Gestc3a3o Ifes Regic3a3o Nordeste Nanci

PESQUISA OBSERVATÓRIO DE DOCUMENTOS
DIGITAIS – GESTÃO DE DOCUMENTOS

ARQUIVÍSTICOS NAS IFES DO BRASIL
REGIÃO NORDESTE
Universidade Federal Rural de Pernambuco (UFRPE)
Protocolo – 23480005175201718
QUESTÃO 1 - Conforme preceitua a Lei nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados, a qual determina ser dever do Poder Público a
gestão documental e a proteção dos documentos de arquivo, questiono se a Instituição
possui uma política (ou programa) de gestão de documentos arquivísticos instituída
através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria, ou outro instrumento normativo. Se
a resposta for afirmativa, na Instituição, onde este documento pode ser acessado (link
para acesso)?
A Universidade Federal Rural de Pernambuco – UFRPE não dispõe de uma política (programa)
de Gestão de Documentos devidamente instituída por Resolução, Instrução Normativa, Portaria
ou outro instrumento normativo. Apontamos que a UFRPE criou sua Comissão Permanente de
Avaliação Documental – CPAD por portaria, que a CPAD/UFRPE tem atuado para eliminar
documentos que perderam o prazo de guarda, mas efetivamente a Comissão não possui
regimento nem mesmo teve sua aprovação no Conselho Universitário – CONSU. Alguns
setores da Sede em Recife e dos campis da Unidade Acadêmica do Cabo de Santo Agostinho
– UACSA, Unidade Acadêmica de Serra Talhada – UAST e a Unidade Acadêmica de
Garanhuns – UAG estão classificando os documentos da fase corrente para efeito de
eliminação. Mas são setores isolados e não contemplam um programa de gestão de
documentos.
QUESTÃO 2 - A Instituição possui uma unidade (setor) responsável pela gestão de
documentos? Em caso afirmativo, qual é a posição hierárquica da unidade (Diretoria,
Departamento, Setor, etc.), a qual estrutura está vinculada (Pró-Reitoria, Diretoria, etc.) e
qual é o cargo do responsável pela unidade?
Há um esforço por parte da Seção Arquivo da UFRPE, órgão subordinado à Divisão de
Comunicação Administrativa e Arquivo – DCAA do Departamento de Administração Geral –
DAG da Pró Reitoria de Administração – PROAD em sensibilizar os setores para evitar o envio
de documentos da fase corrente. Os arquivistas lotados na Seção Arquivo, no processo de
arquivamento, estão aplicando os Planos de Classificação e Tabela de Temporalidade das
Atividiades-meio e fim. O cargo do responsável pela Seção de Arquivo da UFRPE é o de
Arquivista.
QUESTÃO 3 - A Instituição conta com Arquivistas e Técnicos em Arquivo na gestão e
aplicação da política ou atividades de gestão de documentos? Em caso afirmativo,
quantos? Em caso negativo, quais cargos/profissionais vêm desenvolvendo as
atividades de gestão de documentos (organização, classificação, arquivamento,
destinação) na instituição?
A UFRPE possui 2 arquivistas lotados na Seção Arquivo e 2 técnicos em arquivo, 1 lotado na
Superintendência de Gestão de Pessoas – SUGEP e outro no Departamento de Registro e
Controle Acadêmico – DRCA. Excetuando-se o Arquivo, os Técnicos não estão conseguindo
aplicar as práticas arquivísticas necessárias. As demandas administrativas nestes setores
comprometem a efetiva aplicação das políticas de gestão de documentos em função de uma
cultura organizacional arcaica. E a Seção Arquivo tem um número pequeno de servidores.
Acreditamos que a maior dificuldade é pela falta de conhecimento dos gestores, das
atribuições destes cargos.
QUESTÃO 4 - A Instituição adota/aplica o Código de Classificação de Documentos
relativo às atividades-meio da Administração Pública e o Código de Classificação de
Documentos relativo às atividades-fim das IFES, conforme a Resolução nº. 14 do
Conselho Nacional de Arquivos e a Portaria nº. 1.224/2013 do MEC, para os documentos
produzidos e recebidos na instituição? A adoção destes instrumentos está registrada
através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria ou outro instrumento na instituição
(link para acesso)?
Aplica de forma limitada. Há uma resolução Interna que efetivamente só regulamentou, de
forma equivocada, a destinação e descarte dos documentos referentes à Provas, Exames e
Trabalhos em 2015 em função da grande quantidade de documentos acumulados nos Apoios
Didáticos. Essa resolução reflete uma visão limitada no que trata a Gestão de Documentos de
Arquivo no sentido Lato. A UFRPE não possui um Arquivo Central e consequentemente um
Sistema de Arquivo que efetivamente implementasse um Programa de Gestão de Documentos.
Há uma representação do Arquivo na Revisão do Plano de Desenvolvimento Institucional e
estamos apresentando uma proposta de inclusão de um Programa de Gestão de Documentos
no PDI/UFRPE. Mas na Seção Arquivo estamos aplicando em todos os documentos que são
encaminhados para serem arquivados, bem como na Massa Documental Acumulada que está
sob a guarda do Arquivo. Já trabalhamos nos processos de 2002, 2003 e 2004. Este ano
pretendemos focar nos processos de 2005 e 2006. Mas o número limitado de servidores
compromete nossa eficiência face ao conjunto total de documentos sob a guarda do Arquivo.
QUESTÃO 5 - Há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição? Em caso
afirmativo, os documentos arquivísticos digitais estão incluídos na política de gestão de
documentos da Instituição conforme estabelece a Resolução nº 20/Conarq/2004?
A UFRPE, além dos e-mails que são trocados entre todos os setores, possui um sistema
limitado denominado SIGA que é utilizado na UFPE, UFABC, UFRPE, UNIVASF e UEP. A
UFRPE adotou, no final de 2010 dois módulos: O SIGA Acadêmico: para atender a demanda
de Inscrição em Disciplina, Controle da Vida Acadêmica do Aluno, Notas, Diários de Classe,
dentre outros. E o SIGA Processo: que efetivamente é um Sistema de Gerenciamento
Eletrônico da Documentação. Neste item destacamos que o NTI/UFRPE bem como seus
responsáveis na adoção não consideraram que esse sistema possui em seu código de fonte os
Planos de Classificação e Tabela de Temporalidade dentro do SIGA Processo, na autuação de
processos administrativos. O resultado disso é que esse programa, que poderia já ter sua
classificação de processos a partir do protocolo, não acontece. Tentamos em 2015 sensibilizar
a Reitoria para criarmos um Grupo de Trabalho para rever as funcionalidades do SIGA, mas os
servidores do NTI envolvidos neste processo se mostraram incapazes de efetivar essa
mudança. A UFRPE criou em 2015 o Grupo de Trabalho de Implantação do SEI do MPOG.
QUESTÃO 6 - Qual sistema informatizado é adotado para a produção e tramitação de
documentos arquivísticos digitais (nome)? Qual o ano de sua implantação?
Adotamos o SIGA processo em 2010 enquanto um Gerenciamento Eletrônico de Documentos
de Processo. Mas ainda não iniciamos a discussão sobre a implantação do NUP para
documentos avulsos. Até porque há uma inconformidade da estrutura da UFRPE com o
SIORG, o que compromete a eficiência quanto a adoção deste sistema. A Pró-Reitoria de
Planejamento – PROPLAN trabalha intensamente buscando normatizar os processos e a
estrutura.
QUESTÃO 7 - O sistema informatizado atende aos requisitos do Modelo de Requisitos
para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil,
conforme a Resolução n° 25, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)? Sim, não, ou
parcialmente? Se a resposta for negativa ou parcial, qual a perspectiva de prazo para
que o sistema atenda aos requisitos?
Não. A pergunta 7 no caso da UFRPE está muito limitada. Consideramos que a conjuntura da
UFRPE possui problemas de nível Estrutural, Hierárquico, Físico, Cultural e que a adoção de
um Sistema que atenda os requisitos deveriam estar aliados a um apoio político-institucional na
mudança da Concepção do Arquivo enquanto um depósito para se transformar em um espaço
de acesso, de difusão da informação, da memória e da história institucional, etc. Quando a
UFRPE adotar o SEI – imposto pelo MPOG, efetivamente os requisitos do e-ARQ Brasil não
serão contemplados.
QUESTÃO 8 - Considerando que exista a produção de documentos arquivísticos digitais,
a Instituição conta com um Repositório Arquivístico de Documentos Digitais Confiável –
RDC-Arq (conforme dispõe a Resolução nº 43/Conarq/2015), para o armazenamento de
longo prazo desses documentos? Se a resposta for negativa, qual a perspectiva de
prazo para a implantação de um RDC-Arq?
Não. O Arquivo possui assento na Política de Segurança da Informação – POSIC e estamos
atuando visando sensibilizar o Núcleo de Tecnologia da Informação – NTI da UFRPE sobre
este aspecto do RDC-Arq. Mas o NTI não possui servidores para atender a gigantesca
demanda institucional de Manutenção dos Computadores, da Segurança e manutenção das
páginas institucionais, dos projetos de acesso remoto, de uma rede de lógica comprometida,
das demandas dos Campis afastados, etc...
QUESTÃO 9 - Considerando a existência de documentos arquivísticos digitais, a
Instituição conta com um plano de preservação digital de longo prazo (vide Resolução nº
38/Conarq/2013)? Em caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para
acesso)? Em caso negativo, qual a previsão para a sua criação e qual unidade será
responsável pela sua elaboração e manutenção (Setor de TI, Setor de Arquivo ou
ambos)?
Não. Estamos levando estas questões para o Grupo de Trabalho de Implantação do SEI na
UFRPE. Mas é importante salientar que o sistema está sendo implantado do MPOG para os
órgãos, resta saber se o Ministério levará em consideração as demandas apontadas pelo
Arquivo Nacional no aperfeiçoamento do sistema. Bem como, da parte da instituição, estamos
alertando que, existem documentos de guarda permanente e que requer um alto investimento
na preservação destes.
QUESTÃO 10 - Considerando a existência da produção de documentos arquivísticos
digitais, a Instituição tem um plano de trabalho/relatório/planejamento com as
estimativas para médio e/ou longo prazo sobre os investimentos necessários à criação,
manutenção e acesso a esses documentos (incluindo aspectos como: aquisição e
manutenção de plataformas tecnológicas, recursos humanos e respectiva qualificação,
migração de formatos, suportes e plataformas, obsolescência tecnológica etc.)? Em
caso afirmativo, onde é possível consultar tal documento (link para acesso)? Em caso
negativo, qual a perspectiva de prazo para a criação/definição dessa política?
Não há previsão nem planejamento da instituição de um Plano de Trabalho partindo do Núcleo
de Tecnologia da Informação sob a perspectiva de garantir a cadeia de custódia dos
documentos digitais. Reflete a ausência de uma Política de Gestão de Documentos na UFRPE.
As estratégias para sensibilizar a gestão superior ainda são insuficientes.
Universidade Federal Rural do Semi-Árido (UFERSA)

Protocolo – 23480005151201751
para acesso)?
Não.
Sim, a unidade responsável pela gestão dos documentos é a Divisão de Arquivo e Protocolo
(DIAP), Unidade vinculada a Pró-Reitoria de Administração. Informamos ainda que integram a
DIAP o Setor de Arquivo Geral, Setor de Protocolo Geral e o Setor de Correspondências. O
Cargo do Diretor da Divisão de Arquivo e Protocolo é ocupado por um Arquivista.
A UFERSA conta com 04 (quatro) Arquivistas em seu quadro e nenhum Técnico em arquivo.
Desse total, 02 atuam na DIAP desenvolvendo atividades de gestão de documentos. Os
demais estão em Campi diferentes.
(link para acesso)?
Informamos que a UFERSA adotou tanto os Códigos das atividades-meio e fim para a
classificação dos documentos no momento do cadastro dos processos (produção) e no
recebimento. Informamos ainda que a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
está em fase de elaboração.
Atualmente não há produção de documentos arquivísticos digitais.
Nenhum.
Não dispomos de sistemas informatizados para documentos eletrônicos/digitais
Não.
ambos)?
Ainda não há previsão.
Já existem discussões e grupos de trabalhos para a adoção de ferramentas e gestão de
documentos arquivísticos digitais.
Universidade Federal de Sergipe (UFS)

Protocolo – 23480005127201711
para acesso)?
A Universidade Federal de Sergipe ainda não dispõe de uma política nacional de Arquivos
Públicos e privados, conforme preceitua a Lei nº 8159/1991.
A instituição possui uma unidade (Arquivo Central) responsável pela guarda da documentação
e está vinculada à Pró-Reitoria de Administração, cujo responsável é uma
Arquivista/Historiadora.
A instituição conta com 4 (quatro) arquivistas atuando na Universidade de forma
descentralizada o que impossibilita muito a realização de um trabalho de relevância, sendo 2
lotados no Arquivo Central, 1 no DAA ( Departamento de Administração Acadêmica); 1 lotado
no campus de Lagarto. Para o desenvolvimento dos trabalhos arquivísticos, contamos no
Arquivo Central com alunos bolsistas da UFS, os quais deverão estar vinculados aos cursos de
Biblioteconomia, História ou Secretariado, e ainda, com pessoal terceirizado.
(link para acesso)?
Para nortear nossas ações arquivísticas (classificação de documentos relativos às atividades-
meio da Administração Pública, bem como os relativos às atividades fim da IFES), utilizamos o
Plano e a Tabela básica apresentada na Portaria nº 1224/2013 do MEC.
Não há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição.
O sistema informatizado é adotado para a produção e tramitação de documentos arquivísticos
pelo sistema SIPAC.
Não existe ainda.
Não
ambos)?
Não há previsão
Não há perspectiva de prazo para a criação/definição dessa política.
Universidade Federal de Campina Grande (UFCG)

Protocolo – 23480005181201767
para acesso)?
O Arquivo Geral e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos estão elaborando a
Resolução que instituirá o Sistema de Gestão de Documentos da UFCG. O documento está em
construção.
A Divisão de Arquivo Geral é a unidade responsável pela gestão de documentos. Está
vinculada a Coordenadoria de Gestão da Pró-Reitoria de Gestão Administrativo-Financeira. A
responsável pela Divisão é Arquivista.
Sim, a Universidade Federal de Campina Grande conta com três Arquivistas e quatro técnicos
em Arquivos, que tomarão posse no dia 9 de março.
(link para acesso)?
Sim, na UFCG utilizamos o Código de Classificação de Documentos das Atividades-meio da
Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos das Atividades-fim das
IFES, seguem os links para acesso:
http://www.arquivogeral.ufcg.edu.br/arquivos/RESOLUCAO_12_2010.pdf.pdf
http://www.arquivogeral.ufcg.edu.br/arquivos/res_12012011.pdf

Estamos iniciando a implantação de Sistema Informatizado na UFCG. Os documentos
arquivísticos digitais estão contemplados na Resolução que está sendo elaborada.
Sistema Eletrônico de Informações – SEI. A sua utilização oficial foi no dia 06/02/2017. O
Acordo de Cooperação Técnica foi assinado em 21/10/2016
Não. Conforme parecer do Arquivo Nacional, que pode ser acessado no link
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/analise_sei.pdf, “... é possível
concluir que, no estado atual, o SEI não pode ser considerado um SIGAD. Para tal é preciso
que sejam implementadas novas funcionalidades e sejam realizadas alterações de base”. Não
podemos definir prazos, pois o SEI foi idealizado pelo TRF 4ª Região. As Instituições que tem
utilizado o SEI cooperam para a sua atualização, aos poucos as alterações são feitas no
sistema.
Ainda não temos o Repositório Arquivístico. Está em estudo a utilização/implantação do
Archivematica e o ICA-AtoM.
ambos)?
Não. Não temos ainda uma previsão, estamos iniciando a produção de documentos
arquivísticos nato-digitais e a definição do repositório para a gestão desses documentos
recentemente. O Arquivo Geral e o STI serão responsáveis pela elaboração do plano de
preservação digital.
A Portaria Nº 154, de 27/12/2016, que instituiu o Sistema Eletrônico de Informações – SEI,
como Sistema Oficial de Gestão de Processos e Documentos Eletrônicos da UFCG, no
Capítulo II, das Competências, diz a competência das Unidades Administrativas responsáveis
pela Gestão do SEI. Essa Portaria pode ser consultada no Link:
http://www.ufcg.edu.br:8080/chamadas/downloads/324344.pdf
Universidade Federal da Paraíba (UFPB)

Protocolo – 23480005179201798
para acesso)?
A Universidade Federal da Paraíba está em pleno processo de estruturação de sua política de
gestão documental. Mais que isso, a UFPB passa, atualmente, por um processo bastante
produtivo de estruturação do seu Arquivo Central e do Sistema de Arquivos (rede dos Arquivos
Setoriais ligados ao Arquivo Central) e dentro desse escopo está, também, contemplada a
política de gestão documental. Em dezembro de 2016 foi montada e nomeada, por meio de
uma portaria da reitoria (Portaria 095/R/GR/2017), a Comissão de Estruturação do Arquivo
Central e Sistemas de Arquivos da UFPB. Com a finalidade de estruturar e executar os planos
necessários para implementar as ações que giram e torno das questões envolvendo os
Arquivos, os conjuntos documentais (físicos e digitais) e todas as demandas arquivísticas da
Universidade. Nossa perspectiva é a de que em dezembro de 2017 o Arquivo Central e o
Sistema de Arquivos estejam implantados. Isso envolve a política de gestão documental e
demais planos referentes aos documentos físicos e digitais da UFPB e ao final de 2018
estejam em pleno funcionamento.
Desse modo todas as ações emergenciais bem como os atos e instrumentos normativos estão
em fase de discussão e elaboração, com previsão de serem submetidos ao Conselho
Universitário ainda no primeiro semestre de 2017. Já está determinado que o projeto será
submetido considerando o Arquivo Central uma unidade suplementar ligada diretamente à
Reitoria. Inclusive a atual gestão reconhece a importância do tema e tem dado todo o apoio no
sentido da viabilização do projeto. O prédio do Arquivo Central já foi construído, fica anexo ao
edifício da reitoria, possui cerca de 2.325m2 e conta com um andar para serviços
administrativos e processamento técnico, um andar para depósito e laboratórios (digitalização e
restauração) e um terceiro andar exclusivo para armazenamento de documentos. O fato é que
regimentalmente o Arquivo Central ainda não existe. O processo para ser submetido ao
Conselho Superior ainda está em fase de minuta e avaliação da procuradoria jurídica. Contudo
o prédio já existe fisicamente. Dessa forma estamos em fase de transição. Por enquanto quem
está a frente de todas as ações para criar o Arquivo Central e o Sistema de Arquivos é a chefia
do Arquivo Geral. Este Arquivo Geral pertence a Pró-reitoria Administrativa. Dessa forma
quando o Arquivo Central passar a existir regimentalmente haverá a transição de toda a equipe
para esse novo espaço. A chefia do Arquivo Geral (futuro Arquivo Central) é exercida pela
Profª. Dra. Julianne Teixeira e Silva (Docente do Curso de Arquivologia).
No momento estamos fazendo o mapeamento de todas as unidades arquivísticas e conjuntos
documentais, bem como de todos os profissionais (arquivistas, técnicos em arquivo) exercendo
a função ou em desvio de função para se agreguem ao projeto. Hoje temos 13 arquivistas e 9
técnicos em arquivo e uma crescente demanda aberta junto a Pró-reitoria de Gestão de
Pessoas para a captação ampliação dos códigos de vagas para esses dois cargos.

(link para acesso)?
Neste sentido, foi inserido no SIPAC o Código de Classificação, conforme prega a resolução 14
do Conarq, bem como os prazos com as temporalidades documentais. Desse modo os
documentos quando tramitados, já na gênese dos processos, são classificados e a
temporalidade atribuída. Vale ressaltar que já foram identificados alguns problemas relativos à
classificação, mas estamos trabalhando para mitigar os mesmos. Mas de modo geral tem
funcionado a contento.

Em todos os módulos do SIG - SIGAA (acadêmico), o Protocolo e SIPAC (administrativo) estão
sendo tramitados documentos digitais.
O sistema informatizado de gestão utilizado atualmente pela UFPB é o SIG (Sistema Integrado
de Gestão) desenvolvido e adquirido junto a UFRN. Os módulos (ou subsistemas) mais
utilizados são o SIGAA (acadêmico), o Protocolo e SIPAC (administrativo).
Arquivistas, Técnicos em Arquivo e demais profissionais envolvidos com os arquivos têm tido
muitas preocupações com relação ao SIG e os documentos digitais. Sobre esse aspecto o
sistema tem sido alvo de constantes reivindicações, e ações a fim de estabelecer providências
em atender às principais exigências dos requisitos do e-Arq Brasil.
Arquivistas, Técnicos em arquivos e demais profissionais envolvidos com os arquivos têm tido
muitas preocupações com relação ao SIG e os documentos digitais e em contar com um
repositório arquivístico confiável.
ambos)?
Arquivistas, Técnicos em arquivos e demais profissionais envolvidos com os arquivos têm tido
muitas preocupações com relação ao SIG e os documentos digitais, bem como preocupações
com a preservação ao longo do tempo.
O STI já está alertado sobre essas demandas e estamos buscando recursos, métodos,
procedimentos, plataformas e aplicativos que possam atender aos requisitos e à
interoperabilidade de todos esses sistemas. Sendo assim, os planos de preservação dos
documentos (físico e digital) também fazem parte dos itens a serem elaborados.
Universidade Federal de Pernambuco (UFPE)

Protocolo – 23480005172201776
para acesso)?
Não possuímos.
Sim, a Divisão de Arquivo Geral, vinculada à PROGEST – Pró-reitoria de Gestão
Administrativa. O responsável pela Divisão é Assistente em Administração com pós-graduação
em Arquivo.
Sim, a UFPE dispõe de cinco profissionais da área: três arquivistas e dois técnicos em arquivo.
(link para acesso)?
A utilização dos referidos instrumentos na atividade-fim trata-se de uma obediência à Portaria
MEC nº 1261 de 23 de dezembro de 2013, a qual determina uso obrigatório do Código de
Classificação e da Tabela de Temporalidade, aprovados através da Portaria do Arquivo
Nacional nº 92, de 23 de setembro de 2011, o que dispensa normativa interna para uso. Para
os documentos referentes à atividade-meio, a UFPE utiliza os instrumentos aprovados através
da Resolução nº 14 do CONARQ.
Ainda não é uma realidade.
Na UFPE o sistema adotado é o SIGA, responsável por gerenciar os processos institucionais
de ensino, pesquisa, extensão e gestão, possuindo nove módulos: Ensino Graduação; Ensino
Pós-Graduação; Pesquisa; Pessoal; Processo; Planejamento e Gestão; Patrimônio;
Restaurante Universitário e Eleição. Disponível através do link: https://siga.ufpe.br/ufpe/). No
caso específico dos processos, ele gere e registra a tramitação.
Entretanto, a UFPE está em fase de implantação do SIPAC, que é um sistema híbrido (trabalha
com documentos físicos e digitais) para a gestão das diferentes áreas da universidade. O
sistema foi disponibilizado pela UFRN e está disponível para consulta através do link:
https://sipac.ufrn.br/public/jsp/portal.jsf
Atualmente o SIGA não atende a todos os requisitos do e-ARQ Brasil. Porém, com a
implantação do SIPAC em curso, a universidade está buscando alinhar o máximo possível as
funcionalidades do sistema a este modelo de requisitos.
Não é possível responder às questões 8, 9 e 10 pois está fazendo parte da implantação do
novo sistema a discussão dos tópicos abordados, ainda sem prazo para definição.
ambos)?
Universidade Federal do Vale do São Francisco (UNIVASF)

Protocolo – 23480005169201752
para acesso)?
Estamos desenvolvendo o programa de gestão de documentos da Instituição. Já possuímos
CPAD e Regimento da comissão que pode ser acessado na página:
http://www.univasf.edu.br/Acesso à Informação> Institucional > Comissões permanentes
>Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo.
Sim. Seção de Arquivo Geral que com o Protocolo Central estão ligados ao Gabinete da
Reitoria. O cargo do Responsável pelo setor de Arquivo é: Arquivista especialista em gestão de
documentos eletrônicos.
Sim. 3 arquivistas.
(link para acesso)?
Sim . Adotamos a TTD das IFES Portaria nº. 1.224/2013 do MEC.
Sim . Possui documentos digitais . Não consta porque estamos desenvolvendo o programa de
gestão de documentos da Instituição. As perguntas 6 a 10 devem ser encaminhas ao STI.
Sistema de Tramitação de Documentos (STD) que foi implantado em 2013, desenvolvido pela
própria instituição.
O sistema foi desenvolvido segundo necessidades do setor de protocolo na época, não sendo
observado o e-ARQ, de forma que deve atender apenas parcialmente os requisitos. Não temos
prazo formal para atendimento, mas já iniciamos a implantação de outro sistema (SIPAC/SIG
da UFRN) que deve atender.
O sistema foi desenvolvido segundo necessidades do setor de protocolo na época, não sendo
observado o RDC-Arq, de forma que deve atender apenas parcialmente os requisitos. Não
temos prazo formal para atendimento, mas já iniciamos a implantação de outro sistema
(SIPAC/SIG da UFRN) que deve atender.
ambos)?
Não temos conhecimento de plano de preservação digital de longo prazo (vide Resolução nº
38/Conarq/2013). Previsão e responsabilidade poderá ser visto em conjunto com o Setor de
Protocolo e TI.
Não temos conhecimento de plano de trabalho/relatório/planejamento com as estimativas para
médio e/ou longo prazo sobre os investimentos necessários à criação, manutenção e acesso a
esses documentos. Também sem conhecimento sobre prazo.
Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN)

Protocolo – 23480005148201737
para acesso)?
A formação e instituição de uma política/programa de gestão de documentos está em processo
de implantação. No entanto, foram realizados alguns avanços nos dois últimos anos, a exemplo
da institucionalização da Diretoria de Gestão da Informação (DGI), onde o Setor de Arquivo
está vinculado, da constituição da CPAD, da publicação da Política de Memória, e de algumas
adaptações na versão atual em uso do sistema SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio,
Administração e Contratos) nesta UFRN.
Sim. Atualmente a gestão de documentos está a cargo da Diretoria de Gestão da Informação
(DGI) vinculada à Pró-Reitoria de Administração (PROAD), a responsável pela unidade ocupa
um cargo de Direção e é Professora Assistente. Cumpre destacar que a Comissão Permanente
de Avaliação Documental também emite posicionamentos sobre gestão documental e que a
mesma é vinculada diretamente a reitoria, sendo presidida pela diretora de Diretoria de Gestão
da Informação (DGI).
Atualmente 03 Arquivistas compõem o quadro de servidores da UFRN com as seguintes
lotações: (01) Setor de Arquivo do Departamento de Gestão de Pessoal da Pró-Reitoria de
Gestão de Pessoas (DAP/PROGESP); (01) Setor de Documentação e Memória do Museu
Câmara Cascudo (unidade suplementar); (01) Setor de Arquivos da Diretoria de Gestão da
Informação (DGI). Há, ainda, 04 servidores ocupantes de cargo de Técnico em Arquivo. Os três
Arquivistas citados e uma Técnica em Arquivo são membros da CPAD da UFRN, e atualmente,
junto aos membros da comissão, estão trabalhando no planejamento da política de gestão de
documentos na instituição.
(link para acesso)?
A partir da institucionalização da DGI e dos trabalhos que estão sendo realizados pelo Setor de
Arquivos para melhoria e atualização das rotinas administrativas na produção, tramitação e
arquivamento de documentos, principalmente na adequação do SIPAC ao padrão de processo
eletrônico existe uma consequente adequação às normas arquivísticas vigentes. Os códigos de
classificação já foram incluídos no SIPAC, que contém um módulo de protocolo e tramitação
de processos e documentos, mas estarão disponíveis apenas na próxima versão do Módulo
Protocolo deste sistema e após a capacitação dos servidores no cadastro dos
processos/documentos. Por enquanto a aplicação é feita com base na regulamentação
nacional e extrassistema.
Sim, pois os sistemas SIG – onde incluem-se o SIGRH, SIGAA e SIPAC – utilizados pela UFRN
já produzem vários documentos digitais. A gestão dos processos digitais já está em fase de
implantação com a execução de processos pilotos em algumas unidades, com vistas a adequar
atualização do sistema de protocolo à Portaria Interministerial nº 1677/2015 e demais
dispositivos legais relacionados. No entanto, como ainda está em fase de implantação, ainda
não há política que contemple esse tipo de documento institucionalmente, a mesma se
encontrando em fase de construção.
A UFRN utiliza o SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio e Contratos - que possui vários
módulos, entre eles o Módulo de Protocolo iniciado no ano de 2003.
Atende parcialmente, mas estamos com uma comissão específica fazendo um estudo para que
o SIPAC torne-se um SIGAD, atendendo todos os requisitos do e-ARQ Brasil. Para tanto, não
temos um prazo fixo, mas é de interesse da instituição atender, o mais breve possível, a
resolução do CONARQ.
Em razão da tramitação digital se encontrar em fase de implantação na UFRN, foram
designados alguns membros da Comissão Permanente de Avaliação Documental para elaborar
os critérios e metodologia que será adotada na UFRN, para em seguida ser aprovado e
implantado, não apresentando prazo estipulado, no entanto, está sendo executado em caráter
de prioridade.
ambos)?
Em razão da tramitação digital se encontrar em fase de implantação na UFRN, foram
designados alguns membros da Comissão Permanente de Avaliação Documental para elaborar
os critérios e metodologia que será adotada na UFRN, para em seguida ser aprovado e
implantado, não apresentando prazo estipulado, no entanto, está sendo executado em caráter
de prioridade. No que se refere ao plano de preservação digital de longo prazo, os
responsáveis pela elaboração e manutenção serão a Superintendência de Informática (SINFO),
a Diretoria de Gestão da Informação (DGI) e a Comissão Permanente de Avaliação
Documental (CPAD).
Todos esses pontos estão sendo analisados tanto pela comissão supracitada como pelo grupo
de trabalho. No momento não temos um prazo determinado, pois estamos em fase de análise.
Universidade Federal do Piauí (UFPI)

Protocolo – 23480005167201763
para acesso)?
Não, Projeto em andamento da criação do programa.
Divisão/Diretoria/Chefia.
*Divisão de Arquivo e Microfilmagem vinculada a Pró-Reitoria de Administração – PRAD, o

responsável é servidor do cargo Assistente em Administração.
*Dados extraídos do Portal da Transparência, pois a instituição não informou esses dados.
Não, técnico Administrativo
(link para acesso)?
Não, Projeto de criação em andamento
Não
Projeto em andamento
Não, ainda não temos um sistema desta natureza
Não
ambos)?
Não há um plano de preservação digital de longo prazo. Essa iniciativa não foi contemplada no
PDI e/ou PDTI da instituição (quinquênio 2015/2019). Certamente, quando for ser instituído,
será elaborado e mantido conjuntamente pelos setores de TI e de Arquivo. Este responsável
pela operacionalização e manutenção do acervo e aquele pela disponibilidade e confiabilidade
do serviço.
Não há um plano de trabalho com estimativa dos investimentos necessários a implantação
desse serviço. Essa iniciativa ainda não está contemplada no PDI e/ou PDTI da instituição
(quinquênio 2015/2019) e, portanto, não há perspectivas de implantação dessas políticas antes
de 2020.
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de

Sergipe (IFSE)
Protocolo – 23480.005224/2017-12
para acesso)?
A Instituição possui arquivistas em seu quadro apenas há 5 anos. Neste tempo, foram
publicadas instruções normativas, uma diretriz, e um manual, além de orientações sobre a
gestão documental. Os instrumentos estão disponíveis em:
http://www.ifs.edu.br/reitoria/coordenadorias/cgpa-coordenacao-geral-de-protocolo-e-arquivo e
no boletim institucional https://sipac.ifs.edu.br/public/jsp/portal.jsf
A instituição possui uma Coordenadoria Geral de Protocolo e Arquivo, que é sistêmica,
vinculada à Reitoria e mais 8 Coordenadorias de Protocolo e Arquivo dos Campi. Dentre estas
últimas, algumas são vinculadas às Diretorias de Administração, outras às Gerências de
Administração e algumas às Coordenadorias de Manutenção e Transporte. A servidora
responsável pela Coordenadoria Sistêmica é arquivista. Em 4 Coordenadorias de campi,
existem arquivistas atuando como chefia ou responsável.
Sim. 5 arquivistas com previsão de convocação de mais 4. Temos 2 vagas para convocação
imediata e previsão de convocação de 7 técnicos de arquivo.
(link para acesso)?
Sim. Manual para Organização de Arquivos Setoriais. Disponível em:
http://www.ifs.edu.br/index.php?option=com_content&view=article&id=2809
Sim. Esta inclusão está nas Diretrizes para a organização do Acervo Acadêmico, que
contempla os documentos da atividade-fim.
Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos da UFRN (SIPAC). Foi implantado
em 2013.
Parcialmente. A perspectiva de prazo para que o sistema atenda aos requisitos é o mesmo
para a implantação do Processo Eletrônico Nacional 08/10/2017.
Não. Não há perspectiva. A recomendação para a implantação já foi comunicada para o
dirigente máximo através de relatório produzido pelo Depositário do Acervo Acadêmico.
ambos)?
Não. A previsão é para 2017-2018. Tanto os setores de TI quanto a Coordenadoria Geral de
Protocolo e Arquivo serão responsáveis pela elaboração e manutenção.
Não. A previsão é para 2017-2018.
Universidade Federal da Integração Internacional da

Lusofonia Afro-Brasileira (UNILAB)
Protocolo – 23480.005146/2017-48
para acesso)?
A Unilab, por enquanto não possui política de arquivo instituída através de instrumentos
normativos ou resoluções.
Resposta após Recurso: Em relação ao primeiro questionamento sobre a existência de uma

política ou programa de gestão documental instituída através de resoluções, portarias ou
instruções normativas, ressaltamos que a Universidade da Integração Internacional da
Lusofonia Afro-Brasileira é uma instituição de ensino superior federal criada em 2010 e que
vem se esforçando, dentro de suas possibilidades, para implementar políticas de valorização
da gestão de documentos produzidos e recebidos por esta. Assim, a instituição já efetivou a
contratação, por meio de concurso público, de dois arquivistas e um técnico de arquivo que
estão trabalhando conjuntamente na elaboração de uma minuta de resolução de projeto de
gestão documental a ser submetida ao Conselho Universitário desta universidade. Apesar de
não possuir uma política de gestão documental formalizada, ate o momento, esta universidade
adota procedimentos técnicos para a organização física dos documentos, desde sua produção
até sua destinação final.

Atualmente não há setor especificamente responsável pela gestão documental oficialmente.
Contudo, há servidores que desempenham estas atividades e que estão vinculados à Pró-
Reitoria de Administração.
Resposta após Recurso: No que diz respeito a existência de um setor responsável pela
gestão de documentos na Universidade da Integração Internacional da Lusofonia Afro-
Brasileira, ressaltamos a existência de duas unidades administrativas responsáveis pela gestão
documental que estão vinculadas hierarquicamente à Pró-Reitora de Administração. No
campus das Auroras, localizado no Estado do Ceará, funciona a Divisão de Arquivos Geral e
Protocolo, sob a coordenação da Arquivista Rita de Cássia Silva Mendonça que desenvolve,
dentre outras funções, a guarda e o gerenciamento de toda a documentação produzida e
recebida pela universidade em fase intermediária, além de coordenar as atividades de
elaboração de instrumentos de gestão de documentos a ser submetido ao Conselho
Universitário.
No campus dos Malês, localizado no Estado da Bahia, funciona o setor de Arquivo, Protocolo e
Secretaria Administrativa sob a coordenação da Arquivista Adelmária Ione dos Santos que
desenvolve, dentre outras funções, as atividades de gerenciamento, padronização e
racionalização de procedimentos básicos e imprescindíveis à plena operacionalização das
atividades de recebimento, registro, movimentação e arquivamento de documentos.
Sim. Uma arquivista e dois funcionários terceirizados (assistentes de apoio à gestão).
Resposta após Recurso: A Universidade da Integração Internacional da Lusofonia Afro-
Brasileiro conta, conforme já ressaltado, com duas Arquivistas e um Técnico de Arquivos
contratados por meio de concurso público que se dedicam, dentre outras atividades, ao
planejamento, direção, execução e avaliação das atividades relacionadas à gestão de
documentos na instituição. Além desses três profissionais devidamente concursados a
universidade conta com o suporte de empregados terceirizados que dão apoio às atividades de
gestão de documentos.
(link para acesso)?
Sim. A instituição adota a IFES. Por enquanto a instituição não possui instrumento de registro
ou link para acesso, pois, até o momento, não foi instituída a CPAD – Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos.
Resposta após Recurso: A Universidade da Integração Internacional da Lusofonia Afro-
Brasileira, enquanto instituição pública federal de ensino superior se preocupa em adotar e
aplicar os instrumentos da gestão de documentos propostos pelo Conselho Nacional de
Arquivos e pelo Ministério da Educação na organização de toda a sua documentação. Assim,
ressaltamos que, apenas de minutarmos a resolução que será submetida ao Conselho
Universitário para implementação do programa de gestão documental no âmbito desta
universidade, toda a documentação produzida e recebida por esta universidade já vem sendo
gerenciadas fisicamente de acordo com a Tabela de Temporalidade e com o Plano de
Classificação de Documentos das Atividades meio e fim, sobretudo porque a universidade é
recente e desde sua criação já conta com Arquivista em seu quadro funcional.
Não, pois ainda não possuímos implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de
documentos.
Resposta após Recurso: No que diz respeito a produção de documentos arquivísticos digitais
na Universidade da Integração Internacional da Lusofonia Afro-Brasileira destaca-se que a
universidade produz tanto documentos físicos quanto digitais (híbridos). A produção de
documentos digitais representa, atualmente, aproximadamente 60% de toda a produção
documental realizada na universidade. Entretanto, como estamos na fase de elaboração de
nossa política de gestão de documentos, ressaltamos que há total previsão, conforme ressalta
a resolução n° 20/Conarq/2004 de que os documentos digitais produzidos e recebidos pela
universidade receberão tratamento semelhante aos documentos físicos no que diz respeito aos
seus aspectos de avaliação e preservação.
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio Administração e Contratos. A implantação foi no ano
de 2011, quando a Universidade começou a utilizar o Sipac para cadastrar processos. Em 2012
foram feitos aprimoramentos para a função memorando e em 2013 começamos a usar a
função memorando eletrônico.
Resposta após Recurso: Atualmente a Universidade da Integração Internacional da Lusofonia
Afro-brasileira utiliza o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC),
módulo protocolo para gestão de documentos das atividades-meio. Esse sistema foi
implementado no ano de 2011, contemplando, apenas, a gestão de documentos nas fases
corrente e intermediária. Para além do SIPAC, a universidade também adquiriu, no final de
2016, o Sistema de Arquivo e Protocolo do Pergamum para contemplar a gestão de
documentos na fase permanente. Vale ressaltar que esse sistema ainda não está em seu pleno
funcionamento na universidade, visto que os técnicos estão estudando as funcionalidades do
sistema.
Parcialmente. Atualmente não temos perspectiva de prazo para a adequação do sistema.
Resposta após Recurso: Em relação aos Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, o SIPAC, adotado por esta universidade, atende
parcialmente a tais requisitos. Entretanto, já demandamos da nossa equipe de tecnologia da
informação aprimoramentos no sistema de tal modo que o mesmo atenda, com a maior
brevidade possível, os requisitos do e-ARQ Brasil. No que tange ao sistema Pergamum,
módulo Arquivo e Protocolo, a nossa equipe de Arquivistas já observou que o mesmo atende
totalmente aos tais requisitos.
Não. Sem previsão de prazo para a implantação de um RDC-Arq.
ambos)?
Não. Sem previsão para a criação de plano de preservação digital de longo prazo.
Não. Sem previsão para definição da política.
Universidade Federal do Maranhão (UFMA)

Protocolo – 23480.005135/2017-68
para acesso)?
Inicialmente é válido ressaltar que a Universidade possui uma Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos (CPAD) que foi instituída nesta IFES em 15/02/2016 mediante
Portaria 109-GR. A referida CPAD possui, também, o desafio de implantação da “Gestão
Arquivística de Documentos” na UFMA, e atualmente, encontra-se trabalhando nos
procedimentos de análise das “Tabelas de Temporalidade de Documentos” para sua aplicação
nessa IFES.
____________________________________________________________________________
______________________
Respostas ao questionário:
1) Atualmente utiliza-se como referência a Portaria 1042/2012-MEC (Manual de Gestão de
Documentos). Ressalta-se que já existe a Portaria 1042/2015-MEC, no entanto esta é voltada
especificamente a documentos digitais/eletrônicos, e que a UFMA ainda está trabalhando em
estrutura para atendimento.
Sim. Atualmente o Arquivo Geral é vinculado à Divisão de Expediente, Protocolo e Arquivo –
DEPA que fica hierarquicamente subordinada ao Departamento de Material, Patrimônio e
Serviço/ Pró-Reitoria de Gestão e Finanças. A responsável pelo Arquivo Geral possui cargo de
técnico em Arquivo.
Sim. 1 Arquivista e 8 técnicos em Arquivo. Há também a CPAD, mencionada inicialmente, que é
composta por 1 arquivista, 1 técnico em arquivo, 2 professoras do Departamento de
Biblioteconomia, 1 professor do Departamento de História e um 1 responsável pelo
Desenvolvimento de NTI. A CPAD atua no planejamento da implantação da Gestão Arquivística
de Documentos.
(link para acesso)?
A CPAD está em procedimento de análise das “Tabelas de Temporalidade de Documentos”
juntamente com seus respectivos códigos, para a sua aplicação nesta IFES.
No momento há o uso dos memorandos eletrônicos; e recentemente foi iniciada a execução
dos trabalhos referentes a digitalização dos documentos das pastas funcionais seguindo o
projeto do Ministério do Planejamento quanto a implantação do Assentamento Funcional Digital
(AFD), que estão dentro das conformidades propostas pelo CONARQ.
SIG’S: todos produzem documentos digitais. SIPAC (2011) – processos ; SIGAA (2011) –
históricos escolares, diplomas, etc; SIGRH – recursos humanos; - SIGADMIN – administrativo.
07 a 10) Questões sobre RDC-Arq, e-Arq Brasil e documentos arquivísticos digitais:
Considera-se como documento arquivístico digital, aqueles documentos produzidos por meio
de sistema computacional, no exercício de uma atividade e que se constituem como prova ou
informação desta atividade.
Os documentos arquivísticos digitais se apresentam de formas variadas, como por exemplo: -
planilhas eletrônicas, - mensagens de correios eletrônico; - processos eletrônicos produzidos e
mantidos em um sistema de GED; - relatórios produzidos por sistemas informatizados, - as
bases de dados que registram atividades de um órgão ou entidade, - portais; - dentre outros.
Há que considerar que no âmbito dos documentos digitais, as características de forma fixa e
conteúdo estável não apresentam limites absolutos como no mundo do papel, devido,
exatamente, à sua natureza dinâmica. Isto significa que, com relação a esses documentos,
uma certa variabilidade, tanto da forma como do conteúdo, tem que ser considerada.
Assim, num contexto geral, em relação à gestão de documentos digitais, estamos em situação
similar à maioria das demais IFES, ou seja, em processo de análise do e-ARQ Brasil.
A perspectiva de prazo não foi estipulada, pois estamos avaliando tecnologias e soluções que
atendam as exigências do e-ARQ.
Resposta após recurso:

Não. Estamos analisando as normas do e-ARQ e verificando a possibilidade de customizar o
sistema e seus custos.

Assim, num contexto geral, em reação à gestão de documentos digitais, estamos em situação

Não. Estamos analisando as tecnologias que possam atender as exigências da Resolução,
assim não é possível mensurar prazo exato para execução.
ambos)?

Não. Quanto a previsão de criação não temos prazo definido, mas quando acontecer será
tarefa de responsabilidade do Setor de TI e do Setor de Arquivo.

Não. Ainda não temos definido o plano de trabalho, dessa forma não temos como mensurar o
prazo exato para execução do trabalho, entretanto já estão acontecendo reuniões para tratar
do assunto.
Universidade Federal do Oeste da Bahia

Protocolo – 23480.005160/2017-41
para acesso)?
A política de gestão de documentos está em processo de construção. Deste modo, no ano
passado, a Portaria nº 212/2016, de 19 de abril de 2016, instituiu a Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos. https://ufob.edu.br/a-ufob/estrutura/comissoes/cpad
É importante ressaltar que a Universidade é nova. O projeto de lei que criou a UFOB foi
sancionado no dia 5 de junho de 2013 pela presidenta Dilma Rousseff (Lei nº 12.825). Deste
modo, suas políticas e fluxos estão em processo de construção.
O setor responsável pela gestão de documentos é o Arquivo Central, vinculado à Pró-Reitoria
de Administração e Infraestrutura. O responsável pelo Arquivo Central é um arquivista.
A UFOB possui um arquivista trabalhando na gestão e aplicação das atividades de gestão de
documentos.
(link para acesso)?
A instituição utiliza os códigos citados, contudo não há, no momento, instrumento sobre o uso.
A produção de documentos digitais está em processo de implantação, com o uso obrigatório do
AFD e do protocolo eletrônico.
O sistema utilizado é o SIG/UFRN, o módulo de protocolo foi implantado em 17 de fevereiro de
2016.

O Sistema atende parcialmente a Resolução n° 25, do Conselho Nacional de Arquivos
(Conarq). Não há um prazo para o atendimento em sua totalidade, mas há constantes
atualizações.
Não, sem perspectiva.
ambos)?
Não. Está em processo de construção, sem prazo estabelecido.
A Pró-Reitoria de Tecnologia da Informação e Comunicação possui um site sobre as
plataformas, atualizações e estimativas: http://avancar.ufob.edu.br/index.php
Universidade Federal do Cariri (UFCA)

Protocolo – 23480.005149/2017-81
para acesso)?
A instituição não possui política (ou programa) de gestão de documentos arquivísticos.
Entretanto, com a criação recente da SEDOP – Secretaria de Documentação e Protocolo,
estamos iniciando os debates para concepção da política de gestão da informação na UFCA.
Atualmente estamos trabalhando na elaboração da política de uso do PEN – Processo
Eletrônico Nacional.
Possui sim, a recém-criada SEDOP – Secretaria de Documentação e Protocolo. O cargo do
responsável é o de secretário.

A SEDOP possui vinculação administrativa direta a Reitoria da universidade. E o responsável
pelo setor, é ocupante do cargo efetivo de servidor docente, exercendo atualmente a função de
coordenador - CD4.
A instituição não conta com arquivistas e técnicos em arquivo. Como estamos em processo de
elaboração da política, no momento as atividades de organização, classificação, arquivamento,
destinação não estão sendo executadas.
(link para acesso)?
A instituição possui ciência do Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-
meio da Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos relativo às
atividades-fim das IFES, entretanto como estamos dando os primeiros passos em direção da
Política de Gestão da Informação da UFCA ainda não utilizamos os códigos, contudo, a política
incluirá a adoção dos referidos códigos.
Sim. Na elaboração de nossa política a Resolução nº 20/Conarq/2004 será incluída e seguida.
O sistema utilizado para tramitação de processos e outros documentos gerados na
universidade será o SIPAC, estamos avaliando a possibilidade de utilizá-lo para outros
artefatos digitais. O ano de implantação foi 2015.
Estamos avaliando novas possibilidades para o sistema.
Atualmente não contamos com repositórios. A elaboração de nossa política de gestão da
informação prevê a utilização de repositórios.
ambos)?
O plano de preservação digital de longo prazo será parte integrante de nossa política,
atualmente estamos fazendo um diagnóstico sobre o estado dos documentos, tratamento e
forma arquivamento. O plano de preservação digital de longo prazo será parte integrante de
nossa política. Ainda não temos um cronograma fechado. A elaboração e manutenção da
política será de responsabilidade da SEDOP – Secretaria de Documentação e Protocolo e da
DTI – Diretoria de Tecnologia da Informação.
Não temos estimativa de prazo. Contudo, observando a necessidade urgente de tratamento,
organização e gestão de nossa documentação e seus fluxos estamos empreendendo esforços
para elaborar e implantar tal política o mais breve possível.
Universidade Federal do Ceará (UFC)

Protocolo – 23480.005152/2017-03
para acesso)?
Ainda não foi implementada. No momento a CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos) vem trabalhando para criar, no âmbito desta Instituição, uma política de gestão
de documentos.
A Unidade responsável pelo Arquivo é a Divisão de Comunicação e Arquivo, vinculado a
Coordenadora de Administração e Patrimônio/Pró-Reitoria de Planejamento e Administração. O
cargo da Diretora da Divisão é copeira, que realizou vários cursos na área de gestão e se
qualificou para o Cargo. A Divisão tem em seu quadro uma equipe de quatro Arquivistas e
quatro Técnicos em Arquivo. Apesar da existência de profissionais da área de arquivo, como já
foi mencionado, ainda não há uma política efetiva de gestão de documentos na Instituição.
Informamos acima o número de profissionais da área de gestão documental, demais
informações devem ser fornecidas pela PROGEP, ainda não há uma efetiva política de gestão
de documentos.
(link para acesso)?
A Instituição adota e aplica tais instrumentos de gestão acima mencionados, está sendo
encaminhadas para as Unidades a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da
UFC, elaborada pela CPAD e esta Coordenadoria, foi encaminhada para o Conarq para
validação. Logo que validar será feita uma Portaria para a regulamentação do uso da Tabela no
âmbito desta Universidade.
Ainda não. A UFC aderiu ao SEI e já iniciou as primeiras atividades visando a implantação.
O sistema utilizado no momento para tramitação de documentos é o SIPAC e ele foi implantado
no ano de 2015. Como citado acima, o SEI está em fase de implantação, cujo lançamento está
previsto para agosto de 2017.

Ainda não há perspectiva de prazo para atender tais requisitos.
Ainda não há perspectiva de prazo para atender tais requisitos.
ambos)?
Estamos aguardando a implementação do SEI.
Estamos aguardando a implementação do SEI.
Universidade Federal da Bahia (UFBA)

Protocolo – 23480.005158/2017-72
para acesso)?
A instituição não tem politica de arquivos. Em fevereiro de 2014 a Comissão Permanente de
Arquivo (CPArq) da Universidade Federal da Bahia iniciou a elaboração da política de arquivo
para as unidades universitárias com o objetivo de propor e acompanhar sua execução, porém
até o momento não se concretizou. Em julho de 2014 foram publicados o Manual de Utilização
e Aplicação: Códigos de Classificação Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública
Federal e às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) e as Normas
para Gestão de Documentos Arquivísticos. Mais informações no site:
https://www.ufba.br/noticias/elabora%C3%A7%C3%A3o-de-pol%C3%ADtica-de-arquivo-est
%C3%A1-em-andamento-na-ufba.
A UFBA possui a Comissão Permanente de Arquivo – CPArq (Ver Regimento e Estatuto Geral
da UFBA) órgão consultivo da Reitoria (Comissões Centrais) responsável por elaborar as
politicas de arquivo para Universidade e a Coordenação de Arquivo e Documentação – CAD
(Ver Regimento Interno da Reitoria) vinculada a Pró-Reitoria de Administração responsável por
executar essas políticas. Os regimentos estão disponíveis no site da UFBA na aba legislação
(www.ufba.br).
Há na Comissão um arquivista atuando. Na Coordenação há um arquivista e três técnicos de
arquivos. Na universidade como um todo há sete arquivistas e cinco técnicos em arquivos. Na
coordenação estamos iniciando as atividades de gestão documental. Em outras unidades há
avanços maiores (documentos permanentes).
(link para acesso)?
Não. Apesar de já haver publicado na página da Comissão Permanente de Arquivo – CPArq
(https://cparq.ufba.br/) o Manual de Utilização e Aplicação: Códigos de Classificação Relativos
as Atividades-Meio da Administração Pública Federal e às Atividades-Fim das Instituições
Federais de Ensino Superior (IFES) e as Normas para Gestão de Documentos Arquivísticos.
A instituição já trabalha com o documento híbrido, apesar de não há regulamentação, mesmo
assim procuramos atender as especificações da resolução 20/CONARQ/2004.
Utilizamos o SIPAC, desde 2015.
Não atende os requisitos do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil. Recentemente fizemos um estudo sobre a
Avaliação de conformidade do Sistema Eletrônico De Informações (SEI) e do Sistema
Integrado de Patrimônio Administração e Contratos (SIPAC) ao Decreto Presidencial nº
8.539/2015 - Processo Eletrônico Nacional (PEN)
(https://sti.ufba.br/sites/cpd.ufba.br/files/relatorio_comite_executor_pen-ufba-2017-v2.0.pdf).
Não. Com a implantação do PEN, acreditamos ser breve, pois já temos uma comissão para as
questões relativas ao procedimento de adesão ao Processo Eletrônico Nacional (PEN) que
preconiza recuperação, preservação digital e armazenamento da informação em longo prazo.
ambos)?
Não. Com a implantação do PEN, acreditamos ser breve, pois já temos uma comissão para as
questões relativas ao procedimento de adesão ao Processo Eletrônico Nacional (PEN) que
preconiza recuperação, preservação digital e armazenamento da informação em longo prazo.
Não. O que temos até o momento é o estudo sobre a Avaliação de conformidade do Sistema
Eletrônico De Informações (SEI) e do Sistema Integrado de Patrimônio Administração e
Contratos (SIPAC) ao Decreto Presidencial nº 8.539/2015 - Processo Eletrônico Nacional
(PEN) (https://sti.ufba.br/sites/cpd.ufba.br/files/relatorio_comite_executor_pen-ufba-2017-
v2.0.pdf).
Universidade Federal de Alagoas (UFAL)

Protocolo 23480.005173/2017-11
para acesso)?
O Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos da UFAL está sendo construído pelo
Grupo de Trabalho constituído por Portaria do Gabinete do Vice-Reitor e a Equipe Técnica do
Arquivo Central, com o apoio do Conselho Nacional de Arquivos / CONARQ, através de
Treinamentos.
Claro que sim, desde Novembro de 2007, o Setor responsável pela Gestão de Documentos é o
ARQUIVO CENTRAL da UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS/UFAL, que sua posição
hierárquica é em nível de Gerência, sendo subordinado ao Sistema de Bibliotecas / SIBI /
UFAL. A Arquivista responsável tem o cargo de Gerente Geral.
Sim, temos lotados no Arquivo Central da UFAL 04 (quatro) Arquivistas e 08 (oito) Técnicos de
Arquivo, distribuídos nos Campus A. C. Simões e de Delmiro Gouveia.
(link para acesso)?
Sim, as duas Tabelas de Temporalidade das Atividades – Meio e Atividades – Fim, são
adotadas desde 2012, cumprindo determinações do Arquivo Nacional e Ministério de
Educação.
Há documentos digitais e são estabelecidos não somente por Portaria do CONARQ, como
também, por determinações hierárquicas administrativas da Universidade.
O Sistema adotado pela Universidade é o SIPAC, comprado da Universidade Federal do Rio
Grande do Norte.
Resposta: Sim, e estamos recebendo Treinamento do CONARQ sobre o desenvolvimento e
aplicação correta do e-ARQ, que inclusive no momento, está suspenso provisoriamente, em
virtude das alterações que estão sendo realizadas.
Está sendo implantada uma Comissão para tratar exclusivamente deste assunto.
ambos)?
A Comissão que está sendo implantada irá também tratar deste assunto.
A Comissão que está sendo implantada irá também tratar deste assunto.
Universidade Federal do Sul da Bahia (UFESBA)

Protocolo 23480.005166/2017-19
para acesso)?
A UFSB, que está em meados do seu 3º ano de funcionamento, se encontra em processo de
elaboração das suas diversas políticas institucionais, e a gestão documental é um dos tópicos
que estão em discussão.
Em virtude do tempo de funcionamento da Instituição, bem como do processo de implantação
do plano orientador e suas especificidades, ainda não está na estrutura organizacional um
setor específico para a realização dessas atividades, uma vez que estamos em processo de
estruturação.
Conforme informado na questão 1, estamos em processo de discussão quanto à gestão
documental. Sobre a existência de cargos de Arquivistas e Técnicos em Arquivo no quadro da
instituição, informamos que sim, temos no quadro de vagas disponíveis o profissional
Arquivista. Informamos ainda que, devido ao tempo de existência da instituição e do não
provimento de todos os cargos de nosso banco de vagas inicial, não contamos com os
profissionais na instituição.
(link para acesso)?
A partir do momento de estruturação da política de gestão documental as normativas nacionais
serão utilizadas e estarão disponíveis para acesso.
Há produção e farão parte da gestão documental da instituição conforme legislação vigente.
O sistema utilizado na UFSB é o SIG/UFRN, e está em processo de implantação desde 2015.
Informamos que nem todos os requisitos são atendidos pelo sistema, e estamos em contato
com a UFRN para verificarmos os entendimentos sobre as melhorias possíveis a serem feitas
para o atendimento da legislação.
Informamos que nem todos os requisitos são atendidos pelo sistema, e estamos em contato
com a UFRN para verificarmos os entendimentos sobre as melhorias possíveis a serem feitas
para o atendimento da legislação.
ambos)?
Conforme as respostas anteriores, estamos em processo de discussão para elaboração das
políticas acerca dos documentos arquivísticos digitais, e quão logo estejam elaboradas estarão
disponíveis para acesso. A previsão para a elaboração da política de gestão de documentos é
setembro de 2017.
Conforme as respostas anteriores, estamos em processo de discussão para elaboração das
políticas acerca dos documentos arquivísticos digitais, e quão logo estejam elaboradas estarão
disponíveis para acesso. A previsão para a elaboração da política de gestão de documentos é
setembro de 2017.
Universidade Federal do Recôncavo da Bahia (UFRB)

Protocolo 23480.005162/2017-31
para acesso)?
Considerando política de gestão de documentos arquivísticos como o que a gestão desta IFES
escolhe fazer ou não fazer em relação ao seu acervo documental, tendo em vista que não fazer
nada em relação a um problema também é uma forma de política, considero importante revelar
que desconheço os objetivos e metas desta Universidade no que se refere à gestão
documental, bem como a forma de criação deste Núcleo de Gestão de Arquivos (NUGAR).
Entretanto é do meu conhecimento a existência dos seguintes documentos:
Portaria UFRB nº 548, de 08 de julho de 2013 – Cria a Comissão Permanente de Avaliação

de Documentos (CPAD/UFRB)
(https://ufrb.edu.br/reitoria/components/com_chronoforms5/chronoforms/upl
oads/cadastro-portarias/548.pdf)
Portaria UFRB nº 775, de 11 de setembro de 2013 - Inclui na CPAD/UFRB novos membros.
(https://www.ufrb.edu.br/progep/documentos/category/56?download=2023).
Portaria UFRB nº 841, de 15 de outubro de 2014 – Reconstitui a Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos (CPAD/UFRB)
(https://www.ufrb.edu.br/progep/documentos/category/59?download=2326)
Resolução nº 003/2016 – Dispõe sobre a aprovação do Regimento Interno da
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo da Universidade
Federal do Recôncavo da Bahia, conforme anexos 001 – Regimento interno da
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFRB (CPAD/UFRB) e 002
(????)
(https://ufrb.edu.br/soc/components/com_chronoforms5/chronoforms/upload
s/documento/20170206144238_124620.PDF)
Norma Técnica nº 25, de 10 de agosto de 2016, da Coordenadoria de Serviços
Operacionais, da Pró-reitoria de Administração (CSO/PROAD) que tem por objetivo
apresentar à Comunidade Acadêmica os novos procedimentos a serem adotados
relativos à entrega e distribuição de correspondências, documentos e processos entre
as unidades integrantes da UFRB e destas para os órgãos e entidades externas, via
Núcleo de Gestão de Protocolo Geral (NGPG).
(https://ufrb.edu.br/cso/images/CSO/Nota_T%C3%A9cnica_-_Protocolo.pdf)

1. Núcleo de Gestão de Arquivos (NUGAR) vinculado a Coordenadoria de Informação e
Documentação da Pró-reitoria de Planejamento (CIDOC/PROPLAN), que de acordo com o
relatório de gestão, exercício 2012, da CIDOC/PROPLAN tem como finalidade “gerenciar a
documentação produzida e acumulada pela UFRB inculcando políticas referentes à gestão
documental e zelando pela preservação do patrimônio arquivístico da Universidade”. O
quadro de servidores do NUGAR é constituído por duas arquivistas, contudo atualmente a
chefia está a cargo da Coordenadora da CIDOC/PROPLAN, que assume o cargo de
Bibliotecária nesta Universidade.
2. Núcleo de Gestão de Protocolo Central (NGPG) da Coordenadoria de Serviços

Operacionais da Pró-reitoria de Administração (CSO/PROAD), responsável pela gestão e
tramitação de documentos, processos e correspondências no âmbito interno e externo da
UFRB, chefiado atualmente por um servidor que assume o cargo de Assistente em
Administração.
A UFRB conta com três arquivistas no seu quadro de servidores: 02 com lotação no
NUGAR/CIDOC/PROPLAN e 01 com lotação no Núcleo de Arquivo (NUARQ) da Secretaria
Administrativa na Pró-reitoria de Gestão de Pessoal (SECGEP/PROGEP). Contudo, não conta
com nenhum técnico em arquivo. Vale revelar que o NUGAR não possui acervo arquivístico,
logo a documentação institucional está sob a responsabilidade de inúmeros setores vinculados.
Entretanto serão desenvolvidas ações no sentido de que sejam implantadas soluções técnicas.
(link para acesso)?
Os documentos produzidos e recebidos no âmbito da UFRB não são classificados conforme
preconiza as normas arquivísticas vigentes. Neste sentido a CPAD/UFRB sugeriu ao Conselho
Universitário (CONSUNI) a aprovação do código de classificação e tabela de temporalidade e
destinação de documentos de arquivo da UFRB, construída com base nos instrumentos
indicados pelo Arquivo Nacional.
Não existe o registro catalogado de tais documentos, que será adequado conforme seja
implantado a política de gestão de documentos da UFRB.
Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), implantado
em 2013.
Até o momento não houve um estudo aprofundado no sentido de verificar se o SIPAC
implantado na UFRB atende, ou não, ao e-ARQ Brasil, mas o fato do mesmo, atualmente, não
possibilitar a classificação dos documentos e não identificar a temporalidade e a destinação
previstas para o documento no momento da captura e do registro, denota que SIPAC/UFRB
não atende ao e-ARQ Brasil.
Considerando o disposto no Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015 e na Portaria UFRB nº
220, de 08 de março de 2017, a UFRB está trabalhando na perspectiva de atender as
determinações do Decreto supracitado e para tanto substituirá o SIPAC pelo Sistema Eletrônico
de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), até o
dia 08 de julho de 2017.
Atualmente não existe um RDC-Arq na UFRB.
ambos)?
Será construído na âmbito da construção da Politica Institucional de Gestão de Documentos.
Não existe de plano de trabalho/relatório/planejamento com as estimativas para médio e/ou
longo prazo sobre os investimentos necessários à criação, manutenção e acesso a esses
documentos, mas espero que a UFRB esteja atenta ao que expressa a Portaria nº 28, de 16 de
fevereiro de 2017, do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, que entre outras
questões, veda a realização de despesa para contratação, prorrogação contratual e/ou
substituição contratual relativas a sistemas informatizados de controle e movimentação de
processos administrativos eletrônicos diferente daquele disponibilizado pelo Ministério do
Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, no caso o SEI.
Instituto Federal Baiano (IFBAIANO)

Protocolo - 23480005134201713
nacional de arquivos públicos e privados, a qual determina ser dever do Poder Público
a gestão documental e a proteção dos documentos de arquivo, questiono se a
Instituição possui uma política (ou programa) de gestão de documentos arquivísticos
instituída através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria, ou outro instrumento
normativo. Se a resposta for afirmativa, na Instituição, onde este documento pode ser
acessado (link para acesso)?
O IF Baiano ainda não possui uma política ou programa de Gestão de Documentos
Institucionalizada, porém ela já foi desenvolvida e está sendo avaliada para sua aprovação e
implementação.
A Instituição possui um setor responsável pela gestão de documentos, o Núcleo de Gestão
Documental – NUGD, que está vinculado a Diretoria Executiva do Gabinete. O responsável
pelo setor é um Bibliotecário.
A Instituição conta com 1 (um) Arquivista e 9 (nove) Técnicos em Arquivo.
(link para acesso)?
O Instituto aplica o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-meio da
Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim
das IFES, porém isso ainda não foi Normatizado.
afirmativo, os documentos arquivísticos digitais estão incluídos na política de gestão
de documentos da Instituição conforme estabelece a Resolução nº 20/Conarq/2004?
A Instituição está em fase de implantação de sistemas para a produção de documentos digitais
e isso estará incluído na política de gestão de documentos da Instituição que está em fase de
avaliação.
Estamos em fase de Implantação do Sistema SEI.
O Sistema SEI ainda não atende a todos os requisitos do e-Arq Barsil, mas estão sendo
empregados esforços e estudos por parte do Arquivo Nacional juntamente com os
desenvolvedores da ferramenta, para que esses requisitos sejam atendidos.
Ainda não existe a produção de documentos digitais, mas todo o planejamento para o uso do
sistema de produção, do Repositório Arquivístico de Documentos Digitais Confiável e de um de
Sistema de Difusão e Acesso ao usuário, estão contemplados no projeto de Programa de
Gestão Documental que já foi elaborado e está aguardando aprovação.

ambos)?
Estamos em fase de análise de uma proposta já estruturada que contempla todos esses
requisitos, onde o Sistema de Arquivos com o apoio da TI implantarão essa estrutura.
Isso ainda está sendo construído.
Instituto Federal da Bahia (IFBA)

Protocolo - 23480005136201711
para acesso)?
O IFBA não tem instituído formalmente uma política de gestão documental.
Setor Arquivo Central; PróReitoria PROAP; Coordenado por um Técnico em Arquivo.

Em todo o IFBA são quatro Arquivistas e quatro Técnicos em Arquivo. Na Reitoria, o Arquivo
Central realiza a gestão documental no passivo existente.
(link para acesso)?
A instituição adota tais instrumentos, porém aplicados a um passivo documental, uma vez que
os documentos atualmente produzidos já são classificados no sistema eletrônico de informação
(SEI).
Recurso: NÃO APLICA INTEGRALMENTE. Os instrumentos citados vêm sendo aplicados
apenas sobre uma documentação do passivo, atendendo a tabela de temporalidade das
atividades-meio e fim produzida por esta instituição e para fins de classificação da
documentação de caráter permanente, bem como para seleção daquelas sujeitas à eliminação.
A ADOÇÃO DOS INSTRUMENTOS NÃO ESTÁ REGISTRADA. Existe uma comissão
permanente de avaliação de documentos – CPAD Portaria IFBA 1.904 posteriormente alterada
para Portaria IFBA nº 2.491, de 03/11/2015 onde estão sendo analisados mecanismos para
adoção destes registros.
Desde a implantação do sistema eletrônico de informação (SEI) os documentos têm sido
produzidos em meio digital.
Recurso: Segundo o manual do SEI o sistema está adaptado as tabelas do CONARQ. Este
sistema já possui um plano de classificação já incorporado.
Recurso: SIM. Segundo o manual do SEI o sistema está adaptado às tabelas do CONARQ.
SIM. Este sistema já possui um plano de classificação já incorporado.
Sistema Eletrônico de Informação (SEI), implantado em julho de 2016.
Sim
NÃO. Existe uma Comissão de Implantação do Repositório Institucional que está trabalhando
nesse sentido. Não existe uma previsão de prazo.
ambos)?
Instituto Federal do Maranhão (IFMA)

Protocolo - 23480005153201740
para acesso)?
O IFMA não possui uma política de gestão de documentos, devido a não inclusão de um
departamento de arquivo no organograma da Instituição.
A instituição não possui um setor responsável pela gestão de documentos. No entanto, a
Diretoria de Cadastro, Legislação e Pagamentos (DCLP) possui um Núcleo de Arquivo
responsável pela organização e arquivamento das pastas funcionais dos servidores.
Recurso: informo que o Cargo do Chefe do Núcleo de Arquivo da DCLP é Bibliotecária-
documentalista.
A DCLP conta com um Arquivista, um Bibliotecário/documentalista e um Técnico em arquivo
que desenvolvem as atividades de organização e arquivamento de documentos relacionados à
pasta funcional dos servidores.
(link para acesso)?
A instituição não adota /aplica o Código de Classificação de Documentos.
Não há produção de documentos arquivísticos digitais no IFMA.
A instituição não possui sistema informatizado para produção e tramitação de documentos
arquivísticos digitais.
Não há um sistema informatizado de gestão arquivistica de documentos baseado no e-ARQ
Brasil. Não há perspectiva devido a não estruturação organizacional para implantação de um
setor de arquivo, pois este é o responsável para a formulação de políticas e projetos no que
toca a gestão arquivistica na instituição.
Não há um repositório Arquivístico de documentos Digitais Confiável – RDC-Arq. Devido a não
estruturação organizacional para implantação de um setor de arquivo, pois, este é o
responsável para a formulação de políticas e projetos no que toca a gestão arquivistica na
instituição
ambos)?
Não há plano de preservação digital de longo prazo, devido a não estruturação organizacional
para implantação de um setor de arquivo, pois este é o responsável para a formulação de
políticas e projetos no que toca a gestão arquivistica na instituição.
No que tange ao Núcleo de Arquivo da DCLP, não há um trabalho/relatório/plano de
implantação de preservação digital devido à grande demanda de documentos físicos para a
proporção de pessoal para execução das atividades no Núcleo de Arquivo. Há um interesse em
elaborar planos de preservação digital, classificação, segurança da informação, gestão de
documentos digitais, gestão eletrônica de documentos, implantação do Assentamento
Funcional Digital (AFD), Workflow institucional, criação de repositórios digitais e de um sistema
informatizado de gestão arquivistica de documentos aos moldes do e-ARQ Brasil. No entanto,
devido à política e a não estruturação organizacional da Instituição, não dispomos de um setor
para planejar as atividades laborais arquivísticas para a Instituição.
Instituto Federal de Pernambuco (IFPE)
Protocolo - 23480005183201756
para acesso)?
O IFPE atualmente encontra-se em processo de elaboração da política de arquivo, para isso
foi constituída através da portaria 1.319/2016-GR de agosto de 2016, a Comissão de
Sistematização de Políticas de Arquivo. (Deveria estar disponível no boletim de serviços).
Ainda não existe uma unidade (setor), que responda diretamente pela gestão de documentos.
A Comissão para a Sistematização de Políticas de Arquivo, trabalha no sentido de buscar a
criação deste setor.
Atualmente o IFPE conta com o efetivo de 11 (onze) técnicos de arquivos distribuídos nos 9
Campi e na Reitoria e aguardando a posse de 3 arquivistas que está prevista para esse
semestre. O processo de organização, classificação e arquivamento ainda são feitos
individualmente, pois não foi institucionalizado um padrão, nem regulados procedimentos para
os mesmos.
(link para acesso)?
O código de classificação ainda não foi aplicado formalmente na instituição, estamos
aguardando a efetivação da contratação dos arquivistas para finalizar constituição de nossa
CPAD - Comissão permanente de avaliação de documentos, para efetivar a elaboração e
aprovação do plano de classificação institucional.
Como não temos o setor de arquivo que responda pela instituição essa questão deve ser
encaminhada para DADT, para esclarecer essa questão.
Recurso: seguindo a definição de documentos arquivísticos digitais no portal
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/index.php/como-identificar-osdocumentos-arquivisticos-
digitais, há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição, porém
desconhecemos se há politica de gestão de documentos na Instituição.
Atualmente usamos o SUAP - Sistema Unificado da Administração Pública v.2, e aguardando
atualização do mesmo para a versão 2016. A DADT pode dar mais esclarecimentos a essa
questão já que essa comissão não fez parte da escolha ou aplicação desses sistemas.
O sistema para tramitação de documentos arquivisticos digitais é o SUAP - Sistema Unificado
da Administração Pública. Ano de implantação 2010. O sistema adotado para produção de
documentos arquivisticos, em sua maioria, são pacotes do tipo office (Microsoft Office,
LibreOffice e BrOffice). Ano de implantação desconhecido.
A nova versão está sendo trabalhada para atender toda legislação arquivística, mais
informações com o DADT.
Recurso: Sim.
Essa resposta deve ser feita pela DADT, já que esta comissão não tem participação nessas
ações.
DADT: Atualmente sim. Há uma atualização da ferramenta em curso com proposta de
implantação para 2017.
ambos)?
Não, essa demanda será incluída após a criação de um setor competente para as ações
arquivísticas. Mais informações com a DADT.
DADT: A área de TI não recebeu demanda a cerca do plano de preservação digital de longo
prazo.
No entendimento da comissão, há a necessidade da criação de um setor que responda pela
política de arquivo da instituição, essas atribuições estão de cuidar de todo o acervo digital e
eletrônico, arquivístico ou não, está por conta da DADT.
DADT: Do ponto de vista da TI, o "trabalho/relatório/planejamento com as estimativas para
médio e/ou longo prazo sobre os investimentos necessários à criação, manutenção e acesso a
esses documentos...", está planejado para aquisição de itens/serviços está descrito nas
necessidades/metas/ações no PDTI vigente 2015/2017 (http://www.ifpe.edu.br/o-
ifpe/tecnologia-da-informacao/pdti_2015- 04112015-v6.pdf), onde inclui o projeto de "memoria
digital". Ferramenta que será utilizada para gerenciamento dos arquivos digitais institucionais.
Instituto Federal Sertão Pernambucano (IFSPE)

Protocolo - 23480005186201790
para acesso)?
Não
Não
Não
(link para acesso)?
Não
Não
Não temos
Não. Foram nomeados 1 arquivista e dois técnicos em arquivo que devem assumir este mês e
realizar esse planejamento.
Não. Foram nomeados 1 arquivista e dois técnicos em arquivos que devem assumir este mês e
ambos)?
Instituto Federal de Alagoas (IFAL)

Protocolo - 23480005128201766
para acesso)?
Não
Sim, Coordenadoria de Arquivo que está subordinada à Coordenação de Administração e
manutenção, que por sua vez está vinculada diretamente a Pró-reitoria de Administração.
Arquivista.
Sim, apenas um.
(link para acesso)?
A instituição aplica a Resolução n° 14 do CONARQ e a Portaria n° 1.224/2013 do MEC no
momento da autuação processual na Coordenação de Protocolo, porém, a utilização desses
instrumentos não estão regulamentados pela instituição.
Não.
SIPAC, implantado no ano de 2012.
Parcialmente, ainda não temos prazo estipulado pois no momento está sendo realizado
diagnóstico da situação arquivística da Reitora e este item está sendo analisado.
Não, ainda não temos prazo estipulado, pois no momento está sendo realizado diagnóstico da
situação arquivística da Reitora e este item está sendo analisado.
ambos)?
Não, após a conclusão do diagnóstico a Coordenadoria de arquivo juntamente com a Diretoria
de Tecnologia da informação irão elaborar o plano e serão os responsáveis por sua
manutenção.
Não. A perspectiva de criação dessa política está em processo de planejamento.
Instituto Federal do Ceará (IFCE)

Protocolo - 23480005992201768
para acesso)?
O IFCE está em fase de aprovação das minutas do Manual de Gestão de Arquivos e do Manual
de Procedimentos de Protocolo. As políticas estão mais presentes no primeiro manual,
enquanto o segundo tem por objetivos disseminar a política e servir de auxílio operacional aos
servidores no trato cotidiano com os documentos de arquivo. Após aprovação pelo Conselho
Superior, esses instrumentos serão disponibilizados na Portal do IFCE.
A Reitoria do IFCE possui dois setores responsáveis por acumular a documentação produzida
e recebida pelo Instituto. Temos a Coordenação de Documentos e Arquivos (CODAR), ligada
ao Gabinete do Reitor e o responsável pela unidade é do cargo de Assistente Administrativo.
Temos também a Coordenação de Arquivo e Protocolo (CODAP), que é vinculada à Pró-
Reitoria de Administração e o responsável pela unidade é do cargo de Arquivista;
Atualmente contamos com um Arquivista apenas, o qual está responsável pelos
encaminhamentos para a aprovação da política. Há também no quadro de pessoal um
profissional ocupando o cargo de Técnico em Arquivo, mas este está lotado na Pró- Reitoria de
Gestão de Pessoas, ficando, desta forma, distanciado da elaboração da política. Cabe ressaltar
que o IFCE possui códigos de vaga para ambos os cargos vagos, os quais devem ser providos
nos próximos meses;
(link para acesso)?
A presença do Arquivista no quadro do IFCE é relativamente recente e, portanto, deve-se
considerar uma organização anterior “não-ideal”, do ponto de vista arquivístico, pois os
documentos eram acumulados e organizados por meio do conhecimento tácito. Mais
recentemente, os documentos, antigos e recentes, se encontram em processo de organização
e estão sendo classificados de acordo com a Resolução Nº 14 (atividade-meio) apenas, pois
não houve tempo hábil para realizar um trabalho de organização junto aos setores que
possuem a custódia dos documentos relativos à atividade-fim. Não possuímos, atualmente,
norma aprovada que trate sobre o uso de tais instrumentos, mas é previsto e recomendado o
uso deles nos manuais que estão para aprovação junto ao Conselho Superior;
Ainda não há produção de documentos arquivísticos digitais no âmbito do IFCE;
O IFCE está em fase de implantação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI. De acordo
com o cronograma de implantação, o Sistema deve entrar em produção em 01/10/2017;
O SEI atende parcialmente ao e-ARQ. Cabe ressaltar que o Sistema não foi criado partindo
como pressuposto o e-ARQ, mas foram e estão sendo inseridos requisitos do Modelo a medida
que são lançadas novas versões ou atualizações do Sistema;
A produção de documentos digitais pelo IFCE dar-se-á início com o SEI e ele segue a Política
de Segurança de Informações (POSIC/IFCE) e nela vem estipulados os procedimentos
adequados de backup, o qual não é propriamente dito um RDC-arq. Não há prazo para
implantação de um RDC-arq no IFCE;
ambos)?
A POSIC prevê alguns procedimentos de backup, mas este não é, de fato, plano de
preservação. Não temos previsão de criação, mas acreditamos que a responsabilidade de
criação é de ambos os setores (setor de arquivo e de TI);
Não possuímos um plano do tipo especificado. Mas a equipe de TI, tendo por base a POSIC e
os procedimentos de backup, realiza a aquisição sempre prevendo a expansão em um período
de 5 anos à frente.
Instituto Federal da Paraíba (IFPB)

Protocolo - 23480005180201712
para acesso)?
O IFPB não possui uma política que abranja todos os documentos de arquivo da instituição.
Entretanto em 2015 o Instituto editou a Resolução n° 177/2015, que trata da política de
manutenção e guarda do acervo acadêmico. Essa resolução pode ser acessada em:
http://www.ifpb.edu.br/orgaoscolegiados/consuper/resolucoes/2015. Salientamos que a referida
versão da norma encontra´se com alguns erros que já foram devidamente corrigidos esperando
apenas os tramites para nova publicação.
O setor responsável pela gestão de documentos é a Coordenação de Memória e Arquivo,
vinculada a Diretoria de Comunicação, Manutenção e Logística que por sua vez está vinculada
a Pró-reitoria de Administração e Finanças. Arquivista
O IFPB possui 6 arquivistas e 7 técnicos em arquivo.
(link para acesso)?
No IFPB é aplicado tanto o código de classificação de documentos relativo às atividades-meio
da Administração Pública Federal, quanto o Código de classificação de documentos relativo às
atividades-fim das IFES. Contudo apenas existe norma disciplinando a adoção do código de
atividades-fim (Resolução n° 177/2015).
Sim, o IFPB produz documentos digitais, Contudo não existe até o momento norma que inclua
os documentos digitais na Política de Gestão de Documentos.
O sistema adotado pelo IFPB é o sistema unificado de administração pública – SUAP,
implantado em 2012.
O SUAP não atende aos requisitos do e-arq. Entretanto, está previsto a atualização do Sistema
que deve contar com a colaboração de arquivistas, técnicos em arquivo e profissionais da TI.
O IFPB não conta com RDC-Arq, nem existe nenhuma previsão para tal implantação, apenas a
perspectiva, ainda sem confirmação, de um evento interno (capacitação) visando esclarecer a
necessidade e importância do RDC-Arq para os gestores e profissionais da TI.
ambos)?
Ainda não houve discussões concretas acerca do tema. No que toca a responsabilidade da
elaboração, ambas as áreas devem cooperar para essa produção, área de arquivo e área de
TI.
Não existe esse plano. A perspectiva é avançar inicialmente nas demais etapas, Gestão de
documentos digitais e RDC-Arq para posteriormente entrar nessa discussão.
Instituto Federal do Piauí (IFPI)

Protocolo - 23480005187201734
para acesso)?
Não. Não há Link.
Não possui Arquivo Central, logo cada campus possui seu próprio Arquivo, com
documentações pertinentes aos seus respectivos setores.
05 Técnicos em Arquivo e 02 Arquivistas.
(link para acesso)?
Não. Não há Link.
Não.
O sistema de tramitação usado é o SUAP.
O processo de implementação do sistema de gestão arquivística já está em andamento,
encontra-se em processo de licitação para empresa que irá implementá-lo.
Assim como respondido na questão anterior, as comissões já foram formadas e no aguardo do
parecer da DTI para implantação.
Recurso: A comissão está relacionada a implantação dos processos eletrônicos. Já a referente
a resolução n° 43/Conarq, cabe esclarecer que ela não existe nesse instituto. Até o presente
momento, ainda não temos perspectiva para formá-la.
ambos)?
O instituto ainda não produz documentos eletrônicos, e as comissões para a implantação já
formam formadas e encontram-se em andamento para implantação, não temos data específica
para implantação.
O instituto ainda não produz documentos eletrônicos, e as comissões para a implantação já
foram formadas e encontram-se em andamento para implantação, não temos data específica
para implantação.

Gestc3a3o Ifes Regic3a3o Nordeste Nanci

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PESQUISA OBSERVATÓRIO DE DOCUMENTOS

DIGITAIS – GESTÃO DE DOCUMENTOS

Universidade Federal Rural do Semi-Árido (UFERSA)

Universidade Federal de Sergipe (UFS)

Universidade Federal de Campina Grande (UFCG)

QUESTÃO 5 - Há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição? Em caso

Universidade Federal da Paraíba (UFPB)

QUESTÃO 4 - A Instituição adota/aplica o Código de Classificação de Documentos

QUESTÃO 5 - Há produção de documentos arquivísticos digitais na Instituição? Em caso

Universidade Federal de Pernambuco (UFPE)

Universidade Federal do Vale do São Francisco (UNIVASF)

Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN)

Universidade Federal do Piauí (UFPI)

*Divisão de Arquivo e Microfilmagem vinculada a Pró-Reitoria de Administração – PRAD, o

Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de

Universidade Federal da Integração Internacional da

Resposta após Recurso: Em relação ao primeiro questionamento sobre a existência de uma

QUESTÃO 2 - A Instituição possui uma unidade (setor) responsável pela gestão de

Universidade Federal do Maranhão (UFMA)

Resposta após recurso:

QUESTÃO 8 - Considerando que exista a produção de documentos arquivísticos digitais,

Resposta após recurso:

Resposta após recurso:

Resposta após recurso:

Universidade Federal do Oeste da Bahia

QUESTÃO 7 - O sistema informatizado atende aos requisitos do Modelo de Requisitos

Universidade Federal do Cariri (UFCA)

Resposta após recurso:

Universidade Federal do Ceará (UFC)

QUESTÃO 7 - O sistema informatizado atende aos requisitos do Modelo de Requisitos

Universidade Federal da Bahia (UFBA)

Universidade Federal de Alagoas (UFAL)

Universidade Federal do Sul da Bahia (UFESBA)

Universidade Federal do Recôncavo da Bahia (UFRB)

Portaria UFRB nº 548, de 08 de julho de 2013 – Cria a Comissão Permanente de Avaliação

QUESTÃO 2 - A Instituição possui uma unidade (setor) responsável pela gestão de

2. Núcleo de Gestão de Protocolo Central (NGPG) da Coordenadoria de Serviços

Instituto Federal Baiano (IFBAIANO)

QUESTÃO 9 - Considerando a existência de documentos arquivísticos digitais, a

Instituto Federal da Bahia (IFBA)

QUESTÃO 3 - A Instituição conta com Arquivistas e Técnicos em Arquivo na gestão e

Instituto Federal do Maranhão (IFMA)

Instituto Federal Sertão Pernambucano (IFSPE)

Instituto Federal de Alagoas (IFAL)

Instituto Federal do Ceará (IFCE)

Instituto Federal da Paraíba (IFPB)

Instituto Federal do Piauí (IFPI)

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