Auditoría del estado de preservación digital de una institución

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

(Proteja sus datos) (Conozca sus datos) (Controle sus datos) (Repare sus datos)
Almacenamiento Dos copias completas que no estén Como mínimo tres copias Como mínimo una copia en una Como mínimo tres copias en
y localización unidas. (*) completas. localización geográfica con una localizaciones geográficas con
geográfica amenaza de desastres diferente. amenazas de desastres diferentes.

Para datos en soportes heterogéneos Como mínimo una copia en una Controle el proceso de Disponga de un plan integral
(discos ópticos, discos duros, etc.) quitar localización geográfica distinta. (*) obsolescencia de su(s) sistema(s) preparado para mantener los ficheros
el contenido del soporte y ponerlo en de almacenamiento y de sus y los metadatos accesibles en los
vuestro sistema de almacenamiento. soportes. actuales soportes o sistemas.

Documentar su (sus) sistema(s) de

almacenamiento y soportes de
almacenamiento y lo que usted
necesite para usarlos.
No alteración de Comprobar la integridad de los ficheros Comprobar la integridad de todas Comprobar la integridad del Comprobar la integridad de todo el
ficheros e en el momento de la ingesta si sus las ingestas. contenido a intervalos regulares. contenido en respuesta a situaciones
integridad de los valores han sido proporcionados junto o actividades específicas.
datos con el contenido.

Crear la información de integridad si no Usar dispositivos con escritura Mantener registros de la Capacidad para reemplazar o reparar
fue proporcionada junto con el bloqueada cuando se trabaje con información de integridad; realizar datos corrompidos.
contenido. los soportes originales. auditoría bajo demanda.

Comprobar virus en contenido de Capacidad para detectar datos Asegúrese de que ninguna persona
alto riesgo. corrompidos. tiene acceso de escritura a todas las
copias.
 Comprobar virus en todo el
contenido.
Seguridad de la Identificar quien ha leído, escrito, Documentar las restricciones de Mantener registros de quien ha Realizar auditorías de los registros.
información movido o eliminado la autorización a acceso de los contenidos. realizado que acciones con los
ficheros concretos. ficheros, incluyendo acciones de
borrado y preservación.

Restringir quien tiene este tipo de

autorizaciones a ficheros concretos.

Metadatos Inventario del contenido y de su Almacenar metadatos Almacenar metadatos estándar Almacenar metadatos estándar de
localización en el almacenamiento. administrativos. técnicos y descriptivos. preservación.

Asegurar una copia de seguridad Almacenar metadatos de las

separada del inventario. transformaciones y registrar las
incidencias.
Formatos de Cuando usted puede participar en la Disponer de un inventario de los Monitorear los problemas de Realizar migraciones de formatos,
ficheros creación de archivos digitales fomente el formatos de ficheros usados. obsolescencia de los formatos de emulaciones o actividades similares si
uso de un conjunto limitado de formatos ficheros. es necesario.
abiertos y conocidos de ficheros y de
códecs

1. La institución auditada es una escuela estatal de nivel secundario. No cuenta con un plan de preservación digital. El estado de la cuestión
en este aspecto es sumamente precario precisamente debido a la ausencia de un plan, si bien se realizan acciones aisladas con el fin de
proteger algunos archivos. Los archivos digitales que se gestionan en la institución son principalmente documentos en formato Word que
contiene la siguiente información:

• Información acerca de docentes, alumnos y personal no docente.

• La planta orgánico funcional del establecimiento.
• Certificados analíticos parciales o completos de los alumnos.
• Planillas mensuales con los datos para la liquidación de haberes.
• Planillas de asistencia.
• Planillas de calificaciones.
• Modelos de notas:
- a Jefatura y Sede de Inspectores: notas de eleve de documentación, de respuesta a oficios judiciales, de certificados de analíticos parciales,
etc.
-a Secretaría de Asuntos Docentes: pedidos para cubrir cargos docentes u horas cátedra, informes de renuncia de docentes, etc.
-a Consejo Escolar.
• Documentación digital que pasa a formar parte del archivo escolar: producciones de alumnos (textos, videos, etc.), música utilizada en actos,
fotografías de actos y eventos escolares, glosas de actos, discursos, etc.
• Documentación emanada de organismos de supervisión.

Estos archivos son creados por diferentes miembros de la comunidad educativa, principalmente el Equipo Directivo (Director, Vicedirectora y
Secretaria), docentes, alumnos, Equipo de Orientación Escolar (Orientadora Social y Orientadora Educacional) y otros. La mayoría de estos
archivos son creados y almacenados en las computadoras que se encuentran en la oficina de la Dirección, tres PC y una notebook. Generalmente
luego de ser creados quedas almacenados en dichos equipos y en algunos casos se guardan en pendrives propiedad de alguna de las personas
mencionadas más arriba. Dado que muchas de estos archivos circulan a través del correo electrónico institucional como archivos adjuntos, también
quedan almacenados allí. De muchos de los archivos hay varias copias almacenadas en algunos de los lados mencionados y de otros hay solo
una. No se lleva ningún tipo de registro de los archivos que hay o dónde se encuentran si bien las personas que los crearon y habitualmente los
utilizan tienen idea de dónde se encuentran. Esto representa un riesgo ya que cualquier miembro de la comunidad educativa puede dejar de
concurrir por diferentes motivos (enfermedad, jubilación, viaje, etc.) y se lleva consigo la información acerca de los archivos que gestionó.

Como puede verse en la tabla NDSA Levels of Digital Preservation, luego de su aplicación para evaluar el estado de la preservación digital en la
institución, no pudo colorearse ninguno de los casilleros ya que no se cumple completamente con ninguno de ellos. Dos de las recomendaciones
(*) podría decirse que casi se cumplen pero no en su totalidad. Estas recomendaciones mencionadas, del Nivel 1 y Nivel 2 de Almacenamiento y
localización geográfica, casi logran cumplirse ya que, como se mencionó más arriba, de la mayoría de los archivos existen por lo menos dos
copias almacenadas en lugares geográficos diferentes: en las computadoras de la escuela por un lado y en pendrives y en el correo electrónico
por el otro. Pero que estas copias no se realizan bajo ningún plan de preservación, surgen del sentido de previsión de muchas de las personas
de la institución.

2. La carencia más grave es la ausencia de un plan de preservación digital. Luego de esto puede decirse que las carencias más graves son:

-la desorganización en el almacenamiento de los archivos, incluso en las diferentes unidades de almacenamiento de las computadoras de la
oficina de Dirección. Estos archivos son creados a medida que se considera necesario y quedan guardados en el Disco C:, D:, en Documentos,
en el Escritorio, etc. Inclusive en muchos de los casos ni siquiera están organizados en carpetas y subcarpetas.
-ausencia de un inventario con los metadatos de los archivos creados y almacenados. Se confía en la buena memoria de las personas involucrada
en la gestión de estos archivos para poder localizarlos, con los riesgos del caso (ausencia o cambio del personal de la escuela, etc.).

3. En el primer apartado que hay que actuar, es en el primer apartado del Nivel 1 de Almacenamiento, asegurando que en la escuela haya dos
copias que no estén unidas de, absolutamente, todos los archivos que se generan, asegurando también acciones tendientes a que los archivos
estén organizados en carpetas y subcarpetas: por año, por organismo al cual se envían, en fin, determinar criterios de organización básicos de
los contenidos y almacenarlos siguiendo esos criterios. Luego determinar cómo van a estar separadas esas dos copias, o sea, dónde van a
almacenarse. Una de las copias seguramente quedará almacenada en las computadoras de la escuela. Por eso, sería conveniente, habilitar una
computadora de uso exclusivo para almacenar archivos. Además, deberá determinarse dónde quedarán alojadas las segundas copias de cada
archivo: en pendrives o Cds (que deben resguardarse y tomar medidas para ello), o en la nube. Debido al tipo de institución, que no dispone de
fondos para un plan de preservación más ambicioso, las opciones mencionadas más arriba son económicamente viables.

Luego habría que actuar en el Nivel 1 de Metadatos, en ambos apartados: inventario de contenidos y localización en el almacenamiento y copia
de seguridad separada del mismo.

A continuación, habría que comenzar a intervenir sobre el Nivel 2 de Almacenamiento y asegurar que las copias de cada archivo estén en una
localización geográfica diferente. Para eso, bastaría con que se almacenen en la nube, o que los pendrives o CDs donde esté la segunda o tercera
copia se almacene en otro lugar. El inconveniente aquí es encontrar un lugar permanente donde hacerlo. Generalmente los directivos de la
institución guardan copias en sus casas pero esto no es un lugar seguro en el sentido de que si bien hay una cierta permanencia del personal,
cada tanto suceden cambios que vendrían a complicar este aspecto.

Creo que para el tipo de institución que se está auditando, con sus características en cuanto a recursos financieros y volumen de archivos
gestionados, actuar en los niveles y apartados mencionados sería un gran avance y supondría una gestión segura de archivos digitales
asegurando su preservación. Designar al responsable de la supervisión del plan de preservación digital es primordial, y en este tipo de institución,
con recursos financieros tan limitados, deberá optarse por algún personal de la misma que tenga un buen manejo de las tecnologías y que pueda
destinar parte de su tiempo de trabajo a ocuparse del plan: el bibliotecario en conjunto con algún miembro del equipo directivo, sería una opción
viable. Por último debo decir, que por más modestas que sean las acciones implementadas como plan de preservación en esta escuela estatal
de nivel secundario, deberá elaborarse el documento que registre las decisiones institucionales que se tomaron al respecto: cantidad de copias
de cada archivo, lugar de almacenamiento de cada una, responsables directos del plan de preservación, etc. Dicho documento deberá circular
entre todos los miembros de la comunidad educativa que gestionen archivos en la institución para que accionen de acuerdo a lo prescrito.