4.

3 Fase III: Modelamiento de los Procesos

4.3.1 Identificación de los Procesos

La siguiente etapa tiene como finalidad llevar a cabo el estudio de cada proceso existente en la
organización y así cumplir con los requerimientos de información que se están estudiando.
Para ello es necesario identificar cada una de las áreas involucradas en el proyecto.

4.3.2 Estudio de los Procesos de la Organización

De acuerdo al reglamento interno de la empresa k-sport y a las diferentes áreas que cumplen
con las funciones designadas se descubrió que en algunas áreas existen ciertos casos, que los
procesos no están asignados dentro de la estructura orgánica.

Asimismo para definir las principales funciones de la empresa se utilizó el método del Análisis
funcional, del cual se obtuvo posteriormente de los procesos del negocio.

4.3.3 Análisis Funcional

Este método puede ser aplicado a un proceso de trabajo o a un rol laboral. Identificando los
objetivos que desean ser alcanzados o los resultados que se desea obtener de un puesto
laboral, permitiendo identificar las funciones y sub-funciones que desempeña un trabajador en
cada área. Las funciones clave están estrechamente vinculadas con la organización y la gestión
de los procesos y con el tipo de tecnologías que se emplean en un determinado ámbito. Es por
ello que se utilizara este método para el análisis de cada área de la empresa k-sport, la
definición de sus funciones y procesos del negocio.

4.3.4 Metodología del Análisis Funcional

La metodología del análisis funcional se encuentra conformada por 6 pasos.

PASO 1:
• Delimitación del Campo

PASO 2:
• Identificación y Selección de Roles

PASO 3:
• Identificación de los Procesos de Negocio

PASO 4:
• Descripcipón de los Procesos de Negocio

PASO 5:
• Actores de los Procesos de Negocio

PASO 6:
• Flujo de Trabajo de los Microprocesos de Negocio

Fuente: Campos, 2003 Figura N° 8 Metodología del Análisis Funcional

4.3.4.1 Paso 1: Delimitación del Campo:

En este paso, se analiza de manera general la organización delimitando las áreas que tienen
roles afines para su estudio. Para el caso de la empresa k-sport, la delimitación se dividió en el
siguiente campo:

a) Gestión Administrativa Este campo está compuesto por 03 áreas administrativas de la

empresa que están vinculadas entre sí. Así tenemos:

GESTIÓN
ÁREA DE ÁREA DE
ADMINISTR
PERSONAL LOGÍSTICA
ATIVA

Figura N°9: Gestión administrativa Fuente: (Elaboracion Propia, 2016)

4.3.4.2 Paso 2: Identificación y Selección de Roles

En este paso se procede a identificar las distintas ocupaciones o roles en cada área. Para ello
se identifican las funciones correspondientes a través de un mapa funcional.

Las funciones descritas fueron obtenidas en la Organización y Funciones que realiza la empresa
k-sport.

a) Área de Logística:

Programar, dirigir, ejecutar y controlar el sistema de abastecimiento, conforme a los

lineamientos y políticas de la empresa k-sport, normas presupuestales, técnicas de control
sobre adquisiciones y otras normas pertinentes.

Administrar los pedidos de proveedores de insumos. Mantener un adecuado control en el

almacén y efectuar acciones de seguimiento y control de inventarios.

Despachar los materiales, de acuerdo a los pedidos de las unidades orgánicas y en función al
stock de almacén.

Programar, ejecutar y controlar los procesos.

Mantener la infraestructura empresarial.

Administrar la información que se procese a diario.

Programar, ejecutar y controlar el mantenimiento preventivo de los muebles y equipos.

Controlar la programación y el abastecimiento de cueros, hilos, agujas, hormas, cementos y
pegamentos que requieran los trabajadores.
Programar, ejecutar y controlar las reparaciones de las máquinas de la empresa k-sport y la
conservación y renovación del equipo nuevos.

Programar, organizar, ejecutar y controlar con un mantenimiento preventivo de las diferentes

maquinarias de la empresa k-sport. Programar, organizar, ejecutar y supervisar las actividades
a realizarse a diario.

Administrar y supervisar las instalaciones y talleres destinados al mantenimiento y reparación

de maquinarias y equipos de propiedad de la empresa, así como velar por su seguridad en
coordinación con las áreas en la producción.

b) Área de Personal:

Programar, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar el desarrollo del Personal,
de acuerdo a los lineamientos y políticas de personal de la empresa k-sport.

Administrar los procesos de reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal,

acorde con las políticas de la empresa.

Proponer y desarrollar programas preventivos de seguridad e higiene ocupacional, orientado a

reducir los niveles de riesgos en el trabajo.

Evaluar las propuestas, promoción, contratación y cese del personal, en función del perfil del
cargo y competencias del trabajador, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos
por cada proceso.

Administrar y ejecutar los procesos.

Administrar los procesos de control de asistencia y permanencia del personal.

Asesorar a las diferentes dependencias en aspectos relacionados con la administración,

desarrollo y control del personal.

Elaborar las planillas de pago.

Organizar, implementar y mantener actualizados los registros del personal.

Organizar y ejecutar periódicamente evaluaciones de desempeño laboral, que permitan a la

administración, la ejecución de medidas correctivas o de estímulo.

Participar en el procedimiento de las negociaciones.

c) Brainstorming en la definición de los procesos de negocio.

Una manera gráfica de información relevada que durante la definición del Macroproceso la
técnica permitió entender de manera general el Macroproceso en la Institución e identificar
los procesos, subprocesos, que requerirá los procesos para realizarse posteriormente. Esta
técnica se basa en el análisis de los procesos y el Brainstorming, apoyado en la técnica de
mapas mentales; para lo cual se trabajó con un aplicativo Bizagi Process Modeler.

4.3.4.3 Paso 3: Identificación de los Procesos de Negocio

En este paso, se realiza la identificación de los procesos de negocio (macroproceso, procesos y

microprocesos). Para ello, se conformó un equipo de trabajo integrado por los directivos de la
empresa k-sport y el tesista como facilitadores del desarrollo de una metodología de trabajo y
del diseño del proceso y sus funcionalidades.
En este paso se presenta los siguientes aspectos:

El macroproceso de la gestión Administrativa Descripción de procesos y microprocesos.

A continuación, se presenta de manera gráfica la información recopilada durante la definición

de los procesos de negocio haciendo uso de los mapas mentales.

GESTIÓN
ADMINISTRATIVA

GESTIÓN DE GESTIÓN DE
CAJA
PERSONAL LOGÍSTICA

Figura N° 10: Mapa Mental del Macro Proceso “Gestión Administrativa” Gestion administraiva
Fuente: (Elaboración Propia, 2016)

Figura N° 11: Mapa Mental del Proceso “Gestión de Tesorería” Fuente: (Elaboración Propia,
2016)
 RECAUDA
INGRESOS

RECEPCIÓN DE
CONTABILIZA
INGRESOS DE
INGRESOS
FONDO

REPORTE DE
INGRESOS

REVISA INFORMES
DE INGRESOS Y
GASTOS

CAJA CONTROL DE
ESTUDIO DEL
INGRESO DE
GASTOS Y FONDOS INFORME

BALANCE DE
INGRESOS Y
GASTOS

REVISAR LISTA DE
PROVEEDORES

PAGO A
RECEPCIÓN DE
PROVEEDORES
REQUISITOS

EMITE PAGOS
Figura N° 12: Mapa Mental del Proceso “Gestión de Logística” Fuente: (Elaboración Propia,
2016)

REVISIÓN DE GASTOS
POR ÁREAS

ALINEAR GASTOS DE
REALIZAR PRESUPUESTO
ÁREA CON
ANUAL DE GASTOS
PRESUPUESTO GENERAL

INFORME DE GASTOS

RECEPCIÓN DE
INSUMOS
ADMINISTRACIÓN DE
LOGÍSTICA ALMACENAMIENTOS DE
INSUMOS
INVENTARIO DE
INSUMOS

REVISAR
REQUERIMIENTOS POR
ÁREA

ABASTECIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN DE
INSUMOS REQUERIMIENTOS

ARCHIVAR
DOCUMENTOS DE
REQUERIMIENTOS
Figura N° 13: Mapa Mental del Proceso “Gestión de Personal” Fuente: (Elaboración Propia,
2016)
LISTADO DE
VACANTES

CAPTACIÓN DE RECEPCIÓN DE
PERSONAL DOCUMENTOS

ENTREVISTA DE
POSTULANTES

RECOLECCIÓN
DE REQUISITOS

GESTIÓN DE CONTRATACIÓN REVISIÓN Y

PERSONAL DE PERSONAL CONTRATO

ASIGNACIÓN
DEL PUESTO

REGISTRO DE
INGRESO

REVISIÓN DE
SEGUIMIENTO
ASISTENCIA DE
DE ASISTENCIAS
PERSONAL

REPORTE DE
ASISTENCIAS

4.3.4.4 Paso 4: Descripción de los procesos de negocio

El Macroproceso “Gestión Administrativa” definido está conformado por los siguientes

procesos:

a) Proceso 01: Gestión de Caja

Este proceso consiste en efectuar los pagos comprometidos, recaudar, depositar,

conciliar y custodiar los documentos valorados de la empresa k-sport. También
 consiste en programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades del
Sistema de caja en lo que respecta a los ingresos y gastos de los fondos.
Este proceso se inicia con Recepción de los Ingresos de insumos y termina con la
Gestión de Pagos a los Proveedores y los trabajadores.

b) Procesos 02: Gestión de Logística

Este proceso consiste en planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar el

abastecimiento de bienes y servicios, así como el mantenimiento y conservación de las
instalaciones, y otros servicios.
Este proceso se inicia con Realizar el Presupuesto semanal mensual y anual de Gastos y
termina con Abastecimiento de Insumos.

c) Proceso 03: Gestión de Personal

Este proceso consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades del
Personal; así como asegurar y garantizar el Desarrollo del Potencial Humano de la
empresa k-sport. Así también consiste en la, Evaluación e Incorporación de nuevo
Personal.
Este proceso se inicia con la Reclutamiento y Selección del Personal y termina con las
Capacitaciones al Personal y el contracto.
A continuación se muestra el esquema gráfico del Macroproceso:

Figura N°14: Esquema del MacroProceso “Gestión Administrativa”

Fuente: (Elaboración Propia, 2016)

GESTIÓN DE GESTIÓN DE
CAJA
LOGÍSTICA PERSONAL

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

4.3.4.5 Paso 5: Actores de los Procesos de Negocio En este paso, se listan los actores
con los cuales interactuará el Macroproceso “Gestión Administrativa”:
Jefe de Personal
Jefe de Logística
Caja

4.5.4.6 Diagrama de Bloque.

a) Proceso Actual

Actividad 1: Elaboración del mapa del Proceso Actual Para el entendimiento de los
procesos del área de Gestión Administrativa de la empresa k-sport, se debe
identificar la ubicación de éste dentro del ámbito del macro Proceso actual.
Diagrama de Bloques del Proceso Actual

b) Macroproceso Actual

Los procesos del área de Gestión Administrativa, forma parte de un proceso de

nivel superior de k-sport. (Ver gráfico N° 15).

Figura N° 15: Diagrama de Bloque del Proceso Actual

Fuente: (Elaboración Propia, 2016)

MACROPROCESO
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA

CAJA LOGÍSTICA PERSONAL

Diagrama de Actividades de Gestión de Administración:

La descomposición actual del proceso de Gestión Administrativa:
Figura N° 16: Diagrama de Bloque del Proceso Actual
Fuente: (Elaboración Propia, 2016)
Área de Tesorería:

Subproceso consiste en recepcionar los ingresos de pagos comprometidos de la

empresa k-sport. También consiste en programar, dirigir, coordinar, ejecutar y
controlar las actividades de Tesorería.
Inicio: Depósitos
Fin: Salida del documento.

Área de Logística:

Subproceso que consiste en brindar la constancia de los requerimientos de

insumos que las diferentes áreas de la empresa; el cual se representa en un
presupuesto anual de gastos.
Inicio: Listado de requerimiento.
Fin: Presupuesto anual.

Área de Personal.

Subproceso que consiste en recepcionar documentos de nuevo personal para las

diferentes áreas de la empresa, el cual consiste en la publicación de vacantes;
entrevista de los postulantes
Inicio: Recepción de documentos.
Fin: Reporte de selección.

4.3.4.6 Gestión de producción

4.3.4.6.1 Diseño
Figura N° 17: Diseño de moldes Fuente: (Elaboración Propia, 2016)
 OBSERVAR
MODELOS EN
INTERNET

BUSCAR SELECCIONAR
MODELOS MODELOS

IMPRIME
MODELO

REALIZAR DE
ACUERDO A
DIBUJAR TALLAS
DISEÑO
MODELOS
DIBUJAR
MODELOS

PEGAR LOS
MODELOS EN
CARTÓN

CORTAR CORTAR
MODELOS MODELOS

AGRUPAR POR
TALLAS

4.3.4.6.2 Corte:
Figura N° 18: Corte de cueros Fuente: (Elaboración Propia, 2016)
 SELECCIONAR
CUERO

MARCAR
MODELOS EN BUSCAR MOLDES
CUERO

MARCAR CUEROS

REALIZAR EL
CORTE EN EL
CUERO
CORTE CORTE CUERO
SEPARAR POR
PIEZAS

SELECCIONAR DE
FORRO

CORTE FORRO BUSCAR MOLDES

COLOCAR FORRO
EN EL MOLDE

4.3.4.6.3 Desbastado Figura N° 19: Desbastado de cueros Fuente: (Elaboración

Propia, 2016) 95 4.3.4.6.4 Perfilado Figura N° 20: Perfilado de zapatos Fuente:
(Elaboración Propia, 2016) 96 4.3.4.6.5 Armado Figura N° 21: Armado de cortes
Fuente: (Elaboración Propia, 2016) 4.3.4.6.6 Enzuelado Figura N° 22: Enzuelado
Fuente: (Elaboración Propia, 2016) 97 4.3.4.6.7 Acabado Figura N° 23: Acabado
Fuente: (Elaboración Propia, 2016) 4.3.4.6.8 Empaquetado Figura N° 24:
Empaquetado Fuente: (Elaboración Propia, 2016) 98 4.3.4.7 Procesos de apoyo a)
Comprar Figura N° 25: Compras Fuente: (Elaboración Propia, 2016) b) Almacenar
Figura N° 26: Almacenamiento Fuente: (Elaboración Propia, 2016) 99 c)
Distribución interna Figura N° 27: Distribución interna Fuente: (Elaboración Propia,
2016) d) Distribución externa Figura N° 28: Distribución externa Fuente:
(Elaboración Propia, 2016) 100 e) Administrar Figura N° 29: Administrar calzado
Fuente: (Elaboración Propia, 2016) f) Contabilizar Figura N° 30: Contabilizar
Fuente: (Elaboración Propia, 2016) 101 4.3.4.8 Paso 6: Flujo de Trabajo de los
MicroProcesos de Negocio Representación gráfica que muestra la secuencia de
actividades de los procesos. Figura N° 31 Captación de personal Fuente:
(Elaboración Propia, 2016) 102 a) Procesos de Apoyo Figura N° 32: Diagrama de
proceso de apoyo compras Fuente: (Elaboración Propia, 2016) Figura N° 33:
Diagrama de apoyo proceso de almacén Fuente: (Elaboración Propia, 2016) 103
Figura N° 34: Diagrama de apoyo distribución interna Fuente: (Elaboración Propia,
2016) Figura N° 35: Diagrama de apoyo distribución externa Fuente: (Elaboración
Propia, 2016) 104 b) Procesos Estratégicos Figura N° 36: Diagrama de proceso
estratégico administrar Fuente: (Elaboración Propia, 2016) Figura N° 37: Diagrama
de procesos estratégico contabilizar Fuente: (Elaboración Propia, 2016) 105 c)
Procesos de producción (Anexo Nº11) Figura N° 38: Diagrama de proceso de
producción diseño Fuente: (Elaboración Propia, 2016) Figura N° 39: Diagrama de
proceso de producción corte Fuente: (Elaboración Propia, 2016) 106 Figura N° 40:
Diagrama de proceso de producción desbastado Fuente: (Elaboración Propia,
2016) Figura N° 41: Diagrama de proceso de producción aparado Fuente:
(Elaboración Propia, 2016) 107 Figura N° 42: Diagrama de proceso de producción
armado Fuente: (Elaboración Propia, 2016) Figura N° 43: Diagrama de proceso de
producción enzuelado Fuente: (Elaboración Propia, 2016) 108 Figura N° 44:
Diagrama de proceso de producción acabado Fuente: (Elaboración Propia, 2016)
Figura N° 45: Diagrama de proceso de producción empaquetado Fuente:
(Elaboración Propia, 2016) 109 4.4 Fase IV: Rediseño de Proceso de Negocio 4.4.1
Identificación de los Procesos Críticos Este paso consiste en la identificación de los
procesos a rediseñar (microprocesos), para lo cual se describen los problemas y
necesidades de los procesos candidatos, los cuales son evaluados de acuerdo a los
criterios definidos por la organización seleccionando los microprocesos a
rediseñar. 4.4.2 Descripción de Procesos Candidatos De acuerdo al impacto
estratégico y el valor agregado que tienen dentro de la empresa en estudio, se han
seleccionado para el rediseño los siguientes procesos de negocio (microprocesos):
Captación de Personal Contratación de Personal Revisión de Asistencias de
Personal Inducción del Personal Realizar Presupuesto Anual de Gastos
Administración del Almacenamiento de Insumo Abastecimiento de Insumos
Recepción de los Ingresos de Fondos Control de Ingresos y Gastos de los Fondos
Pagos a los Proveedores