UPDATED 31/01/18
DAFTAR ISI
A. Kontak ....................................................................................................................................................... 5
B. Human Resource Information System (HR Admin) ..................................................................................... 5
1. Dashboard ............................................................................................................................................. 5
2. Saldo (Balance) ...................................................................................................................................... 7
a. Melihat jumlah saldo ......................................................................................................................... 7
b. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer...................... ………… ...... 7
c. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer.........................................8
3. Mengubah Informasi Company Profile ...................................................................................................9
4. Menu Master Employee .........................................................................................................................9
a. Insert data karyawan melalui formulir................................................................................................9
b. Upload data karyawan..................................................................................................................... 12
c. Employee Self Service Pengisian Data Karyawan ............................................................................ 14
d. Employee Self Service Perubahan Data Karyawan........................................................................... 19
e. Melihat Data Karyawan ...................................................................................................................20
f. Mengunduh Data Karyawan ............................................................................................................ 23
g. Deaktivasi Karyawan ....................................................................................................................... 23
h. Menghapus Data Karyawan .............................................................................................................24
5. Menggunakan Mesin Pencarian............................................................................................................24
6. Master Division ....................................................................................................................................26
a. Membuat Master Division................................................................................................................26
b. Mengedit Master Division ................................................................................................................26
c. Menghapus Division ........................................................................................................................26
7. Master Department.............................................................................................................................. 27
a. Membuat master department ......................................................................................................... 27
b. Mengedit Master Department ......................................................................................................... 27
c. Menghapus Master Department ...................................................................................................... 27
8. Master Job Title....................................................................................................................................28
a. Membuat Master Job Title ...............................................................................................................28
b. Mengedit Master Job Title ...............................................................................................................28
c. Menghapus Job Title .......................................................................................................................28
d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur................................................29
e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi ............................................................ 30
f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi ............................................................................... 30
g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi ............................................................................ 31
h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi ...................................................................... 31
9. Master Position .................................................................................................................................... 32
10. Master Team Group ............................................................................................................................. 32
a. Membuat Master Team Group......................................................................................................... 32
b. Mengedit Master Team Group......................................................................................................... 33
c. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group ........................................................................... 33
d. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group ................................................................................ 34
e. Mengganti Supervisor Master Team Group ..................................................................................... 34
f. Menghapus Master Team Group ..................................................................................................... 35
11. Master Grade ....................................................................................................................................... 35
a. Membuat Master Grade .................................................................................................................. 35
b. Mengedit Master Grade................................................................................................................... 36
c. Menghapus Master Grade ............................................................................................................... 36
12. Master Allowance .............................................................................................................................. 36
a. Membuat Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)..................................................................... 36
b. Mengedit Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) ..................................................................... 37
c. Menghapus Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap).................................................................. 38
Halaman 2 dari 88
d. Mengalokasikan Shift Allowance, Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dan Allowance (Tunjangan
Tidak Tetap) kepada karyawan ................................................................................................................ 39
13. Master Shift .......................................................................................................................................40
a. Membuat Master Shift.....................................................................................................................40
b. Mengedit Master Shift ..................................................................................................................... 41
c. Menghapus Master Shift ................................................................................................................. 41
d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift ............................................................................... 41
e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift.......................................................................................42
14. Master Shift Pattern ..........................................................................................................................42
a. Membuat Shift Pattern Baru untuk Sebuah Periode Mingguan ........................................................42
b. Melakukan Perubahan terhadap Shift Pattern yang telah ditentukan untuk Sebuah Periode Mingguan
15. Master Shift Roster............................................................................................................................44
a. Membuat Roster Baru .....................................................................................................................44
b. Memasukkan Karyawan ke dalam Roster ........................................................................................44
c. Mengeluarkan Karyawan dari Roster ...............................................................................................44
d. Mengubah Nama Roster .................................................................................................................. 45
e. Menghapus Roster .......................................................................................................................... 45
f. Mengatur Waktu dan Hari Kerja Roster ........................................................................................... 45
16. Master Event & Holiday .....................................................................................................................46
a. Membuat Master Event dan Holiday................................................................................................46
b. Mengedit Master Event dan holiday ................................................................................................ 47
c. Menghapus Master Event dan Holiday............................................................................................. 47
17. Master Contract................................................................................................................................. 47
a. Membuat Master Contract ..............................................................................................................48
b. Menambah Variabel pada Master Contract…………………………………………………………………………. 48
c. Mengedit Master Contract...............................................................................................................48
d. Menghapus Master Contract ...........................................................................................................49
e. Memperbaharui kontrak ..................................................................................................................49
18. Master Letter..................................................................................................................................... 50
a. Membuat Master Letter Type .......................................................................................................... 50
b. Mengedit Master Letter Type .......................................................................................................... 50
c. Menghapus Master Letter Type ....................................................................................................... 50
d. Membuat Master Letter Template................................................................................................... 51
e. Mengedit Master Letter Template................................................................................................... 51
f. Menghapus Master Letter Template ............................................................................................... 51
g. Melakukan pengiriman Letter.......................................................................................................... 52
19. Leave (Cuti) ....................................................................................................................................... 52
a. Membuat Master Leave ................................................................................................................... 52
b. Mengedit Master Leave ................................................................................................................... 53
c. Menghapus master Leave................................................................................................................ 53
d. Mengatur Jatah Cuti Reguler ........................................................................................................... 54
e. Mengatur Cuti Berdasarkan Service Year…………………………………………………………………..…………54
f. Melakukan Pengajuan Cuti .............................................................................................................. 54
g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh atasan) .............................................................. 55
h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh Admin HR) ........................................................ 56
20. Permission (Izin) ................................................................................................................................ 56
a. Membuat Master Permission ........................................................................................................... 57
b. Mengedit Master Permission ........................................................................................................... 57
c. Menghapus Master Permission........................................................................................................ 57
d. Melakukan Pengajuan Izin ............................................................................................................... 58
e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan) ............................................................... 58
f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR) ......................................................... 59
21. Replacement .....................................................................................................................................60
Halaman 3 dari 88
a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan)................................60
b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR) ..................... ....60
22. Overtime ........................................................................................................................................... 61
a. Membuat Master Overtime ............................................................................................................. 61
b. Mengedit Master Overtime .............................................................................................................62
c. Menghapus Master Overtime .......................................................................................................... 63
d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime ........................................................................ 63
e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime ...............................................................................64
f. Mengajukan Lembur .......................................................................................................................64
g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan) ....................................................64
h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan Lembur (oleh admin HR).................................. 65
23. Assessment .......................................................................................................................................66
a. Membuat Master Assessment .........................................................................................................66
b. Mengedit Master Assessment ......................................................................................................... 67
c. Menghapus Master Assessment ...................................................................................................... 67
24. Master Branch ...................................................................................................................................68
a. Membuat Master Branch .................................................................................................................68
25. Mengelola Admin ..............................................................................................................................69
a. Menambahkan Admin HRD/Finance ................................................................................................69
b. Menghapus Admin HRD/Finance .....................................................................................................69
26. Mengelola Daftar (List) ...................................................................................................................... 70
a. Membuat Daftar (List) ..................................................................................................................... 70
b. Memasukkan karyawan ke Daftar (List) ........................................................................................... 70
27. Mengunduh Laporan yang Telah Difinalisasikan ................................................................................ 71
28. Mengelola Bonus ............................................................................................................................... 71
a. Membuat Bonus Karyawan.............................................................................................................. 71
29. Mengelola Claim ................................................................................................................................ 72
a. Admin HR Membuat Data Claim Karyawan .................................................................................... 72
b. Mencari Data Claim Karyawan ......................................................................................................... 72
30. Help Desk .......................................................................................................................................... 74
31. Data Kehadiran.................................................................................................................................. 74
a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya............................................................................................ 74
b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel ....................................................................... 75
32. Memasukkan Data Kehadiran Melalui Excel....................................................................................... 75
33. Melakukan Validasi Data Kehadiran................................................................................................... 75
a. Melakukan Absensi melalui Smartphone ......................................................................................... 76
b. Melakukan Validasi Data Absensi .................................................................................................... 76
34. Report ............................................................................................................................................... 77
35. Setting............................................................................................................................................... 78
36. Log .................................................................................................................................................... 78
C. Human Resources Information System (Finance Admin) .......................................................................... 79
1. Panduan Dashboard Finance Admin..................................................................................................... 79
2. Panduan Melihat dan Mengubah Angka Gaji (Salary) ........................................................................... 79
3. Panduan Mengisi Nilai Tunjangan Tetap (Job Allowance) ..................................................................... 81
4. Panduan Melihat Data Gaji Bulanan dan Melakukan Proses Pembayaran Gaji ...................................... 81
5. Panduan Menentukan Angka Bonus dan Tanggal Pembayarannya ...................................................... 83
6. Panduan Menindaklanjuti Pengajuan Claim Reimbursement................................................................ 85
7. TAX INCOME SETTINGS ...................................................................................................................... 87
8. LOG .....................................................................................................................................................88
9. HELP DESK ..........................................................................................................................................88
Halaman 4 dari 88
A. Kontak
Jika terdapat kesalahan dalam dokumen ini, baik kesalahan pengetikan (typo) ataupun langkah
penggunaan, silahkan memberikan masukan kepada:
Protus Tanuhandaru
ptanuhandaru@progresstech.co.id
1. Dashboard
Dashboard berguna untuk meringkas semua masalah dan mempercepat analisa tindak
lanjut
Balance Jumlah nilai saldo hasil Top Up yang digunakan untuk menanggung
invoice bulanan penggunaan aplikasi KaryaOne
Active Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem dan aktif
Employee sebagai karyawan
Inactive Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem, namun telah
Employee di-deaktivasikan (misalnya, mengundurkan diri dan sebagainya)
Employee Late • Garis dan titik berwarna kuning menunjukkan tingkat total
Rate Chart keterlambatan dalam satuan menit dari bulan ke bulan (setiap
Halaman 5 dari 88
titik pada sebuah bulan dapat di-klik untuk menampilkan tabel
kronologi keterlambatan untuk bulan tersebut)
• Garis dan titik berwarna merah menunjukkan tingkat total
kepulangan lebih awal dalam satuan menit dari bulan ke bulan
(setiap titik pada sebuah bulan dapat di-klik untuk
menampilkan tabel kronologi kepulangan lebih awal untuk
bulan tersebut)
Employee Late Total keterlambatan dalam satuan menit dan berapa kali keterlambatan
Rate Table tersebut terjadi untuk karyawan yang terlambat
Contract End Kontrak karyawan yang akan habis. Kontrak dapat langsung
Soon diperbaharui melalui dashboard.
Pending Leave • Diagram Pie untuk jenis Cuti yang pernah disetujui
Request From • Diagram Pie untuk status Cuti
Superordinate • Tabel cuti yang harus ditindaklanjuti
Halaman 6 dari 88
2. Saldo (Balance)
Setiap tanggal 20, Anda akan mendapatkan tagihan berdasarkan jumlah karyawan yang telah
didaftarkan ke dalam sistem. Jumlah tagihan tersebut akan mengurangi nilai saldo dari bulan ke
bulan. Oleh karena itu, untuk menggunakan aplikasi KaryaOne, Anda harus memiliki nilai saldo
yang selalu lebih besar daripada nilai tagihan bulanan Anda.
1. Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas
2. Klik Billing
3. Proses pembayaran dapat dilakukan melalui kotak berjudul Top Up
4. Anda dapat meng-klik Top Up Guide untuk melihat panduan cara Top Up
5. Klik close untuk menutup panduan tersebut
6. Untuk memasukkan nilai Top Up, anda dapat memilih pilihan nilai yang tersedia
7. Jika Anda memilih pilihan normal, masukkan nilai top up dengan nominal berapa pun.
8. Jika Anda memilih pilihan promo, Anda dapat memilih salah satu dari beberapa paket
promo yang tersedia. Semakin besar nilai yang Anda pilih, semakin besar Anda
mendapatkan tambahan nilai Top Up untuk saldo Anda.
9. Setiap kali Anda melakukan perubahan, detail angka Top Up anda seperti harga, pajak dan
total juga akan langsung berubah
10. Pada bagian coupon, jika Anda memang memiliki Coupon, masukkan nomor coupon dan
klik tombol USE COUPON
11. Jika Anda melakukan pembayaran melalui transfer, klik tombol TRANSFER
12. Anda akan melihat tampilan yang menunjukkan detil informasi pembayaran
13. Jika semua sudah ok, klik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melanjutkan
14. Anda akan melihat tabel yang menunjukkan penagihan yang Anda perlu tindaklanjuti
dengan pembayaran
15. Klik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melihat detil penagihan yang Anda perlu
tindaklanjuti dengan pembayaran
Halaman 7 dari 88
16. Lakukan pembayaran berdasarkan informasi yang tersedia, baik secara online melalui
aplikasi bank yang Anda gunakan atau melalui mesin ATM
17. Jika Anda telah melakukan pembayaran, lakukan konfirmasi dengan mengklik tombol
CONFIRM PAYMENT untuk melihat detil penagihan yang Anda telah bayarkan
18. Masukkan informasi terkait pembayaran seperti jumlah transfer, nama bank, nama akun,
dan nomor rekening
19. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melanjutkan
20. Proses pembayaran yang telah Anda konfirmasikan akan divalidasikan oleh KaryaOne. Jika
nominal pembayaran telah sesuai dengan jumlah yang ditagihkan, saldo Anda akan
bertambah sesuai dengan nilai Top Up Anda.
1. Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas
2. Klik Billing
3. Proses pembayaran dapat dilakukan melalui kotak berjudul Top Up
4. Anda dapat meng-klik Top Up Guide untuk melihat panduan cara Top Up
5. Klik close untuk menutup panduan tersebut
6. Untuk memasukkan nilai Top Up, anda dapat memilih pilihan nilai yang tersedia
7. Jika Anda memilih pilihan normal, masukkan nilai top up dengan nominal berapa pun.
8. Jika Anda memilih pilihan promo, Anda dapat memilih salah satu dari beberapa paket
promo yang tersedia. Semakin besar nilai yang Anda pilih, semakin besar Anda
mendapatkan tambahan nilai Top Up untuk saldo Anda.
9. Setiap kali Anda melakukan perubahan, detail angka Top Up anda seperti harga, pajak dan
total juga akan langsung berubah
10. Pada bagian coupon, jika Anda memang memiliki Coupon, masukkan nomor coupon dan
klik tombol USE COUPON
11. Jika Anda melakukan pembayaran melalui kartu kredit, klik tombol CREDIT CARD
12. Anda akan melihat tampilan yang menunjukkan detil informasi pembayaran
13. Masukkan informasi yang dibutuhkan seperti nomor telpon, nomor kartu, tanggal
kadaluarsa kartu, nomor CVV
14. Jika semua sudah ok, klik tombol BAYAR SEKARANG untuk melanjutkan
15. Sistem akan melakukan validasi terhadap informasi yang Anda masukkan terkait dengan
kartu kredit yang Anda gunakan untuk melakukan pembayaran
16. Anda diminta untuk memasukkan One-Time Password yang dikirimkan melalui SMS
17. Masukkan kode yang Adda terima melalui SMS ke dalam file One Time Password (OTP)
Halaman 8 dari 88
18. Klik tombol Masukkan OTP untuk melanjutkan
19. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa konfirmasi pembayaran telah berhasil
dilakukan
1. Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas
2. Klik Company Profile
3. Anda dapat mengubah informasi Company Profile, First Name Contact Person, Last Name
Contact Person, Phone Number, dan Address
4. Lakukan perubahan yang diperlukan
5. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
1. Untuk mengisi data karyawan, diharapkan Anda telah membuat setidaknya satu data
master division, satu data master department, satu data master grade dan satu data
master job title
2. Pada sidebar menu, klik Master Data
3. Klik Master Employee
4. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas
5. Klik Insert
6. Pilih Form
7. Klik tombol SELECT
8. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang Anda harus isi, dimulai dari Personal Info
sampai employee info
9. Isi field first name
10. Isi field last name jika ada. Jika tidak ada, berikan tanda -
11. Pilih gender
12. Masukkan nomor NPWP jika ada
13. Pilih status pernikahan
14. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor)
15. Pilih agama
Halaman 9 dari 88
16. Masukkan tempat lahir
17. Masukkan tanggal lahir
18. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
19. Sekarang anda akan memasukkan data Contact info
20. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas
21. Masukkan alamat sekarang
22. Masukkan nomor kontak 1
23. Masukkan nomor kontak 2
24. Masukkan email pribadi karyawan
25. Masukan nomor kontak darurat 1
26. Masukkan nomor kontrak darurat 2
27. Masukan alamat kontak darurat
28. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
29. Sekarang anda akan memasukkan data family info
30. Masukan Nama Ayah
31. Masukan Nama Ibu
32. Masukan status pernikahan karyawan
33. Jika anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field
tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama
anak
34. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
35. Sekarang anda akan memasukkan data education info
36. Masukkan informasi pendidikan karyawan dengan memasukkan informasi untuk
Education background 1
37. Pilih level pendidikan
38. Masukan nama lembaga pendidikan
39. Masukkan major atau jurusan
40. Masukkan tahun dimulainya pendidikan
41. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan
42. Anda dapat terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan
data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu
43. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
44. Sekarang anda akan memasukkan data experience info
45. Masukkan informasi pengalaman kerja karyawan dengan memasukkan informasi untuk
pengalaman kerja terkini
Halaman 10 dari 88
46. Masukkan nama perusahaan dimana karyawan pernah bekerja
47. Masukkan posisi karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut
48. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut
49. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut
50. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih
dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut
51. Anda dapat terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan megulangi
penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu
52. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan
53. Sekarang anda akan memasukkan data employee info
54. Masukkan Staf ID dengan mengacu pada referensi nomor terakhir yang tersedia di
samping kanan
55. Masukkan email kantor. Email ini yang akan digunakan sebagai akun untuk mengakses
dashboard karyawan
56. Pilih grade
57. Pilih Division
58. Pilih Department
59. Pilih Job Title
60. Posisi akan terisi secara otomatis mengikuti master Job Title
61. Masukkan Join Date
62. Pilih status karyawan
63. Masukan tanggal dimulainya kontrak
64. Masukkan tanggal berakhirnya kontrak
65. Masukkan nama bank untuk rekening milik karyawan. Rekening tersebut digunakan untuk
penggajian
66. Masukkan nomor rekening karyawan
67. Masukkan nama pemilik rekening dimana karyawan menerima gajinya. Nama dapat
berbeda apabila karyawan menggunakan rekening atas nama orang yang berbeda
68. Masukkan nomor BPJS Kesehatan
69. Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan
70. Masukkan nomor asuransi
71. Tentukan jatah kuota cuti
72. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan
73. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan.
74. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee
Halaman 11 dari 88
75. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian
masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama
karyawan yang Anda telah masukkan
Tentunya, memasukkan data karyawan satu per satu bukan merupakan cara yang efisien,
khususnya apabila Anda memasukkan data karyawan berjumlah besar. KaryaOne
menyediakan fitur dimana Anda dapat menggunakan template spreadsheet untuk melakukan
upload data karyawan.
String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil
String number Kata yang berisi huruf besar atau kecil atau angka bulat
Text free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil
Halaman 12 dari 88
String dd-mmm- Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy
yyyy
String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil
12. Pada baris berikutnya, tersedia informasi required (data wajib diisi) atau optional (tidak
wajib untuk diisi)
13. Di dalam template tersebut, telah tersedia satu baris data yang digunakan sebagai contoh
14. Lakukan pengisian informasi dengan mengikuti panduan tersebut, mulai dari First name
sampai kolom terakhir
15. Setelah Anda selesai mengisi data Anda, Anda perlu memastikan bahwa data dalam tab
upload memiliki data yang sama dengan tab filling.
16. Klik Tab Help
17. Klik cell B9 dimana tersedia password untuk membuka tab upload
18. Copy password tersebut
19. Klik Tab Upload
20. Hover mouse Anda pada tab upload
21. Tekan tombol kanan mouse Anda untuk menampilkan menu
22. Pilih Unprotect Sheet
23. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk memasukkan password
24. Masukkan password Anda pada kotak yang tersedia dengan melakukan paste
25. Klik OK untuk melanjutkan
26. Anda akan melihat bahwa icon gambar gembok telah hilang dan Anda dapat melakukan
perubahan pada Tab Upload
27. Pada baris dimana data tersedia, lakukan copy pada keseluruhan baris tersebut
28. Klik baris dibawahnya
29. Lakukan paste untuk menduplikasi formula
30. Ulangi proses paste tersebut sampai semua data ditampilkan
31. Jika semua sudah ok, simpan file template
32. Pada aplikasi karyawan, klik upload
33. Klik Choose File untuk mencari file template yang Anda telah simpan
34. Klik upload
Halaman 13 dari 88
35. Sistem akan melakukan validasi untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pengisian
data
36. Jika ada kesalahan, sistem akan memberikan informasi terkait cell mana yang perlu
diperbaiki
37. Lakukan perbaikan dengan mengikuti informasi tersebut
38. Jika upload data berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data Anda telah berhasil
dimasukkan
39. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee
40. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian
masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama
karyawan yang Anda telah masukkan
Halaman 14 dari 88
21. Masukkan BPJS Ketenagakerjaan (jika sudah tersedia)
22. Masukkan Insurance Number (jika sudah tersedia)
23. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE untuk menyimpan
24. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan
25. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon
karyawan tersebut dapat mengisi tambahan informasi yang diperlukan
1. Sebagai calon karyawan baru, Anda akan menerima email dari sistem yang meminta Anda
untuk mengisi tambahan informasi yang diperlukan
2. Buka email tersebut. Jika email tidak ditemukan, buka folder SPAM untuk mengecek email
tersebut.
3. Klik tombol HERE yang tersedia dalam email tersebut
4. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang harus diisi, dimulai dari Personal Info
sampai Experience Info
5. Isi field first name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin)
6. Isi field last name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin). Jika Anda
tidak memiliki nama belakang, berikan tanda -
7. Pilih gender (jika tidak tepat)
8. Masukkan nomor NPWP jika ada
9. Pilih status pajak
10. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor)
11. Pilih agama
12. Masukkan tempat lahir
13. Masukkan tanggal lahir
14. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
15. Sekarang Anda akan memasukkan data Contact info
16. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas
17. Masukkan alamat sekarang
18. Masukkan nomor kontak 1
19. Masukkan nomor kontak 2
20. Masukkan email pribadi Anda
21. Masukan nomor kontak darurat 1
22. Masukkan nomor kontrak darurat 2
23. Masukan alamat kontak darurat
Halaman 15 dari 88
24. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
25. Sekarang Anda akan memasukkan data family info
26. Masukan Nama Ayah
27. Masukan Nama Ibu
28. Masukan status pernikahan
29. Jika Anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field
tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama
anak
30. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
31. Sekarang Anda akan memasukkan data education info
32. Masukkan informasi pendidikan dengan memasukkan informasi untuk Education
background 1
33. Pilih level pendidikan
34. Masukan nama lembaga pendidikan
35. Masukkan major atau jurusan
36. Masukkan tahun dimulainya pendidikan
37. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan
38. Anda dapat terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan
data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu
39. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
40. Sekarang Anda akan memasukkan data experience info
41. Masukkan informasi pengalaman kerja Anda dengan memasukkan informasi untuk
pengalaman kerja terkini
42. Masukkan nama perusahaan dimana Anda pernah bekerja
43. Masukkan posisi Anda ketika bekerja di perusahaan tersebut
44. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut
45. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut
46. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih
dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut
47. Anda dapat terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan mengulangi
penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu.
48. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan.
49. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih
dapat melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi.
Halaman 16 dari 88
HR Admin Melakukan Validasi Data yang diisi oleh Calon Karyawan
1. Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda
akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data yang telah diisi oleh calon karyawan.
2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah
mengirimkan datanya.
3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan
datanya.
4. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan.
5. Anda juga dapat mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda.
6. Pada sidebar menu, klik Master Data.
7. Klik Master Employee.
8. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas.
9. Klik Self Service.
10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda
ingin validasikan datanya.
11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan
12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi.
13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda dapat memberikan pesan kepada calon karyawan
melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi
pengisian data.
14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan.
15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda dapat memilih
untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan
untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda dapat langsung menyimpan data tersebut
sehingga calon karyawan dijadikan karyawan.
16. Karena data yang telah diisi masih perlu diperbaiki, pilih pilihan pertama. Simpan data
tersebut sebagai draf dan kirimkan email kepada calon karyawan untuk merevisi data
tersebut.
17. Klik Submit untuk melanjutkan.
18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan.
19. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon
karyawan tersebut dapat melakukan revisi berdasarkan masukan dari HR Admin.
Halaman 17 dari 88
Calon Karyawan Melakukan Revisi Data
1. Sebagai calon karyawan, Anda akan mendapatkan email dimana Anda dapat mengklik
tombol Here untuk membuka kembali data yang Anda telah isi sebelumnya dan untuk
melihat pesan dari HR Admin
2. Lakukan koreksi berdasarkan masukan dari HR Admin
3. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melakukan penyimpanan
4. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih
dapat melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi
HR Admin Melakukan Validasi Data dan Menjadikan Calon Karyawan sebagai Karyawan
Halaman 18 dari 88
untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda dapat langsung menyimpan data tersebut
sehingga calon karyawan dijadikan karyawan
16. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda dapat memilih pilihan kedua. Simpan
data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada
kesalahan, Anda dapat terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut.
17. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan
karyawan
18. Klik Submit untuk melanjutkan
19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan
1. Sebagai karyawan, Anda dapat secara langsung melakukan pengkinian data Anda melalui
dashboard Anda sendiri
2. Pada sidebar menu, klik Profile
3. Klik My Profile
4. Klik tombol Ikon bergambar pensil pada kanan atas
5. Lakukan perubahan yang diperlukan
6. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE CHANGES untuk melakukan penyimpanan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan.
8. Perubahan membutuhkan validasi dari HR Admin
1. Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda
akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada pengajuan perubahan data yang dilakukan
oleh karyawan
2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengajukan
perubahan data
3. Klik tombol Employee Update Data pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan
datanya
4. Anda akan melihat tampilan perbandingan data lama dan perubahan data yang diajukan
5. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi
Halaman 19 dari 88
6. Jika ada bagian yang tidak tepat, klik tombol REJECT
7. Berikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar
calon karyawan melakukan koreksi pengisian data yang masih tidak tepat
8. Jika semua ok, klik tombol YES untuk melanjutkan
9. Masuk kembali ke Master Data -> Master Employee -> Menu -> Self Services
10. Anda akan masuk ke daftar calon karyawan pada menu Self Services, klik tombol Action
berwarna biru (Berbentuk orang dan tanda tambah) kemudian Anda akan melihat kembali
data karyawan yang sudah diisi oleh karyawan tersebut dan klik Submit.
11. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda dapat memilih
untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan
untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda dapat langsung menyimpan data tersebut
sehingga calon karyawan dijadikan karyawan
12. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda dapat memilih pilihan kedua. Simpan
data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada
kesalahan, Anda dapat terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut.
13. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan
karyawan
14. Klik Submit untuk melanjutkan
15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan
Halaman 20 dari 88
Jumlah mangkir Jumlah izin yang telah
digunakan untuk tahun
berjalan
Halaman 21 dari 88
Pada Tab Job
Informasi Pekerjaan Sekarang seperti status, division, department, job title dan
dimulainya pekerjaan
Informasi kontrak seperti status, reference, tanggal dimulainya kontrak, tanggal
berakhirnya kontrak, dan periode
Halaman 22 dari 88
f. Mengunduh Data Karyawan
g. Deaktivasi Karyawan
Karyawan yang tidak aktif di perusahaan karena pengunduran diri, pensiun atau
meninggal dapat dideaktivasikan dari aplikasi. Karyawan yang telah di-deaktivasikan
masih terhitung sebagai karyawan yang dihitung pada saat tanggal penagihan.
Halaman 23 dari 88
9. Untuk memastikan karyawan tersebut telah dideaktivasikan, lihat data master
employee. Karyawan yang telah dideaktivasikan memiliki kotak berwarna merah.
10. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak
pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan
melihat nama karyawan yang Anda telah deaktivasikan.
Agar Anda dapat secara efektif dan lebih cepat mencari atau melihat data karyawan, Anda
dapat menggunakan mesin pencarian untuk mencari karyawan berdasarkan informasi
sebagai berikut:
b. Grade g. Position
c. Shift h. Team
d. Division i. Contract
e. Department j. Leave
Halaman 24 dari 88
k. Absent l. Permission
1. Pada aplikasi KaryaOne, klik icon kaca pembesar yang tersedia di kanan atas
2. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih satu parameter pencarian
atau lebih atau menggunakan semua parameter sekaligus
3. Untuk memilih parameter yang Anda ingin gunakan, klik icon tiga baris yang memiliki
tanda plus
4. Pilih parameter yang Anda ingin gunakan (Misalnya age)
5. Anda dapat menambahkan parameter apabila diperlukan untuk mengerucutkan hasil
pencarian
6. Apabila Anda ingin menggunakan semua parameter sekaligus, klik icon tiga baris
7. Semua jenis parameter pencarian memiliki pilihan Is, Is not, between, at most dan /
atau at least dengan deskripsi sebagai berikut:
At most Mesin pencarian mencari data lebih kecil dari sebuah kondisi
At least Mesin pencarian mencari data lebih besar dari sebuah kondisi
6. Master Division
Halaman 25 dari 88
3. Untuk membuat division baru, klik tombol INSERT
4. Masukkan nama Division
5. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa Master Division
baru telah berhasil dibuat
7. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga dapat menggunakan fitur upload template
untuk membuat data Master Division
c. Menghapus Division
7. Master Department
Halaman 26 dari 88
2. Klik Master Department
3. Klik tombol ikon INSERT
4. Pada dropdown menu division, pilih division
5. Masukkan nama department
6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa master
department baru telah berhasil dibuat
8. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga dapat menggunakan fitur upload template
untuk membuat data master department
Halaman 27 dari 88
8. Master Job Title
Halaman 28 dari 88
7. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya dapat dihapus apabila job title
tersebut tidak digunakan
d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur
Halaman 29 dari 88
5. Klik mouse Anda dimanapun pada latar belakang berwarna putih
6. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih Department, memilih
Position, dan mengisi nama Job Title
7. Pilih Department
8. Pilih Position
9. Masukkan nama Job Title
10. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
11. Jika berhasil, Anda akan melihat kotak baru berisi informasi job title yang baru saja
Anda buat. Kotak tersebut muncul di sebelah kanan atas
12. Kotak tersebut dapat di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya guna
menentukan hubungan atasan dan bawahan. Hubungan ini akan menentukan hak
akses persetujuan dan penolakan pengajuan cuti atau ijin.
13. Untuk memindahkan kotak tersebut, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak
dan tahan penekanan tombol tersebut
14. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna
kotak dibawah berubah menjadi merah
15. Lepaskan tombol mouse Anda
16. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
melakukan perubahan
17. Klik OK untuk melanjutkan
18. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak tersebut terkoneksi dengan kotak
lainnya dan menjadi bawahan bagi kotak tersebut
Halaman 30 dari 88
g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi
Halaman 31 dari 88
9. Master Position
Master position tidak dapat ditambah ataupun dihapus. Namun Anda dapat mengubah
nama master position agar penamaan tersebut sesuai dengan standar penamaan di
perusahaan Anda. Posisi master position menentukan hak akses persetujuan pengajuan
cuti, izin, ganti hari dan lembur. Posisi yang lebih tinggi dapat melakukan persetujuan atau
penolakan pengajuan
3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Master Position yang Anda ingin ubah
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Master Team Group berguna untuk menentukan hak akses pengguna yang dapat mewakili
pengajuan cuti, izin, atau lembur oleh pengguna yang tidak dapat mengakses aplikasi
5. Masukkan deskripsi
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru berhasil
ditambahkan
Halaman 32 dari 88
2. Klik Master Team Group
5. Jika semua sudah ok, klik tombol CHANGE untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan nama-nama
karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh orang lain
5. Anda dapat langsung memilih seorang karyawan sebagai supervisor atau mencari
karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter
yang dimiliki oleh sebuah nama
8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil
menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola
10. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang pengajuan
cuti atau izinnya akan dikelola oleh Supervisor
11. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group
12. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group untuk
menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil
ditambahkan
Halaman 33 dari 88
d. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group
3. Klik icon gambar orang pada baris Team Group dimana Anda ingin mengeluarkan
orang dari kelompok tersebut
4. Klik pada baris nama karyawan yang akan dikeluarkan dari Team Group
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil
dikeluarkan dari Team Group
3. Klik icon gambar orang pada baris Team Group dimana Anda ingin mengganti
Supervisor Team Group tersebut
5. Anda dapat langsung memilih seorang karyawan sebagai supervisor atau mencari
karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter
yang dimiliki oleh sebuah nama
8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil
menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola
Halaman 34 dari 88
3. Pada tabel daftar nama Team Group, klik ikon gambar silang pada baris nama Team
Group yang ingin dihapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus nama team group tersebut
5. Klik Delete untuk menghapus
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus
7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Team Group hanya dapat dihapus apabila Team
Group tersebut tidak digunakan
Dengan Master Grade, Anda dapat memberikan label tingkat Compensation dan Benefit
yang Anda berikan kepada karyawan.
3. Klik Insert
5. Masukkan deskripsi
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan grade telah berhasil
dilakukan
3. Klik tombol icon pensil pada baris grade yang Anda ingin ubah
4. Lakukan perubahan
Halaman 35 dari 88
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
3. Klik Insert
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru
tersebut telah berhasil ditambahkan
7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama allowance
yang Anda ingin ubah
8. Lakukan perubahan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil di ubah
11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang
Anda ingin hapus
Halaman 36 dari 88
12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus allowance tersebut
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil
dihapus
3. Klik Insert
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru
tersebut telah berhasil ditambahkan
7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama allowance
yang Anda ingin ubah
8. Lakukan perubahan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil di ubah
11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang
Anda ingin hapus
12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus allowance tersebut
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil
dihapus
Halaman 37 dari 88
c. Menghapus Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)
3. Klik Insert
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru
tersebut telah berhasil ditambahkan
7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama allowance
yang Anda ingin ubah
8. Lakukan perubahan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil di ubah
11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang
Anda ingin hapus
12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus allowance tersebut
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil
dihapus
Halaman 38 dari 88
2. Klik Master Employee
3. Klik icon gambar orang pada baris nama karyawan yang Anda ingin atur tunjangan
tidak tetapnya
5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat mengatur Shift Allowance
(Tunjangan Shift), melihat status apakah Fixed Allowance (tunjangan tetap) telah
disediakan, dan mengatur Allowance (tunjangan tidak tetap)
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil
ditambahkan
12. Klik tombol ADD ALLOWANCE untuk memberikan tunjangan tidap tetap kepada
karyawan tersebut
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil
ditambahkan
17. Perlu Anda ketahui bahwa alokasi Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dilakukan
melalui akses Finance Admin
• Master shift berpengaruh pada waktu check in dan check out dan absensi.
• Status mangkir berpengaruh pada tunjangan tidak tetap dan payroll
Halaman 39 dari 88
a. Membuat Master Shift
5. Pada bagian Workdays, tentukan apakah hari kerja akan dihitung secara dinamis
berdasarkan jumlah hari kerja sesungguhnya atau tetap terlepas jumlah hari kerja
pada setiap bulan.
6. Tentukan apakah waktu kerja shift masih berlaku pada hari libur
8. Centang hari yang berlaku untuk shift yang kita sedang buat
9. Atur waktu masuk kerja dan pulang kerja untuk masing-masing hari pilihan
10. Tentukan tingkat toleransi keterlambatan waktu kerja dalam satuan menit
13. Jika semua sudah ok, klik ADD untuk menyimpan shift
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa shift baru telah berhasil dibuat
3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Shift yang ingin di ubah
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Halaman 40 dari 88
c. Menghapus Master Shift
3. Klik Shift
4. Klik tombol ikon silang pada baris nama Shift yang ingin dihapus
5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus Shift tersebut
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan
8. Perlu Anda ketahui Master shift yang dikaitkan pada karyawan tidak dapat dihapus
3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin
memasukkan karyawan ke dalam shift tersebut
5. Pilih karyawan yang akan dimasukkan ke dalam shift dengan mengklik baris nama
karyawan tersebut
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan
ke dalam shift tersebut
3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin
mengeluarkan karyawan dari shift tersebut
Halaman 41 dari 88
4. Pilih karyawan yang akan dikeluarkan dari shift dengan mengklik baris nama
karyawan tersebut
6. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
mengeluarkan karyawan tersebut dari Shift tersebut
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan
ke dalam shift tersebut
Halaman 42 dari 88
14. Jika semua sudah ok, klik tombol APPLY untuk menyimpan perubahan
15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
memberlakukan shift tersebut untuk periode yang ditunjukkan
16. Klik YES untuk melanjutkan
17. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah
berhasil dilakukan
b. Melakukan Perubahan terhadap Shift Pattern yang telah ditentukan untuk Sebuah
Periode Mingguan
Halaman 43 dari 88
1. Pada Sidebar Menu, klik Master Data
2. Klik Master Shift Roster
3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama Shift Roster dimana Anda ingin
memasukkan karyawan untuk pekerjaan tersebut.
5. Pilih karyawan yang akan digolongkan ke shift roster dengan mengklik baris nama
karyawan tersebut
3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama Shift Roster dimana Anda ingin
memasukkan karyawan untuk pekerjaan tersebut.
4. Anda akan melihat daftar karyawan yang sudah masuk ke dalam Roster tersebut.
5. Pilih nama karyawan yang ingin anda hapus
6. Klik Delete Selected
7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus karyawan dari Roster tersebut
8. Klik Yes untuk menghapus karyawan dari Roster
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan
3. Klik tombol icon bergambar pensil pada baris nama Shift Roster yang Anda ingin
ubah
Halaman 44 dari 88
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
e. Menghapus Roster
3. Klik tombol icon bergambar silang (x) berwarna merah pada baris nama Shift Roster
yang Anda ingin hapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus Roster tersebut
Halaman 45 dari 88
16. Master Event & Holiday
• Master Event & Holiday adalah tanggal hari libur / raya yang menentukan apakah
karyawan mendapatkan lembur ketika karyawan masuk kerja pada hari libur
• Kalender nasional yang diberikan oleh kementerian akan diisikan oleh KaryaOne
• Cuti bersama mengurangi jatah cuti
6. Pilih tanggal
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah berhasil
ditambahkan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Halaman 46 dari 88
c. Menghapus Master Event dan Holiday
5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus event atau holiday tersebut
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah berhasil
dihapus
Halaman 47 dari 88
9. Jika konten sudah ok, klik Add untuk menyimpan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template kontrak telah berhasil
dibuat
3. Klik tombol icon pensil pada baris nama template kontrak yang Anda ingin ubah
4. Lakukan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
3. Klik tombol ikon silang pada baris nama Contract yang ingin dihapus
Halaman 48 dari 88
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus Contract tersebut
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan
e. Memperbaharui kontrak
2. Klik Contract
3. Terdapat nama-nama karyawan yang contractnya akan berakhir dan yang sudah
berakhir
10. Sistem akan secara otomatis menampilkan konten jenis template yang Anda pilih
11. Pada dropdown menu Visitbility, pilih Show untuk menunjukkan kontrak tersebut
kepada karyawan yang bersangkutan atau pilih Hide from Employee untuk
merahasiakan kontrak tersebut
12. Jika sudah ok, maka klik Add dan kontrak karyawan tersebut sudah diperbarui.
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa kontrak telah berhasil diperbaharui
Halaman 49 dari 88
5. Pilih warna untuk tipe letter yang akan dibuat
6. Input description sesuai dengan tipe letter tersebut.
3. Klik tombol icon pensil pada baris letter type yang Anda ingin ubah
4. Lakukan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
3. Klik tombol icon Delete pada letter type yang Anda ingin hapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus letter tersebut
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa letter type telah berhasil dihapus
6. Masukkan konten
7. Pilih type
Halaman 50 dari 88
8. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Letter Template baru
telah berhasil dilakukan
3. Klik tombol icon pensil pada baris letter template yang Anda ingin ubah
4. Lakukan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
3. Klik tombol icon Delete pada letter template yang Anda ingin hapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus letter tersebut
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa letter template telah berhasil dihapus
3. Pilih jenis penerima surat dengan mengklik dropdown menu Choose Recipient Type
4. Pilih penerima
5. Pilih surat yang sudah dibuat pada Master Letter template sebelumnya
Halaman 51 dari 88
6. Subject dan konten surat akan langsung terisi secara otomatis berdasarkan surat
yang Anda pilih
7. Jika semua sudak ok, klik Send untuk mengirim surat tersebut.
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa surat telah berhasil
dikirimkan kepada penerima surat tersebut
3. Klik Insert
6. Pilih type (Cuti tersebut dapat diajukan hanya pada hari kerja atau setiap hari)
7. Masukkan jumlah quota (Jumlah quota hari cuti yang disarankan untuk cuti tersebut)
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan leave baru telah berhasil
dilakukan
Halaman 52 dari 88
b. Mengedit Master Leave
3. Klik tombol icon pensil pada baris leave yang ingin Anda ubah
4. Lakukan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
3. Klik tombol icon Delete pada leave yang Anda ingin hapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus leave tersebut (Leave yang dihapus juga akan berdampak kepada
karyawan yang sedang dalam leave tersebut), sehingga apabila leave tersebut
dihapus maka leave karyawan tersebut menjadi tidak berlaku lagi.
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa leave telah berhasil dihapus
3. Untuk mengubah angka cuti regular, klik tombol icon bergambar orang pada barus
cuti regular
4. Anda dapat melakukan pencarian berdasarkan nama orang kemudian dapat klik
Load Data.
5. Anda dapat mengubah angka Leave Quota atau Privilege Cuti untuk sebuah
karyawan
Halaman 53 dari 88
6. Lakukan perubahan yang diperlukan
2. Klik Leave
5. Pilih duration
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil
dilakukan
2. Klik Leave
Halaman 54 dari 88
3. Klik Leave Approval
4. Anda dapat melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan cuti dengan mengklik
icon pensil pada baris pengajuan leave yang Anda ingin lihat
6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut
7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik icon centang pada baris pengajuan
cuti yang Anda ingin setujui
8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menyetujui pengajuan cuti tersebut
10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memberikan catatan kepada
admin departemen SDM terkait persetujuan pengajuan cuti tersebut
12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil disetujui
14. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik icon silang pada baris pengajuan cuti
yang Anda ingin tolak
15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak
pengajuan cuti tersebut
17. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memberikan catatan kepada
admin departemen SDM terkait penolakan pengajuan cuti tersebut
19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut
2. Klik Leave
Halaman 55 dari 88
3. Klik Leave Approval
4. Untuk melihat informasi pengajuan cuti, klik tombol icon pensil pada baris nama
karyawan yang mengajukan cuti
5. Klik Close
6. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon silang pada baris nama
karyawan yang mengajukan cuti
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil ditolak
10. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon centang pada baris nama
karyawan yang mengajukan cuti
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil disetujui
Halaman 56 dari 88
3. Untuk membuat Permission baru, klik Insert
6. Centang durasi (Durasi permission tersebut untuk setengah hari atau satu hari full)
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan permission baru telah
berhasil dilakukan
3. Klik tombol icon pensil pada baris permission yang Anda ingin ubah
4. Lakukan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
3. Klik tombol icon Delete pada permission yang Anda ingin hapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus permission tersebut
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa permission telah berhasil dihapus
Halaman 57 dari 88
d. Melakukan Pengajuan Izin
2. Klik Permission
5. Pilih duration
7. Informasi regulation, period dan recommended Days per year akan terisi secara
otomatis berdasarkan pengaturan jenis ijin yang diatur oleh admin departemen
SDM
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil diajukan
2. Klik Permission
4. Anda dapat melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan ijin dengan mengklik
icon pensil pada baris pengajuan ijin yang Anda ingin lihat
6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut
7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan ijin, klik icon centang pada baris pengajuan ijin
yang Anda ingin setujui
8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menyetujui pengajuan ijin tersebut
Halaman 58 dari 88
10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memberikan catatan kepada
admin departemen SDM terkait persetujuan pengajuan ijin tersebut
12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil disetujui
14. Untuk menolak sebuah pengajuan ijin, klik icon silang pada baris pengajuan ijin yang
Anda ingin tolak
15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak
pengajuan ijin tersebut
17. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memberikan catatan kepada
admin departemen SDM terkait penolakan pengajuan ijin tersebut
19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut
2. Klik Permission
4. Untuk melihat informasi pengajuan ijin, klik tombol icon pensil pada baris nama
karyawan yang mengajukan ijin
5. Klik Close
6. Untuk menolak sebuah pengajuan ijin, klik tombol icon silang pada baris nama
karyawan yang mengajukan ijin
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil ditolak
Halaman 59 dari 88
10. Untuk menyetujui sebuah pengajuan ijin, klik tombol icon centang pada baris nama
karyawan yang mengajukan ijin
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil disetujui
21. Replacement
2. Klik Replacement
4. Untuk melihat informasi pengajuan replacement, klik tombol pensil pada baris nama
yang mengajukan replacement
5. Klik Close
6. Untuk menyetujui pengajuan replacement, klik tombol centang pada baris nama
yang mengajukan replacement
7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menyetujui pengajuan replacement tersebut
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil
disetujui
10. Untuk menolak pengajuan replacement, klik tombol silang pada baris nama yang
mengajukan replacement
11. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak
pengajuan replacement tersebut
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil
ditolak
Halaman 60 dari 88
b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR)
2. Klik Replacement
4. Untuk melihat informasi Replacement, klik tombol pensil pada baris nama yang
mengajukan replacement
5. Klik Close
6. Untuk membatalkan pengajuan replacement yang telah disetujui, klik tombol panah
melingkar pada baris nama yang pengajuan replacementnya telah disetujui
7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
membatalkan replacement tersebut
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa replacement tersebut telah berhasil
dibatalkan
22. Overtime
Halaman 61 dari 88
4. Masukkan nama skema
11. Pada kondisi lemburan normal atau normal overtime, masukkan pengali untuk jam
pertama dan seterusnya
14. Jika ada lembur pada hari libur, masukkan juga pengali untuk jam pertama dan
seterusnya. Jika tidak ada, klik icon silang pada field yang kosong.
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan skema baru telah
berhasil dilakukan
3. Klik tombol ikon pensil pada baris overtime yang ingin di ubah
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Halaman 62 dari 88
2. Klik Master Overtime Scheme
3. Klik tombol ikon silang pada baris Overtime yang ingin dihapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus Overtime tersebut
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin menghapus Overtime tersebut
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penghapusan telah
berhasil dilakukan
Setelah Anda menambahkan skema baru, Anda perlu menentukan karyawan mana yang
akan dimasukkan ke dalam skema lembur yang tersedia
3. Klik tombol ikon bergambar orang untuk memasukkan karyawan ke dalam master
overtime scheme
5. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke skema lembur
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil
ditambahkan ke skema lembur
8. Jika Anda telah selesai mengatur penempatan karyawan pada skema lembur yang
Anda sedang buka, klik Close
Halaman 63 dari 88
2. Klik Master Overtime Scheme
3. Klik tombol ikon bergambar orang untuk mengeluarkan karyawan dari master
overtime scheme
4. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin keluarkan dari skema lembur
6. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang mengeluarkan
karyawan tersebut
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa karyawan telah
berhasil dikeluarkan dari Overtime
f. Mengajukan Lembur
2. Klik Overtime
2. Klik Overtime
4. Untuk melihat informasi pengajuan overtime, klik tombol pensil pada baris nama
yang mengajukan overtime
5. Klik Close
6. Untuk menyetujui pengajuan overtime, klik tombol centang pada baris nama yang
mengajukan overtime
Halaman 64 dari 88
7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui
pengajuan overtime tersebut
11. Pada dropdown menu Break, pilih YES jika istirahat tetap dibayar atau NO jika
istirahat tidak dibayar
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil
disetujui
17. Perlu Anda ketahui bahwa persetujuan hanya dapat diberikan apabila karyawan
tersebut memang hadir pada hari lembur tersebut
18. Untuk menolak pengajuan overtime, klik tombol silang pada baris nama yang
mengajukan overtime
19. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak
pengajuan overtime tersebut
21. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil
ditolak
2. Klik Overtime
4. Untuk melihat informasi pengajuan overtime, klik tombol pensil pada baris nama
yang mengajukan overtime
Halaman 65 dari 88
5. Klik Close
6. Untuk menyetujui pengajuan overtime, klik tombol centang pada baris nama yang
mengajukan overtime
7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menyetujui pengajuan overtime tersebut
11. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil
disetujui
12. Untuk menolak pengajuan overtime, klik tombol silang pada baris nama yang
mengajukan overtime
13. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak
pengajuan overtime tersebut
15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil
ditolak
23. Assessment
4. Masukkan nama
Halaman 66 dari 88
5. Masukkan score
6. Masukkan deskripsi
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan assessment baru telah
berhasil dilakukan
3. Klik tombol edit pada baris nama assessment yang ingin diubah
4. Lakukan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
3. Klik tombol silang pada baris nama assessment yang ingin dihapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus assessment tersebut. Data skor yang ada di dalam assessment untuk
semua karyawan dalam assessment tersebut akan hilang.
6. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa assessment telah berhasil dihapus
Halaman 67 dari 88
3. Klik tombol sekumpulan orang pada baris nama assessment dimana Anda ingin
memasukkan hasil assessment karyawan.
4. Untuk menambahkan karyawan pada daftar assessment tersebut, klik ADD
EMPLOYEE.
5. Klik baris nama karyawan yang akan dimasukkan ke dalam assessment tersebut.
Anda dapat mencari nama karyawan dengan menggunakan kotak pencarian, atau
filter berdasarkan Team Group dan Division
6. Klik ADD TO ASSESSMENT
7. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut sudah berhasil
ditambahkan ke assessment tersebut.
8. Anda akan kembali ke Manage Assessment kemudian anda dapat menginput Score
Assessment dan Deskripsi Assessment pada masing-masing karyawan
9. Klik tombol Save (Berbentuk disket)
10. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa score assessment karyawan tersebut
sudah berhasil diupdate.
5. Masukkan Nama perusahaan, gedung, atau alamat pada kotak Enter a query. Setiap
kali Anda melakukan pengetikan di dalam kotak tersebut, sistem akan memberikan
rekomendasi terkait lokasi yang Anda cari
Halaman 68 dari 88
8. Klik Add untuk menyimpan
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Branch baru telah
berhasil dilakukan
Admin List merupakan daftar-daftar Admin HRD dan Admin Finance yang terdaftar
dalam aplikasi.
2. Pilih Admin
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Admin baru telah
berhasil dilakukan
2. Pilih Admin
3. Untuk menghapus admin Anda dapat memilih Admin yang ingin dihapus
5. Klik Delete
Halaman 69 dari 88
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan Admin telah berhasil
dilakukan
Halaman 70 dari 88
27. Mengunduh Laporan yang Telah Difinalisasikan
2. Klik Report
3. Untuk mengunduh Laporan yang telah difinalisasikan, pilih Click Here di samping
Attendance Report.
4. Laporan berupa Excel akan otomatis terunduh dan dapat langsung dibuka melalui Ms.
Excel.
Bonus adalah pengelolaan untuk sejumlah uang yang ditambahkan ke gaji karyawan,
biasanya diperuntukkan bagi karyawan sebagai hadiah untuk karena mereka telah
melakukan pekerjaan dengan baik.
2. Klik Bonus
5. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan bonus baru telah
Halaman 71 dari 88
29. Mengelola Claim
digunakan karyawan untuk suatu hal (obat, biaya rumah sakit, dll) kepada perusahaan.
2. Klik Claim
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan claim baru telah berhasil
dilakukan
Fitur Help Desk berguna untuk memfasilitasi komunikasi antara pengguna dan KaryaOne
terkait pertanyaan mengenai User Interface, fitur yang tidak berfungsi, penambahan fitur
dan seterusnya. Pengguna dapat memberikan masukan atau menyampaikan keluhan.
KaryaOne berkewajiban untuk menanggapi pertanyaan atau masukan dari pengguna.
Halaman 72 dari 88
1. Pada sidebar menu, klik Help Desk
3. Masukan subject
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah berhasil
dikirim
8. Untuk tiket yang telah dibalas, Anda dapat membalas pesan tersebut
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah berhasil
dikirim
2. Klik Attendance
5. Kolom Check In yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan absen masuk
6. Kolom Check Out yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan absen
pulang
Halaman 73 dari 88
8. Kolom OT Out (overtime out) atau waktu ketika karyawan melakukan absen
mengakhiri overtime
10. Kolom approval yang menunjukkan persetujuan ijin (LEAVE), izin (IJIN), ganti hari
(REPLACEMENT), dan lembur (OVERTIME)
13. Kolom data yang menunjukkan apakah karyawan melakukan absen datang tanpa
absen pulang (IN_WITHOUT_OUT), absen pulang tanpa absen datang
(OUT_WITHOUT_IN) atau keduanya
14. Kolom Action dimana Anda dapat melakukan download data absensi karyawan
15. Untuk melihat data kehadiran tanggal tertentu, klik kotak berwarna abu-abu yang
terletak disebelah kata Date
17. Anda akan melihat ringkasan absensi untuk tanggal yang dipilih tersebut
2. Klik Attendance
3. Pada kolom Action, klik tombol ikon panah pada baris karyawan yang Anda ingin
unduh data absensinya
4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih THIS MONTH, LAST
MONTH, LAST 3 MONTHS, SELECT PERIOD atau SELECT DATE
5. Pilih THIS MONTH apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan berjalan
6. Pilih LAST MONTH apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan sebelumnya
7. Pilih LAST 3 MONTHS apabila Anda ingin mengunduh data absensi 3 bulan terakhir
8. Pilih SELECT PERIOD apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan dan tahun
tertentu
Halaman 74 dari 88
9. Pilih SELECT DATE apabila Anda ingin mengunduh data absensi dari tanggal
tertentu sampai tanggal tertentu
Import data melalui excel ini berguna apabila pengguna masih menghandalkan kartu
ceklokan, dan / atau mesin absensi tidak berfungsi.
Fitur Upload Data Excel menggunakan data excel yang sudah diunduh berupa
Template yang sesuai pada aplikasi Karyaone kemudian dilakukan Import Data ke
aplikasi.
• Absensi dapat dilakukan melalui mesin absensi seperti Finger Print Scanner
• KaryaOne sudah berkolaborasi dengan beberapa brand mesin absensi,
diantaranya Solution, Fingerspot, ZKteco dan HIT Corporation
• Absensi dapat dilakukan melalui smartphone di beberapa titik lokasi absensi
yang ditentukan oleh Admin HR
Halaman 75 dari 88
a. Melakukan Absensi melalui Smartphone
2. Klik Validate
4. Anda akan melihat kalender dimana Anda dapat memilih tanggal absensi yang Anda
ingin validasi
5. Pilih tanggal
7. Lakukan validasi dengan memindahkan kotak jam masuk atau pulang pada kolom
yang tepat
8. Jika secara kebetulan, kotak jam masuk atau pulang sudah berada pada kolom yang
tepat, Anda tidak perlu melakukan apapun
10. Disini Anda melihat bahwa baik kotak jam masuk maupun kotak jam pulang harus
ditempatkan pada kolom yang tepat
11. Sebelum Anda dapat melakukan validasi, klik tombol edit di kanan atas sampai
warna tombol tersebut berubah menjadi merah
12. Klik dan tahan tombol mouse Anda pada kotak yang Anda ingin pindahkan
13. Sambil menahan tombol mouse anda, tempatkan kotak tersebut pada kolom yang
tepat. Check in atau Check out, tergantung pada jam kerja shift karyawan tersebut
14. Setiap kali Anda melakukan validasi, Anda akan melihat pesan bahwa validasi telah
berhasil dilakukan
Halaman 76 dari 88
15. Lanjutkan ke semua baris dan lakukan validasi yang diperlukan
16. Jika Anda menemukan lebih dari kotak dengan jam yang berdekatan, tempatkan
kotak tersebut pada kolom yang sama. Pada kolom Check in, sistem akan melihat
angka jam masuk yang lebih awal sedangkan pada kolom Check out sistem akan
mengambil angka jam pulang yang lebih lama.
18. Jika semua sudak ok, klik confirm untuk memfinalisasikan proses validasi
19. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa data absensi telah berhasil disimpan
20. Untuk melihat data absensi yang Anda validasikan, klik attendance
24. Anda dapat melihat data absensi yang baru saja divalidasikan
34. Report
a. Mengunduh Laporan
2. Klik Report
3. Untuk mengunduh Laporan yang telah difinalisasikan, pilih Click Here di samping
Attendance Report.
4. Laporan berupa Excel akan otomatis terunduh dan dapat langsung dibuka melalui
Ms. Excel.
Halaman 77 dari 88
35. Setting
2. Masukkan tanggal cut off, yaitu tanggal penutupan untuk penggajian. Jika Anda
melakukan perubahan tanggal Cut Off, sebaiknya dilakukan setelah pembayaran gaji
6. Tentukan apakah supervisor dapat mengajukan ijin, lembur, ijin dan penggantian hari
untuk anggotanya
7. Tentukan apakah karyawan dapat mengajukan lembur, ijin, izin dan penggantian hari
36. Log
Log berguna untuk melihat perubahan yang terjadi dalam sistem, waktu perubahan
dan siapa yang melakukan perubahan
2. Disini Anda akan melihat tabel berisi kolom username, kegiatan yang dilakukan oleh
username tersebut, status perubahan, nomor IP yang digunakan oleh user untuk
melakukan perubahan, dan waktu perubahan
Halaman 78 dari 88
C. Human Resources Information System (Finance Admin)
Dashboard berguna untuk meringkas semua pembukuan pada finance dan mempercepat
Tindak lanjut
Overtime Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk pengajuan jam lembur
2. Pada bagian ini, Anda dapat melihat tabel daftar nama karyawan dengan informasi
nomor ID, nama, job title dan salary atau gaji
3. Untuk mengubah angka salary, klik pada sebuah kotak dimana Anda ingin mengubah
angka yang ada dalam kotak tersebut
6. Jika Anda telah selesai membuat perubahan, klik tombol Save Data untuk menyimpan
perubahan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
8. Anda dapat secara mudah melakukan perubahan angka gaji untuk semua atau beberapa
nama karyawan
9. Tabel daftar nama karyawan dimana Anda dapat melakukan perubahan adalah tabel
yang dapat di-copy dan ditempelkan ke dalam aplikasi spreadsheet seperti Excel
Halaman 79 dari 88
10. Anda dapat meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop
11. Atau Anda dapat secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom
12. Untuk komputer PC, untuk memilih semua kotak, tahan tombol CTRL, tekan tombol A
13. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol CTRL dan tekan tombol C
14. Untuk komputer Mac, untuk memilih semua kotak, tahan tombol Command dan tekan
tombol A
15. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol Command dan tekan tombol C
16. Pada lembaran aplikasi Excel, untuk komputer PC, lakukan penempelan data dengan
menahan tombol CTRL dan menekan tombol V
17. Atau untuk komputer Mac, lakukan penempelan data dengan menahan tombol
Command dan menekan tombol V
18. Pada lembaran Excel, Anda dapat mengatur perubahan angka salary dengan
menggunakan beberapa rumus yang tersedia dalam Excel
19. Sebagai contoh, kita akan menggunakan persentase dan semua karyawan akan
mendapatkan kenaikan gaji sebesar 10%
20. Kita tempatkan angka kenaikan tersebut pada sebuah kolom, misalnya, di sebelah kanan
kolom salary
22. Klik pada sebuah kotak pada baris nama seorang karyawan, pada kolom angka kenaikan
gaji
24. Sekarang kita tambahkan hasil angka yang telah dihitung oleh rumus ke angka gaji.
Tempatkan angka tersebut pada sebuah kolom baru.
25. Masukkan rumus untuk menambahkan angka gaji dan perubahan angka gaji
26. Duplikasikan kedua kotak tersebut untuk baris-baris nama karyawan lainnya
30. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Halaman 80 dari 88
31. Jika Anda ingin melakukan perubahan data untuk kelompok karyawan tertentu, Anda
dapat menggunakan alat pencarian untuk mencari karyawan tersebut
32. Anda dapat mencari berdasarkan kategori Division, Department, Job Title, Daftar yang
Anda pernah buat sebelumnya, atau nama karyawan
35. Jika daftar pilihan nama division muncul terlalu banyak, gunakan kotak pencarian dalam
menu tersebut untuk mengerucutkan daftar nama division
38. Disini Anda dapat melihat data yang dicari dengan menggunakan alat pencarian
39. Untuk mengembalikan semua parameter pencarian ke posisi awal, klik tombol RESET
2. Klik tombol ikon bergambar uang pada baris Job Title yang Anda ingin ubah nilai
tunjangan tetapnya
3. Masukkan nilai tunjangan tetap pada kotak yang telah disediakan untuk nama karyawan
yang akan menerima tunjangan tetap
5. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil disimpan
Halaman 81 dari 88
5. Pada kolom Action, klik tombol ikon bergambar kalender di sebelah kanan pada baris
report yang Anda ingin lihat.
6. Anda akan melihat nama setiap karyawan yang terdaftar dan status pembayaran gaji
mereka pada awalnya adalah UNPAID.
7. Admin Finance dapat melakukan pengecekan satu-persatu untuk masing-masing
karyawan untuk dilakukan pembayaran Gaji.
8. Untuk mengecek data gaji masing-masing karyawan, klik tombol VIEW PAYSLIP pada
baris nama karyawan yang Anda ingin proses pembayaran gajinya.
9. Anda akan melihat PAYSLIP dengan komponen informasi seperti Data karyawan,
Earnings, Deduction, Pph21, dan Take Home Pay karyawan.
10. Jika ada penambahan untuk gaji karyawan tersebut, klik Earnings.
11. Jika ada pengurangan untuk gaji karyawan tersebut, klik Deductions.
Halaman 82 dari 88
2. Klik Payroll untuk mengunduh data excel untuk penggajian karyawan.
3. Buka dokumen yang baru saja diunduh.
4. Anda akan melihat beberapa sheet terkait data gaji karyawan.
5. Untuk pembayaran gaji, gunakan informasi yang tersedia pada sheet Payroll
yang memiliki informasi nomor rekening, nama karyawan yang memiliki
rekening tersebut dan tanggal pembayaran gaji.
6. Anda dapat melakukan proses pembayaran gaji secara manual melalui ATM
atau Bank.
7. Anda juga dapat menggunakan Sheet Payroll tersebut sebagai template data
excel untuk pembayaran gaji melalui aplikasi payroll BCA (Sampai
dipublikasikannya panduan ini, KaryaOne hanya menyediakan template
aplikasi payroll BCA).
8. Apabila Anda telah melakukan pembayaran gaji, ubah status payroll menjadi
PAID.
9. Klik pada tombol UNPAID.
10. Klik SET ALL PAID.
11. Untuk melakukan finalisasi proses penggajian, klik tombol COMPLETE
PAYROLL agar status pada menu Report menjadi COMPLETED (nb: Apabila
sebelumnya, Anda telah mengklik COMPLETE PAYROLL, maka data payroll
bulan tersebut tidak dapat diubah kembali)
12. Data yang telah difinalisasikan, tidak dapat di ubah dan akan memiliki status
COMPLETED
13. Untuk mengunduh data kehadiran bulan tersebut, klik Click here di samping
tulisan Attendance report
14. Untuk mengunduh data keuangan yang telah difinalisasikan, klik Click here di
samping tulisan Finance report
2. Klik Bonus
3. Cari bonus yang Anda ingin tindaklanjuti dengan penentuan angka bonus dan tanggal
pembayarannya
Halaman 83 dari 88
5. Untuk memasukkan angka bonus, klik pada sebuah kotak dimana Anda ingin mengubah
angka yang ada dalam kotak tersebut
8. Jika Anda telah selesai membuat perubahan, klik tombol Save untuk menyimpan
perubahan
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
10. Anda dapat secara mudah memasukkan angka bonus secara sekaligus untuk semua atau
beberapa nama karyawan
11. Tabel daftar nama karyawan dimana Anda dapat melakukan perubahan adalah tabel
yang dapat di-copy dan ditempelkan ke dalam aplikasi spreadsheet seperti Excel
12. Anda dapat meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop
13. Atau Anda dapat secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom
14. Untuk komputer PC, untuk memilih semua kotak, tahan tombol CTRL, tekan tombol A
15. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol CTRL dan tekan tombol C
16. Untuk komputer Mac, untuk memilih semua kotak, tahan tombol Command dan tekan
tombol A
17. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol Command dan tekan tombol C
18. Pada lembaran aplikasi Excel, untuk komputer PC, lakukan penempelan data dengan
menahan tombol CTRL dan menekan tombol V
19. Atau untuk komputer Mac, lakukan penempelan data dengan menahan tombol
Command dan menekan tombol V
20. Pada lembaran Excel, Anda dapat mengatur perubahan angka bonus dengan
menggunakan beberapa rumus yang tersedia dalam Excel
21. Sebagai contoh, kita akan memberikan bonus sebesar dua kali gaji pokok kepada
karyawan
22. Klik pada sebuah kotak dibawah kolom Bonus Value, pada baris nama seorang
karyawan
Halaman 84 dari 88
24. Duplikasikan kotak tersebut untuk baris-baris nama karyawan lainnya
28. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
30. Anda akan melihat pesan konfirmasi yang menanyakan apakah Anda memang ingin
memproses pembayaran bonus tersebut. Laporan pembayaran bonus yang telah
diproses tidak dapat dihapus.
32. Anda akan melihat tampilan tanggal pembayaran yang telah ditentukan sebelumnya.
Anda dapat mengubah tanggal tersebut dengan mengklik kotak tanggal tersebut. Pilih
tanggal pembayaran bonus.
33. Klik OK
34. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa bonus telah berhasil difinalisasikan
2. Klik Claim
4. Untuk memudahkan pencarian, Anda dapat menggunakan alat pencarian yang tersedia
5. Anda dapat mencari berdasarkan parameter pencarian nama karyawan, kisaran tanggal
pengajuan, kisaran tanggal dimasukkannya pengajuan, atau status pengajuan. Anda
dapat menggunakan lebih dari satu parameter.
6. Sebagai contoh, kita hanya akan menggunakan parameter status pengajuan. Kita
memilih requesting, yaitu pengajuan yang masih perlu ditindaklanjuti dengan
persetujuan pembayaran atau penolakan
7. Anda dapat melihat sebuah tabel yang berisi rincian informasi pengajuan, diantaranya
adalah lampiran dokumen bukti pengajuan yang dapat diunduh.
Halaman 85 dari 88
8. Klik tombol View pada baris pengajuan yang Anda ingin tindaklanjuti
10. Berdasarkan dokumen tersebut, Anda dapat menentukan apakah Anda memang ingin
menyetujui pengajuan tersebut atau menolak pengajuan tersebut
12. Anda dapat mengklik ikon centang untuk menyetujui pengajuan atau mengklik ikon
silang untuk menolak pengajuan
14. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui
pengajuan tersebut
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses pengajuan telah berhasil disetujui
17. Pengajuan yang telah disetujui dapat diunduh dalam bentuk dokumen spreadsheet
seperti Excel
19. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin mengunduh
pengajuan yang telah difinalisasikan
21. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih kisaran tanggal pembayaran
22. Klik kotak dibawah DATE FROM untuk memilih tanggal awal kisaran dan pilih sebuah
tanggal
23. Klik kotak dibawah DATE TO untuk memilih tanggal akhir kisaran dan pilih sebuah
tanggal
24. Anda akan melihat proses diunduhnya sebuah dokumen dari sistem
26. Anda akan melihat tabel berisi rincian pengajuan yang siap untuk ditindaklanjuti dengan
pembayaran
Halaman 86 dari 88
7. TAX INCOME SETTINGS
Tax Income Settings berfungsi untuk mengatur pembayaran pajak, tunjangan BPJS
Ketenagakerjaan, tunjangan BPJS Kecelakaan kerja, Tunjangan BPJS Jaminan Kematian,
tunjangan BPJS Jaminan Kesehatan dan BPJS Tunjangan Pensiun.
Tunj BPJS JKK Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Jaminan
Kecelakaan Kerja
Tunj BPJS JKM Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Jaminan
Kematian
Tunj BPJS Kesehatan Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Kesehatan
Tunj BPJS Jaminan Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Jaminan
Pensiun Pensiun
Premi BPJS TK Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji pokok
untuk premi BPJS Tenaga Kerja
Premi BPJS Kesehatan Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji pokok
untuk premi BPJS Jaminan Kesehatan
Premi Jaminan Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji pokok
Pensiun untuk premi BPJS Jaminan Pensiun
Maximum Salary BPJS Untuk menentukan nilai gaji maksimal untuk BPJS Kesehatan
Kesehatan
Maximum Salary Untuk menentukan nilai gaji maksimal untuk BPJS Jaminan Pensiun
Jaminan Pensiun
Halaman 87 dari 88
8. LOG
Log berguna untuk melihat perubahan yang terjadi dalam sistem, waktu perubahan
dan siapa yang melakukan perubahan
2. Disini Anda akan melihat tabel berisi kolom username, kegiatan yang dilakukan oleh
username tersebut, status perubahan, nomor IP yang digunakan oleh user untuk
melakukan perubahan, dan waktu perubahan
9. HELP DESK
Fitur Help Desk berguna untuk memfasilitasi komunikasi antara pengguna dan KaryaOne
terkait pertanyaan mengenai User Interface, fitur yang tidak berfungsi, penambahan fitur
dan seterusnya. Pengguna dapat memberikan masukan atau menyampaikan keluhan.
KaryaOne berkewajiban untuk menanggapi pertanyaan atau masukan dari pengguna.
3. Masukan subject
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah berhasil
dikirim
8. Untuk tiket yang telah dibalas, Anda dapat membalas pesan tersebut
Halaman 88 dari 88