HCA

Hecho-Causa-Acción
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Objetivo Objetivo
Indicadores
Desviaciones
Este material está destinado a ayudar al equipo en: Hecho
Causa
Acciones
Recuperación
Causas
Externas
- Análisis de las desviaciones de los indicadores; Resumen

- Identificación de las causas;

- Desarrollo de acciones para eliminar el síntoma
- Bloqueo (reducción) de los síntomas; y
- Recuperación de las desviaciones.
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Indicadores Objetivo
Indicadores
Desviaciones
Hecho
Indicadores, o KPIs: son herramientas para medir los Causa
Acciones
resultados relacionados con el proceso. En pocas Recuperación
Causas
palabras, los indicadores sirven para indicar los Externas
resultados (números), si un proceso es el esperado o Resumen

no.

“Tú sabes algo sobre el tema cuando

puede cuantificar numéricamente; pero
cuando no se puede, cuando no es capaces
de expresar numéricamente, tus
conocimientos sobre esto son vagos e
insatisfactorios”
Lord Kelvin (1824-1907)
Físico
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Desviaciones Objetivo
Indicadores
Desviaciones
Hecho
Causa
Desviación es la diferencia entre el resultado obtenido Acciones
Recuperación
y el resultado previsto. Causas
Externas
Resumen
Cuando las desviaciones son no deseados deben ser
tratados. Para tratarlos, es esencial encontrar una o
más causa raíz generadora de la desviación.

11
PEX = 10
Desviación
5
El primer paso para comprender
por qué ocurrió la DESVIACIÓN
es describir y cuantificar ella (la
1Q 2Q 3Q 4Q determinación de que fue el
hecho)
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Hecho Objetivo
Indicadores
Desviaciones
Hecho
Causa
Supongamos que la gráfica Acciones
Recuperación
representa el presupuesto Causas
mensual. Externas
Resumen

Que és um Hecho?
Contrariamente a lo que muchos piensan que no es un
hecho "desviación de 20% del presupuesto", pero si la
respuesta a la primera POR QUE. El hecho debe ser la
respuesta a la pregunta "¿Por qué desvía el
presupuesto?"
Idea!
Ejemplos de respuestas possibles: Se puede usar el 5W2H para
buscar a las respuestas de
- Por un cambio de precios de 30% los Porqués.
- Por un error operacional
- Pues se facturó en un mes los productos de dos meses

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Hecho – Ejemplos Reales Objetivo

Indicadores
Desviaciones
Indicador: Volumen de Venta Hecho
Causa
Acciones
Recuperación
No bueno Causas
Externas
Resumen
Esta información
ya tengo en GMR,
no es un análisis

Idea!
Se puede mejorar si tenemos la respuesta para: Porque
no se vendió 879 t? Por ejemplo: El gobierno no invistió,
o los precios Turcos están bajando los precios de
mercado.

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Hecho – Ejemplos Reales Objetivo

Indicadores
Desviaciones
Indicador: Precio de Chatarra Hecho
Causa
Acciones
Recuperación
No bueno Causas
Externas
Resumen
Si estoy analizando la
desviación del precio de
chatarra solo puede ser
pues tengo precio
encima de la meta

Idea!
Vamos a buscar la respuesta de primer porque así:
- Alguien hizo un error?
- Se planifico algo que no ocurrió?
- Deberíamos hacer alguna cosa que no hicimos?
- Estamos retrasados o adelantados?
- El escenario cambió?

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Hecho – Ejemplos Reales Objetivo

Indicadores
Desviaciones
Indicador: Ingreso Hecho
Causa
Acciones
Recuperación
Causas
Estaba previsto entregar Externas
19045 t en el trimestre ene Resumen
- marzo, lo que generó una
facturación 7,5% abajo del
PEX.

¡Bueno !
El indicador que estamos analizando es Ingreso
(Facturación). Si la pregunta es “porque no tenemos
ingreso como deberíamos?” la respuesta es esta.

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Causa Objetivo
Indicadores
Desviaciones
Hecho
Causa
Acciones
Recuperación
Causas
Externas
Dado el hecho, ahora es importante saber la Resumen

causa fundamental se originó.

Por lo tanto, existen diferentes métodos que
nos pueden ayudar en su determinación.
Un método sencillo y eficaz para la mayoría de
los problemas es el método de los 5 porqués.

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Causa Objetivo
Indicadores
Desviaciones
Hecho
5 porqués Causa
Acciones
Recuperación
Aunque en la mayoría Causas
de los casos que tienen Externas
Resumen
la respuesta sobre la
causa de un problema
en responder a los 5
porqués a veces puede
requerir un análisis más
profundo.

Debemos continuar con

los por qué mientras se
puede responder a la
pregunta y es en el
ámbito de la actividad
de nuestra organización.
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Causa Objetivo
Indicadores
Desviaciones
Hecho
Causa
Acciones
Recuperación
Causas
Externas
Resumen
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Causa – Ejemplos reales Objetivo

Indicadores
Desviaciones
Hecho
Causa
Acciones
Recuperación
Causas
Externas
Resumen

No bueno
Porque no se lo he
lubricado? No tenemos
las respuestas. Idea!
Se puede preguntar otras
veces: “Porque la lubricación
fue deficiente” por eso
sabemos no llegamos a la
causa!

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Causa – Ejemplos reales Objetivo

Indicadores
Desviaciones
Hecho
Causa
Acciones
Recuperación
Causas
Externas
Resumen

No bueno
Porque tenemos baja
venta? Este és un
problema visible, no és
nin un HECHO.

Estamos aqui!

Deberíamos llegar aqui.

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Causa – Ejemplos reales Objetivo

Indicadores
Desviaciones
Hecho
Causa
Acciones
Recuperación
Causas
Externas
No bueno Resumen

Porque falta espacio para oxicortar?

No bueno
Cuales temas logísticos?
Idea:
La causa debería nos ayudar con la
definición de acciones, pero eso no
nos ayuda nada!

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Causa – Ejemplos reales Objetivo

Indicadores
Desviaciones
Hecho
Causa
Acciones
Recuperación
Causas
¡Bueno ! Externas
Resumen
Se llego al límite de la operación

¡Bueno !
Se llego a uno trade-off, una mejor performance
general con un efecto negativo más pequeño

Idea:
No busque las acciones
ahora! Busque las causas!
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Acciones Objetivo
Indicadores
Desviaciones
Ahora que ya conocemos a las causas vamos a Hecho
Causa
bloquearlas Acciones
Recuperación
Causas
Hay dos tipos de acciones que posibles: Externas
Resumen

Acción Remoción y Acción de Bloqueo

de sintoma

Es aquella que tomamos para Es aquella que opera

solucionar un problema en el
tiempo y evitar un mayor
perjuicio.
Este tipo de acción no actúa
sobre la causa del problema y
por lo tanto, no impide que la
misma vuelva a suceder.
directamente sobre la causa
fundamental para bloquearlo
(no vuelva a ocurrir), o cuando
esto no es posible, al menos
minimizarlo (hace rara la
ocurrencia)
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Acciones Objetivo
Indicadores
Desviaciones
Hecho
- Cada causa puede tener más de una acción. Causa
Acciones
- Las acciones deben tener una fecha para empezar Recuperación
y terminar y uno solo responsable. por su ejecución Causas
Externas
(se más de una persona va a trabajar con la accion Resumen
el responsable és el líder da le acción.).
- Acciones de estudio, entrenamiento y verificación
deben ser evitadas.
- Después de la acción se debe tener una
recuperación en el indicador o la acción no fue
efectiva.
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Acciones – Ejemplos reales Objetivo

Indicadores
Desviaciones

CAUSA Hecho
Causa
Acciones
Mercado de construcción Recuperación
civil y industrial debajo Causas
Externas
del planeado Resumen

Armar ¿Cual acción Hacer reunión para

plan de bloquea/reduce definir
acción esta causa? internamente como
abordar

Aumentar Asegurar la
entregas participación de
Aumento de cotizaciones 100% de
Precios los clientes A y B
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Acciones – Ejemplos reales Objetivo

Indicadores
Desviaciones

CAUSA Hecho
Causa
Acciones
Mercado de construcción Recuperación
civil y industrial debajo Causas
Externas
del planeado Resumen

Armar ¿Todos estos¿Cual acción

están relacionados com Hacer reunión para
plan de la causa?. bloquea/reduce
Es necesario verificar esta definir
acción relación, de modo
esta que
causa?
actúa sobre la internamente como
causa. abordar

Aumentar Asegurar la
entregas participación de
Aumento de cotizaciones 100% de
Precios los clientes A y B
 Agenda

Acciones – Ejemplos reales Objetivo

Indicadores
Desviaciones

CAUSA Hecho
Causa
Acciones
Mercado de construcción Recuperación
El objetivo del HCA escivil y industrial debajo Causas
Externas
armar un plan dedel planeado Otra vez: las acciones Resumen
acción, por lo tanto si que van a cambiar el
llegas a armar plan de indicar, no una reunión
acción como acción no
llegaste a a nada.
Armar ¿Cual acción Hacer reunión para
plan de bloquea/reduce definir
acción esta causa?
Acción puntual y sin internamente como
contenido. No es acción abordar
es meta.
Aumentar Asegurar la
entregas participación de
Aumento de cotizaciones 100% de
Precios los clientes A y B
Acción no en la causa pero en el efecto: Si el
mercado está flaco no se debe cambiar a los precios
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Acciones – Recuperación Objetivo

Indicadores
Desviaciones
Hecho
Además es necesario las acciones de recuperación en Causa
general, los daños causados por una desviación ocurrida Acciones
Recuperación
deben ser corregidos en los meses siguientes. Causas
Externas
Resumen

EBITDA
11
PEX = 10

Ya tenemos 16 (5+11) pero

5 deberíamos tener 20! Ahora el PEX2
no es más 10 +10, pero 10+10+4

1Q 2Q 3Q 4Q
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Causas Externas Objetivo

Indicadores
Desviaciones
Hecho
Causa
Acciones
Eventualmente el causa no puede ser eliminado en el nivel Recuperación
Causas
de competencia de la empresa, como los casos Externas
relacionados con los cambios en la legislación, Resumen

reglamentos, etc.
En esta circunstancia, los gerentes deben buscar la recuperación de
los indicadores a través de la "eliminación de los síntomas." Esto
significa atacar el problema de no alcanzar el resultado con
contramedidas que no proponen la eliminación de la causa raíz, sino
la compensación de la desviación con otras iniciativas para poner el
resultado en la meta.
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Resumen Objetivo
Indicadores
Desviaciones
Hecho
En HCA no se puede: Causa
Acciones
Recuperación
1. Establecer una acción sólo contramedida de soporte que por Causas
Externas
Resumen
sí mismo no será capaz de llevar el resultado
(Por ejemplo, obtener datos, hacer reuniones, estudiar, etc.)

2. Informar a el área de responsabilidad (quien) en lugar de

introducir el nombre de la persona responsable de la
ejecución de la acción
(Ex: Responsable: TI)

3. Establecer una acción que no elimina la causa de que se

encuentra bajo la competencia del gerente responsable
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Resumen Objetivo
Indicadores
Desviaciones
Hecho
En HCA no se puede: Causa
Acciones
Recuperación
4. Describir la acción tan obvio también, dejando poco Causas
Externas
Resumen
concluyente de que la acción se llevará a cabo por el
administrador para obtener el resultado
(Por ejemplo Velar por el cumplimiento del presupuesto, buscar
compensar en otra cuenta, garantizar el logro de metas, etc.)
5. Incluye más de un responsable de la ejecución de la misma
acción
6. Describir una acción que refuerza una rutina existente
(Acción sobre la aplicación de una nueva rutina puede traer
mejoras en el resultado que se describe como
"Implementación de un procedimiento que le permite ..."
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Resumen Objetivo
Indicadores
Desviaciones
Hecho
En HCA no se puede: Causa
Acciones
Recuperación
07. Acciones a largo plazo fijados para la finalización Causas
Externas
Resumen
(Medidas recomendadas fraccionan en pequeños pasos para
reducir el riesgo en una acción que podría haber retrasado su
implementación)

8. Preste atención a los efectos secundarios de la acción. En

caso de ser evaluado si la acción tiene un efecto en el costo
final a ser mayor que el beneficio
(Por ejemplo: Cancelar contrato con la gimnasia de servicios
para reducir costos)
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Resumen Objetivo
Indicadores
Desviaciones
HCA REAL Hecho
Causa
Mejo Acciones
Indicador Período Um. Plan Real Desvi Recuperación
r
Causas
Mensual 180 159 (21) Externas
Resumen
COGS Laminación Acum. $/t 180 196 15,9
RF 169 183 14,2

Impacto
Hecho Causa Accion Quiem Cuando Status
Resultado

Reducir los costes de

mantenimiento
Pronóstico baja Menor consumo de Marco 30/04/13
desarrollando la reforma en
cilindro sin los cilindros en el mantenimiento central.
$ 600.109
movimiento en consecuencia de
($ 2,3 / t)
2013 mayor de lo menor volumen de
esperado en PEX. producción en 2012 Realizar el mecanizado
interior de rodillos y Marco 30/03/13
planchas de rodillos.
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Resumen Objetivo
Indicadores
Desviaciones
HCA RECOMENDADO Hecho
Causa
Acciones
Indicador Período Um. Mejo Plan Real Desvi
Recuperación
Mensual 180 159 (21) Causas
Externas
COGS Laminación Acum. $/t 180 196 15,9 Resumen
RF 169 183 14,2

Impacto
Hecho Causa Accion Quiem Cuando Status
Resultado

Reducir los costes de

mantenimiento
Marco 30/04/13
Ausencia de ajustes desarrollando la reforma en
sistemáticos a los el mantenimiento central.
planes de compras de
Pronóstico baja Realizar el mecanizado
materiales específicos
cilindro sin interior de rodillos y Marco 30/03/13
$ 600.109 en función de los
movimiento en planchas de rodillos.
($ 2,3 / t) cambios en los futuros
2013 mayor de lo
volúmenes de
esperado en PEX. Implementar ajuste de
producción
(proyecciones de S & rutina en las compras de
OP) materiales específicos
Marco 30/04/13
teniendo en cuenta los
ajustes en los volúmenes
de producción en el futuro.