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Atención Ciudadana y Gestión de Programas Sociales

L México 2002

Plan de Administración del Proyecto

Introducción:
El Plan de Administración del Proyecto provee información de cómo el proyecto debe ser ejecutado,
monitoreado, controlado y cerrado. El plan de administración es un resumen de los planes subsidiarios
y otros componentes.

El Plan de Administración del Proyecto provee de reglas y guías que deben ser observadas por todos
los participantes del proyecto para asegurar el éxito del mismo.

Metodología:
ASAP es la metodología propuesta para llevar a cabo la implementación del proyecto. La metodología
de implementación ASAP es una metodología orientada a entregables y por etapas que racionaliza los
proyectos de implementación, minimiza el riesgo y reduce el costo total de implementación. ASAP
toma un enfoque disciplinado para la administración de proyectos, la administración del cambio, la
administración de soluciones y cualquier otra disciplina aplicada a la implementación de soluciones
SAP. La metodología apoya a los equipos del proyecto con formatos, herramientas, cuestionarios y
listas de verificación, incluye guías y aceleradores.

Los beneficios de utilizar la metodología ASAP incluyen:

 Implementaciones más rápidas con un enfoque metodológico.


 Proyectos más confiables, gracias al uso de herramientas probadas, aceleradores y mejores
prácticas.
 Menor riesgo.
 Mayor eficiencia en los recursos.
 Reduce los costos.
 Una administración efectiva basada en estándares del Project Management Institute (PMI).

La metodología ASAP trabaja con las siguientes etapas:

1. Preparación.
En la etapa de preparación del proyecto, el equipo de proyecto define los objetivos del proyecto, el
alcance, el plan de proyecto. Se asegura el soporte de la alta dirección y se desarrollan y acuerdan
los estándares del proyecto. La estrategia de implementación es definida y aprobada. Al mismo
tiempo los procedimientos, estándares, la organización y el organigrama son concluidos. Roles y
responsabilidades y todas las actividades de inicialización son documentados en la estrategia del
proyecto.

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2. Planos de Negocio.
Durante la fase de planos de negocio, los diseños funcionales y técnicos son documentados en un
diagrama de negocio. Guiados por expertos de soluciones CRM (consultores) una serie de talleres
estructurados son planeados y conducidos para alcanzar un diseño de solución deseada “to-be”.
Todos los requerimientos funcionales y técnicos, pendientes y brechas del proyecto son
documentados.

3. Realización.
En la fase de realización, el sistema CRM es configurado y probado en una serie de ciclos.
Inicialmente la configuración base, la cual representa los procesos fundamentales de la
organización son ejecutados, probados y confirmados. Estos son seguidos por una serie de ciclos
de configuraciones y desarrollos, hasta implementar todas las soluciones. La configuración es
documentada y todos los desarrollos, interfaces, programas de conversión y reportes son
construidos y documentados. Por último los sistemas de producción son instalados.

4. Preparación Final.
Dentro de la fase de preparación final, todos los sistemas se garantizan que funcionen
correctamente siguiendo las pruebas de integración aprobadas. Técnicamente todos los pendientes
de integración son resueltos. Planes detallados de transición y de arranque son desarrollados. La
estructura de soporte de la organización es establecida. El sistema productivo es montado con los
transportes e información del cliente. Al final de esta fase, el sistema productivo es arrancado y las
operaciones de la organización inician en el nuevo ambiente.

5. Soporte y Puesta en Marcha.


El propósito de la fase de puesta en marcha y soporte es el de mover las operaciones de un
ambiente preproductivo a una operación productiva en vivo. La estructura de soporte de la
organización es puesta en marcha para soportar a la comunidad de usuarios finales, no solo para
los primeros días de operación, sino también para el soporte de largo plazo.

Flujos de Trabajo.
La metodología ASAP es estructurada alrededor de flujos de trabajo claves. Por cada flujo de trabajo la
metodología lista una serie de entregables que tienen que ser producidos en cada fase. Cada fase
tendrá los siguientes flujos de trabajo:

 Administración del Proyecto


 Gestión de Administración del Cambio
 Entrenamiento
 Gestión de Datos
 Gestión de Procesos de Negocio
 Gestión de la Solución Técnica
 Gestión de Soluciones Integradas

La metodología ASAP para implementación de proyectos representa una estructura estandarizada de


jerarquías de trabajo (WBS) que proveen de los fundamentos para la definición de las actividades de
implementación del proyecto, en una manera jerárquica y orientada a entregables que permite la
administración de los trabajos.

Las actividades y entregables del proyecto Plataforma tecnológica única por la etapa y cada una de
sus fases han sido representadas en estructura de jerarquías de trabajo (WBS), lo que permitirá dar
seguimiento a las mismas durante el transcurso del proyecto. Favor de referirse a la carpeta de
Planeación del Proyecto en la sección “Plan Detallado del Proyecto” para mayor información
sobre el detalle del mismo.

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Planes:
Los planes de administración subsecuentes son desarrollados por cada área de conocimiento y
proveen de los fundamentos para soportar las aplicaciones consistentes de una práctica de
administración de proyecto:

Procedimiento de Control de Cambios.

Una administración de control de cambios es un proceso clave dentro de una administración integral
que se enfoca a asegurar que las solicitudes de cambio, ya sea que sean aprobadas o no, se
encuentren debidamente documentadas, procesadas y contraladas.

Para mayor información referirse a la carpeta de Preparación del Proyecto en la sección “Estrategia de
Control de Cambios y Gobierno de Proyectos”.

Administración de Pendientes.

La administración de pendientes es clave para el éxito del proyecto. Los pendientes y problemas son
las barreras que restringen que los objetivos de un proyecto sean alcanzados. En muchos proyectos las
personas se resisten a levantar pendientes y problemas, se preocupan de cómo levantarlos y cuáles
podrían ser las consecuencias, por lo tanto no las levantan conforme se presentan. Un buen gerente de
proyecto, debe buscar precisamente lo contrario. Un pendiente reconocido a tiempo puede ser
administrado más eficientemente, pendientes o problemas descubiertos más adelante en el proceso, se
convierten en problemas más grandes y requieren de mayor esfuerzo para resolverse. Pendientes y
problemas deben ser administrados tempranamente y en la mayoría de los casos, esto previene de que
los pendientes y problemas sean factores que restrinjan el éxito de los entregables del proyecto.

Para mayor información referirse a la carpeta de Preparación del Proyecto en la sección “Estrategia de
Control de Cambios y Gobierno de Proyectos”.

Plan de Aseguramiento de la Calidad

La calidad es el grado en que un conjunto de características inherentes satisfacen las necesidades


expresadas o implícitas de un cliente. Para medir exitosamente la calidad es necesario convertir las
necesidades implícitas en necesidades expresadas vía la administración del alcance

El aseguramiento de la calidad y la elaboración de su plan correspondiente son factores claves para un


proyecto. Un plan de calidad debe ser definido, bien comunicado, ejecutado y controlado conforme el
proyecto avanza a través de las etapas y fases. La calidad de los entregables debe ser aprobada para
satisfacer las expectativas de los interesados y producir un proyecto exitoso.

Para mayor información referirse a la carpeta de Administración del Proyecto en la sección “Esquema
para el Control de Calidad”.

Plan de Comunicación del Proyecto

La Administración de la Comunicación se centra en la planificación y en garantizar que las necesidades


de información del proyecto se hayan considerado. La Administración de la Comunicación incluye los
procesos de planificación de las comunicaciones, la distribución de la información, los reportes de
avances y la gestión de los interesados del proyecto. Cada uno de estos procesos incluyen
actividades, insumos, productos, herramientas y técnicas basadas en la metodología y las necesidades
del proyecto. Al igual que con los otros aspectos de la administración del proyecto, es esencial que el
plan de Administración de la Comunicación sea comunicado, desarrollado y empleado durante la
ejecución del proyecto. Solo a través de la utilización de las herramientas de comunicación es que los
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involucrados en el proyecto estén conscientes de los objetivos del proyecto, los problemas, los hitos y
los entregables.

Para mayor información referirse a la carpeta de Administración del Proyecto en la sección “Planes y
Políticas Oficiales de Comunicación del Proyecto”.

Plan de Administración de Riesgos.

En su definición más amplia, un riesgo representa el peligro planteado por potenciales interrupciones
para la habilidad de SAP de alcanzar los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto depende en parte
de tener un entendimiento claro de los riesgos que enfrenta la organización.

Para mayor información referirse a la carpeta de Administración del Proyecto en la sección “Plan de
Gestión de Riesgos del Proyecto”.

Estándares del Proyecto:


Los estándares del proyecto proveen al equipo de las herramientas y aceleradores que permiten por un
lado homologar las actividades y documentos que se generen y adicionalmente proporcionar las guías
sobre los procedimientos a seguir en las diversas situaciones que se puedan presentar a lo largo de la
ejecución del proyecto.

A continuación se enlistan los estándares y procedimientos que se utilizarán para el proyecto:

1. Procedimiento de solicitud de desarrollos.


2. Procedimiento de solicitud de transportes.
3. Estrategia de Pruebas.
4. Estrategia para la conversión y migración de datos.
5. Estrategia de servicios de soporte y post-implantación.
6. Reglas generales del proyecto.
7. Reglas de documentación.
8. Reglas para reuniones de avance.
9. Reglas para reuniones de comité.
10. Formato de minutas.
11. Formato de memorándum
12. Formato de especificaciones de casos de uso.
13. Formato de avance semanal.
14. Formato de administración de pendientes.
15. Formato de solicitud de transportes.
16. Formato de perfiles.
17. Formato de pruebas integrales.
18. Formato de pruebas unitarias.
19. Formato de solicitud de cambios.
20. Formato de procesos situación actual (As-is)
21. Formato de procesos situación deseada (to-be)
22. Formato de evaluación de riesgos.
23. Formato de organización del proyecto.
24. Formato de reuniones de comité
25. Formato de presentaciones power point.
26. Formato de carátula de carpetas.
27. Formato de lomos de carpetas.
28. Formato de manuales de usuario.
29. Formato de manuales de configuración.

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Para mayor información referirse a la carpeta de Preparación del Proyecto en la sección “Estrategia de
Control de Cambios y Gobierno de Proyectos”.

Firmas

Nombre Fecha Firma

Fernando Arce 31-10-2011


Gerente de Proyecto Plataforma Única

Móises Aguilar
31-10-2011
Gerente de Proyecto Advanced

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