ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS
Visión PMbok

www.unipade.mx | Diplomado en Administración de Proyectos 1

 CONTENIDO

1. PMI - PMBOK
1.1. Factores del desarrollo de la administración de proyectos
1.2. El PMI (Project Management Institute)
1.3. El PMBOK (Project Management Body of Knowledge)
a) ¿Qué es PMBOK?
i. Definiciones de PMBOK
ii. Finalidad de PMBOK
iii. ¿Con qué tendencias se relaciona PMBOK?
b) El éxito de un proyecto
c) Proceso de madurez en la administración de proyectos

www.unipade.mx | Diplomado en Administración de Proyectos 2

 1. PMI - PMBOK

La administración de proyectos (AP) es una práctica que va aumento,

principalmente por las organizaciones de globalización que alcanzan sus objetivos
a menores costos y mayor eficiencia.

La AP significa para estas organizaciones una herramienta poderosa en las

actividades de para planear, implementar y controlar sus actividades, así como la
manera de utilizar a las personas y los recursos, desde luego desarrolla la
habilidad de sus especialistas.

La AP es una actividad que surge en el ámbito militar; demostrando resultados

importantes, como es el caso del Programa Polaris, el Programa Espacial de la
NASA y más recientemente el Transbordador y el desarrollo de misiles, bombas
Inteligentes Smart; la aplicación de las técnicas especiales de administración a la
extraordinaria complejidad de los proyectos.

1.1. Factores del desarrollo de la administración de proyectos

La AP ha surgido de las características de la sociedad del siglo XX, que demandó

el desarrollo de nuevos métodos de administración. De todas las fuerzas
involucradas, tres son las principales: a) la expansión exponencial del
conocimiento; b) el crecimiento de la demanda en una amplia franja de complejos
y sofisticados, bienes y servicios; y c) la evolución de los mercados competitivos
para la producción y consumo de bienes y servicios. Las tres fuerzas combinadas
coinciden en que para resolver problemas se necesitan equipos, no individuos.
Las tres fuerzas combinadas aumentan considerablemente la complejidad de
bienes y servicios producida y hay una complejidad adicional que proviene de los
procesos. Esto, de nuevo, conduce a la necesidad de sistemas más sofisticados
para controlar a ambos, los resultados y los procesos.

a) la expansión del conocimiento permite incrementar el número de

disciplinas académicas que serán utilizadas en la solución de problemas
asociados con el desarrollo, producción y distribución de bienes y
servicios.
b) el satisfacer la demanda continua de productos cada vez más sofisticados,
depende de la habilidad para hacer del diseño, una parte integral de los
sistemas de producción y distribución, y
c) los mercados inducen a incluir las diferencias culturales y ambientales en
las decisiones administrativas acerca de qué, dónde, cuándo, y cómo
producir y distribuir los productos. El requisito del conocimiento no reside
en el individuo, en cuánto a lo que ha estudiado. Entonces, bajo estas
condiciones, se usan equipos de trabajo para la toma de decisiones y
efectuar acciones. Estos tienen un alto nivel de coordinación y cooperación
entre grupos de personas no particularmente usadas para tal interacción.
Los sistemas de administración y estructuras de organización tradicionales
no son adecuados para esta tarea. La administración de proyectos, sí lo es.

www.unipade.mx | Diplomado en Administración de Proyectos 3

Las respuestas a las fuerzas citadas no pueden tomar la forma de una
transformación instantánea de lo antiguo a lo nuevo. Para ser exitosa, la
transición debe ser sistemática; pero esto también se puede volver lento y
tortuoso para algunas empresas. El logro del cambio organizacional es una
aplicación natural de la administración de proyectos, y muchas organizaciones
tienen proyectos para implementar sus metas para el cambio estratégico y
táctico.

Otro impulso importante es la competencia intensa entre instituciones, ya sea

con beneficios o sin ellos promovida por el sistema económico. Esto pone mucha
presión en las organizaciones para hacer que sus productos estén disponibles tan
rápido como sea posible. El tiempo de mercado es crítico. Las respuestas deben
ser rápidas, las decisiones deben tomarse pronto y los resultados deben ocurrir
más rápidamente. Es fácil Imaginar los problemas de comunicación, además la
información y el conocimiento crecen explosivamente, pero el tiempo permisible
para localizar y usar el conocimiento apropiado decrece. Desde luego acortar el
tiempo con efecto económico y de calidad.

En adición, estas fuerzas operan en una sociedad que asume que la tecnología
puede hacer cualquier cosa. De hecho, esto es razonablemente cierto, en las
fronteras de las leyes del conocimiento. A veces la sociedad ignora los costos
asociados con el avance tecnológico.

Finalmente, los proyectos son cada vez más grandes, complejos y

multidisciplinarios. Por ejemplo, las máquinas herramientas avanzan de ser
controladas numéricamente a un centro de maquinado y luego a un sistema
flexible de manufactura. Cada nueva capacidad, sirve como base para nuevas
demandas que obligan a extender el alcance cada vez.

Los proyectos que más llaman la atención tienden a ser grandes, complejos y con
participación multidisciplinaria. Muchas veces, éstos son diferentes de proyectos
similares con los cuales se puede ser más o menos familiar. Las similitudes con el
pasado sirven de base para comenzar, pero las diferencias significan riesgo
considerable. Las complejidades y aspectos multidisciplinarios de los proyectos,
requieren de que varias partes al juntarlas, hagan posible alcanzar los primeros
objetivos: ejecución, tiempo, costo y calidad.

1.2. El PMI (Project Management Institute)

Harold Kerzner1 define a la administración de proyectos como:

Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos de una empresa

con objetivos de corto plazo, que tienen que ser establecidos para alcanzar metas y
objetivos específicos.

1
El Dr. Harold kerzner es Director Ejecutivo del Instituto Internacional para el Aprendizaje y adjunto de la
Facultad de Administración de Sistemas del Colegio Baldwin-Wallace, donde se ha especializado en áreas de la
administración de proyectos, planeación estratégica y administración de la calidad total. Egresado de la
Facultad de Ingeniería de la universidad de Illinois y de la Escuela de Administración de Negocios de la
Universidad Estatal de Utah; Con experiencia industrial en la Corporación Thiokol, donde ha contribuido con en
programas de administración e ingeniería del proyecto, ha tenido responsabilidad en programas de la NASA,
Fuerza Aérea, Ejército, Marina y en programas independientes de investigación y desarrollo.

www.unipade.mx | Diplomado en Administración de Proyectos 4

PMI fue fundado en 1969 con socios voluntarios. Durante los años setenta PMI se
desarrolló principalmente en el campo de la ingeniería, mientras tanto el mundo
de los negocios desarrollaba sus proyectos a través de especialistas de la misma
empresa y formaban grupos de trabajo llamados “Task Force”. Para los años
ochenta, el mundo de los negocios comenzó gradualmente a dirigir sus esfuerzos
por proyectos.

Durante este tiempo el PMI, a través del comité de estándares y colaboradores

(entre ellos empresas, universidades, asociaciones de profesionales, especialistas
y consultores en proyectos) realizó el estudio, evaluación y revisión de los
estándares generalmente aceptados a nivel internacional, dando como resultado
los estándares que representan el cuerpo de conocimientos de la Dirección de
Proyectos, cuyo título original es “Project Management Body of Knowledge”
(PMBOK). En 1987 se publicó su primera edición. Esta publicación se actualize
cada 4 años.

1.3. El PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

a) ¿Qué es PMBOK?

El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) es un término que describe

la suma de los conocimientos involucrados en la profesión de la administración
de proyectos.

El conocimiento y las prácticas descritas en el PMBOK son aplicables a la

mayoría de los proyectos. Sin embargo, el equipo administrador del proyecto es
siempre el responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto.

PMBOK provee la terminología común de la administración de proyectos.

i. Definiciones de PMBOK

A. Se define como la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos

(PMBOK Guide por sus siglas en inglés “Project Management Body of Knowledge”)
publicado por el PMI (Project Management Institute), constituye la suma de
conocimientos de los profesionistas dedicados a la administración de proyectos.
Concentra tanto prácticas profesionales comprobadas y ampliamente aceptadas,
como prácticas innovadoras con la finalidad de permitir al administrador del
proyecto aplicar conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas para
satisfacer los requisitos del mismo.

B. PMBOK describe los métodos y prácticas que deben tenerse en consideración

desde que se inicia un proyecto hasta su finalización. La aplicación de éstas
prácticas permitirá llevar una buena gestión del proyecto y mantener un mayor
control, permitiendo al Project Manager y a su equipo realizar proyectos de
manera eficaz y eficiente (en alcance, tiempo, coste), así como asegurar la calidad
y transparencia a lo largo de toda la vida del proyecto.

5
 ii. Finalidad de PMBOK

La finalidad principal del PMBOK es identificar, concentrar y publicar las mejores

prácticas generalmente aceptadas en la Dirección de Proyectos.

Generalmente aceptadas se refiere a que los conocimientos y las prácticas

descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo,
y que existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad.

Mejores prácticas se refiere a que existe un acuerdo general en que la correcta

aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las
posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos diferentes.

iii. ¿Con qué tendencias se relaciona PMBOK?

BSC (Balanced Scorecard)

Contempla un sistema de administración del desempeño que permite a

las empresas conducir su estrategia acorde a lo planeado mediante el
monitoreo continuo, complementando los indicadores financieros
tradicionales con criterios de medición de desempeño orientados a:
“Clientes”, “Procesos Internos” y “Aprendizaje y Crecimiento”. Las mejores
prácticas definidas en PMBOK sirven como referencia para la
administración de los proyectos que sustentan la consecución de la
estrategia de la empresa, la cual puede ser definida e implementada
mediante Balanced Scorecard.

COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology)

Es un compendio de objetivos de control para la Tecnología de

Información que incluye herramientas de soporte que permiten a la
administración cubrir la brecha entre los requerimientos de control, los
aspectos tecnológicos y los riesgos de negocio.

Las mejores prácticas definidas en PMBOK están relacionadas con los

objetivos de control “Administrar las Inversiones de TI”, “Administrar la
Calidad”, “Evaluar y Administrar los Riesgos de TI”, “Administrar los
Proyectos de TI” y “Aprovisionamiento de los Recursos de TI” definidos en
COBIT.

IT Governance

Es un conjunto de mecanismos utilizados por la administración de una

organización para dirigir y controlar su desarrollo tecnológico,
asegurando que las metas del negocio sean alcanzadas de forma efectiva
mediante la detección y control de los riesgos asociados. IT Governance
puede tomar como referencia las áreas de conocimiento definidas en
PMBOK para determinar las habilidades y conocimientos necesarios para
la administración efectiva de los proyectos dentro de un ambiente de TI.

6
 CMMI (Capability Maturity Model Integration)

Es un modelo de mejora de procesos de construcción de software que

puede tomar como referencia PMBOK para administrar los proyectos
orientados a mejorar la capacidad y madurez de los procesos
involucrados en la construcción de software.

ITIL (Information Tecnology Infrastructure Library)

Es el marco de referencia para la Gestión de Servicios de TI más aceptado

y utilizado en el mundo. Proporciona un conjunto de mejores prácticas en
materia de administración de TI extraídas de organismos del sector
público y privado que están a la vanguardia tecnológica a nivel
internacional.

ISO 9000-2000

Es el estándar para establecer sistemas de gestión de calidad más

reconocido y adoptado en el mundo, debido a los beneficios que brinda el
apego a sus normas definidas para establecer, documentar, controlar,
medir y mejorar los procesos y productos dentro de la organización.

b) El éxito de un proyecto

El administrador del proyecto, el equipo del proyecto, el director, el cliente y

cualquiera que tenga que ver con el proyecto, está interesado en alcanzar el éxito.
El problema es que no todos tienen la misma idea de qué es el éxito. Shenhar,
Dvir y Levy2, concluyen en que el éxito del proyecto tiene cuatro dimensiones: la
eficiencia del proyecto, el impacto en el cliente, el impacto financiero en la empresa
y las nuevas oportunidades en el futuro. Se está de acuerdo con la valoración, pero
también se argumenta que todos estos elementos deben estar presentes en las
especificaciones del proyecto. Las especificaciones son, ni más ni menos que el
conjunto de objetivos que el proyecto puede entregar a todos los actores en el
proyecto.

Los principales objetivos del proyecto se muestran en la figura 1.1, con los
objetivos especificados sobre los ejes. La ilustración implica que hay alguna
función (no se muestra en la figura) que relaciona a ellos. Aunque las funciones
varían de proyecto a proyecto, y de tiempo a tiempo, para un proyecto dado,
siempre se hace referencia a estas relaciones, o intercambios, La tarea primaria
de un administrador de proyectos es administrar estos intercambios.

2
Shenhar, A.; Dvir, D. y Levy O. Mapping the Dimensions of Project Sucess. Project Management Journal. 1997.

7
 Figura 1.1 Objetivos del proyecto

En la actualidad, el manejo de la información es parte fundamental de cualquier

empresa u organismo social sin importar si persigue un fin de lucro o no, para la
realización de sus actividades en forma rápida y eficiente. Con los adelantos
tecnológicos en el área computacional, área de comunicaciones y tecnologías de
información las empresas, han dado suma importancia al uso de sistemas de
información basados en computadora o sistemas de información
computacionales, aprovechando los beneficios que estos les otorgan en el
procesamiento de la información en forma rápida y confiable, en la ayuda a toma
de decisiones a gerentes y ejecutivos o como sistemas expertos en la resolución de
problemas de alto grado de especialización en el área etc. Las empresas
conociendo las ventajas de éstos y su necesidad en la empresa, han considerado
a los sistemas como parte dinámica en la estructura de la organización. En el
presente artículo de investigación abordaremos temas de mucha importancia,
principalmente temas del por qué se requiere Administrar Proyectos a través de
un método estructurado, en aquellas organizaciones que buscan la mejorara
continua.

Específicamente trataremos temas como los retos a los que una empresa se
enfrenta cuando intenta generar un cambio cultural dentro de la misma.

c) Proceso de madurez en la administración de proyectos

Una vez que la organización está dispuesta a enfrentar un cambio organizacional,

deberá pasar por un proceso de maduración, que va desde lograr establecer un
lenguaje común entre sus empleados; conocer y unificar procesos comunes entre
las distintas áreas de la empresa; Lograr estandarizar una metodología, que sirva
como punto de referencia para proyectos futuros; aprender de nuevas técnicas o
de lecciones aprendidas de proyectos anteriores; hasta llegar a la cumbre de lo
requerido: Mejora Continua. (Véase Figura 2).

8
Al lograr implementar una Metodología para la Administración de proyectos,
aseguramos: a) Entregables según lo planeado, sinónimo de Calidad; b)
Documentación del proyecto; c) Clara definición del Proceso de Administración; d)
Optimización en Costo, Tiempo y Calidad.

Al hablar de Administrar un proyecto, nos referimos a que las organizaciones

deberán estar preparadas para que un Área específica apoye en el proceso de
Administración. A esta área se le denomina: Project Management Office – PMO.