GFPI-F-019 Formato Guia de Aprendizaje 4-Producir Documentos.

GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE
 Denominación del Programa de Formación: Técnico en asistencia Administrativa

 Código del Programa de Formación: 122121
 Nombre del Proyecto: Apoyo en la gestión académico administrativa a la I.E.D. Novilleros de
Caparrapí.
 Fase del Proyecto: Planeación
 Actividad de Proyecto: Elaborar oficios o cartas para solicitar los espacios y la información a la I.E.D
para realizar el diagnostico organizacional, utilizando las normas técnicas vigentes para la
producción documental
 Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo
la norma técnica y la legislación vigente.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el
asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de
semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y
presentación y las normas de gestión de la calidad.
 Duración de la Guía: 12 horas
2. PRESENTACION
Estimado aprendiz, en la fase de Planeación del proyecto de formación denominado apoyo en la gestión
académico administrativa de la I.E.D. Novilleros de Caparrapí, entraremos en temas importantes para el
cabal cumplimiento del resultado de aprendizaje.
A través de esta guía usted abordará temas tendientes a la producción de documentos, como lo son la
gramática, la ortografía, la sintaxis, la redacción y las normas legales para la elaboración de documentos.
Recuerde que esta guía nos permitirá desarrollar habilidades, destrezas y conocimientos acerca de la
producción documental, a través del autoaprendizaje, el trabajo colaborativo y diferentes técnicas didácticas
activas.
Es importante que al desarrollar esta guía demuestren transparencia y trabajo en equipo tanto en los
procesos a desarrollar como en el resultado, esto permite observar la actitud y valores frente al trabajo
individual (ser-saber-hacer).
Teniendo en cuenta lo anterior se espera que usted aplique cada uno de los temas relacionados en la
producción con calidad de documentos organizacionales.
3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividad de reflexión inicial
Le invito a ver el video “Asistente Administrativo” y luego responda las siguientes preguntas:
¿Qué enseñanza le dejó el video de Asistente Administrativo?
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
Con respecto a la competencia “Producir los documentos” y específicamente al resultado “Redactar

documentos” qué aspectos importantes vio en el video.
¿Ha tenido alguna experiencia en este campo?, cuénteles a sus compañeros
¿Qué importancia tiene para Usted, saber redactar documentos organizacionales?
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.
En una empresa que inicia sus actividades, lo contratan a Usted como Asistente Administrativo y su función
es redactar y digitar documentos. Por lo tanto, lo invito en 10 minutos a realizar una descripción del puesto
de trabajo que se le asignó con los elementos que debe tener para ejercer su labor. Esta descripción debe
contener como mínimo 10 renglones. Luego tiene un minuto para que Usted lo digite.
Junto con 3 compañeros más, organice y presente un socio-drama en una empresa, como Asistente
Administrativo. Su jefe redacta una carta y la envía a un Asistente Administrativo para que la transcriba.
Tengan en cuenta el video visto anteriormente y si conoce los estilos y características de las cartas úsalas
en esta actividad.
Para esta actividad se requiere un ambiente dotado de sillas y mesas para una correcta postura de los
aprendices en el desarrollo de la actividad.
Los materiales que se requieren son cartulinas y/o hojas blancas, lapiceros o micro puntas.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Gramática: Normas, concepto, uso, categorías, reglas ortográficas, conceptos de sigla, acrónimo y
abreviatura.
La gramática es el estudio de las reglas y principios que gobiernan el uso de las lenguas y la
organización de las palabras dentro de unas oraciones y otro tipo de constituyentes sintácticos.
También se denomina así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de una lengua concreta
determinada; así, cada lengua tiene su propia gramática.
La gramática es parte del estudio general del lenguaje denominado lingüística. Clásicamente, el estudio
de la lengua se divide en cuatro niveles:
 Nivel fonético-fonológico.
 Nivel sintáctico-morfológico.
 Nivel léxico-semántico.
 Nivel pragmático.
A veces se restringe el uso del término gramática a las reglas y principios que definen el segundo de
estos niveles. Sin embargo, la separación de los niveles no es totalmente nítida porque ciertas reglas
gramaticales se realizan en el nivel fonético-fonológico e igualmente existen parámetros o criterios
semánticos que sirven para decidir cuándo una determinada construcción es gramatical.
Tipos de gramática
Entre los principales tipos de gramática o enfoques en el estudio de la gramática se encuentran los
siguientes:
La gramática prescriptiva, o gramática normativa, es la que presenta normas de uso para un lenguaje
específico, tendiendo a desaconsejar las construcciones no estandarizadas. La gramática tradicional
es típicamente prescriptiva. Este tipo de gramática está basada usualmente en el dialecto de prestigio
de una comunidad hablante, y desaconseja a menudo ciertas construcciones que son comunes entre
los grupos socioeconómicos bajos y que comienzan a usarse en grupos sociales más altos en función
de emular el comportamiento de aquellos. Aunque la gramática prescriptiva aún suele utilizarse en
pedagogía y en la enseñanza de lenguas extranjeras, ha perdido peso en la lingüística académica
moderna, y actualmente describe solamente un subconjunto del uso de la lengua.
La gramática descriptiva intenta describir el uso actual de una lengua, evitando juzgar en forma
prescriptiva. Se vincula a una determinada comunidad hablante y pretende proveer reglas de uso para
cualquier palabra considerada gramaticalmente correcta en esa comunidad.
La gramática tradicional es la colección de ideas acerca de la gramática que las sociedades

occidentales han heredado de Grecia y Roma. La gramática prescriptiva es formulada usualmente en
términos de los conceptos descriptivos heredados de la gramática tradicional. La gramática descriptiva
moderna apunta a corregir los errores de la gramática tradicional, y generaliza su normativa restrictiva
para evitar circunscribir los lenguajes al modelo del latín.
La gramática funcional, es una visión general sobre la organización del lenguaje natural, formulada por
Simon Dik, que contempla tres normas básicas de adecuación: la tipológica, que implica la aplicación
de reglas a cualquier lengua, la pragmática, que promueve la aplicación de los enunciados a la
interacción en la comunicación, y la psicológica, por la que trata de ser compatible con los mecanismos
psicológicos involucrados en el procesamiento de un lenguaje natural.3
La gramática generativa es un enfoque formal para el estudio sintáctico de las lenguas que puede en
algunos sentidos generar las expresiones bien construidas de una lengua natural. Una rama de la teoría
lingüística (psicolingüística) se basa en la gramática generativa, promovida por Noam Chomsky.
Las gramáticas formales aparecen en lingüística computacional. La sintaxis de cada lenguaje de

programación se define de hecho por una gramática formal. En teoría de la informática y en matemática,
la gramática formal define lenguajes formales. La Jerarquía de Chomsky describe varias clases
importantes de gramática formal.
Elementos de la gramática
Los elementos base de la gramática
https://www.mindmeister.com/es/780535109/elementos-gramaticales
Sintaxis: concepto.
- La oración. Clases de oraciones: Oración lógica, oración gramatical. Clases de oraciones

gramaticales: simple y compuesta. Conjunciones. Pronombres.
La oración.
La oración es la unidad de comunicación con sentido completo, independiente (no pertenece a una unidad
sintáctica mayor) y una entonación propia delimitada entre dos pausas, generalmente estructurada en torno
a un sintagma nominal (SN) que realiza la función de sujeto y un sintagma verbal (SV) que es el predicado.
Desde el punto de vista del significado, el sujeto es aquello de lo que se dice algo y el predicado es todo lo
que se dice del sujeto.
Sujeto y predicado se relacionan por la concordancia gramatical en persona y número.
Lea el documento de apoyo suministrado por la instructora, La oración gramatical: simple y

compuesta
- El párrafo. Concepto, estructura del párrafo, clases de párrafos, método de redacción de párrafos.
Un párrafo es una unidad de discurso en texto escrito que expresa una idea o un argumento. Está integrado
por un conjunto de oraciones que se encuentran relacionadas entre sí por el tema que trata y por su
organización lógica y significado.
Todo Párrafo se caracteriza por ser dueño de un conjunto de oraciones que, concatenadas a través de la
unidad y la coherencia, proyectan una idea sólida y consumada que cumple así la exigencia entre lo que
pensamos, lo que queremos decir, y lo que realmente decimos.
Párrafo es, unidad de sentido (aborda un solo aspecto), Unidad Grafica (empieza con mayúscula y termina
en punto y aparte), tiene una extensión variable (5-12 líneas; una o dos oraciones). El grupo de oraciones
que desarrollan una idea principal sobre un tema. (Eugenia Washima, 2011).
Escribir significa mucho más que conocer el abecedario, saber juntar letras o firmar el documento de
identidad. Quiere decir ser capaz de expresar información de forma coherente y correcta. (Daniel Cassany).
Estructura del párrafo:
El Párrafo tiene una doble estructura o dos planos diferentes:
 una estructura profunda, de contenido o semántica, y

 una estructura superficial, de expresión o formal.
La estructura profunda es de carácter logicosemántico y está constituida por una proposición principal (idea
central) y unas proposiciones secundarias (ideas secundarias). La proposición principal de cada Párrafo está
formal y semánticamente relacionada con la macro estructura del texto y es fundamental para realizar el
resumen o identificación de la macro estructura global
La estructura superficial es de carácter gramatical y está constituida por una oración temática (llamada
también oración directriz) y unas oraciones subtemáticas.
Así pues, la mayoría de los Párrafos tienen una oración temática —la que mejor expresa la proposición
principal— y unas oraciones subtemáticas —que desarrollan las proposiciones secundarias—. En algunos
Párrafos, no existe una oración temática debido a que la proposición principal está implícita y no aparece
formalizada en una sola oración, sino que ha sido desarrollada a lo largo de todo el Párrafo. Esto último es
importante porque nos lleva a concluir que en todo Párrafo de desarrollo (o informativo) existe una
proposición principal, pero no necesariamente una oración temática expresa.
Todo Párrafo se caracteriza por ser dueño de un conjunto de oraciones que, concatenadas a través de la
unidad y la coherencia, proyectan una idea sólida y consumada que cumple así la exigencia entre lo que
pensamos, lo que queremos decir, y lo que realmente decimos.
El Párrafo tiene dos tipos de oraciones:

Oración Principal:
El Párrafo está constituido por una oración principal que puede ser distinguida fácilmente, ya que enuncia
la parte esencial de la cual dependen los demás. Es posible decir entonces que la oración principal posee
un sentido esencial del Párrafo. La oración principal puede aparecer en el texto de forma implícita o
explícita. Cuando la oración principal está implícita, ésta no aparece por escrito en el Párrafo y es necesario
deducirla. En cambio, la explícita, sí la encontramos escrita y podemos encontrarla al principio, en el medio

o al final del Párrafo.
Cita, Eugenia Washima: “Si aprendemos a escribir bien un Párrafo, podremos escribir con facilidad un
artículo más extenso, un ensayo, etc. Escribir = planificar+ escribir + corregir
Oraciones Secundarias:
Pueden ser de dos tipos: de coordinación y subordinación. Son coordinadas aquellas que están unidas
mediante conjunciones y posee en sí mismo un sentido completo. Son subordinadas aquellas que solo
adquieren sentido en función de otra.
Según la Dra. Sheila Barrios Rosario, ago. 2011; El Párrafo presenta una idea central o tema. Las
oraciones deben relacionarse con ese tema. (Ideas secundarias). Debe existir unidad, coherencia y
armonía en la organización de las oraciones. Deben prevalecer la variedad y armonía de las oraciones a
tenor con las oraciones simples y las compuestas No existe un límite de oraciones que lo forme. Inicia con
letra mayúscula y sangrado; termina con un punto. Su estructura se da a partir de una introducción, un
desarrollo y una conclusión. El tono del autor está presente indirectamente: humor, ironía, sarcasmo,
seriedad… Se informa al lector, pero en ocasiones la finalidad es persuadir mediante argumentos. Se
recomienda iniciar el mismo con la oración tema (introducción). La oración o idea temática es la que resume
o presenta de qué trata determinado escrito. Si la redacción es de un sólo Párrafo la misma se debe
presentar al inicio como punto de partida. Se organizan las ideas en orden de prioridad a partir de lo que
se desea comunicar (desarrollo). Se separan oraciones para la conclusión.
Tipos párrafo
Según su contenido:
Narrativos
Llamado también cronológico, está formado por una secuencia de afirmaciones que no requieren garantía
o demostración de sus habilidades. Es típico de una noticia, una crónica o un cuento en el que se expongan
hechos en orden cronológico. Pueden aparecer conectores de tipo temporal como: después, luego, hace
un mes, para comenzar, a continuación, finalmente, pero la exposición de la secuencia de hechos depende
más a menudo de su posición en el texto.
Descriptivos
Se presenta a través de las palabras la capacidad sensomotora de un ser humano. Un Párrafo descriptivo
potencia el uso de la palabra y presenta una imagen sensorial ante los lectores-receptores. A través de un
Párrafo descriptivo, un autor utiliza todos sus sentidos para delinear los atributos de los objetos y sucesos
percibidos. Mientras más detalle el autor los sentidos utilizados en su delineamiento de lo percibido, mejor
será la imagen del lector-receptor sobre lo descrito.
Argumentativos
Tiene como objetivo expresar opiniones o rebatirlas con el fin de persuadir a un receptor. La finalidad del
autor puede ser probando o demostrando una idea (o tesis), refutar la contraria o bien persuadir o disuadir
al receptor sobre determinados comportamientos, hechos o ideas. Es cuando hay una discusión entre dos
o varias personas sobre alguna idea o hecho.
Expositivos
Sirve para explicar o desarrollar más ampliamente el tema que se está presentando. Estos suelen ser más
extensos y abundantes, dependiendo de la complejidad del tema o del concepto que se esté explicando.
Relativos
Las ideas se presentan de manera relativa, por lo tanto la interpretación de dicho Párrafo es diferente para
cada lector y a diferencia del Párrafo argumentativo, éste es utilizado frecuentemente en los ensayos
científicos, puesto que la naturaleza de dichos trabajos se presta para generar controversia y confusión.
Comparación o contraste
Consiste en comparar objetos o ideas con el propósito de diferenciar o decir sus semejanzas. Algunas
expresiones de este Párrafo son: "con respecto a" o "a diferencia de".
Enumeración
Se enumeran situaciones de manera que vamos de lo más importante a lo menos importante.

Dialogado
Es una conversación entre un hablante y un oyente que van alternando estos papeles.
Es importante mencionar que muchas veces los textos utilizan varios tipos de Párrafos, es decir que por
ejemplo, un artículo en el periódico puede ser descriptivo, expositivo y narrativo al mismo tiempo.
SEGÚN SU FORMA:
Párrafo ordinario, normal o español:

Es el más frecuente y se caracteriza por contener una sangría en la primera línea.
Se compone abriendo con sangría el primer renglón, con líneas del mismo ancho y dejando corta la última,
tirada a la izquierda. Esto produce rectángulos de texto bien definido, pero se necesita realizar un cuidadoso
corte al final de cada línea para lograr un color tipográfico homogéneo.
No es necesario separar estos Párrafos entre sí con una línea en blanco, debido a que la sangría indica el
inicio de un nuevo Párrafo. La sangría común mide un cuadratín, es decir que su espacio es el mismo que
el cuerpo en que está compuesto el texto.
Párrafo moderno, en bloque o alemán
No contiene sangrías y se distingue por la mitad de la interlínea para separarlo de los Párrafos contiguos.
Párrafo en forma de sumario o francés
Todas sus líneas tienen una sangría salvo la primera. Se utiliza de forma frecuente en textos de
diccionarios, bibliografías, índices alfabéticos o texto cuyos componentes tienen algún tipo de numeración.
Redacción: concepto, técnicas, normas generales, errores, formas, el texto escrito.
La redacción
Redactar adecuadamente se ha convertido en un problema en la sociedad actual, particularmente en las

nuevas generaciones, debido al excesivo uso de dispositivos electrónicos y la aparición de la mensajería
instantánea. Esto ha transformado la forma en que las personas se comunican y la forma de escribir sus
mensajes, ocasionando la perpetuación de una gran diversidad de faltas ortográficas y de redacción. Sumado
a esto, cada vez hay menos interés en la lectura y escritura; se ha ido perdiendo interés y el deseo de una
búsqueda exhaustiva de información, en un mundo en el que la información se halla en la palma de la mano
y el internet ha abierto las puertas a un sinfín de posibilidades.
Características de una buena redacción.
La redacción de un texto debe cumplir con algunas condiciones para que logre captar la atención del lector
y que este pueda sumergirse en la lectura. Existen muchas recomendaciones para conseguir el objetivo
deseado. Algunas de las características más importantes son:
Claridad
Es una de las más importantes. La forma de redacción del texto debe entenderse sin dificultad por el público
al que se dirige. Si el público objetivo abarca diferentes ramas del conocimiento, es importante ser claro y
transparente en la redacción; si el lector tiene la necesidad de releer el texto una o varias veces, evidencia
oscuridad o rareza en la transmisión del mensaje. Si el escrito es para un grupo selecto o trata alguna materia
más específica, es importante el uso de términos técnicos propios del tema o ciencia, evitando usar palabras
rebuscadas.
Concisión
Se debe evitar lo superfluo, la verborrea, la redundancia y el titubeo. Ser conciso significa decir más con
menos y evitar palabras innecesarias. Esto no implica que el escrito no pueda ser extenso, sino que todo lo
escrito debe tener sentido y expresar ideas claras, evitando los adornos y redundancias para generar mayor
cuerpo de texto.
Cohesión
Consiste en unir las oraciones que componen el texto, de tal forma que exista continuidad en lo que se desea
transmitir. La cohesión se refiere a los mecanismos sintácticos y semánticos utilizados para la redacción de
un texto, formando una red compleja de relaciones. Si no existe esta última, la lectura del documento se ve
interrumpida y se pierde la inmersión del lector en el mismo.
Coherencia
La redacción del texto debe estar estructurada de forma que tenga sentido, en función de lo que se está
desarrollando y de los objetivos que se desea lograr. Requiere la colaboración de elementos que son el hilo
que enlaza las partes de lo que se escribe, como el ambiente, tema, etc.
Corrección
Esta característica consiste en el uso correcto del idioma, respetando las normas para su adecuada escritura.
Si no se logra, se cometen errores ortográficos y gramaticales, ocasionando que el documento pierda
formalidad.
Propiedad
La propiedad persigue que las palabras utilizadas expresen justamente lo que se desea transmitir. Debe
tener más énfasis entre más especializado sea el tema del texto, pues en este caso se utiliza un lenguaje
más técnico y específico. Se recomienda el uso de diccionarios propios del tema de interés y diccionarios
como el de la Real Academia Española.
Semántica: concepto, estructura semántica del texto.
La Semántica (del griego semantikos, "lo que tiene significado") es la rama de la lingüística que estudia el
significado de los signos lingüísticos (símbolos, palabras o expresiones).
Ramas de la Semántica:
Semántica lingüística: trata de la codificación y decodificación de los contenidos semánticos.
Semántica lógica: estudia las relaciones lógicas entre el signo lingüístico y la realidad.
Semántica cognitiva: intenta explicar por qué nos comunicamos, y cuál es el mecanismo psíquico que se
establece entre hablante y oyente.
El Signo Lingüístico:
El Signo Lingüístico está formado por:
Significante: sonidos o letras que transmiten el contenido de una palabra. Ejemplo: la palabra "aplauso"
Significado: imagen mental que sugiere el significante. Ejemplo: "aplauso" sugiere muestra de satisfacción
del espectador
Referente: es el elemento real al que se refieren Significante y Significado. Ejemplo: el referente de "aplauso"
es el choque repetido de las palmas de las manos.
Documentos: concepto, clases, tipos de documentos, diplomática, objetivo de la comunicación

escrita, comunicaciones oficiales o empresariales.
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o

personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de
soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio
de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica,
audiovisual, etc.
Características básicas
Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando
tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina
de escribir, o utilizando una impresora láser).
Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene
datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora -o dispositivo móvil, por ejemplo-
mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio,
subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo
cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más
frecuente decirle solamente archivo.
Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el
contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del
espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.
Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil
digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos pueden clasificarse de
acuerdo a:
Al soporte material usado para consignar la información.
A las características informacionales que conlleva.
Características del soporte material
En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.
Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre un soporte que es el papel.
No textuales: son los documentos que, aunque pueden contener información escrita, sin embargo, lo más
importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para
verse, oírse y manipularse.
Características informacionales
Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales son el
contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos primarios,
secundarios, y terciarios.
Los documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y no han pasado por
ninguna clase de tratamiento (libros, tesis doctorales, revistas, periódicos, boletines, actas de congresos).
Los documentos secundarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios (por ejemplo,
bibliografías, índices, catálogos, revistas de resúmenes). Los documentos terciarios son resultado de aplicar
tratamiento a los documentos secundarios, aunque algunos autores los definen como reproducciones
mecánicas (fotocopias).
Tipos de documentos administrativos

Los textos administrativos son muy diversos, ya que pueden ser públicos o privados y varían en su estructura,
así como de acuerdo a su intención práctica.
Hay diez tipos más frecuentes, que se detallan a continuación:
INSTANCIA o Se emplea para hacer una petición o demanda en alguna

SOLICITUD administración. Normalmente se encuentran modelos oficiales
normalizados.
CERTIFICADO En este documento una autoridad da fe de un hecho o de una

circunstancia administrativa a requerimiento del interesado.
Generalmente es extendido por un Secretario con el visto bueno del
Presidente o del Director.
ACTA En ella se da cuenta de determinados hechos o circunstancias. Es

frecuente que sirva para dejar constancia de deliberaciones y
acuerdos que se adoptan por parte de un colectivo, una asamblea,
etc. Debe ser aprobada por la mayoría de los asistentes. Si existe
alguna discrepancia, se muestra en una diligencia.
Son típicas las actas notariales.
CIRCULAR Orden, carta o aviso por el que una autoridad se dirige a órganos
inferiores para transmitirles una directriz. Debe ser breve y sencilla.
OFICIO Se emplea para la comunicación entre distintas administraciones o

departamentos. Si estos pertenecen a un mismo órgano o entidad
se denomina nota interior.
SALUDA En este documento una autoridad invita a algún acto protocolario.
DECLARACIÓN Este documento puede acompañar a una solicitud para que conste
JURADA (O su veracidad.
PROMETIDA)
CURRÍCULUM VITAE Documento que acompaña a una solicitud o instancia para que
consten los méritos del demandante de un acto. En él aparecen las
titulaciones, cursos o experiencias de quien argumenta a su favor.
CARTA COMERCIAL Es la misiva que se dirige a una administración normalmente privada

y que contiene una demanda, oferta, modificación, etc. La actividad
a que se refiere está regulada por el Derecho Mercantil.
INFORME Puede pertenecer al ámbito científico-técnico, como es el caso del

informe médico. Puede referirse también al terreno administrativo
cuando informa acerca de una operación comercial.
Entre los documentos de empresa se incluye también el llamado comunicado de empresa.
Hay otros textos administrativos menos frecuentes que los ya citados. Son los siguientes:
ANUNCIO En este texto, una autoridad o administración publica expone

informaciones de interés general, como subastas, convocatorias,
etc.
EDICTO Mandato publicado por una autoridad, generalmente un magistrado.

Suele publicarse en diarios oficiales.
ACUERDO Resolución que se adopta en las reuniones colegiadas, tribunales,

comunidades o juntas. Pueden incluirse en las actas o redactarse
por separado. Los más transcendentes son los que toman los
Consejos de Ministros.
CONTRATO Texto que recoge un pacto o un convenio entre dos personas,

colectivos o instituciones (que son las partes contratantes), que se
comprometen al cumplimiento de una serie de obligaciones. Son
muy frecuentes, por ejemplo, los de compraventa.
OBLIGACIÓN Documento notarial o privado en que se reconoce una deuda y se

promete su cumplimiento. Su contenido se sustenta en el Derecho
Civil o Mercantil.
ESCRITURA Documento público en el que el notario da fe de otorgamiento,

permiso, etc, por parte de una persona o un colectivo a favor de otra
persona o colectivo. Se inscribe en el Derecho Notarial.
CARTA DE PAGO Documento privado en el ámbito del Derecho civil. El acreedor

reconoce en ella haber recibido en parte o totalmente lo que se le
debía.
RECLAMACIÓN Con este documento elevamos una queja sobre alguna actuación
administrativa. Se dirige a la autoridad que gobierna en la institución
a la que se dirige.
REQUERIMIENTO Aviso o apelación que se dirige a una persona o institución para

exigirle la ejecución, satisfacción de un derecho o cese de una
actividad contraria a derecho. Suele hacerse bajo fe notarial. Puede
ser judicial.
RECURSO Con él se reclama contra alguna resolución que se considera lesiva.

El recurso administrativo ordinario se dirige a un órgano
administrativo y el contencioso-administrativo a un órgano
judicial.
AUTORIZACIÓN Documento por el que una autoridad permite una actuación concreta
a un ciudadano o a un grupo.
DENUNCIA Escrito por el que se da cuenta a la autoridad competente de la

comisión de una falta o delito.
PODER Documento en el que consta la cesión o concesión de la capacidad

que una persona da a otra para que pueda actuar en su nombre. Si
se hace ante notario tiene mayor fuerza resolutiva.
El que recibe el poder es el apoderado y el que lo

confiere poderdante.
TESTAMENTO Documento en el que consta la última voluntad de una persona

(el testador). Suele recoger el fin que se debe dar a bienes, aunque
atiende también otros asuntos para después de la muerte.
http://letras-littera.blogspot.com.co/2016/09/tipos-de-documentos-administrativos.html
Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos

organizacionales: concepto, aplicación, origen, creación del documento y alcance.
NORMAS QUE DEBEN CONSULTARSE
NTC 1034: 1993, documentación. Escritura numérica de las fechas.
NTC 3393: 1.996, Documentación. Elaboración de cartas comerciales
NTC 3234:1996. Elaboración de Circulares.
NTC 3394:1996. Elaboración de Actas Administrativas.
NTC 3397:1996. Elaboración de Memorandos.
GTC 185: 2009. Documentación organizacional.
Normas de Gestión de la Calidad vigentes: control y criterios para valoración de documentos.
Control de documentos según ISO 9001:2008
El control de los documentos (apartado 4.2.3. de norma ISO 9001:2008) es un requisito que establece las
bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de la calidad.
Los distintos documentos del sistema (ver Documentos de Sistemas de Gestión. ISO 9001 e ISO 14001)
definen y determinan las pautas de trabajo a desarrollar para el desempeño del sistema de gestión. (Ver
vídeo control de documentos en ISO 9001).
Para controlar los documentos es necesario disponer de un procedimiento que determine las pautas de
actuación para las siguientes tareas:
1. Aprobación de los documentos.

Es necesario determinar las responsabilidades de aprobación de cada uno de los documentos y la
evidencia de la misma.
2. Revisión y actualización de los documentos

Los documentos del sistema son documentos vivos sometidos a los cambios que se realicen en las
metodologías de trabajo (mejora continua).
3. Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos
La organización debe mantener el histórico de los cambios en los distintos documentos, al mismo tiempo
debe crear una metodología de identificación de las versiones (revisiones, versiones) actualizadas.
4. Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso
Esta distribución de documentos puede realizarse en formato físico o en formato digital, debe ser de tal
forma que todas las personas tengan acceso a los documentos que sean de aplicación a sus
responsabilidades en el sistema.
5. Mantener los documentos legibles e identificables
Los documentos de la organización suelen estar identificados con logotipos, títulos y códigos.
6. Control de documentos externos
La organización debe controlar aquellos documentos externos que sean necesarios para el desarrollo de
las actividades del sistema.
7. Control de la documentación obsoleta
Cuando se realicen cambios en algún documento y se aprueba una nueva versión, la organización debe
disponer de una metodología para retirar los documentos obsoletos para evitar su consulta.
Los requisitos de la norma ISO 9001 son generales, cada organización deberá adaptar estas exigencias a
sus necesidades y particularidades.
http://hederaconsultores.blogspot.com.co/2011/06/control-de-documentos-segun-iso.html
Actividades de aprendizaje
Con el objetivo de apropiar los diferentes conceptos se sugiere desarrollar las siguientes actividades:
Actividad de aprendizaje No. 01

En grupos de máximo tres integrantes, consultar los documentos de apoyo sobre la gramática, la oración, el
párrafo, reglas ortográficas y la redacción.
Lea de manera comprensiva los documentos entregados, consulte en un diccionario de lengua castellana
los términos o palabras desconocidas y construya ejemplos donde se explique el tema asignado.
Los materiales que se requieren son pliegos de papel periódico, marcadores de diferentes colores.
Redacte un texto con un tema libre, que ocupe una página tamaño carta, con fuente Arial y tamaño 12,
establezca márgenes a la hoja, superior 3 cm, derecha 3cm, izquierda 3 cm, inferior 2 cm; aplique en la
elaboración de su texto las técnicas de digitación y postura, practique la agilidad mientras digita su texto;
también importante el uso dentro del texto, de la ortografía.
Los materiales que se requieren son pliegos de papel periódico, marcadores de diferentes colores.
Conforme un grupo de trabajo de máximo tres integrantes, revisen el documento de apoyo GTC 185 y elabore
el esquema según la norma para el tipo de documento asignado por la instructora, refiera en el esquema las
partes del documento, las márgenes, las zonas, las interlineas que debe tener y un ejemplo del mismo.
Los materiales que se requieren son octavos de cartulina, hojas de papel tamaño carta blanca, lapiceros o
micro puntas de diferentes colores.
3.4. Actividad de transferencia
Elabore una solicitud dirigida al rector de la Institución Educativa Departamental de Novilleros, con el fin de
solicitar, información sobre los eventos programados por esta Institución, tenga en cuenta la aplicación de
las normas para la elaboración de este documento, al igual que las normas de ortografía y redacción.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
Evidencias de Conocimiento: Redacta documentos Técnica de Evaluación:

organizacionales aplicando las Formulación de preguntas.
Cuestionario normas gramaticales, de
sintaxis y las de redacción.
Instrumentos de Evaluación:
Evidencias de Desempeño: Elabora documentos Cuestionario.

organizacionales, aplicando las
Aplica las NTC para la técnicas de digitación; las
elaboración de documentos Normas Técnicas Colombianas
Técnica de Evaluación:
organizacionales. vigentes.
Identifica la papelería en cuanto Valoración de producto
Aplica las técnicas de digitación y a tamaño y calidad para el

proceso de digitación y/o Instrumentos de Evaluación:
postura para la producción de
transcripción, de acuerdo con Lista de chequeo.
documentos. los estándares internacionales.
Digita con precisión y velocidad
Participa activamente en las documentos aplicando las
actividades colaborativas. técnicas de digitación.
Opera los equipos de digitación
Evidencias de Producto: de acuerdo con los manuales
de usuario y las normas de
Ejemplos sobre el uso de la seguridad.
Gramática, la oración el párrafo, Realiza la limpieza de los
la redacción y la ortografía. equipos para su conservación
de acuerdo con el manual.
Texto libre con los requisitos Adopta la postura corporal
solicitados. requerida, durante el proceso
de digitación, para el desarrollo
Esquemas físicos sobre tipos de de habilidades y destrezas, de
acuerdo con las normas de
documentos organizacionales
salud ocupacional.
según la GTC 185 de 2009. Auto-revisa y corrige los
ejercicios digitados de acuerdo
con la guía suministrada.
Reproduce los documentos
solicitados teniendo en cuenta
las políticas de la organización.
5. GLOSARIO DE TERMINOS
Acrónimo: En lingüística moderna, un acrónimo (del griego ἄκρος ―transliterado como akros― ‘extremo’,
y ὄνομα ―trasliterada como ónoma― ‘nombre’) puede ser una sigla que se pronuncia como una palabra ―y
que por el uso acaba por incorporarse al léxico habitual en la mayoría de casos,1 como láser (Light
Amplification by Stimulated Emission of Radiation) ― o también puede ser un vocablo formado al unir parte
de dos palabras. Este último tipo de acrónimos funden dos elementos léxicos tomando, casi siempre, del
primer elemento el inicio y del segundo el final, como bit (Binary digit) o transistor (Transfer resistor).
Gramática: Es el estudio de las reglas y principios que gobiernan el uso de las lenguas y la organización de
las palabras dentro de unas oraciones y otro tipo de constituyentes sintácticos.
Sigla: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra en la razón social
Semántica: El término semántica se refiere a los aspectos del significado, sentido o interpretación de signos
lingüísticos como símbolos, palabras, expresiones o representaciones formales.
Morfología: Rama de la lingüística que estudia la estructura interna de las palabras.

Lingüística: Es el estudio científico tanto de la estructura de las lenguas naturales y de aspectos

relacionados con ellas como de su evolución histórica, de su estructura interna y del conocimiento que los
hablantes poseen de su propia lengua.
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
Documentación Organizacional, Guía Técnica Colombiana, GTC 185, 2009. Recuperado: 05 de mayo
de 2018. http://www.aguasdebuga.net/intranet/sites/default/files/GTC%20185.pdf
Francisco Márquez No. 160, col. Condesa, México, D.F. ¡Vamos a escribir! Manual Gramática y
ortografía. Instituto Nacional para la Educación de los Adultos, INEA. Segunda Edición: marzo del
2003. Recuperado: 10 de mayo de 2018. https://arquetipoeducativo.blogspot.com/2016/11/pdf-vamos-
escribir-gramatica-y.html.
Ignacio Gómez, 15 de junio de 2011, Control de documentos según ISO 9001:2008.

http://hederaconsultores.blogspot.com.co/2011/06/control-de-documentos-segun-iso.html
Litera, 02 de septiembre de 2016, Tipos de documentos administrativos, http://letras-

littera.blogspot.com.co/2016/09/tipos-de-documentos-administrativos.html
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Adriana Pulido Barragán Instructora Coordinación Mayo 2018

de formación
del CDAE
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es)
GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR
GFPI-F-019 V3

GFPI-F-019 Formato Guia de Aprendizaje 4-Producir Documentos.

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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en asistencia Administrativa

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividad de reflexión inicial

¿Qué enseñanza le dejó el video de Asistente Administrativo?

Con respecto a la competencia “Producir los documentos” y específicamente al resultado “Redactar

¿Ha tenido alguna experiencia en este campo?, cuénteles a sus compañeros

¿Qué importancia tiene para Usted, saber redactar documentos organizacionales?

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

La gramática tradicional es la colección de ideas acerca de la gramática que las sociedades

Las gramáticas formales aparecen en lingüística computacional. La sintaxis de cada lenguaje de

- La oración. Clases de oraciones: Oración lógica, oración gramatical. Clases de oraciones

Sujeto y predicado se relacionan por la concordancia gramatical en persona y número.

Lea el documento de apoyo suministrado por la instructora, La oración gramatical: simple y

Estructura del párrafo:

El Párrafo tiene una doble estructura o dos planos diferentes:

 una estructura profunda, de contenido o semántica, y

El Párrafo tiene dos tipos de oraciones:

deducirla. En cambio, la explícita, sí la encontramos escrita y podemos encontrarla al principio, en el medio

Se enumeran situaciones de manera que vamos de lo más importante a lo menos importante.

Párrafo ordinario, normal o español:

Redacción: concepto, técnicas, normas generales, errores, formas, el texto escrito.

Redactar adecuadamente se ha convertido en un problema en la sociedad actual, particularmente en las

Características de una buena redacción.

Semántica: concepto, estructura semántica del texto.

Semántica lingüística: trata de la codificación y decodificación de los contenidos semánticos.

El Signo Lingüístico está formado por:

Documentos: concepto, clases, tipos de documentos, diplomática, objetivo de la comunicación

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o

Al soporte material usado para consignar la información.

A las características informacionales que conlleva.

Características del soporte material

En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.

Tipos de documentos administrativos

Hay diez tipos más frecuentes, que se detallan a continuación:

INSTANCIA o Se emplea para hacer una petición o demanda en alguna

CERTIFICADO En este documento una autoridad da fe de un hecho o de una

ACTA En ella se da cuenta de determinados hechos o circunstancias. Es

Son típicas las actas notariales.

OFICIO Se emplea para la comunicación entre distintas administraciones o

SALUDA En este documento una autoridad invita a algún acto protocolario.

CARTA COMERCIAL Es la misiva que se dirige a una administración normalmente privada

INFORME Puede pertenecer al ámbito científico-técnico, como es el caso del

Entre los documentos de empresa se incluye también el llamado comunicado de empresa.

ANUNCIO En este texto, una autoridad o administración publica expone

EDICTO Mandato publicado por una autoridad, generalmente un magistrado.

ACUERDO Resolución que se adopta en las reuniones colegiadas, tribunales,

CONTRATO Texto que recoge un pacto o un convenio entre dos personas,

OBLIGACIÓN Documento notarial o privado en que se reconoce una deuda y se

ESCRITURA Documento público en el que el notario da fe de otorgamiento,

CARTA DE PAGO Documento privado en el ámbito del Derecho civil. El acreedor

REQUERIMIENTO Aviso o apelación que se dirige a una persona o institución para

RECURSO Con él se reclama contra alguna resolución que se considera lesiva.

DENUNCIA Escrito por el que se da cuenta a la autoridad competente de la

PODER Documento en el que consta la cesión o concesión de la capacidad

El que recibe el poder es el apoderado y el que lo

TESTAMENTO Documento en el que consta la última voluntad de una persona

Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos

NORMAS QUE DEBEN CONSULTARSE

NTC 1034: 1993, documentación. Escritura numérica de las fechas.

NTC 3393: 1.996, Documentación. Elaboración de cartas comerciales