KIT de Seguimiento | DNP, Departamento Nacional de Planeación

KIT de Seguimiento

Herramienta:
Instructivo para elaborar
Tableros de Control
 2 KIT de Seguimiento | Instructivo para elaborar Tableros de Control

Introducción
Con el fin de facilitar al ente territorial la ejecución de este
paso, específicamente en lo relacionado con la constru-
cción, validación y socialización de una herramienta que
permita realizar el seguimiento a los avances del PDT, esta
unidad incorpora un generador de tableros de control a
nivel de resultado y producto en distintos niveles, a partir
de la matriz del Plan Indicativo. Esta herramienta contribuirá
para que se pueda hacer un montaje sencillo y coherente
de un sistema de seguimiento al PDT sin incurrir en costos
elevados y a partir de los lineamientos técnicos presentados
en este KIT.
A continuación, se desarrolla un instructivo paso a paso que
explica cómo debe usar esta herramienta y poder generar
los tableros de control esperados para medir la gestión de
su ente territorial satisfactoriamente:
Para este ejercicio el DNP sugiere hacer uso del PI de la
entidad territorial. El PI es una herramienta que captura un
volumen grande de información que posteriormente servirá
como insumo para la construcción del Tablero de Control.
En armonía con lo anterior, el TC estará enmarcado en la
concepción de gestión pública orientada a resultados, con
énfasis en el seguimiento al desempeño de las metas e in-
dicadores asociados, establecidos en el PDT del ente ter-
ritorial.
Los Tableros de Control hacen parte del esquema con el
que cuenta la entidad territorial para hacer seguimiento al
PDT. El TC refleja las prioridades del Plan a través de indica-
dores metas y avances. La implementación de este instru-
mento de seguimiento le permitirá a la entidad territorial:

1. Generar información pertinente para la acertada toma de

decisiones de política pública.

2. Generar alertas tempranas (semáforos) para asegurar la

consecución de las metas territoriales.

3. Aumentar la transparencia y la rendición de cuentas al inte-

rior del gobierno territorial.

4. Evaluar el desempeño de las agencias del gobierno territo-

rial.

5. Generar información para hacer la gestión pública más

efectiva.
 DNP, Departamento Nacional de Planeación 3

Por lo anterior, constituyen una herramienta indispensable
para la gestión pública territorial. Su uso no es exclusivo, por
el contrario, esta herramienta le es útil a diferentes niveles de
gobierno local, departamental y nacional.
La información contenida en los Tableros de Control les
permitirá a los alcaldes y/o gobernadores tomar decisio-
nes de política informada, basado en temas específicos
que requieran especial atención. Adicionalmente, las Se-
cretarías de Planeación, Directores de programa, y demás
dependencias de las entidades territoriales, podrán recibir
alertas tempranas basadas en información sólida para hacer
cambios de rumbo en políticas, programas y proyectos, que
sean necesarios.
dimensiones estratégicas del PDT, para los programas pri-
oritarios, entre otros.
A continuación, se relacionan algunos tipos de tableros de
control que se pueden generar en función de la estructura
del PDT, el sector, programa o prioridad del gobernante ter-
ritorial:
∞∞ Tablero Sectorial: Está construido en función de los
temas que se desarrollan en el marco de las competen-
cias sectoriales FUT
∞∞ Tablero por Programa: Presenta todos los indicadores
asociados a un programa del PDT

Tableros de Control ∞∞ Tablero Alcalde/Gobernador: Responde a las priorida-

Los Tableros de Control pueden construirse a partir de dife-
rentes niveles de reporte. Esta característica flexible permite
ajustar el TC de acuerdo a las necesidades de los tomadores
de decisiones. Por ejemplo, puede ser usado para obser-
var la ejecución de todo el PDT, los resultados de los pro-
gramas, temas transversales, entre otros. No obstante, dado
que es una herramienta gerencial, el DNP recomienda la
elaboración de TC que generen alertas sobre ejes, pilares o
des del gobernante
∞∞ Tablero por Pilar/Eje del PDT: Está construido en fun-
ción de los indicadores que estén asociados a un pilar o
eje transversal del PDT.
El DNP sugiere dieciséis pasos para elaborar un Tablero de
Control de Resultados y posteriormente de producto:

Tablero de Control de Resultados

Paso 1. Traslado de información del Plan Indicativo
Paso 2. Asignación de Pilar o Eje transversal a metas de resultado
Paso 3. Priorización de programas y metas
Paso 4. Filtro de indicadores de resultados priorizados.
Paso 5. Ajustar el nombre del indicador de resultado
Paso 6. Asignar el tipo de acumulación del indicador de resultado
Paso 7. Desagregación de metas de resultado por año
Paso 8. Obtención y traslado de códigos de priorización
Paso 9. Generación de Reportes – Resultados
Paso 10. Edición de la Hoja de Reporte – Resultados

Tablero de Control de Producto

Paso 11. Priorización de indicadores de producto
 Paso 4. Filtro de indicadores de resultados priorizados.
Paso 5. Ajustar el nombre del indicador de resultado
Paso 6. Asignar el tipo de acumulación del indicador de resultado
Paso 7. Desagregación de metas de resultado por año
4 KIT de Seguimiento | Instructivo para elaborar Tableros de Control
Paso 8. Obtención y traslado de códigos de priorización
Paso 9. Generación de Reportes – Resultados
Paso 10. Edición de la Hoja de Reporte – Resultados

Tablero de Control de Producto

Paso 11. Priorización de indicadores de producto

Paso 12. Filtro de indicadores de producto priorizados

Paso 13. Asignar el tipo de acumulación del indicador de producto

Paso 14. Obtención y traslado de códigos de indicadores de

producto priorizados.

Paso 15. Generación de Reportes – Productos

Paso 16. Edición de la hoja de reporte - Productos

A continuación, se desarrollarán cada uno de los pasos men-

cionados anteriormente.

Tablero de Control de Producto

Paso 1: Traslado de información del Plan Indicativo
Para el desarrollo de este paso, el ente territorial debe tomar
el Plan de Desarrollo aprobado y el Plan Indicativo (PI) como
insumo para la elaboración del tablero de control.
ta corresponde a una tabla en donde usted deberá construir
un Plan Indicativo ampliado, a partir de la matriz del PI.
En primer lugar, la herramienta de trabajo en formato Excel
cuenta con tres (3) hojas de trabajo:

No obstante, es necesario complementar la información del Hoja 1: Plan Indicativo ampliado

PI para poder generar reportes en distintos niveles y en perio-
dos de tiempo más cortos, características que serán posibles
con la implementación del Tablero de Control en la gestión
institucional del ente territorial.
El formato correspondiente al módulo, es una herramienta
que facilitará la construcción del tablero de control a nivel ter-
ritorial, mediante el diligenciamiento de cinco (5) nuevas vari-
ables en la matriz del PI.
Hoja 2: Tablero de a Control de Resultados
Hoja 3: Tablero de Control para seguimiento productos
Utilice la Hoja 1: Plan Indicativo ampliado. Llene las columnas
grises utilizando la información del Plan Indicativo del ente
territorial. Copie la información de la matriz del PI, y pegue
en el formato en las columnas en gris. Las siguientes son las
columnas que debe diligenciar: A, C, D, G, S, AE, AH, AI, AN,
AZ, BB, BC, BD, BE, BF, BG, BH, BI, BJ, BK, BL, BM, BN y BO.

Para realizar este primer proceso, haga uso de la herramienta

correspondiente: “Generador Tablero de Control.xlsm” que
encontrará como adjunto a este documento. Esta herramien-
 DNP, Departamento Nacional de Planeación 5

Hoja 1

Fuente: DNP, DSEPP.

Paso 2. Asignación de Pilar o Eje transversal a Paso 3. Priorización de programas y metas

metas de resultado
Una vez asignado el “Pilar” o “Eje Estratégico” a las metas de
Una vez diligenciadas las columnas en color gris, el siguiente resultado incluidas en el PI, realice una selección de las mis-
paso consiste en definir y asociar el “Pilar” o “Eje Estratégico” mas para mostrar la información más relevante, que, a con-
del PDT a las metas de resultados, contenidas en el PI. Con- sideración de la entidad territorial, debe ser incluirla en el TC.
tinúe utilizando la Hoja 1: Plan Indicativo ampliado. En ella,
encontrará 15 columnas nuevas resaltadas en color VERDE. El DNP propone los siguientes criterios de selección, para pri-
Específicamente, y para efectos de cumplimiento del Paso 2, orizar los programas y metas de resultado:
diligencie la columna F: Eje transversal/Pilar. En esta columna
deberá asociar el Pilar o Eje Transversal a cada meta de resul-
tado que se encuentra asociada. Este es el primer paso para
poder obtener un reporte de avance por Pilar o Eje Estraté-
gico.
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Criterio Prioridad Componente

Alineación con prioridades en Programa Gobierno

1. Político XX%
Contribución potencial al logro de la visión a 2019

Coherencia (relación lógica con otros componentes

2. Técnico XX% e indicadores del PDT)
Incidencia (influencia sobre otros programas o metas)

Asociado con necesidad clave en diagnóstico y/o

talleres con la comunidad
3. Financiero XX%
Asociado con potencial clave en diagnóstico y/o
talleres con la comunidad

Alineación o aportes a políticas nacionales

Alineación o aporte a políticas de otros niveles
4. Articulación con XX% territoriales de gobierno
otros niveles
Posibilidad de trabajo conjunto con otros niveles de
gobierno

TOTAL 100%

Fuente: DNP, DSEPP.

Con base en los criterios anteriores, marque con una X a
qué criterio apunta cada uno de los programas y metas.
Para esto, debe diligenciar las columnas: O, P, Q, R, para el
caso de los programas; y las columnas: AA, AB, AC, AD, para
las metas. Es pertinente resaltar que cada programa o meta
puede ser identificado con más de un criterio de selección.
Entre más criterios sean asociados, mayor será su nivel de
priorización.
Es importante hacer una debida clasificación de las metas
y programas priorizados, con el objetivo de escoger la in-
formación de interés para el tomador de decisiones. Un TC
que incluya una gran cantidad de información no es nece-
sariamente estratégica.
Paso 4. Filtro de indicadores de resultados
priorizados
do”. Con lo anterior podrá hacer un filtro de los programas
y metas priorizadas con el fin de obtener una lista corta de
indicadores a incluir en el TC. De esto modo, contará con
información estratégica que obedece a criterios de prior-
ización para un seguimiento orientado a resultados.
Paso 5. Ajustar el nombre del indicador de
resultado
La matriz del PI es el insumo base para la generación de los
TC. Dada su importancia estratégica para la gerencia públi-
ca, es necesario que revise la formulación de los indicado-
res de resultado. El DNP ha encontrado que comúnmente,
los indicadores quedan mal definidos. Por ejemplo, quedan
formulados en verbos infinitos o en fórmula de cálculo.

Una vez haya priorizado los programas y metas de resultado

de su PDT, filtre la columna I “Estado Programa” y la co-
lumna U “Estado Meta”, y seleccione la categoría “Prioriza-

Ejemplos de errores en la formu-
lación de indicadores de resultado
Residuos sólidos aprovechados/total de
residuos sólidos producidos x 100
¿Se encuentra bien formulado el indicador?
Es necesario realizar ajustas, el indicador
está expresado como fórmula de cálculo y
no sigue la estructura prevista de SUJETO +
VERBO EN PARTICIPIO PASADO.
Forma correcta del Indicador:
Porcentaje de residuos sólidos aprovecha-
dos.
Revise y ajuste, en caso de ser necesario, los
indicadores de resultado. Exprese el indica-
dor de la siguiente forma: SUJETO + VERBO
EN PARTICIPIO PASADO. A continuación, se
presentan algunos ejemplos que permitirán
guiar la revisión y ajuste de los indicadores
en la matriz del PI.
Para hacer ajuste a los indicadores que Ud.
Identificó como mal formulados, debe dili-
genciar la columna: AF. En esta columna,
Usted debe escribir el nombre ajustado del
indicador de resultado. En caso que en la
matriz del PI los indicadores se encuentren
bien formulados, es necesario que copie y
pegue de nuevo los indicadores de resul-
tado (Columna AE) en la columna: AF.
DNP, Departamento Nacional de Planeación 7
Paso 6. Asignar el tipo de acumulación del
indicador de resultado
Una vez haya formulado y ajustado de manera correcta los
indicadores de resultado, es necesario que comprenda la
orientación esperada de los mismos. Es decir, ¿se espera
que el valor de referencia del indicador se reduzca (re-
ducción), se mantenga (mantenimiento), o que aumente
(incremente)? Debe establecer cómo va a interpretar la
información de avance, el comportamiento esperado del
indicador respecto a las metas establecidas. Lo anterior es
conocido como tipo de acumulación, que le permitirá hac-
er una lectura objetiva de los avances.
Por lo anterior, el siguiente paso consiste en definir el tipo
de acumulación de los indicadores de resultado. Existen
cinco tipos de acumulación que podrá encontrar en la Uni-
dad 0 (Protocolo) de este Kit.
Para hacer la asignación del tipo de acumulación de los in-
dicadores de resultado, debe diligenciar la columna AF. En
esta columna Usted deberá seleccionar de la lista desplega-
ble el tipo de acumulación para cada indicador, a partir del
análisis e identificación de tendencia entre la línea base del
indicador (columna AH “Línea Base Resultado”) y la meta
(columna AI “Meta Resultado Cuatrienio 2019”). Con base
en esta información y dependiendo del tipo de indicador,
Usted podrá hacer esta asignación con suficiencia.
Este es un paso importante que requiere especial atención.
Al asignar un tipo de acumulación del indicador, el método
y fórmula del cálculo del avance cambiará. Es de especial
cuidado este ejercicio porque dependiendo del tipo de acu-
mulación se determinará el porcentaje de avance por in-
dicador a mostrar en la TC.
 8 KIT de Seguimiento | Instructivo para elaborar Tableros de Control

Paso 7. Desagregación de metas de resul- tiempo. Por esta razón, en el Paso 7 deberá hacer una pro-
tado por año gramación desagregada de metas por año.

El PI es la base de insumo para la construcción del TC. No
obstante, el PI captura únicamente la programación de me-
tas de resultado al 2019, es decir, la meta acumulada para
el cuatrienio. Precisamente, la construcción de TC busca
dotar a las entidades territoriales de una herramienta que
genere información de avance en un periodo más corto de
Tome la meta del cuatrienio. A partir del análisis técnico de
cada programa, desagregue la meta de resultados por año,
de modo que cada indicador resulte con cuatro metas.1 A
continuación se presenta un ejemplo con dos indicadores
de resultado y la desagregación respectiva de las metas de
resultado.

LB MR MR MR MR MR
Indicador Resultado
2015 Cuatrenio Año 1 Año 2 Año 3 Año 4

Tasa de cobertura
bruta en educación 50% 60% 52% 55% 57% 60%
primaria

Tasa de mortalidad
infantil 4% 2% 4% 3,5% 3% 2%

Fuente: DNP, DSEPP.

En la herramienta de Excel Generador TC, debe diligen- el dato que ingrese debe ser numérico únicamente. Con la
ciar las columnas AJ, AK, AL, AM, donde deberá ingresar desagregación de metas, podrá hacer el cálculo del avance
el dato cuantitativo (numérico) para las metas anualizadas por años, lo cual le permitirá mostrar resultados en el corto
de cada indicador. Es importante que tenga en cuenta que plazo.
 DNP, Departamento Nacional de Planeación 9

Paso 8. Obtención y traslado de códigos de la Columna B: “Código Priorización Resultado” y pegue la

priorización información en la Columna A “ID” de la Hoja 2: Tablero de
Control de Resultados. Recuerde que debe copiar y pegar
Con la información priorizada, la Matriz de Excel automáti- la información como “valores”. A continuación, se presenta
camente generará en la Columna B el “Código Priorización gráficamente la descripción del paso a seguir.
Resultado”. Este código es la llave que le permitirá llevar la
información desde la Hoja 1: Plan Indicativo ampliado a la
Hoja 2: Tablero de Control de Resultados. Para ello, copie

Fuente: DNP, DSEPP.

 10 KIT de Seguimiento | Instructivo para elaborar Tableros de Control

Paso 9. Generación de Reportes – Resulta-
dos.
Una vez haya pegado los códigos de priorización en el
Tablero de Control de Resultados, la matriz automática-
mente generará la información requerida para iniciar el pro-
ceso de seguimiento. A partir de ese momento, sólo deberá
ingresar manualmente el reporte del año, del indicador
asociado, en la Columna I “Resultado año” y el reporte acu-
mulado del cuatrienio en la Columna N “Resultado Acumu-
lado Cuatrienio”.
Con el ingreso de la información anualizada por indicador,
el TC calculará automáticamente los porcentajes de avance
de acuerdo a la tipología de cada indicador a partir de los
criterios Sinergia-DNP.
Como se estableció anteriormente, un TC permite generar
reportes a diferentes niveles del PDT. Con la información
completa en la Hoja 2: Tablero de Control de Resultados,
Usted podrá filtrar el TC y generar reportes a nivel de eje es-
tratégico, programa, sector FUT, entre otros. Para ello, filtre
alguna de las siguientes columnas: Columna B “Eje/Pilar”;
Columna C “Prog”; o Columna D “SectorFUT”

Fuente: DNP, DSEPP.

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Paso 10. Edición de la Hoja de Reporte –

Resultados

Para finalizar el TC de Resultados, Usted puede editar los

títulos que desea presentar. Para esto, vaya a la esquina in-
ferior derecha y cambie a vista de “Diseño de página. Luego,
podrá modificar los títulos, fechas; así como adicionar imá-
genes como el logo de la entidad territorial. Finalmente, al
presionar el botón “Exportar Tablero” Usted podrá observar
el reporte en formato PDF del seguimiento a metas de re-
sultado.

Fuente: DNP, DSEPP.

 12 KIT de Seguimiento | Instructivo para elaborar Tableros de Control
Tableros de Control de Productos
Después de haber construido un TC de Resultados, es
necesario abordar otro tipo de herramienta de seguimiento.
Para algunas entidades territoriales es importante realizar
un seguimiento a nivel de producto para identificar alertas
tempranas y cuellos de botella en la entrega de bienes y
servicios establecidos en el PDT, así como hacer un segui-
miento a los recursos que fueron asignados a los mismos.
Para ello, se dispuso de otro tablero que permite hacer este
seguimiento a nivel intermedio, para lo cual es necesario
que diligencie cinco (5) columnas adicionales.
Nota: para la elaboración de los Tableros de Control (TC) a
nivel de Producto se recomienda seguir primero el proceso
de elaboración de los TC a nivel de Resultado (lo que impli-
ca priorizar previamente tanto los programas como las me-
tas de resultado asociadas, paso 1 al 10). Una vez se cuente
con la información organizada para los TC de Resultado, es
conveniente proceder a generar los TC de Producto.
Paso 11. Priorización de indicadores de pro-
ducto.
En primer lugar, debe volver a la Hoja 1: Plan Indicativo am-
pliado para de esta forma ampliar la información contenida
en el PI. Bajo la misma lógica seguida para la elaboración
de un TC de Resultados, para elaborar un TC de Producto
debe priorizar aquellos productos que son determinantes
para alcanzar cada meta de resultado propuesta en el Plan
de Desarrollo Territorial.
Para tal fin, diligencie las Columnas: AV, AW, AX y AY.
Marque con una X la celda correspondiente al criterio de
priorización para los productos que estén asociados. Re-
cuerde que puede haber más de un criterio señalado por
indicador de producto, entre más criterios apunten a un in-
dicador de producto, mayor será su nivel de priorización.
(Nota: Recuerde que puede remitirse a los criterios de pri-
orización descritos en el Paso 3 presentes en la Pág. 3.)
Paso 12. Filtro de indicadores de producto
priorizados
Una vez haya priorizado los indicadores de producto, debe
filtrar para obtener una lista corta exclusiva, que solo ten-
ga en cuenta los indicadores priorizados objeto de segui-
miento a ser incluidos en el TC. Para ello, filtre la columna
AP “Estado indicador producto”, y seleccione la categoría
“Priorizado”. De este modo, contará con información es-
tratégica que obedece a criterios de priorización para un
seguimiento orientado a resultados y productos.
Paso 13. Asignar el tipo de acumulación del
indicador de producto
Ahora bien, es necesario que comprenda la orientación es-
perada de los indicadores de resultado. Es decir, ¿se espera
que el valor de referencia del indicador se mantenga (man-
tenimiento), o se aumente (incremente)? Por lo anterior,
debe establecer cómo va a interpretar la información de
avance, el comportamiento esperado del indicador respec-
to a las metas establecidas. Lo anterior es conocido como
tipo de acumulación, que le permitirá hacer una lectura ob-
jetiva de los avances.
El siguiente paso consiste en definir el tipo de acumulación
de los indicadores de producto. Existen cinco tipos de acu-
mulación que podrá encontrar en la Unidad 0 (Protocolo)
de este Kit.
Para hacer la asignación del tipo de acumulación de los
indicadores de producto, debe diligenciar la Columna BA
“Tipo de acumulación”. En esta columna Usted deberá se-
leccionar de la lista desplegable el tipo de acumulación para
cada indicador, a partir del análisis e identificación de ten-
dencia entre la línea base del indicador (columna BB “Línea
Base Resultado”) y la meta (columna BC “Meta Resultado
Cuatrienio 2019”). Con base en esta información y depen-
diendo del tipo de indicador, usted podrá hacer esta asig-
nación con suficiencia.

Paso 14. Obtención y traslado de códigos
de indicadores de producto priorizados
Con la información priorizada, la Matriz de Excel automáti-
camente generará en la Columna E el “Código Priorización
Producto”. Este código es la llave que le permitirá llevar la
información desde la Hoja 1: Plan Indicativo ampliado a la
Hoja 3: Tablero de Control para seguimiento a productos.
Fuente: DNP, DSEPP.
DNP, Departamento Nacional de Planeación 13
Para ello, copie la Columna E: “Código Priorización Pro-
ducto”.” y pegue la información en la Columna A “ID” de la
Hoja 3: Tablero de Control para seguimiento a productos.
Recuerde que debe copiar y pegar la información como
“valores”. A continuación, se presenta gráficamente la de-
scripción del paso a seguir.
 14 KIT de Seguimiento | Instructivo para elaborar Tableros de Control

Paso 15. Generación de Reportes – Produc-
tos
Una vez haya pegado los códigos de priorización en el
Tablero de Control de Productos, la matriz automática-
mente generará la información requerida para iniciar el pro-
ceso de seguimiento. A partir de ese momento, sólo deberá
ingresar manualmente el reporte del año, del indicador
asociado, en la Columna K “Resultado año vigente” y el
reporte acumulado del cuatrienio en la Columna P “Resul-
tado Acumulado Cuatrienio”.
Con el ingreso de la información anualizada por indicador,
el TC calculará automáticamente los porcentajes de avance
de acuerdo a la tipología de cada indicador a partir de los
criterios Sinergia-DNP.
Ahora bien, el TC de Producto también le permitirá hacer
seguimiento a la ejecución financiera. Para esto, debe in-
gresar el reporte de los recursos ejecutados en la vigencia
por cada indicador de producto en la columna V “Total
Recursos ejecutados año vigente (miles)” a partir de ahí el
tablero calculará el estado de la ejecución realizada versus
la programada.

Fuente: DNP, DSEPP.

 DNP, Departamento Nacional de Planeación 15

Como se estableció anteriormente, un TC permite generar tre otros. Para ello, filtre alguna de las siguientes columnas:
reportes a diferentes niveles del PDT. Con la información Columna B “Eje/Pilar”; Columna C “Programa”; Columna D
completa en la Matriz, usted podrá filtrar el TC y generar re- “Meta Resultado”; Columna E “Sector”; o Columna F
portes a nivel de eje estratégico, programa, sector FUT, en- “Responsable”

Fuente: DNP, DSEPP.

 16 KIT de Seguimiento | Instructivo para elaborar Tableros de Control

Paso 16. Edición de la Hoja de Reporte –
Productos
Para finalizar el TC de Productos, usted puede editar los tí-
tulos que desea presentar. Para esto, vaya a la esquina infe-
rior derecha y cambie a vista de “Diseño de página. Luego,
podrá modificar los títulos, fechas; así como adicionar imá-
genes como el logo de la entidad territorial. Finalmente, al
presionar el botón “Exportar Tablero” usted podrá observar
el reporte en formato PDF del seguimiento a metas de re-
sultado.

Fuente: DNP, DSEPP.

 Unidad 3:
Herramienta: Instructivo para
elaborar Tableros de Control

KIT de Seguimiento