Anda di halaman 1dari 16

CASE 1

Pizza Inc adalah sebuah rantai pembelian dan pengiriman pizza, yang mengalami
penurunan pendapatan dan terus kehilangan pangsa pasar meskipun pengujian pasar
menguntungkan produk / resepnya. Strategi perusahaan secara tradisional didefinisikan
mendapat peningkatan pangsa pasar melalui kepuasan pelanggan. Manajemen telah meminta
fungsi audit internal Anda untuk membantu mereka memahami alasan penurunan penjualan di
lokasi Uptown dan bagaimana penurunan terkait dengan operasi internal. Pengalaman audit
internal Anda dari yang sebelumnya dan pengamatan langsung dilakukan di lokasi bermasalah,
informasi yang teridentifikasi sebagai berikut

1. Pada tahun 20XX, Kantor perusahaan Pizza Inc. menyaring lokasi ini sebelum konstruksi
untuk memastikan bahwa demografi lingkungan ini mendukung untuk lingkungan bisnis yang
ideal. Hal ini menghasilkan lokasi rentetan di dekat pinggiran kota di mana penduduk tipikal
berada di kisaran kelas menengah ke atas dan yang memiliki rumah dengan tiga hingga empat
kamar tidur. Terlepas dari lokasi yang menguntungkan, situs yang Anda ulas terus memiliki
margin kotor dan operasi lebih rendah daripada pesaing lokal mereka..

2. Pelatihan di tempat kerja adalah metode utama yang digunakan oleh manajer untuk
mengomunikasikan kebijakan dan prosedur perusahaan. Namun, kebijakan terdokumentasi dan
prosedur terperinci ada untuk setiap proses kunci dan tersedia atas permintaan dari manajer shift.
Karyawan biasanya laki-laki (terdiri dari 65 persen dari total staf), berumur 17 hingga 23 tahun,
dengan sedikit atau tanpa pengalaman kerja sebelumnya pada saat perekrutan. Ketidakhadiran
yang tidak terjadwal mengalami pergeseran yang tinggi dan sebagian waktu sering dirotasi untuk
menghargai orang-orang yang secara teratur bekerja sesuai jadwal. Tim audit internal mencatat
dalam tinjauan tahun lalu bahwa manajemen telah mendokumentasikan tingkat perputaran
tahunan rata-rata 18 persen.

3. Manajer shift bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pesanan pizza
diselesaikan dalam tenggat waktu yang diiklankan, hal ini merupakan keunggulan kompetitif
yang sudah lama dipegang. Sopir diminta untuk mencatat pada tiket pengiriman saat mereka tiba
di lokasi pengiriman. Kali ini dibandingkan dengan waktu yang tercatat pada tiket pesanan untuk
menghitung total menit yang berlalu. Ulasan tiket pengiriman enam bulan terakhir menunjukkan
bahwa waktu siklus pengiriman perusahaan dipatok 25 menit dari "menempatkan pesanan ketika
kita berada di depan bel pintu" telah melenceng ke rata-rata 43,8 menit.

4. Ketepatan pengiriman juga tergantung pada volume pizza yang sudah selesai pada waktu
tertentu dan pola lalu lintas. Driver pada awalnya disaring saat disewa untuk meminimalisir
pelanggaran lalu lintas atau pelanggaran lainnya (seperti mengemudi saat mabuk). Pengelola
tempat memasang peta besar di dinding sehingga pengemudi dapat mengidentifikasi rute mereka.
Jarak tempuh diganti sebagian dari kompensasi bagi yang menggunakan kendaraan mereka
sendiri sehingga setiap pengemudi bergantian masuk di bagian akhir jarak tempuh, bergeser
untuk menunjukkan baik awal dan akhir jarak tempuh. Manajernya memeriksa secara acak jarak
tempuh awal dan akhir yang direkam dari odometer mobil

5. Kebijakan perusahaan Pizza Inc. mengharuskan setiap lokasi membatasi layanan sejauh
lima mil; namun, jika ada pesanan, tidak pernah ditolak. Pesanan telepon terjadi dalam pola yang
dapat diprediksi, tetapi pesanan berjalan yang lebih acak dan lebih jarang. Penjadwalan
persyaratan staf mencocokkan beban kerja yang diantisipasi, dilakukan satu minggu sebelumnya.
Rata-rata beban kerja selama jam sibuk adalah 29 pesanan yang diambil per jam. Pesanan ditulis
secara manual padat tempat yang diberi nomor sebelumnya. Ketika ada kesalahan, tiket pesanan
asli dibuang dan formulir pesanan baru dibuat untuk menghindari perdebatan. Informasi yang
diambil meliputi: tanggal, waktu panggilan (atau walk in), nama, alamat, nomor telepon, jenis
kerak, dan tambahan yang diminta. Kalkulator tangan tersedia untuk membantu penawaran harga
yang diberitahukan kepada pelanggan dan dicatat pada tiket pengiriman. Pergantian manajer
memeriksa setiap pesanan untuk memastikan bahwa informasi lengkap sebelum pesanan
diproses.

6. Karyawan yang membuat pizza diinstruksikan dalam jumlah bahan yang tepat untuk
berbagai kombinasi topping standar. Seringkali, permintaan pesanan khusus diterima yang
menambahkan item ke resep standar. Gelas ukur tersedia, tetapi tim audit internal Anda mencatat
pada kunjungan sebelumnya bahwa ketika aktivitas mencapai beban puncak, karyawan
umumnya "tahu" berapa banyak bahan utama yang akan digunakan. Manajer memonitor lemari
pasokan dan lemari es di akhir pergantian, untuk memastikan persediaan yang mencukupi ada di
tangan. Beberapa bulan yang lalu, manajer shift malam menentukan bahwa pengiriman
persediaan harus ditingkatkan menjadi empat per minggu, naik dari yang biasanya tiga. Suhu
oven dimonitor untuk memastikan bahwa pizza dimasak dengan benar. Karyawan yang
memanggang pizza bergantung pada jam dinding yang terpusat. Ada pedoman memasak yang
dipasang untuk setiap kombinasi topping standar dengan instruksi tentang apa yang harus
dilakukan jika pizza terlalu matang. Umumnya ini tersedia bagi karyawan untuk ngemil.

7. Semua karyawan bertanggung jawab untuk memastikan pizza yang dipanggang,


dipotong, dikemas, diberi label untuk pengiriman, dan ditugaskan ke driver berikutnya yang
tersedia. (Driver bekerja dengan metode masuk pertama keluar pertama)

Tim audit internal Anda menentukan, setelah meninjau informasi yang diterima dari
berbagai sumber eksternal dan membaca komunikasi internal Pizza Inc. tentang strategi, misi,
dan visi, yang menghubungkan risiko bisnis dengan proses bisnis akan membantu CEO Pizza
Inc., kepala keuangan, dan kepala operasi dengan mengidentifikasi proses bisnis yang penting
dan aktor kunci sukses untuk setiap proses.

Pertanyaan

A. Identifikasi dan cantumkan proses kunci yang digunakan oleh Pizza Inc. di lokasi masing-
masing situs.

B. Tentukan 10 risiko bisnis yang khas dan menilai dampak dari kemungkinan risiko ini.

C. Tautkan proses bisnis ke risiko bisnis. Tentukan tautan kunci versus sekunder. (selesaikan
risiko dengan proses matriks-tampilan 5-11)

D. Pilih proses kunci (yang Anda anggap penting untuk keberhasilan tiap lokasi) dan buat peta
proses tingkat-rinci dari kegiatan

E. Identifikasi risiko spesifik yang terkait dengan kegiatan proses kunci (yaitu proses yang Anda
pilih untuk pemetaan proses)

F. Petakan risiko yang teridentifikasi sesuai dengan dampaknya yang melekat dan kemungkinan
terjadinya. (Seperti pada peta-paraga risiko 5-15)
G. Berdasarkan fakta-fakta kasus yang diberikan di atas, identifikasi kontrol (manajemen
tindakan saat ini mengambil) untuk mengurangi risiko yang teridentifikasi dan menempatkan
mereka pada risiko / kontrol matriks (dalam kolom respon risiko-paraga 5-14)

H. Tentukan teknik untuk menilai efektivitas kontrol yang ada. (lengkapi kolom terakhir dalam
matriks risiko / kontrol - paraga 5-14)

I. Berdasarkan pengamatan dan pendapat Anda tentang efektivitas potensial dari kegiatan
respons risiko saat ini, untuk mengatasi risiko dalam proses penting yang Anda pilih, buat
rekomendasi untuk mengurangi risiko yang ada dan meningkatkan kinerja

Jawaban

A. Identifikasi Proses Kunci

1) Menentukan lokasi
Perusahaan menyaring lokasi sebelum memulai konstruksi untuk memastikan bahwa
demografi lingkungan disekitar mendukung untuk lingkungan bisnis yang ideal.
2) Pelatihan di tempat kerja
Proses kunci yang tersedia atas permintaan dari manajer. Karyawan yang tersedia
biasanya laki-laki (terdiri dari 65 persen dari total staf), Umur yang tercatat mulai dari 17
tahun hingga 23 tahun, dengan sedikit atau tanpa pengalaman kerja sebelumnya pada saat
masa perekrutan.
3) Pemeriksaan Pengiriman
Manajer bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pesanan pizza diselesaikan
dalam tenggat waktu yang diiklankan. Driver diminta untuk mencatat tiket pengiriman
saat mereka tiba di lokasi pengiriman. Lalu dibandingkan dengan waktu yang tercatat
pada tiket pesanan untuk menghitung berapa total menit yang telah berlalu.
4) Pemetaan Rute
Pengelola memasang peta besar di dinding sehingga Driver dapat mengidentifikasi rute
mereka. Jarak yang ditempuh, diganti sebagian dari kompensasi bagi yang menggunakan
kendaraan mereka sendiri, sehingga setiap pengemudi yang bergantian masuk sampai
akhir, bergeser untuk menunjukkan jarak tempuh baik awal maupun akhir. Manajer
memeriksa secara acak jarak tempuh awal dan akhir yang direkam dari odometer mobil
setiap Driver.
5) Proses Pemesanan
Kebijakan perusahaan mengharuskan setiap lokasi membatasi layanan sejauh lima mil;
namun, jika ada pesanan masuk, tidak pernah ditolak. Penjadwalan persyaratan staf
mencocokkan beban kerja yang diantisipasi, dilakukan satu minggu sebelumnya. Rata-
rata beban kerja selama jam sibuk adalah 29 pesanan yang diambil per jam. Pesanan
ditulis secara manual padat tempat yang diberi nomor sebelumnya. Ketika ada kesalahan,
tiket pesanan yang asli dibuang dan formulir pesanan baru dibuat untuk menghindari
perdebatan.
6) Pembuatan Produk
Karyawan yang membuat pizza diinstruksikan dalam jumlah bahan yang tepat untuk
berbagai kombinasi topping standar. Dan karyawan yang memanggang pizza bergantung
pada jam dinding yang terpusat.
7) Tanggung jawab pengemasan
Semua karyawan bertanggung jawab untuk memastikan pizza yang dipanggang,
dipotong, dikemas, dan diberi label untuk pengiriman, lalu ditugaskan ke driver
berikutnya yang tersedia

B. 10 Resiko Bisnis

Ekstrim Bencana Alam

Kecelakaan Teknologi
dalam
Tinggi pengiriman

Kualitas
produk yang
Sedang
buruk

Kerusakan Prosedur Pajak, nilai Lokasi


mesin, Seleksi tukar mata pemesan
Rendah
uang yang jauh

Komunikasi Kesalahan
yang tidak dalam
berjalan baik pencatatan
Dpt
diabaikan
Kecil Tidak Mungkin Agak Mungkin Mungkin Pasti

1) Peristiwa-peristiwa yang mengandung risiko, tapi jarang terjadi dan kita berusaha
melakukan tindakan untuk menghindari kerugian akibat peristiwa-peristiwa itu. Contoh :
bencana alam (banjir, kebakaran, gempa bumi, letusan gunung berapi),

2) Peristiwa-peristiwa yang mengandung risiko yang bersifat teknis : bekerja dalam kondisi
yang tidak aman seperti kecelakaan, tingkat keamanan kerja yang tidak sesuai standar,
dll.

3) Kurang nya teknologi yang memadai dapat menghambat proses kinerja perusahaan dan
perlunya pengetahuan tentang teknologi informasi dapat membantu proses kinerja.

4) Peristiwa pada kualitas produk dan masalah-masalah lain di dalam perusahaan atau
proyek yang tidak menunjang pencapaian yang diharapkan. Akibatnya, terjadilah
penundaan waktu penyelesaian proyek dan peningkatan biaya

5) Peristiwa kerusakan alat penunjang yang dapat menghambat proses pembuatan suatu
produk.contohnya seperti kerusakan pada alat pemanggang pizza

6) Peristiwa-peristiwa yang mengandung risiko yang terjadi di dalam internal bisnis /


organisasi. Contoh : prosedur seleksi / rekrutmen karyawan yang tidak memadai, tugas &
tanggung jawab yang tidak jelas.

7) Peristiwa pelanggan yang berada di luar jangkauan layanan yang melebihi dari 5 mil ada
kemungkinan tidak dapat dilayani mengingat kebijakan perusahaan yang sudah
ditetapkan.

8) Risiko yang terjadi di dalam internal bisnis / organisasi seperti sistim komunikasi yang
tidak berjalan baik di dalam perusahaan yang menyebabkan driver salah/keliru mengantar
pesanan.
9) Ketika ada kesalahan dalam pencatatan pesanan, tiket pesanan asli dibuang dan formulir
pesanan baru dibuat untuk menghindari perdebatan.

10) Peristiwa yang mengandung risiko dan diprediksi akan terjadi terus menerus, tapi kita
tidak mengetahui bagaimana atau berapa besar dampak kerugian yang ditimbulkan jika
peristiwa-peristiwa itu terjadi contohnya : perpajakan, nilai tukar mata uang

C. Tautan Proses Bisnis Ke Resiko Bisnis

 Menghubungkan dampak dari resiko yang sudah diidentifikasi ke tujuan spesifik.

 Dari penggambaran : Memberi pelayanan yang terbaik

 Misi yang dituju : Perusahaan ingin mendapat peningkatan pangsa pasar melalui
kepuasan pelanggan

Misi : Strategi RK 1 RK 2 RK 3 RK 4 RK 5 RK6


perusahaan ingin
Sakit Terlambat Salah Lupa Keliru Salah
mendapat
mencatat tenggat mendata rute/terjebak
peningkatan
waktu informasi macet
pangsa pasar pesanan
melalui kepuasan
pelanggan

1. Datang ke
kantor sesuai
X X
jadwal

2. Melayani
pesanan dengan
X X X
baik

3. Menyelesaikan
pesanan sesuai
X X
tenggat waktu

4. Pengemasan
dengan informasi X
yang akurat

5. Mengirim
pesanan ke
X X
pelanggan

D. Pemetaan Proses Kunci

Proses Kunci Proses 1 Proses 2 Proses 3

Penentuan Menyaring lokasi Mensurvey Menentukan lokasi


Lokasi lingkungan kependudukan sekitar

Pelatihan Kerja Mengomunikasikan Perekrutan karyawan Prosedur penjadwalan


kebijakan dan prosedur absensi

Pemeriksaan Pencatatan tiket Membandingkan


Pengiriman pengiriman waktu yang tercatat

Pemetaan Rute Pemasangan peta rute di Perhitungan jarak Pemeriksaan odometer


dinding tempuh

Proses Pembatasan wilayah Penjadwalan kinerja Pencatatan infromasi


Pemesanan pesanan

Pembuatan Ketentuan jumlah bahan Pemeriksaan pada Proses pemanggangan


Produk persediaan

Tanggung Pemeriksaan Produk Mulai pengiriman


Jawab
Pengemasan

a. Penentuan Lokasi

1. Menyaring lokasi lingkungan :


Pada tahun 20XX, Kantor perusahaan Pizza Inc. menyaring lokasi sekitar sebelum
konstruksi untuk memastikan bahwa demografi lingkungan yang diinginkan mendukung
untuk lingkungan bisnis yang ideal
2. Mensurvey kependudukan sekitar
Untuk mendapatkan informasi kependudukan secara lebih rinci dan informasi lainnya
untuk keperluan penghitungan berbagai parameter demografis
3. Menentukan lokasi

b. Pelatihan Kerja

1. Mengomunikasikan kebijakan dan prosedur


Memberi tahu kebijakan terdokumentasi dan prosedur terperinci yang tersedia dari
Manajer
2. Perekrutan karyawan
Memilih dan menyaring karyawan yang cukup berkompeten dalam menjalankan tugas.
3. Prosedur penjadwalan absensi
Ketidakhadiran yang tidak terjadwal akan dirotasi untuk menghargai orang-orang yang
secara teratur bekerja sesuai jadwal

c. Pemeriksaan Pengiriman

1. Pencatatan tiket pengiriman


Sopir diminta untuk mencatat pada tiket pengiriman saat mereka tiba di lokasi
pengiriman
2. Membandingkan waktu yang tercatat
Waktu yang tercatat pada tiket pesanan dibandingkan saat tiba di lokasi pengiriman untuk
menghitung total menit yang berlalu.

d. Pemetaan Rute

1. Pemasangan peta rute di dinding


Pengelola tempat memasang peta besar di dinding sehingga pengemudi dapat
mengidentifikasi rute mereka.
2. Perhitungan jarak tempuh
Jarak tempuh diganti sebagian dari kompensasi bagi yang menggunakan kendaraan
mereka sendiri
3. Pemeriksaan odometer
Manajer memeriksa secara acak jarak tempuh awal dan akhir yang direkam dari odometer
mobil
e. Proses Pemesanan

1. Pembatasan wilayah
Kebijakan perusahaan Pizza Inc. mengharuskan setiap lokasi membatasi layanan sejauh
lima mil
2. Penjadwalan kinerja
Penjadwalan persyaratan staf mencocokkan beban kerja yang diantisipasi, dilakukan satu
minggu sebelumnya.
3. Pencatatan infromasi pesanan
Informasi yang diambil meliputi: tanggal, waktu panggilan (atau walk in), nama, alamat,
nomor telepon, dan tambahan yang diminta

f. Pembuatan Produk

1. Ketentuan jumlah bahan


Karyawan membuat pizza diinstruksikan dalam jumlah bahan yang tepat untuk berbagai
kombinasi topping standar
2. Pemeriksaan pada persediaan
Manajer memonitor lemari pasokan dan lemari es di akhir bulan, untuk memastikan
persediaan yang mencukupi ada di tangan.
3. Proses pemanggangan
Suhu oven dimonitor untuk memastikan bahwa pizza dimasak dengan benar. Karyawan
yang memanggang pizza bergantung pada jam dinding yang terpusat.

g. Tanggung Jawab Pengemasan

1. Pemeriksaan Produk
Semua karyawan bertanggung jawab untuk memastikan pizza yang dipanggang,
dipotong, dikemas, diberi label untuk pengiriman
2. Mulai pengiriman
Selesai pengemasan kemudian ditugaskan ke driver berikutnya yang tersedia. (Driver
bekerja dengan metode masuk pertama keluar pertama)

E. Identifikasi Resiko

Aktivitas Pernyataan Resiko Dampak Potensial Tingkat Tingkat


Proses Kunci Dampak Kemungkinan

Penerimaan 1. Kelebihan/kekuran  Biaya menjadi lebih Sedang Rendah


pesanan gan dalam order atau bisa kurang dari
yg semestinya

Pencatatan 2. Kesalahan  Mengakibatkan Rendah Rendah


tiket pesanan pencatatan laporan pemesanan
tidak akurat

Mengidentifika 3. Kecelakaan  Timbul beban Tinggi Rendah


si rute / pemulihan
4. Kemacetan
Mengirim
 Pesanan terlambat
pesanan Tinggi Tinggi
5. Salah rute dating tepat waktu

 Merugikan
pelanggan Sedang Rendah

(kehilangan
kepercayaan)

Pengemasan 6. Kerusakan produk  Menambah beban Tinggi Sedang


produk biaya pembuatan
7. Salah memberi
label  Proses pengiriman
Sedang Sedang
tidak sesuai
F. Pemetaan Resiko
G. Identifikasi kontrol
Aktivitas Pernyataan Resiko Dampak Potensial Respon Resiko
Proses Kunci

Penerimaan  Kelebihan/kekur  Biaya menjadi lebih atau Diterima


pesanan angan dalam bisa kurang dari yg
order semestinya

Pencatatan  Kesalahan  Mengakibatkan laporan Diteliti lagi saat selesai


tiket pesanan pencatatan pemesanan tidak akurat melakukan pencatatan

Mengidentifika  Kecelakaan  Timbul beban pemulihan  Berhati – hati saat


si rute  Kemacetan  Pesanan terlambat dating melakukan
 Salah rute pengiriman
tepat waktu
 Merugikan pelanggan  Merubah jalur rute
pengiriman saat
(kehilangan kepercayaan)
mengalami
kemacetan
 Periksa lagi alamat
pengiriman

Pengemasan  Kerusakan  Menambah beban biaya Diterima


produk produk pembuatan Diterima
 Salah memberi  Proses pengiriman tidak
label sesuai

H. Menilai Efektivitas Kontrol


Aktivitas Pernyataan Resiko Dampak Potensial Respon Resiko Teknik untuk
Proses menilai efektivita
Kunci

Penerimaa  Kelebihan/kekur  Biaya menjadi lebih atau Diterima -


n pesanan angan dalam bisa kurang dari yg
order semestinya

Pencatatan  Kesalahan  Mengakibatkan laporan Diteliti lagi saat selesai -


tiket pencatatan pemesanan tidak akurat melakukan pencatatan
pesanan

Mengidenti  Kecelakaan  Timbul beban pemulihan  Berhati – hati saat -


fikasi rute  Kemacetan  Pesanan terlambat dating melakukan
 Salah rute tepat waktu pengiriman Membawa peta
 Merugikan pelanggan  Merubah jalur rute untuk melihat
(kehilangan kepercayaan) pengiriman saat jalur rute
mengalami
kemacetan -
 Periksa lagi alamat
pengiriman

Pengemasa  Kerusakan  Menambah beban biaya Diterima -


n produk produk pembuatan
 Salah memberi  Proses pengiriman tidak Diterima -
label sesuai

I. Kesimpulan Resiko

 Penting untuk memperoleh pemahaman yang tinggi atas proses bisnis dan bagaimana
proses bisnis itu mendukung tujuan-tujuan perusahaan

 Resiko yang mungkin berdampak pada pencapaian tujuan harus diidentifikasi dan dinilai

 Kunci proses dan subproses ,yang didesain untuk mengelola resiko konsisten dengan
strategi yang diinginkan, dapat diidentifikasi sebagai kandidat yang potendial untuk
auditor internal.

TUGAS INTERNAL AUDIT

“Chapter 5”
Disusun Oleh :

Kelompok 5

Roland Miting 13.60.0244

I Gde Wirabawa 13.60.0171

UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPRANATA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

SEMARANG

2018