1 OBJETIVO
2 ALCANCE
3. FUNCIONES
4. DEFINICIONES
5. DESARROLLO
DEPENDENCIA
ACTIVIDAD DETALLE División de Gestión REGISTROS
Humana
1.Establecer 1. MOTIVACION
actividades de Se establecen actividades que propendan lograr la motivación del personal de la Corporación
motivación en temas de Seguridad y Salud en el Trabajo entre las cuales están:
1.1 Semana de la Seguridad y Salud en el Trabajo: Durante esta semana se busca como
objetivo fundamental es mejorar los niveles de integración, compañerismo, compromiso y
conocimiento de los objetivos asociados a Seguridad y Salud en el Trabajo a través de la
ejecución de diversos eventos deportivos, recreativos, culturales, de promoción y prevención
de la salud, en los que el protagonista principal es el trabajador, el contratistas y subcontratista.
La semana de la Seguridad y Salud en el Trabajo se desarrolla en el segundo semestre del
año; en donde se realiza una campaña de expectativa y motivación invitando a todo el personal
a participar.
1. Jefe
2. Gestor de
1.2 Dependencia más segura Seguridad y Salud 1. Plan Anual de
Anualmente se destaca a la dependencia más segura publicando su foto y nombre en las en el Trabajo Trabajo.
carteleras de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Corporación y se incentiva con la entrega 3. Auxiliar de
Seguridad y Salud
de un reconocimiento o incentivo. en el Trabajo
Los criterios de valoración de la dependencia más segura son los siguientes:
Mayor número de condiciones peligrosas reportadas por la dependencia con propuestas
de mejora.
No ocurrencia de accidentes laborales de los integrantes de la dependencia Participación
activa a todas las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo según registros de
asistencia.
Participación a las capacitaciones realizadas por Seguridad y Salud en el Trabajo según
registros de asistencia.
Uso adecuado de los elementos de protección personal, verificado en las inspecciones.
Menor registro de ausentismo al año.
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DEPENDENCIA
ACTIVIDAD DETALLE División de Gestión REGISTROS
Humana
2. Promover la PARTICIPACION
participación
del trabajador La Corporación busca que el trabajador durante su jornada laboral interactúe y participe en la
gestión y control del riesgo, para lo cual se establecen:
DEPENDENCIAS
División de
ACTIVIDAD DETALLE Gestión
Dependencia REGISTROS
interesada
Humana
3. Establecer COMUNICACIÓN
Mecanismos
de 3.1 Emisión de Comunicaciones Internas
Comunicación
Estos comunicados se emiten desde la de la División de Gestión Humana hacia
los trabajadores. La Corporación establece como mecanismos de comunicación
con sus trabajadores los siguientes: Oficios, Memorandos, Circulares, Folletos,
Informes Trimestrales, Intranet, Capacitaciones, Videos
Estos mecanismos de comunicación se utilizan para difundir: peligros
identificados en las actividades que desarrolla la Corporación, Invitación a
capacitaciones, recomendaciones, resultados de las inspecciones realizadas a 1. Jefe 3. Requerimientos
las áreas de trabajo, actividades desarrolladas en el SG-SST, Información 2. Gestor de Jefe de Sugerencias,
Seguridad y Dependencia quejas, reclamos
preventiva, campañas de expectativa, entre otros. y/o felicitaciones de
Salud en el
También se deben utilizar folletos, videos, entre otros, con el fin de mostrar a los Trabajo servicio.
4. Listado de
visitantes el procedimiento a seguir en caso de presentarse alguna emergencia control
ver planes de atención y respuesta a emergencias.
Cuando los Jefes reciban una comunicación por parte de algún trabajador,
respecto a temas relacionados con Seguridad y Salud en el Trabajo deben
remitirla en medio físico o magnético y en los formatos establecidos de acuerdo a
las características del tema a reportar, de la siguiente manera: Requerimiento
Sugerencias, Quejas o Reclamos.
Para el caso de quejas o reclamos en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo
se debe manejar según el Procedimiento PD-362-01 – Respuesta a los
requerimientos, sugerencias, quejas, reclamos y/o felicitaciones.
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DEPENDENCIA
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Gestión Humana interesada
3.3 Difusión
Para difundir la información sobre estos temas, se usan los siguientes medios:
carteleras, correo electrónico, folletos informativos, mesas de trabajo, comités de
dirección, campañas, capacitaciones y capacitación a terceros.
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DEPENDENCIAS
División de
ACTIVIDAD DETALLE Gestión
Dependencia REGISTROS
interesada
Humana
3.4 Comunicación Externa
3.4.1 Recepción de comunicaciones verbales
Cuando cualquier trabajador de la empresa reciba de alguna de las partes interesadas
(cliente, contratista, subcontratista y proveedor), una comunicación verbal de
Seguridad y Salud en el Trabajo lo realizará a través de un reporte de PQR. El Gestor
de Seguridad y Salud en el Trabajo notifica al Jefe de Dependencia a la que aplique la
comunicación, para dar el trámite pertinente a la comunicación, proponiendo una
respuesta a la situación planteada, designando responsables y fecha de cumplimiento,
para lo cual puede apoyarse en el COPASST y/o la dependencia respectiva.
3.4.2 Recepción de comunicaciones escritas
Tratamiento de las solicitudes de información, el Jefe o superior inmediato de la
dependencia quien recibe la solicitud, prepara de acuerdo con los términos del
documento recibido, la respuesta a dicha comunicación.
El Jefe en mención quien recibe la solicitud debe notificar a la División de Gestión
Humana sobre el comunicado y si requiere puede solicitar asesoría sobre la respuesta
y tratamiento pertinente (Acciones de Mejora).
Si una vez recibida la respuesta, por parte de la persona quien la genera no está de
acuerdo o necesita mayor orientación, esta podrá generar otra, la cual se deberá tratar
como una total mente nueva, para propósitos del manejo de los registros del presente
procedimiento.
3.4.3 Comunicaciones con el Ministerio de la Protección Social o Cualquier otro
Ente
Las comunicaciones que se emitan de tipo legal y de cumplimiento por cualquier ente
se ingresaran a la Matriz de requisitos legales y otros y de SSTA.
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DEPENDENCIA
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Humana
4. Realizar 4. CONSULTA
Consultas
La consulta es de doble vía: desde y hacia los trabajadores. Es una herramienta útil para la
identificación de peligros, actualización de Matriz de peligros, controles operacionales,
aplicación de medidas preventivas y correctivas en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Se debe aplicar siempre que haya cambios significativos que afecten la salud y seguridad
en el sitio de trabajo aplicados a elementos de protección personal, herramientas, equipos y
en general aspectos de seguridad y salud. Esta consulta se debe presentar ante el
COPASST con el fin de que este comité promueva la consulta a los trabajadores y de 1. Jefe
2. Gestor de 5. Acta de
respuesta a la misma. COPASST
Seguridad y Salud
Los Jefes de dependencias deben planear y consultar con anticipación a la División de
en el Trabajo
Gestión Humana (Seguridad y Salud en el Trabajo) los cambios respecto a materiales de
trabajo, herramientas, equipos, procedimientos u otros aspectos en materia de seguridad y
salud en el trabajo que pongan en riesgo a los trabajadores o afecten los controles ya
establecidos, con el fin de aplicar la Gestión del Cambio si se presentan modificaciones a la
corporación o al SG-SST que sean críticos o de impacto.
Esta consulta también se puede dar a través de intranet o comunicación escrita.
También se evidencia consulta a los trabajadores para elegir a sus representantes en el
COPASST mediante votación; posteriormente son informados sobre las personas que los
representan y la conformación final del comité.
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6. REGISTROS RELACIONADOS
Presentación
INFORMACION GENERAL ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO
(Marque con una x)
Código del Dependencia de Responsable
No. Título del Registro Físico Electrónico Ubicación Indización Tiempo
Registro Almacenamiento (Cargo)
PD- 313-19-F01 División De Gestión Archivo/
1 Plan Anual de Trabajo. X Gestor de SST Cronológico 1 Año
Humana Servidor
PD- 313-17-F04 Reporte de Incidente, actos y División De Gestión
2 X Archivador Gestor de SST Cronológico 1 Año
condiciones inseguras. Humana
Requerimientos
PD-362-01-F01 Sugerencias, quejas, Coordinación Auxiliar de
3 X Archivo Numérico 1 Año
reclamos y/o felicitaciones de Servicio al Cliente Servicio al Cliente
servicio.
PD-335-01-F03 División De Gestión
4 Listado de control. X Archivador Gestor de SST Cronológico 1 Año
Humana
PD-313-19-F02 División De Gestión
5 Acta de COPASST X Archivador Gestor de SST Cronológico 1 Año
Humana