INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................................4
ESTUDIO DE MERCADO.............................................................................................................................4
FUENTES DE INFORMACIÓN..................................................................................................................4
PORTAFOLIO DE SERVICIOS.................................................................................................................12
ESTUDIO TECNICO...................................................................................................................................13
LOCALIZACION OFICINA......................................................................................................................18
ESTUDIO LEGAL.......................................................................................................................................20
CONCEPTOS BASICOS..........................................................................................................................22
CONSTITUCIÓN EMPRESA...................................................................................................................23
INVERSION INICIAL..............................................................................................................................25
EVALUACIÓN...........................................................................................................................................28
CONCLUSIONES GENERALES...................................................................................................................28
¿COMO CREAR UNA EMPRESA DE SERVICIOS PARA LA ADMINISTRACIOÓ N DE PROPIEDAD
HORIZONTAL?
INTRODUCCIOÓ N
La administración inmobiliaria parte de la necesidad de organizar de manera adecuada los territorios
especialmente de las ciudades, al generar propiedad y apropiación de bienes lo que hoy día se conoce
como plan de ordenamiento territorial POT.
Cerca del 74% de la población Colombiana habita en zonas urbanas y lo más preocupante es que esta
tendencia va en aumento1, como medida razonable que se utiliza para generar un uso adecuado del
suelo urbanizado en el país y en el mundo surgió el concepto de densificación que no es más que
incrementar el número de habitantes por hectárea, la única forma de poder lograr ello es mediante el
concepto de construcción en vertical. El hecho de existir tanta densidad de población genera una
escasez en todas las escalas entre ellas un trabajo. Esta situación social genero eco en los diseños
constructivos de las edificaciones generando así aglomeraciones de edificaciones perfectamente
cerradas e independientes, es así como a grandes rasgos se instaura el concepto de propiedad
horizontal en el país.
ESTUDIO DE MERCADO
En el estudio de mercado se observo desde dos puntos de vista: El primer punto de vista se apoyo en
un modelo de encuesta dirigida a residentes de propiedad horizontal, una segunda encuesta al tipo de
profesional que efectúa el cargo de administrador en conjuntos residenciales. El modelo de encuesta es
dispuesto más no se obtuvo muestra alguna. El segundo punto de vista corresponde a un estudio
estadístico del sector inmobiliario en Bogotá con énfasis en la propiedad horizontal. Entre los análisis
estadísticos contemplados en el segundo punto de vista están:
FUENTES DE INFORMACIOÓ N
Las fuentes en que se basan el proyecto de inversión son de tipo secundarias, es decir, que ofrecen
información sobre el tema pero que no fueron la fuente original de los hechos y situaciones como
si lo son encuestas a residentes y/o copropietarios, sino que los refirieron, como son los libros,
revistas, documentos escritos, documentales, noticieros y medios de información.
Guía para hacer negocios en Colombia 2017 emitido por la Cámara de Comercio de
El estudio de mercado cobra gran importancia en la formulación del proyecto, teniendo en cuenta que
los datos que suministra conforman el requisito indispensable para llevar a cabo los demás estudios
(técnico, administrativo, financiero y legal).
Por medio de éste se puede identificar la población objetivo conociendo sus necesidades y las
características de los clientes potenciales, contribuyendo a determinar la viabilidad del proyecto,
determinando si existe el número de consumidores necesarios para llevarlo a cabo.
ANAÓ LISIS INMOBILIARIO BASADO EN ESTUDIOS INMOBILIARIOS DE LA CIUDAD
Bogotá siendo la capital del país y con más del 25,7 % del PIB del país (CEPAL 2017), presenta una
dinámica inmobiliaria muy importante como consecuencia de la gran cantidad de población que
alberga y que según las proyecciones seguirá aumentando:
1. Centro de Estudios Urbanos (CEUS) de la Facultad de Ciencia Política y Gobierno de la Universidad del Rosario
La ciudad capital sigue en un fuerte proceso de densificación con 1.539.124 predios en propiedad
horizontal y 890.114 en propiedad No horizontal, con mayor concentración en las localidades de
Chapinero, Usaquén, Suba y Kennedy reflejando que cerca de un 70% de los habitantes de la capital son
residentes en propiedad horizontal. (Fuente: Periódico Humanidad edición 52 agosto 2015 – pag 10 –
Bogotá Humana).
Fuente. UAECD.
Fuente. UAECD
Fuente: Elaboración propia a partir de datos de las proyecciones de población.
Los datos nos ofrecen la siguiente información:
-Bogotá tiene 2’429.238 Predios de los cuales el 63% son de propiedad horizontal
-El mayor porcentaje de edificaciones se desarrollaron en estrato cuatro pero las unidades
privadas son ahora mucho más pequeñas.
- Chapinero, Usaquén, Suba y Kennedy reflejando que cerca de un 70% de los habitantes de la
capital son residentes en propiedad horizontal.
Los datos ofrecen una expectativa favorable considerando el enorme nicho que se tiene, sin
embargo también es importante saber la cantidad de competencia presente. Respecto a ello es muy
importante decir que no existe un fundamento profesional que se exija a quien ejerce la labor de
administrador, en otras palabras el sistema no está regularizado y mucho menos profesionalizado, de
manera que es frecuente encontrar a desempleados de diferentes profesiones, amas de casa entre
otros individuos ejerciendo esta labor, lo anterior se ha prestado para enorme problemas en las
copropiedades donde conflictos de intereses generan enormes decrementos en las carteras,
propagación de conflictos de todo tipo e incluso se evidencian falencias en la ley 675 de 2001.
Aun así se observan inmobiliarias destacadas como A.I.P.H. Ltda., Administradora ECO Ltda.,
Administración de Edificios Gestión Horizontal, ADMICOL Ltda., los cuales una vez analizados los
Servicios que prestan están constituidos como básicos (Aseo, Mantenimiento, Vigilancia, Control de
plagas, Control de contabilidad y presupuesto).
A pesar de la escaza fuerza jurídica que respalda esta labor existen entidades gremiales que se están
preparando y que son conscientes de la importancia de esta labor que se encargar de capacitar y dar
un buen nombre a los trabajos realizados por los administradores inmobiliarios.
Como empresa administradora inmobiliarias plantea entonces como mercado objetivo los propietarios
y/o arrendatarios de inmuebles, que se sienten inconformes con el servicio que les prestan las oficinas
administradoras de sus conjuntos residenciales, teniendo en cuenta que en muchas ocasiones sienten
que el valor monetario que aportan no se ve reflejado en el beneficio en sus instalaciones, si no por el
contrario va en detrimento de su inmueble.
Por lo anterior es claro que el tipo de oferta de este proyecto es competitivo, ya que están dadas las
condiciones para ingresar al mercado en iguales o mejores circunstancias a las de otros
administradores de propiedad horizontal, la participación en el mercado está determinada por la
calidad, el precio y el servicio que se ofrece al consumidor. La calidad del servicio es entonces nuestra
mejor estrategia.
Es importante resaltar que las proyecciones de la empresa van destinadas a viviendas VIS y NO VIS.
ESTRATEGIA PUBLICITARIA Y DE VENTAS
La empresa contará con un asistente comercial, que es la persona encargada de explorar nuevos
sectores de la Ciudad de Bogotá.
Logo empresarial:
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
-Por medio del Software SISCO (Sistema Integrado de Información para
Copropiedades), se efectuará el manejo y control de cartera.
-Manejo de la contabilidad, entre los cuales podemos citar: Facturación,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar, presupuesto y utilidades. Se
encargará de preparar todos los movimientos contables y entregar al revisor
fiscal o a la Junta de Copropietarios, el estado de cuentas y balances
respectivos con sus soportes y extractos en los primeros 20 (veinte) días del
mes siguiente, a fin de que se haga la verificación de las cuentas.
-Administración y control de los servicios prestados por el outsourcing
Aseo
Vigilancia
Mantenimiento
Pólizas de seguros
Asesoría para la adquisición de pólizas de hogar
Asesoría jurídica especializada en el servicio de Propiedad Horizontal
ESTUDIO TECNICO
Mediante este estudio se verifica la posibilidad técnica del servicio que se pretende ofrecer, analizando y
determinando el tamaño óptimo, la localización, los equipos, las instalaciones y la organización requeridos
para la prestación de los servicios.
Se especifica el procedimiento que debe llevar a cabo para hacer efectiva la prestación del servicio, además
se describen los componentes del sistema y el proceso aplicado para lograr el buen desarrollo del servicio, en
síntesis todo aquello que tenga relación con el funcionamiento y operatividad del proyecto.
RECURSOS DE ENTRADA
• Conocimiento de las normas y Leyes establecidas para la administración de conjuntos residenciales.
• Base de datos de los conjuntos donde se va a prestar el servicio.
• Información sobre las necesidades que tienen los residentes de los conjuntos en cuanto a la administración.
• Personal con el conocimiento sobre la administración de conjuntos residenciales.
• Personal capacitado en el desarrollo de funciones y labores técnicas (electricidad, logística, acueducto etc.)
• Información de Conjuntos residenciales a los cuales se va a prestar el servicio de Administración
RECURSOS DE PROCESO
• Aplicar los conocimientos y procedimientos necesarios para el desarrollo de la función administrativa con el
fin de dar solución a las inconsistencias que se presenten por parte de los residentes de los conjuntos
residenciales.
• Para el buen manejo de la contabilidad y de la cartera de las unidades residenciales ,se dispone del
Software SISCO, Sistema integrado de
Información para Copropiedades, el cual está diseñado para el manejo de siete módulos básicos :
- CONTABILIDAD: Constituye una de las opciones más importantes, teniendo en cuenta que por medio de ella
se introducen al sistema todos aquellos documentos que constituyen los movimientos diarios de la
copropiedad, como son: recibos de caja, egresos, consignaciones. Todos los comprobantes contables se
manejan por este proceso y este a su vez afecta a todos los demás módulos del sistema. Además se obtienen:
Informes contables, Mantenimiento, Causaciones, Reportes Generales,
cierre de períodos.
- FACTURACIÓN: En esta opción se realiza la Prefacturación de: intereses, administración, parqueadero,
bodega, cuotas extraordinarias, traslados anticipos y finalmente la facturación la cual consiste en la
expedición de las cuentas de cobro
- CARTERA POR COBRAR: Esta opción permite expedir los extractos, relación de morosos, edades detallado,
edades consolidado, saldos por factura, saldos por mes, pagos por fecha, recuperación de cartera, paz y
salvos.
- CARTERA POR PAGAR: Se emiten los informes de cartera por edades detallado y por edades consolidado.
- UNIDADES: Se obtiene la información de unidades (métodos para cambio de cuotas), listado de unidades,
Quórum Asamblea (Causar sanción inasistencia asamblea), relación de morosos.
- PRESUPUESTO: Se realiza la actualización del presupuesto: incluir cuentas en el plan de presupuesto,
incrementar los valores presupuestados, eliminar cuentas del plan de presupuesto, Informe
acumulado, informe combinado
- UTILIDADES: Genera copias de seguridad, restaura copias de seguridad, perfiles de usuarios, genera
usuarios, cambio de contraseña, reprocesar en lote, abrir meses, cargar saldos por cobrar, definir parámetros,
licencias, reconstruir índices.
RECURSO DE SALIDA DE SALIDA
• Solución a los problemas presentes en los conjuntos residenciales
• Satisfacción de los residentes con el servicio prestado.
Basado en el estado de resultados suministrados por el conjunto residencial portal de la Hacienda y Molino
verde es posible plantear la siguiente nomina:
Fuente: Elaboración propia a partir de nóminas de P.H existentes.
Para determinar la ubicación de las oficinas se analizan minuciosamente las necesidades, los dictados
de la industria, quienes son los clientes, que tanto les interesa la ubicación de la empresa y cuanto
puede pagar la empresa por la ubicación de la misma.
Básicamente se pueden analizar las siguientes opciones que existen para ubicar la oficina:
• Espacio comercial: Un local con fachada a la calle y grandes ventanales, o
una oficina formal en un edificio.
• Oficina Ejecutiva: Espacio comercial de oficinas ubicado en un sector muy
central de la ciudad, dotados de muebles, sala de recepción, centros de
fotocopiado, etc.
• Espacio Subarrendado: Porción de espacio en un edificio comercial que otra empresa arrienda por
un precio reducido.
• Espacio Compartido: Exige una relación más estrecha entre la empresa y otra compañía para asumir
igual responsabilidad por un espacio de oficina.
• Casa/Apartamento: Es el sitio donde viven personas quienes asignan un área del mismo para realizar
su actividad.
De acuerdo con lo anterior, podemos determinar que la ubicación de la empresa será en un
apartamento que se tomará en arriendo en uno de los conjuntos residenciales que se van a
administrar, la renta de dicho apartamento tiene un costo de 850000$ incluidos gastos de
administración1.
DISTRIBUCION Y REQUERIMIENTOS DE LA OFICINA
La oficina se instalará en un apartamento del sector que consta de un área de 55
Metros cuadrados, distribuida de la siguiente manera:
1. Conjunto cerrado de 240 apartamentos en Bogotá, ubicado en la Cr 17F # 77ª – 11 Sur, cerca a al servicio de transporte masivo Transmilenio, Esta distribuido en las
10 torres de 6, 7 y 8 pisos, con cuatro apartamentos por piso.
Fuente. Conjunto residencial Portón de Buena vista.
Así mismo se requieren equipos y artículos de oficina necesarios para iniciar labores, los cuales estarán
determinados por el número de funcionarios que laborarán en la empresa, a quienes se les asigna un
espacio de trabajo con los instrumentos necesarios que le permitan desarrollar su actividad.
ESTUDIO LEGAL
Mediante este estudio se revisan los requerimientos establecidos por la Ley para la formalización y
constitución de una empresa y poder incursionar en el mercado de una manera competitiva.
Cabe señalar que el tipo de empresa a constituirse es una sociedad limitada y por lo tanto requieren
aspectos indispensables que se deben tener en cuenta para poder catalogarla como tal.
CONCEPTOS BASICOS
• RUT: El registro único tributario constituye el nuevo y único mecanismo para identificar, ubicar y
clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales.
• NIT: Número de identificación tributaria que asigna la DIAN por una sola vez, cuando el obligado se
inscribe en el RUT.
• RIT: Base de datos del Distrito Capital D.C., en donde se consigan información de los contribuyentes
de los diferentes impuestos que administra la Dirección Distrital de Impuestos, entre ellos, impuesto de
industria y comercio, avisos y letreros, ICA son los únicos que tienen el deber de inscribirse y presentar
novedades ante el registro de información tributaria RIT.
• ICA Industria y Comercio: Es el impuesto que se genera por el ejercicio o realización directa o
indirecta de cualquier actividad industrial, comercial o de servicios en un determinado municipio y se
causa así la persona posea no establecimiento de comercio. Lo recaudado por concepto de este
tributo se destina a atender los servicios públicos y las necesidades de la comunidad perteneciente al
respectivo municipio o distrito.
• REGISTRO MERCANTIL Este registro delegado por el Estado a las Cámaras de Comercio, está previsto
y regulado en el Código de Comercio en cuatro formas, con finalidades y técnicas distintas:
• LA MATRÍCULA MERCANTIL: Es una obligación profesional del comerciante, se adquiere por el
ejercicio profesional de actos de comercio, tiene el carácter de público, como instrumento de
información no sólo para efectos internos de las Cámaras de Comercio, sino también al servicio de
los terceros, interesados en conocer los datos suministrados por medio de la matrícula. Es, ante todo,
un medio legal de publicidad, que cumple una finalidad meramente informativa, sin efectos jurídicos
especiales y distintos.
• LA MATRICULA DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO: Cumple función de información,
suministrada a los terceros a través del registro mercantil, con las garantías de autenticidad y certeza
que se adquieren por este medio, debe renovarse anualmente.
• LA INSCRIPCION DE ACTOS Y DOCUMENTOS: Es una forma del registro mercantil jurídicamente
distinta de la matrícula mercantil, también cumple una función de publicidad legal, pero posee una
técnica diferente y produce efectos jurídicos de distinta relevancia jurídica.
Es importante mencionar que los actos y documentos sujetos a ser inscritos en el registro
mercantil, no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de inscripción en la
correspondiente Cámara de comercio.
EL REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO: Su registro en las Cámaras de comercio no cumple una
función de publicidad, como si ocurre con las matrículas y las inscripciones. Es una medida que brinda
protección a la integridad material de los libros y seguridad y certeza sobre el propietario y el destino
de los mismos, para suministrar un fundamento razonable a la fidegnidad de los asientos o del
contenido de los libros. Son libros que se registran en blanco y cuyo contenido
está amparado por la reserva garantizada en la Constitución Política para los libros y papeles privados
de toda persona.
CONSTITUCIOÓ N EMPRESA
Fuente: CCB.
Fuente: CCB.
ESTRUCTURA GENERAL DE LA EMPRESA:
ESTUDIO FINANCIERO
Con el estudio financiero se pretende determinar cuál es el monto de los recursos
económicos necesarios para la realización del proyecto, cuál será el costo total de
la operación, de cada área de la empresa, así como una serie de indicadores que
servirán como base para evaluar la viabilidad del proyecto, se presentan cuadros
específicos sobre inversión inicial, balance general, flujo de caja, amortización del
préstamo bancario:
INVERSION INICIAL
Para poner en funcionamiento la empresa y teniendo en cuenta que el objeto de la
empresa es administrar eficazmente las Copropiedades
PRESTAMO BANCARIO
ESQUEMA DE FLUJO DE CAJA
INFORMACIÓN DE PRESTAMO:
Valor 10’000.000
Plazo 36 meses
El estudio técnico deja ver que el proyecto tiene amplias posibilidades de ser ejecutado, toda vez que
se cuentan con los recursos físicos requeridos de acuerdo con las características del mismo.
El proceso que implica el proyecto es de un manejo administrativo sencillo, si se tiene en cuenta a las
bases teóricas de las ponentes del proyecto.
La empresa puede responder desde el punto de vista técnico al crecimiento que debe tener la misma a
lo largo de los años. Los equipos necesarios para poner en marcha el proyecto son de fácil obtención.
Se cuenta con buenas ofertas de las empresas Outsourcing para prestar todos
los servicios propuestos a los conjuntos residenciales.
EVALUACIOÓ N DEL ESTUDIO LEGAL
La factibilidad del estudio legal, es viable debido a que se cumple con los requerimientos exigidos por
la Ley para la conformación de una sociedad de responsabilidad limitada, que adquiere
responsabilidades tanto con la población como con las entidades con las que controlan las actuaciones
de las empresas.
Financieramente el proyecto resulta muy atractivo, ya que se llega al punto de equilibrio desde el
primer año en que es puesto en marcha. De acuerdo con la proyección del flujo de caja, la Utilidad neta
del proyecto se incrementa sustancialmente año a año. El mercado ofrece amplias posibilidades para
obtener la financiación que requiere el proyecto.
CONCLUSIONES GENERALES
- La administración inmobiliaria es un nicho económico que puede ser lucrativo para quien lo
sabe aprovechar.