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Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais I - UNIGRAN Aula

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GESTÃO DE COMPRAS

Olá, caríssimos(as), como vão até aqui?


Estamos em nossa segunda aula e discutiremos a gestão de
compras. Devem imaginar a importância do tema dentro de nossas
discussões, não é mesmo? Pensar sobre a gestão de compras nos
mostra como promover economias para a organização, além de
diversas outras questões.
Vamos lá?

Objetivos de aprendizagem

Ao término desta aula, vocês serão capazes de:

• refletir criticamente acerca da gestão de compras;


• pensar sobre a gestão de compras de modo a promover melhorias
para a organização.

Seções de estudo

• Seção 1 - Gestão de compras: breve histórico


• Seção 2 - O uso de licitações

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Seção 1 - Gestão de compras: breve histórico

A gestão de compras é uma etapa a ser considerada atentamente pela


empresa. Em organizações maiores, há responsáveis unicamente por essa função.
Diante disso, quero que se questionem: já pararam para pensar acerca de como surgiu
a gestão de compras? Compreender historicamente o termo é bastante importante!
Bom, o surgimento da gestão de compras está amplamente atrelado ao
início da produção em massa. Sendo assim, vamos verificar?

[...] O sistema de produção artesanal foi substituído a partir do início do século XX


pela chamada Manufatura em Massa, tendo como seu principal precursor Henry
Ford, que percebendo a dificuldade de se reduzir os custos da produção artesanal,
investiu na intercambiabilidade de peças e passou a acelerar o ritmo da produção e
reduzir drasticamente os custos do processo industrial. As principais características
da Manufatura em Massa são:
Quanto à força de trabalho: Ford não somente aperfeiçoou a peça intercambiável
como também criou o funcionário intercambiável. O montador da linha de produção
de Ford tinha no máximo duas tarefas: ajustar duas porcas em dois parafusos ou,
talvez, colocar uma roda em cada carro. Desta forma, um trabalho mal feito somente
era descoberto no final da linha de produção.
Quanto à organização: O conceito de fábrica de Ford era o de verticalização total, ou
seja, produzir praticamente todos os componentes e a compra de materiais ficava
restrita somente às matérias primas básicas para a produção dos mesmos.
Quanto às ferramentas: A chave para as peças intercambiáveis estava no uso de
ferramentas de precisão, capazes de cortar metais, prensar chapas, etc. e tudo isso
para grandes volumes no menor tempo possível. Neste sentido, Ford criou a figura do
ajustador de máquina e com esta atividade, conseguiu aumentar o volume e reduzir o
tempo das operações através da criação de lotes de produção e reduzindo o número
de ajustes ao longo de uma jornada de trabalho.
Quanto ao produto: Os produtos apresentavam imensa durabilidade em decorrência
do projeto e dos materiais utilizados, porém pelas características anteriores é fácil
perceber que apresentavam também pouquíssima flexibilidade.
A partir do momento em que a Toyota, no Japão, começou a passar por dificuldades
como: mercado japonês reduzido após a segunda grande guerra; empregados
já não se sujeitavam mais a executar tarefas mecânicas e a serem tratados como
custo variável; a economia do país não era favorável à compra de tecnologia e a
concorrência mundial das fábricas americanas e européias era acirrada; é que surgiu
naquele país o que viria a ser a maior concorrente da produção em massa de Ford:
a Produção Enxuta de Eiji Toyota. Algumas das principais regras deste novo modelo
eram, conforme Spear & Bowen (1999): i) todos os trabalhadores deveriam ser
instruídos sobre os processos, conhecendo as entradas, os tempos, as seqüências de
operações e as saídas do processo; ii) toda relação cliente – fornecedor deveria ser
direta e clara; iii) os caminhos dos produtos e serviços dentro das organizações e fora
delas deveriam acontecer de forma direta e o mais simples possível; iv) toda melhoria
deveria ser feita através da utilização de métodos científicos, sob orientação de um
professor, mesmo nos níveis mais baixos da organização.
Hammer & Champy (1993) e também Brenner & Hamm (1996), apresentam como a
atividade de compras foi influenciada ao longo do tempo, a partir do modelo Fordiano
de produção. No início dos anos 80, Henry Ford revolucionou o processo de compras

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que antes era descrito como “nós pagamos quando nós recebemos a fatura” para
um novo slogan definido como “nós pagamos quando recebermos as mercadorias”.
Depois disso, com a mudança do sistema de produção das fábricas de Ford para os
sistemas atuais de Manufatura Enxuta, o mesmo slogan passou para “nós pagamos
quando utilizarmos os itens e estes estiverem conformes”.
Neste sentido, nos últimos anos as grandes empresas estão buscando estruturar
a área de gestão de compras, integrando-as a outras áreas funcionais, de forma a
ter alinhamento de suas estratégias de operações com a estratégia corporativa. Há,
também, a preocupação de gerenciamento dos seus canais de fornecimento sob
uma lógica de cadeia de suprimento para gestão do fluxo físico e de informações,
de forma a suavizar e sincronizar as decisões de suprimento com as necessidades de
atendimento da demanda, com o objetivo de diminuição de estoques e melhorias nas
respostas aos clientes.
Os modelos tradicionais de gestão de compras com compradores que trabalham
única e exclusivamente como negociadores de preço (muito eficazes nos sistemas
de manufatura em massa e de pouca exigência de flexibilidade pelo mercado), já há
muito tempo, não mais oferecem resultados que possibilitem às empresas utilizar
sua gestão de compras como geradora de valor para o negócio. Com a globalização
dos mercados e a evolução tecnológica de apoio às compras, é fundamental que as
empresas tenham consciência de que é possível ganhar com a gestão de compras e,
não encará-la como um departamento de apoio à manufatura dentro da organização,
mas sim como recurso estratégico da empresa.
As mudanças no processo de compras para a sua integração com o processo de
planejamento da produção e o uso de tecnologias de informação e telecomunicação
na atividade de compras (e-procurement) têm demandado um novo perfil para o
profissional desta área. Se, inicialmente, a habilidade em negociar era soberana, hoje
é indispensável que as companhias identifiquem profissionais, que além da habilidade
negociadora, tenham conhecimentos técnicos dos produtos e dos processos
produtivos da empresa e de seus fornecedores.

FILHO, Moacir Godinho. Evolução da Gestão de Compras: aspectos teóricos e estudo de caso. XIII
SIMPEP – Bauru, SP, Brasil, 06 a 08 de Novembro de 2006. <http://www.simpep.feb.unesp.br/anais/
anais_13/artigos/401.pdf >. Acesso em: 02/10/2014.

Fazendo uma pausa no texto, destaco o trecho acima. É possível verificar


que não é somente a “habilidade negociadora” a ser considerada: o profissional
precisa de “conhecimentos técnicos” e dos “processos produtivos” para poder
desempenhar um trabalho com eficácia. Nota-se, com isso, que cada vez mais
os profissionais precisam de um conhecimento plural, para que possam atuar de
forma qualitativa e conseguir benefícios para a empresa dentro de sua função.
Continuando:

As companhias que se estruturaram para a Manufatura Enxuta, estão muito mais


focadas na orientação de cadeia de valor e não necessariamente em estruturas
hierárquicas e processos fragmentados (BRENNER & HAMM, 1996). Ainda segundo
estes mesmos autores, a Manufatura Enxuta e a orientação por processos são
capazes de descrever as empresas através de alguns processos chaves: o processo
de produção, o processo de desenvolvimento de produtos e por fim, o processo de
desenvolvimento de fornecedores e compras. Este último é definido como todas

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as atividades que são necessárias para se obter o item desde o fornecedor até o
destino final (WEELE, 1994). É um processo interfuncional e pode ser dividido em: i)
Identificação de fornecedores; ii) Seleção de fornecedores; iii) Reconhecimento de
necessidades; iv) Pedido de compra; v) Avaliação dos fornecedores.
Todas estas atividades do processo de desenvolvimento de fornecedores e compras
podem ser direcionadas pela estratégia adotada. A evolução na gestão de compras
ao longo dos anos (acompanhando a evolução dos sistemas de produção) levou a
uma constante redução do número de fornecedores e criação de relações de parceria
entre compradores e fornecedores.
Nos dias de hoje, muitas empresas mantém uma gestão de compras por portfólio de
materiais comprados, distribuindo-os em uma matriz que contém duas variáveis: i)
a complexidade de obtenção no mercado e; ii) o impacto interno nos produtos ou
processos de produção internos à companhia (KRALJIC, 1983; WEELE, 1994; HAMMER
& CHAMPY,1993). Esta matriz proposta define quatro grupos de itens, baseado nas
duas variáveis apresentadas. Os itens de baixa dificuldade de obtenção e baixo
impacto interno são os denominados itens não críticos.
Os itens com alta dificuldade de obtenção e baixo impacto interno são denominados
itens “gargalo”. Os itens com baixa dificuldade de obtenção e alto impacto interno
são denominados itens de alavancagem e finalmente os itens com alta dificuldade de
obtenção e alto impacto interno são denominados itens estratégicos.
A fundamentação deste conceito está no fato de que diferentes compradores terão interesses
diferentes em fornecedores diferentes, dependendo do tipo de material comprado.
Fornecedores de itens de baixa complexidade de mercado e de baixo impacto interno
não terão a mesma atenção e tratamento por parte dos compradores do que os
fornecedores dos itens de alto impacto interno e de poucas opções no mercado,
onde nestes casos, a procura de relações de parceria é uma constante atividade por
parte dos compradores. Este modelo resume a questão em dois processos diferentes
de desenvolvimento de fornecedores e compras dentro do próprio processo de
aquisição, ou seja, haverá processos de compras focados nos itens comprados (para
os casos onde não existe complexidade de mercado, ou seja, para os itens não críticos
e itens de alavancagem) e processos focado nos fornecedores dos itens, no caso
dos demais quadrantes, ou seja, para os itens “gargalo” e estratégicos (HAMMER &
CHAMPY,1993).

FILHO, Moacir Godinho. Evolução da Gestão de Compras: aspectos teóricos e estudo de caso. XIII
SIMPEP – Bauru, SP, Brasil, 06 a 08 de Novembro de 2006. <http://www.simpep.feb.unesp.br/anais/
anais_13/artigos/401.pdf >. Acesso em: 02/10/2014.

E então, pessoal? Conseguiram compreender o surgimento do termo? As


primeiras motivações para sua criação? Vejam esta parte do texto: Os produtos
apresentavam imensa durabilidade em decorrência do projeto e dos materiais
utilizados. Verificamos, claramente, que o fato de o produto poder ter durabilidade
maior, tornou possível a sua armazenagem por tempo também maior.
A etapa das compras é um momento crucial para a empresa. É aí que se faz
a provisão dos materiais ou dos patrimônios para a empresa. No entanto, mais do
que fazer a provisão, é nesta etapa que se verificam as condições de mercado, para
que a empresa consiga estabelecer condições competitivas junto à concorrência.
Percebe-se, dessa forma, a importância de se fazer uma gestão adequada
de compras, pois isso oferece à empresa maior possibilidade de ganhos.

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Quando se fala em gestão de compras, atentamos para o fato de que toda


a aquisição feita leva em conta as necessidades da organização. No entanto, é
preciso considerar, também, as políticas próprias de cada empresa. Geralmente,
cada organização possui uma maneira de promover os cálculos das despesas, que
envolvem os custos com estocagem e instalações.
Assim, ao se realizar uma gestão qualitativa, é possível haver um bom
aproveitamento dos recursos já disponíveis, evitando, assim, gastos com aquisição
desnecessárias. É possível perceber que o planejamento é parte fundamental.
Dentro desse planejamento, é necessário saber, também, a quantidade a ser
adquirida do material. Diante disso, ao fazer a gestão, é importante o administrador
considerar, basicamente:
• momento para a compra;
• a quantidade;
• os fornecedores;
• o espaço para negociação de valores;
• o recebimento;
• o armazenamento;
• a utilização.

Nota-se que não é um processo tão simples, pois a compra deve ser feita
de modo a evitar excedentes, estocagem excessiva, mas também evitar a falta de
materiais para a empresa. Sempre, contudo, buscando os melhores preços para a
organização. É claro que as negociações devem sempre perpassar pela ética: as
negociações devem ser feitas de forma honesta.
Nesse contexto, convido-os a leitura de um pequeno trecho:

A administração de compras ou gestão de compras é a atividade responsável pela


aquisição de materiais e matérias-primas dentro da empresa de acordo com as políticas
específicas a cada organização, incluindo os cálculos relacionados à despesa com
estocagem e depreciação, análise dos sistemas de custeio e avaliação das instalações.
Parte essencial no processo de suprimentos, a administração de compras possibilita
um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis na empresa evitando-se gastos
desnecessários com a aquisição de materiais, depreciação e estocagem. Cabe ao
administrador de compras planejar as aquisições de forma a realizá-las no tempo
correto, na quantidade certa e verificar se recebeu efetivamente o que foi adquirido,
além de trabalhar o desenvolvimento de fornecedores.
Para isso o administrador deverá manter um fluxo contínuo de suprimentos de modo
a atender a demanda da produção evitando excedentes, que podem gerar custos, e
gerando um mínimo de investimentos a fim de não afetar a operacionalidade da empresa.
Caberá ao profissional ainda administrar os contratos com os fornecedores e realizar
as negociações de forma justa e honesta, garantindo sempre as melhores condições
para a empresa, principalmente no que se refere às condições de pagamento
equilibrando preço, prazo e qualidade.

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Desta forma, a empresa terá garantidos o aumento em sua produtividade, pois não
haverá o problema de falta de materiais e perda de prazos, além de realizar compras com
o menor custo possível impactando diretamente no faturamento final da organização.
Existem inúmeros softwares e ferramentas operacionais que podem auxiliar o
administrador de compras na sua tarefa de manter um cadastro atualizado dos
fornecedores e um fluxo confiável de matérias-primas e materiais.
O administrador de compras geralmente possui formação em administração ou
logística e acaba se especializando na área através de cursos livres que podem ser
feitos até mesmo on-line.

SOBRINHO, Adenilson de Souza. A importância da gestão de compras para a qualidade no


atendimento aos clientes de um distribuidor de papel. 2010. Disponível em: <http://fateczl.edu.br/
TCC/2010-1/tcc-200.pdf>. Acesso em: 22/09/2014.

Pensando na qualidade das compras feitas pela empresa, elenco três tipos
que podemos encontrar:
• RECOMPRA DIRETA
Procedimento rotineiro, em que o comprador faz pedidos repetidos
com nenhuma ou pouca alteração. As empresas que compram dessa forma têm
fornecedores regulares e necessidade constante dos materiais, podendo, inclusive,
contar com sistemas de compra eletrônica direta com o fornecedor (EDI.)
• COMPRA MODIFICADA
É o tipo de compra que envolve uma série de alternativas antes da
sua concretização. Porque, normalmente, ocorrem mudanças nas condições de
compra em comparação com a recompra direta: preços, condições de pagamento,
produto, etc.
• COMPRA NOVA
É a compra efetuada pela primeira vez ou em uma única vez. Por isso,
há grande possibilidade de erro, custos e principalmente informações sobre o
fornecedor e o produto.
O processo de tomada de decisão sobre compras, tanto para empresas
industriais ou as empresas atacadistas e varejistas seguem o mesmo padrão, no
que diz respeito aos fatores motivadores da compra.
Quando o processo de compra utilizado é o de recompra direta, à
medida que o nível de estoque atinge um nível mínimo, novo pedido é feito
automaticamente, desde que as condições previamente negociadas sejam as
mesmas. Caso contrário, nova negociação deve ser feita. Porém, os elementos
que devem ser considerados em processo de compras são:
• preço e margem de lucro;
• tempo de entrega do fornecedor,
• pontualidade do fornecedor;
• qualidade do produto;

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• condições de pagamento;
• variedade;
• inovação;
• etc.

Seção 2 – O uso de licitações

O processo de aquisição de recursos materiais e patrimoniais ou até


mesmo de contratação de pessoal no serviço público, nas empresas estatais,
mistas e autarquias, deve obedecer à lei nº. 8666 de 1993. Alterada posteriormente
pela lei nº 8883 de 1994, que se refere ao processo de licitação, que tem como
principal objetivo dar transparência ao procedimento de aquisição ou contratação
no serviço público. Essa formalidade se faz necessária, em virtude de que as
fontes de recursos, tanto na origem, quanto na aplicação são públicos. Por isso,
sua gestão deve ser responsável e democrática.

O que vem a ser o processo de licitação? A licitação tem por finalidade propiciar
igualdade àqueles que pretendem de alguma forma atender as necessidades do
serviço público.

Em empresas de grande porte, também é muito comum o uso de licitações.


Isso acontece porque há bastante concorrência para a vendagem dos produtos e,
ao utilizar de licitações, a empresa consegue preços e qualidade competitivos,
além de maior transparência na compra dos produtos.
A licitação também permite que, antes da compra, a idoneidade de todos
os concorrentes possa ser verificada, garantindo um trabalho ético e dentro da lei.
Dentro desse contexto, há diversas terminologias que ouvimos e que
precisamos tê-las esclarecidas. Segue:

1 - LICITAÇÃO – é o conjunto de procedimentos adotados pela Administração Pública


visando a aquisição de bens e serviços.
2 - USUÁRIO/CLIENTE – são todos os setores da Administração Pública que se utilizam
do processo licitatório para a aquisição de bens e/ou serviços.
3 - FORNECEDOR/PRESTADOR DE SERVIÇO – é aquele que, através de proposta escrita
e assinada, oferece à Administração o objeto da licitação.
4 - OBJETO – é o bem/serviço o qual pretende adquirir a Administração.
5 - PROCESSO – é o conjunto de atos e documentos que compõe a rotina legal que
objetiva a aquisição de bens e/ou serviços.

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6 - PROCEDIMENTO – é o ato que compõe o processo licitatório. Exemplo: publicação do edital,


remessa de avisos eletrônicos(via e-mail) abertura de envelopes de habilitação/propostas.
7 - HABILITAÇÃO – são as condições exigidas, pela Administração Pública, dos
participantes do certame licitatório, para que estes possam oferecer seus bens/
serviços ao Estado.
8 - PROPOSTA – é o documento através do qual o licitante participa do certame oferecendo
seu bem/serviço à Administração Pública, nas condições solicitadas pelo Edital.
9 - EDITAL DE LICITAÇÃO – é o caderno processual que traz todas as condições e exigências
de um determinado bem/serviço do qual necessita a Administração Estadual.
10 - AUTORIDADE INSTAURADORA – é a pessoa responsável pelo deferimento do processo
licitatório, determinando o início de seus atos e a homologação de seus procedimentos.
11 - COMISSÃO DE LICITAÇÃO – é o órgão colegiado composto por no mínimo 3 (três)
servidores estaduais e/ou pessoas indicadas pela Autoridade Instauradora, para efetivar,
controlar e dar seguimento até final adjudicação dos procedimentos licitatórios.
12 - PUBLICAÇÃO – são todos os atos que tem por finalidade divulgar de forma ampla
e irrestrita o processo licitatório. Ex: D.O.E. – jornais – boletins – INTERNET – murais.
13 - JULGAMENTO – é o ato da Comissão de Licitação que classifica as propostas
apresentadas pelos licitantes e, através de documento formal – ata – , indica qual
aquela que atendeu as condições exigidas pelo Edital.
14 - ATA DE JULGAMENTO/CLASSIFICAÇÃO – é a manifestação expressa da Comissão
apontando a proposta que atendeu as condições do edital.
15 - ADJUDICAÇÃO – é o ato privativo da Comissão de Licitação, que indica à Autoridade
Instauradora, qual foi, dentre as propostas apresentadas pelos fornecedores/
prestadores de serviço, a proposta que apresentou total compatibilidade com a
solicitação do Edital de Licitação.
16 - HOMOLOGAÇÃO – é o ato privativo da Autoridade Instauradora que confirma a
proposta, indicada pela Comissão de Licitação, como a vencedora do certame.

Fonte: <http://www.administracao.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=50>.
Acesso em: 15/09/2014.

Por meio dos itens elencados acima, é possível entender o que a licitação
envolve, e de que forma pode ser utilizada. É necessário ter claro que a proposta
mais vantajosa deve ser escolhida de forma ética e responsável, por isso, o uso
das licitações, tanto em serviços públicos quanto em privados.
Então, colegas, gostaram do tema abordado? Espero que sim!
Caso não tenham compreendido algum conteúdo, entrem em contato!

Retomando a conversa inicial

Chegamos, assim, ao final da segunda aula. Espero que agora


tenha ficado mais claro o entendimento de vocês sobre Gestão
de Compras. Vamos, então, recordar:

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• Seção 1 - Gestão de compras: breve histórico


A etapa das compras é um momento crucial para a empresa. É aí que se faz
a provisão dos materiais ou dos patrimônios para a empresa. No entanto, mais do
que fazer a provisão, é nesta etapa que se verificam as condições de mercado, para
que a empresa consiga estabelecer condições competitivas junto à concorrência.

• Seção 2 – O uso de licitações


Os processos licitatórios ocorrem com o objetivo principal de conseguir
os melhores valores e qualidades de materiais e serviços para as empresas,
públicas ou privadas. Ocorre sempre de modo público, nunca pode ser sigiloso.
Com isso, a escolha é feita de modo transparente e ético.

Sugestões de leituras e filmes

Leituras
Indico a leitura do livro Compras Estratégicas – Cláudio Mitsutani. Caso
possam, é possível comprá-lo. Acessem: < http://www.submarino.com.br/
produto/119836673/livro-compras-estrategicas?opn=XMLGOOGLE&epar=
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virtual, que vende livros usados com preços bem acessíveis.

Vídeo
• <https://www.youtube.com/watch?v=xepvTjjWP1c>.

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