MODELO FUNCIONAL DEL SISTEMA DE COMPRAS

DEFINICIÓNES DE COMPRAR:
DEFINICION ETIMOLÓGICA: El verbo comprar viene del latín comparare (afectado
por una sincopa), es en origen disponer o equiparse de cosas acumulándolas (prefijo con-,
conjuntamente, encuentro) y también es cotejar, hacer que algo se encuentre para establecer
una comparación.
DEFINICION SEMANTICA: Según la RAE viene a ser un verbo transitivo que significa
obtener algo por un precio, otra de las acepciones bastante utilizadas es la referencia que se
hace al acto de sobornar.
DEFINICION EN TERMINOS DE ADMINISTRACION DE EMPRESA: comprar
supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos
(materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el
precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar
su cumplimiento de las condiciones pactadas
DEFINICION PARA LA MERCADOTECNIA: comprar es adquirir por un precio en
dinero algún bien, derecho o mercancía.

PROCESOS GENERALES DE UNA COMPRA

DARSE CUENTA DE LA NECESIDAD:
La primera fase que tiene lugar en un proceso de compra es la que tiene que ver con darse
cuenta de una necesidad. Por ejemplo, a la hora de comprar un ordenador nuevo, el usuario
que se involucra en un proceso de compra debe percatarse de que el suyo ya no da más de sí,
o si no tiene otro, cae en la cuenta de la necesidad que tiene de tener uno.
INVESTIGACIÓN:
A partir de que el usuario se da cuenta de que tiene esa necesidad de comprar, comienza una
investigación para conocer qué alternativas hay actualmente en el mercado. En el caso del
ejemplo anterior, lo que hace es utilizar webs, blogs, foros o incluso tiendas físicas para poder
conocer la oferta disponible. Sus características, sus diseños, su precio, los extras que vienen
con cada uno de los modelos de ordenadores.
DECISION:
Tras la fase de investigación se produce la fase de decisión en el proceso de compra. En ésta,
el usuario ya tiene clara la oferta del mercado y se ha quedado con unas cuantas alternativas
que cubren las necesidades y gustos personales de lo que busca en el producto que compra. En
el caso de nuestro ejemplo, un ordenador. Aunque en esta fase se decide, se siguen haciendo
comparaciones más a fondo sobre las dos o tres alternativas finales, y por lo tanto, aunque sea
una fase diferenciada de la anterior, también se produce investigación.
ACCION: Va a pasar a la acción y va a comprar el ordenador que consideró, tras la fase de
decisión, que es el que más le conviene.

¿QUIENES COMPRAN?

PERSONAS NATURALES INSTITUCIONES (PRIV-PUBL)

PERSONAS JURIDICAS ORGANISMOS EMPRESARIALES

MISION DEL SISTEMA:

Adquirir los diversos bienes que garanticen la disponibilidad de las cantidades requeridas en
el tiempo preciso, con la calidad necesaria y un precio con el cual se obtenga el mayor
beneficio.

MACROFUNCIONES - EVENTOS - OPERACIONES- MÉTODOS Y ATRIBUTOS

MACROFUNCIÓN 1: DISEÑAR UN PLAN DE COMPRAS

Objetivo: Esta función es parte importante dentro de los planes estratégicos de una
organización empresarial, una buena planificación nos permite además controlar el proceso
de compra, analizar las desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro.

Evento Nº I:
Planificación para analizar y anticipar las necesidades de la empresa
Operaciones:
- Revisar y actualizar la base de datos de consumo de cada área de la empresa.
- Revisar el stock de los productos en cada área de la empresa.
- Proyectar los requerimientos de los productos para el próximo periodo
Atributos:
Cod- área:
Cant –consumo *area:
Cod- producto:
Cant-stok *producto:
Duración- producto:

Evento II:
Hacer un presupuesto de gastos de compra.
Operaciones:
- Analizar las utilidades de la empresa del periodo anterior.
- Analizar el tipo de bien que se va comprar
- Destinar un monto de dinero para cada área con la finalidad de usarlo en compras.
Atributos:
Cod-área
Cod-producto
Periodo de balance económico
Utilidad por área en soles
Utilidad total en soles
Monto de Inversión por área(en soles)
Monto de Inversión total(en soles)
Costo por producto

Evento III:
Analizar el costo de oportunidad entre comprar o invertir en otros gastos de la organización
en un determinado tiempo.
Operaciones:
 - Analizar los

MACRO -FUNCIÓN 2: COTIZACIÓN

OBJETIVO: Tener claro los productos a comprar así como en los precios de mayor beneficio
para la organización.

Evento 1:
Realizar análisis de proveedores
Operaciones:
- Revisar la capacidad del mercado de proveedores disponible para cada producto
- Seleccionar un grupo de proveedores que brindan calidad de producto
- Evaluar precio de producto por cada área requerida.
- demostrar las ventajas de negociar con los proveedores
- ver las ofertas que implica negociar con los proveedores
Atributos:
- código proveedor
- tamaño de mercado que comercia el proveedor
- nivel de calidad del producto
- precio-producto
- descuentos por compras
- Cod_producto
- Capacidad_producción
- Nombre_proveedor
- Volumen_ventas-proveedor
- Plazo_entrega
- Servicio_postventa
- Reclamos
- Calificación_Proveedor
- Tiempo_respuesta_promedio
- fecha_evalua_proveedor
Evento 2:
Negociar con un proveedor específico para cada área de la empresa.
Operaciones:
- selección del proveedor por tipo de producto
- ponderar el nivel de calidad del producto
- establecer condiciones de trato y beneficio
- planear descuentos por cantidad comprada
- establecer tiempo de traslado y riesgos.
- Establecer penalidades por incumplimiento de las partes.

Atributos
- Código_area
- Código_producto
- Código_proveedor
- Estado_proveedor
- Calificación_Proveedor
- Descuentos
- Nivel de calidad-producto
- Tiempo-compra
- Regla de sanción

Evento 3:
Establecer el contrato de compra
Operaciones:

Proveedor
Atributos
 Proveedor
 Fecha de ingreso
 Email
 Teléfono
 Dirección
 Producto
 Contacto
 NIT
  Proveedor critico
 documento

MACRO FUNCIÓN 4: COMPRA

Objetivo: generar una compra que esta aprobada en el plan de compras
Evento 1:
Realizar la orden de compras
Operaciones:

Atributos:

 Código de orden de compra

 Fecha de elaboración
 Área de la empresa: ubicar el área de la empresa de la cual procede el pedido
 Nombre del solicitante: nombre del jefe de unidad o encargado del área
 Centro de costos
 Nombre del producto
 Proveedor
 Contacto
 Teléfono
 Correo elctronico
 Dirección de entrega
 Garantía
 Forma de pago
o Contado
o Crédito
 Especificaciones del producto
o Descripción
o Cantidad
o Unidad de medida
o Moneda
o Valor unitario
o Impuestos
o descuento
o Valor total
Evento 2:
Aprobar la orden de compra
Operaciones:
Atributos:
 Nombre de tarea
 Fecha de inicio
 Fecha de vencimiento
 Asignado a
 Comentarios
 Estado de la tarea
 Elementos relacionados
 Resultado de la tarea
Evento 3:
Hacer la compra con cada proveedor
Operaciones:

Evento 4:
Realizar un porcentaje de pago por las compras del bien.
Operaciones:

MACRO FUNCIÓN 5: RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS

Objetivo:
Evento 1:
Verificar la cantidad de la compra
Operaciones:

Evento 2:
Verificar el estado del producto

Evento 3:
Validar las compras y cancelar el pago pendiente de compra.
https://www.gestiopolis.com/administracion-de-compras/
http://dle.rae.es/?w=diccionario
http://etimologias.dechile.net/?comprar
https://www.eventisimo.es/blog/departamento-compras-industria-eventos/
Tesis para obtener el título de ingeniero informático por la PUCP:
Elena Saori Sone Yanagui - Implementación de un sistema de información de
logística para la gestión de insumos y productos en una empresa del rubro de panadería
y pastelería /2015/