Políticas de crédito y cobranzas actualizadas y propuesta de políticas de prevención y

detección de riesgos de fraude o error.

De acuerdo al análisis realizado durante este trabajo de investigación a la empresa Colineal

Corp., hemos evidenciado que esta entidad, no cuenta con políticas eficaces para el proceso de

crédito y cobranza, estas deficiencias han provocado que sus cuentas por cobrar aumenten y su

recuperación no sea efectiva, dichos inconvenientes ocasionan que la empresa ejecute con

atrasos los pagos a sus proveedores.

Por lo que se propone que Colineal Corp., implemente la actualización del manual de

políticas de crédito y cobranzas, generando las siguientes modificaciones al manual con el que

la empresa cuenta actualmente.

Jefe del departamento de Crédito y Cobranzas

Funciones Principales

Planificar, dirigir y controlar la aplicación de políticas y normativa crediticia y de

recuperación de cartera, mediante el monitoreo permanente de las áreas tanto de Crédito como

de Cobranzas.

Supervisa a

 Analista de Crédito

 Analista de Cobranzas

Analista de Crédito

Función
 Efectuar la verificación y análisis financiero y técnico de la información crediticia del cliente

y potencial cliente para minimizar el riesgo en la concesión de créditos, brindando atención

veraz y oportuna tanto al cliente como a los miembros del Comité de Crédito.

Analista de Crédito

Función

Realizar el monitoreo permanente de la cartera vencida y por vencer, manteniendo

contacto personalizado con el cliente, con el fin de evitar y disminuir los niveles de

morosidad.
Manual de Créditos
………………………….

Colineal Corp. Cía. Ltda.

 Manual de Créditos

1. Sujetos de crédito

Sujetos de crédito serán las personas naturales o jurídicas ecuatorianas y extranjeras que

sean legalmente capaces para contratar y obligarse. La edad de los solicitantes debe ser mínimo

18 y máximo 65 años.

2. Tipo de operaciones crediticias

Colineal Corporation Cía. Ltda., ofrece créditos comerciales a sus clientes.

3. Monto de crédito

El monto de crédito se establecerá de acuerdo al resultado del análisis de la capacidad de

pago del solicitante, riesgo crediticio y demás información del buró de crédito revisada por el

analista de crédito y aprobada por jefe de crédito y cobranza. El rango de crédito mínimo

permitido será de $ 500,00 caso contrario la venta del bien será al contado.

4. Plazo de crédito

El plazo del crédito se establecerá de acuerdo a lo pactado con el cliente, considerando su

capacidad de pago y demás información crediticia. En ningún caso el plazo de crédito será

mayor a 36 meses.

5. Intereses moratorios

Los intereses moratorios se cobrarán al cliente por el incumplimiento legal de sus

obligaciones dentro de los topes legales previamente establecidos.

6. Proceso de gestión de crédito

El proceso de gestión de crédito estará a cargo de los analistas de crédito y cobranza. Toda

gestión de crédito inicia con la presentación de la respectiva solicitud de crédito, a la que se le

anexará la documentación requerida al solicitante:

 Solicitud de crédito según el formato establecido. Completamente
llena, legible, sin tachones, borrones o enmendaduras de cualquier tipo.
(Solicitante y garante)
Copia de RUC, cédula de identidad y papeleta de votación actualizada
del/de los solicitante (s) del crédito o representante legal. En caso de existir
capitulación sociedad conyugal, adjuntar una copia certificada del acta de
matrimonio del Registro Civil.
Respaldo de ingresos y estabilidad laboral, según corresponda: rol de
pagos último mes, certificado laboral, etc.
Copia de última planilla de agua, luz o teléfono para constatación de
domicilio.
Mínimo una referencia bancaria, comercial y familiar.

No presentar antecedentes de morosidad en el Buró de créditos dentro

del sistema comercial, financiero o bancario.
Croquis del domicilio del solicitante y garante.

Las solicitudes que carezcan de estos documentos no podrán ser

presentadas al jefe de crédito y cobranza para su análisis.

7. Garantías

Los garantes deben ser personas mayores de edad, con ingresos y estabilidad laboral,

preferentemente deberán poseer algún bien inmueble. El análisis de la capacidad de pago de

los garantes también deberá encontrarse documentado, aplicando los mismos criterios que los

deudores principales.

8. Proceso de análisis para otorgamiento de crédito

La solicitud de crédito contiene la autorización de revisión de información en el Buró de

Crédito, con este documento firmado se avalará la revisión de información crediticia del

solicitante.

El sistema utilizado indicará los resultados de la calificación de riesgo que permitirá evaluar

la capacidad de pago del solicitante de acuerdo a sus ingresos y los plazos en los que podrá

realizarlos. Únicamente el jefe de crédito y cobranza evaluará la información crediticia y

aprobará o rechazará la solicitud.

 9. Proceso de concesión de crédito

El proceso inicia con la presentación de la solicitud de crédito y sus anexos respectivos, una

vez revisado estos documentos se procederá a analizar la factibilidad del crédito aprobando

monto, plazos y formas de pago, o rechazando la solicitud.

Solicitud del Análisis de crédito

crédito Aprobación de
• Revisión de Solicitud
• Ingreso de documentos
información al • Aprobación o
• Revisión y Análisis rechazo de solicitud
sistema. deinformación de crédito.
• Adjuntar anexos crediticia.
requeridos. • Establecimiento de
monto, plazos y
formas de pago.

10. Actualización de Información

Se estima la actualización de información de los clientes con crédito al menos una vez al

año. El departamento de crédito realizará el control de seguimiento de clientes en el Buró

Crediticio, como método de prevención.

Manual de Cobranzas
…………………………..

Colineal Corp. Cía. Ltda.

 Lineamientos de Cobranza

1. Responsabilidad de cobro a clientes

Toda la cobranza debe estar soportada por recibos de cobro que maneja la empresa. Todo

cheque y/o cobro deberá ser entregado a la caja general para su depósito a más tardar al

siguiente día hábil de su recepción.

Los analistas de cobro serán responsables de la apertura, cierre y administración de las

cuentas de cobranza a su cargo.

2. Registro de la cobranza

Cada vez que se concrete la cobranza es obligatorio emitir un recibo de cobro que certifique

que el cliente ha realizado el pago, en el deben constar los datos del cliente, los montos y

comprobantes pagados y los valores entregados como forma de pago. El comprobante de pago

consta de tres copias: la original para el cliente, copia para departamento de cobranzas y una

copia para departamento de contabilidad. Las copias de estos recibos a los departamentos

indicados representan un control del ingreso del dinero a la empresa.

La empresa implementa y promueve modalidades de cobranza, orientada a otorgar

facilidades de pago a sus clientes. El jefe de crédito y cobranza debe evaluar constantemente

la cartera, estableciendo índices de morosidad y riesgo de cartera vencida.

Lograr la recaudación total de las cuotas vencidas, intereses en mora y demás gastos de

cobranza en los que incurrieren los clientes.

En base al estado crediticio del cliente (cheques devueltos, cartera vencida y límite de

crédito excedido) se solicitará autorización al jefe de crédito y cobranza para bloquear temporal

o definitivamente las ventas a los clientes, debido el riesgo crediticio.

 Procurar el menor tiempo posible en la recuperación de créditos y lograr el cumplimiento

de los acuerdos de pago, a través del seguimiento de las promesas de pago o devoluciones

autorizadas.

Minimizar el costo operativo de cobranza en cada fase, realizando sus labores de forma

óptima.

Informar al Departamento de Asesoría Jurídica acerca de los clientes que se detectan como

cartera de riesgo alto, cuando realizadas todas las gestiones de cobranza previas no se ha

obtenido respuesta favorable.

Establecer indicadores de gestión que permitan medir los resultados del proceso de cobranza

e informarlos para la toma de decisiones de manera oportuna.

Los saldos vencidos generarán intereses moratorios.

El plazo de pago máximo es quince días después de la fecha límite de vencimiento.

Para presentar adecuadamente la antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar, se

consideraran los siguientes rangos en el otorgamiento de crédito:

 De 1 a 30 días

 De 31 a 60 días

 De 61 a 90 días

 De 91 a 120 días

 Más de 120 días

Se considera cuenta incobrable, aquella deuda no cobrada después de 360 días.

3. Recuperación de Cartera

El área de cobranza es la encargada de llamar al cliente con un día de anticipación a la fecha

de vencimiento del crédito a cobrar para realizarle un recordatorio como método de prevención.
 4. Proceso de Cobranza

Recordatorio Exigir respuesta Medidas Legales

• Medio de Prevención
• Si la primera opción no • Emprender acciones
funciona. Exigir con agencias de
respuesta mediante cobranzas y medios
llamadas, correos, etc. legales.
• Se realizará este
proceso arededor de
dos meses.

Técnicas antifraudes aplicables a los rubros de Cuentas por Cobrar y Ventas.

Sobre las técnicas antifraudes aplicables a las cuentas por cobrar y ventas se pueden

mencionar las siguientes:

 Organizar niveles de supervisión y acceso al sistema para la asignación de cupos

de crédito a los clientes, restringiendo el acceso de usuarios no autorizados que no se

encuentren autorizados a revisar información confidencial de los clientes.

 Aplica técnicas como la del comprador fantasma y sin rastro para conocer los

esquemas de fraude que pudieran existir a nivel de ventas y cuentas por cobrar.

 Agregar un servicio post-venta, con el objetivo de que se pueda contactar al

cliente una vez que se ha entregado el producto a fin de conocer el estado en el cual

llegó, además confirmar la situación de los pagos.

 Políticas generales de prevención para combatir el fraude

La elaboración de un manual que contemple los mecanismos y procedimientos para luchar

contra el fraude en el rubro cuentas por cobrar.

 La designación de un Responsable de Contacto que deberá adecuarse a los recaudos

previstos de la compañía.

 La elaboración de una memoria de casos investigados por sospecha de fraude de la

compañía, en la que se registre un resumen o síntesis que describa brevemente los

principales contenidos del caso.

 La determinación de un programa de verificación de cumplimiento de las políticas y

procedimientos acorde al manual elaborado por la entidad para luchar contra el fraude,

indicando periodicidad, modalidades y consecuentes informes, incluyendo un régimen de

recomendaciones y acciones de seguimiento frente a desvíos significativos.

 Régimen específico para la contratación de personal que garantice idoneidad y probidad,

y un plan de capacitación contínua para todos los empleados y funcionarios de la entidad,

incluyendo niveles ejecutivos y gerenciales.

Política de prevención y gestión de fraude y corrupción

Objeto

El fin es promover tanto el desarrollo de los controles que facilitarán la prevención,

detección, investigación y respuesta al fraude y corrupción; como también un comportamiento

institucional coherente, proporcionando directrices y asignando responsabilidades para el

desarrollo de los mencionados controles y la realización de investigaciones.

 Su objetivo es, por tanto, limitar la exposición al fraude y la corrupción y, en caso de

producirse, gestionarlo:

• Estableciendo y manteniendo procedimientos eficaces y eficientes para impedir el fraude

y la corrupción;

• Tomando acciones firmes contra cualquier individuo o grupo que cometa fraude y/o

corrupción en contra de la compañía;

• Influyendo a los miembros del equipo operativo a estar alerta y reportar cualquier sospecha

de fraude y/o corrupción, asegurando confidencialidad y trato adecuado de la información.

Declaración de intenciones de la política

En Colineal Corp., tenemos un compromiso con los altos estándares legales, éticos y

morales, y no se tolerará ningún tipo de fraude o corrupción.

Abordamos muy seriamente los problemas de fraude y corrupción, y estamos

comprometidos a combatirlo en nuestra institución. Los colaboradores de Colineal Corp.,

deben mantener los más altos estándares de integridad, objetividad y responsabilidad en el

ejercicio de sus funciones. Esto implica garantizar que su conducta:

 Nunca está influenciada por ventajas o beneficios de carácter personal que puedan

derivar en un riesgo que genere pérdidas para la compañía ;

 No puede dar lugar a operaciones sospechosas sobre las que prevalezca el interés

personal frente al de la organización (evitar toda forma de conflictos de intereses);

 Se adhiera y alinee a los principios y valores así como a las políticas de Colineal Corp.;

 Cumpla con la normativa y legislación en vigor.

 Alcance

El fraude puede ser cometido de forma interna o externa, o en colaboración conjunta. A

estos efectos, la presente política es aplicable a:

 Todos los miembros del equipo administrativo Colineal Corp. en todo su ámbito de

actuación;

 Las contrapartes con las que colaboramos, las cuales deben compartir el compromiso

de la institución de combatir y prevenir el fraude y la corrupción;

 Otros implicados como son consultores externos, agentes comerciales, visitantes

invitados y cualquier otra persona física o jurídica que trabaje en nombre de Colineal

Corp.

Requisitos de aplicación

El enfoque de gestión del riesgo de fraude y corrupción en Colineal Corp., se aplica en

base a lo siguiente:

Prevención: controles destinados a reducir el riesgo de que se produzcan casos de fraude,

corrupción así como comportamientos inadecuados.

Detección: controles destinados a descubrir el fraude, la corrupción y los comportamientos

inadecuados cuando se produzcan; para ello deben elaborarse y aplicarse indicadores de riesgo

de fraude (mecanismo para proporcionar señales de alerta de posibles fraudes que alimenten el

cuadro de mando institucional).

Comunicación: los colaboradores de Colineal Corp. tienen la obligación de comunicar

cualquier sospecha de fraude y/o corrupción siguiendo el Protocolo de Prevención y Gestión

de Comportamientos inadecuados. La comunicación se realizará bien a su responsable directo

o, de manera anónima, al Comité de Comportamiento.

 Investigación: en Colineal Corp., nos comprometemos a investigar todas las sospechas de

fraude y/o corrupción, tal y como se establece el Protocolo de Prevención y Gestión de

Comportamientos inadecuados. El responsable directo o bien el Comité de Comportamiento

contactará con Auditoría Interna para llevar a cabo la investigación sobre las sospechas de

fraude y/o corrupción recibidas.

Respuesta: aplicación de controles destinados a adoptar medidas correctivas y reparar los

daños provocados por el fraude, la corrupción o el comportamiento inadecuado.

Requisitos mínimos a observar por terceros

Los principios que rigen esta política son de aplicación y observancia para Colineal Corp.

No obstante, se considera necesario poner en conocimiento de terceros, los principios básicos

de actuación a aplicar para mitigar el riesgo de fraude y/o corrupción. En concreto, la presente

política es aplicable a:

Las contrapartes con las que colaboramos, las cuales deben compartir el compromiso de la

institución de combatir y prevenir el fraude y la corrupción;

Otros implicados como son proveedores de bienes y/o servicios, agentes comerciales,

visitantes invitados y cualquier otra persona física o jurídica que trabajen para Colineal Corp.

o en su nombre.

Excepciones a esta política

Esta política es de cumplimiento obligatorio y desviaciones a la misma no son permitidas.

Se tomarán medidas tanto legales como disciplinarias si se demuestra negligencia o

incumplimiento deliberado de esta política. El incumplimiento de los requerimientos de esta

política se considera un asunto grave; cualquier incumplimiento se debe notificar

inmediatamente al responsable directo de manera inmediata tal y como se establece en el

Protocolo de prevención y gestión de comportamientos inadecuados.

Riesgos vinculados al no cumplimiento

El no cumplimiento de la política puede acarrear pérdidas económicas y/o daños a la buena

reputación para la compañía como consecuencia de actividades fraudulentas llevadas a cabo

por cualquier colaborador tales como la apropiación o uso indebido de fondos, activos físicos,

divulgación de información confidencial.

 Propuesta de implementación de la ISO 37001 Manual de Políticas de

crédito de la empresa Colineal Corp. Cía. Ltda.

El rubro de cuentas por cobrar ha sido el blanco perfecto para el cometimiento de fraudes

en múltiples ocasiones a nivel nacional e internacional, y las empresas en Ecuador no han sido

la excepción, siendo entre ellos la apropiación indebida de fondos, el registro indebido de notas

de crédito y cuentas por cobrar ficticias los más comunes.

ISO 37001 Sistema de Gestión anti-soborno

El objetivo principal de la norma ISO 37001 es servir de herramienta a las empresas para

combatir el soborno y promover una cultura de ética. La norma no garantiza que una empresa

esté libre totalmente de sobornos, pero permite mediante la implementación de controles que

mejore su capacidad de prevención, detección y tratamiento del riesgo de soborno.

Es recomendable la aplicación de este estándar internacional en Colineal Corp., ya que al

ser una gran corporación, se previene de un escándalo por soborno que pueda tener una

repercusión fuerte a nivel mediático, que ponga en riesgo la supervivencia y reputación de la

organización.
 Ventajas de la aplicación de la norma ISO 37001 para la empresa Colineal Corp. Cía

Ltda.

La empresa estará más comprometida garantizando una imagen mucho más transparente.

Minorizará la incertidumbre en las transacciones comerciales que realice Colineal Corp.

Con los controles internacionales se generará un entorno de confianza en sus propietarios,

inversionistas y clientes y otros usuarios; incrementando así el buen nombre de la empresa.

Sistematizará un sistema de gestión contra el soborno por medio de la aplicación de

requisitos y guías de apoyo.

Servirá ante cualquier situación legal, ya que la aplicación de la norma será evidencia que

Colineal Corp. ha tomado medidas para prevenir las prácticas corruptas de soborno.

La implementación de la norma permite la obtención de certificados con reconocimiento

mundial, generando así un valor agregado a la empresa.