Anda di halaman 1dari 27

1.

0 PENGENALAN

Kejayaan sesebuah organisasi berpunca dari penyeliaan yang baik. Ia hendaklah


ditumpukan kepada pembinaan dan pembangunan sumber manusia. Setiap penyelia dan
pengurus mempunyai tanggungjawab dalam pembinaan itu. Jika ia diabaikan maka penyeliaan
yang berkesan tidak akan wujud. Akhir-akhir ini prestasi merupakan istilah yang begitu popular
digunakan di dalam pelbagai perbincangan pengurusan awam mahupun swasta di Malaysia
ataupun di dunia. Di dalam usaha membina dan membangunkan sumber manusia, penilaian
prestasi di sesebuah organisasi adalah menjadi sesuatu alat keperluan yang asasi. Melalui sistem
penilaian prestasi , sesebuah organisasi itu akan memperolehi maklumat mengenai prestasi
seseorang individu dalam pekerjaannya di samping potensinya untuk menjawat jawatan yang
mempunyai tanggungjawab yang lebih tinggi di masa hadapan. Pertumbuhan dan perkembangan
sesebuah organisasi bergantung kepada pasukan pekerja yang terlatih dan bermotivasi .

Sesuatu program penilaian prestasi yang berkesan dapat mencapai matlamat ini dengan
melibatkan setiap pekerja ke dalam suatu program pengembangan yang berterusan. Program ini
kemudiannya dicipta dan diterima bersama oleh pihak pekerja dan penyelia. Dengan
mengadakan program yang berterusan dan berkesan ia akan mempertingkatkan keupayaan
seseorang penyelia menilai orang bawahannya dengan tepat. Oleh yang demikian keputusan
mengenai kenaikan gaji, pengesahan jawatan, kenaikan pangkat dan pengagihan tugas dan
sebagainya akan menjadi lebih mudah dan tidak memeranjatkan serta mengecewakan pekerja.
Ini kerana pekerja mengetahui kedudukan dan apa yang diharap dan dijangkakan oleh mereka
daripada pekerjaannya .

Kalau dahulunya penilaian prestasi dianggap begitu mustahak, tetapi akhir-akhir ini ia di
anggap terpenting. Kepentingan tugas penilaian prestasi hendaklah dipandang sebagai satu
tangungjawab dan amanah seseorang penyelia dan usaha-usaha yang tinggi hendaklah
dicurahkan kepadanya. Ia seharusnya bukan di anggap satu proses yang perlu dilakukan
sekaligus, tetapi adalah satu proses dan tanggungjawab berterusan. Oleh yang demikian program
dan proses penilaian prestasi bukanlah sesuatu program yang boleh diambil mudah. Ia
memerlukan kerjasama dari semua peringkat dalam sesebuah organisasi. Ia perlu diterima,
difahami dan dijalankan dengan penuh dedikasi, kejujuran dan keikhlasan oleh semua yang
terlibat seperti penyelia, jabatan personel dan pekerja yang mana mereka perlu mempunyai

1
keyakinan penuh dalam keberkesanan dan kebaikan sistem tersebut.

Di dalam perkara ini, sistem penilaian prestasi di dalam organisasi awam iaitu sekolah di
bawah Jabatan Pendidikan Negeri dirujuk dan dibuat kajian dalam beberapa aspek seperti
tujuan, bentuk penilaian, kelemahan dan cara mengatasinya; di samping mengaitkannya dengan
kenaikan pangkat, gaji serta penempatan khususnya di kalangan Pegawai Pendidikan
Perkhidmatan (Guru) dan anggota kumpulan pelaksana (Anggota Bukan Guru) Seperti anggota
awam yang lain, jabatan ini menggunakan borang prestasi secara manual. Borang ini diisi
mengikut klasifikasi gred jawatan. Borang LPNT berwarna hijau untuk diisi oleh kumpulan P&P
(Pengurusan dan Profesional) iaitu Gred 41 ke atas. Manakala gred 17 hingga 40 perlu mengisi
borang prestasi berwarna kuning iaitu di bawah kategori kumpulan Sokongan 1. Sokongan 2
pula merujuk kepada Gred 1 -16. Borang LNPT Sokongan 2 berwarna merah jambu.

Kementerian Pendidikan selama ini mengisi prestasi secara manual menggunakan borang
prestasi seperti organisasi-organisasi awam yang lain. Namun begitu, mulai tahun 2015, jabatan-
jabatan di bawah Kementerian Pendidikan diwajibkan mengisi Prestasi melalui system HRMIS.
Pengisian ini melibatkan pegawai bukan guru dan guru (Pegawai Perkhidmatan Pendidikan).
Bagi pegawai bukan guru, diwajibkan mengisi SKT (Sasaran Kerja Tahunan) di dalam
submodul HRMIS. Namun begitu mulai tahun 2016, Kementerian Pendidikan memperkenalkan
Pelaksanaan Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PBPPP) kepada guru-guru
bagi menggantikan penilaian prestasi sedia ada.

2.0 DEFINISI PRESTASI


2
Terdapat beberapa istilah yang digunakan selain daripada istilah penilaian
prestasi.Walau bagaimanapun istilahnya , ia mempunyai asas dan tujuan serta pengertian yang
sama. Antara istilah-istilah lain yang digunakan ialah :

i. Merit Rating .
ii. Staff Appraisal
iii. Performance Evaluation
iv. Efficiency Report
v. Employee Appraisal
vi. Performance Review

Mengikut James A.F. Stoner “ management ” ( 1987 ) Hal 547, penilaian prestasi
membawa makna: “ Merujuk kapada proses menyampaikan balik kepada subordinat secara
berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk organisasi ” . Menurut kamus
American Herritage (dalam Rothwell, 1996) mendefinisikan prestasi sebagai “the word perform
may mean to begin and carry through completion, to take action in accordance with the
requirement of the fulfill. Performance may mean something performed, and accomplishment.
The important to understand is that performance is synonymous with outcomes, result or
accomplishment.”

Dalam tahap pemantauan pula, dalam organisasi yang berkesan, tugasan dan projek
dipantau secara berterusan. Pemantauan juga bermakna mengukur prestasi secara konsisten dan
memberikan maklum balas yang berterusan kepada pekerja-pekerja dan kumpulan kerja
mengenai kemajuan mereka ke arah mencapai matlamat mereka. Keperluan undang-undang bagi
pelaksanaan pemantauan termasuk menjalankan penilaian kemajuan dengan pekerja di mana
prestasi mereka dibandingkan dengan unsur-unsur dan standard mereka. Pemantauan berterusan
memberi peluang untuk memeriksa bagaimana pekerja mesyuarat yang telah ditetapkan piawai
dan membuat perubahan kepada piawaian tidak realistik atau bermasalah. Dan dengan
pemantauan berterusan, prestasi yang tidak boleh diterima boleh dikenal pasti pada bila-bila
masa sepanjang tempoh penilaian dan bantuan yang disediakan untuk menangani prestasi itu
dan bukannya menunggu sehingga akhir tempoh apabila tahap penilaian ringkasan diberikan.
(Raymond A.Noe,2000)

3
Tahap pembangunan perlu dalam organisasi yang berkesan, keperluan pekerja
pembangunan dinilai dan ditangani. Membangunkan dalam contoh ini bermakna meningkatkan
keupayaan untuk melaksanakan melalui latihan, memberi tugasan yang memperkenalkan
kemahiran baru atau tahap yang lebih tinggi tanggungjawab, meningkatkan proses kerja, atau
kaedah lain. Menyediakan pekerja dengan latihan dan pembangunan peluang menggalakkan
prestasi yang baik, menguatkan pekerjaan yang berkaitan dengan kemahiran dan kecekapan, dan
membantu pekerja seiring dengan perubahan di tempat kerja, seperti pengenalan teknologi baru.
Melaksanakan proses pengurusan prestasi menyediakan peluang terbaik untuk mengenal pasti
keperluan pembangunan. Semasa merancang dan memantau kerja, kekurangan dalam prestasi
menjadi jelas dan boleh ditangani. Kawasan untuk meningkatkan prestasi baik juga menonjol,
dan tindakan yang boleh diambil untuk membantu pekerja yang berjaya meningkatkan lebih
jauh.( Alfred J.Walker,1993)

Tahap mengkaji semula: Dari masa ke semasa, organisasi mendapati ia berguna untuk
meringkaskan prestasi pekerja. Ini boleh membantu untuk melihat dan membandingkan prestasi
dari semasa ke semasa atau di kalangan kakitangan pelbagai. Organisasi perlu tahu siapa
penghibur terbaik mereka. Dalam konteks keperluan penilaian prestasi yang formal, Kedudukan
bermaksud menilai prestasi pekerja atau kumpulan terhadap unsur-unsur dan piawaian dalam
pelan prestasi pekerja dan memberi penarafan ringkasan rekod. Penilaian rekod diberikan
mengikut prosedur termasuk dalam program penilaian organisasi. Ia adalah berdasarkan kepada
kerja yang dilakukan dalam tempoh penilaian keseluruhan. Penilaian rekod mempunyai kaitan
pada kakitangan lain pelbagai tindakan, seperti pemberian kenaikan gaji dalam gred dan
menentukan pengekalan perkhidmatan kredit tambahan dalam pengurangan berkuat kuasa.
Walaupun prestasi kumpulan boleh memberi kesan kepada penarafan ringkasan seorang pekerja,
kedudukan rekod diberikan hanya kepada seseorang individu, bukan untuk satu kumpulan.
(Alfred J.Walker,1993)

Pada tahap ganjaran dalam organisasi yang berkesan, ganjaran digunakan dengan baik.
Bermaksud memberi ganjaran mengiktiraf pekerja, individu dan sebagai ahli-ahli kumpulan,
untuk prestasi mereka dan mengakui sumbangan mereka kepada misi agensi. Satu prinsip asas
pengurusan yang berkesan adalah bahawa kelakuan semua dikawal oleh akibatnya. Mereka
boleh kesan dan perlu formal dan tidak formal dan kedua-dua positif dan negatif.( Raymond
A.Noe,2000)

4
Prestasi yang baik diiktiraf tanpa menunggu pencalonan untuk anugerah rasmi kepada
dipinta. Pengiktirafan adalah berterusan, sebahagian semulajadi pengalaman sehari-hari. Banyak
tindakan yang ganjaran prestasi yang baik seperti berkata "Terima kasih" tidak memerlukan
pihak berkuasa kawal selia tertentu. Walau bagaimanapun, peraturan-peraturan anugerah
menyediakan pelbagai bentuk ganjaran yang lebih formal boleh mengambil seperti wang tunai,
cuti dan ramai orang bukan perkara kewangan. Peraturan-peraturan yang juga meliputi pelbagai
sumbangan yang boleh diberi ganjaran, dari cadangan kepada pencapaian kumpulan.( Ab Aziz
Yusof,2006)

Peranan teknologi dalam pengurusan prestasi ialah melalui 3 kategori iaitu melalui
laman internet yang mempunyai borang penilaian prestasi secara sistem talian. Ia juga
memudahkan bahagian pentadbiran mengendalikan penilaian prestasi. Pada peringkat melalui
pembekal pihak ketiga pula iaitu bahagian pentadbiran cekap dan mahir dalam menggunakan
pangkalan data. Ia juga memudahkan penjejakan maklumat penilaian prestasi serta dapat
maklum balas yang tepat pada masanya. Melalui pembekal ERP dapat menyediakan modul
dalam pengurusan dan memantau prestasi. Oleh itu ,dapatlah menjejaki keseluruhan prestasi
seluruh syarikat. (Raymond A.Noe ,2000)

Manakala “Key Performance Indicator” (KPI) merujuk kepada sistem atau cara
pengukuran kepada faktor-faktor kritikal yang menyumbang kepada kecemerlangan sesebuah
organisasi berdasarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2005: Garis
Panduan Bagi Mewujudkan Prestasi-Prestasi Petunjuk Utama atau KPI. KPI ini digunakan
sebagai alat untuk menilai dan mengukur prestasi menteri-menteri kabinet. Pengukuran prestasi
merupakan alat metrik untuk mengesan proses aktiviti seperti pematuhan kepada undang-
undang, penggunaan “input” dan penghasilan “output” yang dikeluarkan, pencapaian matlamat
polisi, atau lebih kompleks seperti kecekapan, produktiviti dan keberkesanan perbelanjaan.
Prestasi dan pengukuran prestasi adalah berbeza mengikut kedudukan, tempat dan masa sesuatu
aktiviti berlaku. Oleh itu, untuk menentukan prestasi dan pengukuran prestasi pegawai, satu set
prosedur diperlukan untuk mentakrifkan prestasi, mengukurnya dan melibatkan ganjaran dan
hukuman.

5
3.0 OBJEKTIF PENILAIAN PRESTASI

i. Menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat, pemangkuan, pinjaman


dan pertukaran sementara;

ii. Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk pergerakan gaji;

iii. Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk anjakan gaji;

iv. Menentukan penganugerahan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC), darjah


kebesaran, bintang dan pingat serta pemberian surat penghargaan;

v. Mengenalpasti dan merancang keperluan latihan; dan

vi. Memberi kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi serta
motivasi pegawai.

Penilaian prestasi memberikan sumbangan yang besar kepada hak dan cara sesuatu organisasi
untuk merancang masa depannya yang berkaitan dengan faktor-faktor kemanusian. Menurut
Mondy dan Noe ( Mondy , 1990 : 382-387 ) penilaian prestasi adalah bertujuan sepertimana
berikut :

3.1 PERANCANGAN SUMBER MANUSIA

Dengan adanya sistem penilaian prestasi yang bersistematik, pihak pengurusan dapat
mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan oleh pekerja. Ia juga akan membantu menentukan
keupayaan dan kemahiran yang diperlukan untuk sesuatu kerja di samping dapat mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan ahli-ahli dalam organisasi .

3.2 PENGAMBILAN DAN PEMILIHAN

Peranan penilaian prestasi seterusnya ialah ia membolehkan ramalan-ramalan dibuat mengenai


prestasi calon-calon yang memohon untuk bekerja dalam sesebuah organisasi . Penilaian prestasi
yang dibuat ke atas pekerja yang sedia ada membolehkan pengurus membuat ramalan tentang
kebolehan calon-calon yang datang dari latar belakang pendidikan yang sama / berbeza atau dari
pusat-pusat pengajian tinggi yang sama / berbeza dengan pekerja-pekerja yang telah sedia ada .

3.3 PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

6
Penilaian prestasi juga seharusnya dapat menunjukkan kepada pengurus keperluan-keperluan
tertentu terhadap latihan, pelajaran dan perkembangan diri seseorang pekerja. Selaras dengan ini
pihak pengurus dapat merancangkan program-program untuk meningkatkan prestasi dan
mengurangkan kelemahan pekerja dan jabatan.

3.4 PERKEMBANGAN KERJAYA

Data yang diperolehi daripada penilaian prestasi boleh menolong para pengurus mengenalpasti
dan membuat anggaran terhadap kekuatan dan kelemahan pekerja mereka. Berasaskan data-data
ini mereka boleh membimbing dan menolong pekerja memperkembangkan dan melaksanakan
rancangan-rancangan kemajuan kerjaya mereka.

3.5 PROGRAM YANG BERKAITAN GANJARAN

Penilaian prestasi adalah berguna sebagai asas kapada pengurus membuat keputusan bagi
memberikan ganjaran kapada kakitangan. Sistem penilaian prestasi yang baik boleh mendorong
kakitangan untuk terus berusaha sebaik mungkin atas kepercayaan bahawa semakin baik mereka
bekerja, maka semakin tinggi jumlah ganjaran yang akan diperolehi. Sistem penilaian yang baik
juga boleh mendorong kakitangan yang lemah untuk mengubah sikap dan bergerak setanding
serta boleh ditukar dengan rakan mereka yang berprestasi tinggi .Untuk menggalakkan prestasi
yang baik maka ganjaran yang berasaskan prestasi adalah perlu di aplikasikan.

3.6 PERHUBUNGAN DALAMAN PEKERJA

Di dalam perkara ini, data-data yang diperolehi daripada penilaian prestasi adalah berguna bagi
proses-proses menentukan pekerja-pekerja yang manakah boleh dinaikkan pangkat , turun
pangkat, ditamatkan perkhidmatan atau di tukarkan. Jika data-data ini menunjukkan kapada
pengurus, kebolehan seseorang pekerja itu melakukan kerja-kerja lain dalam tahap yang sama ,
maka pekerja tersebut boleh ditukar jika perlu. Ataupun jika data tersebut menunjukkan prestasi
yang memuaskan maka ianya berguna untuk proses kenaikan pangkat. Jika didapati seseorang
itu berprestasi rendah maka kemungkinnan ia akan terlibat di dalam proses “ Lay – out ” dan
sebagainya.
3.7 MENILAI POTENSI PEKERJA
7
Kebanyakan organisasi menilai kebolehan pekerjanya berdasarkan kejayaan di masa-masa lalu.
Bagaimanapun langkah ini kurang bijak kerana kemungkinan seseorang yang menunjukkan
potensi yang baik dlam sesuatu kerja, tidak semestinya berjaya atau menunjukkan prestasi yang
cemerlang di dalam kerja-kerja yang lain. Oleh itu sistem penilaian prestasi yang boleh memberi
fokus kepada prestasi pekerja di masa hadapan, dapat mengenalpasti pekerja-pekerja yang
berpotensi dan mempunyai harapan untuk meningkat serta mengekalkan prestasi kerjanya di
dalam kerja yang baru
( H . Patten , 1982 :13 ).

4.0 PUNCA KUASA PENILAIAN PRESTASI

i. Peraturan-peraturan pegawai awam (pelantikan, kenaikan pangkat dan penamatan


perkhidmatan) 2005 p. u. (a) 176 / 2005.

ii. Pergerakan gaji tahunan pergerakan gaji tahunan seseorang pegawai hendaklah
berasaskan pencapaian kerja tahunan pegawai itu atau apa-apa syarat lain yang
ditentukan oleh yang di-pertuan agong dari semasa ke semasa.
Para 23 p. u. (a) 176 / 2005.

iii. Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 Tahun 2002 (Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi
Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan) menyatakan bahawa pergerakan gaji biasa
ialah pergerakan gaji daripada matagaji semasa ke matagaji berikutnya di peringkat yang
sama tertakluk kepada syarat mencapai prestasi yang memuaskan dan diperakukan oleh
ketua jabatan.
Para 50 Pp Bil 4 / 2002

8
5.0 PELAKSANA YANG TERLIBAT (TAFSIRAN)

i. Pegawai Yang Dinilai (PYD) - Pegawai Yang Dinilai (PYD) ialah Pegawai mengisi
borang LNPT dan akan dinilai prestasinya oleh PPP dan PPK.

ii. Pegawai Penilai Pertama (PPP) - Pegawai Penilai Pertama (PPP) ialah Pegawai atasan
atau penyelia yang terdekat kepada Pegawai Yang Dinilai dan mempunyai hubungan
kerja secara langsung atau yang mengawasi kerjanya.

iii. Pegawai Penilai Kedua (PPK) - Pegawai Penilai Kedua (PPK) ialah Pegawai atasan
yang terdekat kepada Pegawai PPP dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD.

S E TIA U S A H A P E G A W A I P E N IL A I K E D U A
M 54

TIM B A L A N S E TIA U S A H A
G RED M 52
P E G A W A I P E N IL A I P E R T A M A

K E TU A P E N O L O N G S E TIA U S A H A K E TU A P E N O L O N G S E TIA U S A H A K E TU A P E N O LO N G S E TIA U S A H A


G RED M 48 G RED M 48 G RED M 48 PYD

9
6.0 PENILAIAN PRESTASI SECARA OBJEKTIF, ADIL DAN TELUS.

i. Penilaian secara berterusan berdasarkan pencapaian kerja sebenar Pegawai Yang


Dinilai sepanjang tahun yang dinilai;

ii. Penilaian tidak dibuat secara tergesa-gesa atau dilakukan di saat akhir;

iii. Penilaian dibuat tanpa dipengaruhi oleh prestasi pada tahun-tahun sebelumnya;

iv. Penilaian dibuat dengan keyakinan bahawa PYD merupakan aset terpenting yang
perlu dan boleh dimajukan dari semasa ke semasa;

v. Penilaian tidak dipengaruhi oleh faktor yang boleh dianggap sebagai pilih kasih;

vi. Pegawai penilai tidak bersifat terlalu murah hati (lenient) atau sebaliknya;

vii. Pegawai Penilai tidak mengambil jalan mudah dengan memberi markah dalam
lingkungan pertengahan sahaja; dan

viii. Tidak memberi perhatian yang lebih kepada perkara yang baru berlaku sama ada
bersifat positif atau negatif, yang boleh mempengaruhi penilaian keseluruhan
seseorang pegawai.

7.0 KAEDAH PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN

i. Borang Laporan Penilaian Prestasi JPA. Prestasi

ii. Sistem HRMIS Submodul Penilaian Prestasi

iii. Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PBPPP)

7.1 BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI JPA. PRESTASI


7.2 SISTEM HRMIS SUBMODUL PENILAIAN PRESTASI
7.3 PENILAIAN BERSEPADU PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN
8.0 PEMARKAHAN PENILAIAN PRESTASI
Prestasi yang memuaskan bermaksud mencapai markha 60% dan ke atas sama ada
dalam kategori “cemerlang”, “baik” atau “sederhana”. Perolehan markah LNPT di bawah
60% adalah ditafsirkam sebagai “kurang memuaskan”. PYD yang memperoleh markah LNPT
di bawah 50% adalah ditafsirkan sebagai “lemah” dan “tidak mencapai standard yang
ditetapkan”.

8.1 PENYEDIAAN JUSTIFIKASI DAN ULASAN BAGI MARKAH LNPT


90% DAN KE ATAS

Bagi mana-mana PYD yang diberikan markah 90% dan ke atas, pemberian markah
tersebut perlu melibatkan ulasan bagi perkara-perkara berikut:

i. Pembaharuan / inovasi yang diperkenalkan.

ii. Penyediaan dan pembentangan kertas kerja di peringkat nasional /


antarabangsa.

iii. Mewakili jabatan di peringkat antarabangsa.

iv. Apa-apa sumbangan yang memberikan nilai kepada organisasi, perkhidmatan


awam atau negara (pada tahun yang dinilai).

v. PPP dan PPK perlu membuat pengesahan bersama bagi maklumat pencapaian
PYD berkenaan. Ulasan tersebut perlu dibuat menerusi helaian berasingan dan
perlu menjelaskan tentang pencapaian PYD berkenaan serta justifikasi
mengapa PYD tersebut layak diberikan markah 90% dan ke atas.

vi. Justifikasi / ulasan bagi PYD yang diberikan markah 90% dan ke atas ini tidak
boleh dibuat dengan hanya menyenaraikan beban tugas pegawai sahaja
(senarai tugas).

9.0 KECUAIAN-KECUAIAN SEMASA MENGISI BORANG PRESTASI


9.1 PEGAWAI YANG DINILAI (PYD)

i. Tidak mengisi / lambat mengembalikan Borang LNPT.

ii. Tidak mencatatkan nombor kad pengenalan.

iii. Tidak mengisi kegiatan / sumbangan dan aktiviti luar.

iv. Tidak menandatangani borang.

9.2 PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP)

i. Lambat membuat penilaian.

ii. Tidak membuat penilaian dengan tepat.

iii. Memberikan markah perpuluhan.

iv. Memberikan markah kepada kegiatan yang tidak disenaraikan oleh PYD.

v. Tidak memaklumkan pencapaian prestasi kepada PYD.

9.3 PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK)

i. Lambat membuat penilaian.

ii. Memberikan markah perpuluhan.

iii. Tidak memaklumkan kepada PPP berhubung perubahan markah yang ketara,
khususnya bagi perbezaan markah 3 dan ke atas.

10.0 PENGISIAN PRESTASI MELALUI APLIKASI HRMIS

i. Nama pegawai dan nombor kad pengenalan tidak perlu diisi. Ini telah dijana melalui
data peribadi pegawai.

ii. Pengiraan markah keseluruhan dijana terus oleh sistem tanpa perlu membuat
pengiraan secara manual.

iii. Tidak ada markah berbentuk perpuluhan dalam LNPT versi HRMIS.

iv. PYD perlu memastikan gred jawatan dan skim perkhidmatan sebenar adalah betul
sebelum menghantar LNPT kepada PPP.

11.0 MASALAH SISTEM PENILAIAN PRESTASI


Salah satu faktor membawa kepada ketidakpuashatian kakitangan awam terhadap
pelaksanaan Sistem Saraan Baru (SSB) adalah masalah dalam penilaian prestasi. Masalah
penilaian prestasi ini bukan hanya timbul di dalam pelaksanaan SSB bahkan sistem ganjaran
berasaskan prestasi yang dilaksanakan di negara-negara maju seperti Amerika Syarikat dan
Britain turut tidak lari daripada menghadapinya. Malah masalah ini masih lagi tidak dapat
diselesaikan sehingga kini walaupun banyak percubaan dibuat untuk mengatasinya.

11.1 MASALAH YANG KETARA DALAM PELAKSANAAN SISTEM PENILAIAN


PRESTASI

i. Ketidakmampuan pihak organisasi untuk mengukur dengan tepat prestasi pekerja.


Golongan akademik dan pentadbir pada umumnya sependapat tentang kesukaran
mengukur prestasi pekerja secara tepat dan ia merupakan halangan utama untuk
melaksanakan sistem ganjaran berasaskan prestasi dengan berkesan. Kelemahan ini
semakin meruncing di sektor awam. Aspek yang hendak diukur itu adalah bersifat
subjektif seperti perkhidmatan yang diberikan atau kualiti barangan yang dihasilkan.
Tambahan pula kebanyakan sistem penilaian prestasi menggunakan alat ukuran yang
subjektif. Alat penilaian yang bersifat subjektif ini tidak dapat menggambarkan
hubungan yang jelas di antara prestasi dan ganjaran.
ii. Terdapat pengkaji yang berpendapat proses penilaian prestasi hanyalah satu kaedah
untuk mendokumentasikan prestasi pekerja bagi mematuhi peraturan pentadbiran dan
ia merupakan suatu pembaziran kerana wujud banyak kelemahan dalam menilai
prestasi pekerja. Antara kelemahan yang sering berlaku ialah kelemahan penilai
menilai prestasi pekerja seperti berlakunya kesan halo, penilai yang berat sebelah dan
bersikap prejudis. Kesilapan penilai ini akan memberi kesan yang serius ke atas
kredibiliti sistem penilaian prestasi walaupun organisasi berkenaan mempunyai sistem
penilaian yang baik.
iii. Masalah pelaksanaan sistem penilaian prestasi yang tidak sistematik dan rapi juga
menyumbang kepada persoalan tentang kredibiliti sistem ini. Terdapat pengkaji yang

mendapati kebanyakan sistem penilaian prestasi menghadapi masalah seperti


kekurangan ujian awal dan kurang penerimaan oleh pekerja ke atas aspek yang dinilai
yang menyebabkan pihak pekerja tidak yakin terhadap sistem ini. Ini disokong oleh
pakar yang menyatakan salah satu sebab mengapa pekerja-pekerja lama begitu pesimis
terhadap kemampuan pihak pengurusan mengaitkan ganjaran dan prestasi adalah
kerana kesahihan alat penilaian prestasi pekerja adalah sangat rendah.

iv. Had dalam belanjawan juga akan memberi kesan yang negatif terhadap sistem
penilaian prestasi. Kekangan belanjawan ini akan menyebabkan jumlah ganjaran akan
dikawal. Salah satu cara yang sering digunakan ialah dengan menurunkan purata
markah prestasi pekerja supaya jumlah pekerja yang mencapai tahap prestasi
cemerlang berkurangan. Walau bagaimanapun keadaan ini boleh mengakibatkan
wujud pertentangan di antara objektif penilaian prestasi dan manipulasi markah
prestasi pekerja demi untuk mengawal jumlah wang yang dibayar. Akibatnya ia akan
menurunkan kesahihan alat penilaian prestasi dan seterusnya menyebabkan di masa
hadapan pekerja tidak akan bertindak balas dengan insentif yang ditawarkan oleh
sistem ganjaran berasaskan prestasi.
v. Kurangnya penerimaan pekerja ke atas sistem penilaian prestasi juga merupakan
faktor yang boleh menjadi penghalang kepada keberkesanan sistem penilaian prestasi.
Walaupun kaedah untuk mengurangkan masalah kelemahan penilaian prestasi
digunakan seperti penggunaan kriteria yang lebih objektif. Ini adalah kerana banyak
faktor yang di luar kawalan individu berkenaan.

12.0 ISU –ISU DI DALAM PENILAIAN PRESTASI

i. PYD enggan mengisi Borang LNPT - Ini Berlaku bagi PYD yang berada pada
penghujung perkhidmatan atau yang merasakan mereka tidak pernah diberikan
perhatian menerusi LNPT sejak sekian lama.
ii. Penilaian yang dibuat tidak selari dengan pencapaian PYD - Pencapaian PYD
sebenarnya pada tahap biasa sahaja, malah tidak memberikan sebarang impak kepada
penambahbaikan kerja namun markah yang diberikan adalah pada tahap cemerlang.
iii. Pemberian markah “selamat” - Terdapat PPP dan PPK yang memberikan markah yang
“selamat” atau markah pertengahan seperti 5 dan 6. Ini biasanya berlaku apabila
pemantauan terhadap kerja PYD tidak dilakukan secara menyeluruh.
iv. PPP berahsia tentang markah yang diberikan kepada PYD - PPP tidak mahu
memberitahu markah kepada PYD atas pelbagai alasan. Bimbang jika mengguris
perasaan atau melemahkan motivasi PYD.
v. PPP dan PPK tidak berbincang dari aspek pemarkahan - Terdapat PPP dan PPK yang
tidak berbincang khususnya apabila berlaku situasi dimana markah yang diberikan
kepada PYD berbeza secara ketara. Ini menimbulkan rasa tidak puas hati kepada PYD
berkenaan.
vi. Pengaruh elemen-elemen kemanusiaan - Elemen-elemen seperti rasa kasihan, segan
dan rasa bersalah biasanya mengganggu pemarkahan. Ini berlaku khususnya apabila
PPP rapat dengan PYD.

13.0 PELAKSANAAN PENILAIAN BERSEPADU PEGAWAI PERKHIDMATAN


PENDIDIKAN (PBPPP)

Mulai tahun 2016, Pegawai Pendidikan Siswazah tidak lagi perlu membuat penilaian
prestasi LNPT menggunakan sistem HRMIS mahupun secara manual iaitu mengisi borang.
Merujuk kepada surat No. KP (BPPK) 112 /40 Jilid 2 (5) Bertarikh 20 November 2015 –
Pelaksanaan Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PBPPP) Menggantikan
Penilaian Prestasi Sedia Ada Di Kementerian Pendidikan Mayasia seperti di dalam Lampiran
yang disertakan. Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PBPPP) adalah satu
kaedah penilaian yang menilai kompetensi dan potensi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
(PPP) berdasarkan konsep tugas dan tempat bertugas ('Job-Based and Work Place'). Ia
dilaksanakan mengikut standard prestasi yang ditetapkan berinspirasi kepada Program
Transformasi Kerajaan (GTP 2.0) dan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025.

Setiausaha Bahagian Pembangunan dan Penilaian Kompetensi, Kementerian


Pendidikan Malaysia, Md Sani Latip berkata, PBPPP merupakan penilaian baharu
menggantikan semua penilaian prestasi sedia ada termasuk Laporan Nilaian Prestasi Tahunan
(LNPT) yang lebih fokus kepada elemen pembangunan kompetensi berasaskan gred dan
jawatan. Menurutnya, pelbagai sumber yang terdiri daripada instrumen, standard dan kajian
lepas telah diadaptasi dan dimodifikasi bagi menghasilkan PBPPP yang dilaksanakan ke atas
semua PPP bermula Januari 2016. “PBPPP dibangunkan berasaskan Laporan Nilaian Prestasi
Tahunan (LNPT), Kriteria Kecemerlangan, Standard Kualiti Pendidikan Malaysia (SKPM),

Penilaian Kompetensi dan Prestasi (PROSPEK), Standard Guru Malaysia (SGM) serta
Standard Kompetensi Kepengetuaan Sekolah Malaysia (SKKSM).
Ia turut melibatkan Instrumen Kompetensi Pemimpin Sekolah (KOMPAS), Instrumen
Penilaian Kepimpinan Instruktional, Penilaian Guru Cemerlang dan Penilaian Pengetua dan
Guru Besar Cemerlang. PPP dalam kumpulan Guru PdP, Kepimpinan Sekolah, Guru
Bimbingan dan Kaunseling serta Jurulatih Sukan dan Seni mengguna pakai PBPP mulai April
tahun lalu.

13.1 MATLAMAT PENILAIAN BERSEPADU PEGAWAI PERKHIDMATAN


PENDIDIKAN

Matlamatnya PBPPP adalah untuk membuat penilaian menyeluruh dengan


menggabungjalinkan kompetensi dan keberhasilan PPP dalam usaha meningkatkan kecekapan
dan komitmen bagi melahirkan PPP berprestasi tinggi seterusnya mendukung aspirasi ke arah
pendidikan berkualiti tinggi serta negara maju.

13.2 OBJEKTIF PENILAIAN BERSEPADU PEGAWAI PERKHIDMATAN


PENDIDIKAN

i. Menilai kompetensi dan potensi PPP


ii. Menilai keberhasilan yang merupakan hasil kerja PPP
iii. Mengenal pasti jurang kompetensi PPP untuk membolehkan Program Pembangunan
Profesional Berterusan (CPD)
iv. Mengenal pasti keperluan latihan untuk pembangunan kerjaya PPP.

13.3 KOMPONEN PENILAIAN BERSEPADU PEGAWAI PERKHIDMATAN


PENDIDIKAN

Penilaian Kompetensi dan Keberhasilan. Penilaian kompetensi terdiri daripada empat


dimensi iaitu nilai profesional, pengurusan aktiviti, sumbangan dan kemahiran. Komponen ini
digabungkan dengan penilaian keberhasilan yang melibatkan peningkatan atau pencapaian
hasil kerja PPP. Standard prestasi pula merupakan satu piawai yang perlu dicapai oleh PPP
dalam sesuatu bidang tugas berdasarkan satu penanda aras yang ditetapkan dan ia dapat
memandu penilai dalam melaksanakan aktiviti penilaian prestasi secara objektif, adil dan
telus.

13.4 PYD DINILAI DUA INDIVIDU BERKELAYAKAN

Penilaian dilakukan berasaskan kerja dan tempat kerja dengan menggunakan


instrumen PBPPP oleh dua orang penilai yang merupakan merupakan pegawai yang dilantik
oleh jawatan kuasa PBPPP dan telah mengikuti latihan penilaian. Ia terdiri daripada pegawai
yang menyelia tugas yang dijalankan oleh PYD atau mempunyai gred yang lebih tinggi
daripada PYD atau berdasarkan kekananan jawatan dan berkhidmat di organisasi yang sama.
Penilaian pula dilaksanakan sepanjang tahun tetapi pegawai penilai mesti memasukkan skor
penilaian dua kali iaitu pada pertengahan dan akhir tahun. PYD digalakkan merekod dan
mengumpul semua maklumat yang diperlukan untuk memudahkan pegawai penilai
menjalankan penilaian sepanjang tahun penilaian. Mereka kemudian akan menerima
keputusan penilaian yang dikeluarkan dalam bentuk slip keputusan yang mengandungi skor
bagi setiap aspek yang dinilai.

13.5 PENGGUBALAN INSTRUMEN BANTU PENILAIAN STABIL

Sementara itu, Timbalan Setiausaha Bahagian, Adzman Talib berkata, penggubalan


instrumen PBPPP adalah berasaskan prinsip dan proses yang ditentukan iaitu pernyataan yang
jelas, relevan, praktikal, adil, dan realistik serta berasaskan konsep tugas dan tempat bertugas
(Job-based and Work Place). Selepas itu ia akan melalui langkah seterusnya iaitu pelaksanaan
penilaian berasaskan kajian dan penanda arasan sebelum proses penggubalan dilaksanakan
secara kolaboratif, telus, terbuka dan persetujuan bersama dengan semua pihak
berkepentingan termasuk konsultan bertauliah.

Bagi kumpulan guru akademik, guru bimbingan dan kaunseling, jurulatih seni dan jurulatih
sukan penilaian juga dilakukan terhadap dimensi keberhasilan murid yang merangkumi
elemen perancangan, pelaksanaan dan pentaksiran manakala dimensi keberhasilan bagi
kumpulan pemimpin sekolah meliputi dimensi bidang tugas yang dijalankan sebagai
pentadbir dan pengajar.

13.6 PERANAN PYD DAN PENILAI DALAM PBPPP


PYD perlu memahami PBPPP secara menyeluruh sama ada sebagai PP1 atau PP2
berkaitan instrumen, kaedah penilaian, rubrik dan skor. PP1 dan PP2 boleh berbincang untuk
mendapatkan sebanyak mungkin maklumat dan bukti berkaitan PYD dalam aspek yang
dinilai. PP1 dan PP2 tidak boleh berbincang dalam memberikan skor penilaian. Perkara ini
penting untuk menentukan kebolehpercayaan penilaian. PYD boleh mengetahui keputusan
PBPPP setelah disemak dan diluluskan oleh Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
organisasi berkenaan yang akan memuktamadkan markah penilaian. Untuk memastikan
penilai yang dipilih adalah adil dan berupaya melaksanakan tugasnya secara adil, peranan
sewajarnya oleh penilai perlu dimainkan bagi memastikan sistem berkenaan jelas dan
berkesan kepada semua pihak terlibat.

Penilai mesti memahami PBPPP secara menyeluruh dan mereka perlu menyelia kerja
yang dijalankan oleh PYD melalui pengawasan dan bimbingan yang berterusan. Penilai juga
hendaklah berbincang dengan PYD mengenai kemajuan kerja sekurang-kurangnya dua kali
setahun sama ada di pertengahan dan akhir tahun bagi mengenal pasti masalah pelaksanaan
dan mengambil tindakan untuk mengatasinya serta membuat pengubahsuaian strategi kerja
untuk meningkatkan prestasi kerja. Penilai mestilah terdiri daripada mereka yang mahir dalam
bidang kerja PYD selain merupakan individu yang mampu melakukan pentaksiran berasaskan
maklumat, analisis dan refleksi bahan secara objektif tanpa pilih kasih (bias) dan
penghakiman atau penilaian yang konsisten.

PBPPP turut mengambil kira keunikan pelbagai skim perkhidmatan, namun perkara
ini tertakluk kepada garis panduan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan bagi memastikan
ia relevan, ketua perkhidmatan atau ketua jabatan diberi fleksibiliti dalam menentukan kaedah
penilaian di jabatan masing-masing berdasarkan garis panduan yang sedang disediakan.

14.0 PENUTUP

Ringkasnya, penilaian prestasi merupakan satu prses yang penting dalam pengurusan
sumber manusia. Penilaian prestasi umumnya dilaksanakan untuk dua tujuan utama iaitu
pentadbiran organisasi dan pembangunan pekerja. Terdapat pelbagai kaedah dan teknik yang
boleh digunakan oleh organisasi dalam menilai prestasi para pekerjanya. Namun begitu, yang
paling penting sekali adalah temubual ini pekerja akan lebih memahami tentang tugas mereka,
dan tahap prestasi yang diharapkan oleh organisasi ke atas mereka. Dengan itu, mereka tahu
apa yang perlu dilakukan bagi meningkatkan prestasi mereka dan jester itu mencapai
matlamat organisasi.

15.0 RUJUKAN
Embi, M. (Feb, 2000). Masalah sistem penilaian prestasi. Dimuat turun daripada
http://ww1.utusan.com.my/utusan/info.asp?
y=2000&dt=0224&sec=Rencana&pg=ot_05.htm#ixzz4UKcikQwd

Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 Tahun 2002: Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi
Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan.

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 2 Tahun 2009: Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian
Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam.

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (Bil 2 Tahun 2002) Garis Panduan Pemberian
Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Anggota Perkhidmatan Awam.