CHAPTER 14

MANAJEMEN PROYEK

Andhy Permadi, ST., M.Kom

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Pentingnya Manajemen Proyek

Sistem informasi proyek memiliki tingkat kegagalan yang tinggi.

Oleh karena itu, sangat penitng bagi kita unutk mengetahui
bagaiman amengelola proyek sistem infromasi dan mengethaui
bagaimana dan mengapa proyek tersebut berhasil atau gagal.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Proyek Macet dan Kegagalan Sistem

Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa manjemen yang baik, setidaknya

akan mengalami beberapa konsekuensi berikut :
1. Anggaran yangs angat berlebih
2. Penguluran waktu yang tidak diharapkan
3. Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
4. Kegagalan mendapatkan manfaat yang telah diantisipasi

Antarmuka pengguna adalah bagian sistem dimana pengguna akhir

berkomunikasi.
Sistem Informasi Manajemen UINSA
Sasaran Manjameen proyek

Proyek adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan dengan rencana untuk

mencapai sasaran bisnis tertentu. Manajemen proyek mengacu pada penerapan
pengetahuan, keahlian, perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam
batasan anggaran dari waktu yang ditentukan.
Cakupan mendefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau yang tidak termasuk
dalam suatu proyek.
Waktu adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya
sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Kualitas adalah indikator sebarapa jauh hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi
sasaran yang diberikan oleh pihak manajemen.
Resiko mengacu pada masalah potensial yang dapat mengancam keberhasilan proyek.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Memilih Proyek

Perusahaan harus memilih dari kelompok ini proyek-proyek yang menjanjikan

manfaat terbesar bagi bisnisnya.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Struktur Manajemen untuk Proyek Sistem Informasi
 Figur di bawah ini membantu memastikan bahwa proyek sistem informasi
yang terpenting diproritaskan. Puncak struktur ini adalah kelompok
perancanaan strategis perusahaan dan komite pengendali sistem infromasi.
Komite pengendali sistem informasi adalah kelompok manajemen senior
dengan tanggung jawab mengembangkan dan mengoperasikan sistem.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Menghubungkan Proyek Sistem dengan Rencana Bisnis

Untuk mengidentifikasi proyek-proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai

bisnis paling tinggi, organisasi harus mengambangkan rencana sistem informasi yang
mendukung rencana bisnis keseluruhannya.
Untuk membuat rencana yang efektiv, perusahaan harus menginventarisi dan
mendokumentasi semua aplikasi sistem informasi dan komponen infrastruktur TI nya.

Faktor Keberhasilan Kritis

Analisis strategis, atau faktor penentu keberhasilan, pendekatan berpendapat bahwa
kebutuhan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor penentu
keberhasilan (CSF) dari manajer. Jika tujuan tersebut dapat dicapai, Keberhasilan
perusahaan atau organisasi terjamin (Rockart, 1979; Rockart dan Treacy, 1982).

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Analisis Portofolio

Setelah analisis strategis menentukan arah secara keseluruhan dari

pengembangan sistem , analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi
proyek-proyek yang sifatnya alternatif.
Analisis protofolio menginventaris semua proyek dan set sistem informasi
organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak outsourching, dan lisensi.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Model Penilaian

Model penilaian berguna untuk memilih proyek yang perlu memperhitungkan banyak
kriteria. Model penilaian memberi bobot pada berbagai fitur dalam sebuah sistem,
kemudian menghitung total pembobotannya.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Menentukan Nilai Bisnis Sistem Informasi

Biaya dan Manfaat Sistem Informasi

Manfaat berwujud dapat diukur dan diberikan nilai uang. Manfaat tak
berwujud seperti layanan konsumen yang lebih efisien atau pengambilan
keputusan yang lebih baik, tidak dapat diukur langsung tetapi dapat
menghasilkan keuntungan dalam jangka panjang.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi

Model penganggaran modal adalah satu teknik mengukur nilai

investasi dalam proyek investasi modal berjangka panjang. Model
penganggran modal yang mendasar dalam mengavaluasi proyek
teknologi informasi adalah :
1. Metode pembayaran kembali
2. Tingkat pengembalian atas investasi akuntansi
3. Nilai sekarang bersih
4. Tingkat pengembalian internal

Model penganggaran modal bergantung pada pengukuran arus

kas yang masuk dan keluar perusahaan.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Pilihan Nyata Model Harga
Beberapa proyek sistem informasi yang sangat tidak pasti, terutama investasi dalam
infrastruktur TI. Aliran pendapatan masa depan mereka tidak jelas dan biaya tinggi.
Jika infrastruktur ditingkatkan ini yang tersedia, organisasi akan memiliki kemampuan
untuk merespon lebih mudah untuk masalah masa depan dan peluang. Model nyata
pilihan harga (ROPMs) menggunakan konsep pilihan evaluasi dipinjam dari industri
keuangan. Sebuah pilihan pada dasarnya adalah benar, tapi bukan kewajiban, untuk
bertindak beberapa waktu ke depan.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

KETERBATASAN MODEL KEUANGAN

Keputusan investasi, banyak perusahaan sistem informasi tidak

mempertimbangkan biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan oleh
sistem baru.
Seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak dari belajar oleh
pengguna menjadikan kurva untuk sistem baru terhadap produktivitas, atau
manajer perlu waktu menghabiskan, mengawasi perubahan sistem yang
berhubungan dengan sistem baru.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Mengelola Resiko Proyek

Dimensi Risiko Proyek

Tingkat resiko proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan
tingkat keahlian teknis dan staf sistem informasi dan tim proyek.
Walaupun sulit teknologi adalah salah satu faktor resiko dalam proyek sistem
informasi, faktor-faktor lainnya kebanyakan bersifat organisasional, berkenaan
dengan rumitnya kebutuhan informasinya, cakupan proyeknya, dan seberapa
banyak bagian organisasi yang akan dipengaruhi oleh sistem informasi baru.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi
Pembuatan sistem yang sukses membutuhkan adanya manajemen perubahan yang cermat.
Konsep Implementasi
Implementasi adalah semua aktivitas organisasi yang berhubungan dengan penggunaan,
manajemen, dan rutinitas dari sebuah inovasi, misalnya sistem informasi baru. Dalam proses
implementasi, analis sistem adalah seorang agen perubahan.
Peran Pengguna Akhir
Partisipasi pengguna dalam perancangan dan operasi dari sistem informasi membawa beberapa
hasil positif. Hubungan antara pengguna dan spesialis informasi biasanya menimbulkan masalah
untuk upaya implementasi sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung
mempunyai latar belakang, kepentingan, dan prioritas yang berbeda.
Dukungan dan Komitmen Manajemen
Apabila sebuah proyek sistem informasi mendapatkan dukungan dan komitmen manajemen pada
berbagai tingkatan, ini akan cenderung dipahami positif baik oleh pengguna maupun oleh staf
layanan informasi tersebut.
Tantangan Manajemen Perubahan untuk Rekayasa Ulang Proses Bisnis, Aplikasi Perusahaan, serta
merger dan akuisisi
Dengan adanya tantangan inovasi dan implementasi, bukan hal mengejutkan jika kita menjumpai
tingkat kegagalan yang sangat tinggi dalam banyak aplikasi perusahaan dan proyek rekayasa
ulang proses bisnis, atau rekaysa ulang proses bisnis (BPR) yang secara khusus membutuhkan
perubahan organisasi yang ekstensif dan mungkin mengharuskan penggantian teknologi dan
sistem warisan yang lama, yang sudah sangat mengakar dalam banyak proses bisnis yang saling
berhubungan.
Sistem Informasi Manajemen UINSA
Mengendalikan Faktor Resiko

Tidak semua aspek dari proses implementasi dapat dikendalikan atau

direncanakan dengan mudah. Namun, antisipasi masalah yang berpotensi
muncul saat implementasi dan menerapkan strategi korektif yang tepat dapat
meningkatkan peluang keberhasilan proyek sistem.
Menghadapi Kerumitan Teknis
Perangkat integrasi internal sangat membantu dalam mengerjakan proyek-
proyek dengan teknologi yang rumit dan menantang.
Mengelola Kompleksitas Teknis
Proyek dengan teknologi menantang dan kompleks bagi pengguna untuk
menguasai manfaat dari alat integrasi internal. Keberhasilan proyek tersebut
tergantung pada bagaimana juga kompleksitas teknis mereka dapat dikelola.
Pemimpin proyek membutuhkan keduanya, pengalaman teknis dan
administrasi yang berat. Mereka harus mampu mengantisipasi masalah dan
mengembangkan hubungan kerja yang bagus antara tim teknis.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Perencanaan formal dan Pengendalian Peralatan
Dua metode yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan rencana proyek grafik Gantt
dan grafik PERT. Sebuah Gantt merupakan daftar kegiatan yang ditampilkan oleh grafik dari daftar
proyek dan terdiri dari tanggal mulai dan selesai. The Gantt chart visual mewakili waktu dan durasi
tugas yang berbeda dalam proyek pengembangan serta manusia sebagai kebutuhan sumber daya .
Ini menunjukkan setiap tugas sebagai bar horizontal panjang yang sebanding dengan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Meskipun grafik Gantt menunjukkan ketika kegiatan proyek
dimulai dan berakhir, mereka tidak menggambarkan dependensi tugas, bagaimana satu tugas yang
terpengaruh jika yang lain adalah di belakang jadwal, atau bagaimana tugas harus dipesan.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Peningkatan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Pengguna yang Berlawanan
Proyek dengan struktur yang relatif sedikit dan banyak persyaratan terdefinisi
harus melibatkan pengguna secara penuh pada semua tahap. Pengguna harus
dimobilisasi untuk mendukung salah satu dari banyak pilihan yang mungkin
didesain dan tetap berkomitmen untuk desain tunggal.
Alat integrasi eksternal terdiri dari cara-cara untuk menghubungkan pekerjaan
pelaksanaan tim untuk pengguna di semua tingkatan organisasi.
Tim implementasi bisa menunjukkan respon untuk pengguna, segera menjawab
pertanyaan, menggabungkan umpan balik pengguna, dan menunjukkan
kesediaan mereka untuk membantu (Gefen dan Ridings, 2002).
Counter implementation adalah strategi yang disengaja untuk menggagalkan
pelaksanaan sistem informasi atau sebuah inovasi dalam suatu organisasi.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

MERANCANG UNTUK ORGANISASI

Karena tujuan dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi,
proyek sistem informasi harus secara eksplisit mengatasi cara di mana
organisasi akan berubah ketika sistem baru dipasang, termasuk pemasangan
intranet, extranet, dan aplikasi Web.
Selain prosedural perubahan, transformasi dalam fungsi pekerjaan, struktur
organisasi, kekuatan hubungan, dan lingkungan kerja harus direncanakan
secara hati-hati.

Desain Sociotechnical
Salah satu cara untuk mengatasi masalah manusia dan organisasi adalah
untuk menggabungkan praktek desain sociotechnical ke proyek-proyek sistem
informasi. desainer mengatur set sebagianya terpisah dari solusi desain teknis
dan sosial.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

PROYEK TOOLS SOFTWARE MANAJEMEN

Perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek manajemen

proyek memudahkan proses manajemen proyek. Perangkat lunak
manajemen proyek biasanya memiliki kemampuan untuk mengidefinisikan
dan memesan tugas, menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas,
membangun awal dan akhir tanggal untuk tugas, pelacakan kemajuan, dan
memfasilitasi modifikasi tugas dan sumber daya.
Banyak mengotomatisasi pembuatan Gantt dan PERT grafik. Beberapa alat-
alat ini adalah program yang canggih untuk mengelola proyek yang sangat
besar, kelompok kerja tersebar, dan fungsi perusahaan.
Alat high-end ini dapat mengelola jumlah yang sangat besar dari tugas dan
kegiatan dan hubungan yang kompleks.

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Ringkasan Mindmap

Sistem Informasi Manajemen UINSA

Referensi

 Kenneth, C.L and Jane P.L. Management

Information System. 12th edition. Managing
the Digital Firm, 2012.

Sistem Informasi Manajemen UINSA