Anda di halaman 1dari 4

GEXSIS

EXTERNAL IT
Servicios de Gerenciamiento Externo de Sistemas en Empresas Medianas
y Pequeñas.

Introducción.

Las organizaciones, tanto públicas como privadas, tradicionalmente han


incluido dentro de su operación normal la ejecución de todos sus proyectos,
con el inconveniente de que al no separarlos se provocan traslapes de recursos
que no permiten llevar un efectivo control de áreas tan importantes como el
tiempo y el costo.
La administración externa de proyectos tiene una serie de ventajas que
indicaremos a continuación.

 Se exige un gerente de proyecto capacitado para las


labores.
 Tendrá un contrato por sus servicios o productos definidos.
 El plazo de la contratación está acorde con el proyecto, por
lo que se reduce la incertidumbre en cuanto al tiempo y el
costo.
 El personal que se asigne al proyecto estará dedicado
ciento por ciento a él; en otras palabras, el equipo que está
en la organización no deberá dividir su tiempo entre su
actividad normal y el desarrollo del nuevo proyecto.
 El contratado asume todas las obligaciones laborales del
personal del proyecto, cuando él lo provea.
 Se da una transferencia de conocimiento del grupo de
proyecto al grupo interno de la organización.
 Existe un compromiso contractual de la alta gerencia con el
contratado, que permite cumplir de mejor forma con los
recursos que se prometieron para que el proyecto se
ejecute sin contratiempos.
 Al consultor se le puede solicitar, cuando se firme el
contrato entre las partes, un seguro de fiel cumplimiento,
por ejemplo boleta de garantía bancaria.
 La organización puede rescindir el contrato si no se está
cumpliendo con el plan detallado de proyecto que se pactó
de previo.
 Los pagos se realizan contra avance o entregables, por lo
que se lleva un mejor control de los costos del proyecto y de
la Gerencia externa.
 Se pueden obtener equipos más diversos que si se utilizan
los recursos internos.
 Existe mayor facilidad de trabajar con recursos humanos de
mayor especialización y, por ende, de más justo costo, que
si se ejecuta de forma interna, pues generalmente se está
atado a un escalafón salarial inflexible.
Como se puede notar, se tienen múltiples ventajas. Sin embargo, hay
un aspecto que resulta clave y es el compromiso que adquiere el Administrador
o Gerente del Proyecto para sacarlo adelante. Ese compromiso hace que
llegue por primera vez a una organización y en un plazo de no más de dos o
tres semanas se sienta totalmente identificado con el proyecto y con la
organización.

Otro de los ámbitos de acción de estas gerencias externas de proyectos


es la identificación de proyectos partiendo del plan estratégico de la
organización, pues es de todos conocido que muchas veces se encuentra un
plan estratégico con una serie de objetivos estratégicos que se cree que son
esos los proyectos y, a la hora de tomarlos, hay un percatamiento de que son
demasiado amplios y que no tienen las características de un proyecto.
Partiendo de esos objetivos estratégicos, si se puede derivar cuáles son
realmente proyectos y cuáles son más bien acciones que corresponden a las
tareas operativas de la organización.

Una vez realizado este ejercicio y seleccionados los proyectos, se debe


proceder a priorizarlos, pues se parte del principio de que los recursos en las
organizaciones son limitados y de que hay cuestiones que urge resolver antes
que otras. Esta etapa se realiza con los diferentes responsables de área y
luego se lleva a consulta de la Gerencia General y Junta Directiva, quienes son
en definitiva quienes validan la priorización.

Definición del Servicio

El servicio de Gerenciamiento Externo de Sistemas obedece a la realidad


actual en el mercado, el cual está tendiendo a tercerizar los servicios de las
áreas de soporte que existe en la mayoría de las empresas medianas y
grandes como RRHH, Logística y Distribución y finalmente Sistemas.

Dentro de este último sector es donde aplicaremos nuestra experiencia y


conocimientos.

Sistemas, Informática, IT, entre otros nombres, nos sirve para definir el área de
tecnología y sistemas dentro de una empresa.
Si bien es cierto, en la actualidad es casi impensable el funcionamiento de una
organización sin el apoyo tecnológico, pocas de ellas logran situar
estratégicamente el uso de estas herramientas sin verlas como un mal
necesario o, peor aún, un gasto que hay que minimizar.

Muchas empresas requieren una "Gerencia de Sistemas" que lleve a cabo


estas tareas con idoneidad, seriedad y responsabilidad, pero por diversos
factores no pueden asumir el costo que esto implica: Para ellos nace External
IT con su servicio “Gerencia Externa de Sistemas”, que le permite contar con
el respaldo y tranquilidad que le otorga saber que la administración estratégica
de las TI de la empresa esta en manos de profesionales con vasta experiencia
en esas labores.
Entonces, la correcta administración de esta área estratégica dentro de las
empresas nos permitirá potenciar el "negocio" y ser más competitivo.
Pensemos que las tecnologías están, mayoritariamente, disponibles para
todos, por ende, el uso adecuado y alineado con la estrategia central de la
empresa es la que hará la gran diferencia. No podemos olvidar que la
tecnología y sistemas sólo son un medio para alcanzar los objetivos de la
empresa y no un fin en si mismo.

Junto con hacer un análisis exhaustivo de la realidad de Sistemas dentro de la


organización, hacemos una propuesta que hará del área de sistemas un real
aliado en pos de los objetivos centrales de la empresa, sean estos financieros,
comerciales y/u operacionales.

Como parte de los servicios ofrecidos y que están insertos dentro de la


estrategia global, podemos mencionar:

Planes Informáticos
Planes de Contingencia
Definición de ERP adecuado
Tecnología de Comunicaciones: redes y telefonía
Políticas y procedimientos: respaldos, acceso, ingreso, seguridad, etc
Estándares de servicios
Métricas de servicios
Evaluaciones de Proyectos
Selección de Personal
Coaching
Empowerment
Definición y Formación de Equipos de Trabajo
Gerenciamiento de Proyectos
Compras de HW y SW
Negociación con proveedores
Contratos de servicios: Housing, Hosting, Outsourcing, desarrollos, etc.
Inventario de HW y SW
Definición de estrategias y políticas de licenciamiento de SW
Definición de estrategias y políticas de actualización de SW
Definición de estrategia de antivirus y políticas administrativas de apoyo

Soluciones
Alineación de la estrategia de sistemas con el negocio
Análisis de situación actual
Grado de satisfacción con el área
Levantamiento de Hardware y Software y comunicaciones
Análisis de clima general con respecto a área de sistemas
Análisis de competencias teóricas y técnicas del personal de IT
Levantamiento
Soluciones sistemas, tecnológicos
Planes de contingencia
Gestión: contratos con proveedores
Medición del nivel de servicio
Organización del área: procedimientos, políticas
Plan informático
Estrategia de licenciamiento software básico

Estrategia de Precios

Por número de usuarios


Por número de PC’s
Por volumen de facturación
Por tiempo de trabajo

Anda mungkin juga menyukai