Sistem Pengelolahan Data Elektrinik

Oleh
Kelompok 6 :
Nur Imam R Azis 16061104282

Exelsis Baali 16061104000

Laura Waworuntu 16061104290

Firma A Mokalu 16061104274

Shara V.J Maindoka 16061104284

Mita L Wewengkang 16061104292

Novrita Kawengian 16061104258

 Sistem Input Berbasis Kertas
Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada
dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulis tangan.

1.Persiapan dan pengisian dokumen sumber

Dokumen sumber seperti order penjualan disisipkan secara manual. Kesalahan

mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber
yang baik dan mudah dipahami.

2. Pengiriman Dokumen Sumber ke Bagian Pengelolah Data

Batch control total dan register data yang di kirimkan merupakan pengendalian
dasar atas tranfer data antara departemen penguna dengan departemen pengelolah
data.

 Teknik program editing data

Pengeditan data bisa jadi di terapkan untuk setiap seruktur data karakter, field,
record dan file. Teknik editing yg paling mendasar berperan untuk memastikan
bahwa semua fileld data memuat hanya karakter yg valid.

 Sistem input Tampa Kertas

Dalam sistem input tampa kertas (paperless),sering disebut sistem input

online,transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan
untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi.

 Sistem Input Tampa Kertas yang Memerlukan Intervensi

Manusia
 Ada berbagai jenis input tampa kertas di mana penguna memesukan
transaksi langsung kedalam komputer. Sistem ini mencakup, contoh,
 sistem entris data manual anline dan
 Sistem indetifikasi otomatis seperti sistem point of sale (POS).
 Entri data dan editing data

Enti data dan editing data program pengeditan data secara utuh pada sestem input
tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi di rekam dalam sistem. Sekali
transaksi telah di terima oleh sistem,transaksi akan di proses segera ataupun pada
suatu waktu nanti. Jika teransaksi tersebut masuh menunggu untuk diproses, maka
tambahan editing data dapat dijalankan.

 Sistem Tampa Kertas yang Tidak Memerlukan Intervensi

Manusia
Dalam beberapa sistem, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak
melibatkan intervensi manusia. Ini merupakan pengelolah transaksi yang
sepenunnya otomatis.
Aplikasi pengelolah transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga
penting adalah electronic data interchange(EDI).Dengan EDI dan server database,
order pembelian yang diterima dan order penjualanyang diterima dapat di tangani
tanpa intervensi manusia.

 Sistem Pemrosesan Berbasis-Kertas

Secara vertual, semua sistem berbasis kertas dalam pengelolah atau pemrosesan
transaksi biasanya berorientasi batch. Dalam sistem pemrosesan berorientasi batch,
transaksi direkam kedalam komputer (sebagaimana telah didiskusikan) secara per
kelompok.

 Pemrosesan Batch dengan Memperbahariu File Berurutan

 Mempersiapkan file transaksi. Pertama, melakukan editing data dan validasi.

Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan di dalam master file.
 Memperbaharui master file. Ricord di dalam file transaksi dan master file (buku
pembantu) dibaca satu demi satu, dicocokan dan dituliskan ke satu master file baru
untuk mencerminkan pembaharuan sesuai dengan yang di inginkan.
 Memperbahuri buku besar. Buku besar diperbaharui untuk mencerminkan
perubahan didalam master file.
 Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan laporan yang lain
 Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

1. Pemrosesan Batch dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas.

Pemrosesan batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan
batch dalam sistem berbasi kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal
diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbaharui secara
otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodik.
2. Pemrosesan Real-time dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas.
Manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan
dijalankan real-time . Real-time online (OLRS) memproses transaksi
langsung setela transaksi diimput ke dalam sistem dan dapat langsung
menghasulkan output untuk penguna

 Sistem Penjualan Real-time

Sistem penjualan real-time mengunakan teknologi informasi kontoperer untuk

memeksimalkan kinerja sistem. Dalam penjualanreal-time , order pembelian atas
itim persedian dibuat atas dasar tarik permintaan, buku besar atas dasar dorongan
untuk mengisi level persediaan secara berkala dalam interval waktu
tertentu(seperti bulan atau minggu).
Soal-Jawab
Pertanyaan pemahaman;

1. Sebutkan dan jelasakan beberapa pengendalian atas transfer data dari departemen
pengguna ke departemen pengolahan data. Mengapa dipelukan pengendalian seperti
itu ?
Beberapa pengendalian atas transfer data dari departemen pengguna ke
departemen pegolahan data yaitu: batch control total dan register data yang
dikirimkan merupakanpengendalian atas transfer data antara departemen
pengguna dengan departemen pengolahan data. Pengendalian semacam ini di
perlukan agar jika suatu saat tidak adanya atau tidak memadainya
pengendalian atas data yang dipindahkan dan departemen pengguna ke
departemen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup
signifikan, maka diperlukan pengendalian ini untuk mengurangi kelemahan
tersebut
2. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan key verification data input. Kesalahan seperti
apa yang dapat dikendalikan dengan key verification ?
Key Verification data input merupakan salah satu jenis pengendalian sumber
data yang berfungsi mengatur akurasi, validitas dan kelengkapan input data.
Kesalahan yang dapat dikendalikan dengan key verification adalah kesalahan
dalam memasukan data pelanggan, seperti nama yang tidak sesuai atau nomor
telepon yang tidak berlaku.
3. Deskripsikan program edit data. Apakah program edit data diperlukan jika input data
telah dikendalikan dengan key verification ? jelaskan.
Program editing data merupakan sebuah teknik perangkat lunak untuk melihat
kesalahan data sebelum data tersebut di proses. Program edit data masih
diperlukan walaupun input data telah dikendalikan oleh key verification kare
key verification berguna hanya untuk mendeteksi kesaahan dalam pengetikan
misalnya salah mengetik nomor pelanggan, sedangkan program editing data
adalah sebuah perangkat lunak yang berfungsi untuk mengecek kesalahan
input dan karena pengecekan tombol tidak dilakukan dan kesalahan dalam
membaca dokumen sumber.
4. Sebutkan dan jelaskan beberapa program edit data.
- tabel lookup merupakan file tabel yang berisi nilai yang legal untuk setiap filed
di dokumen tabel
- Linitest merupakan pengecekan data numeric untuk memastikan apakah
data tersebut berkisar pada batasan tertentu dilakukan dengan mengecek
niai data ekstrim didalam rentang tersebut.
- Audit oprasi berkesinambunagn merupakan penggunaan pengujian edit
terprogram untuk memisakan data yang lolos limit test, baik dengan cara
menahan sebagian data sambil menungguaudit atas kebenaran data
 tetrsebut atau dengan cara mengelompok data untuk dapat diaudit setelah
proses pengolahan selesai.
- Check digit merupakan satu digit ekstra yang ditambahkan pada suatu
kode, missal penambahan bit panty kedalam sebuah byte
5. Deskripsikan bagaimana mengompensasi tidak adanya pengendalian internal berbasi-
kertas di dalam sistem itu input yang tanpa kertas.
Untuk mengompensasi tidak adanya pengendalian internal berbasis-kertas di
dalam sistem input yang tanpa kertas, sistem tanpa kertas menawarkan
otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem otomatisasi yang ada
dalam sistem tanpa kertas yaitu dengan cara pengguna bisa memulai transaksi
dengan cara mengetikan transaksi secara manual langsung kedalam computer.
Jenis input semacam ini terjadi pada saat pengguna memasukan data kedalam
formulir yang di sajikan dalam bentuk halaman web. Disisi lain, sebuah
computer memulai transaksi secara otomatis dan kemudian memproses
transaksi tersebut tanpa intervensi manusia.
6. Beri contoh mengenai identifikasi otomatis di dalam system input yang tanpa kertas
yang memerlukan intervensi manusia.
Contoh identifikasi otomatis seperti sistem point of sales (POS) yang merupakan
sistem yang menjaankan proses dan juga transaksi keuangan yang dilengkapi
dengan manajemen yang terintergrasi seperti proses transaksi penjualan
layaknya mesin transaksi, perhitungan hutang piutang dsb.
7. Beri satu contoh dari sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi
manusia.
Salah satu contoh aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked
vending machine (NVM), contoh teknologi NVM adalah pompa bahan bakar POS.
8. Deskripsikan pengolahan batch transaksi di dalam sistem pemrosesan berbasis-kertas.
Kapan pemrosesan sistem bacth alternatif yang paling ekonomis ?
Semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atas pemrosesan transaksi,
biasanya berorientasi batch. Dalam sistem pemrosesan berorientasi batch,
transaksi direkam kedalam computer secara perkelompok. Batch ini di proses
secara periodic.
9. Sebutkan beberapa poin perlunya rekonsiliasi control total di dalam pemrosesan
transaksi batch guna memperbaharui master file.
- mempersiapkan file transaksi = pertama, melakukan editing data dan validasi,
kemudian record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan dalam master
file.
- Memperbaiki master file= record didalam file transaksi dan master file
(buku pembantu) dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan kesatu
master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang
diinginkan
 - Memperbariu buku besar= buku besar diperbaruin untuk mencerminkan
perubahan di dalam master file
- Membuat laporan buku besar= membuat neraca saldo dan laporan-laporan
yang lain.
10. Jelaskan apa itu son-father-grandmother file retention.?
Master file iyang lama dan file transaksi harus di simpan untuk backup ,jika
master file yang baru hilang atau ada kesalahan ,proses dapat diulang kembali
dengan mengunakan data master file dan file transaksi
11. Apa yang disebut dengan ayat jurnal ? Deskripsikan bagaimana memperbaharui buku
besar dengan pemrosesan bacth sekelompok ayat jurnal.
Ayat jurnal adalah jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk menyesuaikan
saldo-saldo perkiraan (akun) agar menujukan keadaan sebenarnya sebelum
penyusunan laporan keuangan
Cara memperbaharui buku besar yaitu departemen menyiapkan data input
kedalam kasus dimana data input tersebut dihasilkan dari program aplikasi
yang lain, maka perlu ada riview dan penyesuaian data kedalam format ayat
jurnal.
12. Sebutkan beberapa laporan buku besar yang harus disiapkan setelah setelah
memperbaharui buku besar dengan pemrosesan batch computer.
- ayat jurnal dalam urutan tertentu
- Ayat jurnal dalam rekening umum
- Bukti besar pernomor rekening
- Ringkasan buku besar
- Neraca saldo
13. Jelaskan apa perbedaan pembaharuan file akses-acak dengan pembaharuan akses-
berurutan.
Pembaruan file akses acak tidak memerlukan urutan file transaksi dengan
ukuran yang sama seperti urutan data didalam master file, juga tidak perlu
membuat file master baru. Setiap record didalam file transaksi dibaca satu demi
satu dan digunakan untuk memperbaharui record terkait di dalam master file.
Sedangkan, Pembaharuan akses-berurutan itu mempunyai banyak sistem
yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan pemrosesan
file berurutan untuk memperbaharui master file.
14. Jelaskan karakteristik berbagai jenis pemrosesan real-time di dalam OLRS.
Karakteristik yaitu sistem penjualan real-time menggunakan teknologi
informasi kontenporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem
penjualan real-time, order pembelian atas item persediaan dibuat atas dasar
tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level persediaan
secara berkala dalam interval waktu tertentu.
15. Sebutka jelaskan beberapa pengendalian output. Menpapa pengendalian semacam ini di
perlukan.?
 Rekonsiliasi: Identifikasi dan analisis perbedaan nilai yang terkandung di dalam
dua file yang secara subtansial sebenarnya identik atau antara rincian sebuah
file dengan total kontrol. Aging: Identifikasi item-item yang belum di proses atau
masih berada dalam suatu file sesuai dengan tenggal transaksi intem tersebut.
Suspense File: Suatu file yang memuat intem-item yang belum di proses atau
belum sesuai di proses dan sedang menunggu tindak lanjut berikutnya.
Suspense Account: Suatu total kontrol untuk item-item yang sedang menunggu
proses lebih lanjut.
Audit secara Periodik: Verifikasi secara periodik sustu file atau proses untuk
mendeteksi masalah pengendalian .
Discrepancy Report : Daftar yang seatu hal yang telah melanggar detective control dan
memerlukan investigasi lebih lanjut.
karna pengendalian uotput dirancang untuk memastikan bahwah input dan proses yang
telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah
didistribusikan secara tepat.