalización por clientes
La departamentalización por clientes se basa en la división por clientes servidos. Por lo
general se utiliza en empresas comerciales. Por ejemplo, en una empresa que se dedica
a comercializar prendas terminadas de ropa, su división sería: ventas de ropa, damas, ca­
balleros, júnior, niños, bebés; lo anterior se observa en el cuadro 3­6.
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Cuadro 3-5. departamentalización geográfica

ventas nacionales

Zona norte Zona sur Zona Oriente Zona poniente

Cuadro 3-6. departamentalización por clientes

ventas ropa

damas Caballeros juniors niños bebés

Departamentalización por procesos o equipo


El proceso o equipo que se utiliza para fabricar un producto es la base para crear una
división departamental agrupándose las actividades según corresponda. Por ejemplo, el
proceso de producción de una empresa metalmecánica sería: diseño de modelos, mol­
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des, fundición, cortado, pulido, terminado, empacado, etc. Lo anterior se observa en el


cuadro 3­7.

Cuadro 3-7. departamentalización por procesos o equipo

proceso de producción

Moldeo Fundición diseño de modelos Cortado pulido

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PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 79

Otros tipos de departamentalización


• Departamentalización por tiempo, conocida también como secuencia. Por ejem­
plo, las organizaciones trabajan las 24 horas del día se pueden departamentalizar
de acuerdo con el turno.
• La departamentalización matricial o por proyectos de organización se ha utiliza­
do en años recientes en particular en industrias aeroespaciales como la NASA.
• La departamentalización por números simples se practica cuando el elemento
más importante para el éxito es el número de trabajadores.
Jerarquización
La jerarquía es otra parte de la fase de la organización. El antecedente etimológico de
jerarquía proviene de la raíz griega hierarjes (jerarca), cuyo significado es “superior y prin­
cipal en la jerarquía eclesiástica”, que fue empleado originalmente para determinar el
sistema de gobierno de la Iglesia que se integra de sacerdotes ubicados en grados de
niveles jerárquicos.
Administrativamente, jerarquización es la ubicación de las funciones de una empre­
sa tomando como base el orden de rango, grado, nivel o importancia.
La importancia de los niveles jerárquicos en la organización es que representan el
conjunto de órganos agrupados con base en el grado de autoridad y responsabilidad
que tienen, esto contempla la definición de la estructura de la empresa estableciendo en
forma correcta la autoridad.
Descripción de funciones y obligaciones
Una vez determinados y establecidos los niveles jerárquicos y la departamentalización
de la empresa, es básico definir la descripción de funciones y obligaciones del trabajo a
desarrollar en cada una de las unidades o puestos de toda la estructura de la empresa. En
la descripción de funciones se utiliza la técnica de análisis de puestos, el manual de dis­
tribución del trabajo, entre otros.
Coordinación
Las fases de la organización, división del trabajo, jerarquización, departamentalización y
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descripción de funciones y obligaciones deben sincronizarse, es decir, los recursos y los


esfuerzos de la empresa que son fortalezas deben trabajar unidos, en armonía y oportu­
namente para que se alcance el desarrollo, progreso y mejora continua de la organiza­
ción. Las fases de la organización se observan en el cuadro 3­8.

Los sistemas de organización


Lineal o militar
La organización lineal o militar se entiende por que la actividad de toma de decisiones
se concentra en una sola persona, ésta toma todas las decisiones y tiene la responsabili­
dad total del mando. La autoridad superior asigna y distribuye el trabajo a los colabora­
dores para que lo ejecuten, siguiendo estrictamente las instrucciones dadas.
Ventajas
• Es claro y sencillo.
• Útil en pequeñas empresas.
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Cuadro 3-8. Fases de la organización

división
del trabajo

Coordinación jerarquización

Organización
descripción
de funciones y departamentalización
obligaciones

• No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.


• Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.
• La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas
• Se carece de la especialización.
• No hay flexibilidad para futuras expansiones.
• Es difícil capacitar a un jefe para supervisar todos los aspectos que debe coordinar.
• Se propicia la arbitrariedad del jefe, porque absorbe toda la responsabilidad y au­
toridad.
Lo anterior se observa en el cuadro 3­9.
Organización funcional o de Taylor
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Federico Taylor observó que la organización lineal no proporcionaba la especialización,


por tal motivo, propuso que el trabajo de supervisor se dividiera en ocho especialistas,
uno por cada actividad principal, y que estos ocho tuvieran autoridad, cada uno en su
propio campo, sobre la totalidad del personal que desarrollaba su trabajo relacionado
con su función. Esto se observa en el cuadro 3­10.
La organización funcional trata en cómo dividir el trabajo y tomar en cuenta la es­
pecialización de manera que cada persona, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el
menor número posible de funciones.
Ventajas
• Mayor especialización.
• El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
• Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.
• La división del trabajo es planeada y no incidental.
• Disminuye la presión sobre un solo jefe por el número de especialistas con que
cuenta la empresa.
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PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 81

Cuadro 3-9. sistema lineal o militar

Gerente general

autoridad jefe de Responsabilidad


departamento

empleados

Desventajas
• La no clara definición de la autoridad da lugar a problemas entre los jefes.
• Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disci­
plina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes.
• Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos.

Lo anterior se observa en el cuadro 3­11.


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Cuadro 3-10. Trabajo por especialidades

tomar tiempos abastecimiento


de materiales

tarjetas de
instrucción Control de calidad
Obreros

intinerarios adiestramiento
de trabajo

vigilar disciplina Mantenimiento

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Cuadro 3-11. organización funcional o de Taylor

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director de fábrica

Superintendente
PROCESO adminiStRativO

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Encargado de costos Encargado de las tarjetas Encargado de órdenes Encargado de la
y tiempo de instrucciones de trabajo y hojas de ruta disciplina

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Jefe de abastecimiento de Jefe de control de Jefe de Jefe de
materiales calidad adiestramiento mantenimiento

Obreros

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Organización líneo-funcional
La combinación de los tipos de organización estudiados anteriormente, aprovechando
las ventajas y evitando las desventajas relacionadas con cada una, de esto resulta la orga­
nización líneo­funcional, conservando:
• De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se trasmite
a través de un solo jefe para cada función especial (cadena de mando).
• De la funcional, la especialización de cada actividad en una función.

Este tipo de organización es la más aplicada en la actualidad, por tener mejores ven­
tajas; se observa en el cuadro 3­12.

Cuadro 3-12. organización líneo-funcional

Gerente general

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de


mercadotecnia producción finanzas recursos humanos

Contralor tesorero
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Como puede observarse, el gerente general debe de respetar y seguir los canales de co­
municación (lineal) adecuados para cada una de las áreas de actividad; por otro lado, como
cada una de éstas conserva autoridad­responsabilidad concreta dentro de su especialidad,
ejemplo: la gerencia de finanzas tiene total autoridad sobre las áreas que le reportan.
Organización staff
Este tipo de organización surge por necesidad de las grandes empresas y del desarrollo
de la tecnología, dando origen al requerimiento de ayuda en el manejo de detalles y
contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a las
funciones de línea.
Esta organización no cuenta con autoridad de línea o poder para toma de decisio­
nes. Este tipo de organización se presenta en la estructura con línea punteada.
Ventajas
• Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los
problemas de dirección.
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Cuadro 3-13. organización staff

director general

asesor Consultor
jurídico del director

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de


mercadotecnia producción recursos humanos finanzas

autoridad lineal
autoridad staff

• Hace realidad el principio de responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mis­


mo tiempo, permite la especialización del staff.
Desventajas
• Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por
medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusión alarmante en toda
la estructura.
• Puede darse conflictos con los departamentos de la organización lineal.
• Puede no ser eficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por escasez
de un respaldo inteligente en la aplicación de sus instrucciones.
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Lo anterior se observa en el cuadro 3­13.


Organización por comités
La organización por comités consiste en asignar los diversos asuntos de la Administra­
ción a un cuerpo de personas que se reúne y se responsabiliza para discutir y tomar
decisiones en común sobre problemas que se les encomiende.
Los comités se clasifican en:
• Directivo. Representa a los accionistas de una empresa, su trabajo es deliberar y
resolver los asuntos que surgen en la organización.
• Ejecutivo. Lo nombra el comité directivo para que dirija los acuerdos que ellos
toman en la organización.
• De vigilancia. Lo presenta personal de confianza cuya función es inspeccionar
las labores de los empleados de la empresa.
• Consultivo. Está compuesto por especialistas, que emiten dictámenes sobre pro­
blemas que les son consultados.
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Ventajas
• Las decisiones son más objetivas, dado que representan el conjunto de varios cri­
terios.
• Se comparte la responsabilidad entre los que integran el comité.
• Facilita que las ideas se fundamenten pero que a la vez se critiquen.
• Se aprovechan totalmente los conocimientos especializados.
Desventajas
• En algunas ocasiones, las decisiones son lentas, dado que las reuniones para deli­
berar son tardías.
• Cuando se constituye un comité, es complicado disolverlo.
• En ciertas ocasiones, los ejecutivos se desligan de su responsabilidad y utilizan el
comité para que se hagan responsables de sus propias actuaciones.
Lo anterior se observa en el cuadro 3­14.

Cuadro 3-14. organización por comités

director general

Comité de Comité de
presupuestos mercadotecnia

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de


mercadotecnia producción recursos humanos finanzas
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IndICadorEs ClavE
• Existe otro tipo de organización identificada como organización matricial, también co-
nocida como de parrilla, de proyecto o administración de producto. Consiste, en tér-
minos generales, en combinar la departamentalización por proyecto con la de
funciones.
• El marco para realizar las relaciones formales de responsabilidad, autoridad y de asumir
responsabilidades, se conoce como estructura organizacional, incluyendo la de línea,
la funcional, de staff y de comités.
• La mayor parte de los estudios de la estructura organizacional indica una relación entre
el ambiente y la tecnología empleada.
• En consecuencia, se ha desarrollado en enfoque de contingencias para la estructura
organizacional, que indica que numerosas fuerzas dinámicas pueden, y de hecho afectan,
la mencionada estructura.
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86 PROCESO adminiStRativO

Organigramas o gráficas de organización


Hay diversos criterios para determinar el nombre con que se designan las gráficas en
las que se representa la estructura de una empresa. Algunos nombres que reciben son
carta de organización, diagrama de organización, cartograma, ortograma y organi­
grama.
Los autores estadounidenses por lo general lo designan con el nombre de cartas de
organización. Para efectos de este libro utilizaremos el nombre de organigrama.
Concepto
Organigrama es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización
formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales funciones
que se desarrollan.
Los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos muestran:
• La división de funciones.
• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad
• Los canales formales de la comunicación.
• La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros.
• Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa, en cada depar­
tamento o sección de la misma.
Ventajas
La aplicación de los organigramas ofrece varias ventajas precisas, entre las que sobresa­
len las siguientes:
• Muestra quién depende de quién.
• Indica algunas de las peculiaridades relevantes de la estructura de una empresa, es
decir, sus puntos débiles y fuertes.
• Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
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• Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de infor­


mación al público acerca de las relaciones de trabajo de la empresa.
• Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo de
la empresa.
• Se utiliza como guía para planear una expansión de la empresa.
• Es útil a toda clase de empresa ya sea microempresa, pequeña, mediana y grande,
así como su giro correspondiente.
• Es base para que los ejecutivos conozcan la organización de su empresa.
Desventajas
• No muestra más que las relaciones formales.
• Imponen una rigidez innecesaria.
• Son estadísticas, mientras que las organizaciones que presentan están cambiando
siempre y por esta razón pueden volverse obsoletas a corto plazo.
• Indica qué relaciones existen y en algunos casos no coinciden con las reales.
• No muestra la región de organización informal.
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Contenido
Los organigramas deben de incluir los siguientes datos:
• Título de descripción condensada de las actividades, que incluye el nombre de la
empresa y la actividad a que se dedica.
• Nombre del ejecutivo que formuló el organigrama.
• Fecha de formulación.
• Aprobación, que debe ser de la alta dirección de la empresa.
• Leyenda, es decir, la explicación de líneas y símbolos especiales.
Tipos de organigramas
Los organigramas se clasifican de la forma siguiente:
• Por su objetivo y/o contenido.
– Estructurales. Muestran sólo la estructura administrativa de la empresa.
– Funcionales. Es aquél que indica el cuerpo de la gráfica, así como las unida­
des, sus relaciones y las principales funciones de los departamentos.
– Especiales. En éstos de destacan algunas características diferenciadas.
• Por su área o por su ámbito de aplicación.
– Generales o maestros. Presentan toda la organización.
– Departamentales o suplementarios. Representa la organización de un
departamento o sección.
• Por su contenido
– Esquemáticos. Contiene sólo los organismos principales, se elaboran para el
público, no contienen detalles.
– Analíticos. Son más detallados y técnicos.
Por la forma de presentación, los organigramas se clasifican de la siguiente manera:
Organigramas verticales. En éstos, la jerarquía suprema se ubica en la parte su­
perior, unidas por líneas que representan la comunicación de autoridad y responsabili­
dad a las demás jerarquías que se colocan hacia abajo a medida que decrece su
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importancia, esto se observa en el cuadro 3­15.

Cuadro 3-15. organigrama vertical

director general

Gerente
general

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de


mercadotecnia finanzas producción recursos humanos

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88 PROCESO adminiStRativO

Cuadro 3-16. organigrama horizontal

Gerente de
mercadotecnia

Gerente de
finanzas
director general Gerente
general
Gerente de
producción

Gerente de
recursos humanos

Organigramas horizontales. En éstos se colocan las jerarquías supremas en la


izquierda y los demás niveles hacia la derecha, se acuerdo con su importancia. Se obser­
va en el cuadro 3­16.
Organigramas circulares. En estos organigramas, como su nombre lo indica, se
encuentra formado por círculos concéntricos, correspondiendo el central a las autori­
dades máximas, y en su alrededor se encuentra otros más o menos alejados en razón de
su jerarquía. Esto se observa en el cuadro 3­17.

Cuadro 3-17. organigrama circular


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Gerente de
finanzas

Gerente de Gerente Gerente


mercadotecnia general de recursos
humanos

Gerente de
producción

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PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 89

Cuadro 3-18. organigrama escalar

director general
Gerente general
Gerente de recursos humanos
sueldos y salarios
Relaciones industriales
Gerente de producción
jefe de almacenes
jefe de montaje
jefe de acabado
Gerente de finanzas
Contralor
tesorero
Cajero
Gerente de mercadotecnia
jefe de ventas
jefe de publicidad

Organigrama escalar. Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen iz­


quierdo los diferentes niveles jerárquicos, apoyándose de líneas que señalan dichos már­
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genes. Se observa en el cuadro 3­18.

Métodos de recolección de datos


Los manuales son documentos que nos sirven para la recolección de datos detallados
que contienen, en forma ordenada y sistemática, información de la organización de la
empresa.
Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:
• De política
• Departamentales
• De bienvenida
• De organización
• De procedimientos
• De contenido múltiple
• De técnicas
• De puesto
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90 PROCESO adminiStRativO

Los manuales son de gran utilidad porque:


• Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
• Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
• Incrementan la eficiencia de los trabajadores, ya que indican lo que se debe ha­
cerse y cómo se debe hacer.
• Son una fuente de información, debido a que muestran la organización de la empresa.
• Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
• Son una base para el mejoramiento de los sistemas.
• Reducen costos al incrementar la eficiencia.
Formato e índice de los manuales
El contenido debe incluir:
• Índice.
• Objetivos y antecedentes del manual.
• Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede
vigente.
• Nombre de las personas que intervienen en la elaboración del manual.
• Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.
• Redacción clara, concisa y ordenada.
• Complementarse con gráficas.

Diagramas de procedimiento o de flujo


También se les conoce como flujogramas, George Terry los define como la representa­
ción gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.
Los diagramas de flujo permiten:
• Mejoran las operaciones, combinándolas con otra parte del proceso.
• Una mayor simplificación del trabajo.
• Eliminar demoras.
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• Una mejor distribución de la empresa y de sus procesos.


• Determina la posibilidad de hacer una combinación de la secuencia de las opera­
ciones para una menor circulación física.
Simbología
En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes símbolos:

Operación. Es cuando algo está siendo creado, cambiado o añadido.

Inspección. Es cuando algo es revisado y verificado sin ser alterado en sus


características.

Transporte. Actividad de mover de un lugar a otro.


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PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 91

Espera o demora. Etapa en que algo permanece sin movimiento o acti­


vidad, esperando que algo acontezca; también se le conoce
como almacenamiento o archivo temporal.

Almacenamiento. Es almacenar o archivar algún bien con carácter tem­


poral o definitivo.

Existen más simbologías que para este estudio no se profundizan, pero el lector pue­
de hacerlo consultando el libro titulado Diagramas de flujo, de Farina.
Secuencia para elaborar un diagrama de flujo
Para la elaboración de los diagramas de flujo se debe seguir lo siguiente:
• Elegir el procedimiento que se va a realizar.
• Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizarse.
• Analizar el trabajo.
• Elaborar una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo.
• Establecer el procedimiento más correcto.
• Presentar la propuesta.
• Obtener la aprobación.
• Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
• Implantar el nuevo procedimiento.
• Observar el procedimiento implantado.
• Preparar una guía de adelantos logrados.
• Llevar registros adecuados de realización.

Funciones o carta de distribución del trabajo


Utilizando esta técnica se analizan los puestos que forman un departamento o sección,
para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los equipos y grupos
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de trabajo.
Ventajas
• Define la naturaleza del trabajo y de los departamentos indicados.
• Elimina la duplicidad en el trabajo.
• Elimina la ineficiencia en el trabajo.
• Normaliza y estandariza procedimientos.
• Distribuye correctamente las cargas de trabajo de los diferentes puestos.
• Específica funciones evitando fugas de responsabilidad.

Formulación
Para formular la distribución del trabajo se llevan a cabo los pasos siguientes:
• Se elabora una lista de los deberes que realiza cada persona.
• Se elabora una lista de las grandes funciones a ese equipo o grupo.
• Se hace el vaciado en lista mencionadas en el formato de carta de distribución de
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