Teniendo en cuenta que la valoración documental, no puede ser manejada, como

una actividad y/o acción intuitiva, sino que debe responder a una acción
sistemática y planificada, se requiere que el Administrador, Gestor Documental o
Comité Evaluador tenga en cuenta ciertas cualidades y/o características que son
propias de los documentos; u otras herramientas que igualmente pueden

servir a la hora de valorar o de Conservar Totalmente, Seleccionar, Microfilmar y

Eliminar. En este orden de ideas, podemos decir que la Armada Nacional, debe
establecer unas políticas y unos criterios técnicos que permitan una correcta
Gestión de la Información, desde el momento de su producción. Así mismo ejercer
un control, más minucioso, de todos y cada uno de los registros que de una
manera indirecta impacta y afecta con la eficacia y eficiencia de todos los
procesos archivísticos.

En relación con la valoración y basándonos en las diversas corrientes de

pensamiento, de algunos tratadistas, hemos encontrado ideas, que hasta el día de
hoy se siguen utilizando. Las cuales nos pueden aportar un sinnúmero de
estrategias a la hora de aplicar Valoración a los documentos que conforman el
patrimonio documental de la Institución. Una de ellas son las tres reglas básicas
que estableció Meissner en 1973, a la hora de valorar:

1° La valoración documental parece centrarse en ideas que todavía hoy suscitan

acaloradas discusiones; entre ellas, el cuestionamiento de las razones y
propósitos que obligan a valorar los documentos, como el valorar para conservar o
valorar para eliminar

2° Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución

Productora, al originador, destinatario y/o beneficiario del documento. Dicho de

otra manera, sirve de testimonio a aquellos que estuvieron involucrados en el
trámite. Se aplica a los archivos administrativos y se encuentran en las dos
primeras fases del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión y Archivo Central)

3° El que contiene un documento o una serie de documentos,

Para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su

creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos
en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad
administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad
referencial para la toma de decisiones y la planeación.