SISTEM FAIL

FAIL NO. 1 - FAIL AM

1.1 PENGURUSAN AM
1.2 SURAT PEKELILING
1.3 KEWANGAN
1.4 JADUAL WAKTU KELAS
1.5 JADUAL BERTUGAS
GURU BIMBINGAN & KAUNSELING
1.6 PENGURUSAN BILIK
BIMBINGAN & KAUNSELING

FAIL NO. 2 - FAIL BIDANG

2.1 AKADEMIK
2.2 KERJAYA
2.3 PSIKOSOSIAL DAN
KESEJAHTERAAN MENTAL
2.4 KEIBUBAPAAN
2.5 PEMBANGUNAN DIRI PELAJAR
2.6 PENDIDIKAN PENCEGAHAN DADAH,
HIV / AIDS

FAIL NO. 3 - PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING

3.1 TINGKATAN 1
3.2 TINGKATAN 2
3.3 TINGKATAN 3
3.4 TINGKATAN 4
3.5 TINGKATAN 5
3.6 STAF
3.7 IBU BAPA

FAIL NO. 4 – DOKUMENTASI

4.1 PERANCANGAN TAHUNAN

4.2 LAPORAN AKTIVITI TAHUNAN
4.3 DOKUMEN PERKHIDMATAN BIMBINGAN
DAN KAUNSELING
4.4 BUKU REKOD BIMBINGAN DAN KAUNSELING
HURAIAN PENGURUSAN FAIL

1. FAIL AM
 NO. FAIL : XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/01

ITEM DALAM FAIL PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL

1.1 PENGURUSAN AM : 1. Sediakan Fail Kulit Keras.

XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/01/1.1…… ( )
2. Gunakan “ Fancy Card”
1.1.1 Panduan Pengurusan Sistem Fail kuning sebagai pembahagi
1.1.2 Struktur Organisasi Unit B & K setiap item.
1.1.3 Carta Organisasi
1.1.4 Biodata Unit B & K 3. Nama dan Nomborkan fail
1.1.5 Senarai Nama Guru Dan Tugas mengikut item dalam fail.
1.1.6 Tugas-tugas Luar / Dalam Sekolah
1.1.7 Perhubungan Dengan Agensi Luar
Contoh: Jemputan Lawatan Kerjaya KDU.

1.2 SURAT PEKELILING :

XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/01/1.2…… ( ) -sda-

1.2.1 Pekeliling Kementerian

1.2.2 Pekeliling Jabatan Pend. Negeri
1.2.3 Pekeliling Sekolah
1.2.4 Pekeliling Agensi Swasta
1.2.5 Senarai Tugas
1.2.6 Bidang dan Tanggungjawab
1.2.7 Etika Guru B & K Sekolah
1.2.8 Akta Kaunselor (Akta 580)

1.3 KEWANGAN :
XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/01/1.3…… ( ) -sda-
1.3.1 Anggaran Pendapatan dan Perbelanjaan
1.3.2 Buku Stok ( Kew 314 )
1.3.3 Resit / Invois

1.4 JADUAL WAKTU KELAS :

XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/01/1.4…… ( ) -sda-

1.5 JADUAL TUGAS GURU B & K :

XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/01/1.5…… ( ) -sda-

1.6 PENGURUSAN BILIK KAUNSELING :

XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/01/1.6…… ( ) -sda-
1.6.1 Pengurusan Sumber Maklumat
1.6.2 Pengurusan Keceriaan
1.6.3 Pengurusan Peralatan

*Semua label fail di bawah tajuk FAIL AM menggunakan kertas warna KUNING

HURAIAN PENGURUSAN FAIL

 2. FAIL BIDANG
NO. FAIL : XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/02

ITEM DALAM FAIL PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL

2.1 AKADEMIK: 1. Sediakan Fail Kulit Keras.

XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/02/2.1/…….( )
2. Gunakan “ Fancy Card”
2.1.1 Program Tahunan kuning sebagai pembahagi
2.1.2 Kertas Kerja Aktiviti setiap item.
2.1.3 Laporan Aktiviti
2.1.4 Edaran Hasil bengkel/ Seminar / 3. Nama dan Nomborkan fail
Konvensyen mengikut item dalam fail.
2.1.5 Nota berkaitan
2.1.6 Surat Berkaitan
2.1.7 IPTA
2.1.8 IPTS
2.1.9 Matrikulasi

2.2 KERJAYA:
XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/02/2.2/…….( ) -sda-

1.2.1 Program Tahunan

1.2.2 Kertas Kerja Aktiviti
1.2.3 Laporan Aktiviti
1.2.4 Edaran Hasil Bengkel/Seminar/Konvensyen
1.2.5 Nota Berkaitan
1.2.6 Surat Berkaitan

2.3 PSIKOSOSIAL & KESEJAHTERAAN -sda-

MENTAL:
XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/02/2.3/…….( )

2.3.1 Program Tahunan

2.3.2 Kertas Kerja Aktiviti
2.3.3 Laporan Aktiviti
2.3.4 Edaran Hasil bengkel/ Seminar / Konvensyen
2.3.5 Nota Berkaitan
2.3.6 Ujian Pesonaliti
2.3.7 Surat Berkaitan

2.4 KEIBUBAPAAN:
XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/02/2.4/…….( ) -sda-

2.4.1 Program Tahunan

2.4.2 Kertas Kerja Aktiviti
2.4.3 Laporan Aktiviti
2.4.4 Edaran Hasil bengkel/ Seminar / Konvensyen
2.4.5 Nota berkaitan
2.4.6 Surat Berkaitan
2.5. PEMBANGUNAN DIRI PELAJAR: -sda-
XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/02/2.5/…….( )

2.5.1 Program Tahunan

2.5.2 Kertas Kerja Aktiviti
2.5.3 Laporan Aktiviti
2.5.4 Kelab B & K
2.5.5 PRS
2.5.6 Edaran Hasil bengkel/ Seminar/Konvensyen
2.5.7 Nota berkaitan
2.5.8 Surat Berkaitan

2.6 PENDIDIKAN PENCEGAHAN DADAH/HIV/AIDS

XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/02/2.6/…….( ) -sda-

2.6.1 Program Tahunan

2.6.2 Kertas Kerja Aktiviti
2.6.3 Laporan Aktiviti
2.6.4 Edaran Hasil bengkel/ Seminar / Konvensyen
2.6.4 Nota Berkaitan
2.6.5 Surat Berkaitan

* Semua label fail di bawah tajuk FAIL BIDANG menggunakan kerta warna PINK

HURAIAN PENGURUSAN FAIL

3. FAIL PERKHIDMATAN BIMBINGAN & KAUNSELING

 NO. FAIL : XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/03

ITEM DALAM FAIL PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL

3.1 TINGKATAN SATU : 1. Sediakan Fail Kulit Keras.

XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/03/3.1/ … ( )
2. Dapatkan senarai nama murid
3.1.1 Senarai nama murid Tingkatan 1 dan butirannya bagi setiap kelas dari Guru
3.1.2 Borang Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling kelas / Jadual Kedatangan.

3.2 TINGKATAN DUA : 3. Masukkan senarai nama

XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/03/3.2/ … ( ) tersebut mengikut kelas ke
Fail Kulit Keras.
3.2.1 Senarai nama murid Tingkatan 2 dan butirannya
3.2.2 Borang Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling 4. Gunakan “Fancy card” sebagai
pembahagi setiap kelas.
3.3 TINGKATAN TIGA :
XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/03/3.3/ … ( ) 5. Susunkan senarai nama
tersebut mengikut urutan kelas.
3.3.1 Senarai nama murid Tingkatan 3 dan butirannya Contoh: T1A1, T1A2,
3.3.2 Borang Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling T1A3……..dan seterusnya

3.4 TINGKATAN EMPAT : 6. Masukkan laporan sesi bagi

XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/03/3.4/ … ( ) setiap murid / klien mengikut
kelasnya.
3.4.1 Senarai nama murid Tingkatan 4 dan butirannya Contoh: Ali bin Abu – Ting.
3.4.2 Borang Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling 3 A 3 ke dalam Fail
Tingkatan 3A3
3.5 TINGKATAN LIMA :
XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/03/3.5/ … ( ) 7. Susun Laporan sesi bagi setiap
murid / klien
3.5.1 Senarai nama murid Tingkatan 5 dan butirannya mengikut ABJAD.
3.5.2 Borang Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling

3.6 STAFF :
XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/03/3.6/ … ( )

3.6.1 Senarai nama staff dan butirannya

3.6.2 Borang Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling

3.7 IBU BAPA :

XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/03/3.7/ … ( )

3.7.1 Borang Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling

 Semua label fail di bawah tajuk FAIL BIMBINGAN & KAUNSELING

menggunakan kertas warna HIJAU

HURAIAN PENGURUSAN DOKUMEN

4. DOKUMENTASI
 N0. FAIL : XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/04

ITEM DALAM FAIL PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL

4.1 PERANCANGAN TAHUNAN : 1. Sediakan fail utama (fail kulit

XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/04/4.1/ … ( )
4.1.1 Carta gantt
4.1.2 Rancangan tahunan
4.2 LAPORAN AKTIVITI TAHUNAN :
XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/04/4.2/ … ( )
4.2.1 Laporan Aktiviti Bidang ( 6 Bidang)
4.2.2 Rumusan Aktiviti bulanan B & K
4.3 DOKUMEN-DOKUMEN PERKHIDMATAN B & K :
XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/04/4.3/ … ( )
4.3.1 Borang Rujukan Khidmat B & K
4.3.2. Borang Kebenaran Meninggalkan Kelas
4.3.3 Borang Tempahan Janjitemu
keras) dan “brown file” bagi
setiap item dalam fail.
2. Nama dan nomborkan setiap
brown mengikut item dalam fail.
Contoh:
4.1 PERANCANGAN TAHUNAN
XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/04/4.1/
…( )
4.1.1 CARTA GANTT
3. Gunakan “Fancy Card ”sebagai
pembahagi item dalam fail.
4. Masukkan salinan laporan /
rumusan aktiviti ke dalam “brown
file” mengikut item dalam fail.

4.3.4 Biodata klien (Individu & Kelompok)

4.3.5 Borang Rekod Sesi ( Individu & Kelompok )

4.3.6. Borang Rumusan Bulanan Sesi

Individu & Kelompok

4.3.7 Laporan Aktiviti B & K

4. 4 BUKU REKOD PERKHIDMATAN

BIMBINGAN & KAUNSELING
XEA3068/ SMKKBT/UBK/02/04/4.4/ … ( )
4.4.1 Panduan menulis Buku
Rekod

* Semua label FAIL DOKUMENTASI menggunakan kertas BIRU.