BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajemen adalah Aktivitas yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan

dan kepemimpinan, serta pengawasan terhadap pengelolaan sumber daya yang dimiliki suatu
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proyek merupakan Suatu kegiatan
sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan alokasi sumber
daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk (deliverable) yang kriterianya telah
digariskan dengan jelas.

Dalam penyelenggaraan suatu proyek, kegiatan yang akan dihadapi sangat kompleks.Hal ini
tentu memerlukan suatu manajemen yang baik sehingga pada akhirnya proyek dapat berjalan
sesuai dengan rencana. Pelaksanan proyek harus diselenggarakan secara menyeluruh mulai dari
perencanaan,pembangunan fisik ,sampai dengan pemeliharaan yang melibatkan bermacam-
macam unsur dan komponen pendukung.Salah satu bagian dari manajemen proyek yang
memegang peranan cukup penting adalah organisasi proyek.Sebuah proyek akan berhasil jika di
dalamnya terdapat pengorganisasian yang baik. Pengorganisasian tersebut merupakan
pengelolaan proyek dengan tujuan mengatur tahap–tahap pelaksanaan pekerjaan dalam mencapai
sasaran. Sedangkan organisasi proyek merupakan suatu sistem yang melibatkan banyak pihak
yang bekerja sama dalam melaksanakan serangkaian kegiatan.Oleh karena itu unsur-unsur yang
terlibat dalam pengelolaan harus saling bekerja sama dan mempunyai rasa tanggung jawab
terhadap tugas, kewajiban serta wewenang yang telah diberikan sesuai bidang dan keahlian
masing-masing.

1.2 Rumusan Masalah

Berangkat dari uraian singkat di atas, penulis dapat merumuskan masalah yang
menjadi pokok pembahasan dalam makalah ini yaitu:

1. Apakah pengertian proyek?

2. Apakah pengertian manajemen proyek?
3. Bagaimanakah grup proses manajemen proyek?

1.3 Batasan Masalah

Untuk membatasi ruang lingkup pembahasan makalah ini demi mengefisienkan waktu
penyelesaian makalah ini. Penulis memberikan beberapa batasan masalah bahwa : konteks
manajemen proyek yang dibahas dalam makalah ini bersifat umum dan tidak mengkhusus atau
lebih mendetail, mengingat waktu yang diberikan untuk menyelesaikan makalah ini sangat
minim.

1.4 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk :

1. Mengetahui pengertian tentang proyek

2. Mengetahui pengertian tentang manajemen proyek
3. Mengetahui grup proses manajemen proyek.
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Proyek

Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang
dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan
menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga
dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan.

Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai
sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Selain itu proyek juga bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu. Dalam proses
mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat
sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir
ditentukan dengan jelas. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah
sepanjang berlangsungnya proyek.

Timbulnya suatu proyek antara lain dilatar belakangi oleh:

a) Rencana pemerintah. misalnya proyek pembangunan jalan

b) Permintaan pasar. misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar,
maka perlu dibangun sarana produksi baru.
c) Dari dalam perusahaan yang bersangkutan. misalnya suatu perusahaan akan memperbarui
(modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu
bersaing.
d) Dari kegiatan penelitian dan pengembangan. dari kegiatan penelitian dan pengembangan
diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya, sehingga
dibangun fasilitas produksinya.
Macam-Macam Proyek :

Menurut R.D Achibalt (1976), macam-macam proyek adalah sebagai berikut :

a. Proyek Kapital (Modal). Meliputi : pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan,
desain mesin, dan kostruksi guna pembangunan instalasi pabrik baru.
b. Proyek pengembangan produk baru adalah kegiatan untuk menciptakan produk baru yang
biasanya merupakan gabungan antara proyek kapital dan proyek riset dan pengembangan.
Contoh : penemuan alat elektronik karaoke.
c. Proyek penelitian dan pengembangan berupa kegiatan untuk melakukan penelitian dengan
sasaran yang ditentukan.
d. Proyek sistem informasi adalah kegiatan yang sifatnya spesifik dengan mempergunakan
alat-alat pemrosesan data (data processing personal dan alat-alat lainnya).
e. Proyek yang berkaitan dengan manajemen : perusahaan merancang reorganisasi, perusahaan
merancang program efisiensi, dan penghematan merancang diversifikasi.
Proyek dapat berukuran besar dan kecil sehingga waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu proyek bias singkat atau lama. Contoh suatu proyek dalam dunia IT adalah
terdapat pertim ahli software/suatu perusahaan software house, mereka ahli dalam hal membuat
sebuah aplikasi accounting. Nah mereka mendapat orderan membuat sebuah aplikasi tersebut
dari salah satu clientnya dengan sebelumnya ada persetujuan masalah biaya dan aspek lainnya.

2.2 Pengertian Manajeman Proyek (Project Management)

Aspek manajemen sangat penting artinya bagi setiap jenis usaha. Ia berfungsi untuk
aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian yang disingkat
dengan POAC dengan tidak memandang jenis, tujuan, maupun rumitnya aktivitas tersebut. Studi
aspek manajemen terhadap sebuah proyek disebabkan karena dua hal. Pertama: pada saat
pembangunan suatu proyek diperlukan perencanaan yang matang agar tujuan yang diinginkan
tercapai. Kedua: pada saat bisnis dioperasionalkan secara rutin diperlukan kaidah atau prinsip
dalam pengelolaannya. Sampai dengan saat ini, masih banyak proyek yang gagal dibangun dan
dioperasionalkan bukan disebabkan oleh aspek lain, melainkan lemahnya aspek manajemennya
sehingga tidak memiliki panduan lengkap untuk dijadikan referensi dalam membuat rancangan
desain proyek.

Proyek dalam istilah ekonomi adalah suatu kegiatan yang menggunakan modal atau
faktor produksi untuk memproduksi aset yang diharapkan mendapatkan kemanfaatan setelah
jangka waktu tertentu. Dengan proyek inilah, maka manusia akan meningkatkan taraf
kesejahteraannya.

“A project is an investment activity, where we expend capital resource to create a producing

assets from which we can expect to realize benefits over an extended period of time, or the whole
complex of activities in valued in using resources to gain benefits, is a project”. (J. Price
Gittinger, 1972:1).

Sedangkan dalam perspektif bisnis diperoleh pengertian proyek adalah rangkaian

kegiatan sekali saja yang memiliki satu titik awal dan titik akhir yang tegas dalam waktu.
Sehingga manajemen proyek (project management) adalah pekerjaan untuk membuat kegiatan-
kegiatan yang direncanakan dapat dilaksanakan secara tepat waktu, di dalam kerangka anggaran
dan sesuai dengan perincian. Saat ini manajemen proyek menjadi begitu populer karena
pendekatan yang terdapat dalam menajemen proyek sangat cocok bagi lingkungan dinamis dan
membutuhkan fleksibilitas serta respon yang tanggap. Metode-metode dalam manajemen proyek
dapat membantu dalam menetapkan sasaran-sasaran yang akan dicapai serta menggarisbawahi
kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan.

Manfaat manajemen proyek:

a) Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab

b) Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin

c) Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan

d) Mengidentifikasi metode analisa peramalan

e) Mengukur prestasi terhadap rencana

f) Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan

g) Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana

h) Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui

 Contoh manajemen proyek diantaranya adalah : membangun sebuah stadion sepak bola,
megelola penelitian berskala besar, melaksanakan pembedahan transplantasi organ tubuh,
memasang lintas produksi, atau berjuang mendapatkan ijazah strata satu di suatu perguruan
tinggi.

Konsep Manajemen Proyek :

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan
proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam
suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan
kemampuan manajement manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM)
yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi)
dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja
manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta
pengembangan tim.

Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah :

Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi serangkaian

tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk
tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.Manajer proyek harus menetapkan tujuan
akhir dari proyek dan memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu
Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan pelaksanaan
proyek secara periodik.Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan
meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.

Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang
100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer,
maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan,
manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi,
perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan
terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan.
 Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah:

1. komunikasi yang tidak baik (Poor communication)

2. persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
3. kesalahpahaman (Misunderstandings).
4. suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
5. pemogokan kerja (Union strikes)
6. konflik pribadi (Personality conflicts)
7. manajemen yang tidak baik (Poor management)
8. definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)
Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan
prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti:

a. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan konsumen

tidak terpenuhi.
b. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek
c. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya
d. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.

2.3 Group Proses Manajemen Proyek

A. Proses Proyek
Proyek terdiri dari beberapa proses. Proses proyek dilakukan oleh orang-orang dan
umumnya terdapat salah satu dari dua kategori utama:

1. Proses manajemen proyek berkaitan dengan menjelaskan dan mengorganisir pekerjaan proyek.

Proses manajemen proyek yang berlaku untuk sebagian besar proyek

.
2. Produk – berorientasi proses berkaitan dengan menetapkan dan menciptakan produk suatu
proyek. Produk – berorientasi proses yang biasanya di definisikan oleh siklus hidup proyek dan
bervariasi berdasarkan wilayah aplikasi. Kedua kategori ini saling tumpang tindih dan
berinteraksi sepanjang proyek itu berjalan. Sebagai contoh, ruang lingkup proyek tidak dapat di
definisikan dengan tidak adanya pemahaman dasar tentang bagaimana menciptakan suatu
produk.

B. Grup Proses

Proses Manajemen Proyek membentuk menjadi lima grup, berikut adalah:

1. Initiating Processes
2. Planning Processes
3. Executing Processes
4. Controlling Processes
5. Closing Processes

Secara umum pendekatan mengenai proyek yaitu tahap initiating, planning dan desain,
executing, controlling dan closing processes.

1. Tahap Initiating Processes

Tahap Initiating Processes merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek
disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan
diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.
Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki
kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan
permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan
ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.

Dalam penyusunan teknis lapangan hal ini menjadi hal yang mendasar. Ketika menyusun
teknis lapangan pada tahap ini, kita seharusnya memiliki konsepsi awal.

 Tahap Konsepsi
A. Pada tahap konsepsi ada dua bagian, yakni:
1. Inisiasi Proyek
Merupakan tahap munculnya ide tentang proyek yang dimulai dari penemuan
masalah. Selanjutnya masalah yang ditemukan perlu dirumuskan dengan jelas
 berikut tujuan pemecahan masalah tersebut. Dua hal tersebut menjadi dasar bagi
pencarian alternatif solusi.

2. Kelayakan Proyek
Merupakan proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi
secara lebih detail untuk dilihat sejauh mana solusi memberikan manfaat yang
lebih besar dari pengorbanan/ biaya. Tiga hal pokok yang harus dijawab pada
tahap kelayakan ini adalah apa saja yang diperlukan, kapan dilakukan, siapa
yang terlibat.

B. Proposal Proyek
Pada tahap konsepsi memunculkan Requestst For Proposal (RFP). RFP memuat
tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performance, batasan ongkos dan
jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak RFP dibuat berdasarkan permintaan user.

Namun, proposal proyek bisa juga dibuat atau diajukan tanpa terlebih dulu ada
permintaan dari user tetapi berdasarkan penawaran. Proposal Proyek memerlukan
biaya dan waktu tersendiri dan dibuat oleh tim manajemen puncak.

C. Pemilihan Proposal Proyek

Proposal yang masuk selanjutnya akan dievaluasi untuk penseleksian. Secara umum
evaluasi proposal proyek meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Evaluasi administratif
Evaluasi ini untuk menentukan apakah proposal proyek telah memenuhi
ketentuan-ketentuan administratif yang disyaratkan misalnya aspek hukum, bidang
pekerjaan, dan aspek finansial.
2. Evaluasi isi proposal proyek
Pada tahap ini proposal proyek dievaluasi dalam hal misalnya personel,
metodologi/teknis, performansi,/kualitas, harga dan jadwal. Kriteria yang digunakan
bergantung pada jenis proyek.
 Pokok isi Proposal Poyek :

1. Surat pengantar : lebih personal dan ringkas, pengalaman dan minat kontraktor,
contact person
2. Executive Summary : ringkasan jelas proyek tentang aspek penting untuk
tentukan relevansi terhadap kebutuhan user dan kontribusi terhadap solusi
3. Bagian teknis : lingkup proyek, pendekatan solusi, pekerjaan yang ada
4. Manfaat/ Keuntungan yang diperoleh : keperluan user yang dapat dipenuhi
peserta lelang
5. Jadwal : jadwal proyek selesai berdasarkan struktur pemecahan pekerjaan (work
breakdown), meliputi tahap-tahap proyek
6. Bagian Keuangan : biaya langsung, tidak langsung sesuai bahan tenaga kerja
dan bahan yang digunakan
7. Bagian Legal : masalah atau perubahan yang akan muncul
8. Kualifikasi manajemen : background, pengalaman, prestasi, situasi keuangan,
keyperson organisasi

D. Negosiasi Kontrak
Negosiasi anatara pemilik proyek (user) dengan calon kontraktor yang terpilih
dimaksudkan untuk menyamakan posisi kedua belah pihak dalam masalah-masalah
utama, khususnya masalagh teknis dan persetujuan dalam hal waktu, jadwal dan
performansi.

Bagi pemilik proyek (user) sasaran negosiasi yang dilakukan pada umumnya untuk
mendapatkan persyaratan yang paling menguntungkan, penekanan harga dan
mencegah persyaratan yang membatasi ruang gerak.

Sedang dari sisi kontraktor berusaha untuk mengurangi risiko dan menekan biaya
dengan mengusulkan beberapa penyimpangan dari persyaratan.
C. Tipe Inisiasi Proyek

1. Proyek yang berasal dan klien yang ditawarkan ke suatu konsultan atau kontraktor,
dimana sudah jelas macam pekerjaan yang harus ditangani. Dalam kondisi seperti
ini biasanya tidak ada proses tender sehingga tidak ada suasana kompetitif dalam
perebutan proyek. Banyak sekali proyek seperti ini, khususnya untuk proyek yang
nilainya relatif kecil.

2. Ide proyek muncul karena ada tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu.
Dengan adanya tawaran itu kita bisa menyusun proposal proyek. Di dalam lembaga
pendidikan sering ada tawaran dana penelitian untuk topik tertentu dengan alokasi
dana tertentu.

3. Proyek muncul karena adanya tawaran lelang, Di sini suatu konsultan atau
kontraktor harus berkompetisi untuk mernenangkan tender. Proses yang harus
dilalui biasanya lebih rumit dan panjang. Profesionalitas sangat menentukan
keberhasilan dalam tender.

4. Proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri.

 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan pada Bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa :

1. Manajemen proyek (project management) adalah pekerjaan untuk membuat kegiatan-

kegiatan yang direncanakan dapat dilaksanakan secara tepat waktu, di dalam kerangka
anggaran dan sesuai dengan perincian
2. Dua tokoh yang dikenal sebagai nenek moyang dalam perkembangan ilmu manajemen
proyek adalah Henry Gantt, yang memperkenalkan penggunaan Gantt Chart dalam
melakukan perencanaan dan pengontrolan aktifitas proyek, serta Henry Fayol dengan teori
“5 fungsi manajemen” yang merupakan pengetahuan dasar terkait manajemen proyek
ataupun manajemen program.
3. Teknik Manajemen Operasional terbagi 4; yaitu perencanaan proyek, evaluasi rencana
proyek, pelaksanaan proyek dan pengawasan proyek.
4. Melaksanakan proyek adalah sebuah disiplin untuk melaksanakan apa yang telah
direncanakan di dalam perencanaan proyek. Hal-hal yang perlu diperhatikan di dalam
pelaksanaan proyek antara lain kualitas, hambatan, perubahan kebutuhan.

B. Saran

Sebelum menutup makalah ini, saya memberikan beberapa saran sebagai berikut :

1. Sebuah proyek harus berkualitas, baik itu kualitas proses pelaksanaan proyek (ketepatan
waktu, ketepatan biaya, kepatuhan terhadap aturan-aturan proyek, dokumentasi proyek)
maupun kualitas produk dari proyek tersebut.
2. Bila proyek menemui masalah dan tim proyek tidak mampu menanganinya, lakukanlah
eskalasi (laporan mendesak ke atasan) kepada sponsor proyek. Sponsor proyek beserta para
pemangkukepentingan akan membicarakan masalah tersebut dan memberikan solusi-solusi
yang memungkinkan proyek tersebut dilanjutkan atau dimodifikasi.
3. Perubahan kebutuhan proyek dapat menyebabkan proyek terlambat selesai dan biaya
membengkak. Untuk menghadapi perubahan kebutuhan ini, sebaiknya digunakan
Manajemen Perubahan (Change Management) yang akan memastikan bahwa perubahan
yang akan terjadi masih sejalan dengan tujuan organisasi, anggaran, dan waktu yang
tersedia.