MAKALAHPERANCANGANSISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Di Sususn Oleh :

Hariyadi wahyu Utomo :13040111130032

SI ILMU PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS DIPONEGORO

2013
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan YME karena atas limpahan rahmat,
hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang “PERANCANGAN
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP” dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan suatu
apapun.Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kuliah bidang studi Manajemen Kearsipan,
jurusan Ilmu Perpustakaan Universitas Diponegoro.

Akhir kata, tiada gading yang tak retak.Penulis sadar, karya ini masih jauh dari
sempurna.Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari
pembaca demi kesempurnaan makalah ini.Terima kasih kami sampaikan kepada seluruh pihak
yang telah membantu menyusun makalah ini.

Semarang, 24 Desember 2013

Hormat kami,

Penulis
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar

Daftar Isi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
B. Permasalahan
C. Tujuan
BAB II LANDASAN TEORI

A. Pengertian
B. Manfaat
C. Macam-Macam Layanan
BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan
B. Saran
Daftar Pustaka
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam Perusahaan, satu kegiatan dalam admistrasi yaitu masalah kearsipan. Salah satu jenis
kegiatan yang banyak dilaksanakan diberbagai kantor, baik kantor pemerintah maupun kantor
swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal
dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan.Kearsipan mempunyai peranan yang sangat
penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber informasi dalam rangka
melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan, kebijaksanaan, penilaian,
pengendalian, dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya.Tetapi walau pun begitu ada juga
kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsipnya dengan baik. Kearsipan merupakan
salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh setiap
badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan
yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor
lainnya. Kearsipan memegang peran penting baik kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai
sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.Meskipun kearsipan berperan
penting, sampai saat ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan penataan kearsipan
dengan baik.Masih banyak dijumpai arsip yang hanya di tumpuk didalam gudang sehingga cepat
rusak dan sulit untuk ditemukan kembali.Bahkan banyak orang menganggap bahwa pekerjaan
kerasipan hanya pekerjaan mudah dan remeh, padahal jika di tinjau lebih dalam pekerjaan ini
membutuhkan penanganan yang khusus untuk menjamin kelangsungan organisasi. Beberapa
faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip
sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran pegawai, khususnya pimpinankantor
sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Kemungkinan faktor lain
adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan. Tugas bidang kearsipan
bukanlah merupakan tugas yang ringan, sebab bidang ini harus selalu mengikuti perkembangan
administrasi modern dikantor yang baik dan teratur merupakan sarana pendukung kelancaran
kegiatan yang baik dan teratur, maka tidak mungkin akan tercapai kelancaran kegiatan dalam
suatu kantor maupun organisasi. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan dalam pembinaan
manajemen suatu perkantoran merupakan hal yang sangat penting.Hal ini harus disadari oleh
manajemen dan menyiapkan tenaga-tenaga yang terampil untuk melaksanakan kegiatan
kearsipan tersebut. Dengan adanya keterampilan dalam masalah kearsipan akan sangat
membantu tugas pimpinan dalam kelancaran mekanisme kerja perusahaan yang bersangkutan.
Sistem kearsipan adalah cara memilih sistem yang sesuai dengan perencanaan yang disepakati
bersama dalam suatu perusahaan, yaitu memilih salah satu dari macam-macam filling system.
Sistem kearsipan disebut juga filling sistem yaitu merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
arsip. Pada umumnya yang banyak dipakai oleh perusahaan pemerintah maupun swastaadalah
filling sistem nomor (system klasifikassi numerical ). Sistem kearsipan kurang mendapat
perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi baik pemerintah maupun swasta karena
kurangnya perhatian terhadap sistem kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan
penyimpanannya tetapi juga dari sistem fillingnya, sehingga sulit ditemukan kembali apabila
sewaktu-waktu diperlukan.Oleh sebab itu sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mudah
dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah dimengerti, tidak memakan tempat dan sesuai bagi
organisasi (perusahaan) yang bersangkutan.

B. Permasalahan
1. Bagaimana Pemahaman objek secara umum?

2. Bagaimana Pemahaman kegiatan rutin organisasi?

3. Bagaimana Analisa prosedur kegiatan rutin organisasi?

4. Bagaimana Pengidentifikasian arsip?

5. Bagaimana Pemberkasan arsip?

6. Bagaimana Pembentukan struktur file induk?

7. Bagaimana Penentuan sistem penyimpanan?

C.Tujuan Observasi

Adapun tujuan penulis dalam melakukan observasi ini bertujuan untuk mengetahui sistem
kearsipan yang dipergunakan Ypi SMA Teuku Umar Semarang.
 Bab II

Landasan Teori

B.1. Pemahaman objek secara umum

Profil
Sejarah SMA Teuku Umar Semarang

Terdorong rasa tanggung jawabterhadap Allah swt, masyarakat dan Negara, setelah
berhasil mengelola Madrasah Diniyah, pengurus MDI P2A Karangrejo Semarang melalui SK
Pengurus no. 21/P2A/XII/1974, mendirikan badan amal bernama SMP Teuku Umar
Semarang.
Dan pada bulan Juli 1982 mendirikan SMA Teuku Umar Semarang. Dipilihnya nama
Teuku Umar didasarkan kepada lokasi yang dekat dengan jalan Teuku Umar serta semangat
kepahlawanan Teuku Umar dan Umar bin Khatab.
Pada awal berdirinya, SMA Teuku Umar beralamat di Jl. Karangrejo Timur I/3
semarang, dan masuk siang. Karena pagi harinya dipakai SMP Teuku Umar Semarang.Baru
pada tahun 1986 SMA Teuku Umar pindah di Jl. Karangrejo Tengah IX/99 Semarang sampai
sekarang dan siswanya masuk pagi.

SMA Teuku Umar Semarang berada di bawah Yayasan Pendidikan Islam Teuku
Umar dengan Akte Notaris tanggal 22 Mei 196 no.116 yang disempurnakan dengan akte
notaries tanggal 26 Februari 1986 no.79

Pada tanggal 8 Januari 1986 dengan SK depdikbud No 001/C/My FotoC/c.86 SMA

Teuku Umar Semarang memperoleh jenjang akreditasi DIAKUI.Kemudian tanggal 31
Desember 1991 SMA Teuku Umar melalui SK Dirjen No.476/C/Kep/I/1991 memperoleh
jenjang disamakan. Pada tahun 1996 memperoleh jenjang yang sama yaitu di samakan. Pada
akreditasi tahun 2002 mendapat jenjang Terakreditasi A** dengan SK Walikota no.
420/1779 tanggal 10 Mei 2002.terakhir pada tahun 2005 memperoleh predikat “Terakreditasi
A”

Visi
1999-2009

Dzikir pikir menuju prestasi

Sopan bertindak cerdas berfikir

Indicator Misi
1. unggul dalam kesopanan
2. unggul dalam kedisiplinan
3. unggul dalam ketertiban sekolah
4. unggul dalam penguasaa teknologi
5. unggul dalam keimanan dan ketaqwaan
6. Menambah pelajaran akhlaq dan budi pekerti
7. menambah pelajaran agama
8. menambah budaya tertib melalui kultur sekolah
9. Pengembangan teknologi melalui PBM computer
10. memperbanyak kegiatan kajian islam

2009-Sekarang
VISI MISI
“ Meningkatkan kualitas dan kuantitas siswa yang dilandasi iman dan taqwa”

Indikator Visi :
Unggul dalam pengembangan kurikulum pengajaran
Unggul dalam kesopanan berbicara dan berperilaku
Unggul dalam kedisiplinan, ketertiban belajar dan berkreasi
Unggul dalam pengembangan sarana prasarana dan tenaga kependidikan
Unggul dalam sumber daya manusia
Unggul dalam penguasaan teknologi
Unggul dalam syiar sekolah di masyarakat

Indikator MISI
Meningkatkan dan mengembangkan kurikulum
Membekali siswa dengan akidah ajaran islam sebagai pedoman berbicara dan berperilaku
Menegakkan tata tertib sekolah sebagai berpedoman berkegiatan
Mengembangkan sarana prasarana dan tenaga kependidikan
Membina dan meningkatkan SDM siswa disekolah
Menambah ketrampilan computer dan praktik laboratorium
Meningkatkan Promosi sekolah dilingkungan masyarakat
 B.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan perwujudan dari setiap tugas yang ada dalam tiap-tiap
organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun strukur organisasi pada Ypi SMA
Teuku Umar Semarang dapat dilihat pada skema berikut ini :
B.3 Bagian, Sub Bagian, dan Aktivitasnya
Di bawah ini uraian tugas masing-masing bagian sesuai struktur organisasi PT. Glory
Industrial Semarang II terdiri dari:
1. Kepala Sekolah
Kepala sekolah mempunyai tugas antara lain:
a. Memimpin seluruh aparat bawahannya secara langsung maupun melalui wakil kepala
sekolah.
b. Melaksanakan pembinaan administrasi, organisasi, kepegawaian, dan tata laksana seluruh
unsure dalam lingkungan sekolah serta mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan-kegiatan
di bidang pendidikan, perencanaan, distribusi, dan peralatan teknik serta pelayanan kepada
siswa.
2. kepala kepegawaian
Mempunyai tugas bertanggung jawab terhadap staf pengajar yang ada di bawahnya. Setiap
bagiandipimpin oleh kepala dan dibantu oleh wakilnya atau wakil kepala .
Bagian - bagaian yang ada di Ypi SMA Teuku Umar dibagi atas:
a. Wakabid Kurikulum
Tugas-tugas wakabid kurikulumantara lain:
· Melakukan peningkatan kurikulum
· Menempatkan sumber daya sesuai dengan keahliannya
· Menyiapkan/ melaksanakan program-program training SDM
· Bersama-sama dengan manajemen membuat peraturan kurikulum yang ada
b. Wakabid Sarpras
Tugas-tugas wakabid sarprasantara lain:
· Membuat merencanaan peningkatan sarana dan prasarana di sekolah
· Mengatur jadwal kerja guru-guru sekolah
c. Wakabid Kesiswaan
Tugas-tugas wakabid kesiswaan antara lain:
. Meningkatka sumber daya siswa agar lebih maju dan kreatif
. Menjunjung nilai nilai luhur di dalam diri siswa
. Membuat siswa menjadi taat dengan agama
d. Wakabid Humas
 Tugas-tugas Wakabid Humasantara lain:
· Melakukan kegiatan penyuluhan terhadap siswa dan orang tua siswa
· Melakukan tindakan kebijakan dengan wewenang asas kekeluargaan
· Mempromosiskan sekolah dalam mencari siswa didik baru
d. Keungan dan Tata usaha
Tugas keuangan dan tata usaha antara lain:
· Bertanggung jawab untuk mengurus keuangan dan akuntansi dari hasil kegiatan
operasional sekolah.
· Melakukan kegiatan giralisasi melalui bank
. Melakukan pembayaran gaji kepada pegawai
· Melakukan pencatatan data atau dokumen perusahaan
· Mengatur aktivitas keuangan kas keluar dan masuk di dalam sekolah
· Melakukan pencatatan piutang
· Melakukan pembayaran SPP
· Mengurus kegiatan pajak

B.4 Identifikasi Arsip

Kegiatan identifikasi arsip vital merupakan awal untuk menentukan jenis arsip yang nantinya
dapat dikategorikan sebagai arsip vital.Untuk menentukan arsip diperlukan beberapa pendekatan
pada informasi yang terkandung dalam arsip, fisik arsip dan hal-hal yang terkait dengan
organisasi penciptanya serta dampak yang ditimbulkan dari arsip tersebut. Kegiatan Belajar 1:
Pendekatan Dalam Identifikasi Arsip Vital Identifikasi merupakan kegiatan awal untuk
mengenali dan menentukan jenis/kategori arsip yang
semakin hari semakin bertambah. Dengan demikian, organisasi akan memperoleh arsip-arsip
yang dikategorikan arsip vital.

A.Analisis Organisasi
Analisis organisasi merupakan suatu analisis terhadap fungsi-fungsi yang dimiliki oleh
organisasi yang tentunya fungsi, tujuan dan sasaran akan berbeda dari organisasi yang satu
dengan organisasi yang lain. Semua ini akan terkait dengan kegiatan organisasi tersebut dan
persyaratan hukum yang harus dipenuhi. Dengan kegiatan-kegiatan tersebut akan dapat
teridentifikasi arsip-arsip vitalnnya. Dalam kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan
dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal berikut:
1.Tugas dan Fungsi Organisasi Melalui Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam suatu organisasi yang berfungsi untuk
memperlihatkan pola tetap hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi orang-
orang dalam kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu
organisasi.Dari struktur organisasi tersebut. Dengan mengenali tugas dan fungsi organisasi/unit
organisasi akan dapat diketahui informasi-informasi/dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan
kerjanya.

2.Fungsi-fungsi Operatif/Substantif dan Fasilitatif

Untuk mencapai tujuannya, organisasi perlu dudukung fungsi-fungsinya:
a.Fungsi operatif/substantif. Fungsi ini berusaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah
ditetapkan dalam tugas-tugas pokok.Fungsi operatif tertercim dalam sturktur organisasi dengan
satuan kerjanya.
b.Fungsi fasilitatif. Untuk memperpalcar fungsi operatif/substantif, organisasi memerlukan
satuan kerja guna untuk memperlancar segala apa yang dibutuhkan oleh satuan-satuan kerja.
Satuan kerja ini disebut dengan fungsi fasilitatif.Tugas fungsi fasilitatif ini memberikan
dukungan berupa fasilitas-fasilitas yang diperlukan oleh fungsi operatif. Dalam mennjalankan
fungsi fasilitatif, satuan kerja akan menghasilkan informasi dalam bentuk dan coarak apapun.

3.Kebijakan dan Strategi Organisasi Setiap organisasi dipastikan memilihi kebijakan dan
strategi yang berfungsi sebagai panduan/arahan bagi orgnaisasi dan setiap satuan kerjanya.
Dengan memahami kebijakan dan strategi organisasi, maka akan lebih mudah untuk
mengidentifikasi arsip-arsip yang diproduksi oleh organiasi.
B.Klasifikasi Arsip
Selain melalui analisis organisasi, arsip dapat diidentifikasi melalui pengklasifikasian. Dalam hal
ini, arsip dikelompokkan/dipisahkan sesuai dengan kepentingan organisasi sebagaimana
dikemukakan oleh Betty R. Ricks (1992:246):
1.Arsip Vital (Vital Records)/Arsip Kelas Satu. Arsip vital merupakan arsip dinamis yang sangat
penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Tanpa arsip ini organisasi tidak akanberjalan lancar
dan baik, bisa saja tanpa arsi vital ini organisasi akan berhenti, contoh: SK beridirinya
perusakaan/organiasi, perjanjian kerjasama, kontrak jangka panjang, daftar pemengang saham,
hal cipta dan paten, dll.

2.Arsip Penting (Important Records)/Arsip Kelas Dua. Arsip penting dinamis yang diperlukan
untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun menyelesaikan berbagai masalah. Jika arsip
kategori ini hilang atau rusak, masih dapat digantikan dengan cara duplikasi.

3.Arsip Berguna/Bermanfaat (UsedRecords)/Arsip Kelas Tiga.

Arsip dinamis yang diperlukan agar organisasi tidak terganggu kegiatannya. Arsip ini dapat
digantikan dengan informasi dari sumber lain. Arsip ini kemanfaatnya hanya sementara,
sehingga penyimpanannya tidak memerlukan persyaratan secara khusus.

4.Arsip Yang Tidak Berguna (Non Essential Records)/Arsip Kelas Empat.

Arsip dinamis ini tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi.Informasi yang tekandung di
dalam arsip ini sudah diketahui umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan secara
khusus.Arsip ini bahkan bisa dimusnahkan. Contoh: arsip permintaan yang telah ditindaklanjuti,
pengumuman yang sudah kedaluwarsa, ucapan terimakasih.

C.Analisis Resiko Setelah pengidentifikasian arsip, selanjutnya ada;ah menganalisis resiko atau
melihat untuk dan ruginya bagi organisasi dengan membandingkan beaya yang dikeluarkan
untuk mengelola suatu arsip dengan membandingkan pengeluaran beaya apabila arsip tersebut
tidak diketemukan.Semua beaya yang dikeluarkan akkibat kehilangan arsip harus dihitung.
Kegiatan Belajar 2: Tahapan Kegiatan Indentifikasi Fungsi Arsip Vital Kegiatan identifikasi
arsip harus terencena secara sistematis, sehingga terhindar dari pemborosan, baik waktu maupun
beaya.

A.Pembentukan Tim Kerja

Tim kerja yang dibentuk untuk mengidentifikasi arsip akan menittikberatkan kepada tersebarnya
seluruh anggota di setiap satuan kerja yang potensialmemiliki arsip vital, misalnya; unit hukum,
unit pengawasan unit pengelolaan aset. Tim kerja ini harus melibatkan pihak-pihak yang
berkompeten dan bertangungjawab terhadap pengelolaan arsip.
B.Pendataan
Pendataan dengan survei merupakan teknik pengumpulan data tentang arsip vital ke seluruh
satuan unit kerja (utamanya unit yang menghasilkan arsip vital) guna mengetahui kepastian jenis
arsip vital. Dalam pendataan ini yang dilakukan adalah inventarisasi arsip vital dengan:
1.Inventarisasi fisik arsip pada tempat penyimpanannya, baik pada central file maupun records
center.
2.Meninjau kembali fungsi organisasi dari setiap pertanggungjawaban yang ada pada unit kerja
yang menyangkut arsip vital untuk kepentingan operasional.
3.Mengembangkan dan mendistribusikan kuestioner inventarisasi arsip yang ditujukan ke setiap
unit kerja dengan identifikasi arsip-arsip vital. Semua pendataan arsip vital harus dikaitkan
dengan kepentingan, operasional, legal, dan persyaratan atau ketentuan-ketentuan dari
pemerintah.Perlu disediakan formulir pendataan.

Pengolahan Data
Pendataan melalui pengisian formulir selanjutnya dilakukan pengolaan dengan analisias melalui
pendekatan:
1.Analisis Hukum.
Dapat dilakukan dengan mengajukan pertahyaan:
a.Apakah arsip secaralegal mengandung hak dan kewajuban atas kepemilikan negara/warga
negera/organisasi?
b.Apabila arsip hilang dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu/organisasi?
c.Apabila arsip hilang, dublikasinya harus dikeluarkan dalam bentuk surat pernyataan di bawah
sumpah?
2.Analisis Risiko.
Mengadalisa untung rugi bagi perusahaan dengan pertanyaan:
a.Jika arsip hilang, berapa waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi arsip itu kembali dan
berapa besar beaya untuk hal tersebut?
b.Berapa lama waktu produktif yang diakibatkan oleh hilangnya arsip?
c.Berapa kesempatan yang hilang akibat hilangnya arsip?
d.Berapa total kerugian yang dialama organisasi dengan hilangnya arsip?

B.5 Pemberkasan arsip

Sistem pemberkasan (filing system) dan skema klasifikasi

Pemberkasan adalah satu tugas pekerjaan penting di setiap kantor. Bila rekod yang benar
tidak disimpan dan diberkaskan maka mereka dapat diketemukan ketika dibituhkan, kemudian
dia melayani fungsi yang tidak berguna. Pemberkasan dapat secara ekstrim tugas yang kompleks
dengan system intrik. Sistem pemberkasan dapat langsung dan tidak langsung dan membutuhkan
campurtangan indeks untuk pengaksesan. Apapun sistem pemberkasan yang anda pilih atau
sistem yang diadopsi dari intitusi anda, ada dua hal penting yang perlu diingat, yaitu :

Pertama, sitem pemberkasan sederhana adalah yang mudah digunakan dan dipahami,
yang penting sistem tersebut dapat memenuhi jangka panjang. Kesederhanaan sistem
pemberkasan mengorbankan kekhususan atau ketepatan, tetapi lebih meningkatkan kemudahan
dan kecepatan penggunaan.

Prinsip kedua, adalah rekod yang diberkaskan dalam skema yaitu yang membantu anda
kemudahan untuk mencarinya. Bentuk pernyataan sederhana adalah ’berkas untuk penelusuran’.
Sebagai contoh, jangan memberkaskan invoice berdasarkan nomor invoice bila mencarinya
berdasarkan nama vendor. Tidak ada skema pemberkasan tunggal yang terbaik untuk setiap
kantor. Bahkan mungkin tidak ada sistem yang satu ntuk setiap series rekod dalam satu kantor.
Sebagai contoh : unit kerja keuangan akan menggunakan sistem berbeda dengan unit kerja
kepegawaian.

Jadi satu yang penting dan diingat, bahwa sistem pemberkasan sederhana dan yang
mudah diingat dan digunakan, banyak orang yang akan menggunakannya dan lebih mudah untuk
menjelaskan kepada petugasnya. Lebih penting lagi bahwa, satu yang harus diingat sistem
pemberkasan yang diadopsi atau dibuat memungkinkan untuk memberkaskan rekod secara
efisien dan efektif dalam penemuan kembali rekod. Dengan kata lain, agar persyaratan rekod
yang lengkap dan akurat terpenuhi maka organisasi harus membangun sistem pemberkasan agar
rekod dapat dicari dan diketemukan kembali sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Definisi berkas (file), sebuah berkas merujuk kepada unit fisik dari kandungan informasi
dalam sebuah kertas atau elektronik. Rekod yang besatu dalam berkas untuk mengembangkan
keteraksesan dan identifikasi. Tujuan sebuah berkas, berkas yang diciptakan dan tercakup dalam
system pemberkasan adalah untuk memberikan bukti formal dari transaksi kegiatan atau sebuah
organisasi. Mereka mempunyai tujuan adalah untuk menangkap, memelihara dan memberikan
akses bukti kegiatan setiap waktu dalam rangka praktek pertanggungjawaban dan praktek
kegiatan.

Pengembangan sistem pemberkasan yang logis untuk mempercepat dan kecepatan system
pemberkasan, penelusuran informasi yang cepat, meningkatkan perlindungan informasi dan
meningkatkan stabilitas administrative, kelangsungan dan efisien.

Filing system menurut Kennedy (1998) adalah sistem penyimpanan dan penemuan
kembali informasi yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan
pengideksan, pengaturan dan penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan
perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.

Sementara itu filing system, ICA mendefinisikan sebagai suatu rencana klasifikasi untuk
pengaturan fisik rekod, penyimpanan dan penemuan kembali file, biasanya diidentifikasi dengan
simbol yang menggunakan abjad, nomer atau kombinasi. Berdasarkan hal tersebut di atas dapat
disimpulkan bahwa pengertian klasifikasi mempunyai kesamaan dengan filing sistem. Dalam
materi klasifikasi disinin titik berat bukan pada praktek memberkaskan rekod tetapi lebih kepada
memilih sistem klasifikasi/filing yang sesuai dengan ukuran/jenis perusahaan/lembaga, volume
rekod dan tipe arsip yang disimpan.

Untuk memudahkan penemuan kembali, setiap 25 folder ditempatkan guide baru sebagai
pembatas. Pada perkembangan ada nomor tidak berurut yaitu penyusunan yang dilakukan
dengan cara tertentu, tanpa memperhatikan urutan penomoran seperti pada umumnya. Aturan ini
hanya diketahui oleh filer atau orang tertentu saja, seperti sistem terminal – digit (angka terakhir)
, middle – digit (angka tengah) dan urutan tanggal.
a. Sistem berabjad
Sistem ini merupakan sistem atas dasar abjjad, yaitu dengan menggunakan urutan abjad
nama orang, organisasi, nama subyek, atau nama lokasi geografi. Pemberkasan atas dasar sistem
abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Rekod yang diatur berdasarkan
sistem ini antara lain berkaitan dengan rekod kepegawaian, nasabah langganan, pasien dan
sejenisnya.

b. Sistem Subyek
Sistem ini mempunyai diterapkan pada rekod korespondensi (surat dan sejenisnya),
kegiatan lain seperti penelitian, rekod kasus dan sebagainya. Dibandingkan dengan sistem
lainnya, sistem subyek ini paling sulit. Karena untuk melaksanakannya diperlukan bukan saja
ketrampilan di bidang penataan berkas tetapi juag kemampuan menganalisis serta memahami
tugas dan fungsi organisasi. Walaupun berdasarkan sistem subyek pedoman penataannya adalah
masalah yang terkandung dalam rekod, namun dalam pengaturan foldernya dapat dgabungkan
dengan sistem lainnya, bargantung kepada indeks yang digunakan (abjad, subyek atau angka).
Dalam praktek penataan berkas senantiasa akan terjadi penggabungan antara sistem yang satu
dengan yang lainnya.

c. Kombinasi
Sistem dapat dikombinasikan antara abjad, nomer yang dapat menunjukkan subyek atau
lainnya.

Persyaratan untuk sistem pemberkasan rekod

 Sistem harus sederhana untuk mengurangi tingkat kesalahan dan memfasilitasi

penggunaannya untuk semua pegawai. Seharusnya dirancang untuk kebutuhan
normal organisasi dan tidak untuk atau kemungkinan perkecualian.
  Berkas harus mengandung informasi yang berhubungan dengan kegiatan dan fungsi
yang mana didokumentasikan.

 Sistem harus mempunyai struktur numerik atau alfanumerik, yang setiap unsurnya
sama dengan fungsi judul berkas maksimum 4 unsur. Jenis berkas seperti yang sudah
dijelaskan di atas, yaitu abjad, numerik, alfanumrik dan kata kunci. Sistem yang
umum digunakan adalah alfanumerik.

 Kesesuaian : sistem harus memenuhi kebutuhan pengguna/departemen

 Pemeliharaan yang baik: adanya system yang membantuk untuk mencari; cukup
aman; kebijakan tentang penyiangan yang jelas; control rekod yang sesuai pada
penciptaan dan penambahan pemberkasan; penyimpanan yang aman dan cukup untuk
bahan arsip.

 Dapat mengadaptasi : system harus fleksibel dan cukup dalam memenuhi kebutuhan
organisasi.

 Aksesibilitas : system harus memungkinkan pengguna untuk mengklasifikasi rekod

dan dapat mencarinya tanpa ada gangguan.

 Akuntabilitas : harus mencakup mekanisme audit sehingga menjaga kegagalan

praktek dan prosedur .

Sistem pemberkasan dapat gagal untuk mengoperasikan secara efektif dengan alasan
seperti : beban terlalu berat; tidak adanya rujukan silang; koresponden yang usang; tidak adanya
system untuk penemuan kembali; ketidak sesuaian perlengkapan; lamanya waktu penemuan
kembali, berkas yang menumpuk dan semuanya harus ada pendekatan untuk merevisi dan
menyimpan.

Klasifikasi

Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan menerapkan

skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana mereka dikelompokkan
dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik,
pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk memutuskan konvensi dokumen dan
penamaan berkas, ijin pengguna dan batas keamanan rekod.

Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi
sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan
lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi.Sebagai endapan informasi
pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau
kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk
dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem
klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan
pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan
ditemukan kembali (Wallace, 1992:513).

Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau

dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA mendefinisikan
sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan atau skema klasifikasi
untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan informasi) dan atau item
dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records
Classification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem
klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi
nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan
menjadi nomor berurutan, middle-digit, terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan
rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip
kemudian diberkaskan secara kronolgis.

Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing). Pemberkasan

merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan dalam suatu wadah
penyimpanan (storage container atau folder/file), dengan tujuan agar mudah ditemukan saat
hendak digunakan (Johnson, 1974:14). Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan
skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, di mana rekod dikelompokkan
menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik,
pemeliharaan dan pemusnahan.

B.6 Penyusunan File buku induk arsip

Tipe dari File Basis Data

Menurut (Jogiyanto) basis data dibentuk dari kumpulan file. File di dalam pemrosesan aplikasi
dapat dikategorikan ke dalam beberapa tipe, di antaranya sebagai berikut :
a. File Induk (Master File)
Di dalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting. File ini tetap terus ada selama hidup dari
sistem informasi. File induk dapat dibedakan lagi menjadi :
1. File induk acuan (reference master file), yaitu file induk yang recordnya relatif statis, jarang
berubah nilainya.
2. File induk dinamik (dynamic master file), yaitu file induk yang record-recordnya sering
berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai akibat dari unsur transaksi.
b. File Transaksi (Transaction File)
File transaksi disebut juga sebagai file input (input file). File ini digunakan untuk merekam data
hasil dari suatu transaksi yang terjadi.
c. File Laporan (Report File)
File ini disebut juga sebagai file output (Output File), yaitu file yang berisi dengan informasi
yang akan ditampilkan. File ini dibuat untuk mempersiapkan pembuatan suatu laporan dan
biayanya dilakukan bila printer belum siap atau masih digunakan oleh proses yang lain.
d. File Sejarah (History File)
File sejarah disebut juga dengan nama file arsip (Archival File), yaitu file yang berisi data masa
lalu yang sudah tidak aktif lagi hingga data sekarang, dimana data tersebut disimpan untuk
keperluan masa mendatang.
e. File Pelindung (Backup File)
File pelindung merupakan salinan file-file yang masih aktif di basis data pada suatu saat tertentu.
File ini digunakan sebagai cadangan atau pelindung bila file basis data yang aktif rusak atau
hilang.
f. File Kerja (Working File)
File kerja disebut juga dengan nama file sementara (temporary file) atau scrath file. File ini
dibuat oleh suatu proses program secara sementara karena memory selama proses akan dihapus
bila proses telah usai.

B.7 Penentuan penyimpanan arsip

Penyimpanan Arsip PT. Glory Industrial Semarang II

Dalam melakukan penyimpanan arsip, PT Glory Industrial Semarang II melewati urutan-
urutan penyimpanan atau prosedur penyimpanan sebagai berikut:
1. Mengumpulkan (Collecting)
Tahap awal yang dilakukan sebelum menyimpan arsip yaitu mengumpulkan dokumen-
dokumen serta surat-surat penting. Adapun arsip-arsip yang terdapat pada Human Resource
Department PT Glory Industrial Semarang II adalah sebagai berikut:
1. Dokumen-dokumen karyawan
· Surat Lamaran
· Daftar Riwayat Hidup
· Fotocopy sertifikat-sertifikat milik karyawan
· Fotocopy Kartu Keluarga
· Fotocopy SKCK
· Foto
· Fotocopy Ijazah
· Fotocopy Jamsostek, Nayaka, dan KTP
· Dan lain-lain
2. Surat-Surat
· Surat Kontrak Kerja
· Surat Masuk – Surat Keluar
· Surat Pengunduran Diri
· Surat Dokter
· Surat Ijin
· Surat Keterangan Cuti Hamil
· Surat Ijin Keluar Kantor
3. Absensi Karyawan
4. Daftar Aset Perusahaan
5. Form Cuti Karyawan
2. Memeriksa (Inspecting)
Setelah arsip-arsip dikumpulkan, selanjutnya dilakukan pemeriksaan ulang setiap lembaran
dokumen atau surat untuk memastikan apakah arsip-arsip tersebut sudah siap atau sudah
pantas untuk disimpan.
3. Mengindeks (Indexing)
Tahap selanjutnya yaitu mengindeks dokumen-dokumen atau surat yang telah diperiksa.
Misalnya memisahkan antara surat ijin cuti tahunan, cuti menikah, dan cuti melahirkan.
4. Memberi kode (Coding)
Kode biasanya dibuat dan ditempelkan pada business file untuk memudahkan pengarsipan.
Contoh:
· Surat-surat cuti tahunan diberi kode CT dengan menggunakan huruf berwarna hitam tebal.
· Surat-surat cuti melahirkan diberi kode CM dengan menggunakan huruf berwarna hitam
tebal
5. Menyortir (Sorting)
Setelah business file ditempelkan kode, surat-surat maupun dokumen-dokumen diurutkan
menurut abjad maupun nomor.
6. Penyimpanan (Placing)
Tahap terakhir ini adalah tahapan terpenting karena menentukan apakah arsip akan mudah
ditemukan kembali atau tidak. Sistem penyimpanan arsip pada Human Resources
Department (HRD) PT. Glory Industrial Semarang II menggunakan dua sistem, yaitu:
1. Sistem abjad
2. Sistem numeric

C. Manfaat

Evaluasi
Evaluasi laporan diperoleh berdasarkan masukan yang berasal dari pembuatan laporan,
pemakai dan penerimaan laporan. Masalah yang berkaitan dengan metode adalah banyak
manajer merasa bahwa mereka memerlukan semua kopi laporan dengan tidak
memandang apakahlaporan tersebut benar benar di gunakan atau hanya diberkaskan saja.

Mengunakan tenknologi komputer

Teknologi komputer memiliki dampak maknawi terhadap persiapan, penyusunan,
penyebaran dan pengendalian laporan

Persiapan dokumen
Perangkat lunak pengolah kata membantu penulis lapoean dalam menulis dan
menyunting laporan dengan cepat dan efisien. Perangkat lunak grafik memungkinkan
konversi informasi tabuler dan menarik menjadi paparan grafik seperti peta dan bagan.

Transmisi dokumen
Laporan elektronik dapat disimpan dalam pangkalan data dan siap diakses oleh pemakai.
Pada simpan elektronik, laporan tersedia setiap saat namun setiap menhemat waktu dan
tenaga dan laporan tidak didistribusikan melainkan menunggu diakses oleh pemakai.

Kontrol dokumen
Pangkalan data disimpan juga untuk menyimpan indeks laporan sebuah perusahaan. Pada
pangkalan data juga dapat disimpan katalok yang mendeskripsi laporan

D. Macam-macam layanan
1. Jasa Konsultasi Kearsipan ;
Melayani konsultasi kearsipan mulai dari tata persuratan dinas,pengurusan surat,
pengelolaan arsip , penanganan arsip inaktif hingga penyusutan dengan mempergunakan
Jadwal Retensi Arsip (JRA) ,maupun konsultasi masalah standarisasi sarana dan prasarana
kearsipan.Standart pelayanan :
a. Konsultasi Pelayanan sesuai yang di kehendaki oleh customer
b. Pemecahan masalah kearsipan

2. Jasa Pembenahan Arsip ;

Pembenahan arsip merupakan upaya menata ulang/merekontruksi
kembali arsip inaktif dalam keadaan kacau menjadi tertata, baik Fisik maupun
Informasinya dan terciptanya jalan masuk (Daftar Pertelaan Arsip untuk penemuan
kembali). Jenis pembenahan meliputi :
1. Pembenahan arsip tekstuall kertas
2. Pembenahan arsip audio visual atau arsip media baru
misalnya: arsip video, arsip photo, arsip film, arsip rekaman suara,
3. Pembenahan arsip kartografil peta
4. Pembenahan arsip elektronik

Standart Pelayanan:
1. Tertatanya arsip sesuai dengan tahapan kegiatan pembenahan
2. Terbentuknya DPA sebagai Blat penemuan kembali arsip
3. Arsip sudah terfumigasi
4. Pelaksana Pembenahan oleh arsiparis atau petugas yang telah
terlatih
5. Lokasi pembenahan ditentukan sesuai kesepakatan

3. Jasa Pembuatan dan Penyempurnaan Sistem Kearsipan ;

Melayani Pembuatan dan penyempurnaan sistem kearsipan seperti penyusunan
pola klasifikasi, man! lal kearsipan dan penyusunan JRA. Sistem kearsipan dirancang dan
dibuat sesuai kondisi dan keinginan customer, sehingga akan membantu dalam kelancaran
kegiatanadministrasi.Standart Pelayanan :
a.Terciptanya sistem kearsipan sesuai dengan keinginan customer
b. Penyempurnaan sistem Kearsipan

4. Jasa Alih Media;

Alih Media arsip sangat diperlukan guna efektivitas dan efisiensi dalam
penyimpanan dokumen/arsip sehingga dapat menghemat ruangan,tenaga dan "waktu.
Dokumen perusahaan dalam bentuk konvensionalltekstual , arsip peta, blue print dapat
dialihkan ke dalam bentuk arsipmedia baru I microflilm, begitu pula arsip film, Video ke
VCD.Standart Pelayanan:
a. Pemeriksaan arsip/dokumen yang akan di alih mediakan
b. Penentukan arsip/dokumen yang benar-benar penting dan layak untuk
dialih mediakan berdasarkan ketentuan yang ada
c. Terwujudnya bentuk arsip media baru yang dikehendaki Customer
d. Efisiensi ruang penyimpanan

5.Jasa Perawatan Arsip ;

Perawatan arsip diperlukan untuk mencegah kerusakan arsip baik fisik
maupun informasinya sehingga dapat didayagunakan secara optimal.
a.Perawatan arsip yang ditawarkan berupa :
1.Fumigasi
2. Deacidifikasi
b. Restorasi arsip berupa :
1.Laminasi
2. Encapsulasi

Standart Pelayanan:
a.Arsip sudah terfumigasi
b. Penghilangan asam pada kertas ( arsip/ dokumen) dan melindungi
kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar
c.Terlindunginya arsip/dokumen yang telah rusak atau rapuh dengan
bentuk laminasi
d.Perbaikan arsip dengan mengunakan bahan pelindung dua lembar film
plastik polyester dan pada bagian pinggir arsip dilekatkan denganmenggunakan double
tape

6.Jasa Pendidikan dan Pelatihan SDM Kearsipan ;

Masalah yang sering muncul dan dihadapi oleh banyak organisasi didalam
mengelola arsip adalah terbatasnya SDM yang professional dalammengelola arsip.
Pengelolaan Arsip yang professional terhadap arsipmerupakan satu langkah untuk
memaksimalkan fungsi arsip bagikepentingan organisasi .Untuk menciptakan tenaga yang
terampil, handal dan professional di bidang kearsipan dapat dilakukan melalui pendidikan
dan pelatihan kearsipan.
Bentuk Diklat yang ditawarkan terdiri dari :
a. Diklat manajemen Arsip Dinamis
b. Diklat manajemen Arsip Statis
c. Diklat manajemen Arsip Audio Visual/Media baru
d. Diklat Penata berkas /FHing sistem
e. Diklat Pengelolaan arsip Dinamis Aktif
f. Diklat Pengelolaan arsip Dinamis Inaktif
g. Diklat Pemeliharaan dan perawatan Arsip
h. Diklat Penyusutan Arsip
Standart pelayanan :
a. Tersedianya Diklat Kit
b. T erlaksananya diklat yang diiginkan Customer
c. Penyediaan praktek kelas dan sarana
d. Pemberian Sertifikat/Surat Tanda Tamat Pelatihan (STTP)
e. Penyediaan konsumsi / akomodasi
f. Tenaga instruktur / tenaga pengajar yang berpengalaman dankompeten di bidangnya
g. Laporan evaluasi hasil pelaksanaan
h. Pelaksanaan Diklat bisa in house training atau ditempat yangdisepakati bersama
 7. Jasa Otobiografi ;
Pembuatan penulisan / buku yang berlatar belakang dari riwayat hidupseseorang sejak
lahirsampai dengan buku dibuat.
Standart Pelayanan :Terbitnya sebuah buku sesuai riwayat pelaku

BAB III

Penutup

A. Kesimpulan
Pelaksanaan rnanajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapan-tahapan yang
satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga
mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profesional.
Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup sistem
informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai hasil
yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan fasilitas dan teknologi informasi
kearsipan yang handal.

B. Saran
Kami menyadari bahwa makalah kami mempunyai banyak kekurangan oleh sebab itu
kami minta maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan dan penggunaan kata-kata, dan
semoga makalah kami bermanfaat bagi penulis khususnya dan untuk pembaca
khususnya.
Daftar Pustaka :

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/23168/5/Chapter%20I.pdf

http://ilmumanajemenperusahaan.blogspot.com/

http://smatusmg.com/

Observasi

Dan buku mengenai manajemen kearsipan